Applicativo CarFleet Update Release

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1 Applicativo CarFleet Update Release Elenco Contenuti In questa versione viene rilasciato il dizionario aggiornato per italiano Update PREVEDE L AMMINISTRAZIONE DEL DATABASE... 2 IMPLEMENTAZIONI...2 Setup Aziende...2 Anagrafiche/ Azienda e Persone...3 Scheda auto/ Rifornimenti...3 Altri moduli/ Import file / Configurazione import...3 Anagrafiche/ Guidatori e menù dell auto registrazione dati patente...3 Prenotazione e Assegnazioni/ Assegnazioni ad uso promiscuo (Menù del Manager)...3 Mail automatiche...3 Guasti...4 ATTIVITÀ DI MANUTENZIONE...4 Update PREVEDE L AMMINISTRAZIONE DEL DATABASE... 4 IMPLEMENTAZIONI/ OTTIMIZZAZIONI...4 Menù del Manager/ Guidatori e autoveicoli/ Autoveicoli...4 Menù del Manager/ Assegnazione Fuel Card...4 Menù del Manager/ Automobili/ Gestione della Dismissione Automezzo...5 Scheda Auto...6 Anagrafica auto...6 Scadenze e Manutenzioni...6 Assegnazioni ad uso promiscuo...6 Gestione guasti / incidenti...6 Prenotazioni Auto in pool...6 Tabelle/ Scadenze e manutenzioni / Anagrafica scadenze e manutenzioni...6 MULTE...7 INTEGRAZIONE CON MACNIL...7 Dispositivi E Utenti...8 Localizzazione Auto...8 Tracking immediato...8 Scheda auto/ Rilevazione km...8 ATTIVITÀ DI MANUTENZIONE...8 Update Release Pag. 1 di 8

2 Update PREVEDE L AMMINISTRAZIONE DEL DATABASE IMPLEMENTAZIONI Setup Aziende Nella casella LETTERE, per quanto riguarda le assegnazioni, ora è possibile scegliere un iter diverso rispetto a quello standard; le opzioni previste sono riferite ognuna alla singola lettera prevista: Concessione obbligatoria: la lettera di concessione segue l'iter classico e deve essere accettata dal driver non gestita la lettera di concessione non deve essere accettata dal driver da importare la lettera di concessione segue l'iter classico, ma il manager allega in modo completamente libero, senza basarsi sui testi pre caricati da Zucchetti Assegnazione obbligatoria: la lettera di assegnazione segue l'iter classico e deve essere accettata dal driver non gestita la lettera di assegnazione non deve essere accettata dal driver da importare la lettera di assegnazione segue l'iter classico, ma il manager allega in modo completamente libero, senza basarsi sui testi pre caricati da Zucchetti; Nella sezione PRENOTAZIONI è possibile aggiungere un report, creato dal relativo modulo. La stampa parametrizzata da qui, è a disposizione del manager che, quando approva una prenotazione auto, ha a disposizione un icona (busta) nel box Allegati. Cliccando sulla busta crea un pdf che viene automaticamente generato a video e anche allegato alla mail che arriva al driver. Update Release Pag. 2 di 8

3 Agire sui campi Abilita lettera personalizzata, per attivare, ed inserire il nome e se orizzontale o verticale nei campi Report e Orientamento. Anagrafiche/ Azienda e Persone E ora previsto il campo eccezione alla natura del rapporto. Utile quando nel Setup azienda si è compilato il campo Nat. Rapporto, dove si pone un filtro per gli utenti che accedono al punto di menù Anagrafiche -> Guidatori. Se per esempio in setup è indicato natura = Lavoro dipendente, il programma filtra nell anagrafica guidatori solo quelli che nel Rapporto di Lavoro hanno il campo natura rapporto valorizzato con Lavoro dipendente. Se per una persona che NON ha Lavoro dipendente voglio una forzatura, perché deve essere visto nell anagrafica guidatori, allora spunto il campo eccezione alla natura del rapporto. Scheda auto/ Rifornimenti Aggiunto il campo Località. Altri moduli/ Import file / Configurazione import Quando si importano dei rifornimenti, ora tra le variabili è presente anche il dato località ; che quindi viene importata nel relativo campo. Anagrafiche/ Guidatori e menù dell auto registrazione dati patente E data la possibilità di inserire degli allegati. Prenotazione e Assegnazioni/ Assegnazioni ad uso promiscuo (Menù del Manager) Nel TAB Assegnazioni completate, quando si clicca sul lucchetto per chiudere anticipatamente un assegnazione, ora il programma presenta il seguente box in cui il manager può modificare la data (proposta compilata con quella di sistema) ed inserire una motivazione. Poi la presenza di una chiusura anticipata viene evidenziata con l icona evidenziata; l utente con click visualizza la motivazione inserita: Ora il manager può autoassegnarsi sia un auto in pool sia un auto ad uso promiscuo. Mail automatiche Ora, nel caso di prenotazioni self service senza l approvazione del manager (self 100%), parte una mail al manager che lo avvisa della prenotazione avvenuta da parte del driver. La mail ha il seguente testo: Gentile nome cognome, Il dipendente nome cognome ha prenotato in pool l'autoveicolo xxxxxxx targato xxxxx dal alle ore 08:00 al alle ore 18:00, con garage di ritiro GARAGE xxxxx e garage di consegna GARAGE xxxxxx. Nessuna conferma necessaria; è possibile visualizzare o modificare la prenotazione nell'area relativa gli autoveicoli prenotati in 'prenotazioni auto in pool' di ZCarFleet; Update Release Pag. 3 di 8

4 E possibile schedulare una mail di sollecito/pro-memoria, quando si avvicina la data di scadenza per le manutenzioni, indirizzata al manager di riferimento dell auto. Occorre: - Impostare i parametri della mail in Tabelle/ Scadenze e Manutenzioni/ Anagrafica Manutenzioni e Scadenze compilare i campi: Abilita notifiche per il manager Per abilitare le notifiche con di pro-memoria indirizzata al manager dell'autoveicolo. Abilita notifiche per il driver (solo con auto assegnata) Per abilitare le notifiche con di pro-memoria indirizzata al driver assegnatario dell'autoveicolo. Nelle Opzioni di configurazione Numero giorni da data scadenza per sollecito = La mail automatica parte in data corrispondente al numero giorni impostato qui, precedente alla data della scadenza. Esempio: se impostato 6 in questo campo, e la scadenza è fissata per il 7 giugno, la mail di pro memoria parte il 1^ giugno Invia ogni giorno A partire dalla prima mail, se spuntato questo campo, la mail viene inviata tutti i giorni fino alla chiusura della scadenza. - SCHEDULARE IL PROCESSO : hocf_schedula Guasti Ora è possibile allegare documenti. ATTIVITÀ DI MANUTENZIONE Manager/ Autoveicoli: sistemazione anomalia per cui nei tab auto assegnate e pool, i dati dell auto non venivano caricati; Manager/ Scheda Autoveicoli: correzione anomalia per cui quando si abbinava la fuel card in alcune circostanze non si caricava correttamente lo zoom; Manager/ Scheda Autoveicoli/sezione disponibilità : ora la data dal esposta è quella di inizio contratto (e non più 01/01/1800); se l'auto non è legata a un contratto viene visualizzato il campo vuoto; griglia incidenti per la quale venivano caricati massimo 10 record Manager/ Guasti e incidenti: sistemazione anomalia per cui erano visualizzati fino a 10 incidenti; User con auto assegnata/ Assegnazione auto: ora nella schermata viene specificato che i valori del nenefit sono mensili ; Admin/ Owner Tabelle/ Scadenze e Manutenzioni: sistemazione dell anomalia per cui non era possibile inserire nuove anagrafiche scadenze; Fleet Admin Associazione modello ACI: correzione anomalia per cui, una volta selezionato l assegnatario auto, venivano visualizzate ancora tutte le auto e non solo quelle a lui assegnate; Creazione nuovi Guasti e Incidenti: ora quando si seleziona il veicolo sono esposti anche la targa e il fornitore; Manager/ Scheda Autoveicoli: nella sezione informazioni viene visualizzata la durata del contratto in mesi; Manager/ Analisi e report: sistemazione dell anomalia per cui nei report quantitativi, se il nome veicolo era molto lungo, i grafici non erano visibili correttamente. Update PREVEDE L AMMINISTRAZIONE DEL DATABASE IMPLEMENTAZIONI/ OTTIMIZZAZIONI Menù del Manager/ Guidatori e autoveicoli/ Autoveicoli La griglia iniziale dà la possibilità all utente di accedere, direttamente da qui, alla funzione Contratti, cliccando sul contratto abbinato all auto. Menù del Manager/ Assegnazione Fuel Card Nuova funzione per il manager, che prevede un iter di richiesta e assegnazione delle fuel card da abbinare alle auto: Update Release Pag. 4 di 8

5 1^ fase Richiesta fuel card L utente può agire sia su Seleziona autoveicolo che su Persona di riferimento. La ricerca delle persone di riferimento filtra i manager e gli assegnatari di auto ad uso promiscuo; se viene selezionato un manager, la ricerca delle auto filtra solo quelle appartenenti al garage di competenza del manager; se viene selezionato un assegnatario, la ricerca delle auto filtra quelle assegnate al driver. Con Seleziona Gestore sono filtrati quelli presenti in Tabelle/ Autoveicoli/ Anagrafica Fornitori, con impostato il campo Tipologia fornitore con Fuel Card, che devono essere preventivamente caricati. Una volta terminata la selezione, compare la busta che dà la possibilità di inviare una mail al gestore della Fuel Card; la mail viene pre compilata dal programma con possibilità di modifica/ integrazione. 2^ fase Dati Fuel Card Una volta che il gestore consegna la fuel card al manager, quest ultimo accede per inserire i dati: Codice identificativo PIN descrizione data rilascio e data scadenza. Se per qualsiasi motivo la fuel card termina la validità prima dei termini previsti, con la spunta su recesso anticipato sono richiesti la data e eventuali note. 3^ fase Consegna Nell ultima fase il manager inserisce la Data di consegna effettiva. Il processo termina e la fuel card non figura più tra quelle Richieste: Menù del Manager/ Automobili/ Gestione della Dismissione Automezzo Dalla presente versione è possibile gestire la dismissione dell autoveicolo. Nell Anagrafica utilizzare. Vengono richiesti Tipo Contratto: proposto compilato e non modificabile se l auto è associata a un contratto; poi indicare la causa della dismissione scegliendo tra: Riconsegna: Indicare se per naturale scadenza del contratto oppure se scadenza anticipata; in base alla scelta viene richiesta la data fine disponibilità Subentro: indicare la data fine disponibilità e il Tipo cessionario, se Gruppo, ovvero facente parte dell azienda, oppure Terzi; in base alla scelta sono richiesti, rispettivamente, il codice azienda oppure i dati dell acquirente. Furto: è richiesta la Data e località del Furto, la data fine disponibilità, a chi è stata fatta la denuncia, e se la cosa è stata comunicata al noleggiatore; inoltre è possibile Allegare documenti. Demolizione: viene richiesta la data fine disponibilità, se è stato radiato dal PRA e la data di deposito In tutti i casi, dopo il Salva, il veicolo non è più disponibile e risulta con. Update Release Pag. 5 di 8

6 Per cancellare la dismissione eseguita erroneamente, occorre cliccare nuovamente su e scegliere Cancella. Scheda Auto Anagrafica auto Nella sottosezione Servizi e Pedaggi, quando sono presenti dei movimento sono visualizzati dal più recente al più vecchio; Implementato l inserimento manuale dei pedaggi. Ora<: - il driver può inserire pedaggi per l auto a lui assegnata - il manager può inserire pedaggi per tutte le auto dei garage da lui gestiti Nella sottosezione Pedaggio e carburante, quando si abbina all auto il telepass e/o la viacard, le date validità proposte sono quelle presenti come date di validità nelle rispettive Tabelle/ Autoveicoli/ Telepass - Viacard (e non più le convenzionali 01/01/ /12/2999). Scadenze e Manutenzioni - Ora nell elenco è presente anche la colonna targa ; - Quando si utilizzano i filtri è possibile ricercare guidatore e auto digitando i primi caratteri del nome; - Per le scadenze tecniche chiuse, quando l utente accede in visualizzazione, ha la possibilità di collegarsi alla manutenzione generata utilizzando il bottone ; - Negli elenchi delle scadenze sono stati inseriti gli ordinamenti; occorre cliccare sul titolo della colonna che si vuole ordinare e agire su ; - Inserimento massivo delle scadenze: Assegnazioni ad uso promiscuo Il nuovo bottone consente di inserire, per una serie di automezzi, una certa scadenza. Quando il manager fa Nuova Assegnazione, può eseguire la ricerca e abbinamento dell assegnatario digitando il nome del driver nella cella dipendente ; Nella griglia assegnazione a uso promiscuo è stata aggiunta la colonna TARGA. Gestione guasti / incidenti Ora quando un driver inserisce o modifica un guasto e/o un incidente, viene inviata una mail di notifica al manager. Se presente, viene anche inviato l allegato alla mail. Le mail sono raggruppate per tipologia di manutenzione (ovvero le codifiche presenti in Tabelle/ Scadenze e manutenzioni / Anagrafica scadenze e manutenzioni). Prenotazioni Auto in pool Le prenotazioni di auto in Pool IN CORSO: la data e ora di consegna possono essere variate. Nel momento in cui il manager varia la prenotazione, scattano tutti i controlli che nella nuova fascia temporale l auto non sia impegnata; se così fosse, appare una segnalazione con il dettaglio delle prenotazioni concatenate. Il manager ha comunque l opzione di modificare; in questo caso le prenotazioni concatenate sono annullate e il manager le deve ri gestire. Anche in caso di impostazione con prenotazione self 100%, le vecchie richieste confluiscono tra quelle in attesa, da gestire da parte del manager. Tabelle/ Scadenze e manutenzioni / Anagrafica scadenze e manutenzioni Ora sono presenti anche le opzioni per attivare il servizio mail al manager quando la scadenza è a chilometraggio. Se sul campo Numero km scadenza per sollecito è impostato un valore, questo viene detratto dal chilometraggio previsto per la scadenza; quando l auto raggiunge il valore di km di confronto così determinato, la mail parte. Update Release Pag. 6 di 8

7 Esempio: Scadenza prevista al raggiungimento dei km; valore impostato su Numero km scadenza per sollecito ; la mail parte quando sulla macchina sono rilevati km. MULTE La maschera di inserimento è stata implementata: - Quando l utente inserisce la Data notifica, il programma compila la data fine contestazione e la data scadenza. Per la compilazione della prima aggiunge 30 giorni di calendario alla data notifica per la seconda ne aggiunge 60 (modificabili). - Nel riquadro DECURTAZIONE PUNTI compare il numero verde che è possibile contattare. - Nella sezione GUIDATORE è possibile selezionare driver diversi da quelli visualizzati in automatico dal programma; - Nella sezione GUIDATORE l utente Fleet Admin può decidere di inviare la mail di conoscenza anche all utente Fleet Manager. INTEGRAZIONE CON MACNIL Localizzazione Auto è un sistema per la gestione e il controllo degli automezzi aziendali che consente di ottenere le informazioni necessarie per gestire una flotta da PC. Grazie ad un semplice dispositivo munito di SIM, antenna GPS e cavi di alimentazione, facile Update Release Pag. 7 di 8

8 da installare su qualsiasi autoveicolo per le sue ridotte dimensioni, è possibile localizzare in tempo reale tutte le autovetture aziendali, memorizzarne i percorsi, controllare la velocità su strada, verificare i consumi di carburante e stabilire persino i piani di viaggio (occorre disporre di un navigatore di bordo Garmin che aggiorna in tempo reale l esito delle attività e le comunica agli autisti). L utilizzo delle funzioni di scatola nera Localizzazione Auto garantisce inoltre maggior sicurezza in caso di furto. Per le aziende clienti che utilizzano il Portale HR, è possibile acquistare il modulo Localizzazione Auto con cui gestire la localizzazione di un gruppo di autovetture. Gli utenti abilitati ad utilizzare il modulo hanno visibilità di un menù sviluppato in vari punti: 1. Dispositivi e Utenti 2. Localizzazione Auto 3. Tracking Immediato L attivazione del modulo Localizzazione Auto e dei dispositivi veicolari deve essere avviata secondo gli step seguenti : Dispositivi E Utenti Una volta abilitato il modulo Localizzazione Auto all interno del Portale HR, dal menù Dispositivi e Utenti è possibile per l amministratore del sistema procedere con la richiesta di acquisto dei dispositivi. La procedura di acquisto online si articola su due passaggi di selezione e conferma d ordine. Da un punto di vista tecnico, alla conferma da parte dell utente viene attivato un web service che, usando il token specifico di quell azienda, viene ricevuto dal server Localizzazione Auto ed interpretato come una richiesta di nuovo codice IMEI, ovvero di un nuovo dispositivo, per quella data azienda. In assenza di errori nella trasmissione del flusso, nel Portale HR la richiesta inviata risulterà nello stato ORDINE IN ESECUZIONE. In caso di errore informatico, è prevista dal team tecnico una procedura di alert. Nessun cambiamento di stato avverrà nell ordine emesso sino al momento della consegna del dispositivo, ovvero al momento in cui MacNil conferma tramite flusso informatico di avere avuto conferma dal referente aziendale dell avvenuto ricevimento del bene; nel Portale HR la richiesta inviata risulterà nello stato DISPOSITIVO CONSEGNATO. Installazione ed entrata in funzione dispositivi Nel momento in cui MacNil, tramite il servizio di assistenza clienti, accerta l avvenuta installazione su una delle autovetture indicate in ordine, procede con l associazione della TARGA al CODICE IMEI del dispositivo e trasmette questa informazione tramite web service al server su cui è installato l applicativo. All interno del portale HR risulterà l associazione tra la specifica autovettura ed il dispositivo. Impostazioni - Setup Aziende/ Integrazione Localizzazione auto. Inserire i parametri di collegamento forniti da MacNil. Localizzazione Auto L utente accede alla pagina che mostra in tempo reale l ubicazione delle autovetture sul territorio. E possibile selezionare un singolo automezzo oppure cercare quali automezzi sono presenti in un raggio predefinito rispetto ad un indirizzo di proprio interesse. Selezionando un singolo automezzo è possibile visualizzare la posizione esatta del veicolo sulla mappa. Tracking immediato Dalla voce di menù Tracking Immediato si accede alla lista di selezione degli autoveicoli in movimento, dalla quale è possibile selezionare il singolo veicolo per visualizzarne il percorso ed altre informazioni di viaggio. Scheda auto/ Rilevazione km Tramite un processo schedulato, settimanalmente sono scaricati i km direttamente dalle auto; il processo è hocf_schedula. ATTIVITÀ DI MANUTENZIONE - Anagrafica garage: Modificata la descrizione del campo da "Codice Gruppo" a "Codice Raggruppamento Garage". - Contratti: Corretto il calcolo del campo scadenza nella griglia contratti in essere. Ora sono aggiunti il numero dei mesi a Effettiva consegna in data o, se non disponibile, a consegna prevista (in precedenza veniva sempre fatto su consegna prevista ). - Inserimento rifornimenti: correzione anomalie per cui non comparivano le carte di credito associate al driver; - Scadenze e manutenzioni: Corretta anomalia per cui non rimaneva traccia dei dati di pagamento inseriti in fase di chiusura - Scadenze Amministrative: Quando l utente procede con Chiudi, non sono più richiesti obbligatoriamente i dati del pagamento. Update Release Pag. 8 di 8