MANUALE UTENTE SAP-HR: FUNZIONALITA GESTIONE CONSEGNA CEDOLE SINDACALI

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1 MANUALE UTENTE SAP-HR: FUNZIONALITA GESTIONE CONSEGNA CEDOLE SINDACALI Guida pratica per Dipendenti fruitori dei permessi, Responsabili e delegati, Gestori risorse umane Edizione 07/2016

2 218 SAP-HR Time Cronologia Edizione 07/2016 Modifica Edizione 07/2016 2/18

3 318 SAP-HR Time Indice Introduzione 1. Per i dipendenti fruitori di permessi a cedola Visualizzazione situazione consegna cedole sindacali da menù Employee Self Service 1.1 Sezione "Dati del dipendente" 1.2 Sezione "Consegne di cedole" 1.3 Sezione "Situazione permessi e copertura cedole" 1.4 Sezione "Permessi: selezionare periodo di visualizzazione" 1.5 Sezione "Riepilogo del periodo selezionato" 1.6 Sezione "Saldi annuali" 2. Per i Responsabili UOG e loro Delegati Visualizzazione e gestione situazione consegna cedole sindacali dal menù Manager Self Service 2.1 Sezione "Dati del dipendente" 2.2 Sezione "Consegne di cedole" Pulsante "Inserisci nuova consegna" Pulsante "Modifica consegna" Pulsante "Cancella consegna" 2.3 Sezione "Situazione permessi e copertura cedole" 2.4 Sezione "Permessi: selezionare periodo di visualizzazione" 2.5 Sezione "Riepilogo del periodo selezionato" 2.6 Sezione "saldi annuali" 3. Per i Gestori Risorse Umane Visualizzazione e gestione situazione consegna cedole sindacali dal portale Gestore 3.1 Sezione "Dati del dipendente" 3.2 Sezione "Consegne di cedole" Pulsante "Inserisci nuova consegna" Pulsante "Modifica consegna" Pulsante "Cancella consegna" 3.3 Sezione "Situazione permessi e copertura cedole" 3.4 Sezione "Permessi: selezionare periodo di visualizzazione" 3.5 Sezione "Riepilogo del periodo selezionato" 3.6 Sezione "Saldi annuali" Edizione 07/2016 3/18

4 418 SAP-HR Time Introduzione Il presente manuale descrive la funzionalità in Intesap finalizzata alla gestione delle consegne di cedole sindacali; è destinato ai Dipendenti fruitori dei permessi sindacali a cedola, ai Responsabili e loro delegati, ai Gestori Risorse Umane. 1. Per i dipendenti fruitori di permessi a cedola Visualizzazione situazione consegna cedole sindacali dal menù Employee Self Service Il dipendente che fruisce di permessi sindacali a cedola può visualizzare la situazione delle proprie consegne di cedole sindacali a copertura dei permessi fruiti, tramite la funzionalità accessibile seguendo il percorso Intesap > logo Intesap accedi alla procedura > Employee Self Service > Riepilogo > Visualizzazione Situazione Consegna Cedole Sindacali. Accedendo alla funzionalità viene proposta al dipendente una pagina in cui risultano presenti 6 sezioni. 1.1 Sezione Dati del dipendente La prima sezione proposta dalla funzionalità riporta CID e nominativo del dipendente. 1.2 Sezione Consegne di cedole La seconda sezione proposta dalla funzionalità riporta i dati relativi alle consegne di cedole da parte del dipendente. Nella prima colonna viene visualizzata la data di consegna delle cedole al proprio Responsabile. Nelle successive colonne vengono riportati i dati relativi all anno di competenza, al sindacato e al codice di ripartizione territoriale delle cedole. Vengono poi riportati il numero di cedole e l equivalente in ore delle stesse, nonché l utenza ed il nominativo della persona (Responsabile/Delegato) che ha eseguito la registrazione della consegna. Edizione 07/2016 4/18

5 518 SAP-HR Time 1.3 Sezione Situazione permessi e copertura cedole In questa sezione viene mostrata al dipendente la situazione dei permessi sindacali a cedola fruiti, con la relativa copertura di cedole consegnate. La sezione segnala attraverso l icona posta nella prima colonna, i permessi che risultano ancora da regolarizzare (colore rosso) e quelli già regolarizzati con le cedole che sono state consegnate (colore verde). I permessi ancora da regolarizzare vengono visualizzati in cima all elenco in ordine temporale decrescente; vengono inoltre evidenziati il sindacato di appartenenza del dipendente alla data in cui ha fruito del permesso, la durata del permesso, la quantità di cedole utilizzate per regolarizzarlo. L utente può esportare in excel i dati in consultazione utilizzando il pulsante denominato Esporta in excel. 1.4 Sezione Permessi: selezionare periodo di visualizzazione All apertura della funzionalità la sezione propone, di default, come data inizio del periodo di visualizzazione, il primo gennaio dell anno corrente e, come data fine, l ultimo giorno del mese corrente al momento dell interrogazione; il dipendente può modificare il periodo di interrogazione valorizzando diversamente i campi data inizio e data fine e cliccando sul pulsante Aggiorna dati di riepilogo: Il sistema esegue un aggiornamento dei dati proposti nelle sezioni illustrate ai paragrafi 1.3, 1.5, Sezione Riepilogo del periodo selezionato In questa sezione vengono riportati i totali relativi ai dati esposti nella sezione al paragrafo Sezione Saldi annuali Edizione 07/2016 5/18

6 618 SAP-HR Time Questa sezione riepiloga su base annuale la situazione di debito/pareggio/credito delle cedole consegnate rispetto ai permessi sindacali a cedola fruiti. Ovviamente il saldo tiene conto solo delle cedole idonee a regolarizzare l anno indicato, al netto quindi di eventuali altri quantitativi di cedole consegnate per tale anno non valide per la sua regolarizzazione. La sezione espone i saldi annuali del anno corrente anno interrogato nella sezione Permessi: selezionare periodo di visualizzazione anno interrogato nella sezione Permessi: selezionare periodo di visualizzazione -1 In altre parole, se per esempio nel 2019 si interviene nella sezione Riepilogo del periodo selezionato impostando come data inizio e come data fine , la sezione Saldi annuali esporrà i saldi rispettivamente riferiti agli interi anni 2019, 2018 e L utente può esportare in excel i dati in consultazione utilizzando il pulsante denominato Esporta in excel. Edizione 07/2016 6/18

7 718 SAP-HR Time 2. Per i Responsabili UOG e loro delegati Visualizzazione e Gestione Situazione Consegna Cedole Sindacali dal menù Manager Self-Service Il Responsabile/Delegato della UOG alla quale è assegnato un dipendente con carica sindacale gestisce/visualizza la situazione di consegna delle cedole sindacali a copertura dei permessi fruiti dal dipendente stesso tramite la funzionalità accessibile seguendo il percorso Intesap > logo Intesap accedi alla procedura > Il mio gruppo > Riepilogo > Visualizzazione e Gestione Situazione Consegna Cedole Sindacali. Accedendo alla funzionalità, viene proposta al Responsabile/Delegato una schermata in cui risulta possibile selezionare il dipendente sul quale operare. I dipendenti presentati nella lista risultano essere solamente quelli per i quali risulta censita su sistema SAP una carica sindacale. Una volta selezionato il dipendente su cui operare, il Responsabile/Delegato, cliccando sul pulsante Passo Successivo, viene indirizzato su una pagina in cui risultano presenti 6 sezioni, analogamente a quanto avviene per il dipendente (rif. cap. 1). Edizione 07/2016 7/18

8 818 SAP-HR Time 2.1 Sezione Dati del dipendente La prima sezione proposta dalla funzionalità riporta CID e nominativo del dipendente. 2.2 Sezione Consegne di cedole La seconda sezione proposta dalla funzionalità, riporta i dati relativi alle consegne di cedole da parte del dipendente. Nella prima colonna viene visualizzata la data di consegna delle cedole all Azienda. Nelle successive colonne vengono riportati i dati relativi all anno di competenza, al sindacato e al codice di ripartizione territoriale delle cedole. Vengono poi riportati il numero di cedole e l equivalente in ore delle stesse, nonché l utenza ed il nominativo della persona (Responsabile/Delegato) che ha eseguito la registrazione della consegna. A differenza di quanto avviene nella versione della funzionalità in uso al dipendente (rif. Par. 1.2), il Responsabile /Delegato della UOG dispone di tre pulsanti per gestire l operatività Pulsante Inserisci nuova consegna Questa funzione deve essere attivata dal Responsabile/Delegato al ricevimento di cedole sindacali consegnate da un dipendente assegnato alla propria UOG. Cliccando sul pulsante Inserisci nuova consegna viene proposta una sottosezione in cui è possibile specificare i dati relativi alle cedole consegnate. Ciascuno dei dati richiesti deve essere verificato sulle cedole consegnate. Per concludere con successo la registrazione è necessario alimentare tutti i campi proposti dalla sottosezione. Il campo Codice Ripartizione Territoriale viene alimentato cliccando sull apposito match code: La funzionalità propone un popup in cui vengono riportati tutti i codici di ripartizione territoriale validi per il sindacato di appartenenza del dipendente nonché gli anni di competenza della cedola compatibili con essi. Edizione 07/2016 8/18

9 918 SAP-HR Time Con un unica selezione l utente valorizza pertanto sia il codice di ripartizione territoriale che l anno di competenza della cedola. Il campo Sindacato cedola viene alimentato cliccando sull apposito match code: La funzionalità propone una popup in cui viene riportato il sindacato di appartenenza del dipendente. Qualora la pop up riporti più di un sindacato di appartenenza - perché il dipendente ha ricoperto incarichi per più di un sindacato in tempi diversi - l utente dovrà selezionare il sindacato stampato sulla cedola. Se il sindacato della cedola non è compreso fra quelli indicati nella pop up la UOG deve sospendere la registrazione e segnalare immediatamente la circostanza all Ufficio Relazioni Industriali. Il Responsabile/Delegato conta le cedole e ne indica la quantità compilando il campo N. cedole consegnate ; infine clicca sul pulsante Conferma Inserimento. Nel caso in cui tutti i dati imputati risultino corretti, l inserimento va a buon fine e nella sezione Consegne di cedole (rif. Par. 2.2) viene aggiunto il nuovo record; inoltre, i dati esposti nelle sezioni sottostanti si aggiornano in base ai valori relativi alla consegna Pulsante Modifica consegna Questa funzione consente al Responsabile/Delegato di correggere il numero di cedole consegnate qualora in sede di registrazione di tale quantità ci sia stato un errore di digitazione o di conteggio. Edizione 07/2016 9/18

10 1018 SAP-HR Time A tal proposito l utente seleziona il record da modificare nella sezione Consegne di cedole e clicca sul pulsante Modifica consegna. Una volta modificato il numero di cedole consegnate, l utente completa l azione cliccando sul pulsante Conferma modifica. E quindi possibile modificare solamente il numero di cedole consegnate. Nel caso si renda necessario invece correggere altri campi occorre cancellare il record di consegna sbagliato, come da paragrafo che segue, e inserire il nuovo record corretto. I dati presenti nelle sottostanti sezioni vengono aggiornati sulla base del record di consegna modificato Pulsante Cancella consegna Questa funzione consente al Responsabile/Delegato di cancellare una registrazione di consegna inserita erroneamente. A tal proposito, l utente seleziona il record da modificare nella sezione Consegne di cedole e clicca sul pulsante Cancella consegna. In questo caso, viene proposta una popup di richiesta conferma. Cliccando sul pulsante SI, la consegna di cedole viene cancellata e risulta non più presente nella sezione Consegne di cedole. I dati presenti nelle sezioni sottostanti vengono aggiornati in automatico per tenere conto della eliminazione del record di consegna. 2.3 Sezione Situazione permessi e copertura cedole In questa sezione viene mostrata la situazione dei permessi sindacali a cedola fruiti, con la relativa copertura di cedole consegnate. Edizione 07/ /18

11 1118 SAP-HR Time La sezione segnala attraverso l icona posta nella prima colonna, i permessi che risultano ancora da regolarizzare (colore rosso) e quelli già regolarizzati con le cedole che sono state consegnate (colore verde). I permessi ancora da regolarizzare vengono visualizzati in cima all elenco in ordine temporale decrescente; vengono inoltre evidenziati il sindacato di appartenenza del dipendente alla data in cui ha fruito del permesso, la durata del permesso, la quantità di cedole utilizzate per regolarizzarlo. L utente può esportare in excel i dati in consultazione utilizzando il pulsante denominato Esporta in excel. 2.4 Sezione Permessi: selezionare periodo di visualizzazione All apertura della funzionalità la sezione propone, di default, come data inizio del periodo di visualizzazione, il primo gennaio dell anno corrente e, come data fine, l ultimo giorno del mese corrente al momento dell interrogazione; l utente può modificare il periodo di interrogazione valorizzando diversamente i campo data inizio e data fine e cliccando sul pulsante Aggiorna dati di riepilogo: Il sistema esegue un aggiornamento dei dati proposti nelle sezioni illustrate ai paragrafi 2.3, 2.5, Sezione Riepilogo del periodo selezionato In questa sezione vengono riportati i totali relativi ai dati esposti nella sezione al paragrafo 2.3 Edizione 07/ /18

12 1218 SAP-HR Time 2.6 Sezione Saldi annuali Questa sezione riepiloga su base annuale la situazione di debito/pareggio/credito delle cedole consegnate rispetto ai permessi sindacali a cedola fruiti. Ovviamente il saldo tiene conto solo delle cedole idonee a regolarizzare l anno indicato, al netto quindi di eventuali altri quantitativi di cedole consegnate per tale anno non valide per la sua regolarizzazione. La sezione espone i saldi annuali del anno corrente anno interrogato nella sezione Permessi: selezionare periodo di visualizzazione anno interrogato nella sezione Permessi: selezionare periodo di visualizzazione -1 In altre parole, se per esempio nel 2019 si interviene nella sezione Riepilogo del periodo selezionato impostando come data inizio e come data fine , la sezione Saldi annuali esporrà i saldi rispettivamente riferiti agli interi anni 2019, 2018 e L utente può esportare in excel i dati in consultazione utilizzando il pulsante denominato Esporta in excel. Edizione 07/ /18

13 1318 SAP-HR Time 3. Per i Gestori Risorse Umane Visualizzazione e gestione situazione consegna cedole sindacali dal portale Gestore Risorse Umane Il Gestore Risorse Umane può gestire/visualizzare la situazione di consegna delle cedole sindacali a copertura dei permessi fruiti dai dipendenti di competenza tramite la funzionalità accessibile seguendo il percorso Intesap > logo Intesap accedi alla procedura > Gestione Personale > Gestione Personale > Visualizzazione e Gestione Situazione Consegna Cedole Sindacali. Accedendo alla funzionalità, viene proposta al Gestore Risorse Umane una schermata in cui può ricercare e selezionare il dipendente sul quale operare. Il Gestore Risorse Umane può eseguire una ricerca tramite CID, cognome, società oppure unità organizzativa. Una volta scelto il criterio e cliccato sul pulsante Ricerca, la funzionalità propone un elenco di dipendenti, dal quale il Gestore RU seleziona quello su cui operare; cliccando sul pulsante Passo successivo, il Gestore RU viene indirizzato su una pagina in cui risultano presenti 6 sezioni che descriviamo di seguito. L operatività del Gestore RU è la stessa di quella messa a disposizione del Responsabile/Delegato UOG. Edizione 07/ /18

14 1418 SAP-HR Time 3.1 Sezione Dati del dipendente La prima sezione proposta dalla funzionalità riporta CID e nominativo del dipendente. 3.2 Sezione Consegne di cedole La seconda sezione proposta dalla funzionalità, riporta i dati relativi alle consegne di cedole da parte del dipendente. Nella prima colonna viene visualizzata la data di consegna delle cedole all Azienda. Nelle successive colonne vengono riportati i dati relativi all anno di competenza, al sindacato e al codice di ripartizione territoriale delle cedole. Vengono poi riportati il numero di cedole e l equivalente in ore delle stesse, nonché l utenza ed il nominativo della persona (Responsabile/Delegato) che ha eseguito la registrazione della consegna. A differenza di quanto avviene nella versione della funzionalità in uso al dipendente (rif. Par. 1.2), il Gestore RU e il Responsabile/Delegato della UOG dispongono di tre pulsanti per gestire l operatività Pulsante Inserisci nuova consegna Questa funzione deve essere attivata dal Gestore RU al ricevimento di cedole sindacali consegnate da un dipendente che fa parte della popolazione di competenza. Cliccando sul pulsante Inserisci nuova consegna viene proposta una sottosezione in cui è possibile specificare i dati relativi alle cedole consegnate. Ciascuno dei dati richiesti deve essere verificato sulle cedole consegnate. Per concludere con successo la registrazione è necessario alimentare tutti i campi proposti dalla sottosezione. Il campo Codice Ripartizione Territoriale viene alimentato cliccando sull apposito match code: Edizione 07/ /18

15 1518 SAP-HR Time La funzionalità propone una popup in cui vengono riportati tutti i codici di ripartizione territoriale validi per il sindacato di appartenenza del dipendente nonché gli anni di competenza della cedola compatibili con essi. Con un unica selezione l utente valorizza pertanto sia il codice di ripartizione territoriale che l anno di competenza della cedola. Il campo Sindacato cedola viene alimentato cliccando sull apposito match code: La funzionalità propone una popup in cui viene riportato il sindacato di appartenenza del dipendente. Qualora la pop up riporti più di un sindacato di appartenenza - perché il dipendente ha ricoperto incarichi per più di un sindacato in tempi diversi - l utente dovrà selezionare il sindacato stampato sulla cedola. Se il sindacato della cedola non è compreso fra quelli indicati nella pop up, il Gestore RU deve sospendere la registrazione e segnalare immediatamente la circostanza all Ufficio Relazioni Industriali. Il Gestore RU conta le cedole e ne indica la quantità compilando il campo N. cedole consegnate ; infine clicca sul pulsante Conferma Inserimento. Nel caso in cui tutti i dati imputati risultino corretti, l inserimento va a buon fine e nella sezione Consegne di cedole (rif. Par. 3.2) viene aggiunto il nuovo record; inoltre, i dati esposti nelle sezioni sottostanti si aggiornano in base ai valori relativi alla consegna Pulsante Modifica consegna Questa funzione consente al Gestore RU di correggere il numero di cedole consegnate qualora in sede di registrazione di tale quantità ci sia stato un errore di digitazione o di conteggio. Edizione 07/ /18

16 1618 SAP-HR Time A tal proposito, l utente seleziona il record da modificare nella sezione Consegne di cedole e clicca sul pulsante Modifica consegna. Una volta modificato il numero di cedole consegnate, l utente completa l azione cliccando sul pulsante Conferma modifica. E quindi possibile modificare solamente il numero di cedole consegnate. Nel caso si renda necessario invece correggere altri campi occorre cancellare il record di consegna sbagliato, come da paragrafo che segue, e inserire il nuovo record corretto. I dati presenti nelle sottostanti sezioni vengono aggiornati sulla base del record di consegna modificato Pulsante Cancella consegna Questa funzione consente al Gestore RU di cancellare una registrazione di consegna inserita erroneamente. A tal proposito l utente seleziona il record da modificare nella sezione Consegne di cedole e clicca sul pulsante Cancella consegna. In questo caso, viene proposta una popup di richiesta conferma. Cliccando sul pulsante SI, la consegna di cedole viene cancellata e risulta non più presente nella sezione Consegne di cedole. I dati presenti nelle sezioni sottostanti vengono aggiornati in automatico per tenere conto della eliminazione del record di consegna. 3.3 Sezione Situazione permessi e copertura cedole In questa sezione viene mostrata la situazione dei permessi sindacali a cedola fruiti, con la relativa copertura di cedole consegnate. Edizione 07/ /18

17 1718 SAP-HR Time La sezione segnala attraverso l icona posta nella prima colonna, i permessi che risultano ancora da regolarizzare (colore rosso) e quelli già regolarizzati con le cedole che sono state consegnate (colore verde). I permessi ancora da regolarizzare vengono visualizzati in cima all elenco in ordine temporale decrescente; vengono inoltre evidenziati il sindacato di appartenenza del dipendente alla data in cui ha fruito del permesso, la durata del permesso, la quantità di cedole utilizzate per regolarizzarlo. L utente può esportare in excel i dati in consultazione utilizzando il pulsante denominato Esporta in excel. 3.4 Sezione Permessi: selezionare periodo di visualizzazione All apertura della funzionalità la sezione propone, di default, come data inizio del periodo di visualizzazione, il primo gennaio dell anno corrente e, come data fine, l ultimo giorno del mese corrente al momento dell interrogazione; l utente può modificare il periodo di interrogazione valorizzando diversamente i campi data inizio e data fine e cliccando sul pulsante Aggiorna dati di riepilogo : Il sistema esegue un aggiornamento dei dati proposti nelle sezioni illustrate ai paragrafi 3.3, 3.5, Sezione Riepilogo del periodo selezionato In questa sezione vengono riportati i totali relativi ai dati esposti nella sezione al paragrafo 3.3 Edizione 07/ /18

18 1818 SAP-HR Time 3.6 Sezione Saldi annuali Questa sezione riepiloga su base annuale la situazione di debito/pareggio/credito delle cedole consegnate rispetto ai permessi sindacali a cedola fruiti. Ovviamente il saldo tiene conto solo delle cedole idonee a regolarizzare l anno indicato, al netto quindi di eventuali altri quantitativi di cedole consegnate per tale anno non valide per la sua regolarizzazione. La sezione espone i saldi annuali del Anno corrente Anno interrogato nella sezione Permessi: selezionare periodo di visualizzazione Anno interrogato nella sezione Permessi: selezionare periodo di visualizzazione -1 In altre parole, se per esempio nel 2019 si interviene nella sezione Riepilogo del periodo selezionato impostando come data inizio e come data fine , la sezione Saldi annuali esporrà i saldi rispettivamente riferiti agli interi anni 2019, 2018 e L utente può esportare in excel i dati in consultazione utilizzando il pulsante denominato Esporta in excel. Edizione 07/ /18