ASP Caltanissetta Gestione delle Richieste di Approvvigionamento Armadi di Reparto

Transcript

1 ASP Caltanissetta Gestione delle Richieste di Approvvigionamento Armadi di Reparto Gestione Richieste di Approvvigionamento 1

2 Sommario 1. SCOPO DEL DOCUMENTO INSERIMENTO RICHIESTA DA ARMADIETTO DI REPARTO RICERCA GENERICA RICHIESTA ESISTENTE VALIDAZIONE DEL FARMACISTA EVASIONE DELLE RICHIESTE AGGIORNAMENTO PROFILI DESCRITTIVI MANUALI Gestione Richieste di Approvvigionamento 2

3 1. SCOPO DEL DOCUMENTO Il presente documento descrive le modalità operative per la corretta gestione delle richieste di approvvigionamento da Armadietto di reparto. L attivazione degli armadietti di reparto consente infatti di informatizzare le richieste di approvvigionamento di beni sanitari (farmaci e dispositivi) e non sanitari dai reparti alla farmacia, oltre a permettere ai reparti di gestire e consultare le giacenze degli armadi. Gli armadietti di reparto sono armadietti virtuali attivi in procedura Areas, una procedura on line accessibile tramite browser internet explorer o mozilla firefox collegandosi al seguente link: Il collegamento a tale link è presente anche nel sito internet aziendale, nella sezione Intranet: Intranet>> Sistema Amministrativo Contabile (AREAS) >> Accesso alla procedura 2. INSERIMENTO RICHIESTA DA ARMADIETTO DI REPARTO 2.1 Login e cambio password Innanzitutto si accede ad Areas mediante autenticazione, immettendo nome utente e password. Il nome utente è sempre in MAIUSCOLO Dopo aver eseguito il login iniziale, è possibile cambiare la propria password ogni volta che l utente vuole nel menù a scomparsa delle Preferenze che si trova nella parte alta della schermata (Preferenze Modifica Password). Gestione Richieste di Approvvigionamento 3

4 Il sistema chiederà di inserire due volte la nuova password di almeno 8 caratteri e conferma. Per effettuare una RICHIESTA si procede nel seguente modo: Menù: LOGISTICA - MAGAZZINO DI REPARTO - NUOVA GESTIONE RICHIESTA DA ARMADIETTO DI REPARTO Gestione Richieste di Approvvigionamento 4

5 Cliccare dentro la casella "Profilo" e, successivamente, sul simbolo di lente di ingrandimento. Selezionare uno dei profili in elenco cliccando sul simbolo di freccia curva in corrispondenza. Gestione Richieste di Approvvigionamento 5

6 Per ciascun reparto sono stati attivati 3 profili di tipo automatico rispettivamente: - PROFILO F: profilo automatico FARMACI - PROFILO D: profilo automatico DISPOSITIVI - PROFILO B: profilo automatico BENI NON SANITARI I tre profili, attivi per tutti i reparti, sono caratterizzati da una lista di prodotti che automaticamente (ogni giorno) si aggiornano in funzione degli scarichi che vengono registrati dai magazzini di farmacia ai reparti. Alla selezione del profilo viene generata, in automatico, una lista di codici. Gestione Richieste di Approvvigionamento 6

7 Spieghiamo a seguire il significato di ogni colonna e/o pulsante: - CLM: rappresenta la classe merceologica di appartenenza del prodotto; - Prodotto: rappresenta il codice Areas del prodotto; - Descrizione prodotto: rappresenta del descrizione del prodotto; se si vuole ordinare la lista in ordine alfabetico è sufficiente cliccare sul simbolo: - UM: rappresenta l'unità di misura aziendale del prodotto; - IMBALLO: rappresenta l'unità minima di confezionamento del prodotto all'interno del magazzino aziendale, qualora correttamente inserita sui dati magazzino del prodotto; - SCORTA DI RIFERIMENTO: rappresenta la scorta minima di riferimento per il magazzino di reparto selezionato; - DISPONIBILITA': corrisponde alla Giacenza attuale del prodotto + le eventuali quantità di prodotto presenti su richieste ancora inevase; - QTA PROPOSTA: assume valore diverso da zero se e solo se vengono impostati i criteri di riordino a livello di magazzino di reparto; - QTA: è il campo ove l'utente deve inserire, in corrispondenza dei prodotti da richiedere, le relative quantità. - il pulsante ESPORTA consente di esportare su file excel la lista completa dei codici contenuti nella lista; - il pulsante APPLICA Q.TA consente di applicare, automaticamente su tutti i prodotti, le quantità eventualmente calcolate come Q.TA PROPOSTA; - il pulsante PREFERENZE consente all'operatore di scegliere quali colonne. Esempio: Se non si vuole vedere la colonna "Imballo" togliere il segno di spunta come in figura: Gestione Richieste di Approvvigionamento 7

8 Se si vuole vedere, in testa a tutte le altre, la colonna QTA, clicco su QTA e, tenendo premuto, sposto la colonna nella posizione desiderata. Per confermare le preferenze, clicco su "OK". Inserire la quantità dei prodotti da richiedere. Sui prodotti dove viene inserita una quantità diversa da zero compare il simbolo. Dopo avere inserito le quantità su tutti i prodotti da richiedere, cliccare su "Aggiungi" (in basso a destra della lista). I prodotti vengono riportati automaticamente sulla lista denominata "PRODOTTI DA RICHIEDERE". Se uno dei prodotti da richiedere è urgente, fare click in corrispondenza del prodotto e della colonna "Urgente". Gestione Richieste di Approvvigionamento 8

9 Se per uno dei prodotti da richiedere si vogliono specificare delle note, fare click in corrispondenza del prodotto e della colonna "Note" (accanto a "Urgente"): si apre una finestra dedicata. Dopo aver messo la nota cliccare su "OK". Se si desidera inserire nella lista dei prodotti da richiedere un prodotto non trovato in precedenza sulla lista dei prodotti appartenenti al profilo, cliccare su "Nuova riga" ed inserire, in corrispondenza alla colonna "Prodotto" parte della descrizione del prodotto desiderato. Compare la lista dei prodotti contenente parte della descrizione inserita. Selezionare, sulla lista, il prodotto desiderato. In automatico, viene messa in evidenza la quantità "0" del nuovo prodotto per cui l'utente deve dettagliare la quantità da richiedere. Dopo aver posto la quantità diversa da zero, fare tab. Per generare la richiesta in riferimento ai prodotti selezionati, cliccare su "Genera richieste". Compare, in fondo alla pagina, il dettaglio della richiesta generata (le richieste sono 2 se uno o più prodotti della lista sono stati individuati come urgenti). Gestione Richieste di Approvvigionamento 9

10 Selezionare le richieste generate facendo click sulla casella segnalata dalla freccia rossa di cui a seguire. Cliccare su "Avvio processo" (in basso a destra) per l'invio delle richieste in farmacia. Compare, accanto ad ogni richiesta, un simbolo verde che comunica che l'invio della richiesta è andato a buon fine. Uscire dalla pagina cliccando sull'apposito pulsante "Esci" riportato in alto all'estrema sinistra. Gestione Richieste di Approvvigionamento 10

11 3. RICERCA GENERICA RICHIESTA ESISTENTE Menù: LOGISTICA - MAGAZZINO/RICEVIMENTO - NUOVA GESTIONE RICHIESTE Inserire l anno di ricerca e i filtri necessari a dettagliare il più possibile la ricerca, cliccare il tasto RICERCA e cliccare sul simbolo in corrispondenza della richiesta interessata per prenderla in carico. Gestione Richieste di Approvvigionamento 11

12 Cliccando sulla label "Ric. del..." è possibile accedere ai dettagli di testata della richiesta. Cliccando su WorkFlow > Visualizza è possibile accedere alla visualizzazione dell'iter della richiesta. Gestione Richieste di Approvvigionamento 12

13 Esempio: Le attività fondamentali inerenti il workflow della richiesta sono: START, che identifica l'attività di registrazione della richiesta, e Controllo Farmacista. Gli stati delle attività sono: Completato e Istanziato. Nell'esempio l'iter mostrato spiega che: la richiesta è stata registrata ed inviata in farmacia dall'utente con matricola 5732; in farmacia non è stata presa ancora in gestione da alcun utente e per questo motivo lo stato è ancora Istanziato. Gestione Richieste di Approvvigionamento 13

14 4. VALIDAZIONE DEL FARMACISTA Menù: Work Flow > Work List Si visualizza, così, una maschera del tipo illustrato in figura e seguire il percorso illustrato dalle frecce rosse. Gestione Richieste di Approvvigionamento 14

15 Gestione Richieste di Approvvigionamento 15

16 Apportare alla richiesta tutte le modifiche desiderate (in corrispondenza al box Prodotti Assegnati), stampare la richiesta ed, in ultimo, cliccare su Work Flow > Avanti. Comparirà il messaggio automatico di ATTIVITA TERMINATA. Sempre automaticamente, si chiuderà la richiesta e l operatore visualizzerà nuovamente la Work List con l elenco delle richieste che rimangono da processare. Le richieste processate, che hanno così assunto lo stato Generabile, potranno essere evase secondo le indicazioni riportate al paragrafo seguente. Gestione Richieste di Approvvigionamento 16

17 5. EVASIONE DELLE RICHIESTE Menù: Logistica > Magazzino/Ricevimenti > Evasione multipla richieste Si visualizza la maschera di cui a seguire e procedere seguendo il percorso indicato dalle frecce rosse. Gestione Richieste di Approvvigionamento 17

18 6. AGGIORNAMENTO PROFILI DESCRITTIVI MANUALI Per aggiornare un profilo prescrittivo di tipo manuale, con aggiunta o cancellazione di articoli, accedere al seguente menù: Centralizzato AMC > Profili > Gestione Profili. Si accede alla maschera: Inserire, su questa, il codice del profilo che si desidera aggiornare e cliccare su RICERCA. NB: Il codice da inserire si evince dalla lista valori dei profili disponibili per la generazione di una richiesta. Gestione Richieste di Approvvigionamento 18

19 Cliccare su PRODOTTI per visualizzare i prodotti della lista. Per inserire un nuovo prodotto, cliccare su NUOVA RIGA per visualizzare, in coda alla lista, un nuovo record pronto ad accogliere il nuovo prodotto da ricercare per codice o descrizione come in figura. Gestione Richieste di Approvvigionamento 19

20 Dopo aver selezionato il prodotto, fare un click su SALVA. Analogamente, per la cancellazione di un prodotto dal profilo, cliccare sul simbolo del cestino posto accanto al prodotto ed, in ultimo, cliccare su SALVA. Gestione Richieste di Approvvigionamento 20