ZCARFLEET Update per Rel

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1 ZCARFLEET Update per Rel Ogni update comprende il precedente (caricare il più recente) Sommario Update 003 per Rel (richiede amministrazione)... 2 Gestione multe... 2 Gestione scadenze e manutenzioni... 3 Anagrafica autoveicoli... 3 Gestione prenotazioni... 3 GESTIONE CONVALIDA RICONSEGNA... 4 Setup ZCarFleet/ Prenotazioni - Generale... 4 Setup ZCarFleet/ Prenotazioni Obbligatorietà parametrica... 4 Prenotazioni e assegnazioni... 4 Update 002 per Rel (richiede amministrazione)... 4 MODULO AGGIUNTIVO FATTURAZIONE ELETTRONICA... 4 Configurazione Aziende... 4 Setup ZCarFleet/ E-Fattura... 5 Funzioni amministrative / Gestione E fatture... 6 Tabelle/ Anagrafica gestori Configurazione aziende IMPLEMENTAZIONI ALLA GESTIONE MULTE Gestione delle multe Setup ZCarfleet/ Documenti allegabili Setup ZCarFleet/ Info multe INTEGRAZIONE CON CARTE SOLDO Altri moduli/ Import File/ Setup Import Configurazione GPG Update 001 per Rel (richiede amministrazione) Setup e Profilazioni/ Setup ZCarFleet Pag. 1/14

2 Setup e Profilazioni/ Setup funzionalità aggiuntive Manager/ Menù Prenotazioni Gadget gestione scadenza nell Hub del manager Gestione multe Update 003 per Rel (richiede amministrazione) Gestione multe Ora ad ogni schermata è possibile anche tornare in dietro: Inoltre se non indicati i dati obbligatori è possibile salvare la multa in bozza : E stata prevista la notifica al driver della scadenza del pagamento della multa; il manager accede al menù Scadenze e manutenzioni/ notifiche e sceglie l opzione ed il numero dei giorni, precedenti alla multa, per far partire la mail di sollecito: Pag. 2/14

3 Gestione scadenze e manutenzioni Ora se si procede con l inserimento di scadenze/manutenzioni in periodi intersecati con prenotazioni già confermate, il programma lo segnala: Anagrafica autoveicoli Nella sezione Pedaggi e Carburante, se l utente clicca sull icona carte. Gestione prenotazioni ha tutte le informazioni utili sulle Pag. 3/14

4 Aggiunta per il manager l opzione Elimina sulle prenotazioni passate. GESTIONE CONVALIDA RICONSEGNA E data la possibilità di prevedere l inserimento di un dato aggiuntivo, all atto della riconsegna, quale i rifornimento effettuato Setup ZCarFleet/ Prenotazioni - Generale Disabilita rifornimento Per disabilitare la sezione in cui inserire il rifornimento. Setup ZCarFleet/ Prenotazioni Obbligatorietà parametrica Riconsegna autoveicolo in pool: importo totale rifornimento Riconsegna autoveicolo in pool: quantità litri totale Per questi due campi è prevista la sola opzione di obbligatorietà. Come gli altri dati relativi alla convalida riconsegna possono essere inseriti sia dal driver che dal manager. Prenotazioni e assegnazioni Se la sotto sezione della convalida riconsegna è abilitata, ecco i dati richiesti (il prezzo unitario viene calcolato): Update 002 per Rel (richiede amministrazione) MODULO AGGIUNTIVO FATTURAZIONE ELETTRONICA Nuovo modulo aggiuntivo CARFAE, da acquistare a parte; gestisce la riconciliazione delle spese alle fatture elettroniche importate, che deve essere eseguita da un utente preposto. Occorre: - Eseguire l import dal file; Il nome processo da schedulare per importare i files delle fatture elettroniche: hffe_frunimport; - Uno o più utenti eseguono la riconciliazione delle fatture alle spese auto in una nuova funzione di menù delle Funzioni amministratore/ Gestione E-Fatture. Configurazione Aziende Oltre alle opzioni già presenti con la precedente versione, è stata aggiunta la sezione Opzioni importazione N^ giorni mantenimento fatture non abbinate Allo scadere del numero giorni indicato qui, l importazione cancella le fatture non ancora abbinate già importate. Per non cancellare mai, inserire Importo massimo per importazione Pag. 4/14

5 Viene preimpostato con un valore alto. Le fatture con un importo maggiore a quello indicato qui, sono escluse dall importazione. Tipologie documenti abilitate Scegliere quali tipologie di documento gestire. Gestione blacklist/whitelist fornitori Disattivata (default) nessun filtro; Blacklist: tutte le fatture intestate alle partite iva inserite NON sono importate; Whitelist: tutte le fatture intestate alle partite iva inserite sono importate; tutte le altre escluse. Nel log sono sempre memorizzati i record scartati. Setup ZCarFleet/ E-Fattura Configurazioni di ricerca Qui si definiscono le priorità con cui eseguire l abbinamento dei dati da agganciare. Non è possibile creare la spesa dal file xml, perché nel file non è quasi mai presente il dato relativo alla precisa categoria merceologica di riferimento. Con la spunta, all atto dell Effettua attribuzione commentata nel paragrafo successivo, il programma ricerca tra le spese presenti con le stesse caratteristiche dei dati provenienti dalla fattura elettronica. Il criterio di lettura ed abbinamento dipende dall impostazione dei parametri successivi: Priorità Definire l ordine di priorità delle combinazione degli elementi successivi, con cui identificare i documenti; La spunta sulle colonne definisce la combinazione con cui ricercare le spese presenti con i documenti elettronici importati. Quando il documento non riesce ad essere identificato con i dati presenti su una riga con priorità 1, passa al controllo dei dati spuntato per la priorità 2 ecc. Ad ogni tipologia di spesa, definire i controlli da eseguire in cascata: Per tutte le tipologie di spesa, la scelta Targa è sempre spuntata; se nella generazione del QRcode si è deciso di impostare un codice differenziato per targa, allora la ricerca ai fini dell abbinamento è più mirata ; se il QRCode è lo stesso per tutte le auto, l auto non è identificabile. SPESE CARBURANTI P.IVA / Data fatt. NR fatt./ Quantità/ Importo SPESE PEDAGGI SPESE MANUTENZIONI P.IVA / Data fatt. NR fatt./ Importo/ SPESE CANONI P.IVA / Data fatt. NR fatt./ Importo/ Validazione In caso la fattura sia riconosciuta dalla corrispondenza degli elementi selezionati sulla riga, è l utente preposto, che deve eseguire l abbinamento manuale. Altrimenti viene eseguito dal programma. Risultati multipli Abbina il primo/non abbinare Per fatture con caratteristiche identiche a varie spese, con abbina il primo viene eseguita la riconciliazione alla prima spesa trovata. Altrimenti sono proposte tutte e l utente sceglie: Pag. 5/14

6 Importo limite Inserire l importo massimo per la stampa del documento riepilogativo. Funzioni amministrative / Gestione E fatture Importazione Viene visualizzato l elenco delle fatture importate. Al primo accesso le fatture sono tutte allocare, quindi in rosso. Per le partite Iva corrispondenti a un fornitore già presente in tabelle/ autoveicoli/ anagrafica fornitori; viene controllata la sottosezione dell Anagrafica fornitori E-fattura, che a sua volta può essere alimentata dagli abbinamenti eseguiti qui. Pag. 6/14

7 Cod azienda/ Data fattura dal-al: sono filtri che l utente può impostare E lo status in cui si trovano le fatture elettroniche appena importate; E lo status in cui si trovano le fatture elettroniche per cui è già stato eseguito il Conferma spesa, ma non Associazione e verifica E lo status in cui si trovano le fatture elettroniche per cui sono già state eseguite Associazione e verifica ; visualizza il documento cancella il documento apre, per la fattura selezionata, la maschera in cui si procede all abbinamento/ allocazione della spesa presente sulla riga di fattura; Pag. 7/14

8 (scegliere tra carburante, pedaggi, manutenzioni, canoni). Con Conferma: - viene inserito il fornitore che ha emesso la fattura in Tabelle/ autoveicoli/ Anagrafica fornitori; - Sempre nella stessa tabella viene associato il codice spesa proveniente dal file alla tipologia e descrizione spesa; Questo abbinamento deve essere eseguito solo la prima volta affinchè la spesa sia riconosciuta anche successivamente. Una volta allocate, passano alla sezione Associazione e verifica: E in questa fase che sono eseguiti i controlli delle priorità definiti in Setup E-fatture. La verifica potrebbe essere eseguita da un processo schedulato (hocf_finvlinkfe). Sono i movimenti per cui deve ancora essere eseguita Verifica attribuzione 0); Sono movimenti di records sporchi provenienti dal file (per esempio righe a zero- Pag. 8/14

9 Sono i movimenti per cui è già stata eseguita Verifica attribuzione Effettua attribuzione: sono elencati i movimenti abbinabili; deve esserne selezionato uno. Le fatture passano a verificate. Per le righe su cui è già stato eseguito l abbinamento, propone il/i movimenti provenienti dal documento elettronico e a destra il movimento a cui è stato abbinato; Per eseguire l abbinamento sulla base delle regole definite nel Setup; se, in base alle regole, viene trovato qualcosa, il programma dà all utente la possibilità di abbinarlo (spuntare e confermare): per eseguire manualmente l import dei files xls; Tipo Upload permette di selezionare manualmente il percorso e il file da importare Sorgente configurazione azienda legge i files presenti nel percorso e con le regole definite in Fatturazione elettronica/ Configurazione Aziende. Esegue la stampa del documento riepilogativo delle fatture, quando sono di un importo inferiore a quello impostato in Setup/ E-Fatture. Sono richiesti: Cod Azienda Ente Anno Pag. 9/14

10 Periodo : se scelto personalizzato, è possibile eseguire la selezione data inizio/ fine. Tipo generazione non modificabile Modalità generazione Provvisoria/ definitiva Tabelle/ Anagrafica gestori Qui vengono memorizzati i dati commentati sopra nella sezione E-fattura, che possono anche essere aggiornati manualmente. Si precisa che le funzioni, Configurazione aziende e Gestione QRCode, rilasciate con il precedente aggiornamento, sono comprese ed utilizzabili nello standard, senza che avvenga l acquisto di nessun modulo. Configurazione aziende Aggiunta la parte Opzioni importazione: Ordinaria: I filtri: N^ giorni mantenimento fatture non abbinate Allo scadere del numero indicato qui, l importazione cancella le fatture non ancora abbinate già importate. Se non si vuole cancellare, inserire Importo massimo per importazione Preimpostato con un valore alto. Durante l import, le fatture con un importo maggiore a quello indicato qui, non sono importate. Tipologia documento Esistono diverse tipologie di documento elettronico; abilitare qui solo quelli rilevanti ai fini dell applicativo ZCarFleet (che si vogliono importare; le altre tipologie sono esclusi dall import). Gestione blacklist/whitelist fornitori Disattivata (default) Blacklist: tutte le fatture intestate alle partite iva inserite NON sono importate; Whitelist: tutte le fatture intestate alle partite iva inserite sono importate; tutte le altre escluse dall importazione. IMPLEMENTAZIONI ALLA GESTIONE MULTE Gestione delle multe Suddivise in colonne, ognuna delle quali corrisponde allo status della multa (notificate/ approvate/contestate ecc.). Setup ZCarfleet/ Documenti allegabili Prevista la possibilità di gestire dei documenti per le multe, che è possibile far allegare sia all amministratore che al driver: Pag. 10/14

11 Quando impostato, nella sezione allegati compare Setup ZCarFleet/ Info multe Per abilitare la possibilità di dare maggiori info al driver. Per tutte le tipologie il campo obbliga per presa visione non è ancora controllato. Decurtazione punti: SI dichiarazione dati Decurtazione punti: NO dichiarazione dati Quando il driver Approva la multa, a seconda di come risponde a si desidera dichiarare i dati del conducente (Sì/No), il tasto evidenziato presenta uno o l altro testo impostato nel setup: Ricorso Multa pagata con mezzi propri Quando il driver contesta la multa, a seconda di come risponde a selezionare il motivo della contestazione, il tasto evidenziato presenta uno o l altro testo impostato nel setup: Pag. 11/14

12 Abilita Spuntare quale tipo di Info aggiuntive abilitare ed inserire un testo da far comparire al click su INTEGRAZIONE CON CARTE SOLDO Il sistema Carta Soldo, ai fini dell applicativo ZCarFleet, è utile per gli assegnatari delle auto ad uso promiscuo perché registrano i dati dei vari rifornimenti effettuati in modo più agevole. Una volta pagati i benzinai con la propria carta Soldo, da App si ritrovano già i movimenti effettuati, con data, importo, targa e gestore; devono solo integrarli con i litri, il chilometraggio, ecc. Una volta inseriti, i movimenti confluiscono in ZCarfleet tramite l import. Il tracciato da importare viene fornito con l aggiornamento; gli utenti che intendono avvalersi di questa integrazione devono accedere a Altri moduli/ Import File/ Setup Import Da qui utilizzano il pulsante Ripristina configurazione import e scelgono SOLDO e salvano. L import è standard; quindi il tracciato personalizzabile. Configurazione GPG Per poter scaricare file Soldo da ftp, sftp. Da ZCarfleet occorre esportare verso Soldo le anagrafiche delle auto. Verrà messo a disposizione su MYZ un documento dettagliato dei passaggi da eseguire per l attivazione dell integrazione. Per qualsiasi informazione rivolgersi al proprio servizio Help Desk. Update 001 per Rel (richiede amministrazione) Pag. 12/14

13 Setup e Profilazioni/ Setup ZCarFleet Il setup programma è stato rivisitato e riorganizzato in modo funzionale per argomento: Setup e Profilazioni/ Setup funzionalità aggiuntive Qui è possibile abilitare all utente amministratore di ZCarFleet i punti di menu Acquisti e contratti e Assegnazioni ad uso promiscuo, che fino ad ora erano utilizzabili solo dal manager. Una volta eseguito l accesso alla funzione, sono elencati tutti i garage disponibili; per ognuno sono presenti le 4 colonne: Visualizza contratti Modifica contratti In base alla spunta impostata, l utente amministratore (gruppo di sicurezza 001) potrà solo visualizzare i dati presenti per il garage nel relativo punto di menù, oppure anche agire in modifica. Visualizza assegnazioni Modifica Assegnazioni In base alla spunta impostata, l utente amministratore (gruppo di sicurezza 001) potrà solo visualizzare le assegnazioni effettuate per il garage nel punto di menù, oppure anche agire in modifica. Manager/ Menù Prenotazioni Quando l utente manager clicca sulla matita per gestire la prenotazione dell auto da assegnare al dipendente che ha effettuato la richiesta, le auto elencate sono filtrate con il garage indicato dall utente in fase di richiesta prenotazione; ora il manager può anche agire su una nuova combo e cambiare il garage: Pag. 13/14

14 Gadget gestione scadenza nell Hub del manager In caso di di scadenza a Km, sono esposti anche ulteriori dati; ovvero i km attuali del veicolo e la differenza tra i km attuali effettuati e quelli che mancano alla scadenza: Gestione multe Aggiunti i campi: Numero verbale collegato, dove inserire il verbale di un eventuale multa collegata a quella in gestione; data scadenza pagamento ridotto da fornire al driver se compilato, viene visualizzato dal driver invece della data effettiva. Nella sezione degli allegati i documenti supportano il formato.msg. Nella sezione opzioni di invio se si sceglie Allega documenti alla mail di notifica si dà la facoltà di scegliere se includere i documenti della sezione allegati nella mail di notifica al driver. Pag. 14/14