ZTRAVEL Update per la versione

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1 ZTRAVEL Update per la versione Elenco Contenuti UPDATE 004 DEL 31/01/ Attività di implementazione... 3 Modulo TRAVEL... 3 IMPLEMENTAZIONI AL CRUSCOTTO DELL UFFICIO VIAGGI... 3 Setup ZTravel / Stampe / Trasferte... 3 Setup ZTravel / Flusso autorizzativo / Trasferte... 3 Cruscotto ufficio viaggi/ Gestione prenotazioni... 3 Setup ZTravel/ integrazioni... 4 Modulo EXPENSE... 4 Inserimento Rimborsi/ Definizione Ore / Esposizione Delle Quantita In Sessantesimi di avvenuta conservazione sostitutiva Zucchetti... 4 Setup ZTravel... 4 Moduli Comuni... 4 Tabelle/ Note Spese/ Compilazione/ Anagrafica motivazioni... 4 Setup ZTravel / Flusso autorizzativo... 4 Tabelle / Note spese/ spese/ anagrafica spese... 5 Schedulatore/ Processi... 5 FATTURAZIONE ELETTRONICA STEP 2^... 5 Tabelle Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese... 5 UPDATE 003 DEL 21/12/ Attività di implementazione... 5 Moduli COMUNI... 6 GESTIONE AUTO PROPRIA... 6 Setup ZTravel / Compilazione / Trasferte... 6 Pianificazione Trasferta/ Nuova sezione Auto propria... 6 Servizio Setup ZTravel / Compilazione / Note spese / Itinerario e rimborsi km... 7 Pag. 1/13

2 Inserimento Rimborsi / Sezione Itinerario e rimborsi km... 7 RIFERIMENTI CONTABILI DISCRIMINATI IN BASE ALLA MOTIVAZIONE... 7 Rapporto di lavoro / Trasferte/Notespese... 8 MODULO TRAVEL... 8 Setup ZTravel / Compilazione / Trasferte / Impostazioni generali... 8 MODULO EXPENSE... 8 Funzioni amministratore/ Generazione output/ gestione output... 8 FATTURAZIONE ELETTRONICA 1^ STEP... 8 Configurazione Aziende... 9 Generazione QRCode UPDATE 002 DEL 30/11/ Attività di implementazione Moduli COMUNI Anagrafica formule Setup ZTravel / Flusso autorizzativo Modulo EXPENSE Setup ZTravel / Impostazioni generali Funzioni amministratore/ Generazione output Tabelle/ Note Spese / Controlli UPDATE 001 DEL 15/11/ Attività di manutenzione Modulo EXPENSE Modulo IMPEX Moduli COMUNI Pag. 2/13

3 UPDATE 004 DEL 31/01/2019 (richiede amministrazione database) Attività di implementazione Modulo TRAVEL IMPLEMENTAZIONI AL CRUSCOTTO DELL UFFICIO VIAGGI Ora gli utenti con accesso al cruscotto delle prenotazioni possono : - utilizzare una stampa personalizzata; - avere la possibilità di una gestione massiva delle richieste. Questo è utile e possibile quando è configurata sull impianto una tipologia di pagamento dedicata all utente viaggi e che non prevede che egli inserisca l importo (ad esempio quando la spesa sostenuta arriva in ZTravel dal flusso delle spese prepagate Airplus). Setup ZTravel / Stampe / Trasferte Aggiunta la sottosezione Opzioni stampa ufficio viaggi con: Parametri per stampa trasferta Nome report (senza estensione) Il campo viene precompilato con hftr_rprenot_all_zt, ovvero la stampa standard fornita da Zucchetti. Orientamento precompilato con Orizzontale Parametri per stampa trasferta collettiva Nome report (senza estensione)il campo viene precompilato con hftr_rprenot_all_zt_1, ovvero la stampa standard fornita da Zucchetti. Orientamento precompilato con Orizzontale Setup ZTravel / Flusso autorizzativo / Trasferte Aggiunte le opzioni: Abilita prenotazione massiva per ufficio viaggi Invia avviso al dipendente compare solo se selezionato il precedente Cruscotto ufficio viaggi/ Gestione prenotazioni In caso di attivazione dell opzione Abilita prenotazione massiva per ufficio viaggi è presente l opzione sia sotto l elenco, ed agisce sulle richieste scelte, che nel tasto azioni sulla destra di ogni richiesta: Pag. 3/13

4 Quando l utente utilizza l opzione, la prenotazione risulta confermata e la tipologia di pagamento utilizzata dal programma è il primo codice trovato nella tabella relativa compilato con Disabilita utilizzo per dipendente e Disabilita importo prenotazione nell'ufficio viaggi. Se nella tabella tipologia pagamento non ne esiste uno configurato in questo modo, viene emessa una segnalazione bloccante. Inoltre, se nel setup è spuntato anche Invia avviso al dipendente, parte la mail indirizzata al dipendente contente le prenotazioni confermate. Setup ZTravel/ integrazioni Quando si è scelto Cisalpina autologin a video è prevista l opzione esegui login con utente loggato. Se spuntato, e l utente che sta gestendo la prenotazione è un inseritore, per cui diverso dall intestatario della richiesta, la login a Cisalpina viene eseguita con il suo indirizzo . Senza la spunta la login è eseguita con l indirizzo dell intestatario. Modulo EXPENSE Inserimento Rimborsi/ Definizione Ore / Esposizione Delle Quantita In Sessantesimi Tramite una scelta nel Setup, le varie quantità sono esposte in sessantesimi. Impostare il campo Esposizione valori in setup / Compilazione / Definizione Ore di avvenuta conservazione sostitutiva Zucchetti Ora la mail prevede anche come destinatari gli inseritori c/to terzi. I destinatari delle mail sono ripresi dalle opzioni scelte nella sezione specifica. Setup ZTravel E cambiato il funzionamento del campo Attiva controllo presenza conto fornitore, che è stato spostato da Setup Compilazione /Nota spese /Spese /Controlli spese con fattura a Setup ZTravel / Flusso autorizzativo / Note spese / Generale La modifica riguarda il Verifica spese (con la modalità Completa sull anagrafica del momento operativo) ed il controllo deve essere effettuato nel momento in cui l utente decide di validare una spesa con fattura. Quando preme Validata, se è ATTIVO il flag viene controllato se è presente la partita iva nella spesa oggetto di validazione e, nel caso, verificato che nell anagrafica del fornitore sia presente un valore nel campo Conto fornitore ; a. Se NON presente, viene emesso il messaggio Impossibile validare la spesa. Manca il conto fornitore b. Se PRESENTE, la spesa viene validata. Moduli Comuni Tabelle/ Note Spese/ Compilazione/ Anagrafica motivazioni Sia per le motivazioni del modulo trasferte, che per quelle del modulo Note Spese, è stato aggiunto il campo Annotazioni obbligatorie trasferte. Se spuntato, quando viene utilizzata la motivazione in questione, è richiesta obbligatoria la compilazione delle annotazioni. Setup ZTravel / Flusso autorizzativo Aggiunta l opzione Abilita inserimento note per approvazione Se attivato, nella fase di approvazione per singola richiesta, dopo aver premuto Approva (sia da gadget che da cruscotto), viene tenuto aperto il layer di approvazione con la possibilità per l utente approvatore di inserire delle note, non obbligatorie. Pag. 4/13

5 Tabelle / Note spese/ spese/ anagrafica spese Contratto del credito: ripristinato il funzionamento del campo presente nella sotto sezione Gestioni Inibire l inserimento per trasferte a corto raggio. Schedulatore/ Processi Il processo hftr_bupddatianag non deve essere più impostato obbligatoriamente con il codice azienda; se non questa è impostata, viene eseguito su tutte le aziende previste sulla base dati. FATTURAZIONE ELETTRONICA STEP 2^ Ora è possibile abilitare come tipologia di documento efattura in Setup / Compilazione / Spese: Se scelta anche questa opzione, quando l utente inserisce una spesa, può abbinare anche questa tipologia di documento. Le tipologie previste possono essere scelte anche alternativamente. Per esempio, con la selezione sopra, la tipologia efattura non è prevista; tutte le altre sì. Tabelle Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese Nella sottosezione Tipo Documento, nel campo Tipo documento default è previsto anche efattura. UPDATE 003 DEL 21/12/2018 (richiede amministrazione database) Attività di implementazione Pag. 5/13

6 Moduli COMUNI GESTIONE AUTO PROPRIA Introdotta la gestione dell auto propria sia in pianificazione trasferta che in note spese: o Ora è consentito all utente, tramite un opzione del setup, di scegliere l auto propria da utilizzare durante la pianificazione trasferta, o Se scelta, i dati dell auto sono riportati nella mail di approvazione e nei cruscotti ; o I dati dell auto sono riportati anche nella nota spese e non ne è consentita la modifica. In seguito impostazioni e funzionamento:. Setup ZTravel / Compilazione / Trasferte Introdotta una nuova sezione Auto propria con all interno, il campo Attiva sezione. Pianificazione Trasferta/ Nuova sezione Auto propria Se attivata la sezione, l accesso è consentito solo se, l utente, NON ha selezionato il flag Altro mezzo altrimenti viene emessa la segnalazione: Una volta effettuato l accesso alla sezione, con l azione Modifica l utente indica la preferenza relativamente all auto che utilizzerà per questa trasferta. Pag. 6/13

7 Tipo auto Elenca tutte le tipologie di auto valide per il dipendente intestatario della trasferta; può venire precompilata con il valore inserito nel rapporto di lavoro valido alla data di partenza della trasferta La compilazione è obbligatoria Modello auto Elenca tutti i modelli auto, validi per la tipologia auto selezionata in precedenza, che può utilizzare il dipendente intestatario della trasferta; può essere precompilato con quanto inserito nel rapporto di lavoro valido alla data di partenza della trasferta. La compilazione è obbligatoria Tipo rimborso Elenca tutte le tipologie di rimborso valide per il dipendente intestatario della trasferta; può essere precompilato con quanto inserito nel rapporto di lavoro valido alla data di partenza della trasferta. La compilazione è obbligatoria Targa Campo alfanumerico da 10 caratteri; può essere precompilato con il rispettivo valore inserito nel rapporto di lavoro del dipendente (valido alla data di partenza della trasferta) Viene visualizzato solo se in Setup Ztravel sono attive o l integrazione con il modulo Pool Auto o la gestione delle auto assegnate Se visualizzato, è obbligatorio tranne quando nel rapporto di lavoro del dipendente, è spuntato Non è obbligatorio inserire la targa nei rimborsi chilometrici Servizio Nelle al responsabile, sia normale che da mobile, viene gestita l esposizione dei dati dell auto propria, se utilizzata, senza dover effettuare nessuna impostazione nel setup. Setup ZTravel / Compilazione / Note spese / Itinerario e rimborsi km Nella sezione Opzioni rimborsi km, ora è presente Blocca modifica campi precompilati definizione rimborso (da pianificazione trasferta) ed è stato rinominato il vecchio campo Blocca modifica campi precompilati definizione rimborso in Blocca modifica campi precompilati definizione rimborso (da anagrafica). Inserimento Rimborsi / Sezione Itinerario e rimborsi km Nell inserimento di un nuovo rimborso chilometrico i dati sono precompilati se in precedenza erano stati inseriti i dati dell auto propria. Inoltre non sono modificabili se nel setup si è spuntato Blocca modifica campi precompilati definizione rimborso (da pianificazione trasferta). RIFERIMENTI CONTABILI DISCRIMINATI IN BASE ALLA MOTIVAZIONE La gestione si cura di fornire nei riferimenti contabili dei default anagrafici differenti in base alla motivazione di trasferta. Pag. 7/13

8 Impostazioni e funzionamento: Rapporto di lavoro / Trasferte/Notespese Aggiunta la sezione Default riferimenti contabili per motivazione : Data inizio validità/ Data fine validità Cod. motivazione Impostare i riferimenti contabili che il programma utilizza per la precompilazione in caso di utilizzo delle motivazioni impostate; quando sono presenti dei dati, questi hanno la prevalenza rispetto a quelli presenti nelle altre sezioni del Rapporto di lavoro. MODULO TRAVEL Setup ZTravel / Compilazione / Trasferte / Impostazioni generali Numero giorni di anticipo per modifica trasferta Per consentire la modifica della trasferta fino X giorni prima dell inizio della trasferta, dove X è il valore inserito qui. Esempio: Numero giorni di anticipo per modifica trasferta = 2 Partenza trasferta = 20/11/2018 La modifica della trasferta è consentita fino al giorno 18/11 COMPRESO. MODULO EXPENSE Funzioni amministratore/ Generazione output/ gestione output E stato aggiunto il campo azienda per eseguire dei filtri. FATTURAZIONE ELETTRONICA 1^ STEP Con i programmi forniti tramite l update, si mette l azienda in condizione di: - Generare una stampa contenente il QRCode e i dati da comunicare al fornitore (codice destinatario o PEC); - Inviare una mail a tutti i dipendenti contente la stampa del QRCode e i dati da comunicare la fornitore; - I dipendenti possono visualizzare il QRCode e i dati da comunicare la fornitore anche da gadget Pag. 8/13

9 - Impostare il percorso o l area, ftp o sftp, da cui leggere i files delle fatture elettroniche da importare in ZTravel. Si precisa che il download delle fatture elettroniche dal sito dell agenzia delle entrate può essere gestito da Digital HUB Zucchetti oppure da programmi esterni; questi programmi si occupano di fornire i files contenenti le fatture in aree dedicate a ZTravel. Le fasi sopra si articolano nelle funzioni dal nuovo punto di menù, reso disponibile per Admin, (utente con codice gruppo sicurezza 001) FATTURAZIONE ELETTRONICA: Configurazione Aziende In cui eseguire le impostazioni di base dei dati da rilasciare al fornitore e in cui definire i percorsi per l importazione delle fatture in formato elettronico. Codice Azienda NON è possibile inserire l azienda default (000000). Applicativo di riferimento Se presente anche ZCarFleet, la funzione è in comune e presenta due sezioni specifiche. GENERALE Dati azienda Ripresi dall anagrafica Azienda/ Ente; tutti i campi presenti sono OBBLIGATORI. Suddivisi tra Dati anagrafici e Domicilio fiscale. Dati canale Indirizzo telematico Registrato /Non registrato si intende se l azienda si è registrata o meno sul sito dell agenzia delle Entrate. Tipologia Se registrati, la modalità di registrazione utilizzata da scegliere tra le due possibili: Codice destinatario viene richiesto di inserire un codice; Indirizzo PEC viene richiesto di inserire un indirizzo . Generazione QRCode Nome del report (senza estensione): già compilato con il nome report fornito da Zucchetti. Può essere modificato per utilizzare altri report costruiti dall utente. Footer : precompilato con la dicitura Ricordati di esibire il QRCode per ogni fattura richiesta. Verrà stampato assieme agli altri dati utili al dipendente. SI PRECISA CHE LA STAMPA, OLTRE A CONTENERE IL QRCODE GENERATO, ESPONE ANCHE I DATI IDENTIFICATIVI DA UTILIZZARE IN CASO IL GESTORE NON SI FOSSE ORGANIZZATO PER LA LETTURA DEL CODICE ELETTRONICO. ZTRAVEL Definizione importazione Criterio attribuzione fatture per utenti registrati scegliere l opzione utilizzata sul sito Agenzia Entrate oppure, se non registrati, scegliere l opzione che si vuole fare utilizzare per comunicare il destinatario al fornitore. Le opzioni sono indirizzo PEC o codice destinatario. Se scelto codice destinatario le opzioni sono: Valore fisso viene richiesto il valore fisso da inserire utilizzato per identificare le fatture ZTravel; Valore per dipendente : è opzionale; se utilizzato il programma sarà in grado di riconoscere il dipendente che ha sostenuto la spesa; viene generato un codice randomico per ogni dipendente. Se scelto indirizzo PEC, il QRCode generato sarà sicuramente composto da una parte che va ad identificare il codice dipendente; quindi le opzioni sono: Pag. 9/13

10 soggetto per la composizione di una parte del QRCode, viene ripreso l indirizzo nell anagrafica soggetto, altri indirizzi, tipo indirizzo RA soggetto ztravel per la composizione di una parte del QRCode, viene ripreso codice azienda su cui è caricato il soggetto, codice soggetto e o il nome indicato nel campo dopo (esempio: burami mirko caricato su azienda con burmir001: burmir001@ztravel.it) utente ztravel per la composizione di una parte del QRCode, viene ripresa la login dell utente e o il nome indicato nel campo dopo (esempio burmir@ztravel.it) Intermediario Scegliere Digital HUB Zucchetti o Altro Percorso file Percorso fisico Server Porta Username Password Compilare i campi in base a dove avviene la collocazione dei files da importare. Nome file da importare Se il file è standard, lasciare il campo compilato con le variabili proposte. Si informa che il nome del file è composto da: cod stato, partita IVA o codice fiscale_numero progressivo di 4 cifre(che NON corrisponde al numero documento). Estensione del file, che può essere xml, quando il file non è firmato; xml.p7m, quando il file è firmato. Esempio di nome file PER LA PARTITA IVA ITALIANA : IT _1234.XML.P7M Tra le variabili sono presenti anche 4 attributi liberi. E possibile utilizzarle quando nel nome del file che l utente importa è presente anche uno o più codici che identificano le fatture a livello di contabilità. Se utilizzati gli attributi, il loro codice deve essere preceduto da _ (underscore). Rinomina file importati Cancella file importati Indicare se si vuole rinominare e/o cancellare i file importati. Generazione QRCode Per generare il QRCode in base alle impostazioni effettuate nella funzione precedente. Azienda: scegliere l azienda; in base alla selezione sono elencati i dipendenti presenti. Modalità generazione: per ZTravel sempre Dipendente Funzionalità massive: Genera QRCode per generare; se già generato viene richiesta una conferma; invia QRCode per inviare un mail al dipendente (al solito indirizzo utilizzato in ztravel), con un testo fisso e la stampa allegata. stampa QRCode: per stampare il QRCode; la stampa è disponibile al dipendente anche da Gadget, sia per l utente che per l inseritore: Pag. 10/13

11 Genera il QRCode solo per le righe spuntate; Genera per tutti i records presenti L esempio di stampa pre configurata: UPDATE 002 DEL 30/11/2018 (richiede amministrazione database) Attività di implementazione Moduli COMUNI Anagrafica formule E emersa la necessità di gestire un workflow autorizzativo che preveda il coinvolgimento dei responsabili dei centri di costo anagrafici e, qualora si utilizzi un centro di costo differente da quello anagrafico, anche il responsabile dei centri di costo dei riferimenti contabili. Pag. 11/13

12 Oltre a questa indicazione, viene richiesto che il responsabile non debba gestire più approvazioni qualora, per via dell iter autorizzativo, sia coinvolto in più momenti operativi (ad esempio, è sia responsabile del centro di costo anagrafico che per il centro di costo definito nei riferimenti contabili). Per entrambi i moduli, sono state aggiunte nuove variabili: Centro di costo riferimenti contabili uguale a Centro di costo anagrafico Commessa riferimenti contabili uguale a Centro di costo anagrafico Libero riferimenti contabili uguale a Centro di costo anagrafico Libero 2 riferimenti contabili uguale a Centro di costo anagrafico Libero 3 riferimenti contabili uguale a Centro di costo anagrafico L utilizzo di queste variabili prevede come operatore di confronto, le sole opzioni uguale (=) o diverso(<>) ; il valore di confronto può essere Sì / No. Nello specifico, prendendo come esempio la variabile del centro di costo, sono effettuati i seguenti controlli: 1. centro di costo anagrafico del dipendente valido alla data di partenza della trasferta / data inizio periodo nota spese; 2. centri di costo inseriti all interno dei riferimenti contabili: a. Se ALMENO UN centro di costo è DIVERSO da quello ricavato al punto 1, la variabile si valorizza con No b. Se TUTTI i centri di costo sono UGUALI a quello ricavato al punto 1, la variabile si valorizza con Sì Setup ZTravel / Flusso autorizzativo Disabilita approvazione multipla per lo stesso responsabile ; se spuntato, quando una richiesta passa da un livello autorizzativo ad un altro, viene sempre controllato che il responsabile non sia già intervenuto nel ciclo per la stessa richiesta; se così fosse, allora non gli viene richiesta una nuova azione e la richiesta risulta auto approvata, a quel livello. Modulo EXPENSE Setup ZTravel / Impostazioni generali Solo per l azienda 00000, default, è presente il campo Limite upload allegati (KB), impostato con 512, e valorizzabile con valori da 0 a Funzioni amministratore/ Generazione output Di fianco all opzione Salva, è stato aggiunto Salva configurazione per tutte le aziende che consente di eseguire le stesse impostazioni anche sulle altre aziende selezionate. Tabelle/ Note Spese / Controlli Pag. 12/13

13 Abilitato un nuovo codice controllo, 1920, utile quando: - È attivo il contratto del credito; - È attivo Calcolo rimborso pasti nei limiti della diaria Il controllo consente di visualizzare la parte non riconosciuta per effetto del troncamento del pranzo o cena quando l importo superava quello della diaria. Torna all inizio. UPDATE 001 DEL 15/11/2018 (richiede amministrazione database) Attività di manutenzione Modulo EXPENSE Risolta un anomalia nell abbinamento movimenti Soldo con allegati obbligatori Modulo IMPEX Risolta un anomalia nella lettura della licenza dei pagamenti elettronici Moduli COMUNI Risolta un anomalia che dava problemi di approvazione mediante activity list in My Workspace Torna all inizio. Pag. 13/13