Applicativo ZTravel Versione Novembre 2018

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1 Applicativo ZTravel Versione Novembre 2018 EXPENSE... 3 Inserimento Rimborsi/ Spese... 3 Spese inserite in ZConnect... 3 SPESE OFFERTE... 3 Archivi di base/ Raggruppamento Aziende... 3 Tabelle/ Note Spese/ Spese / Anagrafica Spese... 3 Archivi di base/ Impostazione delegati all inserimento... 3 Archivi di base/ Flussi/ Momenti operativi... 3 Funzioni Amministratore/ Operativi/ Gestione Rettifiche... 3 Funzioni amministratore/ Note spese/report... 4 Funzioni amministratore/ Note spese/ Cruscotti/ Gestione Note Spese... 4 Funzioni amministratore/ Note spese/ Generazione file Output / Flusso Paghe Zucchetti... 5 Setup ZTravel / Generazione flussi/ Note spese... 5 Setup ZTravel / / note spese... 6 Setup ZTravel/ Impostazioni / Note Spese... 6 Setup ZTravel / Compilazione / Note spese / Itinerario e rimborsi km... 6 GESTIONE RIMBORSO CHILOMETRICO CON TARIFFE ACI... 7 Tabelle Note Spese/ Autovetture/ Modelli autovetture... 8 Tabelle ACI... 8 Aggiornamento Tabelle ACI... 8 NUOVA TABELLA PER GESTIONE STORICO BI Tabelle/ Note Spese/ Compilazione/ Anagrafica categoria spese Pag. 1/14

2 CONTRATTO DEL CREDITO - GENERICHE Calcolo Setup ZTravel / Calcolo Tabelle / Note spese/ Fiscalità / Italia/ Definizione indennità CONTRATTO DEL CREDITO - GESTIONE SPESE OFFERTE PER CALCOLO INDENNITA Tabelle/ Note Spese/ Spese / Anagrafica Spese IMPEX Setup ZTravel / Importazioni TRAVEL Setup ZTravel / Integrazioni/ Agenzie Viaggio Anticipi esclusione di richiesta anticipi per valuta MODULI COMUNI My Activity list PARAMETRIZZAZIONE LOCALITÀ DI PARTENZA Setup ZTravel / Impostazioni / Generali Setup ZTravel / Compilazione/ Note Spese/ Itinerario e rimborsi Pag. 2/14

3 EXPENSE Inserimento Rimborsi/ Spese Per quanto riguarda le spese con allegato, le seguenti implementazioni: - È possibile inserire più di un allegato sulla stessa spesa; - Ora sono gestiti allegati che per particolari caratteristiche prima venivano capovolti. Spese inserite in ZConnect Ora l App ordina le spese mantenendo le priorità inserite in ZTravel tramite il campo Ordinamento spese in anagrafica Spese; per cui anche sull App sono elencate come in ZTravel. SPESE OFFERTE Archivi di base/ Raggruppamento Aziende Lo scopo di questa tabella è quella di inserire, per ogni codice raggruppamento, una o più aziende che dovranno essere visualizzate con questo raggruppamento. Tabelle/ Note Spese/ Spese / Anagrafica Spese Nella sottosezione Spese Offerte, sul campo Aziende gestite, troviamo l opzione da raggruppamento aziende che, se attivata, richiede il codice raggruppamento definito nella tabella sopra. Archivi di base/ Impostazione delegati all inserimento Non utilizzare sezione filtri: da spuntare quando si vuole impostare una regola senza l'utilizzo dei filtri. Archivi di base/ Flussi/ Momenti operativi Ora nelle righe dell approvazione, quando il momento operativo è definito come facoltativo, non è più obbligatorio scegliere se dare opzione Approva /respingi. Questo fa in modo di gestire un utente come visualizzatore. Funzioni Amministratore/ Operativi/ Gestione Rettifiche E stato aggiunto un contatore delle rettifiche inserite; con la possibilità di filtrare quelle già inviate: Cliccando, sono filtrate le sole rettifiche già inviate a paghe: E stata implementata la possibilità di stampare le rettifiche; a questo proposito in Setup ZTravel/ Stampe, è presente una sezione in cui indicare il report da utilizzare per le stampe eseguite da qui: Pag. 3/14

4 La doppia stampa prevista si riferisce a: da griglia = è quella richiamata dall elenco rettifiche: stampa diretta = è quella richiamata dall inserimento: I nomi report da impostare sono, nell ordine, hftr_rstamprett (da griglia) e hftr_rstamprett_tmp (diretta). Leggono tabelle differenti. Funzioni amministratore/ Note spese/report Verifica e controlli : Ripristinato il funzionamento della stampa; Stampa totali: adeguamento della stampa ai nuovi campi aggiunti in tabelle di base dati. Funzioni amministratore/ Note spese/ Cruscotti/ Gestione Note Spese Pag. 4/14

5 Quando si utilizza la funzionalità controllo cartaceo note spese, ora è possibile, dopo aver inserito l opzione, annullarla, utilizzando annulla ric. Cartaceo Funzioni amministratore/ Note spese/ Generazione file Output / Flusso Paghe Zucchetti Nella maschera Selezione aziende è possibile spostare la scelta su raggruppamento aziende ; Nella successiva maschera troviamo: o Invia notifica ad elaborazione terminata, ovvero abilita l export ad inviare, quando terminato, una notifica applicativa agli utenti che presentano il gruppo di sicurezza definito nell anagrafica azienda (nuovo campo: codice gruppo per notifica). o Tutti i dipendenti/ singoli dipendenti: ora selezionando singoli dipendenti, viene esposta una griglia con l elenco dei dipendenti dell azienda ed una colonna che corrisponde alla scelta effettuata nel setup (vedere paragrafo successivo: filiale/dipendenza, unità locale, ecc.). E prevista la selezione multipla dei dipendenti; o inoltre, solo se in Setup è attivo il campo Utilizza tabella operazione societaria, è presente l opzione Operazione societaria, con l elenco delle operazioni societarie (vedere paragrafo successivo); o Se la generazione avviene verso Paghe Project Tabella, è possibile inserire in Anagrafica Azienda il codice Rilevatore e sequenza default, in modo che nella selezione siano proposti automaticamente. Setup ZTravel / Generazione flussi/ Note spese Nuove opzioni: Il campo Filtra per divisone\pianta ora si chiama Attiva filtro per con la possibilità di inserire una delle seguenti opzioni: o Filiale/dipendenza o Unità locale o Centro di costo o Divisione/pianta o Business unit o Natura del rapporto Pag. 5/14

6 Utilizza tabella operazione societaria (è alternativo al flag Considera dipendenti trasferiti su azienda di destinazione ); Genera giustificativo di ticket per la mensilità corrente Se ATTIVATO, nella generazione del file Zucchetti, la data di generazione del giustificativo ticket NON è l ultimo giorno del mese precedente ma l ultimo giorno del mese di generazione del file; Setup ZTravel / / note spese Nei parametri per responsabili, quando si spunta segnala richieste di note spese, è prevista una nuova variabile, che allega la stampa del rimborso spese alla mail ${STAMPANS}. In precedenza la stampa veniva allegata solo nel caso in cui era prevista la variabile $APPROVANS (approvazione via mobile). Si precisa che la stampa viene allegata solo se si tratta di un report. Setup ZTravel/ Impostazioni / Note Spese Ora il percorso download file allegati può essere compilato con un percorso relativo della webapps (ad esempio /support/). Setup ZTravel / Compilazione / Note spese / Itinerario e rimborsi km Nuove opzioni : Attiva gestione default anagrafico al dipendente Se scelto, il dipendente in Gestione Note Spese può modificare i dati relativi alla propria auto (tipo auto, modello e tipo rimborso) e questi saranno aggiornati nel suo Rapporto di Lavoro senza che l ufficio del personale debba intervenire. Opzione inserita su: I nuovi dati sono registrati nel rapporto di lavoro con una data inizio validità pari al 1^ del mese a cui si riferisce la nota spese; inoltre i dati dell utente, data e ora sono memorizzati: Pag. 6/14

7 Blocca modifica campi precompilati definizione rimborso : se spuntato, quando i campi tipo auto, modello e tipo rimborso sono compilati nel Rapporto di Lavoro, il dipendente che inserisce i propri rimborsi km non può più modificare i dati proposti dal programma. Aggiunta la sottosezione Parametri aggiornamento auto da ZCarFleet. Per gli utenti di ZCarFleet; in modo di aggiornare anche in ZTravel la situazione auto dei dipendenti. Lo scopo è quello di scrivere nel Rapporto di Lavoro, sottosezione di ZTravel, modello auto e tipo auto. Qui si sceglie con quale tipo auto aggiornare i vari rapporti di lavoro in base alle situazione delle auto assegnate; con il primo campo si definisce la tipologia da assegnare se all auto assegnata NON è associata una fuel card; con l indicazione sul secondo campo si sceglie la tipologia per quelle CON fuel card. La distinzione è opzionabile, e utile solo nel caso in cui si voglia differenziare la tipologia di rimborso km da assegnare ai dipendenti, a seconda che abbiano o meno a disposizione una carta carburante aziendale. Un processo schedulato viene eseguito l aggiornamento, in base alle regole qui definite: hftr_bdefanagfleet: è il processo da schedulare. L aggiornamento dei dati nel Rapporto di Lavoro avviene con data inizio validità coincidente con quella del lancio del processo; i precedenti dati presenti sono quindi storicizzati. Le opzioni: Abilita aggiornamento auto assegnata Aziendale/Personale / Altro.. qui l utente può scegliere tra le codifiche attive in Tabelle Note Spese/ Autovetture/ Tipo auto; è la tipologia auto che verrà assegnata nel Rapporto di Lavoro ai dipendenti con auto assegnata in ZCarFleet, se non ha carta carburante associata; Considera auto con carta carburante associata; se spuntato richiede: Aziendale/Personale / Altro.. qui l utente può scegliere tra le codifiche attive in Tabelle Note Spese/ Autovetture/ Tipo auto; è la tipologia auto che verrà assegnata nel Rapporto di Lavoro ai dipendenti con auto assegnata in ZCarFleet, con carta carburante associata; GESTIONE RIMBORSO CHILOMETRICO CON TARIFFE ACI Pag. 7/14

8 Ora è possibile gestire i rimborsi km in base alle tariffe fornite dall ACI senza che l utente debba inserire manualmente a sistema le varie tariffe riferite alle fasce dei modelli auto. ATTENZIONE: chi intende adottare la gestione, ed importare nelle tabelle dei rimborsi km i dati dell ACI, deve fare riferimento all ACI di competenza, unico ente che è tenuto alla fornitura dei dati. Una volta ottenuto il cd, fare riferimento al servizio Help Desk che convertirà i dati in formato utilizzabile dall applicativo che, a loro volta, verranno passati al cliente pronti all importazione. L importazione delle tariffe avviene verso le tabelle con cui da sempre si gestiscono i rimborsi km, ovvero quelle previste in Tabelle/ Note spese/ Autovetture: - Tipo Auto - Modelli autovetture - Tipologie di rimborso - Definizione Rimborsi Per questo motivo sono state introdotte: Tabelle Note Spese/ Autovetture/ Modelli autovetture Questa tabella è stata implementata con il campo Modello Auto, che ora è OBBLIGATORIO. Le codifiche presenti prima dell aggiornamento sono abbinate automaticamente alle tipologie auto attive. Le importazioni dei dati ACI vanno ad aggiornare questa tabella con i modelli auto scelti dall utente durante le successive importazioni. Tabelle ACI Aggiornamento Tabelle ACI Prevede varie importazioni: Modelli autovetture Sono elencati tutti i modelli ACI previsti; l utente può decidere di importare solo quelli da utilizzare per il rimborso; selezionando la categoria, marca, modello, tipo di alimentazione. La selezione può essere eseguita in qualsiasi momento nel caso si debba aggiungere un altra tipologia di auto al parco oppure personale al dipendente (utilizzabile anche ai fini lavorativi). Una volta selezionato, con Avanti, procede con l abbinamento alla tipologia auto da associare; possono essere scelte solo le tipologie attive. Esempio Personale, aziendale. E possibile selezionare più di una tipologia alla volta utilizzando il tasto Ctrl. Cliccare su Importa. Al termine viene fornito il riepilogo dell importazione con la possibilità di consultare un file LOG Pag. 8/14

9 Visualizza log: apre l elenco dei modelli creati Al termine di questa operazione, accedendo alla tabella Modelli Autovetture, è stato già eseguito l abbinamento alle tipologie scelte. Definizione Rimborsi per aggiornare la tabella Definizione Rimborsi con le tariffe ACI che si desiderano gestire. TIPO OPERAZIONE Scegliere tra Crea definizione, la prima volta che si esegue l import, Aggiorna definizione, le volte successive, quando l ACI fornisce nuove tariffe (2 volte l anno). La frequenza con cui si sceglie di aggiornare è a discrezione dell utente. PERIODO DATI ACI Scegliere il periodo in base al contenuto dei files ACI forniti dall ente. Guida lettura fasce chilometriche fornisce indicazione di come sono suddivise le fasce per numero km annui fornite dall ente in base all alimentazione. Con Avanti sono elencate le definizioni rimborsi che verranno create; è possibile includerne solo alcuni. sono visualizzabili i dati contenuti nella tabella ACI per le varie fasce chilometriche e quote carburanti, capitale, pneumatici, manutenzione. Con Avanti l utente definisce la modalità/tariffa con cui vuole rimborsare i km: IMPORTO DI RIFERIMENTO Tutte le fasce l opzione è presente solo se in Setup ZTravel / Compilazione/ Itinerario e Rimborsi Attiva rimborso km per fascia è impostato con Annuale; la tabella Definizione rimborsi viene aggiornata con i range dei km e relative tariffe ad essi riferita; Pag. 9/14

10 Fascia fissa per selezionare solo una delle fasce proposte in FASCIA DA UTILIZZARE. La definizione rimborsi viene popolata dalla tariffa stabilita per quella fascia; Quote fisse Quando la tariffa della definizione rimborsi deve essere scelta selezionando tra le QUOTE FISSE DA CONSIDERARE: quota capitale; carburante; pneumatici; manutenzione e riparazione. oppure la somma di alcune (selezionare con Ctrl ). TIPO RIMBORSO DA GENERARE Scegliere le tipologie di rimborsi su cui aggiornare le tariffe selezionate. In questo modo l utente è libero di aggiornare i diversi tipi di rimborsi gestiti (se differenziati), con diverse tariffe. Data inizio validità Inserire la data inizio validità da inserire nel record di Definizione rimborsi. Quando l opzione scelta è aggiornamento, eventuali record presenti sono storicizzati alla data coincidente col giorno precedente a quello inserito su questo campo. In questo modo, il calcolo dei rimborsi km è sempre contestualizzato in base alla tariffa valida nel giorno della tratta ATTENZIONE: I MODELLI AUTOVETTURE E LA DEFINIZIONE RIMBORSI DEVONO ESSERE COLLOCATE SEMPRE SULLA STESSA AZIENDA Viene richiesta una conferma delle selezioni eseguite e data la possibilità di visualizzare un LOG. NUOVA TABELLA PER GESTIONE STORICO BI Viene richiesto da nuovi clienti, che sostituiscono un altro applicativo in favore di ZTravel, di poter importare dei dati storici relativi alle note spese. Predisposta una tabella in cui con strumenti esterni potranno importare i dati, e che, a sua volta, verrà letta dai processi del DWH. In seguito la struttura: hftr_histdatabi Nome Campo Tipologia Campo Note - - Tabella dati storici per BI IDRECORD int Chiave univoca PK Pag. 10/14

11 IDCOMPANY char(6) Cod azienda/ente IDEMPLOY char(6) Cod dipendente YEAR int(4) Anno MONTH int(2) Mese IDCATEGORY* char(2) Cod categoria di spesa IDCOSTCNT char(15) Cod centro di costo IDJOBORDER char(15) Cod commessa IDLIB1 char(15) Cod libero 1 IDLIB2 char(15) Cod libero 2 IDLIB3 char(15) Cod libero 3 IDLIB4 char(15) Cod libero 4 IDACTIVITY char(15) Cod attività IDUNIT char(15) Cod reparto IDDEPENDEN char(15) Cod filiale/dipendenza IDTEAM char(6) Cod squadra ARCODART char(20) Cod articolo K4CODICE char(15) Cod entità libera 1 K5CODICE char(15) Cod entità libera 2 AMOUNT numeric(11,2) Importo IDCURRENCY char(3) Cod valuta DISTANCE int(5) Distanza chilometrica * la categoria spese è una nuova tabella introdotta a programma, parametrizzabile dall utente: Tabelle/ Note Spese/ Compilazione/ Anagrafica categoria spese Inserire un codice ed una descrizione da assegnare alle varie tipologie di spesa. SI PRECISA CHE LA VERSIONE DEL MART CHE LEGGE QUESTA TABELLA NON E ANCORA STATA RILASCIATA. CONTRATTO DEL CREDITO - GENERICHE Calcolo Ora se un controllo prevede l opzione Troncamento, questo viene gestito anche per gli utenti con attivato nel rapporto di lavoro Gestione diarie contratto del credito. Si consiglia di non attivare sulle spese di vitto e alloggio. Setup ZTravel / Calcolo Tabelle / Note spese/ Fiscalità / Italia/ Definizione indennità Previste due nuove opzioni: Ora di partenza per non generare indennità Trasferte con partenza dopo le 17:00: in questi casi, per il giorno di partenza, non vengono riconosciute indennità mentre vengono riconosciute tutte le spese e non rientra nel computo dei giorni minimi per l erogazione delle indennità; Pag. 11/14

12 Non decurtare valore esente per trasferte estero Esenzione estero : l esenzione è sempre fissa a 25,82 e non viene mai decurtata in presenza di spese pranzo, cena, alloggio. CONTRATTO DEL CREDITO - GESTIONE SPESE OFFERTE PER CALCOLO INDENNITA Tabelle/ Note Spese/ Spese / Anagrafica Spese Nella sottosezione Gestioni, il campo Considera per recupero spese offerte con diaria erogata, se spuntato, viene richiesto il codice voce da generare. Praticamente occorre schedulare il processo menzionato in seguito che: - controlla i rimborsi in cui è presente la spesa con attiva la gestione e verifica se, per le persone a cui si è offerta la spesa, è presente una nota spese sullo stesso giorno; - Se sì, e se in questa nota spese è stata assegnata un indennità (che non spettava), genera in Gestione Rettifiche la voce indicata qui (Gestione Rettifiche=funzioni amministratore/ operativi) pari all importo della spesa, che viene così stornata. Nome processo: hexp_brecspeseoff parametri: - pdata (formato YYYYMMDD) che indica la data di inizio della ricerca delle spese "offerte" - pidcompany per filtrare l'azienda (delle NS) Esempio: per schedulare il processo che controlli le note spese a partire da quelle dalla data 01/10/2018 sull azienda : Oppure, lanciare da Sistema/ Esecuzione funzione, scrivere: hexp_brecspeseoff?pdata= &pcompany= IMPEX Setup ZTravel / Importazioni Nella nuova sezione Carte di Credito, l opzione Attiva riconciliazione automatica movimenti. Se spuntato, quando sono importati movimenti nella sezione pagamenti elettronici dell inserimento rimborsi, se al movimento proveniente dall estratto conto bancario è abbinata una categoria merceologica per la quale a sua volta, in Tabelle/ Pagamenti Elettronici/ Movimenti/ Anagrafica Raccordo Spese, è prevista un opzione di default (spesa oppure prelievo con carta di credito), l utente può anche riconciliare in modo automatico il movimento. Quando l utente accede e sono presenti movimenti nella situazione di cui sopra, gli compare il messaggio Alcuni movimenti possono essere riconciliati automaticamente; vuoi procedere? rispondendo Sì, nella sezione Pagamenti Elettronici, i movimenti per cui è stata trovata una corrispondenza, compaiono in verde. Quelli per cui la spesa da abbinare richiede la compilazione di ulteriori dati obbligatori, non verranno riconciliati e compaiono nella lista con il simbolo: Pag. 12/14

13 E possibile schedulare il processo hftr_bscimportmvexp, che esegue automaticamente la riconciliazione sulle note spese in bozza. TRAVEL Setup ZTravel / Integrazioni/ Agenzie Viaggio Nuova modalità di integrazione Cisalpina Autologin. Implementato ulteriore collegamento via web Service al sito di Cisalpina. Prevede che il dipendente, a trasferta approvata, si colleghi direttamente al sito esterno, in modo trasparente, per gestirsi le prenotazioni in autonomia. Solo per le trasferte approvate, in Pianificazione Trasferta, gli compare il bottone Prenotazioni che lo rimanda al tool menzionato, per cui deve già avere un utenza. Nel caso di integrazione Web Service 1, sono state aggiunte delle opzioni per la scelta dei riferimenti contabili da trasferire. Anticipi esclusione di richiesta anticipi per valuta Se per esigenze aziendali si volesse precludere la richiesta di erogazione anticipi per determinate valute, è possibile effettuare questa scelta nelle tabelle dei dati comuni: Tabelle / Generiche/ Valute/ Valute; nella sezione ZTravel, indicare su quale aziende, oppure scegliere quella di default (000000), e spuntare non utilizzare in richieste anticipo. La valuta verrà esclusa dalle ricerche sia nei menù dell utente che in quello dell ufficio cassa. MODULI COMUNI My Activity list Nell HUB è stato introdotta una nuova utility, già attivata automaticamente per tutti gli utenti. E interattiva; l utente può operare da qui; Collaboratore l elenco delle trasferte e note spese in bozza; quando clicca, viene aperto il cruscotto di quelle presenti, se sono più d una; e la modifica, se presente solo una richiesta; Approvatore come il collaboratore; in più anche le richieste, trasferte e note spese, da validare. Per entrambi sono visualizzati un massimo di 4 righe. PARAMETRIZZAZIONE LOCALITÀ DI PARTENZA Setup ZTravel / Impostazioni / Generali Opzioni per partenza/rientro Sede /Residenza / Altro Scegliere quali opzioni abilitare; la scelta si ripercuote sia in Travel che in EXPENSE; l utente può scegliere solo le opzioni che l amministratore gli rende disponibili da qui (per selezionare più di una, premere Ctrl ). Setup ZTravel / Compilazione/ Note Spese/ Itinerario e rimborsi Pag. 13/14

14 Sottosezione Controlli itinerario, aggiunto il campo Blocca modifica itinerario per trasferte importate ; se spuntato, solo per le trasferte importate da TRAVEL, non è possibile alcuna azione sull itinerario, che è bloccato. Pag. 14/14