ZTRAVEL rel Elenco attività di implementazione dalla Rel alla Rel di ZTravel

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1 ZTRAVEL rel Elenco attività di implementazione dalla Rel alla Rel di ZTravel FUNZIONI COMUNI... 3 MOTORE DEL WORKFLOW AUTORIZZATIVO - FORMULE E NUOVE FIGURE DI APPROVATORI... 3 Dati Comuni/ Tabelle / Generiche/ Organico / Centro di costo... 3 Dati Comuni/ Tabelle / Generiche/ Organico / Commesse OL... 4 Tabelle/ Archivi di Base /Flussi / Anagrafica Ruoli... 4 Tabelle/ Archivi di Base /Flussi / Anagrafica Momenti... 4 Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/Momenti Operativi... 4 Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Anagrafica formule... 5 Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Log formule Integrazione ZSign Setup ZTravel/ Gestioni Anagrafici/ Rapporto Di Lavoro TRAVEL (tutte le tipologie di maschere) Tabelle / Trasferte / Mezzi di Trasporto / Anagrafica Automobili Setup Trasferte/ Mail Gestione Auto in Pool/ VECCHIA LICENZA Setup ZTravel/ Gestioni - Gestione Auto in Pool/ VECCHIA LICENZA Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Generazione Output/ Generazione file anticipi Setup ZTravel/ Trasferte/ Generale EXPENSE (tutte le tipologie di maschere) Setup ZTravel/ Note Spese /Generale Gestione Calcolo Indennità 2 tipologie Importazione da TRAVEL Dipendenti con Calcolo Singola Trasferta Tabelle/ Note Spese/ Definizione Output/ Paghe/ Anagrafica voci Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese Tabelle / Note Spese/ Indennità/ Definizione Indennità Funzioni Amministratore/ Operativi/ Gestione Trattenute Funzioni Amministratore/ Note Spese /Generazione output / Flusso Paghe Zucchetti... 16

2 Funzioni Amministratore/ Note Spese/ Generazione Output/ Flussi contabili MODULO PAYIMP (tutte le tipologie di maschere) Altri Moduli/ Import file/ Esecuzione /Esegui import Setup Pagamenti Elettronici/ Generale EXPENSE Ergonomia Applicativa ZTravel Setup ZTravel/ Note Spese Compilazione Setup ZTravel/ Note Spese/Generale Setup ZTravel/ Note spese Calcolo Tabelle / Note Spese/ Spese/ Anagrafica Tipologie Spese Tabelle / Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese Inserimento Rimborsi Inserimento Rimborsi/ Sezione Itinerario e Rimborsi Inserimento Rimborsi/ Sezione Spese Inserimento Rimborsi/Definizione Ore Importazione Spese Prepagate Setup ZTravel/ Note Spese/ Generali Altri Moduli/ Import file / Esecuzione/ Configurazione Import Tabelle / Note Spese / Compilazione Note Spese /Raccordo Spese-File Inserimento Rimborsi Processo schedulato Funzioni amministratore / Note spese / Operativi /Log spese prepagate TRAVEL Ergonomia Applicativa ZTravel Setup Ztravel/ Trasferte/Compilazione Setup Ztravel/ Trasferte/ Note personalizzate Ufficio Cassa/ Gestione Cassa Gestione Mail Setup Trasferte/ Mail Menù Ufficio Viaggi/ Richieste Prenotazioni Pianificazione Trasferta Setup ZTravel/ Trasferte/ Obbligatorietà parametrica Setup ZTravel/ Trasferte/Generale Introduzione della Stima Costi in Pianificazione Trasferta e richiesta Anticipi in percentuale rispetto alla Stima Costi

3 Setup Ztravel / Trasferte / Compilazione Setup Trasferte/ Mail Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Trasferte e Note Spese Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese Tabelle / Trasferte / Stima Costi / Limiti Spese Pianificazione Trasferta Gestione Cassa FLUSSO ZTRAVEL/ AGENZIA DI VIAGGI SENECA Setup Ztravel Azienda/Ente Setup Ztravel / Trasferte / Obbligatorietà Parametrica Processi schedulati/ Lancio manuale Pianificazione Trasferta Flusso Richiesta - Conferma Prenotazione Ed Iter Autorizzativo / Approvazione Trasferta Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Operativi/ Log Websevice Agenzia Viaggi Funzioni Amministratore / Trasferte / Operativi /Import Flusso Fatturazione Agenzia Viaggi MODULO AUTO IN POOL Setup ZTravel/ Gestioni Tabelle / Trasferte / Mezzi di trasporto Pianificazione Trasferta Cruscotto Prenotazione auto in Pool Gestione Mail Elenco delle tabelle variate/inserite rispetto alla rel FUNZIONI COMUNI MOTORE DEL WORKFLOW AUTORIZZATIVO - FORMULE E NUOVE FIGURE DI APPROVATORI Sono state introdotte: TRE nuove figure di approvatori; ovvero quello di commessa, quello di centro di costo e quello di ruolo. Per ogni centro di costo e o commessa è data la possibilità di definire il relativo responsabile/approvatore (a livello di anagrafica comune; in seguito si spiega il dettaglio). Ciò significa che nel momento in cui nella nota spese sono presenti, nella sezione Riferimenti Contabili, le commesse o centri di costo, all atto dell invio la stessa, con le opportune modifiche illustrate in seguito, confluirebbe in un altro iter approvativo. SI PRECISA CHE IL PRESUPPOSTO FONDAMENTALE PER ADOTTARE QUESTA METODOLOGIA E CHE IN TUTTE LE TRASFERTE DEVONO ESSERE PRESENTI I RIFERIMENTI CONTABILI. In aggiunta, l introduzione dell approvatore definito come di ruolo, dovrebbe sopperire ad altre ulteriori esigenze. La possibilità di subordinare ogni momento operativo al verificarsi o meno di una condizione determinata da molteplici variabili che possono caratterizzare il contenuto della nota spese oppure la persona che la invia (esempi: 1) Le trasferte effettuate in Italia / estero devono essere approvate da persone diverse; 2) Si vogliono diversificare gli approvatori a seconda che l intestatario di una nota spese sia impiegato o dirigente; 3) Se le spese presenti superano una certa cifra l autorizzatore dev essere una persona di un diverso ufficio rispetto alle altre). Funzioni coinvolte: Dati Comuni/ Tabelle / Generiche/ Organico / Centro di costo Nella sezione Responsabili Centro di Costo, è possibile abbinare uno o più Soggetti. Nell anagrafica Momenti, poi è possibile definire il momento che corrisponde all entrata in scena del responsabile definito qui. SI PRECISA CHE IL PRESUPPOSTO FONDAMENTALE PER ADOTTARE QUESTA METODOLOGIA E CHE IN TUTTE LE TRASFERTE DEVONO 3

4 ESSERE PRESENTI I RIFERIMENTI CONTABILI E IL CENTRO DI COSTO DEVE ESSERE SEMPRE VALORIZZATO, PERCHE IL PROGRAMMA CONTROLLA CHE PER LE CODIFICHE PRESENTI NELLA SPECIFICA SEZIONE SIANO PRESENTI GLI APPROVATORI. Dati Comuni/ Tabelle / Generiche/ Organico / Commesse OL Nella sezione Responsabili di Commessa, è possibile abbinare uno o più Soggetti. Nell anagrafica Momenti, poi è possibile definire il momento che corrisponde all entrata in scena del responsabile definito qui. SI PRECISA CHE IL PRESUPPOSTO FONDAMENTALE PER ADOTTARE QUESTA METODOLOGIA E CHE IN TUTTE LE TRASFERTE SIANO SEMPRE PRESENTI I RIFERIMENTI CONTABILI E LA COMMESSA SEMPRE VALORIZZATA, PERCHE IL PROGRAMMA CONTROLLA CHE PER LE CODIFICHE PRESENTI NELLA SPECIFICA SEZIONE SIANO PRESENTI GLI APPROVATORI. Tabelle/ Archivi di Base /Flussi / Anagrafica Ruoli E possibile abbinare L UTENTE al ruolo, ed il ruolo ad uno specifico Momento operativo. La definizione di ruolo è libera; potrebbe per esempio essere Approvazione ufficio rapporti con l estero piuttosto che Approvazione Trasferte Italia. Tabelle/ Archivi di Base /Flussi / Anagrafica Momenti Il campo <Tipologia> può assumere i seguenti valori: Nessuno: gestione invariata rispetto a prima dell aggiornamento; il responsabile è quello gerarchico; Momento di approvazione centro di costo; Momento di approvazione Commessa; Momento di approvazione di ruolo. Differenze per l utilizzo delle varie tipologie : In comune tutte e 3 le tipologie hanno il fatto che non deve essere abbinato un livello gerarchico al momento in questione; quindi nei Momenti operativi, il livello rimane impostato sull approvatore Gerarchico, ma non sui momenti definiti come di approvazione Centro di costo/ commessa/ ruolo; Il responsabile di centro di costo interviene come approvatore nel momento in cui nella trasferta o nota spese è presente ALMENO UN ITINERARIO a cui è abbinato il relativo centro di costo nella sezione Riferimenti Contabili. Il responsabile di commessa interviene come approvatore nel momento in cui nella trasferta o nota spese è presente ALMENO UN ITINERARIO a cui è abbinata la relativa commessa nella sezione Riferimenti Contabili. SI PRECISA CHE SE, NEI CASI SOPRA, LA COMMESSA O IL CENTRO DI COSTO NON SONO PRESENTI NELLA TRASFERTA O NOTA SPESE, IL PROGRAMMA NE BLOCCA L INVIO ALL UTENTE CON UN MESSAGGIO DI APPROVATORE NON DEFINITO. ADOTTARE UNA DI QUESTE METODOLOGIE QUANDO LA COMPILAZIONE DEI RIFERIMENTI CONTABILI E OBBLIGATORIA. Il responsabile di ruolo, invece, entra in gioco come approvatore quando si verifica una formula abbinata al suo momento nella Tabella Momenti Operativi. Si rimanda al paragrafo seguente (Anagrafica Formule) per le specifiche delle variabili controllabili. Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/Momenti Operativi Aggiunta la colonna Formule; si precisa che il codice formula impostato indica la condizione al verificarsi della quale l iter approvativo si ferma sulla riga. Nell esempio sotto, quando si verifica la formula 10, allora l approvatore è quello Gerarchico (riga del momento 02 - Approvazione Responsabile-livello 1); mentre quando si verifica la formula 11, l approvatore è quello definito come di ruolo. E indispensabile che ogni formula preveda tutte le fattispecie che potrebbero verificarsi. Questo perché, in caso contrario, quando si invia la nota spese, il programma non troverebbe un approvatore valido, se una condizione non è prevista, e ne bloccherebbe l invio. Esempio: se, come sopra, si vuole impostare che: Se le spese da rimborsare al dipendente (conto dipendente), sono > di 1000, allora l approvazione dev essere effettuata dal responsabile gerarchico; Se le spese da rimborsare al dipendente (conto dipendente), sono <o= a 1000, allora l approvazione dev essere effettuata dal responsabile di ruolo. E necessario: Impostare la formula che controlli le spese conto dipendente maggiori di 1000; Impostare la formula che controlli che le spese conto dipendente NON siano maggiori di 1000; Nell esempio citato, però, occorre valutare anche il caso di presenza, nei rimborsi, di spese conto azienda (sostenute con carta di credito); nel caso, definirne il relativo trattamento. Presupponiamo che si voglia siano 4

5 approvate da quello di ruolo; allora la formula 11 deve prevedere anche la condizione che le spese conto azienda siano > di 0: Si rimanda al paragrafo successivo per l impostazione delle variabili. Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Anagrafica formule Codice Azienda Indicare il codice azienda Modulo Indicare il modulo (Travel/ Expense) Per creare premere Nuovo; appare la maschera: Assegnare una descrizione alla formula; il codice è assegnato in modo progressivo dal programma con il Salva Per impostare un filtro per la ricerca delle variabili disponibili senza dover utilizzare le frecce di scorrimento sotto le DESCRIZIONI. 5

6 Scegliere tra i valori proposti l apertura/chiusura di una o più parentesi, a seconda della condizione da impostare (in seguito degli esempi). Operatore logico Scegliere tra AND e OR per concatenare tra loro le impostazioni effettuate sulle variabili. Una volta impostata la condizione, cliccare <Aggiungi>; la stessa appare in basso. Si commentano in seguito, ad una ad una, le variabili e relativi operatori di confronto a disposizione dell utente: MODULO TRAVEL Almeno un anticipo con Modalità di pagamento Valorizzata con l elenco delle modalità di pagamento con le quali è stata richiesta l erogazione dell anticipo. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una modalità di pagamento, corrisponde a quella indicata nel relativo campo di filtro. All interno dei filtri si potrà indicare solamente Bonifico o Contanti (simile alla scelta Si\No). Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso Tutti gli anticipi con Modalità di pagamento Valorizzata con l elenco delle modalità di pagamento con le quali è stata richiesta l erogazione dell anticipo. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le modalità di pagamento, corrispondono a quella indicata nel relativo campo di filtro. All interno dei filtri si potrà indicare solamente Bonifico o Contanti (simile alla scelta Si\No). Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso almeno un Centro di costo delle prenotazioni Valorizzato con l elenco dei centri di costo indicati all interno delle singole richieste di prenotazione dei servizi (Biglietti, Hotels, Auto). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un centro di costo, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Uguale (=) tutti i Centri di costo delle prenotazioni Valorizzato con l elenco dei centri di costo indicati all interno delle singole richieste di prenotazione dei servizi (Biglietti, Hotels, Auto). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un centro di costo, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Uguale (=) almeno un Raggruppamento geografico Valorizzato con l elenco dei raggruppamenti geografici associati alle destinazioni inserite all interno della pianificazione trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un raggruppamento geografico, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. L elenco dei raggruppamenti che si possono selezionare, sono subordinati all azienda utilizzata nella formula. tutti i Raggruppamenti geografici Valorizzato con l elenco dei raggruppamenti geografici associati alle destinazioni inserite all interno della pianificazione trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i raggruppamenti geografici, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) almeno un VETTORE DEL SERVIZIO Valorizzata con l elenco delle tipologie di servizio (Treno, Aereo, Nave, Hotel, Auto) richieste all interno della pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una tipologia di servizio, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. All interno dei filtri si possono indicare solamente Treno, Aereo, Nave, Hotel o Auto. tutti i vettori del servizio Valorizzata con l elenco delle tipologie di servizio (Treno, Aereo, Nave, Hotel, Auto) richieste all interno della pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le tipologie di servizio, 6

7 corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. All interno dei filtri si potrà indicare solamente Treno, Aereo, Nave, Hotel o Auto. Almeno un Agenzia di prenotazioni Valorizzata con l elenco delle agenzie utilizzate all interno delle richieste di pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un agenzia, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) Tutte le agenzie di prenotazione Valorizzata con l elenco delle agenzie utilizzate all interno delle richieste di pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le agenzie, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) Almeno una Classe vettore Valorizzata con l elenco dei mezzi di trasporto (Treno, Aereo, Nave) richiesti all interno della pianificazione, con il relativo vettore e classe selezionati (es. Treno Trenitalia Economy, Aereo Alitalia Business ). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una classe del mezzo di trasporto, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Tutte le Classi vettore Valorizzata con l elenco dei mezzi di trasporto (Treno, Aereo, Nave) richiesti all interno della pianificazione, con il relativo vettore e classe selezionati (es. Treno Trenitalia Economy, Aereo Alitalia Business ). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le classi del mezzo di trasporto, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Almeno una categoria Classe Valorizzata con la categoria abbinata ai vettori dei mezzi di trasporto. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una categoria classe del mezzo di trasporto, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Tutte le categorie Classe Valorizzata con la categoria abbinata ai vettori dei mezzi di trasporto. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le categorie classi del mezzo di trasporto, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Almeno una Destinazione trasferta Valorizzata con l elenco delle destinazioni (combinazione Codice Stato Codice Città ) inserite all interno della pianificazione trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una destinazione, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Tutte le Destinazioni trasferta Valorizzata con l elenco delle destinazioni (combinazione Codice Stato Codice Città ) inserite all interno della pianificazione trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le destinazioni, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. 7

8 almeno una Motivazione trasferta Valorizzata con l elenco dei codici della motivazione indicata all interno delle singole tratte della richiesta di pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una motivazione, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro tutte le Motivazione trasferta Valorizzata con l elenco dei codici della motivazione indicata all interno delle singole tratte della richiesta di pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le motivazioni, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. almeno una prenotazione con tipo servizio Valorizzata con l elenco dei codici dei tipi servizio indicate nella richiesta di pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un tipo servizio, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro tutte le prenotazioni con tipo servizio Valorizzata con l elenco dei codici della motivazione indicata nelle richieste di pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i tipi servizio, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. almeno uno Stato di destinazione trasferta Valorizzata con l elenco degli stati delle destinazioni (es. IT, FR, US, ecc.) inserite all interno della pianificazione trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti gli stati, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Tutti gli Stati destinazione trasferta Valorizzata con l elenco degli stati delle destinazioni (es. IT, FR, US, ecc.) inserite all interno della pianificazione trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti gli stati, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Categoria hotel Valorizzata con la massima categoria di tutti gli hotel selezionati all interno della pianificazione trasferta. Per categoria, si fa riferimento alle opzioni Non definito, 1 stella, 2 stelle, 3 stelle, 4 stelle, 5 stelle che si trovano nell anagrafica degli hotel. NOTE: il campo di filtro dovrà prevedere una scelta fissa di opzioni che corrispondono alla classificazione indicata in precedenza (simile alla scelta Si\No). Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) Centro di costo anagrafico Valorizzato con il codice del centro di costo, ripreso dalla sezione Rapporto/Organico del Rapporto di Lavoro del dipendente, valido alla data di inizio della trasferta. Esiste almeno un centro di costo nei Riferimenti contabili Utilizzando i riferimenti contabili per trasferta, la variabile si valorizza con l elenco dei valori che sono stati assegnati a quella determinata trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un centro di costo dei riferimenti contabili, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Tutti i centri di costo nei Riferimenti contabili Utilizzando i riferimenti contabili per trasferta, la variabile si valorizza con l elenco dei valori che sono stati assegnati a quella determinata trasferta.note: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i centri di costo dei riferimenti contabili, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. 8

9 Esiste almeno un libero 1 nei Riferimenti contabili Utilizzando i riferimenti contabili per trasferta, la variabile si valorizza con l elenco dei valori che sono stati assegnati a quella determinata trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un libero 1 dei riferimenti contabili, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Tutti i libero 1 nei Riferimenti contabili Utilizzando i riferimenti contabili per trasferta, la variabile si valorizza con l elenco dei valori che sono stati assegnati a quella determinata trasferta.note: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i libero 1 dei riferimenti contabili, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Esiste almeno un libero 2 nei Riferimenti contabili Utilizzando i riferimenti contabili per trasferta, la variabile si valorizza con l elenco dei valori che sono stati assegnati a quella determinata trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un libero 2 dei riferimenti contabili, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Tutti i libero 2 nei Riferimenti contabili Utilizzando i riferimenti contabili per trasferta, la variabile si valorizza con l elenco dei valori che sono stati assegnati a quella determinata trasferta.note: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i libero 2 dei riferimenti contabili, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Esiste almeno un libero 3 nei Riferimenti contabili Utilizzando i riferimenti contabili per trasferta, la variabile si valorizza con l elenco dei valori che sono stati assegnati a quella determinata trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un libero 3 dei riferimenti contabili, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Tutti i libero 3 nei Riferimenti contabili Utilizzando i riferimenti contabili per trasferta, la variabile si valorizza con l elenco dei valori che sono stati assegnati a quella determinata trasferta.note: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i libero 3 dei riferimenti contabili, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Esiste almeno una commessa nei Riferimenti contabili Utilizzando i riferimenti contabili per trasferta, la variabile si valorizza con l elenco dei valori che sono stati assegnati a quella determinata trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una commessa dei riferimenti contabili, corrisponde a quella\quelle indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Tutte le commesse nei Riferimenti contabili Utilizzando i riferimenti contabili per trasferta, la variabile si valorizza con l elenco dei valori che sono stati assegnati a quella determinata trasferta.note: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le commesse dei riferimenti contabili, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Importo Anticipi con modalità di pagamento Importo di riferimento per la totalizzazione degli anticipi RAGGRUPPATI per tipologia di pagamento (bonifico, contanti). Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) Numero giorni trasferta Valorizzato mediante la differenza tra la data di fine della trasferta e la data di inizio: il valore di questa differenza, è espresso in giorni. 9

10 Numero massimo ospiti Valorizzato con il numero massimo di ospiti indicato nelle singole prenotazioni di servizi. Percentuale riferimenti contabili Da valorizzare con la % dei riferimenti contabili Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) Qualifica del dipendente Valorizzata con il codice della qualifica valida alla data di inizio della trasferta, ripresa dalla sezione Strutturali/Contrattuali del Rapporto di Lavoro del dipendente. Stato di tutte le richieste di prenotazione Valorizzata con l elenco delle tipologie di servizio (Treno, Aereo, Nave, Hotel, Auto) richieste all interno della pianificazione, con il relativo stato (es. Treno Eseguita, Aereo Nuova, Hotel Modificata, ecc.). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti gli stati della tipologia di servizio, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Nel campo dei filtri, l elenco degli stati che può assumere la singola richiesta ( Nuova, Modificata, Eseguita, Annullata, Disdettata ). Stato richieste di prenotazione Valorizzata con l elenco delle tipologie di servizio (Treno, Aereo, Nave, Hotel, Auto) richieste all interno della pianificazione, con il relativo stato (es. Treno Eseguita, Aereo Nuova, Hotel Modificata, ecc.). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno uno stato della tipologia di servizio, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Nel campo dei filtri, l elenco degli stati che può assumere la singola richiesta ( Nuova, Modificata, Eseguita, Annullata, Disdettata ). Stato della trasferta Valorizzata con le opzioni Nuova (quando una richiesta viene inviata la prima volta dopo la bozza) e con Modificata (quando la richiesta viene inviata dopo averla riportata in bozza). NOTE: il campo di filtro dovrà dare la possibilità di indicare solamente due scelte fisse, Nuova o Modificata. Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso Stima costi trasferta La variabile contiene l importo da confrontare con il valore del campo Stima costi trasferta presente nella sezione Dati Aggiuntivi in fase di pianificazione. Totale anticipi in valuta aziendale Valorizzato facendo la somma di tutte le richieste di anticipo presenti all interno della richiesta di pianificazione. Il risultato della somma deve essere espresso in valuta aziendale, sommando quindi i singoli controvalori delle richieste. Trasferta effettuata con auto propria Valorizzato con Sì/No in corrispondenza all uso del flag Viaggio effettuato con auto propria all interno della pianificazione trasferta. Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso Trattamento Contrattuale Trasferta Valorizzato con il trattamento contrattuale trasferta indicato all interno della richiesta di pianificazione: nel caso in cui, non sia indicato nella richiesta di pianificazione, verrà ripreso il valore presente all interno del Rapporto di Lavoro del dipendente, nella sezione Trasferte/Note Spese. 10

11 EXPENSE Presenta anomalie Valorizzata con S quando, per la nota spese, è presente almeno un anomalia (a prescindere da quale sia) mentre viene valorizzata con N quando, per la nota spese, non c è alcuna anomalia. NOTE: nel campo di filtro, è ammessa solamente la selezione tra Si \ No. Centro di costo per Riferimenti contabili NOTE: la condizione si verifica anche quando il centro di costo è presente anche in una sola trasferta nella nota spese. Destinazione trasferta (tutte) Valorizzata con l elenco delle destinazioni (combinazione Codice Stato Codice Città ) inserite in nota spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le destinazioni, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Destinazione trasferta (almeno una) Valorizzata con l elenco delle destinazioni (combinazione Codice Stato Codice Città ) inserite in nota spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una destinazione, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Commessa per Riferimenti contabili NOTE: la condizione si verifica anche quando la commessa è presente anche in una sola trasferta nella nota spese. Tutti i Controlli con anomalie Valorizzata con l elenco distinto dei codici controllo che hanno generato un anomalia (es. 14 Limite giornaliero alloggio, 15 Limite giornaliero spese, ecc.). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i controlli, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Almeno un Controllo con anomalie Valorizzata con l elenco distinto dei codici controllo che hanno generato un anomalia (es. 14 Limite giornaliero alloggio, 15 Limite giornaliero spese, ecc.). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un controllo, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Distanze Totali km raggruppate per tipo auto Valorizzata con il totale dei km effettuati suddivisi per tipologia auto. Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) La variabile è strettamente connessa a Tipo Auto Da valorizzare con l elenco delle tipologie previste in tabella e utilizzare uno degli operatori di confronto: Distanze Totali km senza filtri Valorizzata con il totale dei km effettuati nella nota spese, indipendentemente dalla tipologia auto o altro. Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) Importo totale spese per competenza Valorizzata con la somma di e le spese inserite nella nota spese, suddivise per Conto Azienda e Conto Dipendente. 11

12 Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) La variabile è strettamente connessa a Tipo Competenza Rappresenta la suddivisione, per le spese, tra Conto Azienda e Conto Dipendente (campo valorizzato nella Tabella Tipologia di Pagamento) ESEMPIO: Si vuole che i rimborsi contenenti spese da rimborsare (conto dipendente) che superano 1000 vadano ad un approvatore; quelli inferiori ad un altro. In questo caso occorre comunque prevedere tutte le casistiche, ovvero presupporre anche il caso in cui nei rimborsi esistano spese conto azienda; quindi la formula da legare al primo approvatore: E quella per il secondo: Importo movimento finanziario raggruppate per tipo movimento Valorizzata con il totale dei controvalori delle causali inserite nella sezione Movimenti Finanziari di tutte le trasferte inserite nella nota spese. Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) La variabile è strettamente connessa a Tipo Movimento Finanziario Valorizzato con le tipologie di movimenti finanziari previste. Importo totale spese suddivise per tipologia spese Importo di riferimento per la totalizzazione delle spese RAGGRUPPATE per tipologia (Tabelle/ Note spese/ Spese/ Tipologia Spese - es. PP, CP, AL, ecc.). Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) ATTENZIONE: SI PRECISA CHE LA TOTALIZZAZIONE E EFFETTUATA SEMPRE SU UNA SINGOLA TIPOLOGIA, OVVERO NON E POSSIBILE EFFETTUARE UN RAFFRONTO DELL IMPORTO IMPOSTATO QUI SOMMANDO PIU TIPOLOGIE DI SPESA. Tipologia spesa Valorizzata con l elenco delle tipologie di spesa (es. PP, CP, AL, ecc.) inserite nella nota spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una tipologia, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Importo totale spese in valuta aziendale Valorizzata con la somma di tutti i controvalori delle spese inserite all interno della nota spese, indistintamente dalla tipologia di pagamento, spesa ecc. Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) 12

13 Importo totale spese raggruppate per voce di spesa Importo di riferimento per la totalizzazione delle spese RAGGRUPPATE per voce (Tabelle/ Note spese/ Spese/ anagrafica Spese - es. Pranzo, Cena, Alloggio, ecc.). Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) ATTENZIONE: SI PRECISA CHE LA TOTALIZZAZIONE E EFFETTUATA SEMPRE SU UNA SINGOLA VOCE, OVVERO NON E POSSIBILE EFFETTUARE UN RAFFRONTO DELL IMPORTO IMPOSTATO QUI SOMMANDO PIU VOCI DI SPESA. Voce di spesa Valorizzata con l elenco delle voci di spesa (es. Pranzo, Cena, Alloggio, ecc.) inserite all interno dell intera nota spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una voce di spesa, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Campo Libero 1 per Riferimenti contabili NOTE: la condizione si verifica anche quando il valore impostato è presente anche in una sola trasferta nella nota spese. Campo Libero 2 per Riferimenti contabili NOTE: la condizione si verifica anche quando il valore impostato è presente anche in una sola trasferta nella nota spese. Campo Libero 3 per Riferimenti contabili NOTE: la condizione si verifica anche quando il valore impostato è presente anche in una sola trasferta nella nota spese. Almeno una Motivazione trasferta Valorizzata con l elenco dei codici della motivazione indicata all interno delle tratte di trasferte in nota spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una motivazione, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. Tutte le Motivazioni trasferta Valorizzata con l elenco dei codici della motivazione indicata all interno delle singole tratte dell unica trasferta in nota spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le motivazioni, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro Percentuale per Riferimenti contabili Da valorizzare con la % dei riferimenti contabili Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=) Qualifica del dipendente Valorizzata con il codice della qualifica valida alla data di inizio periodo della nota spese, ripresa dalla sezione Strutturali/Contrattuali del Rapporto di Lavoro del dipendente. Almeno un Raggruppamento geografico Valorizzato con l elenco dei raggruppamenti geografici associati alle destinazioni inserite in nota spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un raggruppamento geografico, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Tutti i Raggruppamento geografici 13

14 Valorizzato con l elenco dei raggruppamenti geografici associati alle destinazioni inserite in nota spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i raggruppamenti geografici, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Almeno uno stato Valorizzato con l elenco degli stati associati alle destinazioni inserite in nota spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno uno stato, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Tutti gli stati Valorizzato con l elenco dei raggruppamenti geografici associati alle destinazioni inserite in nota spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti gli stati, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Presenza trasferte arretrate Valorizzata con S se è presente almeno una trasferta arretrata nella nota spese, viceversa valorizzata con N. Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso Trattamento contrattuale anagrafico Valorizzato con il trattamento contrattuale ripreso dal Rapporto di Lavoro del dipendente, nella sezione Trasferte/Note Spese, valido dalla data di inizio periodo della nota spese. Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Log formule Per controllare quali formule di un certo processo si sono verificate. Occorre inserire TUTTI i dati richiesti e cliccare su Ricerca; la formula verificata dà esito OK; altrimenti KO. Integrazione ZSign Da questa versione, il momento operativo della firma gestito da Zsign può essere scelto dall utente. Setup ZTravel/ Gestioni <Congela trasferte e note spese respinte> Se spuntato, la trasferta o nota spese respinta, subisce un particolare trattamento, ovvero: - L utente che l ha inserita la visualizza tra le trasferte o note spese Respinte, nella specifica icona, ma non può assolutamente agire sulla stessa; - Contestualmente viene creato un clone della richiesta respinta, in stato di bozza, in modo tale che l utente possa effettuare le opportune modifiche e inviarlo. - L approvatore non visualizza più la richiesta, mentre la stessa figura, sempre tra le respinta, e sempre senza nessuna possibilità di modifica, nel cruscotto dell utente Ufficio del personale (Funzioni amministratore/ Cruscotti/ Elenco. Sostanzialmente rimane sempre la traccia delle richieste che sono state respinte. Anagrafici/ Rapporto Di Lavoro Nella sezione Campi Liberi è stato aggiunto il campo <Disabilita Rapporto di lavoro>, utile quando sono presenti più di un rapporto di lavoro in forza per lo stesso soggetto. Il rapporto con la spunta su questo campo è quello preso in considerazione durante l import dei dipendenti. TRAVEL (tutte le tipologie di maschere) Tabelle / Trasferte / Mezzi di Trasporto / Anagrafica Automobili <Costo al KM> Se impostato è solo indicativo, per la singola auto, del relativo costo kilometrico. Non è utilizzato per effettuare nessun calcolo. Setup Trasferte/ Mail Anche per la mail di quando è attivata l approvazione via mobile è possibile inserire nel testo lo stato della trasferta oggetto della mail (se Nuova o Modificata). Gestione Auto in Pool/ VECCHIA LICENZA Dalla presente versione gli utenti definiti "gestori" hanno la possibilità di prenotare per altri (oltre che indicare che 14

15 l'auto è in manutenzione). Nel cruscotto della funzione Prenotazione Auto in Pool, per l utente in questione, dopo aver scelto di prenotare, il programma richiede per quale azienda e dipendente prenotare l auto per il giorno (precompilando con il codice dipendente gestore, modificabile). Inoltre, cliccando su qualsiasi giorno, in basso sono visualizzati i dati relativi alla prenotazione. Quando sono presenti più prenotazioni, spostarsi con la freccia per lo scorrimento dei dati. Setup ZTravel/ Gestioni - Gestione Auto in Pool/ VECCHIA LICENZA <Abilita notifiche mail> Se spuntato: 1. Quando la prenotazione viene effettuata da un dipendente che NON è definito gestore, il programma automaticamente invia la mail a tutti i gestori (tranne nel caso in cui sia presente la spunta su "escludi gestione mail") La mail è così composta: Oggetto: Prenotazione Auto Testo: Eseguita da: AZIENDA - COGNOME NOME DIPENDENTE Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE Targa: TARGA AUTO PRENOTATA Annotazioni: note di prenotazione 2. Quando la prenotazione viene effettuata da un gestore, compare la schermata successiva: dati: Se si lascia spuntato "Invia mail" il programma invia una mail all'assegnatario dell'auto con i seguenti dati: Oggetto: Prenotazione Auto Testo: Eseguita da: COGNOME NOME DEL GESTORE Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE Targa: TARGA AUTO PRENOTATA Annotazioni: Note di prenotazione Con l'introduzione di questa modifica, non viene più effettuato l invio mail al gestore per le auto prenotate in giorni festivi. Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Generazione Output/ Generazione file anticipi Aggiunta la possibilità di filtrare l azienda/ società. Setup ZTravel/ Trasferte/ Generale <Abilita invio giustificativi per chiave> Se spuntato, consente di gestire la spaccatura per la generazione dei giustificativi di trasferta suddivisi per trattamento contrattuale/motivazione/raggruppamento geografico; così come definiti in Tabelle/ Trasferte/ Definizione Output/ Giustificativi trasferta da generare. ATTENZIONE: ai fini del corretto funzionamento occorre compilare TUTTI i campi chiave. EXPENSE (tutte le tipologie di maschere) Setup ZTravel/ Note Spese /Generale <Importa trasferte con data partenza minore o uguale alla data corrente> Se spuntato, l importazione porta nei rimborsi solo le trasferte che hanno data di partenza minore o uguale al giorno di esecuzione. <Importa più trasferte in una nota spese ad evento> Per la gestione delle note spese per Singola trasferta ; se spuntato, compare un box con le seguenti opzioni: - Mese calcolato in base alla data di partenza della trasferta : durante l'importazione della trasferta in note spese il programma prende come mensilità per creare/inserire in nota spese la mensilità della data di partenza. - Mese calcolato in base alla data di rientro della trasferta: durante l'importazione della trasferta in note spese il programma prende come mensilità per creare/inserire in nota spese la mensilità della data di rientro. Gestione Calcolo Indennità 2 tipologie Aggiunta la possibilità di gestire il collegamento a PRESW. Occorre schedulare il processo hftr_bexpcompletai e i giustificativi sono inviati direttamente all applicativo PresW dopo che le note spese sono state approvate all ultimo livello. Inoltre tramite il programma HR-WorkFlow (versione MINIMA 7.4.0), in Tabella Anagrafica Giustificativi è aggiunto il campo in cui spuntare la causale da utilizzare per inviare le ore di viaggio, che sono trasferite con gli estremi degli orari partenza/ arrivo indicati dall utente. Importazione da TRAVEL Dipendenti con Calcolo Singola Trasferta Ora nel caso di trasferte che ricoprono più di 2 mesi, la nota spese che viene creata contiene una tratta per ogni mese. Esempio: Trasferta che va dal 15 novembre 2014 al 16 febbraio 2015; sono create le seguenti tratte, all interno della stessa nota spese: novembre dicembre

16 01-31 gennaio febbraio 2015 Eventuali anticipi sono importati sulla prima tratta. Tabelle/ Note Spese/ Definizione Output/ Paghe/ Anagrafica voci Aggiunto il campo <Raggruppamento Geografico> Utile per chi in Setup Procedura ha scelto il file Movgio su tabella. E possibile differenziare le voci da inviare, per la stessa spesa, a seconda della località in cui si è svolta la trasferta. Se valorizzato con 000, tutti i raggruppamenti geografici, la generazione rimane invariata. Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese Il campo <Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa> è smembrato in: <Numero ospiti> Abilita la visione del campo "N. Pers." sulla spesa. Se Attivato è data la possibilità di attivare un controllo che può avere opzioni: Disattivato Facoltativo Il campo "N. Pers" si precompila con 1 e non viene fatto nessun controllo; Obbligatorio Il campo "N. Pers" si precompila con: - 1 se in Setup Note Spese/ Calcolo è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto". In fase di salvataggio viene controllato che il campo sia maggiore di se in Setup Note Spese/ Calcolo NON è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto". In fase di salvataggio viene controllato che il campo sia maggiore di 0. Se attivato il precedente, compaiono le opzioni della GESTIONE OSPITI, con: <Abilita nominativi> Per visualizzare il tasto "Spese Offerte". In fase di salvataggio il programma controlla che il numero dei nominativi inseriti siano coerenti con il numero di persone indicate. <Abilita calcolo automatico numero persone> Inibisce il campo "N. Pers" in Inserimento Rimborsi, che verrà calcolato automaticamente sulla base dei nominativi inseriti. Se in Setup Note Spese/ Calcolo è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto", viene sempre aggiunta una persona rispetto a quelle inserite. NOVITA RISPETTO ALLA PRECEDENTE GESTIONE (solo per utenti con licenza per la maschera ZTravel): ora è possibile gestire il numero persone senza costringere l utente a specificare i nominativi a cui ha offerto la spesa. Occorre compilare la tabella con o solo facoltativo o solo obbligatorio senza spunte sulle altre opzioni. Durante l amministrazione della base dati sono convertite le precedenti spese con le seguenti modalità: 1. Quelle con "Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa" e NON "Calcolo automatico persone" è impostato il flag "Attiva Numero Ospiti - Opzione: Facoltativo" e la spunta su "Abilita Nominativi"; 2. Quelle con "Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa" e "Calcolo automatico persone" è impostato il flag "Attiva Numero Ospiti - Opzione: Facoltativo", e la spunta su "Abilita Nominativi" e "Calcolo automatico persone". <Trattare ai fini delle diarie come Alloggio> Quando la tipologia spesa è AO, se spuntato l alloggio offerto segue lo stesso trattamento dell alloggio nei vari calcoli delle indennità. <Attiva per mobile> In previsione del rilascio dell app HRInfinity v2.0, il flag permette di abilitare la voce di spesa per l utilizzo dall applicazione mobile. Tabelle / Note Spese/ Indennità/ Definizione Indennità <Non azzerare spese di alloggio> Compare solo se spuntato <In regime di diaria le spese di pranzo, cena e alloggio vengono azzerate>. Se spuntato, sono azzerati solo pranzo e cena; l alloggio è riconosciuto e decurtata la relativa indennità spettante. Funzioni Amministratore/ Operativi/ Gestione Trattenute Quando l utente invia la mail, la stessa viene inviata, oltre che all intestatario della nota spese, anche ai suoi approvatori ed inseritori. Funzioni Amministratore/ Note Spese /Generazione output / Flusso Paghe Zucchetti Movgio su tabella/ Movgio Paghe3 I record relativi alle indennità Interni/ Esterni (Tipo Calcolo personalizzato nel Rapporto di Lavoro) sono scritti con quantità e/o risultato in base all impostazione del campo "Quantità e Valore" \ "Solo Quantità" \ "Quantità (=1) e Valore" presente in Azienda \ Trasferte e Note Spese. Abilita suddivisione per Riferimenti Contabili Riportata la funzionalità di questo flag, prevista già per il file Movgio, anche per la modalità Movgio su tabella. TRRIPA Cambiata la generazione del tipo record 00, per cui sono attivati i seguenti controlli in cascata: 1. Se compilato, per il dipendente oggetto della generazione, il campo SOGGRIL della tabella hfwf_[ambiente]decodip, viene generato il codice dipendente così come avviene attualmente; 2. Se non esiste il record nella tabella hfwf_[ambiente]decodip, o il campo è vuoto, i campi da pos. 24 a 34 sono 16

17 compilati con il codice esterno del Rapporto di Lavoro del dipendente (11 caratteri da sinistra del campo IDCODAL della tabella hrdd_employee00) 3. Se il campo al punto 2 non è compilato, sono valorizzati i campi da pos. 3 a pos. 23 (allineato a destra con degli spazi) con la concatenazione del codice azienda e codice del dipendente del rapporto di lavoro. I campi dalla pos.24 a 34 dovranno restare vuoti (spazi). Funzioni Amministratore/ Note Spese/ Generazione Output/ Flussi contabili Nuovo file contabile Setup Note Spese/ Generazione file Sezione Generazione file contabilità Personalizzate - Contabilità 11, con il seguente tracciato: Estrarre anche i dati relativi alla restituzione degli anticipi inseriti nella Nota Spese anche se, la restituzione dell anticipo, viene memorizzata per singola NS anziché per singola trasferta. Segue quindi la specifica del file da produrre. FLUSSO CONTABILE NOTE SPESE I dati da estrarre sono sostanzialmente: Spese Sostenute Rimborsi KM Anticipi Restituzione Anticipi Tutti i dati (ad eccezione della restituzione anticipi) saranno soggetti alla ripartizione per la percentuale indicata all interno dei riferimenti contabili della singola trasferta. Le note spese oggetto di generazione sono quelle con id status 30. Tracciato record da generare: File CSV (con separatore ; ) Nome Campo Società Matricola Dipendente Codice Fiscale Cognome Nome Centro di costo (anagrafico) Reparto Centro di Costo (riferimenti contabili) Commessa (riferimenti contabili) Libero 1 (riferimenti contabili) Libero 2 (riferimenti contabili) Contenuto Valorizzato con il codice azienda del Rapporto di Lavoro del dipendente. Valorizzato con il codice del Rapporto di Lavoro del dipendente. Valorizzato con il codice fiscale del dipendente presente in Soggetto -> Anagrafici. Valorizzato con il cognome del dipendente ripreso dal Soggetto. Valorizzato con il nome del dipendente ripreso dal Soggetto. Valorizzato con il codice del centro di costo del dipendente ripreso dalla sezione Rapporto/Organico del Rapporto di Lavoro. Il record storico valido è quello relativo alla data della spesa. Valorizzato con il codice del reparto del dipendente ripreso dalla sezione Rapporto/Organico del Rapporto di Lavoro. Il record storico valido è quello relativo alla data della spesa. Valorizzato con il codice del centro di costo inserito all interno dei riferimenti contabili della Nota Spese. Il campo rimarrà blank solo per la Restituzione Anticipi in quanto, per loro natura, sono per Nota Spese e non per Trasferta. Valorizzato con il codice della commessa inserita all interno dei riferimenti contabili della Nota Spese. Il campo rimarrà blank solo per la Restituzione Anticipi in quanto, per loro natura, sono per Nota Spese e non per Trasferta. Valorizzato con il codice del libero 1 inserito all interno dei riferimenti contabili della Nota Spese. Il campo rimarrà blank solo per la Restituzione Anticipi in quanto, per loro natura, sono per Nota Spese e non per Trasferta. Valorizzato con il codice del libero 2 inserito all interno 17

18 Libero 3 (riferimenti contabili) Business Unit Qualifica Livello Anno Nota Spese Mese Nota Spese Numero Nota Spese Numero Protocollo Nota Spese Numero Protocollo Trasferte Data Inizio Trasferta Data Fine Trasferta Località Trasferta Codice Motivazione Trasferta Descrizione Motivazione Trasferta Annotazioni Trasferta Data Spesa dei riferimenti contabili della Nota Spese. Il campo rimarrà blank solo per la Restituzione Anticipi in quanto, per loro natura, sono per Nota Spese e non per Trasferta. Valorizzato con il codice del libero 3 inserito all interno dei riferimenti contabili della Nota Spese. Il campo rimarrà blank solo per la Restituzione Anticipi in quanto, per loro natura, sono per Nota Spese e non per Trasferta. Valorizzato con il codice della business unit del dipendente ripresa dalla sezione Rapporto/Organico del Rapporto di Lavoro. Il record storico valido è quello relativo alla data della spesa. Valorizzato con il codice della qualifica del dipendente ripresa dalla sezione Strutturali/Contrattuali del Rapporto di Lavoro. Il record storico valido è quello relativo alla data della spesa. Valorizzato con il codice del livello del dipendente ripreso dalla sezione Strutturali/Contrattuali del Rapporto di Lavoro. Il record storico valido è quello relativo alla data della spesa. Valorizzato con l anno della Nota Spese, formato AAAA. Valorizzato con il mese della Nota Spese, formato MM. Valorizzato con il numero della Nota Spese. Valorizzato con il numero di protocollo della Nota Spese. Valorizzato con il numero di protocollo della richiesta di trasferta che ha generato la trasferta in Nota Spese. Se la trasferta è stata inserita direttamente in Nota Spese, il campo rimarrà blank. Valorizzata con la data di inizio della trasferta, formato AAAAMMGG. Nel caso di restituzione anticipi (letta dalla tabella hftr_movfin), l inizio della trasferta corrisponde alla data di inizio periodo della nota spese. Valorizzata con la data di fine della trasferta, formato AAAAMMGG. Nel caso di restituzione anticipi (letta dalla tabella hftr_movfin), la fine della trasferta corrisponde alla data di fine periodo della nota spese. Valorizzata con la località di arrivo della prima tratta della trasferta (descrizione località). Nel caso di restituzione anticipi, questo campo non verrà valorizzato ( blank ). Valorizzato con il codice della motivazione inserita all interno della trasferta. Il codice da indicare sarà (in cascata): Campo Codice della tabella delle motivazioni (CODICE_EST) Campo Codice della tabella delle motivazioni (IDCODICE) In entrambi i casi si prenderanno in considerazione le sole motivazioni TR \ T2. In caso di restituzione anticipi, questo campo non verrà valorizzato ( blank ). Valorizzata con la descrizione della motivazione utilizzata per la trasferta. In caso di restituzione anticipi, questo campo non verrà valorizzato ( blank ). Valorizzate con il testo inserito nella sezione Annotazioni per quella trasferta. In caso di restituzione anticipi, questo campo non verrà valorizzato ( blank ). Valorizzata con: Per le spese: la data in cui è stata sostenuta la spesa, formato AAAAMMGG Per i rimborsi km: la data di inizio della tratta corrispondente al rimborso km, formato AAAAMMGG Per gli anticipi: la data di inizio della trasferta, formato AAAAMMGG 18

19 Per i resi: l effettiva data indicata in fase di inserimento letta sempre dalla tabella hftr_movfin), formato AAAAMMGG Valorizzato con: Codice Voce di Spesa Per le spese: il codice della spesa ripreso da Tabelle -> Note Spese -> Compilazione Nota Spese -> Anagrafica spese Per i rimborsi km: costante fissa KKKKK Per gli anticipi: costante fissa ANTIC Per i resi: costante fissa RESTI Valorizzata con: Descrizione Spesa Per le spese: la descrizione della voce di spesa ripresa da Tabelle -> Note Spese -> Compilazione Nota Spese -> Anagrafica spese Per i rimborsi km: valore fisso Rimborso Kilometrico Per gli anticipi: valore fisso Anticipo Per i resti: valore fisso Restituzione Anticipo Valorizzata con: Tipologia Spesa Conto Contabile Origine Spesa Importo Spesa Valuta Spesa Controvalore Spesa Note Fattura Numero Fattura Partita IVA Ragione Sociale Per le spese: il codice della tipologia di spesa inserito in Tabelle -> Note Spese -> Compilazione Nota Spese -> Anagrafica spese Per i rimborsi km: il codice K1 o K2 a seconda del rimborso km che viene generato Per gli anticipi: il codice AN Per i resi: il codice RS Valorizzato con il Codice 2 presente, per la tipologia che si sta generando, in Tabelle -> Note Spese -> Definizione Output -> Contabilità -> Associazioni Conti Contabili. Valorizzato con APP quando il campo ORIGINE della tabella hftr_spese, riferita alla spesa che si sta generando, riporta il valore AP. In tutti gli altri casi, valorizzato con WEB (anche nel caso di rimborsi km, anticipi e resi). Valorizzato con l importo della spesa in valuta (considerando eventuali troncamenti). Il carattere di separazione dei decimali è il punto (es ). Viene valorizzato anche con l importo del rimborso km, dell anticipo o del reso. Valorizzata con il codice ISO della valuta con la quale è stata sostenuta la spesa (es. EUR, USD, ecc.). Valorizzato anche in caso di rimborsi km, anticipi o resi. Valorizzato con il controvalore in divisa aziendale della spesa (considerando eventuali troncamenti). Il carattere di separazione dei decimali è il punto (es ). Viene valorizzato anche con il controvalore del rimborso km, dell anticipo o del reso. Valorizzate con le eventuali note inserite nella singola voce di spesa. Nel caso di rimborsi km, verranno indicate le relative note per tratta. Rimarrà blank nel caso di anticipi e resi. Valorizzato con FF se, la spesa oggetto di generazione, presenta il flag Fattura. Negli altri casi, il campo rimarrà blank. Valorizzato con il Numero Fattura solo se compilato e, la spesa, presenta il flag Fattura. Valorizzata con la Partitiva IVA solo se compilata e, la spesa, presenta il flag Fattura. Valorizzata con la Ragione Sociale solo se compilata e, la 19

20 Imponibile Aliquota IVA Importo IVA spesa, presenta il flag Fattura. Valorizzato con l imponibile solo se compilato e, la spesa, presenta il flag Fattura. Valorizzata con l aliquota IVA solo se compilata e, la spesa, presenta il flag Fattura. Valorizzato con l importo dell IVA solo se compilato e, la spesa, presenta il flag Fattura. NOTE GENERALI: 1. Se presenti più record, per i riferimenti contabili, sono generate N righe (in base a quanto inserito) e, gli importi sono ripartiti sulla base della percentuale indicata (questo comportamento si applica alle spese, ai rimborsi kilometrici ed agli anticipi). Fanno eccezione i resi perché, in questo caso, verrà generato un solo record dove, il campo dedicato ai riferimenti contabili, rimane blank. 2. Per la generazione delle spese è testato il campo Sede\Fattura della voce da generare. Nel caso di anticipi (AN), rimborsi kilometrici (K1,K2) e resi (RS) NON è preso in considerazione. MODULO PAYIMP (TUTTE LE TIPOLOGIE DI MASCHERE) Altri Moduli/ Import file/ Esecuzione /Esegui import Quando si importa utilizzando il tracciato SBI-ANACART, se per l anagrafica in questione sono presenti più Rapporti di Lavoro, la carta non viene abbinata ad alcun dipendente, per cui l assegnazione della carta dev essere effettuata manualmente. Setup Pagamenti Elettronici/ Generale Il campo "Blocco invio NS controllando movimenti non giustificati" verifica, in fase di invio della Nota Spese, che per la mensilità (e quelle precedenti) non ci siano movimenti non giustificati. Ottimizzato il controllo per gli utenti che utilizzano il calcolo per singola trasferta. Ora il controllo funziona in questo modo e può assumere i seguenti valori: a. "Disattivato": in fase di invio della Nota Spese non viene effettuato alcun controllo b. "Warning": in fase di invio il controllo emette una segnalazione ma permette di inviare la Nota Spese c. "Bloccante": in fase di invio il controllo emette una segnalazione e non permette di inviare la Nota Spese (quando il campo era valorizzato dalla precedente versione, il campo viene impostato con Bloccante ) Il controllo viene effettuato in diverse modalità sulla base della "modalità di calcolo" in uso dal dipendente, ovvero: - "Calcolo Mensile": verifica l'esistenza di movimenti non giustificati per l'anno\mese corrispondente alla nota spese che si sta inviando (non si considerano eventuali movimenti dei mesi precedenti) - "Singola Trasferta": verifica l'esistenza di movimenti non giustificati compresi tra le date di inizio e fine periodo della nota spese in questione (non sono considerati eventuali movimenti precedenti alla data di inizio o successivi alla data di fine) Se nel campo al punto 1 è presente l'opzione "Warning" o "Bloccante", compare anche <Considera movimenti arretrati>. Se attivato controlla anche l'esistenza di movimenti precedenti alla data di inizio periodo della nota spese; - "Calcolo Mensile": verifica anche l'esistenza di eventuali movimenti dei mesi precedenti ; - "Singola Trasferta": verifica movimenti precedenti la data di inizio periodo. EXPENSE Ergonomia Applicativa ZTRAVEL *Attenzione: in caso di precedente utilizzo dei moduli WF Trasferte e WF Nota Spese, per attivare la nuova ergonomia rivolgersi alla struttura commerciale di riferimento Setup ZTravel/ Note Spese Compilazione Nella sezione ATTIVAZIONE MASCHERA ZTRAVEL, aggiunte le opzioni: Precompilazione Anno Mese Per pilotare il mese anno proposti agli utenti che in Inserimento Rimborsi cliccano su Nuova Nota Spese: Sistema Il programma propone anno e mese corrispondenti alla data del sistema (come avveniva finora); Vuoti Il programma non pre compila i campi ed è l utente a doverli indicare; Personalizzata Il programma richiede la compilazione del campo successivo, Numero giorni mese corrente. Quando l utente inserisce, gli viene precompilato anno mese con il mese precedente al mese di sistema fino al numero giorno del mese inserito in Numero giorni mese corrente; successivamente il mese e anno sono quelli corrispondenti alla data di sistema. 20

21 Esempio: Numero giorni mese corrente 4: fino al 4 agosto, compreso, quando inserisco una nuova spese, il mese proposto è luglio; dal 5 agosto in poi sarà agosto. Abilita Rimborso km per fascia mensile Attivabile solo per Calcolo Mensile. Se spuntato, quando l utente inserisce i rimborsi km, non gli viene visualizzato l importo rimborsato, perché lo stesso viene calcolato al momento del salvataggio, sommando il numero di km inserito per ogni tratta e classificandolo per: o Tipo Auto o Modello Auto o Tipo Rimborso Ai km totali così suddivisi è applicata le rispettiva tariffa, se differenziata per numero km. Esempio: da 0 a 100 km Rimborso al km 0.50 ; da 101 a 9999 km Rimborso al km 0.75 Se nel mese si sono percorsi più di 100 km, il rimborso avviene applicando 0.75 sul numero totale km; altrimenti <Abilita cella come puntatore per inserire spese> Se spuntato, l inserimento delle spese funziona in modalità differente, ovvero l utente deve: - Posizionarsi, utilizzando la griglia, sulla spesa che deve inserire; - indicare gli importi sulla parte destra del video. Gli stessi sono riportati nelle celle di sinistra. L esposizione cambia rispetto all altra metodologia, perché le spese inserite in valuta, e convertite nella divisa principale dell azienda, sono visualizzate convertite sia nella colonna del giorno, sia nei totali (vedere figura). La scelta di questa opzione è utile nelle aziende in cui si fa un utilizzo massiccio di valute differenti alla principale: Setup ZTravel/ Note Spese/Generale <Attiva HR My Space> Se spuntato, nel gadget HR My Space di HRPortal, quando accede l approvatore che ha delle richieste da trattare, visualizza l icona da cui può accedere direttamente alla maschera Setup ZTravel/ Note spese Calcolo CALCOLO INDENNITA TRASFERTE ARRETRATE <Abilita calcolo indennità trasferte a cavallo mese> Per abilitare una particolare gestione del credito; quando il trattamento relativamente all assegnazione delle indennità, per trasferte che iniziano in un mese e finiscono quello successivo, considera la parte di quest ultimo come se fosse del mese di inizio trasferta. Esempio: Assegnazione delle indennità solo se si fanno almeno 5 giorni di trasferta; al raggiungimento del quale le indennità sono assegnate a partire dal 1^ giorno. Partenza il 29 settembre Ritorno il 3 ottobre Nel normale calcolo la nota spese di settembre si chiuderebbe senza nessuna assegnazione; con l attivazione del calcolo a cavallo mese invece, quando l utente elabora la nota spese di ottobre, il programma calcola le diarie considerando la trasferta come se fosse un unico mese. Le diarie riferite a settembre sono assegnate nel prospetto degli arretrati della nota spese di ottobre. - Si precisa che la gestione si ha solo ed esclusivamente per i rimborsi importati dal modulo trasferte. - I RIMBORSI DEL PRIMO MESE NON DEVONO ESSERE RIELABORATI; nel caso il programma segnala (nel calcolo della nota spese del primo mese), che quella del mese successivo deve essere ricalcolata: 21

22 Altre funzioni coinvolte: Tabelle / Note Spese/ Spese/ Anagrafica Tipologie Spese <Aggiorna spesa mese prec. In caso di trasf. a cavallo mese> Le spese in questione, se inserite nel secondo mese del cavallo, sono ripartite anche sul primo mese. L esempio di spesa su cui applicare la spunta è l alloggio, solitamente inserito sull ultimo giorno di trasferta ma ripartito su tutti quelli precedenti. In questo caso il programma emette una segnalazione sui rimborsi del primo mese: - Se la nota spese del primo mese si trova in status 99 non può essere ricalcolata ma il programma lo segnala: Tabelle / Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese <Tipologia di spese per trattenuta da trasferte arretrate> Sempre per effetto del calcolo delle trasferte arretrate a cavallo mese, ci si potrebbe trovare nella seguente casistica: - Mese di marzo con una trasferta a cavallo mese dal 30 marzo al 5 aprile importata nelle note spese spezzata : nota di marzo contenente dal 30 al 31 marzo; nota di aprile contenente dal 1 al 5 aprile; - Quando si elabora la nota spese di marzo, il programma non trova il numero di giorni sufficiente all assegnazione delle indennità, per cui eventuali spese di pranzo e cena sono riconosciute; - Quando si elabora aprile, visto che la trasferta dall 1 al 5 aprile è come se fosse di marzo, in quanto il suo proseguimento, allora il calcolo assegna le indennità anche per i giorni di marzo; - Nella definizione indennità è stato scelto di azzerare le spese di pranzo e cena in caso di assegnazione delle indennità; quindi le spese di vitto riconosciute precedentemente per il mese di marzo devono essere stornate, per effetto dell assegnazione delle indennità avvenuta per gli stessi giorni. In questo caso, utilizzare il campo aggiunto per abbinare alle spese di pranzo e cena (e alloggio, se necessario), la relativa tipologia di voce per lo storno (da far confluire in paghe su una voce specifica con il trattamento appropriato). Nel caso sopra menzionato, l esito del calcolo sarà: Dove, per effetto dell assegnazione delle diarie sul mese arretrato, si storna un totale di 30 si spese inserite nella nota spese del periodo. <Abilita suddivisione spesa> Se spuntato, compaiono anche i campi <Descrizione> e <Tipo>. Lo scopo della funzionalità è di dare la possibilità ai vari utenti che accedono ai rimborsi (compresi approvatori e/o Ufficio del Personale), di decidere che una spesa inserita sia soggetta ad un diverso limite rispetto al solito. La dicitura compilata nel campo descrizione, sarà quella che figura in Inserimento Spese; di fianco ad un chek box che, se spuntato, fa sì che l importo limite sia quello definito per la tipologia indicata nel campo Tipo. Si precisa che il resto del trattamento previsto per la spesa (stampe, file paghe, file contabile), rimane invariato; quindi quello definito per l anagrafica spesa inserita. Per le spese con attive entrambe le opzioni Abilita data inizio e fine validità obbligatoria e Attiva 22

23 Ripartizione automatica è stato fatto in modo che le date di inizio e fine validità (inserite sulla spesa principale esempio albergo offerto) siano assegnate automaticamente anche alle spese generate automaticamente (esempio albergo personale, albergo offerto a colleghi, esterni ecc). Inserimento Rimborsi Nel cruscotto iniziale sono state apportate delle modifiche nella spalla di destra che sintetizzano in modo più funzionale la visualizzazione dei dati dei rimborsi. Sempre nel cruscotto iniziale, introdotto il pulsante per la visualizzazione delle spese. Il layer riporta l elenco delle spese inserite, senza possibilità di modifica. Contestualmente a questa implementazione, introdotta la visualizzazione del campo N.Doc e dell importo pre-modifica da parte dell autorizzatore \ amministratore. Introdotto il bottone di Copia Trasferta Richiede su che data si vuol copiare e duplica i dati della tratta. Se la trasferta DA cui duplicare si articola su più giorni, lo stesso numero giorno è preso come riferimento per la trasferta su cui duplicare. Esempio: Trasferta originaria (da cui copiare): Andata 22/11 - Ritorno 25/11 Trasferta duplicata (su cui copiare) quando l utente ha indicato sul campo <Sulla data> 26/11 Andata 26/11 - Ritorno 29/11 Gli orari rimangono invariati e sono copiati anche i rimborsi kilometrici, indennità della relativa sezione e le annotazioni. Quando si inserisce una nuova trasferta, il campo data viene pre compilato con il giorno di inizio mese. All interno della maschera della nota spese, il bottone Si apre con le seguenti modalità: 1. Se è spuntato <Attiva gestione auto assegnate> in Setup ZTravel /Gestioni e al dipendente è stata assegnata un auto aziendale (come adesso) 2. Se è spuntato <Verifica inserimento km inizio\fine mese> in Setup ZTravel / Gestioni Di conseguenza, il layer che si apre, si comporrà in maniera differente, a seconda dei flag che sono abilitati : Attiva gestione auto assegnate Verifica inserimento km inizio\fine mese Figura di riferimento X Figura 1 X Figura 2 X X Figura 3 Figura 1 Figura 2 23

24 Figura 3 Seguono i dettagli dei layers: - Figura 1: è esattamente lo stesso layer di prima - Figura 2: è composto da un griglia precompilata che elenca tutte le prenotazioni, effettuate dal dipendente, comprese tra la data di inizio periodo della nota spese e la data di fine periodo della nota spese. I campi non saranno editabili ad eccezione di KM Inizio e KM Fine : viene verificato che i KM Fine siano maggiori o uguali a KM Inizio ; - Figura 3: l unione delle funzionalità di Figura 1 e Figura 2. Quando è attivo il campo <Verifica inserimento km inizio\fine>, In fase di salvataggio della nota spese, il programma effettua un controllo bloccante, che verifica tutte le auto prenotate tra la data di inizio e fine della nota spese e, se presenti ma senza l indicazione dei km inizio\fine, avvisa l utente del mancato inserimento. Inserimento Rimborsi/ Sezione Itinerario e Rimborsi Al fine di renderne più agevole l inserimento, è stata rivista la maschera di inserimento dei rimborsi km. Per aggiungere il rimborso cliccare sul +. In base ai dati compilati nel Rapporto di Lavoro dell utente le varie colonne possono figurare già compilate o meno; il Tipo rimborso, se non presente nel Rapporto di Lavoro, può essere proposto in automatico quando in Tabelle/ Note Spese/ Autovetture/ Tipo Rimborso sono spuntati i campi <Attribuzione automatica se loc. partenza uguale a loc. di arrivo>/ < Attribuzione automatica se loc. partenza diversa da loc. di arrivo>. Il numero targa è proposto solo quando è attiva la gestione auto assegnate o la gestione auto in pool e se accede un utente con l'auto assegnata, o in pool, nel periodo della trasferta. LE MODIFICHE AI DATI DELLE TRATTE SONO EFFETTUATE IN TEMPO REALE. Con la precedente versione era stato implementato un controllo, in fase di salvataggio della nota spese, che verifica quanto presente nel campo Tipo Auto nel Rapporto di Lavoro e quanto inserito nei Rimborsi KM. Ora lo stesso controllo avviene anche per le impostazioni effettuate in "Modello Auto" e "Tipo Rimborso". Quindi, solo se compilati nel Rapporto di Lavoro, all atto del salvataggio, viene emessa la segnalazione. La stessa segnalazione è poi visibile direttamente dal dashboard. Inserimento Rimborsi/ Sezione Spese Le spese importate da TRAVEL che riguardano prenotazioni dell Ufficio Viaggi NON sono più modificabili dall utente Per le spese per cui è possibile inserire il dettaglio (spunta su <Abilita dettaglio spese> in anagrafica spese), è stata effettuata la seguente modifica: - Se l utente ha compilato le righe di dettaglio, il programma evidenzia la cosa tramite la presenza della dicitura Utilizzato il dettaglio spese, e per modificare gli importi E NECESSARIO accedere al dettaglio perché l importo della cella E BLOCCATO; - Per cancellare la spesa occorre operare sulla spalla destra; - Se l utente ha inserito l importo direttamente nella cella, allora lo può modificare anche da lì. Ottimizzata la maschera di inserimento delle spese con attiva la ripartizione automatica. Nello specifico, quando si specifica la tipologia di persone a cui è stata offerta la spesa, a seconda di come è configurata la spesa in cui deve essere ripartita, il programma richiede la compilazione di certi campi piuttosto che altri: Esempio: 24

25 Voce di spesa Pranzo offerto a colleghi: Quando l utente inserisce che ha offerto a colleghi sono richiesti tutti i dati: Voce di spesa 0002 Spese rappresentanza clienti: Quando l utente inserisce che ha offerto a clienti non viene richiesto nient altro, visto che la spesa non è abilitata ai nominativi: Le spese importate da TRAVEL che riguardano prenotazioni dell Ufficio Viaggi NON sono più modificabili dall utente Inserimento Rimborsi/Definizione Ore Inserito una segnalazione forzabile quando sono inserite un numero di ore totali per ciascuna giornata di trasferta maggiore di 24. Sono confrontati sia le causali a quantità che quelle che prevedono l inserimento di un Dalle/ Alle. La segnalazione non compare quando si ha la spunta sul campo <Definizione Timesheet> in Setup Compilazione. Importazione Spese Prepagate La gestione consente l importazione delle spese prepagate da file (esempio Carta Carburante/ Telepass ecc). I movimenti sono importati da file esterni, e in seguito inseriti: - Tramite richiesta all utente, nelle note spese in bozza; - Tramite processo schedulato, in caso di note spese ad uno stato successivo (comunque differente dal 99 - Fine Processo ). Il processo schedulato, oltre ad inserire le spese, provvede anche al calcolo della nota spese Setup ZTravel/ Note Spese/ Generali <Abilita import prepagate> Per attivare la gestione 25

26 Altri Moduli/ Import file / Esecuzione/ Configurazione Import Nella presente funzione l utente deve impostare il tracciato del file da importare, utilizzando, come tabella, quella creata appositamente, ovvero Tabella import prepagata, che prevede i seguenti campi : Campo Descrizione \ Utilizzo Obbligatorio AZIENDA Codice Azienda del dipendente X DIPENDENTE Codice del rapporto di lavoro del dipendente X CODICE TRASFERTA Codice identificativo della trasferta Almeno uno dei due DATA SPESA Data di sostenimento della spesa campi deve essere compilato VOCE SPESA Codice della voce di spesa o della categoria merceologica X TIPO PAGAMENTO Codice della tipologia di pagamento o della codifica X IMPORTO IN DIVISA Importo della spesa in divisa/scegliere sempre un formato con i decimali X DIVISA Codice ISO della divisa X CONTROVALORE Controvalore della spesa in valuta aziendale/scegliere sempre un formato con i X decimali IMPORTO PIU Eventuale importo da aggiungere alla spesa (es. tasse, maggiorazioni) /scegliere sempre un formato con i decimali IMPORTO MENO Eventuale importo da sottrarre alla spesa (es. sconti, storni) /scegliere sempre un formato con i decimali FATTURA Valorizzato con F se è presente una fattura DATA FATTURA Data di emissione della fattura PARTITA IVA Partita IVA dell intestatario della fattura RAGIONE SOCIALE Ragione sociale dell intestatario della fattura LOCALITA FATTURA Località dell intestatario della fattura NUMERO FATTURA Numero della fattura ALIQUOTA IVA Aliquota IVA applicata alla fattura IMPONIBILE Imponibile IVA della fattura/scegliere sempre un formato con i decimali IVA Valore IVA della fattura/scegliere sempre un formato con i decimali NOTE Note generiche attribuite alla spesa TARGA SPESA Targa del veicolo CENTRO DI COSTO Codice del centro di costo su cui attribuire la spesa LIBERO 4 Codice dell entità Libero 4 attribuita alla spesa COMMESSA Codice della commessa attribuita alla spesa LITRI Numero Litri di rifornimento/scegliere sempre un formato con i decimali KM LAVORO Numero di KM per uso lavorativo KM PERSONALI Numero di KM per uso personale KM EFFETTIVI Numero KM effettivi DATA CHECK-IN Data di check-in (per es. albergo) DATA CHECK-OUT Data di checkout (per es. albergo) NUMERO GG Numero di giorni attribuiti alla spesa (es. num. notti) NUMERO PERSONE Numero di persone per le quali è stata sostenuta la spesa IMPORTATO Indica se la riga corrente è stata importata in nota spese o nella tabella di parcheggio I dati identificativi del dipendente che arrivano dai vari files, quasi sicuramente non coincidono con il codice azienda / dipendente assegnati in ZTravel; per cui durante l impostazione del tracciato, è possibile utilizzare le seguenti variabili che permettono al programma di recuperare il codice del dipendente durante l import: Campo CODICE ESTERNO RAPPORTO DI Descrizione \ Utilizzo Dato il codice esterno del rapporto di 26

27 LAVORO CODICE ESTERNO SOGGETTO CODICE FISCALE TARGA DEL VEICOLO DA RAPPORTO DI LAVORO TARGA AUTO ASSEGNATA AL DIPENDENTE (DA ASSEGNATARIO AUTO) CODICE TELEPASS DELL AUTO ASSEGNATA AL DIPENDENTE (DA ASSEGNATARIO AUTO) CODICE VIACARD DELL AUTO ASSEGNATA AL DIPENDENTE (DA ASSEGNATARIO AUTO) CODICE CARTA CARBURANTE DELL AUTO ASSEGNATA AL DIPENDENTE (DA ASSEGNATARIO AUTO) CODICE TRASFERTA lavoro, risalire al codice azienda\dipendente Dato il codice esterno del soggetto, risalire al rapporto di lavoro attivo alla data di esecuzione dell importazione Dato il codice fiscale del dipendente, risalire al rapporto di lavoro attivo alla data di esecuzione dell importazione Data la targa di un veicolo, ricavare il rapporto di lavoro cercando il valore all interno del campo Targa default della sezione Trasferte e Note Spese Data la targa di un veicolo, ricavare il rapporto di lavoro verificando la targa dell auto a quale rapporto di lavoro è stata associata (Assegnatari auto) Dato il codice telepass di un veicolo, ricavare il rapporto di lavoro verificando il codice telepass (che si trova nella tabella del contratto dell auto), a quale auto è associata e, di conseguenza, a quale dipendente è associata l auto. Dato il codice della viacard di un veicolo, ricavare il rapporto di lavoro verificando il codice viacard (che si trova nella tabella del contratto dell auto), a quale auto è associata e, di conseguenza, a quale dipendente è associata l auto. Dato il codice della carta carburante di un veicolo, ricavare il rapporto di lavoro verificando il codice della carta (che si trova nella tabella del contratto dell auto), a quale auto è associata e, di conseguenza, a quale dipendente è associata l auto. Dato il codice univoco della trasferta generato da ZTravel, risalire al codice del rapporto di lavoro abbinato a quella trasferta. Una volta definito il tracciato, occorre eseguire l import, che parcheggia le spese nella tabella di database hftr_000001prepaid. Tabelle / Note Spese / Compilazione Note Spese /Raccordo Spese-File Per effettuare, per azienda, l abbinamento tra la voce di spesa e la tipologia di pagamento presente nella tabella descritta nel paragrafo precedente e le effettive voci di spesa (e relativa tipologia di pagamento) da utilizzare all interno della Nota Spese. Nel dettaglio le singole voci che compongono la tabella: Spesa file: campo libero che permette di scrivere il valore da leggere all interno del file o Tutte: se spuntato, prende in considerazione tutti i valori del campo Spesa File che, ricollegandoci alle variabili della tabella di configurazione, corrisponde al campo VOCE SPESA Tipo Pag. file: campo libero che permette di scrivere il valore da leggere all interno del file o Tutte: se spuntato, prende in considerazione tutti i valori del campo Tipo Pag. File che, ricollegandoci alla tabella di pag. 4/5, corrisponde al campo TIPO PAGAMENTO Spesa ZTravel (+): sarà il codice della voce di spesa sulla quale verrà importato il valore. La voce scelta in questa occasione sarà utilizzata per gli importi POSITIVI Tipo Pag. file (+): sarà il codice della tipologia di pagamento da utilizzare, con la spesa indicata in precedenza. La tipologia scelta in questa occasione sarà utilizzata per gli importi POSITIVI Spesa ZTravel (-): sarà il codice della voce di spesa sulla quale verrà importato il valore. La voce scelta in questa occasione sarà utilizzata per gli importi NEGATIVI Tipo Pag. file (-): sarà il codice della tipologia di pagamento da utilizzare, con la spesa indicata in precedenza. La tipologia scelta in questa occasione sarà utilizzata per gli importi NEGATIVI Importo di riferimento: si indica quale importo utilizzare in fase di importazione della spesa dalla tabella importata. o Somma: l importo da utilizzare per la spesa è la somma, facendo riferimento alla tabella di pag. 4, dei campi: 27

28 o o o IMPORTO IN DIVISA (+) IMPORTO PIU (+) IMPORTO MENO (-) Il controvalore sarà uguale alla somma calcolata: in caso di spesa in divisa differente da quella aziendale, viene utilizzato il cambio dato dalla divisione tra IMPORTO IN DIVISA e CONTROVALORE Importo: l importo da utilizzare è quello presente nel campo IMPORTO IN DIVISA e, il controvalore, è quello presente nel campo CONTROVALORE. La divisa da utilizzare è quella presente nel campo DIVISA Importo + : l importo da utilizzare è quello presente nel campo IMPORTO PIU e, il controvalore, è lo stesso valore del campo IMPORTO PIU. In caso di divisa differente dalla valuta aziendale (la divisa da utilizzare sarà presente nel campo DIVISA ), il controvalore si ottiene applicando il cambio di quel giorno (o il primo cambio più recente, come avviene per un inserimento manuale della spesa) Importo - : l importo da utilizzare è quello presente nel campo IMPORTO MENO e, il controvalore, è lo stesso valore del campo IMPORTO MENO. In caso di divisa differente dalla valuta aziendale (la divisa da utilizzare sarà presente nel campo DIVISA ), il controvalore si ottiene applicando il cambio di quel giorno (o il primo cambio più recente, come avviene per un inserimento manuale della spesa) La scelta tra Spesa e Tipo Pag. Ztravel positivo o negativo avviene guardando l importo proveniente dall importazione; se quest ultimo è positivo allora considero i positivi se è negativo i negativi. Il campo Importo di riferimento serve solo a calcolare il campo IMPORTO e CONTROVALORE della tabella delle spese L utilizzo della tabella Raccordo Spese non è obbligatorio: se non è presente alcuna riga per la combinazione Tipo Spesa file e Tipo Pag. file, si cercherà di effettuare l inserimento con i valori presenti (se non esiste alcuna voce di spesa o tipo pagamento con quel codice, verrà segnalato un errore al termine della procedura di importazione). Per la scelta invece della riga corretta della tabella di raccordo spese si sono create i seguenti casi: Azienda dipendente + spesa specifica + tipo pagamento specifico Azienda dipendente + spesa specifica + tipo pagamento generico Azienda dipendente + spesa generica + tipo pagamento specifico Azienda dipendente + spesa generica + tipo pagamento generico Azienda spesa specifica + tipo pagamento specifico Azienda spesa specifica + tipo pagamento generico Azienda spesa generica + tipo pagamento specifico Azienda spesa generica + tipo pagamento generico Inserimento Rimborsi Come anticipato nel paragrafo precedente, l importazione di queste spese può avvenire anche all interno della maschera di Elenco Trasferte accedendo in modifica di una trasferta già creata o in fase di creazione di una nuova trasferta. Le spese importate da questo flusso, non possono mai essere modificate (se non il contenuto di Spese Offerte ) e, solo da amministratore, possono essere cancellate. Processo schedulato Il processo hftr_bschprepaid, eseguibile anche manualmente dal Lancio manuale, che importa queste spese prende in considerazione tutte le note spese e, una volta eseguita l importazione, esegue il calcolo della nota spese, per poter permettere la corretta scrittura nella tabella hftr_nsfilespese (prevenendo così il caso in cui la nota spese non venga risalvata dall utente e, di conseguenza, ricalcolata). Al termine del processo schedulato viene popolato un log con gli errori e le spese non importate, visualizzabile nel menu Funzioni amministratore / Nota spese / operativi / Log spese prepagate. Funzioni amministratore / Note spese / Operativi /Log spese prepagate Alimentato dagli errori e le spese non importate durante il processo schedulato. TRAVEL Ergonomia Applicativa ZTRAVEL *Attenzione: in caso di precedente utilizzo dei moduli WF Trasferte e WF Nota Spese, per attivare la nuova ergonomia rivolgersi alla struttura commerciale di riferimento Setup Ztravel/ Trasferte/Compilazione <Attiva sezione riferimenti Contabili>. Se spuntato, compaiono le seguenti opzioni: <Riferimenti contabili obbligatori> 28

29 Se spuntato, rende obbligatoria la compilazione dei riferimenti contabili in Pianificazione Trasferta. Occorre specificare QUALI riferimenti contabili rendere obbligatori nella sezione successiva Obbligatorietà parametrica. <Inserisci automaticamente i riferimenti contabili> Se spuntato, sono aggiunti alle trasferte inserite i riferimenti contabili presenti per il dipendente nel Rapporto di Lavoro/Trasferte e Note Spese. <Abilita Inserimento per destinazione> Se spuntato, la maschera di Pianificazione Trasferta viene semplificata come in figura: Così compilata, l utente è partito per Roma il 29 alle h 8 ed è rientrato il 30 alle 18. Il campo <Rientro in sede> si presenta già spuntato. Quindi non è obbligatorio indicare la località di partenza, che viene comunque ripresa dal Rapporto di Lavoro o dal soggetto. Se l itinerario fosse: - 29/09 Sede Roma - 30/09 Roma Viterbo - 30/09 Viterbo Sede Allora la compilazione diventerebbe, dopo aver cliccato sul pulsante Nuova Destinazione: IL PROGRAMMA AGGIUNGE AUTOMATICAMENTE LA TRATTA DI RITORNO IN SEDE, PRENDENDO COME PARTENZA L ULTIMA DESTINAZIONE INSERITA (nel caso sopra, Viterbo). Quando nel Rapporto di Lavoro o nel soggetto non sono compilati i comuni di sede o residenza, il programma emette la segnalazione bloccante: Non è stata codificata per il tuo profilo la località di partenza In quest ultimo caso si potrebbe impostare il Setup con l aggiunta del successivo flag INSERIMENTO PER DESTINAZIONE <Visualizza località di partenza> Con la spunta, Il funzionamento è uguale al precedente; solo compare anche la località di partenza che, se impostata nel Rapporto di Lavoro, è già compilata, altrimenti l utente può provvedere al suo inserimento. PRECISAZIONE PER L IMPOSTAZIONE AGGIUNGI LOCALITA NON CODIFICATA Il funzionamento è diverso dal precedente; ora, cliccando su Aggiungi città non codificata l utente crea la località, che poi dovrà selezionare dalla normale lente per compilare il campo. Setup Ztravel/ Trasferte/ Note personalizzate Ora la sezione è attivabile a prescindere dalle impostazioni su altri campi, quindi può essere utilizzata quando lo si ritiene necessario. Funzionamento. Se in setup l impostazione è la seguente: Le diciture inserite nel campo <Testo> sono indicative e non figurano da nessun altra parte. Quando l utente inserisce la trasferta, compare una sezione in più: Ufficio Cassa/ Gestione Cassa Nei filtri avanzati è possibile impostare anche Filiale/ Dipendenza; Aggiunta nel dashboard l informazione della località e date della trasferta. 29

30 Gestione Mail Dalla presente versione quando un utente Annulla una trasferta per cui l ufficio viaggi aveva già effettuato delle prenotazioni, parte automaticamente una mail destinata all ufficio viaggi. La mail ha lo stesso oggetto/ testo impostato in Setup Trasferte/ Mail, nella sezione Parametri per Ufficio Prenotazioni. Setup Trasferte/ Mail Quando sono attivate le mail nella sottosezione Parametri per approvatori/ Ufficio cassa, quando l utente annulla una trasferta che era già stata inviata, ora parte automaticamente una mail destinata all autorizzatore della richiesta e all utente ufficio cassa. ATTENZIONE: per rendere comprensibile la mail al destinatario, occorre utilizzare, nelle variabili parametrizzabili accessibili cliccando sulla relativa busta, quella che identifica lo Stato della Trasferta, in modo da dare evidenza del fatto che è annullata. Menù Ufficio Viaggi/ Richieste Prenotazioni Ora l utente può inserire ulteriori richieste di prenotazioni oltre a quelle già inserite dall inseritore. Le stesse sono poi visualizzabili e gestibili anche dal viaggiatore, in Pianificazione. Pianificazione Trasferta I campi la cui compilazione è richiesta obbligatoriamente sono contrassegnati da un asterisco Nei dettagli dell approvazione figura l utente che ha trattato la trasferta anche quando la stessa è stata eseguita dal punto di menù Funzioni Amministratore/ Cruscotti. Le spese importate che arrivano da biglietti trattati dall utente agenzia di viaggi, non sono più modificabili dall utente, ma solo dal menù Utilità Ufficio del Personale / Trasferte/ Cruscotti/ Elenco Trasferte Setup ZTravel/ Trasferte/ Obbligatorietà parametrica Aggiunta la colonna <Disabilitato>. Se spuntato, il campo in questione è visibile in Pianificazione Trasferta ma non ne è possibile la modifica. Setup ZTravel/ Trasferte/Generale <Attiva HR My Space> Se spuntato, nel gadget HR My Space di HRPortal, quando accede l approvatore che ha delle richieste da trattare, visualizza l icona da cui può accedere direttamente alla maschera: INTRODUZIONE DELLA STIMA COSTI IN PIANIFICAZIONE TRASFERTA E RICHIESTA ANTICIPI IN PERCENTUALE RISPETTO ALLA STIMA COSTI. Il dipendente, in fase di pianificazione della trasferta, deve avere la possibilità di indicare le spese previste per la trasferta che sta pianificando. L importo delle spese pianificate dev essere confrontato con i limiti giornalieri, per singola voce di spesa, differenziati per alcuni parametri (es. azienda \ contratto \ qualifica \ ecc.). Qualora, la trasferta, sia superiore a 1 giorno, il dipendente ha la possibilità di richiedere un anticipo. L importo di quest ultimo NON può essere superiore al 75% della somma derivata dalla stima effettuata in precedenza. Funzioni coinvolte: 1. Setup ZTravel e Sezione Trasferte e Note Spese del Rapporto di Lavoro 2. Anagrafica Spese 3. Nuova Tabella Limiti Spese Trasferte 4. Maschera di compilazione Travel e Dashboard 5. Ufficio Cassa Setup Ztravel / Trasferte / Compilazione <Abilita Sezione Stima Costi> 30

31 Se spuntato, abilita una nuova sezione dalla quale inserire le spese previste. Compaiono i campi MODALITA DI CONTROLLO DEI LIMITI DI SPESA: scegliere Warning o Bloccante in relazione alla modalità di controllo dei limiti di spesa per trasferte. Nella SEZIONE ANTICIPI Sempre nel setup, aggiunti: <Disabilita inserimento anticipi per trasferte di un giorno> Se attivo, in fase di pianificazione della trasferta, non è possibile inserire richieste di anticipo se la durata della trasferta è inferiore a 24 ore. <Abilita anticipi in percentuale su stima costi> Attiva la nuova gestione legata agli anticipi. <Percentuale> Visualizzabile solo se il campo precedente è abilitato. Impostare un valore numerico (compreso tra 1 e 100). Setup Trasferte/ Mail Nuova variabile, SOLO per la mail Segnala Richiesta Trasferta per l autorizzatore; anche via mobile. Contiene il totale della stima costi effettuata nella trasferta dal dipendente (${STIMACOSTI} ). Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Trasferte e Note Spese <Stima Costi Trasferte NON obbligatoria> Se spuntato, il dipendente non è obbligato ad inserire una stima costi Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese <Abilita Spesa in Stima Costi Trasferte> Se spuntato, la spesa è visualizzata all interno della nuova sezione Stima Costi in Pianificazione Trasferta. Tabelle / Trasferte / Stima Costi / Limiti Spese Nuova tabella in cui definire i limiti con cui confrontare le singole spese inserite nella Stima Costi. E possibile differenziare i limiti al variare di Azienda \ Contratto \ Qualifica \ Tratt. Contr. Trasferta. In aggiunta, all interno per: - Voce di Spesa: la ricerca filtra le spese nella cui anagrafica è spuntato Abilita Spesa in Stima Costi Trasferte ; - Raggruppamento Geografico (dove indicando 99 sono considerati tutti); - Motivazione Trasferta (dove indicando 99 sono considerate tutte). Il limite può essere: - Giornaliero: l importo indicato per quella determinata voce di spesa \ ragg. geo. \ motivazione sarà riferito alla singola giornata di trasferta - Massimale Trasferta: l importo indicato per quella determinata voce di spesa \ ragg. geo. \ motivazione è applicato come massimo valore di confronto per l intera durata della trasferta Esempio di applicazione dei limiti: 1. Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100, limite giornaliero spesa X pari a 20 a. 100 (stima spesa) / 5 (giorni trasferta) = 20 giornalieri -> limite giornaliero 20 -> OK 2. Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100, limite giornaliero spesa X pari a 15 a. 100 (stima spesa) / 5 (giorni trasferta) = 20 giornalieri -> limite giornaliero 15 -> LA STIMA DA CONSIDERARE E PARI A 15 X 5 GG. 3. Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100, limite massimale trasferta spesa X pari a 100 a. 100 (stima spesa) -> limite massimale trasferta 100 -> OK 4. Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100, limite massimale trasferta spesa X pari a 90 a. 100 (stima spesa) -> limite massimale trasferta 90 -> LA STIMA DA CONSIDERARE E PARI A Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100, limite giornaliero spesa X pari a 20 e limite massimale trasferta spesa X pari a 100 a. 100 (stima spesa) / 5 (giorni trasferta) = 20 giornalieri -> limite giornaliero 20 -> OK b. 100 (stima spesa) -> limite massimale trasferta 100 -> OK 6. Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100, limite giornaliero spesa X pari a 20 e limite massimale trasferta spesa X pari a 90 a. 100 (stima spesa) / 5 (giorni trasferta) = 20 giornalieri -> limite giornaliero 20 -> OK b. 100 (stima spesa) -> limite massimale trasferta 90 -> LA STIMA DA CONSIDERARE E PARI A 90 31

32 7. Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100, limite giornaliero spesa X pari a 15 e limite massimale trasferta spesa X pari a 70 a. 100 (stima spesa) / 5 (giorni trasferta) = 20 giornalieri -> limite giornaliero 15 -> AI FINI DELLA STIMA LA SPESA GIORNALIERA DI X E PARI A 15 b. 15 ( nuovo importo spesa giornaliera) X 5 (giorni trasferta) = 75 ( nuova stima spesa) -> limite massimale trasferta 70 -> LA STIMA DA CONSIDERARE E PARI A 70 In fase di salvataggio della tabella, viene emesso un errore bloccante qualora, per le 3 discriminanti, siano presenti dei records che hanno sia il valore Tutte che un valore specifico. Esempio: Rag. Geo. = 9999 Motivazione = 01 Rag. Geo. = 0001 Motivazione = 01 In questo caso, non verrà consentito il salvataggio poiché, in questa configurazione, si hanno 2 massimali per la stessa voce di spesa. Pianificazione Trasferta Nuova sezione: Sono elencate tutte le voci di spesa che, potenzialmente, un dipendente può inserire. Le spese visualizzate sono tutte quelle che hanno spuntato <Abilita Spesa in Stima Costi Trasferte> in Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese. La griglia, quindi, mostra tante righe tante quante sono le spese utilizzabili dal dipendente mentre, le colonne da visualizzare, sono: Voce di spesa Visualizza la descrizione della voce di spesa Massimale giornaliero Viene indicato il limite giornaliero previsto per questa spesa Massimale trasferta Indica il limite per trasferta previsto per questa spesa Importo Stimato Importo inserito dall utente. Nella sezione ANTICIPI, invece, la griglia non permette l inserimento di nuovi anticipi se, in Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione è spuntato <Disabilita inserimento anticipi per trasferte di un giorno>. 32

33 Viene visualizzata la dicitura Anticipazione massima: XXX,XX pari al YY,YY % della stima effettuata, dove XXX,XX corrisponde al totale della stima effettuata dal dipendente nell opportuna sezione e YY,YY alla percentuale indicata in Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione / Abilita anticipi in percentuale su stima costi - Percentuale. La dicitura è visualizzata solo se, in Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione, è spuntato <Abilita anticipi in percentuale su stima costi>. Nella colonna di destra, che si compila automaticamente durante la compilazione, viene riportato il totale della stima dei costi effettuata: In fase di salvataggio trasferta, sono effettuati questi tre controlli, in cascata: 1. Stima Costi non effettuata : Qualora NON sia presente il flag Stima Costi Trasferte NON obbligatoria in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / ZTravel / Trasferte e Note Spese, il programma verifica che sia stata effettuata la e blocca il salvataggio fino a quando non è stata fatta. 2. Stima Costi non conforme alle policy stabilite : Qualora, durante il calcolo della stima totale dei costi, una spesa superi il limite giornaliero o il limite per trasferta, viene fornito questo messaggio. Se in Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione è stata selezionata la modalità di controllo Warning, il messaggio viene fornito in fase di salvataggio, ma permette l invio della trasferta: nel caso di Bloccante, oltre al messaggio, viene disabilitato il tasto Invio per la trasferta in questione. 3. Richiesta Anticipi maggiore di quella consentita : Qualora sia spuntato Abilita anticipi in percentuale su stima costi il programma verifica che la somma degli anticipi inseriti non sia maggiore della percentuale inserita in Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione applicata alla somma della stima costi effettuata. Esempi: a. Stima Costi Trasferta 100, anticipo 50, percentuale nel setup 75% -> NESSUN MESSAGGIO DI ANOMALIA b. Stima Costi Trasferta 100, anticipo 80, percentuale nel setup 75% -> ANOMALIA BLOCCANTE Per quanto concerne i dashboard dipendente \ approvatore-inseritore \ amministratore, sono visualizzati, nel riepilogo a destra, la somma della stima costi effettuata dal e, nella griglia che elenca le trasferte, la visione di un icona di attenzione (uguale a quella utilizzata in Note Spese per le Segnalazioni\Anomalie ) che dovrà essere visualizzata solo se, il controllo al punto 2 descritto prima, ha generato un anomalia. Gestione Cassa Anche in questa funzione, se spuntato il campo <Abilita Sezione Stima Costi> in Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione viene visualizzato nel riquadro a destra, la dicitura Stima Costi Trasferta: XXX,XX EUR che corrisponde al totale della Stima Costi effettuata, da quel dipendente, in quella trasferta. FLUSSO ZTRAVEL/ AGENZIA DI VIAGGI SENECA Con la versione in oggetto esiste la possibilità che ZTravel, una volta autorizzata una trasferta che contiene prenotazioni, si interfacci all agenzia di viaggi Seneca che, dopo averle gestite, invia i relativi dati relativi alle trasferte (inserite in TRAVEL). Funzioni interessate: 33

34 1. Setup ZTravel Azienda/Ente Per effettuare l impostazione 2. Esportazione Anagrafiche per Seneca Invia le anagrafiche dipendenti all agenzia con un processo schedulato o eseguibile da Lancio Manuale. 3. Maschera di compilazione ZTravel La pianificazione Trasferta deve contenere ulteriori dati richiesti obbligatoriamente dall agenzia di viaggi per le prenotazioni (esempio il tipo documento per l aereo). 4. Flusso di Richiesta\Conferma prenotazione ed Iter Autorizzativo 5. Importazione Flusso Fatturazione Importa nella base dati i costi effettivi. Setup Ztravel Azienda/Ente Aggiunta una nuova sezione in Setup ZTravel / Trasferte / Integrazione Ag. Viaggi. Nuovi campi : Link WebService: indicare il link dove risiede il WebService per effettuare le chiamate all agenzia viaggi (fornito da Seneca) Path Export Anagrafiche: indicare il percorso in cui scrivere il file contenente le anagrafiche Nome File: indicare il nome file proposto in fase di export Abilita scrittura centro di costo dipendente: Sì: viene scritto il centro di costo del dipendente in fase di export anagrafiche No: non viene scritto il centro di costo del dipendente in fase di export anagrafiche Tipo Pagamento Default: indicare una tipologia di pagamento da attribuire alle singole prenotazioni in fase di conferma. Numero GG mantenimento log: indicare il numero di giorni per il mantenimento dei record di log generati dalle chiamate WS visualizzabile in Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Operativi/ Log WebSevice agenzia viaggi (impostato di default a 60) Numero GG attesa flusso conferma: indicare il numero di giorni, dalla data di chiamata del WS, oltre il quale una prenotazione viene considerata Disdettata, se non prenotata Path Import Flusso Fatturazione: indicare il percorso da cui viene importato il flusso di fatturazione generato da Seneca (con la funzione presente in Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Operativi/ Import fatturazione). La comunicazione con l agenzia è discriminata per Azienda; per cui è presente una sezione in Anagrafici / Azienda/Ente / ZTravel / Trasferte e Note Spese, denominata Integrazione Agenzia Viaggi, dove è presente il campo per disabilitare l utilizzo del flusso automatizzato (una forzatura rispetto a quanto presente nel setup). Il campo è Disattiva integrazione agenzia viaggi ); inoltre è presente anche il campo Codice Azienda (char 15), utilizzato poi nel flusso di esportazione delle anagrafiche. Setup Ztravel / Trasferte / Obbligatorietà Parametrica Due nuovi campi utilizzati nel flusso: Biglietto Aereo Tipo Documento Biglietto Aereo Numero Documento Processi schedulati/ Lancio manuale hftr_bsenecscfile_zt (eseguibile anche da Schedulatore / Lancio Manuale) = produce un file csv contenente le anagrafiche da inviare a Seneca. Lo stato del processo è visibile nel monitor elaborazioni. Il file è generato nel path indicato in Path Export Anagrafiche in Setup ZTravel / Trasferte / Integrazione Ag. Viaggi ed il nome del file è composto da una parte fissa (ripresa da Nome File in Setup ZTravel / Trasferte / Integrazione Ag. Viaggi) ed una parte variabile (_AAAAMMGG_HHMMSS.csv). hftr_bscprenosene_zt = verifica la data di comunicazione a Seneca e, se passati più del numero giorni impostato nel Setup), esegue automaticamente l aggiornamento delle prenotazioni a Disdettata \ Non Prenotata. hftr_logwsagviaggi_zt = svuota il log. Il numero giorni di mantenimento dei dati è impostato nel Setup. Pianificazione Trasferta Per inviare tutti i dati necessari per la richiesta di prenotazione di un servizio, sono stati implementati nuovi campi all interno della maschera di compilazione di Travel. Nello specifico, sono: Sezione Biglietti Viaggio: solo per il biglietto Aereo, due nuovi campi nei nominativi: o Tipo Documento: una combobox che dovrà far scegliere Carta d identità o Passaporto o Numero Documento: campo alfanumerico che corrisponde al numero documento scelto in precedenza 34

35 Sezione Hotels: visualizza sempre il campo Indirizzo. Sezione Noleggio Auto: campo Dettagli per entrambe le località (ritiro, consegna) Flusso Richiesta - Conferma Prenotazione Ed Iter Autorizzativo / Approvazione Trasferta Quando la richiesta di trasferta viene approvata all ultimo livello di autorizzazione (o da amministratore) viene comunicato a Seneca l invio della richiesta di prenotazione. Esempio: trasferta con richiesta di 2 biglietti aereo e un hotel, il programma effettua n. 1 chiamate WS a Seneca (ovviamente, a trasferta approvata), indicando il dettaglio di ogni biglietto. Terminato il flusso di invio delle prenotazioni, la richiesta di trasferta, segue il normale iter per essere importata all interno della Nota Spese. In questo caso, quindi, la trasferta viene importata solo se, da parte dell agenzia viaggi, è avvenuta la comunicazione di conferma (che cambia lo stato del singolo biglietto). Se, la ricezione della conferma della prenotazione, non avviene entro il numero di giorni definito nel setup ( Numero GG attesa flusso conferma ), la prenotazione si considera Disdettata. Occorre schedulare il processo hftr_bscprenosene_zt, che verifica la data di comunicazione a Seneca e, se passati più del numero giorni impostato, che esegue automaticamente l aggiornamento delle prenotazioni a Disdettata \ Non Prenotata. Il risultato del flusso di conferma, sulla base dell identificativo che ci viene inviato, aggiorna i relativi campi nella richiesta di prenotazione. sono aggiornati i campi: Stato Richiesta: fisso a Prenotata / Eseguita Tipo Pagamento: con il campo Tipo Pagamento Default presente in Setup ZTravel / Trasferte / Integrazione Ag. Viaggi Divisa: con la divisa ripresa, per l azienda del dipendente, da Dati Comuni / Tabelle / Generiche / Valute / Associazione Valuta Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Operativi/ Log Websevice Agenzia Viaggi Funzione in cui viene visualizzata una tabella di log, consultabile da amministratore, che contiene il risultato di ogni chiamata WS eseguita. Contiene per le chiamate da ZTravel / Seneca : Data\Ora Comunicazione Tipo Comunicazione Codice Azienda Codice Dipendente Anno Trasferta Numero Trasferta Codice Biglietto Tipo Biglietto Codice Risultato Chiamata WS Descrizione Risultato I primi campi (da Data\Ora Comunicazione a Tipo Biglietto) si valorizzano con i dati della chiamata che si sta effettuando ( Tipo Comunicazione è valorizzato con Richiesta ) mentre, per gli ultimi due, segue la relativa tabella di codifica: Codice Errore 0 Nessun errore Descrizione Errore 1 Mancano elementi necessari all'interno della richiesta 2 Non e' stato specificato nessun id missione 3 Non e' stato specificato nessun dettaglio della prenotazione 4 Nuova richiesta di prenotazione con ID missione gia' esistente 5 ID missione inesistente 6 Non e' possibile modificare la richiesta di viaggio. Le modifiche sono possibili soltanto se lo stato richiesta e' 'Nuova' o 'Attesa azione cliente' 7 Dati richiesta prenotazione mancanti 8 CID sconosciuto 35

36 9 Matricola autorizzatore sconosciuta 10 Tipo richiesta non valido 11 Stato dettaglio non valido Per svuotare il log occorre schedulare un processo, hftr_logwsagviaggi_zt. Il numero giorni di mantenimento dei dati al suo interno è impostato nel Setup. Funzioni Amministratore / Trasferte / Operativi /Import Flusso Fatturazione Agenzia Viaggi L ultimo flusso previsto nell integrazione è la generazione di un file, da parte di Seneca, con i dati dell effettiva fatturazione effettuata per i servizi prenotati. L obiettivo è quello di effettuare dei controlli tra la spesa sostenuta indicata per singolo biglietto durante il flusso di conferma e quanto effettivamente fatturato per la singola prenotazione. Questa funzione permette all utente di visualizzare i file presenti nel path indicato in Path Import Flusso Fatturazione in Setup ZTravel / Trasferte / Integrazione Ag. Viaggi e, mediante selezione di un solo file, di eseguirne l importazione. L import di questi dati popola una tabella (HFTR_000001SENECAFATTURE) che può essere utilizzata per produrre della reportistica, mediante WebReport. MODULO AUTO IN POOL Effettuate alcune modifiche al modulo CARPOOL, nello specifico: 1. Possibilità di visione, da parte dei dipendenti, del cruscotto del parco auto, in sola visualizzazione. 2. Introduzione delle date di inizio\fine validità per le auto del pool. 3. Possibilità di eseguire la prenotazione dell auto del pool direttamente dalla richiesta di pianificazione della trasferta (mantenendo il collegamento). Funzioni coinvolte: Setup ZTravel/ Gestioni Sezione GESTIONE AUTO IN POOL <Consenti prenotazione solo per il gestore> Il campo è contestuale all attivazione della gestione delle auto in pool, e disabilita l azione di prenotazione per i soli dipendenti non definiti gestori. Il gestore del parco auto ha comunque la possibilità di prenotare per tutti i dipendenti. In questo modo, per i dipendenti, il cruscotto rimane in sola visione. Tabelle / Trasferte / Mezzi di trasporto La tabella Anagrafica automobili dà la possibilità di indicare le date di validità, che sono verificate: - in fase di visione del cruscotto dell auto in pool del dipendente \ gestore \ amministratore; - da tutti i programmi che effettuano un filtro sulla tabella (Esempio il campo Targa nei Rimborsi Kilometrici di Note Spese). In fase di conversione, per le auto già presenti, sono impostate le date di default Pianificazione Trasferta Ora la schermata proposta è: 36

37 Segue dettaglio dei campi: Griglia Contiene l elenco delle richieste di auto effettuate in questa trasferta Nuova Prenotazione Permette l aggiunta di una nuova prenotazione. ATTENZIONE: Se in Setup è spuntato il campo <Consenti prenotazione solo per il gestore>, il bottone è comunque disponibile all utente standard. In questa fattispecie il viaggiatore clicca senza poter selezionare l auto, in modo tale che arrivi la mail al gestore, che effettua la prenotazione per lui. Dal Indicare la data e l ora da quando l auto viene richiesta. Al Indicare la data e l ora di fine dell auto richiesta. Auto Accede alla combo box dell elenco auto visibili dal dipendente (le stesse che visualizza se entra nel menù apposito delle auto). La descrizione delle auto è composta da TARGA PRODUTTORE + MODELLO Auto in pool TARGA dal XX-XX-XXX XX:XX al XX-XX-XXXX XX:XX Sulla spalla di destra, si ha la visione della dicitura Auto in Pool che riporta l elenco delle auto prenotate. Salva Sulla base dei dati indicati sopra (date\orari\auto), all atto del salvataggio, viene indicato al dipendente se l auto è disponibile. Cruscotto Prenotazione auto in Pool Il funzionamento è identico alla precedente versione; se la prenotazione è stata inserita dal modulo trasferte, ne viene data evidenza con il riferimento alla trasferta. I campi KM Inizio e KM Fine sono visualizzati solo dai soggetti definiti gestori o dall ufficio personale (menù dell amministratore). Oltre alla visione del campo, il gestore o l amministratore hanno la possibilità di inserire\modificare i km inseriti per ciascuna prenotazione. Gestione Mail Quando è spuntato in Setup / Gestione è spuntato il campo <Abilita Notifiche Mail>, rispetto alle versioni precedenti, sono state apportate le seguenti migliorie: Il testo della mail, inviata all atto del salvataggio, contiene alcune informazioni aggiuntive, come in seguito: Campo <Consenti prenotazione solo per il gestore> NON spuntato: Oggetto: Prenotazione Auto Testo: Eseguita da: AZIENDA - COGNOME NOME Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE Targa: TARGA AUTO PRENOTATA Località trasferta: PRIMA LOCALITA DI ARRIVO DELLA TRASFERTA 37