ZTRAVEL rel Elenco attività di implementazione dalla Rel alla Rel di Ztravel TUTTI I MODULI Ordinamenti Dinamici...

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1 ZTRAVEL rel Elenco attività di implementazione dalla Rel alla Rel di Ztravel TUTTI I MODULI... 2 Ordinamenti Dinamici... 3 Tabelle/ Note Spese/ Compilazione/ Anagrafica motivazione... 3 Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità... 3 EXPENSE Ergonomia Applicativa ZTravel... 4 Tabelle Note spese/ Spese / Anagrafica Spese... 4 Inserimento Rimborsi... 4 Setup Ztravel/ Note Spese/ Compilazione... 6 Setup Note spese/ Generale... 6 Inserimento Rimborsi- Tabella Limiti di spesa/ Spese per fascia oraria... 6 Setup ZTravel / Note Spese / Stampe... 7 Setup ZTravel/ Generazione File File non Zucchetti... 8 Setup ZTravel/ Generazione File File contabilità personalizzate... 8 Funzioni Amministratore/ Gestione Bozze, Calcolo Note Spese e Sblocco spostate in Elenco globale IMPORTAZIONE DELLE TRASFERTE DA TABELLA LAVORAZIONI (HR- ZTIMESHEET) Setup ZTravel / Note Spese / Generali Setup ZTravel / Gestioni Import trasferte Esempi di creazione delle tratte: Creazione automatica dei rimborsi km Inserimento Rimborsi GESTIONE FISCALITA SPAGNA Anagrafici /Azienda Tabelle/ Note spese/ Fiscalità/ Spagna/ Associazione Spese Tabelle/ Note spese/ Fiscalità/ Spagna/ Definizione Massimali di Esenzione Esito del calcolo CONTRATTO DEL CREDITO Tabelle Note spese/ Controlli/ Anagrafica Controlli... 21

2 Tabelle Note Spese/ Fiscalità/ Italia/ Definizione Indennità Tabelle Note Spese/Compilazione Spese/ Anagrafica Motivazione IMPLEMENTAZIoNE SULLA GESTIONE FONDO ANTICIPI Setup/ Gestioni Import Da Travel a Expense Funzioni Amministratore / Note Spese / Operativi /Gestione Fondo Anticipo TRAVEL Ergonomia Applicativa ZTravel Anagrafici / Soggetto/ ZTravel Setup Ztravel/ Trasferte/ Compilazione Setup Ztravel/ Trasferte/ Generale Setup Ztravel/ Trasferte/Integrazione Agenzia Viaggi Setup Ztravel/ Trasferte/ Obbligatorietà Parametrica Pianificazione Trasferta Setup Trasferte/ Mail Gestione Presa in carico/ UTENTE UFFICIO VIAGGI Setup Trasferte/ Compilazione GESTIONE TRASFERTE COLLETTIVE Setup Trasferte/ Generale UTENTE UFFICIO VIaggi / implementazione gestione mail Setup ZTravel / Trasferte / Mail Nuove Mail da Utente Ufficio Viaggi a Agenzia di Viaggi Nuove Mail da ZTravel ad Agenzia di Viaggi Setup ZTravel / Trasferte / Mail Utente Ufficio Cassa/ Richieste Anticipi MODULO CARTE DI CREDITO Inserimento Rimborsi Tabelle / Pagamenti elettronici/ Anagrafica carta / Anagrafica carta di pagamento Altri Moduli/ Import File / Esecuzione/ Esegui Import Altri Moduli/ Import file/ Esecuzione / Configurazione Import TUTTI I MODULI 2

3 Ordinamenti Dinamici Con l'utilizzo del pulsante evidenziato sopra, è possibile ordinare trasferte e note spese in fase di visualizzazione ad elenco. Il pulsante apre la maschera che permette di definire i criteri di ordinamento e i campi di riferimento. I campi impostati più in alto hanno la priorità su quelli successivi. I campi disponibili sono diversi a seconda del ruolo ricoperto dall'utente e dal modulo selezionato. Funzioni coinvolte Travel: Pianificazione Trasferta (utente standard) Richieste Pianificazione (utente approvatore) Funzioni amministratore/ Trasferte/ Cruscotti/ Elenco Trasferte (menù ufficio del personale) Inseritore: Luogo, Motivazione, Dal, Al; Approvatore: Dipendente, Luogo, Dal, Al. Funzioni coinvolte Expense: Inserimento Rimborsi (utente standard) Richieste rimborsi (utente approvatore) Funzioni amministratore/ Note Spese/ Cruscotti/ Elenco Globale (menù ufficio del personale) Consente di ottenere un file excel contenente i dati dell elenco. Tabelle/ Note Spese/ Compilazione/ Anagrafica motivazione <Motivazione valida per trasferte> Sempre Di un giorno La motivazione viene accettata solo per trasferte di un solo giorno (data partenza = data rientro); Di più giorni La motivazione viene accettata solo per trasferte che si articolano su più giorni (data partenza < data rientro); Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità UTILIZZABILE SOLO DA UTENTI CHE UTILIZZANO L APPLICATIVO ZTIMESHEET. Sono proposte infatti le entità definite nell applicativo di cui sopra. La compilazione di questa tabella è utile solo se si è scelto in Setup Ztravel / Compilazione (sia per Travel che per Expense), la gestione dei riferimenti contabili giornalieri, che consente all utente di inserire per ogni trasferta effettuata le commesse /clienti ecc, con relative percentuali, riferite alla trasferta stessa. Per ogni entità, l utente amministratore imposta : - Se l inserimento, da parte dell utente, è obbligatorio o meno; - L aggregazione delle singole entità tra loro. L aggregazione ha senso solo se nei Setup è spuntato il relativo campo <Abilita aggregazione entità>. - Se la compilazione deve essere eseguita automaticamente dal programma, a seconda della spunta su<prec. Expense> e <Prec Travel>. In base alle scelte operate in questa tabella, cambia la maschera di inserimento dei riferimenti contabili: 3

4 le entità aggregate compaiono subito in evidenza, con lo scopo di facilitare l inserimento di nuovi record, precompilando alcuni dati. EXPENSE Ergonomia Applicativa ZTRAVEL Tabelle Note spese/ Spese / Anagrafica Spese <Abilita data di inizio e fine validità obbligatoria> Nella sezione Parametri Aggiuntivi, è data l opzione di rendere facoltativa la compilazione delle date di inizio e fine validità delle spese per cui è abilitato il campo. Disattivato Obbligatorio Se l utente inserisce una spesa è obbligato ad inserire le date; Facoltativo Se l utente inserisce una spesa NON è obbligato ad inserire le date; se non le inserisce la spesa è considerata solo sul/sui giorno/i in cui è inserita. Inserimento Rimborsi Nei Filtri Avanzati, sia per il menù dell utente Standard che per l approvatore, è aggiunto il campo Motivazione e raggruppamento Geografico. Se applicato un filtro per motivazione, sono estratte tutte le note spese che contengono almeno una trasferta con quella motivazione; idem per i raggruppamenti geografici. Nel dashboard di destra è visualizzata, per ogni rimborso, la data in cui per la nota spese è stato generato il file paghe Zucchetti in modalità definitiva. Inserimento Rimborsi - NUOVA SEZIONE RIEPILOGHI Possibilità di avere dei riepiloghi nella singola trasferta inserita: Visualizza: 1. UN RIEPILOGO DELLE SPESE INSERITE DIFFERENZIATE PER TIPOLOGIA DI PAGAMENTO Estrae tutte le spese (anche quelle inserite nel dettaglio spese) ordinate per tipologia di pagamento. Visualizza la tipologia di pagamento con il relativo totale: mediante un Click sulla tipologia, visualizza l elenco delle spese. I dati visualizzati per la singola spesa sono i seguenti: 4

5 L elenco delle spese è ordinato per: Data Spesa/ Descrizione Spesa/ Numero Documento 2. UN RIEPILOGO DELLE SPESE INSERITE DIFFERENZIATE PER IL CAMPO ORIGINE: Questa tipologia di riepilogo è molto simile alla precedente ma il campo che aggrega tra loro i gruppi di spesa è l Origine. Per origine si intendono: - le spese inserite manualmente; - le spese importate nel programma da applicativi/ fonti esterne (esempi: inserite dall app mobile, importate dall agenzia viaggi, dai movimenti di carte di credito, ecc..) La visualizzazione è la stessa di quella indicata in precedenza 3. UN RIEPILOGO DELLE SPESE INSERITE DIFFERENZIATE PER NUMERO DOCUMENTO Questa tipologia di riepilogo è molto simile alla precedente ma il campo che aggrega tra loro i gruppi di spesa è il numero documento. E' il numero assegnato in modo progressivo ed automatico dal programma in fase di inserimento delle spese. Sezione Itinerario e Rimborsi KM: ora nel campo Modello auto la ricerca esegue un filtro sulle date di validità inserite nella tabella relativa rispetto alle date della tratta che si sta gestendo (viene controllata la data di partenza). Sezione Itinerario e Rimborsi Km e download distanze da Google Maps. Viene eseguito il download anche nel caso di aggiunta di Tratte Aggiuntive. Nuova sezione Allegati (se abilitata da Setup / Compilazione). La griglia che contiene l elenco degli allegati composta dalle seguenti colone: o o o o Permette di cancellare un allegato. Nome File: corrisponde al nome del file assegnato automaticamente dal programma. Il nome del file esposto è un link che, se premuto, permette di effettuare il download del file. Descrizione: corrisponde alla descrizione data al file in fase di upload (obbligatoria); Utente ultima modifica: corrisponde al nome cognome dell utente che ha eseguito l upload del file o Data ultima modifica: data di upload del file. Per i files da allegare, sono accettate le estensioni nei formati.xls (Excel ),.xslx (Excel 2007).csv/.ods (Open Office Calc). o Nella maschera Elenco Trasferte, per ogni trasferta, se sono presenti degli allegati nella nuova sezione o almeno una spesa \ rimborso km con un allegato, è visualizzata l icona o Nel Dashboard è presente il pulsante, che si articola di 3 TAB: 1. Spese: è sempre visibile e contiene le sole spese che presentano un allegato ; 2. KM: visibile solo se presente il flag "Abilita allegato nei rimborsi kilometrici" in Setup ZTravel / Note Spese / Compilazione e mostra i soli rimborsi che presentano allegati. 3. Trasferta: visibile solo se presente il flag Attiva sezione allegati in Setup ZTravel / Note Spese / Compilazione e mostra le sole trasferte che presentano uno o più allegati. Durante la cancellazione di una spesa la cui origine è da creazione automatica per effetto della ripartizione Automatica (relativo campo in Anagrafica Spesa) il programma emette un messaggio che di avviso che esistono in quella giornata eventuali altre spese "ripartite" per la stessa tipologia pagamento e visualizzato l'elenco delle spese ripartite. Il messaggio proposto da la possibilità all'utente di rispondere con: - Si: verranno cancellate anche le altre spese - No: verrà cancellata solamente quella selezionata. 5

6 Inserimento Rimborsi - SEZIONE ITINERARI E RIMBORSI Oltre alla possibilità di aggiungere allegati (vedere Setup/ Compilazione), ora quando si clicca sul campo modelli d'auto è eseguito il test sulle date di validità presenti in "Modelli autovetture". La data di riferimento per il test della validità, è la data di partenza della TRATTA. Setup Ztravel/ Note Spese/ Compilazione Quando è spuntato il campo <Abilita riferimenti contabili a ripartizione giornaliera>, compare anche <Abilita aggregazione entità>. Vedere il paragrafo TUTTI I MODULI/ Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità. <Abilita allegato nei rimborsi kilometrici> Disattivato Facoltativo L utente che inserisce i rimborsi kilometrici può decidere se allegare o meno agli stessi dei documenti di titoli di viaggio nei formati.xls (Excel ),.xslx (Excel 2007).csv/.ods (Open Office Calc) Obbligatorio L utente che inserisce i rimborsi kilometrici è obbligato ad allegare o meno agli stessi dei documenti di titoli di viaggio nei formati.xls (Excel ),.xslx (Excel 2007).csv/.ods (Open Office Calc) <Attiva sezione allegati> Abilita un ulteriore sezione in Inserimento rimborsi che consente all utente di allegare documentazione alla trasferta (vedere paragrafo Inserimento Rimborsi). Setup Note spese/ Generale <Disabilita invio richieste per inseritori> Se spuntato, gli utenti inseritori possono solo creare e modificare le richieste ma non inviarle Quando è spuntato il campo <Importa trasferte con data partenza minore o uguale alla data corrente>, sono visualizzate altre due opzioni che riguardano l import delle trasferte: o <Importa trasferte modificate> Se attivato, quando una richiesta di trasferta già trattata ed anche importata nel modulo Expense viene modificata dall utente, allora le stesse modifiche, al successivo accesso ai rimborsi (oppure la successiva importazione schedulata), sono effettuate anche in Expense o <Importa trasferte annullate> Se attivato, quando una richiesta di trasferta già trattata ed anche importata nel modulo Expense viene cancellata dall utente, allora al successivo accesso ai rimborsi (oppure la successiva importazione schedulata), la trasferta viene annullata anche nei Rimborsi spese. Nella maschera di riepilogo Trasferte (nei rimborsi Spese), le successive modifiche sono evidenziate in questo modo: Inoltre è presente una segnalazione di avviso nel dashboard: ATTENZIONE: L IMPOSTAZIONE PRECEDENTE VALE SOLO PER I DIPENDENTI CHE NEL RAPPORTO DI LAVORO HANNO L IMPOSTAZIONE CALCOLO SINGOLA TRASFERTA. Inserimento Rimborsi- Tabella Limiti di spesa/ Spese per fascia oraria Gestione del Controllo spese per fascia oraria, già presente e attivabile mediante il flag sul campo Abilita controllo spese per fascia oraria in Setup ZTravel / Note Spese / Compilazione. Fino alla presente release, questa funzionalità richiedeva l utilizzo di motivazioni senza tratta di ritorno; ora il controllo viene effettuato anche per le tratte di ritorno. In questa modalità alcune spese definite dall utente, possono essere inserite all interno della trasferta solo se questa si articola in determinate fasce orarie. 6

7 Esempi del funzionamento: Impostazione Tabella: Trasferta dal 30/12/ :00 al 30/12/2014 alle 19:29 In questa trasferta, non è consentita la spesa di cena personale. Trasferta dal 30/12/ :00 al 01/01/2015 alle 20:00. Saranno consentite: Il 30 è consentita la spesa di cena, perché negli orari definiti il dipendente si trovava in trasferta; Il 31 idem come sopra. Tutte le spese nei giorni intermedi, indipendentemente dall orario, sono consentite; L 1 è ancora consentita perché è rientrato dopo le Se fosse rientrato prima, verrebbe emessa la segnalazione. Il messaggio di errore in fase di salvataggio riporta: Trasferta a LOCALITA ARRIVO: Spesa XXX del DATA SPESA non consentita per fascia oraria. Setup ZTravel / Note Spese / Stampe Sia nell impostazione per dipendente che per amministratore, aggiunta la scelta "Stampa personalizzata". Con questa opzione, è data la possibilità di indicare il nome del report da richiamare in fase di stampa e l'orientamento del foglio. ATTENZIONE: Le variabili fisse che devono essere utilizzate nel report sono: w_idcompany -> Azienda del dipendente w_anno -> Anno della nota spese w_nrnotaspese -> Numero della nota spese w_idemploy -> Codice del dipendente w_mese -> Mese della nota spese Stampa Singola Trasferta E possibile scegliere l'opzione "Stampa personalizzata" Con questa opzione, è data la possibilità di indicare il nome del report da richiamare in fase di stampa e l'orientamento del foglio. Attivando questa opzione, valida solo per il nuovo layout delle note spese, è visualizzata l'icona di stampa al fianco di ogni riga di trasferta presente nell elenco in Inserimento Rimborsi. ATTENZIONE: Le variabili fisse che devono essere utilizzate nel report sono: w_idcompany -> Azienda del dipendente w_anno -> Anno della nota spese w_nrnotaspese -> Numero della nota spese w_idemploy -> Codice del dipendente w_mese -> Mese della nota spese w_nrtrasferta -> numero trasferta (perché la stampa è riferita, appunto, alla singola trasferta). 7

8 Setup ZTravel/ Generazione File File non Zucchetti Modifiche al file Contabilità 7 : - ora gestisce la distinzione dei conti Sede/Fattura/ Nessuna/Entrambi, codificabili in modo diverso in Tabelle Note Spese/ Definizione Output/ Paghe/ Anagrafica Voci; - Il campo Libero 1 viene ripreso da quanto impostato nel Rapporto di Lavoro e non più dai Riferimenti Contabili della Nota Spese. Setup ZTravel/ Generazione File File contabilità personalizzate SEZIONE Nota Spese - Generazione File Contabilità personalizzato Nuova tipologia di file, Contabilità 12 Tutti i dati estratti, saranno soggetti alla ripartizione per la percentuale indicata all interno dei riferimenti contabili della singola trasferta. Nella generazione del file determinate voci di spesa sono abbinate ad un codice specifico da scrivere in un campo. Questa codifica non è legata al codice conto da generare ma alla singola spesa: per questo è stato aggiunto un campo di Codifica in Tabelle/ Note Spese/ Anagrafica Tipologia di Spese. Le note spese oggetto di generazione sono quelle che si trovano all id status 28. Segue tracciato record da generare, suddiviso per Posting Key. File TXT (con separatore TAB ) Posting Key = 31 (totale delle spese conto dipendente ) Nome Campo Codice Azienda Data registrazione Document Date (data) Reference (Numero nota spese) Document Type Riepilogativo Contenuto Valorizzato con il codice azienda del rapporto di lavoro del dipendente oggetto della generazione. Valorizzata in questo modo: - Se il mese di competenza della Nota Spese è uguale al mese di estrazione, si utilizza la data di generazione del file - Se il mese di competenza della Nota Spese è diverso al mese di estrazione, si utilizza la data del fine mese di competenza Il formato della data è GG.MM.AAAA (es ) N.B.: per mese di competenza non utilizziamo il campo MESE della Nota Spese, ma il mese della data di partenza. Se sono presente solo trasferte arretrate il mese è quello della nota spese. Valorizzata con la data di inserimento della nota spese. Il formato della data è GG.MM.AAAA (es ) Valorizzato con il numero della nota spese oggetto di generazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Posting Key Valorizzato con 31 Account Number (C/to contabile dipendente ) Centro di costo Progetto Progetto statistico Tipo spesa Amount (Importo spesa in euro) Line Item Text (mese nota spese e nome cognome ) Valorizzato con il valore inserito all interno del campo Account Number che si trova nella sezione Trasferte/Note Spese del rapporto di lavoro oggetto della generazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Valorizzato con Totale per dipendente Valorizzato con la somma del controvalore delle spese sostenute conto dipendente. Il formato del campo è NN,DD (es. 100,00) Valorizzato con MESE-ANNO COGNOME NOME, dove: MESE: corrisponde al mese della NS, formato MM (es. 09) ANNO: corrisponde all anno della NS, formato AAAA(es. 2014) COGNOME NOME: corrisponde al cognome e nome del dipendente 8

9 Esempio di stringa: ROSSI MARIO Business Area Note Valorizzato con il valore inserito all interno del campo Account Number che si trova nella sezione Trasferte/Note Spese del rapporto di lavoro oggetto della generazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Posting Key = 40 (dettaglio delle spese) Nome Campo Codice Azienda Data registrazione Document Date (data) Reference (Numero nota spese) Document Type Riepilogativo Contenuto Valorizzato con il codice azienda del rapporto di lavoro del dipendente oggetto della generazione. Valorizzata in questo modo: - Se il mese di competenza della Nota Spese è uguale al mese di estrazione, si utilizza la data di generazione del file - Se il mese di competenza della Nota Spese è diverso al mese di estrazione, si utilizza la data del fine mese di competenza Il formato della data è GG.MM.AAAA (es ) N.B.: per mese di competenza non utilizziamo il campo MESE della Nota Spese, ma il mese della data di partenza. Se sono presente solo trasferte arretrate il mese è quello della nota spese. Valorizzata con la data in cui è stata sostenuta la spesa. Il formato della data è GG.MM.AAAA (es ) Valorizzato con il numero della nota spese oggetto di generazione Valorizzato con: KB per spese conto dipendente SC per spese conto azienda Il campo verrà valorizzato, in cascata, con questi valori: F -> se, la spesa, presenta il flag di fattura Codifica -> se, per la tipologia di spesa, è presente una codifica all interno di Anagrafica Tipologia di Spesa R -> se, la spesa, non rientra nei due casi indicati sopra (i rimborsi km (K1,K2), avranno sempre questa codifica) Posting Key Valorizzato con 40 Account Number (C/to contabile dipendente ) Centro di costo Progetto Progetto statistico Tipo spesa Amount (Importo spesa in euro) Line Item Text (mese nota spese e nome cognome ) Business Area Note (max 250char) Valorizzato con il Codice 2 letto dalla tabella Associazione Conti Contabili per la tipologia di spesa oggetto di generazione Valorizzato con il codice del centro di costo presente all interno dei riferimenti contabili della trasferta Valorizzato con il codice del Libero 2 presente all interno dei riferimenti contabili della trasferta Valorizzato con il codice del Libero 3 presente all interno dei riferimenti contabili della trasferta Valorizzato con la descrizione della voce di spesa oggetto della generazione (utilizziamo la voce di spesa, anziché la voce, perché potremmo avere le spese raggruppate all interno dello stesso codice conto ) Valorizzato con il controvalore della spesa oggetto di generazione. Il formato del campo è NN,DD (es. 100,00) Valorizzato con MESE-ANNO COGNOME NOME, dove: MESE: corrisponde al mese della NS, formato MM (es. 09) ANNO: corrisponde all anno della NS, formato AAAA(es. 2014) COGNOME NOME: corrisponde al cognome e nome del dipendente Esempio di stringa: ROSSI MARIO Valorizzato con il valore inserito all interno del campo Account Number che si trova nella sezione Trasferte/Note Spese del rapporto di lavoro oggetto della generazione Valorizzate con le eventuali note indicate all interno della singola spesa (o rimborso km). Posting Key = 50 (totale delle spese conto azienda ) 9

10 Nome Campo Codice Azienda Data registrazione Document Date (data) Reference (Numero nota spese) Document Type Riepilogativo Contenuto Valorizzato con il codice azienda del rapporto di lavoro del dipendente oggetto della generazione. Valorizzata in questo modo: - Se il mese di competenza della Nota Spese è uguale al mese di estrazione, si utilizza la data di generazione del file - Se il mese di competenza della Nota Spese è diverso al mese di estrazione, si utilizza la data del fine mese di competenza Il formato della data è GG.MM.AAAA (es ) N.B.: per mese di competenza non utilizziamo il campo MESE della Nota Spese, ma il mese della data di partenza. Se sono presente solo trasferte arretrate il mese è quello della nota spese. Valorizzata con la data di inserimento della nota spese. Il formato della data è GG.MM.AAAA (es ) Valorizzato con il numero della nota spese oggetto di generazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Posting Key Valorizzato con 50 Account Number (C/to contabile) Centro di costo Progetto Progetto statistico Tipo spesa Amount (Importo spesa in euro) Line Item Text (mese nota spese e nome cognome ) Business Area Note Valorizzato con il Codice patrimoniale 2 letto dalla tabella Anagrafica Tipo Pagamento per la tipologia di pagamento utilizzata dalla spesa oggetto di generazione. Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Valorizzato con Totale per DESCRIZIONE TIPO PAGAMENTO dove, DESCRIZIONE TIPO PAGAMENTO corrisponde alla relativa descrizione della tipologia di pagamento oggetto della generazione (es. Totale per carta di credito ) Valorizzato con la somma del controvalore delle spese sostenute conto azienda. Il formato del campo è NN,DD (es. 100,00) Valorizzato con MESE-ANNO COGNOME NOME, dove: MESE: corrisponde al mese della NS, formato MM (es. 09) ANNO: corrisponde all anno della NS, formato AAAA(es. 2014) COGNOME NOME: corrisponde al cognome e nome del dipendente Esempio di stringa: ROSSI MARIO Valorizzato con il valore inserito all interno del campo Account Number che si trova nella sezione Trasferte/Note Spese del rapporto di lavoro oggetto della generazione Non valorizzato (attenzione, non bisogna scrivere spazio ) ma semplicemente indicare la tabulazione Note generali: 1. In presenza di più record per i riferimenti contabili, i record (di conseguenza anche gli importi delle spese), sono ripartiti sulla base della % indicata. ATTENZIONE: questo comportamento è applicato solo al Posting Key -> 40: nel caso di Posting Key -> 31/50, verrà esposto sempre e solo un record con il totale. 2. La voce da generare ripresa da Associazione Conti Contabili, deve leggere tutti e 4 i valori inseriti all interno del campo Sede\Fattura. 3. Se, per una voce, NON è stato compilato il campo Codice 2, il record relativo alla voce di spesa va comunque generato lasciando il corrispettivo campo vuoto. Questo perché, per il cliente, non è necessario indicare, per le spese con fattura, il conto contabile (in questo modo evitiamo di cablare il comportamento a programma ma lo gestiamo a livello di configurazione del file). 4. NON è prevista la generazione degli anticipi. 5. Il file deve essere ordinato nel seguente modo: a. Azienda 10

11 b. Data registrazione c. Business Area d. Posting Key (in questo ordine: 40, 31, 50) 6. Il record relativo al Posting Key -> 50, va generato solo se, per quella nota spese, è prevista la generazione di un record per voci di spesa non riconosciute. Se, a livello di configurazione, non sono gestite voci per le spese non riconosciute non si hanno mai record con l indicazione del Document Type -> SC e del Posting Key -> 50. Nuova tipologia di file, Contabilità 13 Le note spese oggetto di generazione sono quelle che si trovano all id status 28. Basato sull utilizzo i riferimenti contabili giornalieri, simile all export contabile personalizzato Contabilità 10. Il tracciato prevede l esportazione di centro di costo e commessa, letti dai riferimenti contabili, con la suddivisione percentuale. Tracciato del file: Nome Campo Numero identificativo nota spese Numero identificativo trasferta Motivazione trasferta Stabilimento di appartenenza del dipendente Codice Fiscale dipendente Data Inizio Trasferta Data Fine Trasferta Paese di destinazione della trasferta Codice località di destinazione Descrizione località di destinazione Contenuto Stringa composta da: Codice Azienda (es ) Valore Fisso / Anno Nota Spese (es. 2014) Valore Fisso / Numero Nota Spese (es. 340) Il risultato di questa stringa è simile alla seguente 00001/2014/340 Da valorizzare solo se la trasferta è stata importata dal modulo Travel (altrimenti rimane vuoto). Valorizzato con il codice identificativo della richiesta di trasferta che ha generato la nota spese: Codice Azienda (es ) Valore Fisso / Anno Trasferta (es. 2014) Valore Fisso / Numero Trasferta (es. 25) Il risultato di questa stringa è simile alla seguente 00001/2014/25 Indicare la motivazione inserita nella trasferta riferita alla spesa. Il codice da indicare è (in cascata): Campo Codice della tabella delle motivazioni (CODICE_EST) Campo Codice della tabella delle motivazioni (IDCODICE) In entrambi i casi si prendono in considerazione le sole motivazioni TR \ T2. Valorizzato con il codice presente nel campo Cod Filiale\Dipendenza presente in Rapporto di Lavoro / Rapporto\Organico / Dati Organico. In fase di scrittura del valore sono considerate eventuali storicizzazioni (scrivie il valore valido alla data di partenza della trasferta della spesa che si sta generando) Valorizzare il codice fiscale del dipendente presente in Soggetto / Anagrafici Valorizzata con la data di partenza della trasferta nel formato GG/MM/AAAA Valorizzata con la data di arrivo della trasferta nel formato GG/MM/AAAA Valorizzato con il codice dello stato di destinazione della trasferta (es. IT, ES, US, ecc.). Nel caso di multi-tratta, si prende sempre in considerazione la località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con il codice della città di destinazione della trasferta (es. E648, F028, ecc.). Nel caso di multi-tratta, prende sempre in considerazione la località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con la descrizione della città di destinazione della trasferta (es. LODI, MASSALENGO, ecc.). Nel caso di multi-tratta, si prende sempre in considerazione la 11

12 Data della spesa Codice della spesa Codice tipologia di pagamento della spesa Importo Spesa in valuta Valuta Spesa Controvalore Spesa Centro di costo anagrafico I SEGUENTI CAMPI SONO GENERATI SOLO QUANDO NEL DATABASE SONO PRESENTI LE TABELLE DI ZTIMESHEET Commessa dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Attività dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Centro di costo dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Reparto dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Filiale dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Squadra dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Articolo dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Entità libera 1 dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Entità libera 2 dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Cliente dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Commessa sulla voce di spesa località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con la data in cui è stata sostenuta la spesa nel formato GG/MM/AAAA Nel caso di scrittura degli anticipi, la data corrisponde sempre alla data di partenza della trasferta. Nel caso di scrittura di rimborsi kilometrici, la data corrisponde alla data di partenza della tratta corrispondente al rimborso km. Valorizzato con il Codice 2 presente, per la tipologia di spesa che si sta generando, in Tabelle / Note Spese / Definizione Output / Contabilità / Associazioni Conti Contabili (vedi punto 3 nelle NOTE GENERALI ) Valorizzato con i seguenti codici (in cascata) per la tipologia di pagamento con cui è stata sostenuta la spesa: Voce Contabile Codice N.B.:nel caso di rimborsi kilometrici (K1 e K2) ed anticipi (AN) il campo rimane blank. Valorizzato con l importo in valuta della spesa sostenuta (come separatore dei decimali si utilizzerà la virgola, es. 100,00) Valorizzato con il codice ISO della valuta (es. EUR, USD) Valorizzato con il controvalore in valuta aziendale della spesa sostenuta ( separatore dei decimali virgola, es. 100,00) Valorizzato con il codice del centro di costo del dipendente ripreso da Rapporto di Lavoro / Rapporto\Organico / Dati Organico Valorizzato con il codice della commessa inserita Nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimane blank. Valorizzato con il codice dell attività inserita nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimane blank Valorizzato con il codice del centro di costo inserito nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo è valorizzato con il centro di costo anagrafico. Valorizzato con il codice del reparto inserito nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimane blank. Valorizzato con il codice della filiale inserita nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimane blank. Valorizzato con il codice della squadra inserita nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimane blank. Valorizzato con il codice dell articolo inserito nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimane blank. Valorizzato con il codice dell entità libera 1 inserita nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimane blank. Valorizzato con il codice dell entità libera 2 inserita nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimane blank. Valorizzato con il codice del cliente inserito nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimane blank. Valorizzato con il codice della commessa inserita all interno della spesa (se presente) 12

13 La nota indicata sui singoli campi evidenziati, va interpretata in questo modo: le entità sono dinamiche rispetto ad un setup di ZTimesheet. Sono controllate le entità presenti nella tabella htht_entcfg sul codice azienda del Setup ZTravel; in mancanza di azienda specifica, con l azienda Metodo di lettura: i valori da attribuire alla singola riga generata vanno verificati con i riferimenti contabili validi per la data della spesa che si sta scrivendo, e ripartiti in percentuale. Funzioni Amministratore/ Gestione Bozze, Calcolo Note Spese e Sblocco spostate in Elenco globale I punti di menù sono stati eliminati in quanto le funzioni contenute sono state inglobate nei Cruscotti/Elenco Globale, che ha nuove funzionalità: I pulsanti <Ricalcola> funzionano con le consuete selezione utilizzate anche per l approvazione; NOTE SPESE IN BOZZA Consente di visualizzare tutte le note spese che i dipendenti hanno inserito e non ancora inviato. E possibile: Visualizzato solo se per casi particolari sia stato interrotto il Calcolo Nota Spese. Premere per sbloccarla. dalla funzione con inviare le note spese; spedire una mail alle persone interessate con un testo parametrizzabile direttamente che consente di integrare la dicitura fissa assegnata dal programma al testo della mail con un testo variabile di volta in volta. Le funzionalità sopra commentate possono essere abilitate/ disabilitate da Pannello di Controllo/ Gestione sicurezza, operando sui seguenti programmi: hftr_pbusynotasp: per gestire blocco/sblocco hftr_bricalcolans: per permettere ricalcolo hftr_bbozns: per abilitare il tab "Nota Spese in bozza" IMPORTAZIONE DELLE TRASFERTE DA TABELLA LAVORAZIONI (HR- ZTIMESHEET). Con l introduzione della possibilità, mediante un app, di effettuare le timbrature di produzione utilizzando la lettura di QRCode o BarCode, o l inserimento dei movimenti derivanti da un Timsheet a Dalle\Alle, viene richiesto di poter intercettare le entità coinvolte e, giornalmente, creare delle trasferte all interno di una Nota Spese. 13

14 Il risultato delle timbrature effettuate in precedenza, è la creazione di movimenti con dalle\alle per le singole combinazioni delle entità. Per poter garantire l integrazione dei dati è necessario che le entità utilizzate da ZTimeSheet, per la creazione dei movimenti, siano: Commessa Cliente solo queste entità, hanno l indicazione di una località (campo necessario affinché si possa creare una trasferta ed ottenere i rimborsi kilometrici): - Se impostato Commesse in ZTimeSheet/ Dati Comuni/ Tabelle/ Generiche/ Organico/Commesse OL Sezione Dati aggiuntivi- sottosezione DATI ANAGRAFICI/INDIRIZZI; - Se impostato Cliente, in Dati Comuni/ / Tabelle/ Presenze/ Clienti il comune della sede del cliente. Setup ZTravel / Note Spese / Generali <Abilita import trasferte da tabella lavorazioni> Attiva la gestione. Il campo è visibile se presente la licenza di HR-ZTimeSheet. Contestualmente all attivazione compaiono anche i seguenti campi: <Entità di riferimento> (obbligatorio) Commessa Cliente <Non creare tratta di ritorno> Se spuntato, l importazione non crea automaticamente la tratta di ritorno durante la creazione della trasferta. <Considera solo giorni con più di due entità> Perché siano create le trasferte è necessario che, nella giornata, siano presenti movimenti associati a più di due entità. <Crea automaticamente un rimborso kilometrico> Se spuntato, viene creato automaticamente un rimborso kilometrico per ogni singola tratta (solo se, per il rapporto di lavoro, sono indicati tutti i campi obbligatori per la creazione). <Numero GG precedenti, alla data corrente, per importazione schedulata> Indicare il numero di giorni precedenti da considerare per l importazione schedulata delle trasferte (default 31). Il nome del processo da schedulare è hftr_bscimp_jmns_zt <Numero GG precedenti, alla data corrente, per importazione manuale> Indicare il numero di giorni precedenti da considerare per l importazione manuale delle trasferte (default 15). Quando si accede ad Inserimento rimborsi, è presente il bottone Che effettua l import manuale da ZTimesheet. Setup ZTravel / Gestioni <Attiva la ricerca per geolocalizzazione> Visualizzabile se è spuntato <Attiva Google Maps> Abilita una ricerca diversa per le distanze kilometriche, sviluppata ad hoc per esigenze specifiche. Import trasferte Tramite l import, schedulato o manuale, il programma legge i movimenti dalla tabella hrtg_[codiceambiente]jobsmov, prendendo in considerazione quelli presenti dal giorno corrente fino a N giorni precedenti dove N è uguale al numero di giorni indicato nel setup in corrispondenza del campo Numero GG precedenti, alla data corrente, per importazione schedulata ; se, invece viene eseguita manualmente, il campo del setup è Numero GG precedenti, alla data corrente, per importazione manuale. Per determinare su quale Nota Spese eseguirne l inserimento, sono verificate le modalità di calcolo ed i flag impostati nel Setup così come se fosse una trasferta inserita dal modulo Travel: Calcolo Mensile: considerando l anno ed il mese del movimento, viene controllata se esiste la Nota Spese per quella mensilità e: - Se non esiste: viene creata la Nota Spese ed eseguito l import della trasferta; - Se esiste ed è in bozza: viene eseguito l import della trasferta in quella Nota Spese; - Se esiste ma non è in bozza: viene eseguito l import della trasferta, come se fosse arretrata, nella Nota Spese del mese successivo. Singola Trasferta: considerando l anno ed il mese del movimento, viene sempre creata una Nota Spese, per quella mensilità, con la relativa trasferta. Singola Trasferta e flag Importa più trasferte in una nota spese ad evento : considerando l anno ed il mese del movimento, viene controllata se esiste la Nota Spese per quella mensilità e: 14

15 - Se non esiste: viene creata la Nota Spese ed eseguito l import della trasferta; - Se esiste ed è in bozza: viene eseguito l import della trasferta in quella Nota Spese; TRATTA 1 1) Se NON è presente il flag Considera solo giorni con più di due entità, si compone così: LOCALITA PARTENZA Verifica nel Rapporto di Lavoro la località di partenza di default: - se è presente per il dipendente oggetto dell importazione e, se presente, si utilizza come LOCPARTENZA; - Se non è presente la località, si utilizza la località associata alla prima entità LOCALITA ARRIVO Se, al punto precedente, è stata utilizzata la località di default, si utilizza come LOCARRIVO la località associata alla prima entità Se, invece, non è presente la località di default ed è stata utilizzata quella della prima entità, come LOCARRIVO si utilizza la seconda entità (valgono le stesse regole dette in precedenza per ricavare la città). 2) Se è presente il flag Considera solo giorni con più di due entità, si compone così: LOCALITA PARTENZA Si utilizza la località associata alla seconda entità LOCALITA ARRIVO Si utilizza la terza entità (valgono le stesse regole dette in precedenza per ricavare la città). TRATTE SUCCESSIVE Si verifica l esistenza di almeno un entità successiva alla precedente e: - SE PRESENTE LOCALITA PARTENZA: La città di partenza equivale alla città indicata, come Località di arrivo, nella tratta precedente LOCALITA ARRIVO: Si utilizza la città collegata all entità per compilare la LOCARRIVO - SE NON PRESENTE Se non è spuntato il campo in setup Non creare tratta di ritorno, in Setup ZTravel -> Note Spese -> Generali, ed è presente la località di partenza di default, la tratta si crea in questo modo: LOCALITA PARTENZA: La città di partenza equivale alla città indicata, come Località di arrivo, nella tratta precedente; LOCALITA ARRIVO: Si utilizza la città di partenza della TRATTA 1. Se, invece, il flag nel Setup è stato selezionato o non è presente la località di default in anagrafica, non si creano ulteriori tratte. Esempi di creazione delle tratte: 1) Si considerano le seguenti entità: Commessa o cliente (località MILANO) Commessa o cliente (località LODI) Commessa o cliente (località BRESCIA) Commessa o cliente (località MILANO) Caso 1: NO flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) Se non è presente la località di default in anagrafica, non viene creata automaticamente la tratta di rientro (anche se, da Setup, la deve creare). 15

16 Caso 2: NO flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. 26/11/ :00 MASSALENGO () 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MASSALENGO () Caso 3: SI flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) Caso 4: SI flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. 26/11/ :00 MASSALENGO () 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) Caso 5: NO flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) Se non è presente la località di default in anagrafica, non viene creata automaticamente la tratta di rientro (anche se, da Setup, la deve creare). Il flag Considera solo giorni con più di due entità considera sempre, come località di partenza per la prima tratta, la seconda entità dell elenco. Caso 6: NO flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MASSALENGO () Il flag Considera solo giorni con più di due entità considera sempre, come località di partenza per la prima tratta, la seconda entità dell elenco. Caso 7: SI flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) Il flag Considera solo giorni con più di due entità considera sempre, come località di partenza per la prima tratta, la seconda entità dell elenco. Caso 8: SI flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 BRESCIA ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) Il flag Considera solo giorni con più di due entità considera sempre, come località di partenza per la prima tratta, la seconda entità dell elenco. 2) Si considerano le seguenti entità: Commessa o cliente (località MILANO) Commessa o cliente (località LODI) 16

17 Caso 9: NO flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) Se non è presente la località di default in anagrafica, non viene creata automaticamente la tratta di rientro (anche se, da Setup, la deve creare). Caso 10: NO flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. 26/11/ :00 MASSALENGO () 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) 26/11/ :00 MASSALENGO () Caso 11: SI flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) Caso 12: SI flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. 26/11/ :00 MASSALENGO () 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 LODI ( ) Caso 13: NO flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. Non viene creata alcuna trasferta e non viene fornito alcun errore. Caso 14: NO flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. Non viene creata alcuna trasferta e non viene fornito alcun errore. Caso 15: SI flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. Non viene creata alcuna trasferta e non viene fornito alcun errore. Caso 16: SI flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. Non viene creata alcuna trasferta e non viene fornito alcun errore. 3) Si considerano le seguenti entità: Commessa o cliente (località MILANO) Caso 17: NO flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) Se non è presente la località di default in anagrafica, non viene creata automaticamente la tratta di rientro (anche se, da Setup, la deve creare). Caso 18: NO flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. 26/11/ :00 MASSALENGO () 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MASSALENGO () Caso 19: SI flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. 17

18 26/11/ :00 MILANO ( ) 26/11/ :00 MILANO ( ) Caso 20: SI flag Non creare tratta di ritorno e NO flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. 26/11/ :00 MASSALENGO () 26/11/ :00 MILANO ( ) Caso 21: NO flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. Non viene creata alcuna trasferta e non viene fornito alcun errore. Caso 22: NO flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. Non viene creata alcuna trasferta e non viene fornito alcun errore. Caso 23: SI flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, non impostata. Non viene creata alcuna trasferta e non viene fornito alcun errore. Caso 24: SI flag Non creare tratta di ritorno e SI flag Considera solo giorni con più di due entità e località di default, nel RdL, valorizzata con MASSALENGO. Non viene creata alcuna trasferta e non viene fornito alcun errore. L importazione, continua a cancellare e ricreare la trasferta fino a quando non sono presenti delle spese. Creazione automatica dei rimborsi km Terminata la creazione della trasferta, se presente il flag Crea automaticamente un rimborso kilometrico, sono creati automaticamente per ogni tratta, i rimborsi kilometrici, solo se, nel rapporto di lavoro del dipendente, sono stati indicati tutti i campi necessari per la corretta applicazione del rimborso, ovvero Tipo Auto, Modello Auto, Tipo Rimborso. Se i campi indicati in precedenza sono compilati, la distanza da applicare al rimborso è così calcolata: Quando in Setup Gestioni è attivato Google Maps: - Non sono attivi Attiva la ricerca per città\provincia in Google Maps e Attiva la ricerca per geolocalizzazione. La distanza viene calcolata tra la località di partenza e la località di arrivo utilizzando la descrizione della città ed il relativo CAP - E spuntato Attiva la ricerca per città\provincia in Google Maps e non spuntato Attiva la ricerca per geolocalizzazione. La distanza viene calcolata tra la località di partenza e la località di arrivo utilizzando la descrizione della città e la relativa provincia - Quando è spuntato Attiva la ricerca per geolocalizzazione viene attivato un calcolo particolare dei km sviluppato ad hoc per esigenze specifiche. Quando in Setup Gestioni NON è attivato Google Maps: - Se presente, nella tabella delle distanze, il numero di km tra le località di partenza\arrivo, verrà utilizzato quello; - Se non presente la distanza nella relativa tabella, non verrà creato automaticamente il rimborso kilometrico. Inserimento Rimborsi Quando in Setup/ Generali, è attivato Abilita import trasferte da tabella lavorazioni : o Quando accede un dipendente standard e in Setup ZTravel è presente il bottone Importa trasferte da lavorazioni. Il numero di giorni precedenti da analizzare, rispetto alla data di esecuzione della funzione, è quello definito in Setup/ Numero GG precedenti, alla data corrente, per importazione manuale 18

19 o Se attivo in Setup/ Compilazione il flag Abilita inserimento cliente, il campo Cliente viene visualizzato anche per la località di partenza (sia nella maschera di Nuova Trasferta che nella sezione Itinerario e Rimborsi ). Se in Setup ZTravel / Note Spese / Generali, è stata selezionata Commessa come entità di riferimento la ricerca per la scelta del cliente visualizza ed agisce sulla località dalla commessa: il funzionamento, utilizzando questa entità, è lo stesso del cliente. GESTIONE FISCALITA SPAGNA Al fine di gestire le particolarità di trattamento fiscale delle trasferte anche per nazioni diverse dall Italia, sono state introdotte alcune nuove funzioni. Ad oggi è possibile gestire i trattamenti applicati dalla Spagna. Le particolarità legate all Italia, ovvero le tabelle delle indennità del contratto del credito, sono state inglobate in un sotto menù: Funzioni interessate: Anagrafici /Azienda Nella sezione Trasferte e Note Spese due nuovi campi/sezioni che quando non sono valorizzati, viene applicata la fiscalità italiana: Definizione nazione <Nazione> Il campo viene letto per il Calcolo Nota Spese, per verificare la corretta Tabella Limiti di spesa; che ora ha cambiato significato al campo Italia/ Estero, diventato Nazionale (e per nazionale si intende il valore inserito nel presente campo), Estero; ovvero tutte le altre nazioni: Localizzazione Fiscale <Nazione> Valori possibili: Italia/ Spagna Se scelto Spagna viene applicato quanto stabilito dalle regole impostate nelle tabelle commentate successivamente. Tabelle/ Note spese/ Fiscalità/ Spagna/ Associazione Spese Fornita pre caricata dalla Zucchetti. Occorre definire e raggruppare le spese su cui sussistono particolari trattamenti a livello di esenzione, impostati nella tabella successiva. 19

20 Tabelle/ Note spese/ Fiscalità/ Spagna/ Definizione Massimali di Esenzione Fornita pre caricata dalla Zucchetti. Per definire gli importi e le modalità di esenzione riferite alle spese definite nella precedente tabella. Possono essere effettuate differenziazioni per codice società/campo di Selezione/ Contratto/ Qualifica / Livello/ Trattamento contrattuale. Validità dal / Al Nel caso cambiasse la normativa, per gestire lo storico della fiscalizzazione. In ogni riga è possibile differenziare gli importi esenti in base ai parametri compilati e commentati: Tutti Riferito alla tipologia di Spese Tipo Tutti Ric Conto dipendente Non ric Conto azienda Nazione Tutti Estero Se il dipendente effettua una trasferta all estero; in questo caso al di fuori dalla Spagna Spagna Se il dipendente effettua una trasferta in Spagna Pernottamento Tutti Pernotto Definire se il dipendente ha dormito fuori (trasferte di più giorni). Senza Pernotto Definire se il dipendente NON ha dormito fuori (trasferte di un giorno). Destinazione Tutti No Sede Residenza Sede Residenza La differenziazione dell esenzione può essere eseguita a seconda che le spese inserite siano state sostenute nel comune della sede/residenza del dipendente o meno. Documentate Tutte Documentate Non Documentate La differenziazione dell esenzione può essere eseguita a seconda che le spese inserite siano correlate a documentazione o meno. La tabella a cui si fa poi riferimento per l indicazione, in inserimento rimborsi, del fatto che esista o meno una pezza giustificativa, è da codificare in Tabelle/ Note Spese/ Compilazione Note Spese/ Anagrafica documento Spesa. 20

21 Massimo Definire l importo di esenzione da applicare al verificarsi delle condizioni definite dagli altri parametri della riga. UM Euro Quando l importo definito nel campo precedente è riferito alle spese KM Quando l importo definito nel campo precedente è riferito al rimborso kilometrico. Note Spesa Esente Indicare la dicitura da riportare sulla parte esente della spesa, nel calcolo Rimborsi/bottone Visualizza Note, quando è applicata l esenzione riferita alla riga Note Spesa soggetta Indicare la dicitura da riportare sulla parte soggetta della spesa, nel calcolo Rimborsi/bottone Visualizza Note, quando è applicata l esenzione riferita alla riga. Esito del calcolo Quando sono state eseguite le precedenti impostazioni, l esito del calcolo è di conseguenza: La stampa fiscale: Visualizza Note Per ogni giorno e spesa sono riportate le note inserite in Tabelle/ Note spese/ Fiscalità/ Spagna/ Definizione Massimali di Esenzione. CONTRATTO DEL CREDITO Tabelle Note spese/ Controlli/ Anagrafica Controlli Nel contratto del credito cooperativo, non è presente alcun riferimento al luogo di rientro della trasferta per l ottenimento dei terzi di indennità (l unica eccezione è il tragitto SEDE -> RESIDENZA). Praticamente l ultimo giorno di trasferta, anche per trasferte da un giorno, NON sono mai assegnati 3/3 anche se il rientro non avviene né nel comune della sede o in quello della residenza. Sul controllo 003 (Controllo luogo di trasferta), è gestito un nuovo parametro. Impostare 1 nel campo Parametro 2 per avere questo trattamento. 21

22 I terzi di diaria sul giorno del rientro sono assegnati prendendo in considerazione tutte le altre condizioni (es. presenza di spese pranzo\cena, durata > 10 ore, ecc.). Per la tratta SEDE -> RESIDENZA, o viceversa, vale la regola che non siano riconosciute indennità. Tabelle Note Spese/ Fiscalità/ Italia/ Definizione Indennità <Ora di riferimento> Il controllo 007 riconosce al dipendente due terzi di diaria in seguito alla durata della trasferta con durata superiore al numero di ore indicato sul campo <Ore per 2/3>. Sul giorno di rientro, il calcolo della durata della trasferta considera il numero di ore dalle 00:00 all orario di fine della trasferta. Quando si vogliono considerare le 10 ore non dalle 00:00 ma dall inizio dell orario teorico del dipendente, allora occorre inserire questo orario nel presente campo. Se compilato il controllo 7 non calcola la durata sull ultimo giorno dalle 00:00 ma dall orario indicato. ATTENZIONE: questo comportamento verrà applicato solo ed esclusivamente sul giorno di rientro: i giorni intermedi saranno sempre considerati con durata 24 ore ed il giorno di partenza dall orario di inizio trasferta alla fine. <In regime di diaria le spese di pranzo, cena e alloggio vengono azzerate> e <Non azzerare spese di alloggio>. Ora le spese di alloggio sono riconosciute per le trasferte all estero come per le trasferte Italia. Tabelle Note Spese/Compilazione Spese/ Anagrafica Motivazione <Considera nel calcolo dei giorni minimi> In certi contratti viene indicato che un dipendente può scegliere autonomamente se la sua missione sarà a piè di lista o a regime di diaria. In questo caso occorre configurare due motivazioni differenti: MISSIONE con la spunta su <Indennità> e MISSIONE A PIE DI LISTA, senza spunta. Per far sì chele missioni\trasferte con un rimborso a piè di lista siano conteggiate per il raggiungimento dei giorni minimi (solitamente 5 giorni), spuntare il campo, che è visibile solo se il flag Indennità NON è attivato. Le trasferte che presentano la motivazione piè di lista e hanno attivato il campo, sono considerate al fine di raggiungimento dei 5 giorni utili. IMPLEMENTAZIONE SULLA GESTIONE FONDO ANTICIPI Implementazione utile ad aziende che: - Vogliono che sia possibile richiedere gli anticipi in Pianificazione trasferta (nella sezione specifica); - Gli anticipi richiesti siano importati nella sezione specifica del fondo anticipi, visibile in Inserimento rimborsi con click sul relativo bottone: - Il dipendente possa comunque reintegrare gli importi di eventuali anticipi, sempre dall Inserimento rimborsi, sezione Fondo Anticipo. Funzioni interessate: Setup/ Gestioni <Considera anticipi come reintegro> Se spuntato attiva la gestione commentata sopra. Quindi gli utenti possono richiedere gli anticipi dal modulo TRAVEL, e questi saranno importati in EXPENSE come Reintegro Anticipi. In ogni caso questa gestione non consente la restituzione anticipi (quindi il punto di menù Restituzione Anticipi rimane disabilitato). Va da sé che si potrebbe avere attiva la gestione del fondo anticipo ma, per un dipendente, disabilitarla dal rapporto di lavoro. Import Da Travel a Expense 22

23 L anticipo viene importato e visualizzato nella sezione fondo Anticipi come reintegro, e non può essere cancellato: inoltre, la data di riferimento corrisponde alla data di erogazione dell anticipo da parte dell ufficio cassa. Inoltre eventuali reintegri sono considerati nei totali a destra nei dashboard. Il conteggio effettuato è: 1. Anticipi inseriti nelle relative trasferte + 2. Restituzione anticipi - 3. Prelievo carta di credito aziendale + 4. Saldo iniziale fondo anticipo legato alla nota spese + 5. Reintegro anticipi + Inoltre, qualora la somma definita come Totale da rimborsare sia negativa (es. ho più anticipi rispetto alle spese da rimborsare), il totale riporta il valore 0. (es. 100 di anticipo, 30 di spese. Totale da rimborsare: 0 e non -70 ). Quando la gestione è abilitata nel Setup, nella Nota Spese NON si visualizza la causale Anticipi nei movimenti finanziari; qualora si dovesse avere la necessità, occorre attivare la causale di Reintegro anticipi. L UTENTE AMMINISTRATORE PUO MODIFICARE/ CANCELLARE O INSERIRE LA CAUSALE DI REINTEGRO ANTICIPI NELLE NOTE SPESE. Funzioni Amministratore / Note Spese / Operativi /Gestione Fondo Anticipo Nel menù di amministratore è abilitata anche la modifica del saldo generato dalla procedura. La modifica del saldo da parte dell utente amministratore, o da chi è abilitato ad accedervi, è storicizzata come se fosse un saldo effettivo : in questo modo, abbiamo evidenza del saldo precedente e di quello attuale. All interno del calcolo della posizione anticipo, di conseguenza, non bisognerà prendere in considerazione il saldo originale ma quello modificato dall utente. TRAVEL Ergonomia Applicativa ZTRAVEL Anagrafici / Soggetto/ ZTravel <Abilita inserimento trasferte con data partenza inferiore alla data corrente> ATTENZIONE: Dalla presente release l utente non può inserire trasferte con data inferiore a quella con cui accede all applicativo. Per poterlo fare occorre effettuare una forzatura su questo campo. Setup Ztravel/ Trasferte/ Compilazione Se scelto Inserimento per destinazione, compare un ulteriore opzione <Abilita scelta cliente nell inserimento destinazione> Se spuntato, in Pianificazione Trasferta, nel campo località di arrivo compare l icona Con click compare la finestra SEDE CLIENTE. La ricerca punta alla tabella contenuta in Dati Comuni/ Tabelle/ Presenze / Clienti. In base al cliente selezionato dall utente, compaiono sotto le sue sedi, ed è possibile selezionare quella in cui ci si è recati, che viene compilata come località di arrivo. Se scelto Attiva sezione riferimenti contabili compare anche <Abilita riferimenti contabili a ripartizione giornaliera>. L OPZIONE E UTILIZZABILE SOLO DA UTENTI CHE UTILIZZANO L APPLICATIVO ZTIMESHEET. Attivando la gestione, in Pianificazione Trasferta il dipendente può già effettuare l inserimento del proprio Timesheet per quanto riguarda i dati della trasferta, che saranno poi importati in Inserimento Rimborsi, dove è presente la stessa gestione. Vedere paragrafo Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità. Se spuntato il precedente campo <Abilita riferimenti contabili a ripartizione giornaliera>, compare <Abilita aggregazione entità>. Vedere il paragrafo TUTTI I MODULI/ Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità. 23

24 <Attiva sezione mail di avviso> Attiva, in Pianificazione Trasferta, la seguente sezione, dove l inseritore sceglie a chi inviare la mail comprensiva dei dati della propria trasferta: Nella mail di avviso, sono ripresi alcuni dati dell utente che ha effettuato l invio della trasferta. Le mail sono inviate le a trasferta approvata, e al loro interno sono riportati i seguenti dati: INDIRIZZO MAIL UTENTE CHE HA ESEGUITO L INVIO CODICE BUSINESS UNIT UTENTE CHE HA ESEGUITO L INVIO DESCRIZIONE BUSINESS UNIT Per ricavare il dato della business unit, viene eseguita una lettura storica nella sezione Rapporto Organico del Rapporto di Lavoro, alla data di invio della trasferta. <Non inviare la mail all agenzia di viaggi se la data della trasferta è inferiore o uguale alla data corrente> Visualizzato solo se NON è spuntato il campo <Attiva sezione ufficio viaggi>. Se spuntato, eventuali richieste di servizi riferite a trasferte precedenti NON generano la mail all agenzia viaggi (trasferte pregresse ) Viene controllato che la data di partenza sia minore alla giornata corrente. Se la trasferta ha data partenza uguale ad oggi, la mail deve essere inviata. Setup Ztravel/ Trasferte/ Generale Alla scelta degli uffici a cui inviare la mail della trasferta, sono stati aggiunti due gruppi nuovi: <Ufficio Cassa> ed <Ufficio Viaggi>. Abbinare i relativi gruppi di sicurezza a cui inviare le mail, nella stessa modalità degli altri gruppi presenti in questa sezione. Il funzionamento della mail, per tutti i gruppi indicati qui, ora è legato alla spunta sul campo < Attiva sezione mail di avviso> in Setup/ Trasferte /Compilazione. <Abilita copia richieste prenotazioni>: se spuntato, in fase di copia, verranno riportate anche tutte le richieste di prenotazione (biglietti, hotel, auto) nello stato Nuova. In fase di copia, attenzione a non copiare i dati riservati all ufficio viaggi, altrimenti li troverebbe già precompilati. <Abilita copia anticipi>: se spuntato, in fase di copia, verranno riportate tutte le righe di anticipo (che non siano state rifiutate), anche nella nuova trasferta <Abilita copia dati aggiuntivi in trasferta> <Abilita copia riferimenti contabili in trasferta> Se spuntati, quando l utente effettua una copia della trasferta, sono copiate automaticamente anche le sezioni in oggetto. ATTENZIONE: quando viene impostato di NON copiare i riferimenti contabili (opzione precedente disattiva), l utente deve inserire MANUALMENTE gli stessi, anche se l impostazione nel Setup è <Inserisci automaticamente i riferimenti contabili>. Questo perché quest ultima impostazione si riferisce a quando la trasferta viene inserita ex novo. Se non spuntati i flag sopra, verranno copiate tutte le altre sezioni (Itinerario, Riferimenti Contabili, Dati Aggiuntivi, Annotazioni, Stima Costi, ecc.). Vedere il paragrafo Pianificazione Trasferta. <Disabilita invio richieste per inseritori> Se spuntato, gli utenti inseritori possono solo creare e modificare le richieste ma non inviarle 24

25 Setup Ztravel/ Trasferte/Integrazione Agenzia Viaggi Aggiunta la possibilità di fare in modo che ZTravel si interfacci con l agenzia di viaggi Seneca nel momento in cui la richiesta di trasferta viene inviata. Precedentemente la comunicazione all agenzia viaggi avveniva nel momento dell autorizzazione. <Modalità di comunicazione> Post invio Post approvazione Setup Ztravel/ Trasferte/ Obbligatorietà Parametrica Sono state aggiunte le seguenti "opzioni": - Biglietto aereo Nominativi - Biglietto treno Nominativi - Biglietto nave Nominativi - Hotel - Nominativi Per queste opzioni, è possibile la sola scelta "Disabilitato", che inibisce l utilizzo del bottone omonimo in Pianificazione Trasferta. Pianificazione Trasferta Ora gli utenti non possono inserire trasferte pregresse, ovvero con date di inizio inferiori alla data in cui l utente effettua l inserimento. Se per dei soggetti non si vuole questo controllo occorre agire in Anagrafici/ Soggetto, spuntando il campo <Abilita inserimento trasferte con data partenza inferiore alla data corrente>. Viene data la possibilità di eseguire la copia di una richiesta di trasferta, già inserita, da poter utilizzare come precompilazione. Per eseguire il clone della trasferta utilizzare il tasto: A seconda che l utente che esegue la copia sia un dipendente o un approvatore\inseritore, il programma si comporta in maniera differente: - Dipendente: la funzione di copia riporta gli stessi dati su una nuova trasferta, in bozza, dopo che è stato dato l ok in seguito alla copia; - Approvatore\Inseritore: stesso funzionamento di cui sopra ma, il messaggio di conferma per eseguire la copia, permette la scelta del dipendente fra quelli per i quali è possibile inserire la trasferta, sul quale copiare la richiesta. Attenzione: dopo la copia, per la nuova richiesta creata in bozza, non è attivo il tasto invio. Questo perché, l utente, deve entrare almeno una volta per controllarne i dati ed eseguire il salvataggio. I dati copiati dipendono dalle scelte effettuate in Setup Trasferte/ Generali, sui campi <Abilita copia richieste prenotazioni> <Abilita copia anticipi> <Abilita copia dati aggiuntivi in trasferta> e <Abilita copia riferimenti contabili in trasferta>. Nella sezione Itinerario è stato tolto il collegamento a Google Map, pertanto non compare più la cartina geografica quando si selezionano le località oggetto della trasferta. Prenotazione hotel: quando si inserisce un hotel scegliendolo dalla relativa tabella in cui il campo indirizzo è valorizzato, questo viene riportato nella richiesta di prenotazione hotel. Prenotazione biglietti: in fase di inserimento di una qualsiasi prenotazione che prevede la compilazione deil campo telefono, questo viene precompilato automaticamente dal programma che controlla nell ordine: TELEFONO: 25

26 a. Cellulare inserito nel Soggetto - Altri Indirizzi - RA b. Cellulare inserito in Soggetto - Indirizzi - Residenza TELEFONO UFFICIO: a. Telefono inserito nel Soggetto - Altri Indirizzi - RA b. Telefono inserito nel Soggetto - Indirizzi - Domicilio fiscale c. Telefono inserito nel Soggetto - Indirizzi Residenza Quando in Tabella Agenzia di Viaggi è presente solo un agenzia con abilitato un certo servizio di prenotazione, nella relativa griglia di richiesta biglietti/ Hotel/ Auto a noleggio, viene precompilata automaticamente l agenzia per quella richiesta. Filtri avanzati: aggiunta la possibilità di filtrare per Raggruppamento geografico. Setup Trasferte/ Mail Per gli utenti con attivato, nei parametri per approvatori, la gestione via mobile, è data la possibilità di togliere dalla mail che arriva il link ad HRPortal. Per farlo, togliere la spunta dal campo <Abilita il link a HRPortal>. Se compilato il campo <Link pubblico hrportal>, quando dalla mail si clicca su HRPortal per connettersi, il programma aggancia questo indirizzo. E una forzatura rispetto alle impostazioni di HRPortal. GESTIONE PRESA IN CARICO/ UTENTE UFFICIO VIAGGI Setup Trasferte/ Compilazione AGENZIA DI VIAGGI <Abilita Gestione Presa in Carico> Se spuntato, nell'elenco delle trasferte, disponibile agli utenti ufficio viaggi, è data la possibilità di "prendere in carico" la trasferta. Una volta premuto il bottone, la colonna In carico a si valorizza con il nome e cognome dell utente che ha effettuato la presa in carico, in modo tale che la cosa sia evidente ad altri eventuali utenti ufficio viaggi. Se viene presa in carico una trasferta collettiva (sia essa quella originale o una di quelle generate) sono automaticamente prese in carico tutte quelle collegate. Non è prevista una storicizzazione della presa in carico, ma solo memorizzato l'ultimo utente che ha in carico la trasferta. Nei filtri avanzati è previsto un campo Utente in carico. Le richieste che non risultano prese in carico sono elencate prima rispetto alle altre. GESTIONE TRASFERTE COLLETTIVE Setup Trasferte/ Generale Se sul campo <Trasferte collettive> è stata indicata la scelta Post approvazione, compare l opzione <Approvazione automatica trasferte collettive> Consente di approvare automaticamente le altre richieste, generate da quella originale, anche se il responsabile dovrebbe essere un altro. In fase di inserimento della trasferta collettiva, se l utente indica per ogni nominativo cellulare e mail, questi sono sostituiti, durante la creazione delle loro trasferte, ai rispettivi default anagrafici, che a questo punto non sono riportati sulla prenotazione. L'ufficio viaggi può gestire simultaneamente le prenotazioni derivanti da trasferte collettive; quando lavora su una qualsiasi delle trasferte generate dalla collettiva, gli viene data indicazione del fatto che esistono prenotazioni del tutto analoghe (nate dall'originale trasferta collettiva). 26

27 Sono considerate analoghe le prenotazioni a parità di data e ora partenza/arrivo, tipo biglietto, agenzia, vettore, classe, categoria; per i biglietti, dal, al, località, hotel, tipo camera, fornitore auto a noleggio, tipo auto, località ritiro. Ne consegue che se uno qualsiasi degli altri partecipanti alla trasferta dovesse cambiare successivamente uno di questi dati, cambierebbe completamente la natura di quella prenotazione e non potrebbe essere gestita in simultanea con le altre. Punto di attenzione: se uno dei partecipanti alla collettiva cancella/annulla la sua trasferta in automatico non sono annullate/cancellate tutte le altre. Quando l'ufficio viaggi appone l'indicazione di prenotata o di non prenotata, gli viene richiesto se si vuole replicare la stessa cosa sugli altri colleghi con analoga prenotazione derivante da trasferta collettiva; in caso affermativo vengono replicati i dati dell'utente dell'ufficio viaggi e i dati di pagamento su tutte le altre (tipo pagamento, importo, nota accredito, divisa, controvalore, note). Stampa prenotazioni La stampa lanciata dall'ufficio viaggi, a differenza di quelle degli utenti, stampa, nel caso di trasferte collettive, i dati di tutte le trasferte collegate e non solo quella su cui si sta lavorando. UTENTE UFFICIO VIAGGI / IMPLEMENTAZIONE GESTIONE MAIL Sviluppati nuovi sistemi di comunicazione da ZTravel all agenzia di viaggi. Ad ora, due gestioni differenti che dipendono dall impostazione del campo <Attiva sezione ufficio viaggi> in Setup Trasferte/ Compilazione: Spuntato: l azienda assegna il ruolo di Ufficio Viaggi a uno o più utenti facenti parte della popolazione aziendale. Le persone designate (utenti con gruppo 99) hanno il compito di gestire le varie richieste dopo essersi interfacciate con l agenzia viaggi. Non spuntato: non esistono, all interno dell azienda, persone designate ad agenzia di viaggi, ma le richieste di trasferta inserite ed approvate generano automaticamente delle mail destinate all agenzia viaggi, contenenti i dati necessari per le varie prenotazioni. Di qui due modalità di gestione, spiegate nei paragrafi successivi, delle mail introdotte con la presente versione. Setup ZTravel / Trasferte / Mail <Identificativo Dipendente> Nella sottosezione Parametri per Agenzia Viaggi, è possibile configurare la modalità di composizione dell identificativo dipendente, nella mail dell ufficio viaggi (Quando in Setup Trasferte/ Compilazione il campo <Attiva sezione ufficio viaggi> è spuntato); permette di scegliere tra: Nessuno Codice Esterno Rapporto di Lavoro Codice Esterno Soggetto Codice Fiscale Nuove Mail da Utente Ufficio Viaggi a Agenzia di Viaggi Quando in Setup Trasferte/ Compilazione il campo <Attiva sezione ufficio viaggi> è spuntato. All interno del cruscotto dell ufficio viaggi, per ogni prenotazione, è data la possibilità di inviare una mail all agenzia viaggi. La griglia è così composta: Con Clik sulla busta, il programma controlla: 1. Che nella singola richiesta di prenotazione sia presente il campo Agenzia ; 2. che, per l agenzia ricavata al punto 1, sia presente il flag Attiva servizi di ed il relativo indirizzo mail corrispondente alla tipologia di richiesta; 3. Lo stato della richiesta sia diverso da Non Prenotata L icona è visualizzata solo se è già stata inviata la mail all agenzia. Il click sulla bustina fa comparire il layer in cui viene riportato l indirizzo mail dell agenzia, l oggetto della mail ed il testo: questi ultimi due saranno precompilati seguendo queste regole. 27

28 A: viene riportato l indirizzo mail dell agenzia viaggi corrispondente al servizio selezionato : l icona è visualizzata solo se sono presenti più indirizzi mail a cui inviare le prenotazioni : Oggetto e testo sono modificabili dall utente; l icona ripristina l oggetto ed il testo di default. Oggetto Mail: è l oggetto della mail composto con le regole indicate sotto ed è possibile modificarlo (se il campo rimane vuoto non è permesso l invio) Testo Mail: è il testo della mail composto con le regole indicate sopra ed è possibile modificarlo : l icona viene visualizzata solo se, per la mail che si sta inviando, saranno presenti degli allegati Annulla: chiude il layer e NON invia la mail all agenzia viaggi Invia: dovrà effettuare l invio della mail e, ad invio effettuato, chiudere il layer applicando il flag sulla prenotazione. L invio della mail è comunque sempre possibile; nel caso in cui sia già stato eseguito, l utente viene avvisato ma può inviarla nuovamente. Premessa 1: %STATORICHIESTA% corrisponde allo stato in cui si trova la singola prenotazione; assume i seguenti valori: In attesa / Prenotata -> Prenotazione Da eliminare / Disdettata -> Disdetta Premessa 2: in tutte le tipologie, alla mail sono allegati: Eventuali allegati nella sezione nominativi Eventuali allegati nella sezione allegati della prenotazione In seguito gli esempi per ogni servizio \ biglietto: Biglietti Treno OGGETTO: %DESCRIZIONE AZIENDA% - %COGNOME% %NOME% - %STATORICHIESTA% Treno del %DATAPARTENZA% TESTO: Azienda: %CODICE AZIENDA% - %DESCRIZIONE AZIENDA% Dipendente: %CODICE RDL% - %COGNOME% %NOME% Identificativo Dipendente: %OPZIONE SETUP% (solo se in Setup ZTravel -> Trasferte -> Mail -> Parametri per Agenzia Viaggi NON è presente l opzione Nessuno ) %MAIL PASSEGGERO% / %MAIL ALTERNATIVA% (solo se indicata nella prenotazione) Telefono: %TELEFONO% / %TELEFONO UFFFICIO% (solo se indicato nella prenotazione) Centro di Costo: %CODICE CDC% - %DESCRIZIONE CDC% (solo se indicato nella prenotazione) Anno Trasferta: %ANNOTRF% Numero Trasferta: %NUMEROTRF% Identificativo Trasferta: %NUMERO PROTOCOLLO TRASFERTA% Identificativo Prenotazione: %NUMERO PRENOTAZIONE% Partenza %DATA PARTENZA% - %ORA PARTENZA% - %CITTA PARTENZA% %DETTAGLI PARTENZA% Arrivo %DATA ARRIVO% - %ORA ARRIVO% - %CITTA ARRIVO% %DETTAGLI ARRIVO% 28

29 Vettore: %DESCRIZIONE VETTORE% (solo se indicato nella prenotazione) Classe: %DESCRIZIONE CLASSE% (solo se indicata nella prenotazione) Categoria: %DESCRIZIONE CATEGORIA% (solo se indicata nella prenotazione) Numero Posti: %NUMERO POSTI% (solo se numero posti > 1) Nominativi: (solo se numero posti > 1) %ELENCO NOMINATIVI composto da %CODICE AZIENDA% - %CODICE RDL% - %CONGOME% %NOME% - Tipo Documento: %TIPO DOCUMENTO% (solo se presente), Numero Documento: %NUMERO DOCUMENTO% (solo se presente)% Note: %NOTE% Biglietti - Aereo OGGETTO %DESCRIZIONE AZIENDA% - %COGNOME% %NOME% - %STATORICHIESTA% Aereo del %DATAPARTENZA% TESTO: Azienda: %CODICE AZIENDA% - %DESCRIZIONE AZIENDA% Dipendente: %CODICE RDL% - %COGNOME% %NOME% Identificativo Dipendente: %OPZIONE SETUP% (solo se in Setup ZTravel -> Trasferte -> Mail -> Parametri per Agenzia Viaggi NON è presente l opzione Nessuno ) %MAIL PASSEGGERO% / %MAIL ALTERNATIVA% (solo se indicata nella prenotazione) Telefono: %TELEFONO% / %TELEFONO UFFFICIO% (solo se indicato nella prenotazione) Centro di Costo: %CODICE CDC% - %DESCRIZIONE CDC% (solo se indicato nella prenotazione) Anno Trasferta: %ANNOTRF% Numero Trasferta: %NUMEROTRF% Identificativo Trasferta: %NUMERO PROTOCOLLO TRASFERTA% Identificativo Prenotazione: %NUMERO PRENOTAZIONE% Partenza %DATA PARTENZA% - %ORA PARTENZA% - %CITTA PARTENZA% %DETTAGLI PARTENZA% Arrivo %DATA ARRIVO% - %ORA ARRIVO% - %CITTA ARRIVO% %DETTAGLI ARRIVO% Vettore: %DESCRIZIONE VETTORE% (solo se indicato nella prenotazione) Classe: %DESCRIZIONE CLASSE% (solo se indicata nella prenotazione) Categoria: %DESCRIZIONE CATEGORIA% (solo se indicata nella prenotazione) Imbarco Prioritario: %IMBARCO% (solo se indicato nella prenotazione) Check-In Online: %CHECKIN% (solo se indicato nella prenotazione) Bagaglio: %BAGAGLIO% (solo se indicato nella prenotazione) Numero Posti: %NUMERO POSTI% (solo se numero posti > 1) Nominativi: (solo se numero posti > 1) %ELENCO NOMINATIVI composto da %CODICE AZIENDA% - %CODICE RDL% - %CONGOME% %NOME% - Tipo Documento: %TIPO DOCUMENTO% (solo se presente), Numero Documento: %NUMERO DOCUMENTO% (solo se presente)% Note: %NOTE% Biglietti - Nave OGGETTO: %DESCRIZIONE AZIENDA% - %COGNOME% %NOME% - %STATORICHIESTA% Nave del %DATAPARTENZA% TESTO: Azienda: %CODICE AZIENDA% - %DESCRIZIONE AZIENDA% Dipendente: %CODICE RDL% - %COGNOME% %NOME% Identificativo Dipendente: %OPZIONE SETUP% (solo se in Setup ZTravel -> Trasferte -> Mail -> Parametri per Agenzia Viaggi NON è presente l opzione Nessuno ) %MAIL PASSEGGERO% / %MAIL ALTERNATIVA% (solo se indicata nella prenotazione) Telefono: %TELEFONO% / %TELEFONO UFFFICIO% (solo se indicato nella prenotazione) Centro di Costo: %CODICE CDC% - %DESCRIZIONE CDC% (solo se indicato nella prenotazione) Anno Trasferta: %ANNOTRF% Numero Trasferta: %NUMEROTRF% Identificativo Trasferta: %NUMERO PROTOCOLLO TRASFERTA% Identificativo Prenotazione: %NUMERO PRENOTAZIONE% Partenza %DATA PARTENZA% - %ORA PARTENZA% - %CITTA PARTENZA% %DETTAGLI PARTENZA% Arrivo %DATA ARRIVO% - %ORA ARRIVO% - %CITTA ARRIVO% %DETTAGLI ARRIVO% Vettore: %DESCRIZIONE VETTORE% (solo se indicato nella prenotazione) Classe: %DESCRIZIONE CLASSE% (solo se indicata nella prenotazione) Categoria: %DESCRIZIONE CATEGORIA% (solo se indicata nella prenotazione) Prenotazione Posto: %PRENOTAZIONE% (solo se indicato nella prenotazione) 29

30 Numero Posti: %NUMERO POSTI% (solo se numero posti > 1) Nominativi: (solo se numero posti > 1) %ELENCO NOMINATIVI composto da %CODICE AZIENDA% - %CODICE RDL% - %CONGOME% %NOME% - Tipo Documento: %TIPO DOCUMENTO% (solo se presente), Numero Documento: %NUMERO DOCUMENTO% (solo se presente)% Note: %NOTE% ALLEGATI: Verranno riportati in allegato alla mail: Eventuali allegati nella sezione nominativi Eventuali allegati nella sezione allegati della prenotazione Hotel OGGETTO: %DESCRIZIONE AZIENDA% - %COGNOME% %NOME% - %STATORICHIESTA% Hotel del %DATAPARTENZA% TESTO: Azienda: %CODICE AZIENDA% - %DESCRIZIONE AZIENDA% Dipendente: %CODICE RDL% - %COGNOME% %NOME% Identificativo Dipendente: %OPZIONE SETUP% (solo se in Setup ZTravel -> Trasferte -> Mail -> Parametri per Agenzia Viaggi NON è presente l opzione Nessuno ) %MAIL PASSEGGERO% / %MAIL ALTERNATIVA% (solo se indicata nella prenotazione) Telefono: %TELEFONO% / %TELEFONO UFFFICIO% (solo se indicato nella prenotazione) Centro di Costo: %CODICE CDC% - %DESCRIZIONE CDC% (solo se indicato nella prenotazione) Anno Trasferta: %ANNOTRF% Numero Trasferta: %NUMEROTRF% Identificativo Trasferta: %NUMERO PROTOCOLLO TRASFERTA% Identificativo Prenotazione: %NUMERO PRENOTAZIONE% Check-In: %DAL% Chck-Out: %AL Ora Arrivo: %ORA% Hotel: %DESCRIZIONE HOTEL% Località: %LOCALITA % Indirizzo: %INDIRIZZO% Tipo Camera: %TIPOCAMERA% Numero Posti: %NUMERO POSTI% (solo se numero posti > 1) Nominativi: (solo se numero posti > 1) %ELENCO NOMINATIVI composto da %CODICE AZIENDA% - %CODICE RDL% - %CONGOME% %NOME% - Tipo Documento: %TIPO DOCUMENTO% (solo se presente), Numero Documento: %NUMERO DOCUMENTO% (solo se presente)% Note: %NOTE% Noleggio Auto OGGETTO: %DESCRIZIONE AZIENDA% - %COGNOME% %NOME% - %STATORICHIESTA% Hotel del %DATAPARTENZA% TESTO: Azienda: %CODICE AZIENDA% - %DESCRIZIONE AZIENDA% Dipendente: %CODICE RDL% - %COGNOME% %NOME% Identificativo Dipendente: %OPZIONE SETUP% (solo se in Setup ZTravel -> Trasferte -> Mail -> Parametri per Agenzia Viaggi NON è presente l opzione Nessuno ) %MAIL PASSEGGERO% / %MAIL ALTERNATIVA% (solo se indicata nella prenotazione) Telefono: %TELEFONO% / %TELEFONO UFFFICIO% (solo se indicato nella prenotazione) Centro di Costo: %CODICE CDC% - %DESCRIZIONE CDC% (solo se indicato nella prenotazione) Anno Trasferta: %ANNOTRF% Numero Trasferta: %NUMEROTRF% Identificativo Trasferta: %NUMERO PROTOCOLLO TRASFERTA% Identificativo Prenotazione: %NUMERO PRENOTAZIONE% Dal: %DAL% Al: %AL% Fornitore: %FORNITORE% (solo se indicato nella prenotazione) Tipo Auto: %TIPOAUTO% (solo se indicato nella prenotazione) Località Ritiro: %LOCALITA RITIRO% - %DETTAGLI RITIRO% Ora Ritiro: %ORA RITIRO% Località Consegna: %LOCALITA CONSEGNA% - %DETTAGLI CONSEGNA% Ora Consegna: %ORA CONSEGNA% Note: %NOTE% 30

31 La comunicazione con l agenzia viaggi è inoltre possibile anche in maniera riepilogativa utilizzando la sezione di sinistra: Mail riepilogativa al dipendente: è la mail presente anche in precedenza. Mail riepilogativa agenzia viaggi: esegue le stesse operazioni indicate in precedenza ma con alcune differenze. Il programma consente l invio della mail riepilogativa se è stata indicata almeno un agenzia all interno di tutte le tipologie di prenotazione. Le prenotazioni oggetto di invio della mail, sono tutte quelle che hanno uno stato diverso da Non Prenotata e che non presentino il flag Agenzia Viaggi (ovvero, non è ancora stata inviata una mail all agenzia viaggi per quella prenotazione). Con la mail riepilogativa si potrebbero avere più destinatari: in questi casi, viene preparata una mail per ogni indirizzo mail e, di conseguenza, all interno del testo ci saranno le prenotazioni associate a quell indirizzo mail. Nuove Mail da ZTravel ad Agenzia di Viaggi Quando in Setup Trasferte/ Compilazione il campo <Attiva sezione ufficio viaggi> NON è spuntato L implementazione consiste nel dare la possibilità di scegliere la composizione del testo della mail, lasciando invariata la modalità di invio. Setup ZTravel / Trasferte / Mail Testo mail agenzia di viaggi Mail con testo fisso (default): corrisponde a quanto gestito finora; Mail con testo parametrico: cliccando sulle buste è possibile parametrizzare il testo a piacere, per ogni tipologia di prenotazione, anche aggiungendo diciture fisse. Tra le variabili utilizzabili, l oggetto è sempre composto da una parte fissa, non modificabile, posizionata all inizio (PRENOTAZIONE DISDETTA VARIAZIONE). Nel corpo delle mail, si precisa che sono disponibili per ogni tipologia, una variabile normale e una light ; di seguito le specifiche: %PRENOTAZIONE TRENO%: corrisponde al testo che segue, ripetuto per ogni biglietto treno: Tipo Prenotazione: Treno Stato Richiesta: valorizzata con Nuova (solo se non è mai stata inviata la mail per questa prenotazione), Modificata (se è stata inviata in precedenza una mail per questa prenotazione), Disdettata (se la prenotazione è stata cancellata o gestita dal menù Gestione Disdette ) Tratta: CITTA ANDATA / CITTA RITORNO Data andata: DATA PARTENZA Ora andata: ORA PARTENZA (solo se diversa da 00:00) 31

32 Data arrivo: DATA ARRIVO Ora arrivo: ORA ARRIVO (solo se diversa da 00:00) Preferenza vettore: DESCRIZIONE VETTORE (solo se presente) Classe: DESCRIZIONE CLASSE (solo se presente) Centro di Costo: CODICE CDC DESCRIZIONE CDC (solo se presente) Nr. Posti: NUMERO POSTI (solo se > 1) Nominativi: (solo se Nr. Posti > 1) ELENCO NOMINATIVI NEL FORMATO CODICE AZIENDA CODICE DIPENDENTE COGNOME NOME (Tipo Documento: TIPO DOCUMENTO, N. Documento: NUMERO DOCUMENTO) ) Telefono passeggero: NUMERO TELEFONO / NUMERO TELEFONO UFFICIO Mail passeggero: MAIL PASSEGGERO / MAIL PASSEGGERO ALTERNATIVA Note: NOTE BIGLIETTO %PRENOTAZIONE TRENO LIGHT%: corrisponde al testo che segue, ripetuto per ogni biglietto treno: Tipo Prenotazione: Treno Stato Richiesta: valorizzata con Nuova (solo se non è mai stata inviata la mail per questa prenotazione), Modificata (se è stata inviata in precedenza una mail per questa prenotazione), Disdettata (se la prenotazione è stata cancellata o gestita dal menù Gestione Disdette ) Tratta: CITTA ANDATA / CITTA RITORNO Data\ora andata: DATA PARTENZA ORA PARTENZA Data\ora arrivo: DATA ARRIVO ORA ARRIVO Preferenza vettore: DESCRIZIONE VETTORE (solo se presente) Classe: DESCRIZIONE CLASSE (solo se presente) Nr. Posti: NUMERO POSTI (solo se > 1) Nominativi: (solo se Nr. Posti > 1) ELENCO NOMINATIVI NEL FORMATO COGNOME NOME ) Telefono passeggero: NUMERO TELEFONO / NUMERO TELEFONO UFFICIO Mail passeggero: MAIL PASSEGGERO / MAIL PASSEGGERO ALTERNATIVA Note: NOTE BIGLIETTO %PRENOTAZIONE AEREO%: corrisponde al testo che segue, ripetuto per ogni biglietto aereo: Tipo Prenotazione: Aereo Stato Richiesta: valorizzata con Nuova (solo se non è mai stata inviata la mail per questa prenotazione), Modificata (se è stata inviata in precedenza una mail per questa prenotazione), Disdettata (se la prenotazione è stata cancellata o gestita dal menù Gestione Disdette ) Tratta: CITTA ANDATA / CITTA RITORNO Data andata: DATA PARTENZA Ora andata: ORA PARTENZA (solo se diversa da 00:00) Data arrivo: DATA ARRIVO Ora arrivo: ORA ARRIVO (solo se diversa da 00:00) Preferenza vettore: DESCRIZIONE VETTORE (solo se presente) Classe: DESCRIZIONE CLASSE (solo se presente) Centro di Costo: CODICE CDC DESCRIZIONE CDC (solo se presente) Nr. Posti: NUMERO POSTI (solo se > 1) Nominativi: (solo se Nr. Posti > 1) ELENCO NOMINATIVI NEL FORMATO CODICE AZIENDA CODICE DIPENDENTE COGNOME NOME (Tipo Documento: TIPO DOCUMENTO, N. Documento: NUMERO DOCUMENTO) ) Telefono passeggero: NUMERO TELEFONO / NUMERO TELEFONO UFFICIO Mail passeggero: MAIL PASSEGGERO / MAIL PASSEGGERO ALTERNATIVA Imbarco Prioritario: SCELTA IMBARCO Check-In Online: SCELTA CHECKIN Bagaglio: SCELTA BAGAGLIO Note: NOTE BIGLIETTO %PRENOTAZIONE AEREO LIGHT% corrisponde al testo che segue, ripetuto per ogni biglietto aereo: Tipo Prenotazione: Aereo Stato Richiesta: valorizzata con Nuova (solo se non è mai stata inviata la mail per questa prenotazione), Modificata (se è stata inviata in precedenza una mail per questa prenotazione), Disdettata (se la prenotazione è stata cancellata o gestita dal menù Gestione Disdette ) Tratta: CITTA ANDATA / CITTA RITORNO Data\ora andata: DATA PARTENZA ORA PARTENZA Data\ora arrivo: DATA ARRIVO ORA ARRIVO Preferenza vettore: DESCRIZIONE VETTORE (solo se presente) Classe: DESCRIZIONE CLASSE (solo se presente) 32

33 Nr. Posti: NUMERO POSTI (solo se > 1) Nominativi: (solo se Nr. Posti > 1) ELENCO NOMINATIVI NEL FORMATO COGNOME NOME ) Telefono passeggero: NUMERO TELEFONO / NUMERO TELEFONO UFFICIO Mail passeggero: MAIL PASSEGGERO / MAIL PASSEGGERO ALTERNATIVA Imbarco Prioritario: SCELTA IMBARCO Check-In Online: SCELTA CHECKIN Bagaglio: SCELTA BAGAGLIO Note: NOTE BIGLIETTO %PRENOTAZIONE NAVE% corrisponde al testo che segue, ripetuto per ogni biglietto nave: Tipo Prenotazione: Nave Stato Richiesta: valorizzata con Nuova (solo se non è mai stata inviata la mail per questa prenotazione), Modificata (se è stata inviata in precedenza una mail per questa prenotazione), Disdettata (se la prenotazione è stata cancellata o gestita dal menù Gestione Disdette ) Tratta: CITTA ANDATA / CITTA RITORNO Data andata: DATA PARTENZA Ora andata: ORA PARTENZA (solo se diversa da 00:00) Data arrivo: DATA ARRIVO Ora arrivo: ORA ARRIVO (solo se diversa da 00:00) Preferenza vettore: DESCRIZIONE VETTORE (solo se presente) Classe: DESCRIZIONE CLASSE (solo se presente) Centro di Costo: CODICE CDC DESCRIZIONE CDC (solo se presente) Nr. Posti: NUMERO POSTI (solo se > 1) Nominativi: (solo se Nr. Posti > 1) ELENCO NOMINATIVI NEL FORMATO CODICE AZIENDA CODICE DIPENDENTE COGNOME NOME (Tipo Documento: TIPO DOCUMENTO, N. Documento: NUMERO DOCUMENTO) ) Telefono passeggero: NUMERO TELEFONO / NUMERO TELEFONO UFFICIO Mail passeggero: MAIL PASSEGGERO / MAIL PASSEGGERO ALTERNATIVA Prenotazione Posto: SCELTA PRENOTAZIONE POSTO Note: NOTE BIGLIETTO %PRENOTAZIONE NAVE LIGHT% corrisponde al testo che segue, ripetuto per ogni biglietto nave: Tipo Prenotazione: Nave Stato Richiesta: valorizzata con Nuova (solo se non è mai stata inviata la mail per questa prenotazione), Modificata (se è stata inviata in precedenza una mail per questa prenotazione), Disdettata (se la prenotazione è stata cancellata o gestita dal menù Gestione Disdette ) Tratta: CITTA ANDATA / CITTA RITORNO Data\ora andata: DATA PARTENZA ORA PARTENZA Data\ora arrivo: DATA ARRIVO ORA ARRIVO Preferenza vettore: DESCRIZIONE VETTORE (solo se presente) Classe: DESCRIZIONE CLASSE (solo se presente) Nr. Posti: NUMERO POSTI (solo se > 1) Nominativi: (solo se Nr. Posti > 1) ELENCO NOMINATIVI NEL FORMATO CODICE AZIENDA CODICE DIPENDENTE COGNOME ) Telefono passeggero: NUMERO TELEFONO / NUMERO TELEFONO UFFICIO Mail passeggero: MAIL PASSEGGERO / MAIL PASSEGGERO ALTERNATIVA Prenotazione Posto: SCELTA PRENOTAZIONE POSTO Note: NOTE BIGLIETTO %PRENOTAZIONE HOTEL% corrisponde al testo che segue, ripetuto per ogni prenotazione hotel: Tipo Prenotazione: Hotel Stato Richiesta: valorizzata con Nuova (solo se non è mai stata inviata la mail per questa prenotazione), Modificata (se è stata inviata in precedenza una mail per questa prenotazione), Disdettata (se la prenotazione è stata cancellata o gestita dal menù Gestione Disdette ) Data arrivo: DATA DAL Data partenza: DATA AL Ora arrivo: ORA ARRIVO (solo se diversa da 00:00) Località: LOCALITA Hotel: DESCRIZIONE HOTEL (solo se presente) Indirizzo: INDIRIZZO (solo se presente) Tipologia camera: TIPO CAMERA (solo se presente) Centro di Costo: CODICE CDC DESCRIZIONE CDC (solo se presente) Nr. Posti: NUMERO POSTI (solo se > 1) 33

34 Nominativi: (solo se Nr. Posti > 1) ELENCO NOMINATIVI NEL FORMATO CODICE AZIENDA CODICE DIPENDENTE COGNOME NOME (Tipo Documento: TIPO DOCUMENTO, N. Documento: NUMERO DOCUMENTO) ) Telefono passeggero: NUMERO TELEFONO / NUMERO TELEFONO UFFICIO Mail passeggero: MAIL PASSEGGERO / MAIL PASSEGGERO ALTERNATIVA Note: NOTE HOTEL %PRENOTAZIONE HOTEL LIGHT% corrisponde al testo che segue, ripetuto per ogni prenotazione hotel: Tipo Prenotazione: Hotel Stato Richiesta: valorizzata con Nuova (solo se non è mai stata inviata la mail per questa prenotazione), Modificata (se è stata inviata in precedenza una mail per questa prenotazione), Disdettata (se la prenotazione è stata cancellata o gestita dal menù Gestione Disdette ) Data arrivo: DATA DAL Data partenza: DATA AL Ora arrivo: ORA ARRIVO (solo se diversa da 00:00) Località: LOCALITA Hotel: DESCRIZIONE HOTEL (solo se presente) Indirizzo: INDIRIZZO (solo se presente) Tipologia camera: TIPO CAMERA (solo se presente) Nr. Posti: NUMERO POSTI (solo se > 1) Nominativi: (solo se Nr. Posti > 1) ELENCO NOMINATIVI NEL FORMATO CODICE AZIENDA CODICE DIPENDENTE COGNOME ) Telefono passeggero: NUMERO TELEFONO / NUMERO TELEFONO UFFICIO Mail passeggero: MAIL PASSEGGERO / MAIL PASSEGGERO ALTERNATIVA Note: NOTE HOTEL %PRENOTAZIONE AUTO% corrisponde al testo che segue, ripetuto per ogni prenotazione auto: Tipo Prenotazione: Noleggio Auto Stato Richiesta: valorizzata con Nuova (solo se non è mai stata inviata la mail per questa prenotazione), Modificata (se è stata inviata in precedenza una mail per questa prenotazione), Disdettata (se la prenotazione è stata cancellata o gestita dal menù Gestione Disdette ) Data ritiro: DATA DAL Ora ritiro: ORA RITIRO (solo se diversa da 00:00) Località ritiro: LOCALITA RITIRO e DETTAGLI Data consegna: DATA AL Ora consegna: ORA CONSEGNA (solo se diversa da 00:00) Località consegna: LOCALITA CONSEGNA e DETTAGLI Tipologia auto: TIPO AUTO (solo se presente) Fornitore: FORNITORE (solo se presente) Centro di Costo: CODICE CDC DESCRIZIONE CDC (solo se presente) Note: NOTE AUTO %PRENOTAZIONE AUTO LIGHT% corrisponde al testo che segue, ripetuto per ogni prenotazione auto: Tipo Prenotazione: Noleggio Auto Stato Richiesta: valorizzata con Nuova (solo se non è mai stata inviata la mail per questa prenotazione), Modificata (se è stata inviata in precedenza una mail per questa prenotazione), Disdettata (se la prenotazione è stata cancellata o gestita dal menù Gestione Disdette ) Ritiro: DATA DAL ORA RITIRO - LOCALITA RITIRO e DETTAGLI Consegna: DATA AL ORA CONSEGNA - LOCALITA CONSEGNA e DETTAGLI Tipologia auto: TIPO AUTO (solo se presente) Fornitore: FORNITORE (solo se presente) Note: NOTE AUTO ALLEGATI Verranno riportati in allegato alla mail tutti i documenti presenti in ogni singola prenotazione (all interno dei nominativi). Si Precisa che l invio della mail avviene a trasferta approvata per tutte le tipologie di prenotazione previste. I destinatari della mail, così come avviene adesso, sono le agenzie viaggi coinvolte dalle prenotazioni ed il dipendente. Questa mail è utilizzata anche in seguito all utilizzo della funzione Gestione Disdette. 34

35 Utente Ufficio Cassa/ Richieste Anticipi Introdotta la possibilità di aggiungere dei nuovi anticipi sia in richieste di trasferta già presenti, che in nuove richieste di trasferta. Le modifiche: Tasto Nuovo Anticipo nel cruscotto Ufficio Cassa Nel cruscotto dell ufficio cassa, possibilità di aggiungere delle richieste di anticipo per quelle trasferte che, inizialmente, non presentavano alcuna richiesta: Il layer chiede di selezionare: - Cod. Azienda/Ente; - Cod. Dipendente; - Trasferta: lo zoom visualizza tutte le richieste di trasferta APPROVATE, che NON presentano alcuna richiesta di anticipo, del dipendente selezionato in precedenza. A selezione effettuata, viene aperta la maschera standard di gestione dell anticipo dove, l ufficio cassa, può aggiungere delle nuove righe di anticipo. Una volta confermato l inserimento, la richiesta è visibile all interno del cruscotto come Trattate, se indicata la data di erogazione, o In Attesa se non è stata indicata. La richiesta di anticipo inserita è visibile anche dal dipendente nell elenco delle trasferte e sarà importata nella Nota Spese. Tasto Nuovo all interno di una richiesta di anticipo: La funzionalità è molto simile alla precedente con la sola differenza che la trasferta è già presente tra le richieste trattabili. MODULO CARTE DI CREDITO Inserimento Rimborsi Ora è possibile riconciliare più movimenti abbinati per lo stesso giorno a differenti carte di credito con la stessa spesa. 35

36 Tabelle / Pagamenti elettronici/ Anagrafica carta / Anagrafica carta di pagamento Altri Moduli/ Import File / Esecuzione/ Esegui Import Ora è gestita la storicizzazione delle carte di credito assegnate ai dipendenti. Quando per la carta di credito sono presenti delle storicizzazioni, visibili dal bottone evidenziato nella figura, il programma di importazione dei movimenti assegna gli stessi al record valido a parità di data movimento. Con click sul pulsante, è abilitata la visione/modifica dei record storici. La carta di credito è visibile, dal dipendente intestatario per il periodo, nel cruscotto in inserimento rimborsi, a partire dal mese di inizio validità. CON QUESTA METODOLOGIA SONO GESTIBILI LE CARTE LODGE. AD AMMINISTRAZIONE ULTIMATA, DOPO IL RIAVVIO DEL SERVIZIO, OCCORRE ACCEDERE A ALTRI MODULI/ IMPORT FILE/ CONFIGURAZIONE/ SETUP IMPORT, APRIRE LA SEZIONE DATA/ ORA IMPORTAZIONE FILE E CLICCARE L ICONA IN CORRISPONDENZA DI DEFINIZIONE CAMPI. Sbloccato il campo Data Fine Validità, in modo tale che in realtà in cui le carte di credito sono spostate da un dipendente all altro, siano gestiti anche i periodi in cui una carta non è assegnata a nessuno. Altri Moduli/ Import file/ Esecuzione / Configurazione Import Per il tracciato DEF_MOVIM, è stata aggiunta la possibilità di importare file che hanno valori in negativo. A tal fine sono state implementate le variabili IMPORTONEG e IMPORTO2NEG. Se sul tracciato sono definite queste variabili, gli importi in negativo del file sono letti in positivo. 36