Applicativo ZTravel. Release Luglio Funzionalità Comuni Messaggi all utente Archivi di Base/ Flussi/ Anagrafica Ruoli...

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1 Applicativo ZTravel Release Luglio 2017 Elenco Contenuti Funzionalità Comuni... 5 Messaggi all utente... 5 Archivi di Base/ Flussi/ Anagrafica Ruoli... 5 HR Anagrafici / Soggetto... 5 Archivi di base / Flussi / Anagrafica formule... 5 Filtri Avanzati utenti inseritori... 5 Setup / Gestioni... 5 Utilità/ Configurazione GPG... 6 Modulo Travel... 6 INTEGRAZIONE AGENZIA DI VIAGGI E-AGENCY... 6 Setup / Trasferte/ Integrazione Agenzia di viaggi... 6 INTEGRAZIONE CWT Book2Go... 6 Setup / Trasferte/ Integrazione Agenzia di viaggi... 6 Setup / Trasferte/ Mail... 7 GESTIONE MISTA DEI RAPPORTI CON LE AGENZIE DI VIAGGI... 7 Anagrafica Agenzia... 7 Setup ZTravel Trasferte - Compilazione... 7 GESTIONE DI ALTRI SERVIZI... 7 Tabelle/ Trasferte/ Servizi viaggio/ Altri Servizi... 8 Pianificazione Trasferta... 8 NUOVA SEZIONE ALLEGATI Pianificazione Trasferta... 8 IMPLEMENTAZIONI SULLA STIMA COSTI... 8 Tabelle / Note spese / Compilazione / Anagrafica Motivazioni... 8 HR Anagrafici / Soggetto... 8 Pianificazione Trasferta... 8 ALTRE IMPLEMENTAZIONI VARIE... 8 Anticipi per Raggruppamento Geografico (Tabelle / Raggruppamenti Geografici/ Anticipi)... 8 Dashboard Approvatore Trasferte... 8 Setup ZTravel Trasferte Mail... 9 Pianificazione Trasferta/ Servizi Viaggio... 9 Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 1 di 27

2 Pianificazione Trasferta/ Itinerario (Riepilogo)... 9 Setup Trasferte/ Compilazione... 9 Cruscotto Ufficio Viaggi... 9 Cruscotto Ufficio Cassa... 9 Modulo Carpool Cruscotto Gestore Auto in Pool INTEGRAZIONE MODULO CARPOOL APPLICATIVO ZCARFLEET Modulo Expense IMPLEMENTAZIONI SULL APP HR INFINITY E ANAGRAFICA SPESE Tabelle / Note Spese/ Compilazione Nota Spese/ Tipologia di Pagamento Tabelle / Note Spese/Spese / Anagrafica Spese Funzioni Amministratore/ Note spese/ Operativi/ Log importazione spese IMPLEMENTAZIONI PER LA REGISTRAZIONE DELLE FATTURE Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spesa Tabelle/ Note Spese/ Compilazione / Aliquote Iva Setup Note spese/ Compilazione / Spese Inserimento Rimborsi/ Spese STAMPA REGISTRI IVA LIMITI DI SPESA PARAMETRICI Setup Note spese/ Calcolo Tabelle/ Note Spese/ Spese / Limiti di spesa APPROVAZIONE / RIFIUTO SULLE SINGOLE ANOMALIE Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Anagrafica Momenti Tabelle/ Note Spese/ Spese / Anagrafica controlli Richieste di rimborsi Tabelle / Note spese/ Spese/ Anagrafica Tipologia di spesa CONFRONTO CON LA STIMA COSTI EFFETTUATA IN TRAVEL Tabelle/ Note Spese/ Compilazione / Anagrafica Motivazioni Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Controllo Stima costi Inserimento rimborsi ALTRE IMPLEMENTAZIONI SULL ANAGRAFICA CONTROLLI Tabelle/ Note Spese/ Controlli/ Anagrafica controlli RIFERIMENTI CONTABILI SULLE SPESE Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 2 di 27

3 Tabelle / Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese SEZIONE DEFINIZIONE ORE Tabelle/ Definizione Ore / Configurazioni Causali Setup Note spese/ Compilazione Definizione ore NUOVE VARIABILI PER LE FORMULE DI NOTE SPESE Setup Note Spese / Generale / Opzioni NUOVE VARIABILI PER LA MAIL Setup Note Spese/ Mail Setup / GESTIONE SOLLECITI PERSONALIZZAZIONI SULL INVIO NOTA SPESA Setup Note spese / Generale NUOVE GESTIONI RIMBORSI KM Setup Note spese/ Compilazione Itinerario e Rimborsi km VARIE Funzioni Amministratore/ Note spese/ Generazione Output/ Flusso Paghe Zucchetti Inserimento Rimborsi Setup Compilazione/ Annotazioni Setup Note Spese/ Compilazione / Generali Anagrafici / Azienda Ente Setup Note Spese/ Compilazione / Impostazioni Generali Setup / Note spese / Generazione File Tabelle / Note Spese / Compilazione / Anagrafica Motivazioni Ripristino funzione di abbinamento massivo Riferimenti contabili / Spese Setup / Note Spese/ Stampe CONTRATTO DEL CREDITO IMPLEMENTAZIONI AL CALCOLO Setup Note Spese / Calcolo Tabelle Note Spese/ Fiscalità / Italia / Definizione Indennità Modulo Pagamenti Elettronici NUOVI AUTOMATISMI POSSIBILI NELLA RICONCILIAZIONE MOVIMENTI Altri moduli/ Import file/ Esecuzione / Configurazione Import Tabelle / Pagamenti elettronici/ Generiche / Definizione Parametri Tabelle / Pagamenti elettronici/ Movimenti / Anagrafica Raccordo Spese SERVIZIO ATTIVABILE CON LA SCHEDULAZIONE DELL IMPORT Tabelle/ Pagamenti elettronici/ Processi e Utenti Gestione Carta/ Anagrafica Tabelle/ Pagamenti elettronici/ Processi e Utenti Gestione Carta/ Anagrafica Processi Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 3 di 27

4 INTEGRAZIONE SOLDO BUSINESS Setup/ Gestioni Anagrafici / Rapporto di Lavoro Tabelle/ Pagamenti Elettronici/ Anagrafica carte / Tipologia carta Tabelle/ Pagamenti Elettronici/ Anagrafica carte / Anagrafica carte di pagamento Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica spesa Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 4 di 27

5 Funzionalità Comuni Messaggi all utente I messaggi di errore sono standardizzati in questo modo: (In colore rosso) Mentre i messaggi di conferma appaiono così: (In colore verde) Archivi di Base/ Flussi/ Anagrafica Ruoli Anche quando sono definiti approvatori di ruolo, è possibile selezionare l opzione di non-invio delle mail. HR Anagrafici / Soggetto Nella sottosezione ZTravel è stato aggiunto il campo Abilita menù Approvatore commessa, da spuntare sui soggetti definiti come Responsali di commessa nella Tabella dei dati comuni Commesse OL. Archivi di base / Flussi / Anagrafica formule Rivisitato il layout per l impostazione delle formule; Per gestire correttamente l'auto-approvazione dei momenti di approvazione: - approvatore centro di costo anagrafico - approvatore centro di costo da riferimenti contabili - approvatore commessa, sono state create delle variabili da aggiungere nel Work Flow Autorizzativo (Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Momenti Operativi) : - Auto approva centro di costo anagrafico; - Auto approva centro di costo da riferimenti contabili; - Auto approva commessa riferimenti contabili Le variabili possono assumere il valore "Sì" / "No", e funzionano in questo modo: "Sì" : se nell'iter autorizzativo, è presente una formula con all'interno una di queste variabili (es. "autoapprovazione cdc da rif. cont.) il programma controlla se, per quel centro di costo, l'utente titolare della trasferta \ nota spese è anche approvatore dello stesso, e la formula viene soddisfatta; "No" : il caso opposto del precedente, quindi l'utente non è approvatore di centro di costo inserito nei riferimenti contabili, e la formula viene soddisfatta. Filtri Avanzati utenti inseritori Solo per gli utenti definiti inseritori è stato aggiunto un parametro per filtrare sia le trasferte che le note spese; è possibile selezionare Utente corrente sul parametro Gestite da ; sono elencate le sole richieste inserite o variate, in ultima battuta, dall utente connesso. Setup / Gestioni 1. Ripristinato il funzionamento delle entità Light. Quando si spunta il campo Abilita inserimento entità light, in Pianificazione Trasferta, sezione itinerario, si ha la possibilità di inserire, cliccando sul bottone ENTITA LIGHT, una o più entità da associare. Quando la pianificazione viene importata in nota spese, nella sezione riferimenti contabili, la maschera è la stessa, ma nel momento in cui si accede alla ricerca, il programma espone le entità che erano state inserite come Light con una stella, tipo preferiti ( ). Si precisa che solitamente questa gestione viene utilizzata quando non si devono associare delle percentuali ai riferimenti contabili di trasferte. 2. Con la spunta sul campo Salvataggio storico attività, su ogni richiesta è possibile visualizzare le attività effettuate cliccando, dal dashboard, sul quadrato ( ). Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 5 di 27

6 Utilità/ Configurazione GPG Aggiunte le seguenti opzioni sotto la colonna protocollo : 1. Possibilità di effettuare il download da aree FTP (finora solo SFTP) 2. Possibilità di effettuare il download da cartella specifica, impostando Locale (es. C:\Zucchetti\; sono accettati anche percorsi relativi come /support ) 3. Aggiunta una colonna Chiave di crittografia, per l indicazione della chiave privata da utilizzare Chiave 1 - da utilizzare con i file di AirPlus; Chiave 2 - da utilizzare con i file di VISA Modulo Travel INTEGRAZIONE AGENZIA DI VIAGGI E-AGENCY Come già avviene per l agenzia di viaggi Seneca, è possibile predisporre l'integrazione a E-Agency di Zucchetti Systema, società del gruppo Zucchetti, che ha predisposto un WebService per consentire la prenotazione dei servizi viaggio richiesti dal dipendente in ZTravel. Il cliente che intende usufruire della gestione, deve contattare l agenzia di viaggi per richiedere la fornitura delle credenziali per il collegamento, da impostare in ZTravel. Funzioni coinvolte: Setup / Trasferte/ Integrazione Agenzia di viaggi Attivare, come Modalità di integrazione, WebService 2. Successivamente sono richieste altre informazioni, alcune delle quali sono fornite da E-Agency, una volta stipulato un contratto ( Link Web Service Username WS Password WS Azienda WS ); altre sono utili per la parametrizzazione di ZTravel. Indicare Path export anagrafiche, Nome file, Abilita scrittura centro di costo dipendente, per trasmettere a E-Agency i dati anagrafici (dai rapporti di lavoro); tipo pagamento di default con il codice tipologia pagamento da assegnare alle prenotazioni; N giorni mantenimento log, per poter visualizzare il log dei flussi per il periodo di tempo stabilito, N giorni attesa flusso conferma, in cui indicare il numero giorni, conteggiati dal giorno di invio dei dati a E-Agency, oltre i quali la prenotazione si intende non eseguita. Path import flusso fatturazione e Nome file import fatturazione, non obbligatori. Utilizzare quando si vogliono importare i dati della fatturazione dall agenzia, che li scrive su questo file. ZTravel, tramite la lettura del file, li scrive su una tabella del database. La tabella si chiama HFTR_000001SENECAFATTURE, e viene alimentata da un processo schedulato (hftr_bsenecscfile_zt ), che legge i dati dal file e li scrive sulla base dati. Modalità di comunicazione Post invio i dati sono inviati all agenzia dopo che l utente ha inviato la richiesta di trasferta; Post approvazione i dati sono inviati all agenzia dopo che la richiesta di trasferta è stata approvata all ultimo livello previsto. Si precisa che, come per il flusso Seneca, se il cliente Zucchetti volesse importare i dati gestiti tramite la propria agenzia di viaggi nei rimborsi spese dei dipendenti, deve impostare il setup trasferte/ Compilazione, la sottosezione Ufficio viaggi-agenzia di viaggi, con Attiva sezione ufficio viaggi. INTEGRAZIONE CWT Book2Go CWT Book2Go è un tool, fornito da Carlson Wagonlit, in cui l utente, in autonomia, si prenota il viaggio di lavoro. Il cliente Zucchetti che intende attivare l integrazione deve contattare Carlson Wagonlit, che gli fornisce le utenze per i dipendenti che si avvarranno del servizio; ogni utente è un soggetto di ZTravel, in cui è indicato l indirizzo e mail con cui si è registrato nel sistema CWTBook2Go. Quando la richiesta di trasferta è approvata all ultimo livello previsto, l utente, in Pianificazione Trasferta, o nella mail di notifica dell avvenuta approvazione, ha a disposizione un link per eseguire le prenotazioni. Cliccando o sul link nella mail, o il bottone <Prenotazioni> in Pianificazione Trasferta (presente solo per le richieste approvate), accede direttamente a CWTBook2Go, dove si trova già compilati: Date, località, motivazione della trasferta e note. Funzioni coinvolte: Setup / Trasferte/ Integrazione Agenzia di viaggi Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 6 di 27

7 Attivare, come Modalità di integrazione, CWTBokk2Go. I campi Group Code, Link WS e Link Book2Go sono da compilare con i dati comunicati da Carlson Wagonlit al cliente Zucchetti. Setup / Trasferte/ Mail Solo per la mail prevista in Parametri per Utenti/ Segnala Trasferta Approvata è prevista la variabile ${LINKB2G} che conterrà il link per l accesso all applicazione Book2Go. Si precisa che: - Le trasferte con il pulsante <Prenotazioni> a disposizione dell utente devono essere nello Status 09, che corrisponde al Fine Processo e avere data maggiore della data di accesso al sistema; - In caso le trasferte per cui era stata gestita una prenotazione siano annullate, anche questi dati sono passati automaticamente al sistema CWTBook2Go; - In caso le trasferte per cui era stata gestita una prenotazione siano variate, l utente deve provvedere a accedere, tramite il bottone, al sistema CWTBook2Go ed apportare le modifiche alla sua prenotazione. - CWTBook2Go può fornire al cliente Zucchetti un file contenente i dati delle prenotazioni effettuate, e lo stesso file può essere utilizzato come quello delle spese prepagate, ovvero importato nei rimborsi spesa dei dipendenti. GESTIONE MISTA DEI RAPPORTI CON LE AGENZIE DI VIAGGI Sono state introdotte delle opzioni che consentono di avere, sulla stessa azienda, una gestione mista tra gli scenari previsti fino ad ora per le agenzie di viaggi. Fino ad oggi era possibile: 1. che l agenzia viaggi e ZTravel comunicassero via Web Service, con una gestione delle prenotazioni completamente automatizzata, per esempio il flusso dell agenzia Seneca (come E-Agency, commentata sopra); 2. che l agenzia viaggi e ZTravel comunicassero via mail; la mail era gestita automaticamente all atto di approvazione della richiesta di trasferta e poi l agenzia, a prenotazione effettuata, comunicava via mail esterna all utente di ZTravel le prenotazioni effettuate, magari allegando i biglietti ecc. Ora è possibile avere delle agenzie per cui si comunica via web Service, e altre con cui si comunica con la seconda modalità. II tutto apportando le dovute impostazioni alle seguenti configurazioni: Anagrafica Agenzia Aggiunti i campi Agenzia di default e Disabilita comunicazione WebService. Se spuntato Agenzia di default, l agenzia in questione viene proposta già compilata all utente in Pianificazione Trasferta (per i servizi abilitati sull agenzia di default). Non obbligatorio; spuntare sull agenzia utilizzata prevalentemente. Il campo Disabilita comunicazione WebService, è da spuntare sulle agenzie per cui NON si vuole la gestione Web Service. L utilizzo del campo presuppone che in setup sia attiva l integrazione con l agenzia viaggi via WebService (sia con opzione WebService 1 che WebService 2 ). Sulle agenzie per cui si vuole l integrazione via , spuntare questo campo (scenario 2). Sulle agenzie con cui è prevista l integrazione via WebService, NON spuntare il campo. Setup ZTravel Trasferte - Compilazione Se selezionata l opzione Attiva comunicazione con agenzia viaggi con Automatica, è presente l opzione Non rendere automaticamente eseguite le prenotazioni. Se spuntata, dopo l invio della mail automatica all agenzia, le prenotazioni oggetto della mail figurano come non gestite, e risulta possibile farlo dall ufficio viaggi. GESTIONE DI ALTRI SERVIZI Oltre ai consueti biglietti viaggio e albergo, ora è possibile gestire altri servizi legati alla trasferta, in cui configurare tutto ciò che non è compreso nei servizi viaggio; per esempio pullman, visto passaporto, la prenotazione di un pc, il lavaggio dell auto, il cambio gomme ecc ecc. La gestione prevede che, a trasferta approvata, arrivi una mail con testo fisso alla persona identificata nel servizio viaggio richiesto. Non è prevista l approvazione. Funzioni coinvolte: Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 7 di 27

8 Tabelle/ Trasferte/ Servizi viaggio/ Altri Servizi Codificare qui gli altri servizi che si intendono gestire; per ognuno sono richiesti il Codice Azienda, codice servizio, un icona a cui legarlo, la descrizione libera, se le note sono obbligatorie. Inoltre è possibile escludere o includere dalla compilazione della nuova sezione solo alcuni dipendenti. Infine viene richiesto di indicare l indirizzo e mail a cui far pervenire la mail, con testo fisso, a trasferta approvata all ultimo livello: Mail: Oggetto: Denominazione Azienda - cognome nome data partenza Luogo trasferta Testo della mail: Viaggiatore: Denominazione Azienda - cognome nome ( ) (codice azienda e dipendente) Trasferta n xx dal gg-mm-aaaa al gg-mm-aaaa Servizio richiesto: nome servizio Stato servizio: Nuovo (viene gestito anche Modificato/ Annullato) Note: Lo stato del servizio cambia in Annullato/ Modificato se la trasferta, già trattata dall approvatore, viene modificata o annullata dall utente Pianificazione Trasferta C è una sezione Altri Servizi in cui con partenza e arrivo. si aggiunge il servizio. Il tasto di Selezione rapida prevede le località di Per modificare o cancellare il servizio. NUOVA SEZIONE ALLEGATI Pianificazione Trasferta In Setup / Trasferte/ Compilazione Prenotazione servizi, è presente il campo attiva sezione allegati. Se spuntato, in Pianificazione Trasferta, oltre ai soliti allegati, è possibile inserirne altri in un apposita sezione. IMPLEMENTAZIONI SULLA STIMA COSTI Tabelle / Note spese / Compilazione / Anagrafica Motivazioni Ora è possibile selezionare su una o più motivazioni l obbligatorietà o meno della compilazione della sezione Stima costi. Nella sottosezione Controlli Trasferte, spuntare il campo stima costi obbligatoria quando si vuole costringere il dipendente ad inserire una previsione solo quando si reca in trasferta per determinati motivi. HR Anagrafici / Soggetto Modifica stima costi con gestione storico Se spuntato, quando questi soggetti apportano variazioni sulla stima costi effettuata, è visualizzata sia la stima originale, sia con il nuovo importo. Pianificazione Trasferta Nella sezione Stima Costi è possibile inserire delle annotazioni cliccando sull icona ALTRE IMPLEMENTAZIONI VARIE Anticipi per Raggruppamento Geografico (Tabelle / Raggruppamenti Geografici/ Anticipi) Ora è possibile differenziare gli importi da proporre in base alla motivazione utilizzata, oltre al luogo di destinazione. Dashboard Approvatore Trasferte Se attivo Abilita gestione presa in carico note spese e trasferte in setup/gestioni, l approvatore ha a disposizione, per le richieste in attesa, il pulsante Presa in carico con cui si auto assegna la gestione della richiesta. Sotto la colonna aggiuntiva PRESA IN CARICO compare una spunta e, sulla spalla destra, con Visualizza storico presa in carico, vede data, ora e l utente che ha preso in carico la richiesta, Sempre sulla spalla destra, in corrispondenza di quelle prese in carico, può fare Rimuovi presa in carico. Nei filtri avanzati è possibile impostare trasferte in carico. Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 8 di 27

9 Setup ZTravel Trasferte Mail 1. Nuova variabile ${RIFCONTR} che restituisce l elenco delle entità inserite nei riferimenti contabili PER TRASFERTA. La variabile è attivabile nelle seguenti tipologie di mail: Segnala Richiesta Trasferta (parametri approvatori) Segnala Richiesta Anticipo (parametri per ufficio cassa) Segnala Richiesta Prenotazione (parametri per ufficio prenotazioni) Mail con testo parametrico (parametri per agenzia viaggi) Mail che l ufficio Viaggi spedisce all agenzia viaggi dal proprio cruscotto. 2. Mail all agenzia con testo parametrico: su tutte le variabili per aereo, treno e nave, sono riportati, quando presenti, anche i dettagli partenza e arrivo inseriti sulla richiesta (senza dover aggiungere variabili). Pianificazione Trasferta/ Servizi Viaggio E stato aggiunto "aggiungi ritorno" nelle prenotazioni biglietti; permette di creare in automatico una prenotazione di ritorno. Con la spunta sul campo ci si sposta in automatico sulla compilazione dei campi della tratta di rientro della trasferta; gli orari e il dettaglio non sono pre compilati. Viene abilitato il link mostra dati andata/ ritorno che permette di "switchare" tra i dati andata e ritorno. Al salvataggio sono create due prenotazioni con identici dati prenotazione, dati personali, nominativi e allegati, ma con gli estremi differenti. Pianificazione Trasferta/ Itinerario (Riepilogo) Nel riepilogo, sulla parte destra, è evidenziata la sezione contenente le date e gli orari della trasferta; è visibile quando è presente almeno un orario diverso da 00:00; in casi in cui esistono orari non compilati ( 00:00) e altri non compilati, al posto di 00:00 viene mostrato 24:00; Se sono state inserite annotazioni, è presente l icona Setup Trasferte/ Compilazione Abilita compilazione numero giorni Se spuntato, in Pianificazione trasferta viene richiesto un dato aggiuntivo, il numero giorni, che può essere minore o uguale a quello degli effettivi giorni di trasferta. Viene controllato dal calcolo anticipi per raggruppamento geografico. Blocca modifica località partenza e rientro Se spuntato l utente non può, in sede di pianificazione Trasferta, agire sui campi della località di partenza e arrivo. Cruscotto Ufficio Viaggi Ora anche per le trasferte collettive, se l utente ufficio viaggi inserisce allegati, gli stessi sono riportati nelle trasferte di tutti i partecipanti, e sono consultabili dalla sezione servizi viaggio: Cruscotto Ufficio Cassa Quando in setup è stato scelto Abilita controllo bloccante per assenza IBAN, e l utente preposto utilizza l erogazione massiva, viene eseguito il controllo sull assenza di Iban su tutte le richieste oggetto di erogazione. Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 9 di 27

10 Modulo Carpool Cruscotto Gestore Auto in Pool Rivista la grafica del gestore auto in Pool INTEGRAZIONE MODULO CARPOOL APPLICATIVO ZCARFLEET Per gli utilizzatori del programma ZCarFleet, con il caricamento del presente aggiornamento, ed in modo trasparente, la tabella automobili (Tabelle Trasferte/ Mezzi di Trasporto) è integrata con la tabella Auto della base dati unica (Dati Comuni/ Tabelle/ Generiche/ Automezzi/ Automobili). Inoltre, occorre attivare l integrazione. In Setup/ Gestioni, su Gestione auto in pool, è possibile selezionare Attiva Integrazione con ZFleet. Deve essere pubblicato un WebService dal programma Carfleet - Accedere al Pannello di controllo/ Sicurezza/ Sicurezza procedure; su Tipo indicare Soap Endpoint procedure, ed aggiungere hocf_fsaveprenopool. In Pianificazione Trasferta, nella sezione Auto in Pool, si attivano le chiamate al programma CarFleet; - Se la modalità di prenotazione è assistita, sono richiesti solo le date e i garage; - Se la modalità di prenotazione è self service, l utente sceglie anche l auto. A trasferta annullata, viene annullata anche per la prenotazione dell auto. Modulo Expense IMPLEMENTAZIONI SULL APP HR INFINITY E ANAGRAFICA SPESE Presupposto per il funzionamento degli automatismi è l aggiornamento alla rel di HRPortal e il download dell ultima APP 2.0 (disponibile all incirca dal 20 aprile 2017). Tabelle / Note Spese/ Compilazione Nota Spese/ Tipologia di Pagamento Ora è possibile scegliere quali tipologie di pagamento attivare sull APP. Quelle utilizzabili sono quelle con la spunta su Attiva per mobile. E possibile, come per le spese, assegnare una descrizione diversa da visualizzare sull APP, compilando il campo che si attiva dopo la spunta. La scelta è fattibile solo se la tipologia di pagamento è visibile al dipendente (campo disabilita utilizzo per dipendente NON spuntato). Tabelle / Note Spese/Spese / Anagrafica Spese - Se sulla spesa è compilata la Tipologia di pagamento di default, e per la spesa si è attivato il mobile, la tipologia abbinata viene proposta, modificabile, anche durante l inserimento da App. - Se sulla spesa è impostato Abilita date inizio e fine validità, e per la spesa si è attivato il mobile, anche nell inserimento da App viene richiesta la compilazione, obbligatoria o meno, delle date. - Se sulla spesa è impostato Note obbligatorie, e per la spesa si è attivato il mobile, anche nell inserimento da App viene richiesta la compilazione obbligatoria delle note. - Se sulla spesa è impostato attiva importo fisso, e per la spesa si è attivato il mobile, anche nell inserimento da App il campo importo è già compilato e non modificabile. - Se sulla spesa è impostato il tipo documento di default, e per la spesa si è attivato il mobile, anche nell inserimento da App il campo tipo documento è già compilato, e variabile o meno da parte dell utente, a seconda dell impostazione in ZTravel (quindi rispetto alle precedenti versioni viene trasmesso anche il tipo documento ricevuta e/o spese non documentate). Novità anche per ZTravel; è possibile attivare per le spese anche la sezione località, spuntando attiva sezione località, e l utente può essere obbligato o meno a inserire la città o lo stato in cui ha sostenuto la spesa, a seconda che sia spuntato o no il campo località obbligatoria. Inoltre la stessa può essere proposta già compilata se è spuntato anche Precompila località da itinerario. Le prime due opzioni sono considerate anche durante l inserimento da mobile. Funzioni Amministratore/ Note spese/ Operativi/ Log importazione spese Ora è possibile visualizzare le spese appese, ovvero quelle già sincronizzate dall App e non ancora importate in nessuna nota spese. Nella funzione sono presenti 3 sezioni; TABELLA SPESE PREPAGATE TABELLA SPESE MOBILE e Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 10 di 27

11 TABELLA APPOGGIO. Sono visualizzabili e gestibili da qui, rispettivamente, le spese importate con la definizione tracciato delle prepagate, quelle inserite da APP, e quelle presenti sulla tabella hftr_[codice ambiente]sppark, ovvero una tabella d appoggio in cui confluiscono le spese, derivanti da mobile o da importazione pre pagate, per cui non è stata trovata alcuna corrispondenza in note spese per quanto riguarda le date del loro sostenimento. Quando ad esempio è stata emessa la segnalazione all utente in inserimento rimborsi: L utente che accede ha a disposizione delle utility: Compare solo se i movimenti non sono ancora stati importati in nessuna nota spese. Cliccando sull icona le spese sono importate nella nota spese di riferimento, se esiste. Se sono già stati importati, invece, e si scelgono le opzioni successive, il programma emette la segnalazione che dovrà essere rieseguita l importazione. Per modificare. Per cancellare Compare al posto di quando il movimento è già importato; cliccando su questa icona il movimento viene scollegato dalla nota spese e potrà essere re importato. IMPLEMENTAZIONI PER LA REGISTRAZIONE DELLE FATTURE Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spesa Nella sottosezione Tipo documento è prevista la possibilità di abbinare sempre lo stesso fornitore ad una spesa. Potrebbe essere utile, per esempio, per le spese di acquisto carburante se vengono sostenute sempre presso il benzinaio convenzionato. Tabelle/ Note Spese/ Compilazione / Aliquote Iva Ora è possibile gestire più di un codice di esenzione Iva, oltre a quello convenzionale (99) creato automaticamente. E sufficiente spuntare il flag esente e non viene calcolata l iva. Setup Note spese/ Compilazione / Spese E possibile non gestire l anagrafica fornitori fatture; in questo caso quando gli utenti registrano i dati identificativi della fattura, la partita Iva, denominazione del fornitore, non viene aggiornata l anagrafica e i campi sono solo di inserimento. Questa modalità si attiva togliendo la spunta dal campo Memorizza dati fattura in anagrafica. Al contrario, se il campo è attivo, il fornitore viene memorizzato sull azienda default (000000), se il Setup è sull azienda e sull azienda specifica, se il Setup è impostato sull azienda. Inserimento Rimborsi/ Spese - Quando si registrano i dati della fattura, ora l importo dell Iva può essere forzato dall utente tramite l utilizzo di un tasto messo a disposizione di fianco all importo. Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 11 di 27

12 Cliccando sul Più o sul Meno, il programma aggiunge o toglie rispettivamente un centesimo dall importo dell Iva, togliendo o sommando il centesimo all importo dell imponibile. E possibile agire in forzatura solo per un centesimo in più o in meno, come prevede la normativa. Esempio: Iva 10 Imponibile 100: Con Meno= Iva 9 Imponibile 101 / Con Più= Iva 11 Imponibile 99; -Quando si registra per documento il totale fattura ora è collocato in "prima pagina" ; anche qui è prevista la stessa gestione sopra sul campo Iva; inoltre è consentita la modifica sia del totale chedell'imponibile (quindi, se cambio imponibile, il totale viene ricalcolato, se cambio il totale, viene ricalcolato l'imponibile). STAMPA REGISTRI IVA Eseguite implementazioni sulla stampa registi Iva. Ora la selezione prevede: - la richiesta del mese e dell azienda; - l estrazione provvisoria, che può essere eseguita quante volte si vuole, e quella definitiva, che provvede a numerare il documento riepilogativo, come previsto normativamente. Inoltre il numero assegnato al documento riepilogativo rimane memorizzato in modo tale che, per il successivo mese, la numerazione sia assegnata in modo progressivo; - il filtro su: Approvate e non trasferte: la stampa estrae tutte le note spese con Status MAGGIORE / UGUALE 28 e senza una data di trasferimento (a file paghe o contabilità); Approvate e trasferite il : la stampa estrae tutte le note spese con Status MAGGIORE / UGUALE 28 e con data di trasferimento (a file paghe o contabilità) uguale a quella selezionata. - È possibile filtrare anche i dati organico dei dipendenti. Il progressivo assegnato automaticamente va per Anno / Azienda. Se dovesse essere necessario un ulteriore spaccatura occorre, in Setup Note Spese/ Stampe, selezionare come Documento riepilogativo il 2 e valorizzare il campo Settore Contabile in Anagrafica Soggetto (per gli approvatori di ultimo livello). In tal caso oltre che per anno / Azienda, il progressivo viene numerato anche per settore contabile degli utenti che hanno approvato le note spese contenenti le fatture comprese nella stampa. Sempre nei setup, quando è selezionato documento riepilogativo 1, è richiesto anche n.righe per documento. Da compilare solo nel caso di alcune limitazioni di programmi di contabilità, per cui non è possibile avere all interno di un documento riepilogativo più di N dettagli (dove N equivale al parametro n.righe per documento ). Durante la generazione sono verificate quante sono le righe che genera la singola fattura e, se supera il valore del setup, viene generato un secondo documento riepilogativo (come numero) con tutte le righe della fattura. LIMITI DI SPESA PARAMETRICI Introdotta un implementazione che riguarda i limiti parametrici. Gestisce una casistica particolare per cui le differenziazioni previste fino ad oggi nei limiti parametrici non possono essere utilizzate (km, durata, motivazione ecc). E l utente che, quando inserisce il proprio rimborso, sceglie una determinata condizione per cui, per la spesa inserita nel giorno, deve scattare il confronto con un importo limite diverso dal solito. Funzioni coinvolte: Setup Note spese/ Calcolo Quando si spunta il campo Abilita flag giornaliero per limiti parametrici, viene richiesta la Descrizione flag giornaliero per limiti parametrici. Esempio: Se l impostazione è: L inserimento rimborsi si presenta come nella figura: Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 12 di 27

13 Con click sul pulsante indicato, l utente può scegliere l applicazione dell eccezione su tutti o alcuni giorni della trasferta: La stessa scelta può avvenire direttamente nella sezione spese: Fatto questo, per i giorni per cui è presente la scelta e per gli altri, sono controllati dei limiti diversi, impostati nella tabella Limiti di spesa. Tabelle/ Note Spese/ Spese / Limiti di spesa Nella sezione Limiti Parametrici è prevista una colonna in più Flag GG : Nel caso sopra, per la spesa è applicato il limite di 20, per i giorni con la spunta (Flag gg = Sì); e di 10 per quelli senza spunta (Flag gg = No). APPROVAZIONE / RIFIUTO SULLE SINGOLE ANOMALIE Fino ad oggi, il responsabile autorizzava o respingeva l intera nota spese. Ora è possibile invece, anche solo per alcuni controlli, far sì che l approvatore autorizzi, non autorizzi, oppure autorizzi in parte, le singole anomalie presenti nel rimborso. ATTENZIONE: Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 13 di 27

14 - non è possibile attivarla se l approvazione avviene via mobile - se si vuole attivare il controllo, le impostazioni hanno valenza solo per le note spese inserite successivamente. Funzioni coinvolte: Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Anagrafica Momenti Innanzitutto si imposta in quale momento di approvazione applicare la regola, ad esempio sull approvazione di 2^ livello; si spunta il campo Abilita approvazione anomalie : Tabelle/ Note Spese/ Spese / Anagrafica controlli L anagrafica controlli delle spese per cui si vuole l applicazione di questa regola, deve essere con l opzione Troncamento, e occorre impostare come nella figura: Occorre far confluire il superamento del limite su una voce specifica, utilizzando Attiva generaz. Voce per supero limite, con l indicazione della voce da generare; in seguito impostare la nuova sezione Approvazioni anomalie, in cui sono indicate: la Tipologie di spesa da verificare, la stessa del supero; la Tipologia di spesa autorizzata e la Tipologia di spesa non autorizzata, ovvero quelle da generare nei vari casi. Richieste di rimborsi L applicazione di quanto impostato, la troviamo nel cruscotto dell approvatore che, quando clicca su approva in presenza di questo genere di anomalie, ha la segnalazione: Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 14 di 27

15 Sì: l importo del supero finisce tutto come Autorizzato ; No: torna al cruscotto; Visualizza anomalie: consente il trattamento delle singole Esempio: Il calcolo rimborsi ha generato le anomalie (sul controllo 211) che, a loro volta, per effetto del supero, hanno generato la voce di supero cena L approvatore, con visualizza anomalie, può scegliere di autorizzare/ autorizzare parzialmente/ non autorizzare : L effetto della sua scelta genera spese e diverse situazioni sul rimborso. Nella figura sopra, l approvatore ha praticato le 3 azioni possibili per il controllo. La distinta rimborsi, in seguito, si presenta come segue; la cena personale è sempre pari all importo limite previsto dal controllo; poi sono evidenziati su altre voci gli importi spesi in più, autorizzati e non: : Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 15 di 27

16 Tabelle / Note spese/ Spese/ Anagrafica Tipologia di spesa La spunta sul campo Escludi dai riepiloghi fa sì che determinate spese siano escluse dalla spalla riepilogativa del cruscotto dei rimborsi spese: Nell esempio appena commentato questa impostazione può essere utile sulla tipologia spese da autorizzare e non autorizzate. Escludi dalla generazione del supporto magnetico per banche Quando viene generato il file per gli accrediti alle banche, le spese con il flag non sono scritte sul file, perché non devono essere oggetto di accredito. Escludi dalla ripartizione Rif Cont. (contabilità 13) Utile solo a chi gestisce il file contabilità personalizzate 13, che solitamente suddivide le spese in % con i riferimenti contabili giornalieri; con questo flag, invece, la spesa non viene ripartita per i riferimenti contabili. CONFRONTO CON LA STIMA COSTI EFFETTUATA IN TRAVEL Le impostazioni successive fanno in modo che quando l utente salva la nota spese, se le spese effettive sostenute in trasferta hanno superato la stima costi che lui stesso aveva inserito in TRAVEL, il programma emetta una segnalazione warning. Tabelle/ Note Spese/ Compilazione / Anagrafica Motivazioni Nell anagrafica motivazioni di EXPENSE (modulo T2), deve essere attivato il controllo sulle motivazioni interessate tramite la spunta sul campo Abilita Controllo Stima costi. Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Controllo Stima costi Qui occorre indicare le spese su cui si vuole questo tipo di controllo. Sono proposte le sole spese per cui è attiva la stima costi; Tipologia Inserita il confronto viene eseguito sull importo inserito dal dipendente. Calcolata il confronto viene eseguito sull importo della spesa calcolato dal programma Esempio: se per la spesa inserita (100 ) è previsto un troncamento (50 ), se qui viene scelto Inserita, il controllo viene eseguito sul valore inserito (100); in caso di Calcolata, il controllo viene eseguito sull importo troncato (50). Codice controllo Campo non obbligatorio; da compilare solo se si vuole attivare, per questa tipologia di controllo, l approvazione delle singole anomalie. Sulla parte destra indicare le voci di spesa inserite in Nota Spesa su cui eseguire il controllo. Nel caso normale le voci inserite a destra corrispondono a quelle di sinistra (che sono quelle abilitate il TRAVEL). Inserimento rimborsi Per effetto delle impostazioni sopra, l utente potrebbe avere la segnalazione: Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 16 di 27

17 ALTRE IMPLEMENTAZIONI SULL ANAGRAFICA CONTROLLI Tabelle/ Note Spese/ Controlli/ Anagrafica controlli 1) Solo per i controlli di tipo troncamento, sono presenti ulteriori campi che consentono di pilotare il troncamento in modo più mirato. Quando le spese oggetto di troncamento, nello stesso giorno o trasferta, sono state pagate sia c/to azienda che c/to dipendente, il programma troncando dà priorità a quelle sostenute con una delle tipologie di pagamento, in base alle scelte: Il campo è Priorità e, in caso di scelta su Attiva generaz voce per supero limite, la possibilità di generare due tipologie di spesa diverse a seconda di quale sia l importo troncato tra Riconosciute Non Riconosciute. Esempio: Ipotizzando un limite di 10 per il pranzo; Spese di pranzo c/o dipendente inserita (riconosciuta) 50 Spese di pranzo c/o azienda inserita (Non riconosciuta) 50 Non Riconosciute\Riconosciute\Tipologia : La prima spesa ad essere troncata è quella di 50 c/o azienda (Non riconosciuta); mentre quella c/to dipendente (riconosciuta) viene scomposta e 10 sono mantenuti sulla spesa di pranzo; 40 assegnati alla tipologia spesa di supero relativa alle spese riconosciute. Riconosciute\Non Riconosciute\Tipologia Stesso caso precedente, ma la prima spesa ad essere troncata è quella di 50 c/o dipendente (riconosciuta); mentre quella c/to azienda (non riconosciuta) viene scomposta e 10 sono mantenuti sulla spesa di pranzo; 40 assegnati alla tipologia spesa di supero relativa alle spese non riconosciute. Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 17 di 27

18 Tipologia\Non Riconosciute\Riconosciute Tipologia\ \Riconosciute \Non Riconosciute Da utilizzare solo se nel controllo sono previste più spese: il troncamento avviene come avveniva fino ad oggi; con l opzione aggiuntiva che prevede che, ad esaurimento del limite, dopo che lo stesso è stato applicato su tutte le tipologie previste, vale quanto detto sopra; ovvero sulla prima tipologia di spesa che deve essere troncata sono applicate le priorità viste in precedenza, idem sulla seconda, e così via. 2) Solo nel caso in cui il controllo non è giornaliero, ma per trasferta, è previsto nel tipo, anche Azzeramento. Con azzeramento, le opzioni previste per priorità sono Importo riconosciuto da ultimo giorno di trasferta / Importo non riconosciuto da ultimo giorno di trasferta. In questo caso viene completamente azzerata la tipologia di spesa da analizzare per prima. Seguono le stesse logiche viste in precedenza, ma partendo dall ultimo giorno della trasferta, come solitamente avviene per questo tipo di controllo, e dando la precedenza, a seconda della scelta, alle riconosciute e/o non. 3) Forza tipologia di spesa per numero persone ; da utilizzare solo in particolarissimi casi. Quando sono state configurate: o Spese da ripartire automaticamente (esempio spese offerte che sono ripartite, in base al numero e o o tipologia di persone a cui si è offerto, in Spese personali, spese offerte a terzi); Sulle spese oggetto di ripartizione ( personali =X e offerte =Y) è applicato un limite, al raggiungimento del quale deve essere generata un ulteriore voce (Z) che ha un ulteriore limite per persona. Per far sì che il controllo limite per persona impostato su Z vada a testare il numero persone di Y, allora utilizzare questo campo; Con il campo Forza tipologia di spesa per numero persone, è proposto un ulteriore campo sulle tipologie di spesa, in cui impostare la tipologia su cui far controllare il numero delle persone (nell esempio sopra, Y). RIFERIMENTI CONTABILI SULLE SPESE Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità Aggiunta la sezione per abilitare altre configurazioni di entità per i riferimenti contabili, che saranno richieste per le spese nella cui anagrafica è stata abilitata la richiesta dei riferimenti contabili in %. Tabelle / Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese Abilita riferimenti contabili in percentuale Se spuntato, in Inserimento Rimborsi - spese, è richiesta la compilazione delle % dei riferimenti contabili per la spesa in questione, ed emessa segnalazione bloccante quando il totale non è = 100%. I riferimenti contabili sono ripresi dalla Tabella Configurazione entità. SEZIONE DEFINIZIONE ORE Tabelle/ Definizione Ore / Configurazioni Causali - Campo Descrizione Breve ; se inserito, è la dicitura che appare sul calendario per la causale inserita - Campo Non visualizzare unità di misura ; se selezionato, l unità di misura della causale non è visualizzata nel calendario per la causale inserita. Setup Note spese/ Compilazione Definizione ore - Il campo Abilita visualizzazione località è da spuntare solo quando si vuole che all utente compaia anche il campo località (in cui si svolge la trasferta) mentre inserisce le varie causali; - Modalità Inserimento si può impostare con: o o Giornaliero, ovvero l inserimento come avvenuto finora; Griglia, una nuova modalità attivabile SOLO ED ESCLUSIVAMENTE quando le causali sono tutte a quantità e senza l'attivazione della sezione Timesheet. Ecco un anteprima; una volta posizionato nella sezione, l utente clicca Modifica ed inserisce le varie quantità: Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 18 di 27

19 - Modalità di Visualizzazione con le opzioni: o Solo Calendario, ovvero l unica modalità possibile finora; o Solo Griglia: da selezionare obbligatoriamente quando anche la modalità di inserimento è Griglia ; da la seguente tipologia di visualizzazione: o Entrambi: l utente può sempre scegliere come visualizzare i dati inseriti, tenendo presente che se le causali prevedono l inserimento dei Dalle/ alle, l esposizione in griglia, quando scelta, è sempre per quantità. In questo caso quindi, l utente che accede utilizza il link disponibile per visualizzare nella modalità desiderata in quel momento: NUOVE VARIABILI PER LE FORMULE DI NOTE SPESE Sono state introdotte nuove variabili nelle formule di EXPENSE: - Origine della trasferta : è possibile impostare condizioni diverse per le trasferte, verificando che provengano dal modulo TRAVEL o no. Se occorre utilizzare questa variabile, tenere presente che il valore assegnato alle trasferte importate da TRAVEL è TRF. - Importo totale Stima costi; viene richiesto l importo - Nota spesa senza rimborso, con cui si intendono note spese senza né spese, né indennità, nè rimborsi km. Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 19 di 27

20 Setup Note Spese / Generale / Opzioni Abilita trasferte a cavallo mese per calcolo mensile (no contratto credito) Se abilitato viene richiede la compilazione obbligatoria di Mese di riferimento con le opzioni: Mese di partenza Mese di arrivo Solo per chi ha il calcolo mensile (senza aver attivo il contratto del credito) e NON importa le trasferte dal modulo TRAVEL. Se attivata questa opzione, l utente che inserisce una nota spese può anche inserire delle tratte a cavallo mese. Più specificatamente: Nota Spese aperta come marzo Se gestito mese di partenza, l utente può inserire una tratta con partenza marzo e rientro ad aprile; Se gestito mese di arrivo, l utente può inserire una tratta con partenza febbraio e rientro ad marzo. NUOVE VARIABILI PER LA MAIL Setup Note Spese/ Mail - Solo per la mail rivolta all approvatore, ora è possibile un impostazione tale per cui nel testo della mail siano presenti le anomalie: occorre impostare la variabile ${ELENCOANOMALIE} - Solo nella sezione delle mail rivolte all utente, ora è presente Segnala Nota Spese nel momento operativo specifico. Se scelta, occorre inserire anche il momento operativo in cui si trova la nota spese quando si vuole che arrivi la mail al dipendente. Esempi Momento operativo 03 approvazione di 2^ livello = la mail arriva al dipendente quando il rimborso è approvato al 1^ livello (e deve essere approvata al secondo); Momento operativo 07 liquidazione = la mail arriva al dipendente quando il rimborso è approvato all ultimo livello previsto (e deve essere liquidata). Setup / GESTIONE SOLLECITI Nuova tabella in cui attivare le mail automatiche indirizzate agli approvatori di note spese che non hanno ancora trattato richieste di rimborsi. Momento Operativo : scegliere il momento operativo da cui far partire il conteggio per la data in cui inviare la mail. Codice configurazione : è un codice libero da assegnare a questa configurazione. In seguito, è possibile configurare la frequenza del sollecito ed il relativo testo mail da inviare. Nello specifico: Numero giorni da data ultima operazione sollecito : alternativo al campo successivo; se qui indico 20, e il momento abbinato è l approvazione di 1^ livello, per una nota spese inviata il 31 del mese, il 20 del mese successivo parte la prima mail di sollecito; per un rimborso inviato l 1, la mail parte il 21 e così via. Giorno del mese per sollecito : alternativo al campo precedente. E il numero del giorno del mese in cui far partire la mail di sollecito; se indicato 10, il 10 di tutti i mesi parte la mail automatica. Numero di solleciti : E il numero delle mail che partono dal momento in cui un rimborso spese non è ancora stato approvato e gira il processo schedulato. Se indicato 10, a partire dalla data indicata nei punti precedenti, partiranno 10 mail di sollecito. intervallo di giorni tra solleciti : le mail si ripetono ogni X giorni. Esiste un processo schedulato, hftr_bsollecitinstr, che legge le note spese in attesa ed invia le mail del giorno ; per una corretta configurazione, il processo va eseguito tutti i giorni ed invia tutte le mail previste per quella giornata. Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 20 di 27

21 PERSONALIZZAZIONI SULL INVIO NOTA SPESA Setup Note spese / Generale Testo Parametrico esposto all invio della nota spese Se è compilato, prima dell invio della nota spese da parte dell utente, compare il testo inserito qui, SEMPRE (nella figura sotto, la dicitura è ATTENZIONE, DOPO L INVIO DEL RIMBORSO NON POTRAI APPORTARE MODIFICHE ). Richiedi conferma invio ns senza rimborsi L implementazione riguarda casistiche che prevedono che, nel caso in cui le note spese NON contengano alcun importo da rimborsare al dipendente, la nota spese salti completamente l iter autorizzativo e vada subito in liquidazione, PREVIA CONFERMA DA PARTE DEL DIPENDENTE. Per attivare spuntare il campo e quando la nota spese è senza spese, né rimborsi km, né anticipi o indennità, il programma emette all utente la segnalazione inserita nel campo Testo della conferma. Prima dell invio l utente deve spuntare il campo apposito per procedere. Nell esempio sotto il testo è LA PRESENTE NOTA SPESE NON CONTIENE RIMBORSI E PASSA IN LIQUIDAZIONE DOPO L INVIO : Il messaggio compare al click sulla busta o sull invio. Perché il rimborso in questione salti l approvazione, occorre creare una formula, da abbinare nei momenti operativi dell approvazione, che abbia la condizione note Spese senza rimborsi (la variabile è stata aggiunta con questo aggiornamento). NUOVE GESTIONI RIMBORSI KM Setup Note spese/ Compilazione Itinerario e Rimborsi km Modalità del nuovo inserimento dei rimborsi km può assumere i valori: Disattivato L inserimento dei rimborsi km funziona come sempre; Tabellato Quando l utente procede con l inserimento dei rimborsi km, il programma non gli propone le località dell itinerario, ed è quindi libero di indicare dei comuni diversi da quelli inseriti precedentemente. Ha comunque la possibilità di cliccare su Precompila, e in questo modo gli sono creati i rimborsi km in base alle tratte presenti. Le località e anche la data del rimborso sono comunque modificabili; Libero Se scelto, viene richiesta anche API Key. Quando l utente procede con l inserimento dei rimborsi km, il programma, oltre a non proporgli le località dell itinerario, nel momento in cui sono digitati dei caratteri, si collega istantaneamente a Google Maps, e l inserimento viene effettuato in modo libero. Per cui è possibile inserire qualsiasi località presente su Maps (esempio Malpensa, oppure le vie ecc). inoltre è possibile inserire i rimborsi anche per date diverse da quella di andata e rientro della trasferta. ATTENZIONE: - questa modalità prevede che il client da cui si utilizza l applicativo, possa accedere a Maps. - La chiave proposta consente un massimo di 2500 chiamate al giorno. Per attivare la gestione, occorre effettuare una richiesta specifica della API Key a Maps, che comunque vale per 2500 chiamate al giorno. Con entrambe le opzioni, è sempre presente un per fare pre-compilare automaticamente il ritorno, in base alle località inserite sulla prima riga. Inoltre, viene proposto il campo data compilato e può essere variato. NEL CASO SI DECIDA DI ADOTTARE UNA NUOVA METODOLOGIA RISPETTO A QUELLA GESTITA FINORA, OCCORRE CONTATTARE IL SERVIZIO HELP DESK. Visualizza località di partenza e rientro / Blocca località di partenza e rientro Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 21 di 27

22 Spuntare il primo quando si vuole che l utente visualizzi il comune di partenza impostato a sistema; ed il secondo per impedire all utente stesso di modificarlo. VARIE Funzioni Amministratore/ Note spese/ Generazione Output/ Flusso Paghe Zucchetti In caso di contratto del credito e Generazione file Paghe Web - File TRRIPW" e "Paghe Web - Tabella", l unità di misura scritta per le indennità è I (importo), al posto di G (giorni). Inserimento Rimborsi Tasto rapido per il cambio giorno sull inserimento spese; oltre alle frecce avanti/ indietro, ora, cliccando sul giorno in cui si è posizionati, ci si può spostare anche tra le date della trasferta: Campo Valuta delle spese; ora dalla ricerca l utente può digitare i primi caratteri della valuta e viene posizionato su quelle interessate. Gestione dei preferiti delle spese offerte. Per fare in modo che si memorizzino, su ogni utente che le utilizza, i nominativi delle persone a cui offre solitamente le spese. Occorre spuntare il campo Attiva Gestione rubrica personale in Setup / Compilazione Spese. L utente, nella sottosezione spese offerte, visualizza click gli sono proposte le persone preferite. L elenco può essere variato dall utente e può contenere sia interni che esterni all azienda. Setup Compilazione/ Annotazioni. Con Aggiunta un opzione Attiva campo numero km. Se spuntata, in Inserimento Rimborsi, sezione elenco Trasferte, quando si aggiungono annotazioni sulla tratta compare il campo N km : Setup Note Spese/ Compilazione / Generali Mesi precedenti rispetto alla data corrente / Mesi successivi rispetto alla data corrente Sono pre impostati rispettivamente a 18 e 6. Quando l utente in inserimento rimborsi clicca su Nuova Nota spese, i mesi proposti nella combo box sono conteggiati, a partire dalla data in cui si accede, in base ai parametri inseriti qui. E prevista un ulteriore forzatura, in anagrafica Azienda. Anagrafici / Azienda Ente. Mese limite inserimento NS Non obbligatorio. Se impostato, all utente che inserisce una nuova nota spese non è consentito registrare periodi antecedenti a quello impostato qui. La valorizzazione di questo campo vince su quella prevista sul numero mesi precedenti rispetto alla data corrente in Setup / Compilazione/ Generali. Setup Note Spese/ Compilazione / Impostazioni Generali Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 22 di 27

23 Gestione controllo discriminanti spese Quando in Tabelle/ Spese/ Discriminanti spese si imposta più di una discriminante, ora è possibile scegliere se le condizioni sono in AND o OR. Setup / Note spese / Generazione File Considera dipendenti trasferiti su azienda di destinazione Se attivato, in fase di generazione dei files Zucchetti, i dipendenti che nel Rapporto di Lavoro hanno compilato il trasferimento societario su un altra azienda, sono generati con il codice azienda/dipendente su cui sono in forza nel momento della generazione, e non su quella in cui lo erano quando hanno registrato il rimborso spese. Tabelle / Note Spese / Compilazione / Anagrafica Motivazioni Ripristinato il funzionamento delle motivazioni con la spunta sul campo Non obbligatorietà della tratta di rientro. L utilizzo di queste motivazioni non crea la tratta di ritorno. E comunque presente la possibilità di aggiungere destinazioni. Ripristino funzione di abbinamento massivo Riferimenti contabili / Spese E stato ripristinato il funzionamento di una gestione presente sulle versioni 1.7.x, attivabile da Setup / Compilazione / Spese, RIFERIMENTI CONTABILI SPESE, scegliendo Ridotta sul campo Modalità di attivazione. Consente di avere un bottone nella sezione spese che permette all utente di inserire delle aggregazioni di entità, ed abbinarle alle spese. Setup / Note Spese/ Stampe Non aprire maschera di riepilogo nel dashboard Se spuntato, sia nel dashboard che dall interno del rimborso, con click sull icona della stampa, non viene visualizzata la schermata con l esito del calcolo ma direttamente la stampa rimborsi. CONTRATTO DEL CREDITO IMPLEMENTAZIONI AL CALCOLO Setup Note Spese / Calcolo Nel caso in cui il campo Calcola indennità sui km effettivi, ora è presente anche l opzione Non considerare in caso di trasferta estero. Se spuntato, solo nel caso la trasferta si svolga fuori dall Italia, il numero km per assegnare o meno le diarie viene controllato in Tabella Città, e non nei rimborsi km della sezione Itinerario e rimborsi. Tabelle Note Spese/ Fiscalità / Italia / Definizione Indennità Non riconoscere indennità all'estero in presenza di spese conto azienda. In caso di trasferta effettuata fuori dall Italia e presenza di spese di pranzo, cena o alloggio sostenute conto azienda, se questo campo è spuntato, le indennità vengono decurtate. Modulo Pagamenti Elettronici NUOVI AUTOMATISMI POSSIBILI NELLA RICONCILIAZIONE MOVIMENTI Quando si seleziona Nuova Il dialogo proposto all utente è Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 23 di 27

24 1) Il primo automatismo riguarda la tipologia di documento proposta. In Setup / Compilazione/ Pagamenti Elettronici, si imposta Default tipologia documento ; i valori possibili sono Ricevuta, (come nella figura sopra), oppure fattura. 2) In seleziona una voce è possibile invece pilotare in vari modi la selezione, e vediamo come. La premessa da fare: nella maggior parte dei casi, sul file dell estratto conto, i vari movimenti sono classificati per categoria merceologica. Ciò significa che sul record di un movimento di acquisto, oltre al nome dell erogatore, per esempio Trattoria xx, è spesso presente, in altra posizione, anche la tipologia di spese, per esempio RISTORANTI. In ZTravel questi movimenti sono riconciliabili sempre con spese di vitto. Oppure le spese di albergo potrebbero essere identificate con la categoria ALLOGGIO ecc. Con le opportune impostazioni, dopo il Nuovo, è possibile: a) Far proporre già la spesa, o le spese, e che quanto proposto sia modificabile o meno: b) Far proporre Più spese c) Far proporre Prelievo Carta di Credito, e che la stessa voce sia modificabile o meno. Impostazioni: Altri moduli/ Import file/ Esecuzione / Configurazione Import Condizione indispensabile è che nella definizione del tracciato, sia previsto di valorizzare la variabile CODCATMER. Tabelle / Pagamenti elettronici/ Generiche / Definizione Parametri Perché funzioni la gestione occorre spuntare il campo Obbligatorietà tabella di raccordo. Tabelle / Pagamenti elettronici/ Movimenti / Anagrafica Raccordo Spese Qui si assegnano le voci spesa alle categorie merceologiche provenienti dal file della banca. CODICE SPESA FILE Deve coincidere esattamente con la categoria merceologica proveniente dal file; Nella sotto sezione Voce di Spesa: OPZIONE DEFAULT Scegliere una delle 3 tipologie proposte; l impostazione di questo campo, alternativa ai successivi, sarà quella proposta all atto del Nuova ed è sempre modificabile dall utente; FILTRO OPZIONI Scegliere una delle 3 tipologie proposte; l impostazione di questo campo, alternativa alla precedente, è quella proposta in automatico per tutti i movimenti che si vanno a riconciliare e la cui categoria merceologica coincide con quella sopra, e che l utente NON può modificare. Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 24 di 27

25 SERVIZIO ATTIVABILE CON LA SCHEDULAZIONE DELL IMPORT E possibile far arrivare, a degli utenti prestabiliti, una mail di avviso per movimenti ed anagrafiche importate con il servizio di schedulazione. Per procedere con le impostazioni delle mail occorre accedere a Altri Moduli/ Import file/ Configurazione / Setup Import e cliccare sul bottone Ripristina PROCESSI import ed in seguito l opzione salva, poi confermare; Poi, per impostare le mail: Tabelle/ Pagamenti elettronici/ Processi e Utenti Gestione Carta/ Anagrafica Codificare la mail da fare pervenire; assegnare descrizione, oggetto, mittente della mail ed indicare in Ufficio di destinazione l utente a cui deve essere indirizzata. Se indicata, anche la firma è compresa nella mail. Tabelle/ Pagamenti elettronici/ Processi e Utenti Gestione Carta/ Anagrafica Processi Codificare un processo con opzione Automatico, la spunta su Amministratori. Poi, per la mail dei movimenti, scegliere Dati movimenti da considerare ; per la mail di nuove anagrafiche carte, spuntare Dati anagrafica carta da considerare. Al processo deve essere abbinato un codice mail dell Anagrafica ; nel testo mail indicare il testo che sarà contenuto nella mail. La mail, oltre al testo inserito, conterrà anche le seguenti informazioni: Informazioni riguardanti l'importazione NOME IMPORT: -Totale record letti: XX; -Totali record scritti: XX; -Totale record scartati XX. INTEGRAZIONE SOLDO BUSINESS Predisposta l integrazione con carte pre-pagate Soldo Business Corporate. Setup/ Gestioni Nella sotto - Sezione Soldo Business, spuntare il campo Attiva integrazione con Soldo Business e scegliere la modalità di generazione del file. Prevede un flusso come nei seguenti schemi CREAZIONE WALLET ED AGGIORNAMENTO ANAGRAFICA : Figura 1 La fase sopra può essere eseguita attraverso l esecuzione della schedulazione di una query predisposta da Zucchetti. La query è "hftr_rsoldoexpanagcsv", schedulabile da HRPortal. In caso di necessità di schedulare la query contattare l help-desk. Sono comprese tutte anagrafiche per cui è stata eseguita l impostazione in: Anagrafici / Rapporto di Lavoro Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 25 di 27

26 Nella sotto sezione Trasferte e Note spese spuntare Attiva esportazione per Soldo Business sui dipendenti a cui si vuole attivare la carta prepagata. PIANIFICAZIONE TRASFERTA E RICARICA MASTERCARD: Figura 2 Il dipendente pianifica la trasferta in cui richiede la ricarica; quando l ufficio cassa eroga l anticipo (quindi a trasferta approvata), ZTravel crea un file da importare manualmente in Soldo Business contenente i dati della ricarica. Il file viene generato nel percorso definito nel setup. DIPENDENTE ON TRIP E CREAZIONE NOTA SPESE Figura 3 Il dipendente va in trasferta ed utilizza la carta; registra le spese sull App Soldo Business, le spese sono importate come avviene per i movimenti bancari (da altri Moduli/ Import file). Per procedere con le impostazioni dell import dall App Soldo, occorre accedere a Altri Moduli/ Import file/ Configurazione / Setup Import e cliccare sul bottone Ripristina configurazione import, selezionare SOLDO_MOVIM e SOLDO_ANAG ed in seguito l opzione salva. L operazione consente di importare le configurazioni dell import pre codificate da Zucchetti. Questo import prevede dati in più rispetto a quelli gestiti finora con il modulo IMPEX: Date check-in / check-out N Trasferta Tipo Documento Allegato Release Data rilascio 14/07/2017 Pag. 26 di 27