ZTRAVEL rel Elenco attività di implementazione dalla Rel alla Rel di Ztravel TUTTI I MODULI... 2

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1 ZTRAVEL rel Elenco attività di implementazione dalla Rel alla Rel di Ztravel TUTTI I MODULI... 2 Tabelle/ Archivi di Base/ Flussi/ Periodi Momenti... 2 Tabelle/ Note Spese/ Compilazione/ Anagrafica Tipo Pagamento... 2 Anagrafici/ Azienda Ente... 2 EXPENSE Ergonomia Applicativa ZTravel... 2 Comunicazione relativa al download distanze da Google Maps... 2 Approvazione Note Spese via mobile (Setup Note Spese/ Mail)... 2 Inserimento Rimborsi/Sezione Itinerari e Rimborsi Setup / Gestioni... 3 Inserimento Rimborsi/Sezione Itinerari e Rimborsi... 3 Inserimento Rimborsi/ Sezione voci Mensili... 3 Inserimento Rimborsi/ Movimenti finanziari... 3 Setup ZTravel / Note Spese / Compilazione... 3 Setup Note Spese/ Calcolo... 3 Setup ZTravel / Nota Spese / Stampe... 3 Funzioni amministratore/ Note spese/ Cruscotti/ Elenco globale... 4 Spese pre pagate... 4 Funzioni Amministratore/ Note Spese/ Generazione Output/ Gestione Output... 4 Setup Note Spese/ Generazione File... 5 Tabelle / Note Spese/ Spese/ Paghe/ Anagrafica Voci... 5 GENERAZIONE ANTICIPI IN PAGHE DA MODULO TRAVEL Setup ZTravel/ Trasferte /Generali Funzioni Amministratore / Trasferte / Generazione Output/ Generazione File Paghe Anticipi Setup ZTravel/ Note Spese /Generali CONTRATTO DEL CREDITO Calcolo Nota Spese Tabelle / Note spese/ Fiscalità/Italia/ Definizione Fasce Orario TRAVEL Ergonomia Applicativa ZTravel Menù Ufficio Viaggi/ Richieste Prenotazioni... 11

2 Setup Trasferte/ Compilazione Setup ZTravel / Trasferte / Mail Setup ZTravel / Trasferte / Generale MODULO CARTE DI CREDITO Riconciliazione Movimenti (Link interno) INTEGRAZIONE CON REMOTE ANGEL Funzionalità e Servizi Remote Angel a) Localizzazione Auto b) Tracking Immediato c) Wireframing Sezione Itinerari e Rimborsi Km TUTTI I MODULI Tabelle/ Archivi di Base/ Flussi/ Periodi Momenti Quando sono previsti più di un livello di approvazione, è possibile prevedere scadenze diverse per ogni livello. Tabelle/ Note Spese/ Compilazione/ Anagrafica Tipo Pagamento <Disabilita utilizzo per dipendente> Se spuntato, il dipendente non può inserire il tipo di pagamento interessato. Utile per le tipologie conto azienda ad uso esclusivo dell ufficio viaggi che gestisce la prenotazione, per inserire importo e modalità di pagamento. Il dipendente, quando si trova le spese dell ufficio viaggi in nota spese, visualizza solo la descrizione del tipo pagamento ma non può utilizzarlo in abbinamento alle spese che inserisce. <Disabilita utilizzo per ufficio viaggi> Se spuntato, l ufficio viaggi non può inserire il tipo di pagamento interessato; che rimane quindi ad uso esclusivo del dipendente. Utile per impedire eventuali errori di inserimento da parte dell ufficio viaggi. <Disabilita importo prenotazione nell ufficio viaggi> Se spuntato, per la tipologia interessata, l utente ufficio viaggi non può inserire l importo, ma gestisce la sola prenotazione. Compare il campo <Note default>, per impostare delle diciture che compariranno nel menù dell ufficio viaggi, quando sceglie la tipologia di pagamento interessata. Si precisa che le prenotazioni senza gli importi non sono importate nelle note spese. Anagrafici/ Azienda Ente Nella sezione ZTravel/ Parametri Import Anticipi, sul campo prenotazioni sono presenti due opzioni: Ripartizione per Giorno: la spesa di alloggio è ripartita su tutti i giorni di trasferta -1 (sono create N spese) Scrittura su primo giorno: la spesa di alloggio viene salvata sul giorno di partenza (con l importo intero); ora è aggiunta una terza: <Scrittura date di validità> Fa in modo che la spesa sia scritta sull ultimo giorno con abbinate le date inizio e fine validità (visibili solo se in anagrafica spese il campo <Abilita date inizio e fine validità> è valorizzato), in modo tale che, se attivati dei controlli sulla spesa, la considerino solo per l importo suddiviso per giorno. EXPENSE Ergonomia Applicativa ZTRAVEL Comunicazione relativa al download distanze da Google Maps ATTENZIONE: si informano gli utenti che utilizzano il download automatico da Google Maps che è stato cambiato il link; ora è Approvazione Note Spese via mobile (Setup Note Spese/ Mail) Con la presente versione è possibile gestire l approvazione delle Note Spese via mobile. Per farlo occorre agire in Setup Note Spese/ Mail, nella sezione parametri per approvatori. Cliccare sulla busta e, nel testo della mail, aggiungere i parametri relativi al mobile: ${APPROVANS} / ${LINKHRP} 2

3 Inserimento Rimborsi/Sezione Itinerari e Rimborsi Setup / Gestioni <Attiva download distanze sede\cliente> Utile per chi gestisce l Inserimento Cliente (Setup Note Spese/Compilazione campo <Abilita scelta cliente nell inserimento trasferte>). In questo caso il calcolo dei km viene eseguito in questo modo: 1. Nella maschera di inserimento, anziché la località di arrivo si sceglie il cliente; 2. Il programma verifica in Dati Comuni/ Tabelle/ Presenze/ Distanza sedi clienti con la città di partenza ed il cliente di arrivo della prima tratta; 3. Se presente una distanza, la utilizza nel rimborso km; 4. se al punto 3 non trova alcuna corrispondenza, utilizza la distanza presente in tabella o effettua il download da Google Maps. L implementazione consiste nel popolare automaticamente la tabella con le distanze presenti in Google Maps e, qualora Maps restituisca zero, permettere all utente di inserire un valore manuale. Inserimento Rimborsi/Sezione Itinerari e Rimborsi La ricerca sul campo Numero di Targa, visualizza solo le auto in pool valide alla data della trasferta. Inserimento Rimborsi/ Sezione voci Mensili Quando sono attive le voci mensili, nel momento in cui l utente le inserisce può aggiungere delle note. Questo campo non viene riportato in alcuna stampa, file o altra funzione. Inserimento Rimborsi/ Movimenti finanziari Fino alla precedente versione era possibile disabilitare la sezione solo impostando a No il campo Disabilita Anticipi nel rapporto di Lavoro. Ora nel Setup Note Spese/ Movimenti finanziari, è possibile anche NON spuntare il campo <Abilita causale anticipi>. Qualora non ci siano altre causali abilitate, la sezione scompare. Due nuovi campi per poter gestire la restituzione anticipi solamente dal modulo Travel, in modo da tracciare la richiesta del dipendente e la data di restituzione dall ufficio cassa. Entrambi i campi, sono abilitati solo se abilitata la causale Abilita restituzione anticipo. <Disabilita inserimento restituzioni da nota spese> Disabilita le icone + e - poste al di sopra della griglia della restituzione anticipi; <Consenti modifica di restituzioni importate da trasferte> Permette la modifica / cancellazione dei record di restituzione anticipi creato durante l importazione da trasferte. Setup ZTravel / Note Spese / Compilazione I seguenti campi sono stati spostati qui (da Generali): - Abilita Modifica Spese/Indennità se NS approvate - Consenti la cancellazione di NS Setup Note Spese/ Calcolo < Abilita controllo giornaliero nazione per limiti di spesa> <Priorità> Nazionale Estero Attualmente, nel caso in cui nella stessa trasferta sia presente una destinazione Italia ed una destinazione Estero, il programma considera ai fini dell applicazione dei limiti giornalieri, la prima destinazione della trasferta. La spunta su queste opzioni ha lo scopo di applicare il limite giornaliero in maniera puntuale. Quindi, per ogni giorno di trasferta, il programma controlla se si tratta di trasferta nazionale o trasferta estero e si collega alla tabella dei limiti di spesa corrispondente. La casistica in cui, nel giorno, ho sia una località nazionale che una località estera, viene verificato e applicato quanto impostato in <priorità>. Per quanto riguarda i Limiti parametrici, quando sono suddivisi per motivazione o raggruppamento geografico, dopo aver verificato il campo priorità, e, per la stessa giornata, sono presenti motivazioni o raggruppamenti geografici differenti, è preso come riferimento l ultimo presente all interno della giornata. Setup ZTravel / Nota Spese / Stampe <Archivia a DMS> Presente solo se il tipo stampa impostata per l amministratore è personalizzata. Quando la nota spese è approvata all ultimo livello la stampa è archiviata a DMS; in seguito, ogni volta che un utente richiede la stampa della nota spese stessa, è richiamata quella archiviata (se le stampe impostata in setup, ad uso dipendente e ufficio personale, sono uguali); altrimenti è ripresa dal DMS solo quella richiesta dal menù Ufficio del Personale. I permessi di visione attribuiti al file archiviato, così come gli altri allegati, valgono per i seguenti utenti: Dipendente Autorizzatori Inseritori Gruppi di sicurezza indicati nel menù Configurazione gruppi per DMS 3

4 Qualora una Nota Spese approvata sia riportata in bozza, viene eseguita la cancellazione dal DMS e, alla successiva approvazione, si crea un file aggiornato. Funzioni amministratore/ Note spese/ Cruscotti/ Elenco globale Quando l utente compila il filtro <Stato spese/km> con NS con allegati, nell elenco sono visualizzate le sole note spese contenenti degli allegati: Dà la possibilità di effettuare il download di tutti gli allegati di una Nota. E possibile selezionare una o più Nota Spese ed effettuare il download, per ognuna, di un file zip contenente tutti i suoi allegati e la relativa stampa. L elenco delle note spese presenti in griglia, una volta impostato NS con allegati, è composto da quelle che presentano almeno un allegato (sia esso la stampa della nota spese, della spesa, dei km o della sezione allegati). Il tasto Crea ZIP permette di scaricare un file ZIP contenente tutti gli allegati della Nota Spese selezionata, compresa la stampa della Nota Spese (se gestita l archiviazione a DMS). La nomenclatura del file zip è così composta: AZIENDA+ANNO+NRNOTASPESE (es , dove 73 è il numero Nota Spese) Il tasto Crea ZIP globale, ha la stessa funzionalità di quello presente per singola nota spese ma la generazione, ne crea tanti quanti sono le note spese selezionate (uno per nota spese). La nomenclatura del file è la stessa indicata sopra; in questo caso, però, non è richiesto il download degli zip ma sono creati in una cartella definita in Setup ZTravel / Nota Spese / Generali, campo <Percorso download files allegati>. Una volta confermato, viene esposto un messaggio che avvisa l utente che la generazione è terminata. In entrambi i casi, dopo il CREA ZIP, al termine dei download, viene evidenziata la spunta sotto la colonna ZIP nella griglia. Spese pre pagate Ora l importazione delle spese pre pagate, in caso di import di dati relativi a giorni per cui non esistono note spese, memorizza l informazione e lo segnala all utente standard e all amministratore, se il processo è schedulato (funzioni amministratore/ Note spese / Operativi/ Log spese prepagate). Il Dettaglio Spese, quando è alimentato da dati derivanti dalle spese prepagate, presenta le righe bloccate. Dalla presente versione la griglia permette l inserimento di nuove righe e la possibilità di allegare dei files (anche per le righe bloccate). Funzioni Amministratore/ Note Spese/ Generazione Output/ Gestione Output Ha lo scopo di gestire i files generati da ZTravel. Utente Valorizzato con il codice\nome utente con cui si accede. Tipo File Sono proposti tutti i files gestiti Anno/ Mese Compilare per eseguire dei filtri Tipo di Generazione Tutti/ Provvisoria / Definitiva Ordina per Data Generazione/ Tipo File/ Utente; definire l ordinamento desiderato. 4

5 I dati sono esposti nella griglia in base all azienda prevalente indicata nel Soggetto che accede, oppure ad eventuali filtri di popolazione impostati sull utente; per l utente amministratore sono visualizzati tutti i files generati. Consente di cancellare la singola riga (e, di conseguenza, cancellare il file generato); la cancellazione non è possibile per gli export che generano una tabella. Per scaricare il file Per visualizzare il file Setup Note Spese/ Generazione File In seguito all integrazione di Paghe Web all interno della suite HR, è prevista l esportazione dei dati paghe nei due formati previsti, ovvero: Paghe Web File TRRIPW (Generazione di un file XML) Paghe Web - tabella Paghe Web File TRRIPW: Tabelle / Note Spese/ Spese/ Paghe/ Anagrafica Voci Se scelto questo file in Setup, compare l opzione Voce da convertire da applicare al fianco del codice voce Il file è composto dai seguenti nodi : Fornitura (1..1) o Dipendente (1..N) Movimenti (0..1) VociRetributive (0..1) VociStatistiche (0..1) Commesse (0..1) ForzatureGiustificativi (0..1) ForzatureTimbrature (0..1) ForzatureTotaliMensili (0..1) ZTravel non gestisce tutti i nodi previsti e il file è così strutturato: Fornitura o Dipendente VociRetributive Il nodo Fornitura è l intestazione del file e non presenta attributi. E quindi presente il solo tag di apertura ed il tag di chiusura. Segue il dettaglio degli attributi gestiti per ogni nodo: Dipendente Contiene la codifica del dipendente sul quale verranno importati i dati presenti nei nodi successivi. Nome Attributo Descrizione Tipo Lungh. Obbligatorio Note CodAziendaUfficiale CodDipendenteUfficiale VociRetributive Codice azienda del dipendente in Paghe Web Codice azienda del dipendente in Paghe Web Carattere 6 Si Carattere 7 Si Valorizzato con il codice azienda del rapporto di lavoro del dipendente oggetto di generazione Valorizzato con il codice del rapporto di lavoro del dipendente oggetto di generazione 5

6 Il nodo contiene l elenco delle voci mensili da comunicare all applicativo Paghe Web. E composto in questo modo: VociRetributive o Voce (1..N) CodVoceRilPres (0..1) CodVoceUfficiale (0..1) DataElaborazione (1..1) CodTipoCedolino (1..1) CodTipoVoce (0..1) Quantita (0..1) ImpTariffaBase (0..1) ImpTariffa (0..1) ImpVoce (0..1) DataInizioPeriodoComp (0..1) DataFinePeriodoComp (0..1) NumMesiPreavviso (0..1) NumSettimanePreavviso (0..1) CodTitoloIncentivoAltreIndESom (0..1) AnnoArretratiFiscali (0..1) NumGiorniEsenzioneFIscale (0..1) ZTravel gestisce: VociRetributive o Voce (1..N) CodVoceRilPres (0..1) CodVoceUfficiale (0..1) DataElaborazione (1..1) CodTipoCedolino (1..1) CodTipoVoce (0..1) Quantita (0..1) ImpVoce (0..1) I nodi sono così composti: Nome Nodo Descrizione Tipo Lungh. Obbligatorio Note CodVoceRilPres CodVoceUfficiale Codice voce rilevazione presenze. Si tratta del codice utilizzato dalla rilevazione. Codice voce PAGHE. E' il codice voce utilizzato dalla procedura PAGHE. Carattere 6 No Carattere 6 No Valorizzato con il Codice corrispondente alla voce di spesa oggetto di generazione, ripreso dalla tabella Anagrafica Voci. Il nodo è scritto solo se, in Anagrafica Voci, è presente il flag Voce da convertire, altrimenti non viene generato. Valorizzato con il Codice corrispondente alla voce di spesa oggetto di generazione, ripreso dalla tabella Anagrafica Voci. Se è presente il flag Voce da convertire, il nodo non viene generato. DataElaborazion Data di competenza Carattere 10 Si Valorizzata con la 6

7 e della voce. data indicata durante la generazione del file: se non indicata, con la data di fine del mese della Nota Spese. Il formato della data è AAAA- MM-GG. CodTipoCedolino Tipo cedolino in cui comunicare la voce. Numerico 2 Si Valore Fisso 50. Valorizzato con: CodTipoVoce Codice tipo voce. Si tratta del tipo di voce da comunicare. Carattere 1 Si H -> Se l unità di misura della voce è Ore G -> Se l unità di misura della voce è Giorni o Quantità Quantita ImpVoce Contiene la quantità della voce da comunicare. Contiene l importo della voce. Numerico 7,5 No Numerico 9,2 No I -> Se l unità di misura della voce è Importo. Il nodo viene generato solo se l unità di misura è definita Ore / Giorni / Quantità. Viene generato anche se l unità di misura è Importo solo se si tratta di Rimborsi KM. Il formato di scrittura del numero è NN.DD (il separatore dei decimali è il punto e, nel caso di numeri interi, non è necessario riportare i decimali). Il nodo viene generato solo se l unità di misura è definita Importo. Il formato di scrittura del numero è NN.DD (il separatore dei decimali è il punto e, nel caso di numeri interi, non è necessario riportare i decimali). Sono esportate anche le indennità legate al contratto del credito considerando i tre parametri presenti nell anagrafica azienda, ovvero: Quantità e Valore: viene scritto il nodo CodTipoVoce con il valore G ed i relativi nodi Quantita ed ImpVoce. Solo Quantità: viene scritto il nodo CodTipoVoce con il valore G ed il relativo nodo Quantita. Quantità(=1) e Valore: viene scritto il nodo CodTipoVoce con il valore G ed i relativi nodi Quantita (uguale ad 1) ed ImpVoce. Per quanto riguarda la scrittura delle indennità è gestito il nodo CodVoceRilPres ma solo CodVoceUfficiale. Paghe Web Tabella Scrive la tabella hgal_timeimptmp. 7

8 Segue il tracciato della tabella e, per ogni campo, la sua valorizzazione: Campo Descrizione Tipo Lungh. Chiave Note IDTIMEFILE Cod. rilevatore Carattere 4 Si Valore Fisso IDTIMECNT Codice sequenza Numerico 4 Si Valore Fisso QTYEAR Anno Numerico 4 Si Valorizzato con l anno di elaborazione del file. QTMONTH Mese Numerico 2 Si Valorizzato con il mese di elaborazione del file. IDMTSAL Mensilità aggiuntiva Carattere 4 Si Valore Fisso 50. IDCOUNT Codice contatore cedolini mese Numerico 2 Si Valore Fisso 1. CPROWNUM Numero righe record Numerico 9 Si Progressivo a parità di chiave. TPIMPORT Flag provenienza Carattere 2 Valore Fisso 02. ANTRKCOMP Stringa codice azienda /Ente Carattere 21 ANTRKEMPL Stringa codice dipendente Carattere 21 ANTRKCODW Stringa codice causale Carattere 21 ANTRKDTRE Stringa data movimento Carattere 21 ANTRKUNIT Stringa unita di misura Carattere 21 ANTRKQNTY Stringa quantità Carattere 21 Valorizzato con il codice azienda del rapporto di lavoro del dipendente oggetto della generazione (allineato a sx). Valorizzato con il codice del rapporto di lavoro del dipendente oggetto della generazione (allineato a sx). Valorizzato con i primi 6 caratteri a sx del campo Codice ripreso dalla tabella Anagrafica Voci. In PagheWeb corrisponde al codice voce ufficiale. Valorizzata con la data indicata durante la generazione del file: se non indicata, con la data di fine del mese della Nota Spese. Il formato della data è AAAAMMGG. Valorizzato con: H -> Se l unità di misura della voce è Ore G -> Se l unità di misura della voce è Giorni o Quantità I -> Se l unità di misura della voce è Importo. 7 interi + 3 decimali senza carattere separatore allineati a sinistra. Il campo viene compilato solo se l unità di misura è definita Ore / Giorni / Quantità. Viene compilato anche se l unità di misura è Importo solo se si tratta di Rimborsi KM. Quando 8

9 non viene compilato, invece, viene valorizzato con ANTRKQUOT Stringa tariffa Carattere 21 9 interi + 5 decimali senza carattere separatore allineati a sinistra. Valore Fisso ANTRKRESU Stringa risultato Carattere interi + 2 decimali senza carattere separatore allineati a sinistra. Valorizzato solo se l unità di misura è Importo. Qualora non sia compilato, esempio unità di misura Ore / Giorni / Quantità, valorizzato con ANTRKHHDD Stringa ore giorni teorici Carattere 21 Valore Fisso ANTRKYARD Stringa cantiere Carattere 21 Non Valorizzato. ANTRKCOST Stringa centro di costo Carattere 21 Non Valorizzato. ANTRKREFE Stringa riferimento Carattere 21 Non Valorizzato. ANTRKDTST Stringa data inizio Carattere 21 Non Valorizzato. ANTRKDTEN Stringa data fine Carattere 21 Non Valorizzato. FLERROR Flag errore Numerico 1 Valore Fisso 0. IDUSERELAB Utente di elaborazione Carattere 20 DTELAB Data/Ora di elaborazione Data/Ora 14 Valorizzato con il nome utente di chi sta eseguendo la funzione (inteso come login). Valorizzata con la data\ora di elaborazione del file. ANTRKCON Stringa evento continuazione Carattere 21 Non Valorizzato. ANTRKDTRIC Stringa data evento per ricaduta Carattere 21 Non Valorizzato. ANTRKNOTE Stringa note Carattere 21 Non Valorizzato. ANTRKATS Stringa utile per trattam. speciale Carattere 21 Non Valorizzato. ANTRKIDCE Stringa ID protocollo Carattere 21 Non Valorizzato. ANTRKRES Stringa giorno di riposo Carattere 21 Non Valorizzato. FLIMP Movimento importato Carattere 1 Valore Fisso N. Sono esportate anche le indennità legate al contratto del credito considerando i tre parametri presenti nell anagrafica azienda, ovvero: Quantità e Valore: viene scritto il campo ANTRKUNIT con il valore G ed i relativi campi ANTRKQNTY ed ANTRKRESU. 9

10 Solo Quantità: viene scritto il campo ANTRKUNIT con il valore G ed il relativo campo ANTRKQNTY. Quantità(=1) e Valore: viene scritto il campo ANTRKUNIT con il valore G ed i relativi campi ANTRKQNTY (uguale ad ) ed ANTRKRESU. Anche per questa generazione, è prevista la generazione dei dati in tabella per la scrittura provvisoria: contestualmente a questa opzione, si ha la possibilità di cancellare\annullare l eventuale generazione provvisoria. Per gestire questa richiesta, utilizzare l opzione di sovrascrittura nella maschera di lancio dell esportazione. GENERAZIONE ANTICIPI IN PAGHE DA MODULO TRAVEL In alcune realtà i dipendenti inseriscono la trasferta per la richiesta di anticipo ma la Nota Spese di riferimento non viene poi inviata causando così la mancata trattenuta in busta paga (perché la Nota Spese non viene liquidata). Per assicurare l effettivo passaggio nel programma paghe degli anticipi erogati, è possibile generare il flusso paghe leggendo i dati degli anticipi erogati direttamente dalla tabella del modulo Travel. Ne consegue che, per via di questa liquidazione la trasferta e\o l anticipo non confluiscano in Nota Spese. Setup ZTravel/ Trasferte /Generali GENERAZIONE FILE PAGHE ANTICIPI <Tipologia file> Non definito Paghe J MOVGIO Paghe J Tabella <Percorso file> Indicare il percorso del file da generare. (Contestualmente all introduzione di questa sezione, la sezione Generazione File Anticipi in essere fino ad ora è stata chiamata Generazione File Contabile Anticipi ). Perché la voce sia scritta sul file, deve essere presente la relativa codifica legata alla tipologia voce AN, in Tabelle/Note Spese/ Generazione Output/ Paghe/ Anagrafica voci. Il record NON deve avere la punta sul campo <Abilitato>. Funzioni Amministratore / Trasferte / Generazione Output/ Generazione File Paghe Anticipi (la generazione in essere finora, è stata rinominata in Generazione File Contabile Anticipi ). La maschera di lancio per l esecuzione dell export richiede la compilazione dei seguenti campi: Anticipi Erogati fino al Anno Singola mensilità Sequenza (solo se tipo file è Paghe J Tabella ) Rilevatore (solo se tipo file è Paghe J Tabella ) Estrazione: Controllo / Definitiva Parametri Parametri file Sono oggetto di esportazione tutti gli anticipi erogati fino alla data indicata nei parametri di lancio che non sono già stati generati con una precedente. Il tracciato del file MOVGIO da generare e \ o della tabella hgal_timeimptmp è lo stesso dei file che già utilizziamo, seguono alcune note: Tipo Export Paghe J File MOVGIO Paghe J Tabella Note - La data di riferimento è sempre il fine mese selezionato in fase di export - Le date di inizio e fine validità sono il primo giorno e l ultimo giorno del mese della trasferta - QTMONTH = mese di elaborazione maschera di lancio - ANTRKDTRE = data del fine mese della trasferta Setup ZTravel/ Note Spese /Generali <Disabilita import trasferte in note spese> Disabilita l importazione delle trasferte dal modulo Travel. Si precisa che l importazione delle trasferte in Nota Spese prende in considerazione il campo <Import Anticipi> in Anagrafica Azienda / ZTravel / Trasferte e Note Spese. Durante l importazione delle trasferte, quindi, se presente il valore NO per gli anticipi, questi non sono mai importati in Nota Spese. 10

11 CONTRATTO DEL CREDITO Calcolo Nota Spese In Tabelle / Note Spese/ Spese/Anagrafica Spese, il Campo <Tipologia di spese per trattenuta da trasferte arretrate>, è considerato sempre, anche nel calcolo normale delle arretrate. Calcolo Ticket buoni pasto: i ticket sono conteggiati anche se la motivazione utilizzata per la trasferta non prevede le indennità; Utilizzo motivazione che non prevede né le indennità nè il riconoscimento del pranzo: il calcolo non riconosce il pranzo e, a differenza di prima, NON genera i ticket. Quando dalla funzione Funzioni Amministratore/ Note Spese/ Cruscotti/ Elenco Globale si modificano delle indennità utilizzando l apposito e omonimo bottone, quando l utente tenta di ricalcolare la nota, il programma emette una segnalazione avvisandolo che si perderanno le modifiche. Tabelle / Note spese/ Fiscalità/Italia/ Definizione Fasce Orario Nella sezione giustificativo per detrazione ticket è possibile differenziare il giustificativo o la voce da generare per i ticket relativi a trasferte arretrate. Occorre spuntare il campo <Attiva ticket arretrati> ed inserire il giustificativo o voce da utilizzare, differenziandola così dalle codifiche utilizzate per i ticket del mese. TRAVEL Ergonomia Applicativa ZTRAVEL Menù Ufficio Viaggi/ Richieste Prenotazioni Quando l ufficio viaggi ha inviato la mail all agenzia, se clicca sulla spunta verde può visualizzare i dati della mail inviata. Setup Trasferte/ Compilazione Disattivando il campo Attiva sezione ufficio viaggi, si ha la possibilità di inviare delle mail strutturate sia all agenzia viaggi indicata nella prenotazione sia al dipendente. Compare il campo: <Non inviare la mail al titolare del biglietto> Se selezionato, la mail è inviata solo alle agenzie indicate nei servizi (se hanno configurato l indirizzo mail) ma NON all indirizzo mail indicato nella prenotazione e\o all indirizzo mail del dipendente. <Disabilita inserimento nuovi anticipi> Se spuntato, non compare il bottone Nuovo Anticipo nè nel dashboard iniziale dell ufficio cassa nè all interno di ogni richiesta di anticipo. Setup ZTravel / Trasferte / Mail Sezione Parametri per ritiro titoli di viaggio <Attiva mail di avviso> Da utilizzare nelle realtà in cui è gestito il campo Data ritiro titoli di viaggio, per organizzare al meglio le richieste di trasferta in attesa di consegna. Spuntare per attivare la gestione dell invio di una mail gli utenti \ gruppi di sicurezza destinatari a cui si vuole notificare, da indicare nei campi specifici relativi (quindi i destinatari potrebbero essere sia gli utenti sia l ufficio viaggi). La mail inviata, essendo un promemoria, ha un testo fisso così composto: OGGETTO: Ritiro titoli di viaggio TESTO: Devono essere consegnati, in data odierna, i titoli di viaggio per le seguenti trasferte: DESC. AZIENDA COGNOME NOME dal XX-XX-XXXX al XX-XX-XXX a PRIMA DESTINAZIONE Sono oggetto della mail tutte le richieste di trasferta approvate che hanno il campo Data ritiro titoli di viaggio uguale alla data di invio della mail. Questa tipologia di mail, deve essere inviata mediante il processo schedulato hftr_bsendmailadvice (solo in questa modalità). Setup ZTravel / Trasferte / Generale <Auto approva modifiche di trasferte autorizzate> Se spuntato, quando l utente accede in Modifica su una trasferta già inviata, la stessa richiesta non necessita di ulteriore autorizzazione. Permette di abilitare la possibilità di selezionare una serie di casistiche per cui la modifica 11

12 avvenuta sulla trasferta richieda comunque l approvazione della stessa (per effettuare una forzatura); le opzioni previste sono: Modifica date trasferta Modifica orari trasferta Modifica destinazioni trasferta Modifica motivazione trasferta Modifica dati biglietti Modifica dati hotels Modifica dati noleggi auto Modifica anticipi Se selezionato <Auto approva modifiche di trasferte autorizzate>, si può scegliere <Notifica mail responsabile>, per avvisare il responsabile dell avvenuta modifica. Quando il dipendente esegue l invio della trasferta, se attivata la gestione, la richiesta di trasferta viene automaticamente approvata e, se presente <Notifica mail responsabile>, viene inviata una mail al responsabile. La richiesta non è approvata automaticamente se: 1. E presente il flag Modifica date trasferta e, al momento dell invio, risultano delle date di trasferta differenti rispetto a quanto inserito prima della modifica. 2. E presente il flag Modifica orari trasferta e, al momento dell invio, risultano degli orari di trasferta differenti rispetto a quanto inserito prima della modifica. 3. E presente il flag Modifica destinazioni trasferta e, al momento dell invio, risultano delle destinazioni di trasferta differenti rispetto a quanto inserito prima della modifica. 4. E presente il flag Modifica motivazione trasferta e, al momento dell invio, risultano delle motivazioni di trasferta differenti rispetto a quanto inserito prima della modifica. 5. E presente il flag Modifica dati biglietti e, al momento dell invio, risultano: Nuove prenotazioni Modifica dei campi Date, Orari, Tipo Biglietto, Vettore, Classe, N. Posti 6. E presente il flag Modifica dati hotels e, al momento dell invio, risultano: Nuove prenotazioni Modifica dei campi Date, Località, Hotel, Tipo Camera 7. E presente il flag Modifica dati noleggio auto e, al momento dell invio, risultano: Nuove prenotazioni Modifica dei campi Date, Località, Tipo Auto, Fornitore 8. E presente il flag Modifica anticipi e, al momento dell invio, risultano: Nuovi anticipi Modifica degli anticipi già inseriti La mail inviata, se attivata, ha un testo fisso, non modificabile: OGGETTO: Modifica trasferta di COGNOME NOME dal DATAPARTENZA al DATAARRIVO TESTO: La richiesta di trasferta ha subito delle modifiche, segue dettaglio. Itinerario: luoghi della trasferta Motivazione: descrizione motivazione Nel caso siano gestite più tratte con diverse motivazioni sono esposti i dettagli tratta-motivazione. Sono riportati i riferimenti contabili, solo se attivati Esempio: Centro di costo: codice e descrizione % Commessa: codice e descrizione % Viaggio effettuato con auto propria (solo nel caso nella richiesta sia attiva l impostazione) Stima complessiva trasferta (solo se inserito il valore ) Prenotazione Biglietti Data tipo prenotazione Prenotazione Hotel Data inizio e fine Prenotazione Auto a Noleggio Data inizio e fine Anticipi Modalità di pagamento Valuta importo Inserire una riga per ogni differente modalità di pagamento e/o valuta Note, se presenti 12

13 Attenzione: l auto approvazione di queste trasferte, notifica eventualmente Ufficio Cassa / Ufficio Viaggi esattamente come se, la richiesta, avesse seguito l iter normale. Quando spuntato <Abilita invio giustificativi per chiave> compare anche < Giustificativi per destinazioni aggiuntive>. Da abilitare quando potenzialmente, il dipendente può andare in destinazioni differenti (Italia / Estero) nell arco della stessa trasferta. Attiva una differente modalità di generazione dei giustificativi in HR WorkFlow. La modalità per effettuare la generazione è la seguente: 1. Si considera in maniera distinta la data di partenza, la motivazione ed il raggruppamento geografico associato alla città di arrivo di tutte le tratte create tranne quella di rientro ; 2. Partendo dalla prima data, si genera il giustificativo risultante fino al giorno precedente alla data di partenza della tratta successiva; a. Se, per la stessa data, sono presenti combinazioni di motivazioni / raggruppamenti che generano giustificativi diversi, si generano N giustificativi con gli stessi orari per quella data e, i giorni successivi, si genera l ultimo giustificativo della data fino al giorno precedente alla data di partenza della tratta successiva b. Il primo giorno generato dovrà leggere l orario di partenza della tratta per la generazione del giustificativo c. Se non esiste la tratta successiva, si prende come riferimento le date salvate sulla tabella delle trasferte per l arrivo. 3. L ultima tratta in assoluto, deve essere generato il giustificativo della tratta precedente prendendo come riferimento anche l orario di arrivo finale della trasferta. Seguono degli esempi: CONFIGURAZIONE: Località: LODI -> Città di partenza del dipendente ITALIA -> Ragg. Geo. 001 SVIZZERA -> Ragg. Geo 002 FRANCIA -> Ragg. Geo 003 Giustificativi: Motivazione 01 Ragg. Geo 001 TRA Motivazione 02 Ragg. Geo 001 TRA Motivazione 01 Ragg. Geo 002 TRB Motivazione 02 Ragg. Geo 002 TRC Motivazione 01 Ragg. Geo 003 TRB Motivazione 02 Ragg. Geo 003 TRC CASO 1 Inizio 10/06/ :00 Fine 20/06/ :00 Destinazione: MILANO Motivazione: 01 Punto 1 10/06/2015 MOTI_TR 01 RAGG. GEO. 001 GSTF. TRA Punto 2 Giustificativo TRA dal 10/06/2015 dalle 08:00 al 10/06/2015 alle 23:59 Giustificativo TRA dal 11/06/2015 dalle 00:00 al 11/06/2015 alle 00:00 * ripetuto fino al giorno 19/06/2015 Punto 3 Giustificativo TRA dal 20/06/2015 dalle 00:00 al 20/06/2015 alle 18:00 CASO 2 Inizio 10/06/ :00 Fine 20/06/ :00 Destinazione: MILANO Motivazione: 01 Destinazioni Aggiuntive: 15/06/2015 SVIZZERA Motivazione: 01 Punto 1 10/06/2015 MOTI_TR 01 RAGG. GEO. 001 GSTF. TRA 15/06/2015 MOTI_TR 01 RAGG. GEO. 002 GSTF. TRB Punto 2 Giustificativo TRA dal 10/06/2015 dalle 08:00 al 10/06/2015 alle 23:59 Giustificativo TRA dal 11/06/2015 dalle 00:00 al 11/06/2015 alle 00:00 * ripetuto fino al giorno 14/06/2015 (tratta successiva 1) Giustificativo TRB dal 15/06/2015 dalle 00:00 al 15/06/2015 alle 00:00 13

14 * ripetuto fino al giorno 19/06/2015 (data arrivo 1) Punto 3 Giustificativo TRB dal 20/06/2015 dalle 00:00 al 20/06/2015 alle 18:00 CASO 3 Inizio 10/06/ :00 Fine 20/06/ :00 Destinazione: MILANO Motivazione: 01 Destinazioni Aggiuntive: 10/06/2015 SVIZZERA Motivazione: 01 15/06/2015 FRANCIA Motivazione: 01 Punto 1 10/06/2015 MOTI_TR 01 RAGG. GEO. 001 GSTF. TRA 10/06/2015 MOTI_TR 01 RAGG. GEO. 002 GSTF. TRB 15/06/2015 MOTI_TR 01 RAGG. GEO. 003 GSTF. TRB Punto 2 Giustificativo TRA dal 10/06/2015 dalle 08:00 al 10/06/2015 alle 23:59 Giustificativo TRB dal 10/06/2015 dalle 08:00 al 10/06/2015 alle 23:59 * ripetuto TRB fino al giorno 14/06/2015 (tratta successiva 1) Giustificativo TRB dal 15/06/2015 dalle 00:00 al 15/06/2015 alle 00:00 * ripetuto fino al giorno 19/06/2015 (data arrivo 1) Punto 3 Giustificativo TRB dal 20/06/2015 dalle 00:00 al 20/06/2015 alle 18:00 CASO 4 Inizio 10/06/ :00 Fine 20/06/ :00 Destinazione: MILANO Motivazione: 01 Destinazioni Aggiuntive: 10/06/2015 SVIZZERA Motivazione: 01 15/06/2015 FRANCIA Motivazione: 02 Punto 1 10/06/2015 MOTI_TR 01 RAGG. GEO. 001 GSTF. TRA 10/06/2015 MOTI_TR 01 RAGG. GEO. 002 GSTF. TRB 15/06/2015 MOTI_TR 02 RAGG. GEO. 003 GSTF. TRC Punto 2 Giustificativo TRA dal 10/06/2015 dalle 08:00 al 10/06/2015 alle 23:59 Giustificativo TRB dal 10/06/2015 dalle 08:00 al 10/06/2015 alle 23:59 * ripetuto TRB fino al giorno 14/06/2015 (tratta successiva 1) Giustificativo TRC dal 15/06/2015 dalle 00:00 al 15/06/2015 alle 00:00 * ripetuto fino al giorno 19/06/2015 (data arrivo 1) Punto 3 Giustificativo TRC dal 20/06/2015 dalle 00:00 al 20/06/2015 alle 18:00 MODULO CARTE DI CREDITO Riconciliazione Movimenti (Link interno) E data la possibilità di attribuire un movimento della carta di credito a due spese differenti in date diverse. Questo è necessario per quei movimenti, esempio dell albergo, che non espongono il dettaglio di ogni spesa sostenuta ma il totale (es. a fronte di un movimento di 250 euro dell hotel, 200 sono riferiti all alloggio mentre, i restanti 50, potrebbero essere importi differenti di pranzo e cena sostenuti dal dipendente nei giorni di pernottamento). Quindi è stata sbloccata la possibilità di variare la data della spesa una volta selezionato il movimento. Se in Setup Procedura/ Compilazione NON è spuntato il campo Disabilita spese con fattura, l utente può inserire nella griglia dei movimenti i dati della fattura spuntando la colonna aggiunta: 14

15 Con Aggiungi Movimento sono mostrati i due TAB SPESE e DATI FATTURA. I campi con l asterisco (*) sono quelli obbligatori definiti nel Setup. Con Salva, è effettuato il controllo dei campi obbligatori fattura. Alcune note generali sulla gestione dei movimenti: - E stata rimossa la X per chiudere il layer sostituendola con due tasti Chiudi e Salva. - Le spese con fattura inserite mediante la riconciliazione, non consentono la modifica dei campi presenti in Dati Fattura nella griglia delle spese: la modifica deve essere effettuata solo ed esclusivamente dal link interno dei movimenti. L unica eccezione a quanto appena detto, è per le spese che presentano il flag Spesa accessoria non soggetta ad IVA : in questi casi, il campo Aliquota è sempre modificabile (esattamente come per le spese). INTEGRAZIONE CON REMOTE ANGEL Remote Angel Fleet è un sistema per la gestione e il controllo degli automezzi aziendali che consente di ottenere le informazioni necessarie per gestire una flotta da PC o da cellulare. Grazie ad un semplice dispositivo munito di SIM, antenna GPS e cavi di alimentazione, facile da installare su qualsiasi autoveicolo per le sue ridotte dimensioni, è possibile localizzare in tempo reale tutte le autovetture aziendali, memorizzarne i percorsi, controllare la velocità su strada, verificare i consumi di carburante e stabilire persino i piani di viaggio (occorre disporre di un navigatore di bordo Garmin che aggiorna in tempo reale l esito delle attività e le comunica agli autisti). L utilizzo delle funzioni di scatola nera Remote Angel permette inoltre notevoli risparmi sui premi assicurativi, con sconti sino all 80% sulla polizza incendio e furto. L integrazione avviene tramite web services per permettere agli utenti del portale HR di essere riconosciuti come utilizzatori di Remote Angel e di accedere direttamente alle funzionalità del prodotto, opportunamente attivato per gli automezzi abilitati. Per le aziende clienti che utilizzano il Portale HR, è possibile acquistare il modulo Remote Angel con cui gestire la localizzazione di un gruppo di autovetture. Gli utenti abilitati ad utilizzare Remote Angel hanno visibilità di un menù sviluppato in vari punti: 1. Dispositivi e Utenti 2. Localizzazione Auto 3. Tracking Immediato La prima voce di menù relativa a Dispositivi e Utenti permette la gestione degli utenti abilitati e delle autovetture dotate del dispositivo di localizzazione. Procedura di Attivazione Remote Angel L attivazione del modulo Remote Angel e dei dispositivi veicolari deve essere avviata secondo gli step seguenti : VENDITA Il cliente Zucchetti acquista il modulo Remote Angel e sottoscrive un contratto aperto per l utilizzo in Saas del servizio di localizzazione veicoli. Il contratto contiene le condizioni di servizio Remote Angel ed il listino prezzi applicabile per ogni dispositivo installato, ma non ne stabilisce il numero. Con la sottoscrizione del contratto il cliente 15

16 chiede l installazione del modulo Remote Angel all interno del Portale HR e con esso l abilitazione a richiedere un numero illimitato di dispositivi Remote Angel da installare a bordo delle sue autovetture. Nel caso in cui il cliente gestisca più aziende nel portale HR, così come nel caso degli studi di consulenza del lavoro o delle associazioni di categoria, nel contratto dev essere indicato per quali aziende deve essere reso disponibile il modulo Remote Angel. INSTALLAZIONE un Consulente Applicativo (Zucchetti o Partner) si reca presso la sede del cliente o accede al server del cliente presso il Data Center Zucchetti e procede con l installazione del modulo software Remote Angel. L installazione deve essere preceduta dall invio di una richiesta a MacNil per l apertura della posizione L installazione tecnica effettuata dal Consulente Applicativo consiste nell abilitare il modulo Remote Angel per una o più aziende presenti nel Portale HR, associando a ciascuna di esse il token MacNil provvisto delle credenziali di accesso fornite. Gli scenari possibili sono i seguenti: - unica azienda gestita: il modulo Remote Angel è collegato all unico token esistente; - tutte le aziende gestite (raggruppate) : il token è unico per tutto il gruppo ed il modulo Remote Angle è accessibile da qualsiasi azienda ma i dati sono sempre riferiti a tutti i veicoli del gruppo; - singole aziende gestite (separate): in questo caso il modulo Remote Angel deve essere installato in modo tale da essere accessibile alle sole aziende che ne hanno fatto richiesta ed a ciascuna dovrà corrispondere un token diverso, in modo tale che i dati siano riferiti ad ogni singola azienda. Nel corso dell installazione devono essere abilitati all uso di Remote Angel due diverse tipologie di utenti: un amministratore che può richiedere nuovi dispositivi e uno o più gestori che possono vedere i dati. ACQUISTI DISPOSITIVI Una volta abilitato il modulo Remote Angel all interno del Portale HR, dal menù Dispositivi e Utenti sarà possibile per l amministratore del sistema procedere con la richiesta di acquisto dei dispositivi. La procedura di acquisto online si articola su due passaggi di selezione e conferma d ordine. Da un punto di vista tecnico, alla conferma da parte dell utente viene attivato un web service che, usando il token specifico di quell azienda, viene ricevuto dal server Remote Angel ed interpretato come una richiesta di nuovo codice IMEI, ovvero di un nuovo dispositivo, per quella data azienda. In assenza di errori nella trasmissione del flusso, nel Portale HR la richiesta inviata risulterà nello stato ORDINE IN ESECUZIONE. In caso di errore informatico, è prevista dal team tecnico una procedura di alert. Nessun cambiamento di stato avverrà nell ordine emesso sino al momento della consegna del dispositivo, ovvero al momento in cui da MacNil conferma tramite flusso informatico di avere avuto conferma dal referente aziendale dell avvenuto ricevimento del bene; nel Portale HR la richiesta inviata risulterà nello stato DISPOSITIVO CONSEGNATO. INSTALLAZIONE ED ENTRATA IN FUNZIONE DISPOSITIVI Nel momento in cui MacNil, tramite il servizio di assistenza clienti, accerta l avvenuta installazione su una delle autovetture indicate in ordine, procede con l associazione della TARGA al CODICE IMEI del dispositivo e trasmette questa informazione tramite web service al server su cui è installato l applicativo. All interno del portale HR risulterà l associazione tra la specifica autovettura ed il dispositivo. Funzionalità e Servizi Remote Angel Dopo che un autovettura aziendale è stata attivata, saranno disponibili una serie di funzionalità che richiamano via web services la piattaforma Remote Angel di MacNil. Le pagine web messe a disposizione da MacNil sono in modalità embedded all interno del portale HR, con un semplice menù di navigazione (anche tipo breadcrumb) così come potrebbe essere gestita anche una modalità alternativa di apertura delle pagine in nuove schede a popup. a) Localizzazione Auto 1. Cliccando su Localizzazione Auto l utente accede alla pagina che mostra in tempo reale l ubicazione delle autovetture sul territorio. E possibile selezionare un singolo automezzo oppure cercare quali automezzi sono presenti in un raggio predefinito rispetto ad un indirizzo di proprio interesse: 16

17 Selezionando un singolo automezzo è possibile visualizzare la posizione esatta del veicolo sulla mappa. b) Tracking Immediato Dalla voce di menù Tracking Immediato si accede alla lista di selezione degli autoveicoli in movimento, dalla quale è possibile selezionare il singolo veicolo per visualizzarne il percorso ed altre informazioni di viaggio. 17

18 DATI GUIDATORE: i dati del guidatore non possono essere associati in modo permanente ad un veicolo come accade nel modulo Remote Angel originale di MacNil; pertanto i dati relativi al nome e cognome del guidatore NON sono mostrati nella versione Portale HR del modulo Remote Angel; c) Wireframing Sezione Itinerari e Rimborsi Km In ZTravel il posizionamento delle informazioni relative ai percorsi effettuati dall utente con un auto aziendale verrà effettuato in Inserimento Rimborsi, nella sezione Itinerari e Rimborsi Km. 18