FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA PRIVATI

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA PRIVATI Sommario FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA PRIVATI... 1 INFORMAZIONI SUL SERVIZIO... 2 A cosa serve questo servizio?... 2 Come si richiede l attivazione di questo servizio?... 2 Come funziona questo servizio?... 2 Quanto costa questo servizio?... 2 Voglio risparmiare, il servizio non mi serve: quali altre possibilità ho?... 3 IMPORTAZIONE FATTURE ELETTRONICHE: SCHEMA DI FUNZIONAMENTO... 4 COME IMPORTARE IN GECO LE FATTURE ELETTRONICHE... 5 LETTURA DELLE FATTURE DAL SITO DELL AGENZIA... 5 Importazione automatica... 5 Importazione manuale... 5 RIEPILOGO DELLE FATTURE DISPONIBILI... 5 Stato delle fatture disponibili... 6 Altre informazioni presenti nel riepilogo: il codice flusso... 7 RENDICONTAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE IMPORTATE... 8 Personalizzazione delle fatture telematiche... 8 Impostazione delle modalità di ripartizione della spesa... 8 Altre impostazioni (documento PDF e dati del pagamento) RIEPILOGO DELLE FUNZIONALITA /11

2 INFORMAZIONI SUL SERVIZIO A cosa serve questo servizio? Con l attivazione di questo servizio GECO sarà in grado di dialogare con il Sistema di Interscambio (SDI) dell Agenzia delle Entrate per inviare le fatture ATTIVE emesse dall Amministratore e per ricevere le fatture PASSIVE emesse dai fornitori dei condomini. Come si richiede l attivazione di questo servizio? Per richiedere l attivazione utilizzare il comando menu Fiscali Fatturazione Elettronica- Attiva / disattiva il servizio, pulsante Abilita il servizio, indicare se si preferisce la fatturazione allo studio o ai condomini, premere il pulsante Stampa - selezionare i condomini ed inviare il modulo d ordine timbrato e firmato. Come funziona questo servizio? Dopo aver attivato il servizio l Amministratore riceverà un Codice Destinatario SDI che dovrà comunicare a tutti i fornitori dei condomini: questo codice, inserito dal fornitore nelle proprie fatture, consentirà al servizio di interscambio dell Agenzia delle Entrate (SDI) di inviare copia del documento a GECO. Ogni giorno GECO contatterà l Agenzia delle Entrate e segnalerà la presenza di nuovi documenti: tramite un unico comando GECO scaricherà i file XML delle fatture elettroniche emesse dai fornitori e proporrà l inserimento automatico nel rendiconto.. La registrazione nel bilancio avverrà sia tramite le impostazioni definite dalle regole di ripartizione che definendo manualmente i conti di spesa (sarà anche possibile specificare i nominativi in caso di addebito come spesa personale). Nel caso delle fatture ATTIVE (emesse dall Amministratore) sarà possibile creare il file XML con la fattura elettronica ed inviarlo direttamente all Agenzia delle Entrate senza dover richiedere l intervento di un intermediario / commercialista: sarà GECO a gestire l invio del file XML e l acquisizione della ricevuta rilasciata dall A.d.E. N.B. Questa funzione è disponibile solo per le fatture create tramite menu Strumenti - Fatture di studio. Quanto costa questo servizio? Contattare l assistenza per ricevere un preventivo. 2/11

3 Voglio risparmiare, il servizio non mi serve: quali altre possibilità ho? Anche senza l attivazione del servizio, GECO permetterà comunque l importazione delle fatture elettroniche da file XML e funzionerà nello stesso modo in cui ora funziona l importazione dei file CSV delle fatture di ENEL, Unogas, E-On, ecc. o dei fornitori generici. Il file XML, in questo caso, dovrà essere recuperato direttamente dall Amministratore dal sito dell A.d.E. oppure dovrà essere fornito dal commercialista / intermediario incaricato dall Amministratore. La creazione del file XML delle fatture ATTIVE (quelle emesse dall Amministratore) non sarà disponibile. 3/11

4 IMPORTAZIONE FATTURE ELETTRONICHE: SCHEMA DI FUNZIONAMENTO L AdE rende disponibili queste fatture in formato XML *: Cond.1 una ft. del giardiniere e una della ditta di pulizie Cond.2 una ft. del manutentore ascensori, una del giardiniere, 2 dell elettricista (*) L AdE fornisce file XML separati per ogni condominio/fornitore: in questo caso fornirà 2 file XML per il Condominio1 e 3 file XML per il Condominio2 (le 2 fatture dell elettricista saranno in un unico file) NO E attivo il servizio di Fatturazione Elettronica con GECO? SI L Amministratore dovrà scaricare manualmente dal sito dell A.d.E. questi 5 file XML (oppure dovrà farsi dare questi file da un commercialista, collaboratore, ecc.) GECO avviserà automaticamente l Amministratore della presenza di 6 nuove fatture L Amministratore, tramite la funzione di importazione dei file XML fornita da GECO, dirà al programma di leggere UNO dei file scaricati GECO presenterà la lista dei documenti da importare proponendo già, dove possibile, i sottocapitoli di spesa dove inserire queste registrazioni (sarà possibile creare nuove regole ma non sarà possibile importare il file XML come spesa personale ). ripetere l operazione fino ad importare tutti i file Con un unico comando GECO leggerà i 6 documenti GECO presenterà la lista dei documenti da importare proponendo già, dove possibile, i sottocapitoli di spesa dove inserire queste registrazioni e con un unico comando registrerà questi 6 documenti. Sara possibile registrare queste fatture anche come spese personali o definendo manualmente i conti / sottoconti senza dover necessariamente utilizzare una regola di ripartizione già impostata. Le fatture contenute nei file XML sono state importare in GECO 4/11

5 COME IMPORTARE IN GECO LE FATTURE ELETTRONICHE LETTURA DELLE FATTURE DAL SITO DELL AGENZIA Importazione automatica Dopo aver attivato il servizio inviando a GECO la lista dei condomini da gestire (pag. 2), abilitare il servizio tramite il comando menu Strumenti Importazione automatica fatture e pagamenti Fatture elettroniche Impostazioni generali : mettere la spunta nella casella Attiva l importazione automatica delle fatture (operazione da fare solo la prima volta). Per ricevere automaticamente la lista con le fatture telematiche disponibili utilizzare il comando Download automatico fatture presente nella barra dei comandi della schermata principale di GECO. Download fatture elettroniche Importazione manuale I clienti che non hanno attivato il servizio con GECO potranno importare i file XML contenenti le fatture elettroniche tramite il comando menu Strumenti Importazione automatica fatture e pagamenti Fatture elettroniche Importazione manuale file (sarà possibile importare un solo file alla volta). RIEPILOGO DELLE FATTURE DISPONIBILI Dopo aver letto le fatture disponibili, GECO mostrerà un riepilogo simile al seguente in cui verrà indicato lo stato dei documenti comunicati dall Agenzia: 5/11

6 Stato delle fatture disponibili Lo stato dei documenti può variare da Pronto alla registrazione a Documento non riconosciuto, come spiegato qui di seguito. Errori che impediscono l elaborazione del documento in questione (icona ), ad esempio: Questo errore indica che tra i fornitori inseriti in GECO non è stato trovato un nominativo con questo C.F. o Partita IVA: per risolvere il problema inserire in anagrafica un fornitore con questi dati. Questo errore indica che tra i fornitori inseriti in GECO sono presenti più anagrafiche con questo C.F. o Partita IVA: per risolvere il problema modificare i dati fiscali di uno o più doppioni in modo da avere un solo fornitore con questo C.F. / P.IVA oppure. N.B. NON eliminare i fornitori di troppo perché verrebbero eliminate anche eventuali fatture/ritenute collegate a questo doppione, è preferibile entrare nelle schede anagrafiche dei fornitori in eccesso e togliere la spunta dalla casella Attivo in modo da lasciarne attivo uno solo. Questo errore indica che tra i condomini inseriti in GECO non è stato trovato il condominio con il codice fiscale evidenziato: per risolvere il problema inserire nel programma un condominio con questo C.F. Questo errore indica che nell archivio di GECO sono presenti più condomini con lo stesso C.F.: per risolvere il problema correggere i dati anagrafici dei condomini coinvolti rimuovendo l ambiguità. Avvisi che indicano la necessità di un intervento manuale (icona ), ad esempio: Questo avviso indica che, pur avendo riconosciuto nell archivio di GECO sia il condominio che il fornitore, il programma non è in grado di selezionare automaticamente la modalità di ripartizione con cui registrare nel rendiconto questa fattura. I motivi di questa anomalia potrebbero essere (sono elencati solo i più frequenti): In data 09/11/18 non ci sono esercizi aperti In data 09/11/18 ci sono più esercizi aperti (ad esempio un esercizio ordinario ed uno straordinario) Non è stata trovata una regola di ripartizione associata al codice di riconoscimento comunicato dal fornitore (in questo caso PUL ) La presenza di un avviso di questo tipo indica che la fattura potrà essere importata ma l Amministratore dovrà indicare manualmente l esercizio in cui inserire questa spesa ed il criterio di ripartizione. 6/11

7 Avvisi che indicano documenti già elaborati in precedenza (icona ), ad esempio: Questo avviso indica che questo documento è già stato registrato nel bilancio indicato e verrà ignorato. Avvisi che indicano documenti pronti per essere elaborati (icona ), ad esempio: Questi avvisi indicano due fatture elettroniche riconosciute correttamente e pronte per essere registrate nel rendiconto. Altre informazioni presenti nel riepilogo: il codice flusso Tra le informazioni mostrate nel riepilogo compare un riferimento che GECO chiama codice flusso : questo è un valore presente nelle fatture elettroniche che serve a dire ai programmi gestionali a cosa si riferisce il documento in questione. Questo riferimento può essere scelto a discrezione del fornitore oppure può essere l Amministratore stesso ad indicare al fornitore quale valore inserire nella fattura elettronica. Nel file XML della fattura elettronica esistono, infatti, alcuni campi che possono essere valorizzati con numeri, codici, ecc. che servono alla riconciliazione dei dati con i vari programmi di contabilità presenti sul mercato. I campi che GECO verifica per capire a cosa si riferisce la fattura sono i seguenti: Quelli presenti nella sezione Altri dati gestionali contenuti nei dati della Riga di dettaglio Il campo Causale contenuto nei dati della sezione Dati di riepilogo Nell esempio qui sopra sono mostrate le schermate relative al programma della SOGEI messo a disposizione dall Agenzia delle Entrate per generare i file delle fatture elettroniche (in caso il fornitore usi altri software per generare le proprie fatture elettroniche dovrà inserire il valore di riferimento, in questo esempio PUL, nei campi previsti dal suo programma di contabilità). Quando il codice flusso viene scelto dal fornitore? In genere, quando la fattura si riferisce ad ascensori, utenze ecc., sarà lo stesso fornitore ad indicare in fattura il riferimento all oggetto a cui si riferisce il documento. 7/11

8 Ad esempio, un fornitore di energia inserirà in fattura il POD o il numero di utenza collegato al contatore, mentre una ditta che fa manutenzione ascensori potrebbe utilizzare il numero di matricola (o altro codice di riconoscimento per quel particolare impianto). Quando il codice flusso può essere scelto dall Amministratore? In alcuni casi può essere invece l Amministratore a richiedere ai propri fornitori di compilare le loro fatture in formato elettronico inserendo questi codici identificativi. L Amministratore, ad esempio, potrebbe dire alle ditte di pulizie che quando faranno fatture per le loro prestazioni dovranno utilizzare come codice flusso il valore PUL mentre potrebbero dire al giardiniere di emettere fattura utilizzando il codice flusso GIARD. RENDICONTAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE IMPORTATE Personalizzazione delle fatture elettroniche ricevute Dopo aver visionato lo stato dei documenti importati ed aver premuto OK, il programma mostrerà la schermata da cui sarà possibile personalizzare o completare le registrazioni da inserire nel rendiconto. Ogni fattura elettronica può essere personalizzata per quanto riguarda la descrizione, l esercizio di competenza, le modalità di ripartizione della spesa, i dettagli dei pagamenti, ecc. Nell esempio qui sopra sono presenti alcune fatture scaricate dal sito dell Agenzia delle Entrate, vediamo in dettaglio le tre fatture del condomino ITALIA. Ft. 8 - in questo caso GECO non è riuscito ad identificare la regola di ripartizione da utilizzare: probabilmente non è stata ancora creata la regola che dice come registrare le fatture con il codice flusso a cui fa riferimento questo documento (per ulteriori dettagli vedere pag. 7). Ft. 1 - in questo caso GECO non è riuscito a capire in quale esercizio dovrà essere registrata la spesa: probabilmente alla data del 25/03/2018 non sono state trovate gestioni aperte e quindi GECO aspetta che l Amministratore indichi in quale esercizio inserire la spesa. Ft. 23 in questo caso GECO è stato in grado di selezionare l esercizio ed il criterio di ripartizione da applicare: la fattura è pronta per essere inserita nel bilancio. Impostazione delle modalità di ripartizione della spesa Ogni fattura elettronica può essere inserita a bilancio indicando le modalità di ripartizione della spesa: in caso il programma non sia stato in grado di selezionare automaticamente una regola è sufficiente fare click con il tasto sinistro del mouse nella colonna Ripartizione condominale o in Ripartizione personale per indicare come registrare questa spesa nel bilancio. Fare click qui per assegnare un criterio di ripartizione condominiale Ripartizione personale 8/11

9 Verrà aperta una schermata da cui sarà possibile selezionare una regola di ripartizione già esistente, crearne una nuova oppure assegnare manualmente i conti di spesa e/o i nominativi da includere nella ripartizione. Creazione nuova regola Utilizzare questa casella per applicare una regola già esistente Utilizzare questo comando per selezionare manualmente i conti / sottoconti o le persone Come fare in modo che GECO riesca ad effettuare questa operazione automaticamente la prossima volta che verrà importata una fattura come questa? Per insegnare a GECO come gestire automaticamente le prossime fatture di questo tipo è necessario modificare le regole già esistenti o crearne una nuova da utilizzare in questi casi. Per creare una nuova regola premere il pulsante Nuovo posto a sinistra della casella di selezione delle regole (vedi figura precedente). Il programma aprirà la schermata di creazione nuova regola di ripartizione ed inserirà nella casella Codice flusso il valore comunicato dal fornitore nel documento da lui emesso, in questo esempio il codice PUL (in caso di una fattura luce o gas sarebbe apparso il POD o il numero di utenza, vedi pag 7). Questa schermata è la stessa che finora l Amministratore utilizzava per creare le regole con cui dividere nei vari conti le spese tipo energia elettrica dove una parte (esempio 80%) veniva registrata nel conto della forza motrice mentre il resto (20%) veniva inserito nel conto Illuminazione scale ). 9/11

10 E se in questo caso la spesa non dovesse essere ripartita su più conti ma solamente in un unico conto? Si crea una regola con un solo dettaglio assegnando 100 come percentuale. Diversamente da quanto fatto finora, quindi, sarà necessario creare o aggiornare le regole già esistenti anche in caso la spesa vada al 100% in un unico conto di spesa. Esempio 1 La ditta che fa manutenzione ascensore crea le proprie fatture elettroniche inserendo, per sua decisione, tra gli Altri dati gestionali (vedi pag. 7) il numero di matricola dell ascensore. L Amministratore che vuole registrare automaticamente questa spesa creerà in GECO una regola di ripartizione in cui verrà assegnato, ad esempio, il 100% della spesa nel conto Spese scala manutenzione ascensore ed inserirà in questa regola, nella casella Codice flusso, il numero di matricola dell impianto. Esempio 2 Il fornitore di energia elettrica crea le proprie fatture elettroniche inserendo, per sua decisione, tra gli Altri dati gestionali (vedi pag. 7) il POD del contatore. L Amministratore che vuole registrare automaticamente questa spesa creerà in GECO una regola di ripartizione in cui verrà assegnato il criterio di ripartizione (ad esempio 80% nel conto Forza motrice, 20% nel conto Luce scale) ed inserirà in questa regola, nella casella Codice flusso, il POD. Esempio 3 La ditta di pulizie crea le proprie fatture elettroniche inserendo tra gli Altri dati gestionali (vedi pag. 7) il codice PUL concordato con l Amministratore. L Amministratore che vuole registrare automaticamente questa spesa creerà in GECO una regola di ripartizione in cui verrà assegnato il criterio di ripartizione (ad esempio 100% nel conto Spese scale Pulizia) ed inserirà in questa regola, nella casella Codice flusso, il valore PUL. Esempio 4 L Amministratore crea le proprie fatture elettroniche inserendo tra gli Altri dati gestionali (vedi pag. 7) il codice COMP per indicare che si tratta di fatture relative al compenso. Sarà sufficiente creare in GECO una regola di ripartizione, assegnare il criterio di ripartizione (ad esempio 100% nel conto Spese di Proprietà Compenso amministratore) ed inserite in questa regola, nella casella Codice flusso, il valore PUL. Altre impostazioni (documento PDF e dati del pagamento) Tra le informazioni presenti nella fattura elettronica potrebbero esserci il PDF con il documento vero e proprio oppure i dati relativi alle scadenze di pagamento: queste informazioni devono però essere fornite da chi ha emesso la fattura. Se il fornitore include queste informazioni GECO le mostrerà nelle colonne Allegati e Pagamenti (vedi pag. 8). Se queste informazioni non saranno fornite, GECO sarà comunque in grado di generare una fattura PDF standard e permetterà ugualmente all Amministratore, se necessario, di inserire manualmente le scadenze dei pagamenti. 10/11

11 RIEPILOGO DELLE FUNZIONALITA FUNZIONALITA CON SERVIZIO ATTIVO CON SERVIZIO NON ATTIVO Importazione file XML Download automatico del file XML da sito A.d.E. (*) il file dovrà essere recuperato dall amministratore Importazione contemporanea di più file XML ogni file XML dovrà essere importato separatamente (un condominio/fornitore alla volta) Inserimento automatico nel rendiconto tramite regole di ripartizione Inserimento automatico nel rendiconto come spesa personale Inserimento automatico nel rendiconto anche in mancanza di una regola di ripartizione è possibile registrare la spesa solo tramite le regole di ripartizione Creazione del file XML delle fatture emesse dallo studio (*) Invio del file XML con le fatture dello studio e gestione delle ricevute restituite dall Agenzia delle Entrate (*) Assistenza GECO del supporto Costo del servizio tecnico Parziale (*) sarà fornita assistenza solo per l importazione del file XML GIA presente sul PC del cliente: sarà cura del cliente recuperare questo file dall A.d.E. Contattare l assistenza per ricevere un preventivo Variabile: da 0 a X euro (*) (*) In particolare l Amministratore dovrà organizzarsi autonomamente per: - Creare il file XML con le sue fatture ed inviare questo file all AdE - Gestire la ricevuta rilasciata dall AdE - Recuperare i file XML con le fatture emesse dai fornitori (giardiniere, idraulico, ditta pulizie, ecc) Queste operazioni potranno essere effettuate in prima persona dall Amministratore utilizzando i software messi a disposizione dall AdE (per creare i file XML delle proprie fatture, per inviarli e per scaricare i documenti inviati dai vari fornitori) oppure dovrà essere incaricato un intermediario / commercialista il quale richiederà un compenso (a questo punto valutare il costo preventivato dal professionista rispetto al costo del servizio proposto da GECO). 11/11