Manuale d uso. UTILIZZO delle PROCEDURE

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1 Manuale d uso UTILIZZO delle PROCEDURE Versione 1.0 Maint manager è sviluppato da ISI per

2 Sommario. Manuale utente...1 Sommario...2 Gestione della manutenzione:...3 Richieste di servizio...3 Dichiarazione di attività di manutenzione....9 Dichiarazione di attività di manutenzione con codice a barre Statistiche...15 Scadenziario...15 Appendice A Rettifica Piani Appendice B Gestione ricambi maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 2 di 26

3 Gestione della manutenzione: Dopo aver configurato l installazione da mantenere e avere generato (opzionalmente) le schede di manutenzione e quindi i piani di manutenzione per ciascuna macchina, si passa alla fase operativa della gestione. Il programma sarà usato tipicamente dai seguenti profili di utilizzatori: Coloro che emettono richieste di servizi. Coloro che eseguono i servizi di manutenzione. Coloro che valutano i risultati della gestione. Chi esegue i servizi di manutenzione (i manutentori) potranno operare: Sulle attività di manutenzione preventiva contenute nei piani di manutenzione. Su specifiche richieste di servizio. Dichiarando a consuntivo le attività svolte anche se queste non sono state né richieste né programmate. Richieste di servizio. Il personale configurato per richiedere servizi di manutenzione avrà accesso al menu <Richieste>: Per emettere una richiesta dovrà scegliere <Inserimento richiesta> e quindi scegliere l attività a partire dalla lista delle attività generali. E molto importante ricercare un attività già presente prima di introdurne una nuova. Questo incoraggia la strutturazione delle informazioni. Utilizzare i filtri disponibili nella maschera sotto riprodotta, in particolare quello a sinistra predisposto per la ricerca in base a parola chiave per maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 3 di 26

4 effettuare la ricerca. Nei filtri attenzione alla ricerca di parole multiple: Quello indicato in figura è il modo corretto di ricercare parole anche non consecutive 1. Non è detto che l elenco di attività di manutenzione (che, si noti, non fa alcuna distinzione tra attività di manutenzione preventiva o straordinaria) contenga l attività richiesta, può accadere di aver bisogno di un servizio mai richiesto in precedenza. In questo caso il link seguente consente l inserimento di una nuova attività: In questa maschera si può scrivere il testo della richiesta e specificare anche una competenza selezionando l icona seguente.. Si può scegliere una competenza tra quelle selezionate. 1 Si noti l impiego del carattere % che funge da segnaposto per indicare qualsiasi carattere e in qualsiasi numero. Può essere usato anche il carattere? che ha significato di qualsiasi carattere (ma in quantità unitaria). maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 4 di 26

5 Se servirà in futuro trovare questa attività, ricercando una o più parole chiavi si ritroverà la richiesta già scritta e in tal modo potrà selezionarla col link seguente. (Attenzione: usare solo il Link sull ID, non quello sulla descrizione, che trasferisce alla pagina dei consuntivi). Il programma mostrerà lo schermo successivo: Qui si può scegliere la macchina e inserire una data di esecuzione richiesta che normalmente è la data del giorno stesso. E in questa maschera che il programma permette l aggiunta di note di specificazione dell attività generale precedentemente selezionata. Le domande saranno soggette a una fase d approvazione se sono stati configurati utenti senza permesso di inserire attività già approvate. Diversamente potrà essere liberamente de-selezionato. Le richieste sono raccolte nella finestra seguente: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 5 di 26

6 Le richieste possiedono uno stato. Sono nuove se richiedono approvazione, oppure sono pianificate se possono essere direttamente eseguite.. Tutti gli eventi relativi a una richiesta sono memorizzati e possono essere visualizzati scegliendo l icona sulla destra di ciascuna richiesta. Secondo la configurazione prescelta un utente potrà consultare solo le sue richieste o quelle di tutti. Se la richiesta richiede approvazione selezionare il menu <Approvazione richiesta>. Su questo schermo si presentano solo le richieste da approvare. Ciascuna richiesta può essere approvata o rigettata. E anche possibile affidarne l esecuzione ad un fornitore esterno di manutenzione Solo le richieste approvate (che passano allo stato pianificato ) entrano a far parte della lista di lavori che deve svolgere il personale di manutenzione. Il personale di manutenzione può usare la pagina denominata <Gestione attività da eseguire> dove trova la lista di cose da fare, sia ciascuna attività proveniente dallo sviluppo di un piano di manutenzione, sia le richieste approvate: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 6 di 26

7 Al fondo della pagina una legenda spiega il significato dei colori: Solo per le attività provenienti da pianificazione si ricorda anche la priorità:. Quando a fianco della descrizione dell attività è presente l icona si può consultare la competenza specifica richiesta per ciascuna attività e soprattutto gli utenti che la possiedono: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 7 di 26

8 Un attività può possedere una sola competenza, un addetto invece può possedere più competenze. Le richieste possono essere anche state fornite con una descrizione (attività generale) sbagliata o inesatta. In questo caso è possibile che la richiesta venga riformulata: Usare il Link riformulazione richiesta per specificare la nuova attività da dichiarare. In questo caso la nuova richiesta risulterà così indicata al menu richieste: mentre la richiesta precedente risulterà rimpiazzata: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 8 di 26

9 Dichiarazione di attività di manutenzione. Come visto in precedenza, le attività programmate e quelle richieste vengono rese disponibili nella maschera seguente: essa contiene tutte le attività non completamente eseguite e tutte le attività programmate (contenute nei piani di manutenzione).queste ultime riportano una data che è quella della loro prevista esecuzione. Ogni attività programmata viene presentata una sola volta, l esecuzione di un attività programmata infatti comporta il ricalcalo della data successiva. Le attività si possono dichiarare a partire dalla lista sopra rappresentata selezionando (per dichiarazione singola) oppure spuntando le varie caselle e selezionando l icona blu. Se è necessario dichiarare attività ne previste, né richieste si può usare la seguente funzione: La finestra che compare nel corso di una dichiarazione singola somiglia alla seguente: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 9 di 26

10 Chi esegue l attività deve specificare il tempo impiegato da ciascun esecutore. Per scegliere il personale che ha svolto l intervento usare i due pulsanti o. Per ogni esecutore scelto nella lista il suo nome compare nella pagina sottostante: L esecuzione di un attività comporta: L archiviazione dell avvenuta esecuzione dell attività e la registrazione del personale partecipante e del tempo impiegato da ciascuno. Nel caso di attività derivanti da pianificazione, la loro dichiarazione comporta il ricalcolo della prossima data di esecuzione. maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 10 di 26

11 E possibile dichiarare in una sola volta più attività (solo per attività programmate): In questo caso il tempo impiegato viene diviso in modo proporzionale alla durata prevista. Nel caso che la dichiarazione riguardi una richiesta, la maschera di dichiarazione è leggermente diversa, contiene infatti il dato seguente: E possibile comunicare al sistema che la richiesta è stata soddisfatta oppure che non è ancora stata risolta. In ogni caso l attività verrà registrata e verrà registrato un evento relativo alla richiesta Gli eventi vengono mostrati nella seguente finestra: Solo le attività terminate sono eliminate dalla lista di cose da fare (scomparendo di fatto dalla maschera). Se l attività viene completata e il sistema è configurato per l invio di notifiche viene anche spedita la notifica della risoluzione della richiesta. Lo stato di ciascuna richiesta viene mostrato a colui che ha fatto la richiesta medesima. In questo modo ogni utente può seguire la storia delle proprie richieste. maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 11 di 26

12 Ogni volta che un attività non può essere eseguita si può destinarla a un fornitore esterno o durante la fase di approvazione con l icona o direttamente nella pagina delle attività da svolgere. In questa finestra scegliere il fornitore e la nuova data: Tutte le volte che una attività è passata a un fornitore esterno un evento viene memorizzato e si ha la possibilità di stampare un documento per fare un FAX o una a un fornitore esterno. Per produrre un documento cartaceo usare l icona nella finestra degli eventi L attività resta tra le cose da fare fino a che viene dichiarata completamente svolta. maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 12 di 26

13 Dichiarazione di attività di manutenzione con codice a barre. Un modo alternativo per la dichiarazione delle attività viene fornito in questo modo: Filtrare le attività di cui si vuole produrre documentazione per il rilevamento usando i campi disponibili. Quindi premere <Report> e selezionare il report che nella denominazione ha riportato Bar-code. Esso ha un layout simile a quello mostrato in figura: Il codice a barre serve per la dichiarazione assistita: Selezionare, quindi leggere in sequenza nel campo seguente le attività da dichiarare. Ad ogni lettura verrà aggiunto un elemento nella lista sottostante il campo di lettura del codice a barre. Aggiungere tutte le attività che si desidera dichiarare contemporaneamente quindi premere il pulsante:. maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 13 di 26

14 Verrà visualizzata la stessa maschera visualizzata nel caso di dichiarazione per selezione delle attività, spiegata in precedenza. maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 14 di 26

15 Statistiche. Il risultato operativo della gestione è mostrato nella finestra delle statistiche: Questo menu ha diverse possibilità di filtro. Oltre che i risultati, da questa maschera si accede alla modifica delle attività dichiarate anche dopo la loro prima dichiarazione. Inoltre è possibile ricavare una serie di report secondo la configurazione definita nell installazione. Scadenziario. Lo scadenziario è uno strumento utile per la valutazione delle risorse necessarie allo svolgimento delle varie attività. Esso serve infatti a presentare in un insieme di dodici periodi (settimane o mesi) l elenco delle attività programmate da eseguire insieme col numero di volte che dovranno essere eseguite. Lo scadenziario deve essere calcolato quando serve: Usare, quindi introdurre i dati richiesti nella maschera: e premere <Calcola> al termine. Verrà visualizzata una finestra che mostra l avanzamento del lavoro. maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 15 di 26

16 Per consultare il risultato del calcolo accedere alla finestra maschera tipo quella della figura seguente:. Verrà mostrata una che mostra in base ai filtri selezionati le attività da svolgere in ciascun periodo. I report collegati alla finestra potranno poi aiutare a valutare meglio gli impegni in termini di tempo di esecuzione previsto oppure di fermo degli impianti, secondo quanto previsto nel corso della specifica installazione. maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 16 di 26

17 Appendice A Rettifica Piani. E possibile introdurre per ciascuna macchina le ore di funzionamento di ciascun periodo; in tal modo la data di pianificazione per le attività che hanno una frequenza espressa in ore di funzionamento calcolate sulla base del calendario, possono essere tarate. Introdurre le ore lavorate nei modi previsti col link : quindi accedere alla pagina di rettifica: Essa mostra, da sinistra a destra: L ultima data di esecuzione o la partenza del piano. La frequenza prevista La data calcolata sulla base del calendario maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 17 di 26

18 Le ore calcolate col calendario fino ad oggi. Le ore di funzionamento reali. La data di pianificazione attuale. La data calcolata con le ore di funzionamento. Quando questa è diversa dalla datà calcolata è possibile modificarla con l icona all estrema destra della maschera. maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 18 di 26

19 Appendice B Gestione ricambi. La gestione dei ricambi viene affidata al programma LOGOS il gestionale di magazzino e produzione della suite di prodotti FPS opportunamente integrato con Maintmanager. La gestione del magazzino ricambi e delle procedure ad essi collegate è soggetta ad una configurazione molto ampia, pertanto le indicazioni qui contenute sono da ritenersi puramente indicative. LOGOS possiede un configuratore integrato per strutturare al meglio l anagrafica articoli. Sono gestite almeno due tipologie di articoli: Le attività di manutenzione <MACT> sono la replica delle attività generali contenute nelle schede di manutenzione (Maintmanager crea in automatico le voci che richiedono ricambi). Gli attributi degli articoli di tipo MACT sono predefiniti: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 19 di 26

20 e fanno riferimento a quanto definito in Maintmanager, come si nota nella figura seguente. L altra tipologia di articoli è variabile; un esempio è quello qui indicato. E stato configurato un tipo articolo denominato PART quando, in realtà poteva essere configurata una tipologia diversa o addirittura una serie di più tipologie specifiche. Nell esempio qui indicato appartengono al tipo PART tutti i ricambi e i consumabili veri e propri, impiegabili negli interventi di manutenzione: Anche gli attributi e l eventuale codifica degli articoli qui riportati sono indicativi:: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 20 di 26

21 Uno degli aspetti importanti dell integrazione tra LOGOS e Maintmanager è la possibilità di abbinare ad una attività di manutenzione la sua lista dei ricambi. Questa operazione si esegue con la struttura dati di LOGOS denominata Distinta Base che è un concetto standard per un gestionale di magazzino. Quella mostrata nella figura è in effetti la pagina a cui si arriva mediante la pressione del pulsante oppure nella scheda di manutenzione. Il contesto logistico in cui sono gestiti i ricambi è poi definito in termini di magazzini e locazioni: Ogni magazzino può avere diverse locazioni: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 21 di 26

22 Su ogni locazione è essere definita la giacenza dei ricambi (non degli articoli di tipo MACT che sono fittizi ). Il programma viene configurato in modo dipendente dall installazione per gestire una serie di operazioni logistiche e una serie di documenti che consentono di applicare la stessa operazione logistica a più articoli. Le operazioni logistiche che vengono di norma configurate sono le seguenti: Trasferimenti di locazioni Ordini a fornitore. Accettazione di merce in ordine. Rettifiche inventariali (esempio per dichiarare una consistenza iniziale di materiale). L elemento qualificante della gestione è costituito da documenti in cui è possibile dichiarare il consumo dei ricambi. Si supponga di dichiarare la manutenzione di un attività che richieda ricambi: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 22 di 26

23 Alla pressione del pulsante <Inserisci> il sistema segnala l avvenuta registrazione, quindi da la possibilità di dichiarare i ricambi impiegati: Premendo <Ricambi> il sistema crea in automatico un documento in cui sono proposti i ricambi previsti definiti nella scheda: Qualora non fosse previsto l impiego di alcun ricambio, il documento viene creato ugualmente, ma vuoto. Esso può essere modificato, aggiungendo o eliminando articoli nonché modificando le quantità proposte con quelle realmente impiegate durante l intervento. Il documento può venire elaborato, selezionando l apposito link, può cioè eseguire direttamente gli scarichi di magazzino: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 23 di 26

24 Sono disponibili nel programma interrogazioni per conoscere la giacenza dei ricambi per ciascuna locazione e per conoscere tutti i movimenti eseguiti. Un ulteriore funzionalità di LOGOS per Maintmanager è rappresentata dal piano dei fabbisogni. Questa funzione sfrutta l elaborazione dello scadenziario: Premendo <Importa scadenziario da FPS Maintmanager> è possibile aggiungere a LOGOS le voci dello scadenziario precedentemente calcolato su Maintmanager: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 24 di 26

25 Dopo aver premuto <Importa> tornare alla pagina di definizione del piano per vedere la lista dei piani disponibili aggiornata: premendo si possono vedere le righe in dettaglio. Tali righe non sono altro che le attività di manutenzione che richiedono ricambi: Il piano può quindi essere elaborato per determinare il quantitativo di ricambi necessario allo svolgimento di tali attività: Usare la funzione di elaborazione e selezionare: Il calcolo procede per qualche istante: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 25 di 26

26 Al termine dell elaborazione il risultato sarà simile al seguente: maint manager Manuale d uso ver. 1.0 pag. 26 di 26