BooleBox - Assolvere all'hipaa

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1 BooleBox - Assolvere all'hipaa Segui le nostre migliori pratiche per sapere come configurare il tuo account BooleBox assolvendo alle responsabilità stabilite dall'hipaa e garantendo la privacy delle informazioni sanitarie riservate 1

2 HIPAA è l'acronimo di Health Insurance Portability and Accountability Act: una legge approvata dal Congresso degli Stati Uniti d'america nel Le norme sulla privacy sancite dall'hipaa impongono a fornitori e organizzazioni del settore sanitario, nonché ai loro partner commerciali, di sviluppare e seguire procedure che garantiscano la riservatezza e la sicurezza delle informazioni sanitarie protette (PHI) quando vengono trasferite, ricevute, gestite o condivise. Questo documento presenta alcune migliori pratiche raccomandate che i clienti tenuti al rispetto dell'hipaa devono seguire quando configurano i loro account BooleBox affinché le loro attività siano conformi agli obblighi di legge sopra menzionati. Assicura la massima protezione dell'accesso ai dati BooleBox offre privacy totale e controllo a 360 sui dati sensibili. Oltre a custodire in uno spazio sicuro le informazioni sanitarie protette (PHI), puoi condividerle con utenti interni ed esterni facilmente e in maniera estremamente flessibile. In funzione delle tue esigenze, puoi applicare impostazioni di sicurezza avanzate quando condividi singoli file, intere cartelle o persino messaggi a granularità fine. Avrai, pertanto, la certezza che i dati più sensibili non cadano nelle mani di utenti non autorizzati, continuando a usufruire di visibilità in tempo reale e di pieno controllo su tutte le attività di condivisione. 2

3 Classifica i dati in maniera controllata BooleBox garantisce una protezione ottimale dei dati condivisi con una classificazione dei file predefinita in base a regole di crittografia preimpostate e all'autorizzazione degli accessi stabilita dall'amministratore. I dati sensibili saranno automaticamente protetti e resi accessibili in termini selettivi e granulari, rispondendo alle esigenze dell'azienda e rispettando le sue politiche di sicurezza. Ciò comporta la promozione della cosiddetta "cultura della sicurezza": più utenti responsabili che gestiscono dati sensibili. Procedure di autenticazione sicure Per proteggere ulteriormente la fase d'accesso, gli amministratori di gruppo possono richiedere ai membri l'uso della doppia verifica per entrare nei loro account BooleBox. Dopo l'abilitazione della doppia verifica, all'atto dell'accesso o del collegamento di un nuovo dispositivo BooleBox esigerà l'inserimento di un codice di sicurezza a sei cifre oltre alla password. Si tratta di una funzione di sicurezza altamente consigliata che aggiunge un ulteriore livello di protezione agli account degli utenti. Inoltre, grazie all'autenticazione unica (o Single Sign-On - SSO), gli utenti di BooleBox potranno utilizzare un solo insieme di credenziali per accedere ad applicazioni diverse: il servizio, infatti, autentica l'utente per tutte le applicazioni che ha il diritto di impiegare ed elimina le richieste di inserimento delle credenziali al passaggio da un'applicazione all'altra durante la stessa sessione. Configura le impostazioni degli utenti e supervisiona gli account aziendali Grazie alla dashboard di BooleBox, gli amministratori hanno pieno controllo sugli account aziendali. Il pannello di controllo di BooleBox offre la visualizzazione riassuntiva di tutti gli utenti BooleBox all'interno del gruppo e gli amministratori hanno la possibilità di gestire le loro impostazioni, come lo spazio di archiviazione e i parametri di sicurezza. I membri del gruppo possono essere facilmente aggiunti, rimossi ed esaminati. Per esempio, gli amministratori possono rimuovere l'accesso quando i dipendenti lasciano l'azienda o non ne hanno più la necessità dopo un cambio di ruolo. 3

4 Inoltre, grazie a BooleBox AD Sync gli amministratori BooleBox possono eseguire il provisioning automatico degli utenti dalla loro piattaforma Active Directory esistente e gestire i gruppi di lavoro direttamente dal loro account in modo semplice e rapido. Monitora le attività degli utenti Un grande valore aggiunto di BooleBox è il suo avanzato sistema di verifica, che contiene informazioni dettagliate su chi ha effettuato l'accesso ai file riservati dell'azienda, quali operazioni sono state eseguite, quando e dove. Come amministratore del gruppo, puoi visualizzare ed esportare i rapporti di verifica per conoscere nei particolari le attività di condivisione, autenticazione e modifica svolte dal tuo gruppo. È fondamentale riesaminare periodicamente questi registri per individuare qualsiasi attività insolita accesso da dispositivi non autorizzati, attività di modifica non autorizzate..., contribuire a mantenere la totale sicurezza delle informazioni sensibili e garantire la conformità agli obblighi. Disabilita l'eliminazione permanente dei file Gli utenti BooleBox hanno la possibilità di accedere alla cronologia delle versioni dei loro file, dove possono reperire tutte le versioni precedentemente modificate di progetti, presentazioni e fogli di calcolo. Allo stesso tempo, hanno la possibilità di recuperare file e cartelle precedentemente eliminati, a meno che un utente richieda un'eliminazione permanente o un amministratore del gruppo chiuda l'account. Per coadiuvare i clienti all'adempimento degli obblighi prescritti dall'hipaa, consigliamo agli amministratori di disabilitare la funzionalità "Svuota cestino" dalla dashboard. In questo modo, puoi conservare i documenti dei membri del gruppo contenenti dati altamente riservati per tutta la durata del tuo account, con un controllo permanente a

5 Sorveglia app e integrazioni di terze parti BooleBox può contare su una solida rete di app e integrazioni di terze parti, grazie alle quali il tuo account può acquisire ancora più funzionalità in termini di collaborazione e di sicurezza. Si tratta di strumenti avanzati che possono essere ottimi complementi al tuo account, anche rafforzando le pratiche di sicurezza che metti già in atto. Detto questo, è anche estremamente importante ricordare che questi strumenti non fanno parte dei servizi inclusi di BooleBox; per questo motivo, consigliamo di valutarli sempre e accertarsi che rispettino tutti gli obblighi normativi. Controllo totale e preventivo per migliorare collaborazione e risultati Metti i tuoi dati cloud in un luogo sicuro A volte, per i clienti che operano in settori altamente regolamentati o in paesi dove vigono leggi severe sulla protezione dei dati è particolarmente importante conoscere la collocazione geografica dei dati che hanno affidato al nostro servizio cloud. Se hai scelto la piattaforma di collaborazione sicura BooleBox Cloud, sai esattamente dove sono archiviati i tuoi dati. I dati dei clienti BooleBox Cloud vengono replicati all'interno di un'area geografica selezionata allo scopo di migliorare la loro durabilità in caso di un grave incidente del data center. Sappiamo bene anche come alcuni clienti debbano custodire i loro dati in un'area geografica specifica. Noi basiamo i nostri servizi su un provider altamente garantito: Amazon Web Services (AWS). Per soddisfare la necessità di mantenere i dati in Europa, abbiamo scelto l'irlanda per il nostro archivio e la Germania come luogo in cui replicarlo. Nella fattispecie, Amazon S3 Bucket viene impiegato come unità per lo storage di oggetti, mentre Amazon RDS come database. La piattaforma BooleBox Cloud eredita, quindi, ogni singola caratteristica dall'accordo sul livello del servizio* dell'infrastruttura Amazon S3. * Amazon S3 Service Level Agreement, 5