Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) Sistemi di videoregistrazione veicolari

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1 Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) Sistemi di videoregistrazione veicolari Questo pacchetto informativo non contiene documenti con valore legale, ma intende essere puramente una guida. Se si desidera avvalersi delle informazioni ivi contenute, si raccomanda di richiedere consulenza legale.

2 Introduzione Il Regolamento generale per la protezione dei dati (GDPR), che entrerà ufficialmente in vigore nel maggio 2018, ha causato un'enorme confusione nel nostro settore per quanto riguarda i sistemi di videosorveglianza e videoregistrazione per uso veicolare. Alcuni clienti, incerti sulle implicazioni della nuova legislazione sulla protezione dei dati, hanno iniziato a richiedere telecamere veicolari non in grado di identificare i membri del pubblico per timore di violarne la privacy. Alla confusione ha contribuito anche il fatto che un piccolo numero di produttori di impianti TVCC veicolari abbia erroneamente dichiarato che il loro prodotto è conforme al regolamento GDPR. Infine, le informazioni in merito diffuse dai media sono state estremamente generali e, in quanto tali, di scarsa utilità. Il GDPR è la nuova legislazione europea sulla protezione dei dati che regola la protezione dei dati e il rispetto della privacy dei cittadini. Alcuni Paesi dell'ue hanno già adottato queste linee guida, quindi di fatto il Regno Unito si sta mettendo al passo. In sintesi, il GDPR regola il processo per tutelare la sicurezza dei dati, stabilire chi ha accesso a tali dati, il periodo di tempo per cui è necessario conservarli e come comunicare alle persone che si stanno utilizzando i loro dati e per quale motivo. Questo pacchetto informativo non contiene documenti con valore legale, ma intende essere puramente un guida. Se si desidera avvalersi delle informazioni ivi contenute, si raccomanda di richiedere consulenza legale.

3 I prodotti di per sé non sono conformi al GDPR Un prodotto tangibile non può di per sé essere conforme al GDPR in quanto tale regolarmento riguarda il trattamento dei dati, ma gli operatori devono piuttosto assicurarsi che il prodotto offra funzionalità in grado di consentire loro di garantire la sicurezza dei dati. Per esempio, il registratore digitale MDR serie 500 di Brigade dispone di nuovi privilegi di amministratore che consentono agli operatori di controllare l'accesso ai dati, in modo che utenti autorizzati con accesso ristretto possano soltanto visualizzare le immagini e non scaricarle o modificarle. In questo modo gli operatori avranno un maggiore controllo sui dati e potranno ottemperare al nuovo regolamento. Un altro aspetto da considerare quando si acquistano sistemi di questo tipo è la protezione delle immagini. Il registratore digitale MDR serie 500 ha un watermark digitale non visibile e i file manomessi non possono più essere riprodotti. Dispone inoltre di un software protetto da password e di un hard drive bloccabile per impedire ulteriormente l'accesso non autorizzato ai dati.

4 Registrazione presso l ICO Ecco un esempio di come un operatore può assicurarsi di essere conforme al GDPR quando usa i sistemi di videosorveglianza. L azienda B decide di installare sulla propria flotta di veicoli un sistema di videoregistrazione mobile con quattro telecamere. Se debitamente registrato presso l Information Commissioner s Office (ICO) o un autorità di vigilanza regionale, l operatore saprà che qualsiasi violazione dei dati personali deve essere segnalata entro 72 ore. Informare tutti Per assicurarsi che tutti siano a conoscenza del fatto che il veicolo sta effettuando una registrazione, l azienda deve applicare adesivi all interno della cabina per avvertire autisti e passeggeri e anche all esterno del veicolo per informare il pubblico. I messaggi devono essere, ad esempio: Questo veicolo è dotato di un sistema di videoregistrazione ai fini di proteggere la pubblica sicurezza e prevenire reati criminali. Informare il personale e implementare politiche adeguate L azienda B si assicura la collaborazione dei dipendenti organizzando sessioni di formazione per illustrare i benefici offerti dai sistemi di videoregistrazione, ad esempio il fatto che possono fornire una testimonianza affidabile nel caso di una richiesta di risarcimento fraudolenta. Si dimostra ai conducenti che la nuova tecnologia li farà sentire più sicuri e meno vulnerabili. Al personale verrà distribuita una circolare scritta in cui si spiega la politica aziendale sulla registrazione, la conservazione e l utilizzo delle immagini registrate. In questo caso tale politica può prevedere che solo il Responsabile trasporti avrà accesso alle immagini per valutare le richieste di risarcimento, gli incidenti criminali e qualsiasi altra questione riguardante la sicurezza pubblica. Le immagini non possono quindi essere usate per tracciare il percorso di un conducente o l orario di inizio e fine del suo turno in quanto ciò non è incluso nella politica aziendale.

5 Accesso alle immagini registrate Nel caso in cui le immagini siano essenziali ai fini di un indagine, il responsabile delle Risorse Umane o altre parti ufficialmente coinvolte nella conduzione dell inchiesta avranno accesso ai filmati montati o alle immagini fotografiche. Si può consentire l accesso ad altre autorità con poteri esecutivi laddove ciò risulti giustificato. L azienda B deve assicurarsi che l uso delle registrazioni sia specificato nei contratti lavorativi firmati dai dipendenti. A personale designato e autorizzato si chiede di firmare una lettera in cui accettano la responsabilità dell uso corretto di tutte le immagini registrate dalle telecamere. Chiunque faccia uso inopportuno delle immagini registrate commetterà potenzialmente una violazione del GDPR. In tal caso occorrerà eseguire un indagine in linea con la politica disciplinare dell azienda. Tempi I dati saranno conservati per 120 giorni perché l azienda B ritiene che questo sia un periodo di tempo adeguato per la conservazione delle prove a fini assicurativi. Vale le pena di parlare con le compagnie assicurative per discutere il periodo da loro richiesto, ma probabilmente sei mesi sono sufficienti. È interessante notare che le specifiche per il progetto ferroviario britannico HS2 stabiliscono che i veicoli che hanno accesso ai cantieri HS2 per il movimento terra dovranno adottare metodi supplementari per la registrazione digitale dell attività all esterno e nella zona circostante al veicolo per almeno quattro settimane, per disporre di testimonianze e prove digitali nell eventualità di collisioni e mancati incidenti e a fini di formazione per cercare di ridurre il rischio di incidenti futuri. Il periodo di tempo richiesto e la giustificazione addotta sono di pari importanza in una politica aziendale. Accesso ai dati personali Secondo il nuovo regolamento GDPR un individuo ha la possibilità di richiedere per iscritto il permesso di accedere alle immagini registrate. In questo caso, si può consentire l accesso esclusivamente alle immagini in cui è presente l individuo richiedente. Le immagini di altri individui identificabili devono apparire sfocate.

6 Rispetto della privacy Laddove vi sia un aspettativa di privacy, ad esempio quando l autista si riposa o dorme, la telecamera non deve registrare né riprendere l area della cabina dove l autista sta riposando, altrimenti ciò potrebbe costituire una violazione della sua privacy. Analogamente, la registrazione dell audio nella cabina sarebbe difficile da giustificare. Gli operatori che acquistano telecamere interne devono controllare se la specifica prevede l audio e considerare a quali scopi ritengono che la registrazione audio sia necessaria. Sorveglianza occulta L ICO stabilisce che in circostanze eccezionali e laddove sussista una giustificazione, è opportuno ricorrerealla sorveglianza occulta. Ad esempio, se un datore di lavoro sospetta che un particolare individuo commetta furti, può essere possibile registrare le immagini di quel dipendente specifico per un lasso di tempo estremamente limitato senza registrare immagini di altre persone o coinvolgendo il numero minimo di altre persone possibile, ma il datore di lavoro deve prima valutare altri metodi meno intrusivi. Si raccomanda quindi di richiedere una consulenza legale prima di procedere in quanto si trattadi un azione soggetta a interpretazione. Riepilogo In sintesi, gli operatori di flotte non dovrebbero temere l uso di sistemi di videosorveglianza e videoregistrazione digitale, ma dovrebbero esaminare attentamente le politiche aziendali esistenti. Il GDPR riguarda il trattamento dei dati e ha implicazioni più ampie delle sole immagini registrate. In questo momento tutte le aziende dovrebbero formalizzare i processi di gestione di qualunque tipo di dati e l uso della tecnologia di videosorveglianza e videoregistrazione ne è solo un esempio. Questo pacchetto informativo non contiene documenti con valore legale, ma intende essere puramente un guida. Se si desidera avvalersi delle informazioni ivi contenute, si raccomanda di richiedere consulenza legale.

7 Checklist GDPR Cosa fare e cosa non fare

8 Checklist Cosa fare Scegliere prodotti per la registrazione digitale con funzioni che possano aiutarvi a controllare i dati e a conservarli in sicurezza. Ad esempio: Privilegi di amministratore con accesso ristretto a utenti selezionati che possano soltanto visualizzare le immagini e non scaricarle o modificarle. Immagini protette da un watermark digitale non visibile in modo che i file manomessi non possano più essere riprodotti. Accesso alle immagini solo tramite software protetto da password. Hard drive bloccabile per impedire l accesso non autorizzato ai dati. Assicurarsi che tutti siano informati della registrazione Apporre adesivi all interno della cabina per avvertire autisti e passeggeri. Apporre gli adesivi all esterno del veicolo per informare il pubblico. I messaggi devono essere specifici, ad es. questo veicolo è dotato di un sistema di videoregistrazione allo scopo di prevenire reati criminali e proteggere la pubblica sicurezza.

9 Checklist Cosa fare Assicurarsi che il personale sia al corrente delle politiche in materia e le comprenda Organizzare sessioni di formazione per spiegare i vantaggi offerti dai sistemi di videoregistrazione e come possono far sentire più sicuri gli autisti. Fornire al personale una copia scritta della politica aziendale riguardante la registrazione, la conservazione e l utilizzo delle immagini videoregistrate, ad esempio per valutare le richieste di risarcimento assicurative, gli incidenti di natura criminale e qualunque altra questione riguardante la sicurezza pubblica. Una sezione sull utilizzo delle videoregistrazioni deve essere inclusa nei contratti di lavoro e firmata dai dipendenti. Richiedere al personale designato e autorizzato di firmare una lettera in cui si assume la responsabilità per l utilizzo opportuno di tutte le immagini videoregistrate. Chiunque faccia un uso improprio delle immagini videoregistrate commetterà una potenziale violazione del GDPR. In tal caso occorre indagare l accaduto in linea con la politica disciplinare dell azienda.

10 Checklist Cosa fare Consentire l accesso alle immagini a fini di indagine Concedere l accesso ai filmati montati o alle immagini fotografiche a tutte le parti ufficialmente coinvolte nella conduzione dell indagine. Se necessario, si può consentire l accesso ad altre autorità con poteri esecutivi laddove ciò risulti giustificato. Fornire le immagini registrate qualora un individuo le richieda per iscritto. Le immagini di altri individui identificabili devono apparire sfocate. Registrarsi presso un autorità di vigilanza Qualsiasi violazione dei dati personali deve essere segnalata entro 72 ore.

11 Checklist Non fare Usare le immagini registrate per qualsiasi scopo che non sia specificato dalla politica aziendale. Conservare le registrazioni più a lungo di quanto sia giustificabile Rivolgersi alle compagnie assicurative per discutere i tempi di conservazione dei filmati, ma probabilmente sei mesi sono sufficienti. Violare la privacy Laddove vi sia un aspettativa di privacy, ad esempio quando l autista si riposa o dorme, la telecamera non deve registrare né riprendere l area della cabina dove l autista sta riposando, altrimenti ciò potrebbe costituire una violazione della sua privacy. La registrazione dell audio nella cabina sarebbe difficile da giustificare. Gli operatori che acquistano telecamere interne devono controllare se la specifica prevede l audio e considerare a quali scopi ritengono che la registrazione audio sia necessaria. Sorveglianza occulta, tranne che in circostanze eccezionali e laddove giustificabile Se un datore di lavoro sospetta che un particolare individuo commetta furti, può essere possibile registrare le immagini di quel dipendente specifico per un lasso di tempo estremamente limitato senza registrare immagini di altre persone o coinvolgendo il numero minimo di altre persone possibile. Il datore di lavoro deve prima valutare altri metodi meno intrusivi. Si raccomanda di richiedere una consulenza legale prima di procedere in quanto si tratta di un azione soggetta a interpretazione.

12 Brigade Electronics Group Plc Brigade House, The Mills Station Road, South Darenth Kent, DA4 9BD UK Brigade Elettronica Srl Corso Trapani, Torino Italy Questo pacchetto informativo non contiene documenti con valore legale, ma intende essere puramente una guida. Se si desidera avvalersi delle informazioni ivi contenute, si raccomanda di richiedere consulenza legale.