Azienda Socio Sanitaria Territoriale (ASST) di Cremona Sede Legale: Viale Concordia n Cremona C.F./P.IVA

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1 PIANO DELLE ATTIVITA DI AUDIT ANNO 2019 Azienda Socio Sanitaria Territoriale (ASST) di Cremona Sede Legale: Viale Concordia n Cremona C.F./P.IVA

2 SOMMARIO PREMESSA 3 OBIETTIVI E FINALITA 3 CONTENUTI, CRITERI DI SELEZIONE E SCELTE OPERATIVE 4 CRONOPROGRAMMA 7 REVISIONE E AGGIORNAMENTO 7 TABELLA 8 2

3 PREMESSA La Funzione di Internal Auditing (di seguito I.A.), è stata istituita con deliberazione dell ex Azienda Ospedaliera di Cremona n. 179 del (dal ASST di Cremona), nello svolgimento delle funzioni di controllo ad essa attribuite ed aventi le caratteristiche di cui al regolamento approvato dall ex Azienda Ospedaliera medesima con provvedimento n. 323 del L attività di I.A. per l anno 2018, precedentemente definita dall ASST di Cremona, con provvedimento deliberativo n. 11 del , è stata completata con la restituzione delle relazioni del responsabile di internal auditing alla direzione strategica; si completeranno, nei primi mesi del 2019, le chiusure degli audit implementati nel 2018, alle unità operative coinvolte. Nel 2019 verrà, quindi, avviata, l attività di verifica e di monitoraggio delle raccomandazioni e dei piani di azione relativi agli audit effettuati. OBIETTIVI E FINALITA Il Piano degli audit definito per l anno 2019 risponde ai seguenti scopi principali: rispondere alle aspettative del management in termini di mitigazione dei rischi delle attività e dei processi; verificare l efficacia del sistema dei controlli e la conformità delle procedure e dei processi alla normativa di riferimento; accertare, attraverso interventi di follow-up, l effettiva implementazione delle raccomandazioni e dei piani d azione relativi agli audit effettuati. Il Piano degli audit per l anno 2019 consegue alle analisi inerenti: il completamento dell attuazione della riforma socio sanitaria regionale, con il conseguente consolidamento degli assetti territoriali ed organizzativi secondo le previsioni contenute nel nuovo piano di organizzazione aziendale strategico; la percezione dei rischi dell Azienda, collegata alla tipologia e specificità di attività svolta, all organizzazione, alla normativa di riferimento, tenuto conto della trasformazione del nuovo contesto aziendale; la verifica dell attuazione delle raccomandazioni fornite ai servizi auditati, nonché il completamento delle azioni volte al miglioramento di alcuni dei processi esaminati nel corso del 2018 che richiedono un ulteriore fase di accompagnamento nel miglioramento del processo in generale, con particolare riferimento alla mitigazione dei rischi individuati. L analisi dei rischi è stata compiuta attraverso le diverse metodologie presenti in azienda (sistema per la certificazione, sistema di risk management, sistema di valutazione delle performance e sistema di prevenzione della corruzione). Le attività di audit, da implementare nel 2019, verranno svolte nel rispetto delle modalità operative e dei principi contenuti e richiamati nel Regolamento aziendale di IA, nel vigente Codice di comportamento e codice etico aziendale 3

4 e negli Standard Internazionali del IIA (Institute of Internal Auditor) di Indipendenza, Obiettività, Riservatezza e Competenza. La funzione di I.A. sarà impegnata, altresì, negli interventi di controllo e di supervisione, ancorché non pianificati né pianificabili, in linea con il ruolo e la mission istituzionali, orientati alla concreta prevenzione delle criticità emergenti in itinere. Gli interventi di audit, di norma, si articoleranno nelle seguenti fasi: 1. pianificazione e preparazione dell audit (definizione obiettivi da perseguire, gli ambiti da coprire, gli atti, le procedure ed i processi da esaminare, il cronoprogramma e la definizione dei componenti il gruppo di audit); 2. riunione di apertura; 3. la conduzione dell audit (secondo le modalità indicate nel regolamento); 4. stesura rapporto preliminare di audit; 5. riunione di chiusura dell audit (exit meeting); 6. redazione del rapporto finale di audit; 7. eventuale follow-up. CONTENUTI, CRITERI DI SELEZIONE E SCELTE OPERATIVE Date le premesse, le scelte e i criteri di programmazione per l anno 2019 scaturiscono dalle seguenti riflessioni: 1. regole annuali del sistema socio sanitario regionale; 2. obiettivi di mandato e piano delle performance; 3. politiche di contenimento e razionalizzazione della spesa; 4. sviluppo organizzativo e verifica dei controlli, anche con riguardo alle indicazioni fornite dalle linee guida regionali; 5. rilievi da parte di Enti certificatori (verifiche di parte terza); 6. applicazione e monitoraggio del Piano Aziendale Anticorruzione e Trasparenza; 7. rilievi ed osservazioni scaturite dagli organi ed organismi di controllo aziendale (Nucleo di Valutazione, Collegio Sindacale); 8. informazioni di ritorno/segnalazioni da parte degli stakeholders. Le attività di audit previste dal Piano potranno essere ampliate ove, nell esecuzione di uno degli incarichi programmati, emerga la necessità di esaminare aspetti inerenti ad azioni e procedure non incluse nell incarico in corso. Potranno, altresì, essere coinvolte nell attività di audit anche strutture ed articolazioni organizzative aziendali non già predeterminate all interno del presente piano di attività ma che, in itinere, assumono un coinvolgimento pregnante per l esito dell audit stesso. In sintesi, si prevedono: 1. i seguenti audit di monitoraggio e verifica dell implementazione delle raccomandazioni e dei piani di azioni determinati: 4

5 area sperimentazioni cliniche (area A) richiamato il rapporto finale di audit del 2017, nel quale si è proceduto ad una verifica dell area di cui trattasi e dal quale è emersa la necessità di rivedere il processo, migliorandolo e rendendolo più trasparente, ed i successivi monitoraggi dell attività effettuati nel corso del 2018, tenuto conto delle indicazioni contenute nel Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza , nonché considerato che in data 28 dicembre 2018, a seguito di approfondita analisi del processo di cui trattasi, è stato emanato il nuovo regolamento per lo svolgimento della ricerca clinica nell ASST di Cremona, si ritiene opportuno verificare l effettiva realizzazione delle modifiche proposte e la conseguente adesione da parte delle strutture coinvolte alle nuove variazioni procedurali che sono state introdotte con il regolamento sopra citato. strutture e funzioni organizzative oggetto di audit: - ufficio di segreteria del comitato etico - unità operativa servizi sanitari, socio sanitari e territoriali - unità operativa economico finanziario - unità operativa controllo direzionale - unità operativa risorse umane; verifica circa l attuazione del nuovo regolamento, nonché della conseguente adesione da parte di tutte le unità operative e servizi coinvolti alle procedure previste per ogni singola fase del processo. area formazione sponsorizzata (B) tenuto conto del rapporto finale di audit del 2017, con il quale si evidenziava la necessità di rivedere il percorso autorizzatorio per la partecipazione dei dipendenti aziendali sia come discenti, sia come docenti, in attività esterne sponsorizzate, nonché tenuto conto degli ulteriori approfondimenti operati nel corso degli audit effettuati nel 2018 e delle linee guida regionali in materia, considerato che nel corso del 2019 verrà formalizzato un nuovo regolamento volto a disciplinare le procedure autorizzative di cui trattasi, si ritiene necessario verificare che il regolamento venga adottato e che le unità operative ed i servizi direttamente coinvolti si adeguino alle procedure di nuova adozione. strutture organizzative oggetto di audit: - unità operativa formazione - unità operativa affari generali e legali 5

6 - verificare la predisposizione del nuovo regolamento volto a disciplinare le procedure aziendali regolamentanti la partecipazione dei dipendenti ad eventi formativi esterni sponsorizzati, sia come discenti, sia come docenti - verificare la compiuta attuazione delle procedure nella gestione delle pratiche. area PAC percorso attuativo della certificabilità dei dati e dei bilanci(area C) tenuto conto del rapporto finale di audit 2018 dal quale emerge l esito delle verifiche effettuate, si ritiene opportuno, proseguendo l attività già espletata di internal auditing, monitorare, nell ambito dell area immobilizzazioni, l effettuazione dell inventario fisico dei beni dell Azienda che nel corso del 2019 verrà esteso anche al Presidio Ospedaliero di Cremona. strutture organizzative oggetto di audit: - unità economico finanziaria - verificare la congruità dei processi operativi rispetto alle procedure adottate e alla prassi operativa - verificare l avvio e l iter procedurale dell inventario fisico presso il Presidio Ospedaliero di Cremona nel rispetto della tempistica prevista (l attività di conta deve concludersi entro il 31 agosto 2019) area Servizio Unificato di Assistenza Protesica SUPI- (area D) tenuto conto del rapporto finale di audit 2018 e della avvenuta verifica circa l attivazione del servizio unificato di assistenza protesica e integrativa (S.U.P.I.), considerato che con decreto n. 14 del 17 gennaio u.s. l ASST di Cremona ha approvato il progetto per la realizzazione di un unico S.U.P.I. gestore, nell ambito della ATS Val Padana, presso l ASST di Mantova, per le ASST Cremona, Mantova e Crema, si ritiene opportuno monitorare l iter del progetto, nonché di proseguire nella verifica dei processi di assistenza protesica di competenza della singola ASST di Cremona, così come meglio specificati nel dettaglio nella DGR n. X/6917 del 24/07/2017 Determinazioni in merito all attivazione del servizio unificato di assistenza protesica e integrativa (S.U.P.I.) strutture organizzative oggetto di audit: - U.O. Servizi Sanitari Socio Sanitari e Territoriali - UUOO Gestione Cronicità di Cremona e Casalmaggiore 6

7 - monitorare l iter del progetto di realizzazione di un unico S.U.P.I. gestore, nell ambito della ATS Val Padana, presso l ASST di Mantova, per le ASST Cremona, Mantova e Crema - effettuare le azioni di controllo di internal auditing sui processi di assistenza protesica, così come specificati nel dettaglio nella DGR n. X/6917 del 24/07/2017 sopra indicata, che si richiama integralmente. 2. nuovi audit da attivare: area PAC percorso attuativo della certificabilità dei dati e dei bilanci(area E) tenuto conto del percorso attuativo della certificabilità dei bilanci (PAC) degli Enti del Servizio Sanitario Nazionale a seguito D.G.R. n. X/7009 del , che, pertanto, l ASST di Cremona dovrà implementare nel biennio 2018/2019, è necessario verificare l attuazione delle procedure adottate secondo il piano previsto da Regione. Gli ambiti da auditare verranno individuati di concerto con la Direzione Strategica dell ASST nell ambito delle seguenti aree: area immobilizzazioni, area immobilizzazioni e area rimanenze. strutture organizzative oggetto di audit: - unità economico finanziario - unità operative coinvolte a seconda delle procedure oggetto di audit, previo confronto con Direzione Strategica; verificare la congruità dei processi operativi rispetto alle procedure adottate e alla prassi operativa. CRONOPROGRAMMA La tempistica degli interventi da svolgere nel 2019 è contenuta nell allegata tabella di attività; è fatta salva la sopravvenienza di situazioni di contesto che potrebbero mutare l ordine degli interventi. REVISIONE E AGGIORNAMENTO Nell arco dell anno, il Piano potrà essere variato ed integrato sulla base delle nuove rilevazioni dei rischi e in base allo stato di avanzamento delle azioni o di eventuali esigenze di carattere ordinario. Gli eventuali scostamenti rispetto al presente Piano saranno oggetto di motivazione specifica in fase di monitoraggio annuale delle attività. 7

8 Ai sensi della DGR Regione Lombardia n. XI/1046 del , avente per oggetto Determinazioni in ordine alla gestione del servizio sociosanitario per l esercizio 2019 si individuano i seguenti adempimenti di sistema: - entro il : caricamento del Piano di IA anno 2019 sulla piattaforma regionale PrIMO e contestuale trasmissione del Piano alla struttura di Audit regionale; - entro il : rendicontazione consuntiva dell attività di audit svolta nell intero anno 2018; - entro il : monitoraggio delle attività di audit svolte nel primo semestre TABELLA CRONOPROGRAMMA AREA AUDIT A B C D E MONITOR. ATTIVITA SVOLTE GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SETT OTTO NOV DIC 8