GUIDA UFFICIALE. Rilasciata il: 21 maggio 2012

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1 GUIDA UFFICIALE Rilasciata il: 21 maggio 2012 Ultima modifica il: 20 luglio 2015

2 Procedura di installazione... 6 A. Download software... 6 B. Installazione su computer... 7 Contenuto del file decompresso C. Attivazione software... 7 D. Installazione di rete... 8 Note generiche sull utilizzo del software Utilizzo del programma Planning Planning: Funzione Drag-and-drop Back-up dati Capitolo 1 Configurazione Anagrafica Hotel Configurazione Camere Configurazione tipologia di camere Configurazione camere (numero e nome camere) Configurazione preparazione camere Listini Configurazione nomi listini a) Creare un nuovo listino Dati Listini Configurazione dei supplementi Contatore e aliquote Tassa di soggiorno Canali di acquisto Operatori Segmentazione clientela ed inserimento di eventi Gestione dei colori delle prenotazioni Nazioni e province Aggiornamento database Capitolo 2 La gestione delle prenotazioni Inserimento di una nuova prenotazione Elenco e gestione delle prenotazioni

3 Modificare e stampare una prenotazione. Generare la schedina p.s. di una prenotazione. Creare la fattura/ricevuta/nota di accredito di una prenotazione Modificare la prenotazione: camere, supplementi e inserimento degli occupanti... 40! SOTTOFINESTRA DETTAGLIO: modifica camera, supplementi e occupanti A. Riquadro camere: preparazione delle camere e disposizione letti B. Riquadro supplementi C. Riquadro occupanti: inserimento anagrafica occupanti... 42! SOTTOFINESTRA YELD MANAGEMENT... 43! SOTTOFINESTRA NOTE... 44! SOTTOFINESTRA DOCUMENTI Inserire prenotazioni multiple o di gruppo Stampare una prenotazione Creare la schedina P.S. di una prenotazione Creare la fattura, la ricevuta e la nota di accredito di una prenotazione Elenco check in ed elenco check - out Con opzione, Da saldare Situazione camere libere Disponibilità per tipo di camera Camere non assegnate Foglio del giorno Foglio ai piani Foglio ristorante Capitolo 3 Documenti Fatture Creare una nuova fattura Modificare una fattura Cancellare una fattura Stampare una fattura Stampare la lista delle fatture Elenco fatture sospese Ricevute Schedine P.S. per Formato elettronico per l invio telematico Creare una schedina PS per singola prenotazione Modificare e cancellare una schedina P.S

4 3.3.3 Invio online della schedina p.s Schedine P.S. - Elaborazione del file unico giornaliero Modulo Istat mensile (Mod. C 59) Elaborazione dei documenti in formato PDF Capitolo 4 Anagrafiche e costi fornitori Anagrafica Clienti Anagrafica Agenzie Anagrafica Ditta Anagrafica Fornitori Costi fornitori Capitolo 5 Utility Scadenzario DEM Configurazione DEM Configurazione template Invio Magazzino Configurazione prodotti in magazzino Carico/scarico Consolidamento dati Esporta dati Calcoli vari Contatore arrivi e partenze Gestione lavanderia esterna Logica di funzionamento Gestione e calcolo automatico lavanderia Alcune eccezioni Booking on line Capito 6 Yeld Management Statistiche di vendita Andamento generale Capitolo 7 Booking on line Sincronizzazione booking on line... 89

5 7.2 Scarica prenotazioni Vedi dispo e tariffe Modificare il minimum stay Modificare disponibilità e tariffe Capitolo 8 Procedura di aggiornamento Download software aggiornato Versione Mono - Applicazione degli aggiornamenti Stringhe di aggiornamento Versione Rete - Applicazione degli aggiornamenti Capitolo 9 Dem Configurazione DEM Invio Capitolo 10 Ultimi aggiornamenti Aggiorna Planning online Protocollo Turistat (Regione Sicilia) Login Allineamento Operazioni giornaliere Versione Aggiornamenti

6 Procedura di installazione Questa sezione contiene tutte le informazioni necessarie all installazione del software hotelgestionale su piattaforma windows o mac os. A. Download software E disponibile una versione sempre aggiornata del software sul sito web ufficiale del prodotto, ai seguenti indirizzi: 1. Sistema operativo Windows: 2. Sistema operativo Machintosh: Nota. Noi consigliamo di cliccare su salva file con nome e decomprimere la cartella del programma sul desktop così da essere sempre sottomano per essere eseguita. Fig. 1 Maschera di download

7 B. Installazione su computer Dopo aver scaricato il file zip, dai link sopra riportati, sul proprio computer è necessario decomprimere in una cartella (magari sul desktop) il file con estensione.zip utilizzando WinZip, WinRar oppure la funzionalità di decompressione presente nel sistema operativo in uso. Contenuto del file decompresso. Il file scaricato contiene 2 files e 2 cartelle:! Hotel Gestionale (.exe)! hgestionale.rsd! MACOSX! Hotel Gestionale Libs I file 1. e 2. sono rispettivamente il programma Hotel Gestionale e il file dove vengono archiviate le informazioni gestite dal programma (file di database per il backup). C. Attivazione software Per attivare il programma, dovete essere in possesso di una ed una Chiave di attivazione fornite dal rivenditore. In caso non aveste queste informazioni, potete richiederle contattandoci ai numeri di telefono ed presenti sul sito ufficiale del programma Per attivare il programma occorre eseguire il file Hotel Gestionale.exe presente nella cartella appena decompressa ed inserire le informazioni richieste nell apposita maschera. Fig. 2 Validazione della chiave di licenza Dopo aver inserito le informazioni, il programma si chiuderà automaticamente, attivandosi.

8 Fig. 3 Accesso all Hotel Gestionale Per poter eseguire il primo accesso, occorre lanciare nuovamente il programma cliccando su Hotel Gestionale.exe ed inserire le seguenti credenziali: Username: admin Password: pass Successivamente al primo accesso sarà possibile cambiarle con altre. D. Installazione di rete Prerequisiti. Non occorre un server per far funzionare il sistema. Qualsiasi computer può fungere da server. Schema funzionamento:

9 Fig. 5 Schema funzionamento rete hgestionale How to In questa mini-guida illustreremo la procedura di installazione dell ambiente per far funzionare il gestionale su un pc qualsiasi scelto come server. Alla fine di questo documento avremo un pc che fungerà da server per far funzionare i vari client che si collegheranno ad esso. Possiamo suddividere la procedura in 3 passi fondamentali: " Installazione dell ambiente sul pc server " Creazione del database sul pc server " Configurazione dei clienti 1. Installazione dell ambiente sul pc server Per gestire facilmente la creazione e la gestione del database mysql - necessario per far funzionare il sistema - occorre scaricare ed installare il web server Xampp disponibile all indirizzo

10 Fig. 6 Pagina di accesso per il download del web server Xampp Una volta installato e lanciato, accertarsi che i campi apache e mysql (porta 3306) siano con il segno di spunta verde ed attivi. Fig. 7 Pannello di controllo Xampp 2. Creazione del database su pc server Cliccare sul pulsante admin riferito alla voce mysql della finestra precedente. Creare un nuovo database importando ed eseguendo le istruzioni contenute dentro il file database.sql : Fig. 8 Creazione nuovo database

11 Una volta creato il database, occorre selezionarlo e cliccare sul tab privilegi e in fondo alla pagina sul link aggiungi utente : Si apre una finestra simile a questa sottostante: fig. 9 Aggiungi utente fig. 10 Aggiungi utente " su nome utente inserire un nome a piacimento " su host inserire il carattere % " su password inserire una password a piacimento " nella voce database per l utente, andiamo a spuntare la voce garantisci tutti i privilegi per il database

12 fig. 11 Aggiungi utente Per finalizzare, cliccare su aggiungi utente in basso a destra. 3. Configurazione dei client In ogni computer che si vuole collegare via rete al server di database appena creato, incluso il pc stesso che abbiamo usato come server, occorre spostare dentro la cartella di installazione del programma hotelgestionale il file db.txt da noi fornito configurandolo come segue: Parametro db_host Spiegazione l'ip locale della macchina in cui abbiamo installato xamp db_port inseriamo 3306 db_name db user db pass nome del database username che abbiamo inserito in precedenza Password che abbiamo inserito in precedenza Fig. 12 Configurazione client Un esempio di configurazione potrebbe essere: db_host=localhost; db_port=3306; db_name=hgestionale; db_user=root; db_pass=rootpass;

13 Cosi facendo avremo un client che si connetterà in tempo reale al database e potrà consultare e modificare i dati presenti sul database. Infine occorre eliminare l eventuale file hgestionale.rsd presente nella directory di installazione.

14 Note generiche sull utilizzo del software 1. L Hgestionale è intuitivo e semplice, per cui una volta compiuta l installazione sul proprio pc, è pronto per essere utilizzato con facilità. E un sistema gestionale flessibile, adattandosi alle diverse esigenze di gestione delle prenotazioni in piccole e medie strutture. 2. Dopo il primo login, la prima operazione da compiere è la configurazione dei dati generali dell hotel, delle camere (tipologie, numeri e preparazione camera), dei supplementi, delle aliquote Iva e della tassa di soggiorno e canali di acquisto (si veda il cap. 1) 3. L utente dell Hgestionale si interfaccerà con delle finestre/maschere che permetteranno di inserire le prenotazioni e compiere tutte le operazioni di gestione. Tutte le finestre hanno lo stesso layout e la stessa logica di funzionamento: a) Il tasto Nuovo è sempre posto in basso a sinistra; b) Per modificare (es. una prenotazione, una fattura, una schedina ps., ecc.) è sempre necessario selezionare la voce interessata e poi cliccare il tasto Modifica ; c) I tasti Modifica, Cancella, Stampa sono sempre posti a destra; d) Per confermare una voce/operazione, utilizzare sempre il tasto Seleziona ; e) Per uscire da una finestra, cliccare il tasto Esci ; f) Per mantenere qualsiasi modifica apportata, bisogna sempre cliccare su Salva. g) I comandi Stampa 1 e Stampa 2, posti sempre sulla destra, permettono di stampare il documento in due formati diversi: con stampa 1 si avrà un formato di stampa A4 (foglio intero); con stampa 2 si avrà la stampa doppia del documento sul medesimo foglio (layout orizzontale); h) Tutte le finestre di gestione hanno una query di ricerca per facilitare la ricerca di valori specifici. 4. Ogni finestra deve essere sempre chiusa prima di aprirne un altra per evitare conflitti tra loro. 5. Le prenotazioni possono essere inserite dal menu prenotazioni>nuova prenotazione oppure con la funzione drag-and-drop (trascinamento sul planning). 6. Quando si inserisce la prenotazione, per selezionare le date di check-in/check-out basta cliccare due volte sulla data scelta per chiudere la tendina. 7. Nella finestra Nuova prenotazione, il campo Riferimento è il nome generico di riferimento per la prenotazione: può coincidere con uno degli occupanti oppure con chi fa la prenotazione (es. agenzia).

15 1. Utilizzo del programma Il programma hotelgestionale non si installa nell elenco dei programmi di windows o mac, ma si lancia semplicemente cliccando sul file eseguibile Hotel Gestionale che si trova dentro la cartella di installazione. 2. Planning Dopo aver fatto il login, la pagina principale con cui ci si interfaccia è il Planning generale: Menu Prenotazioni Mese Elenco camere Ricerca veloce prenotazioni Indicazione camere non assegnate Elenco e Nuova Prenotazione Cambia anno di visualizzazione del planning Fig. 4 Planning generale

16 Il planning permette di visualizzare a colpo d occhio lo stato delle prenotazioni per e per mese. La prima schermata che appare è quella del mese corrente; aiutandovi col mouse potrete scorrere il planning e visualizzare gli altri mesi. Inoltre è possibile vedere il planning anche degli anni passati usando la funzione in basso a sinistra cambia anno di visualizzazione il riquadro posto in basso a sinistra. Le prenotazioni appariranno sul planning con delle frecce (colorate se si utilizza la funzione di assegnazione di un colore alla prenotazione, (vedi cap. 2 par. 2.1) che segneranno l inizio e la fine del periodo prenotato. Al passaggio del mouse sulla freccia appare un riepilogo della prenotazione; invece, cliccandovi con il tasto destro si accede ai comandi veloci per modificare la prenotazione, creare la fattura, creare la ricevuta, creare la schedina ps. Dal planning si ha accesso al menu completo dell hotel gestionale. Inoltre è possibile:: 1. Inserire una nuova prenotazione, cliccando sul pulsante Nuova prenotazione in basso a sinistra; 2. Vedere il numero di camere non assegnate, scritte in rosso in basso sul planning; 3. Aprire la finestra di gestione di tutte le prenotazioni usando il comando Prenotazioni (ex Elenco prenotazioni) in basso a sinistra; 4. Fare ricerche veloci delle prenotazioni utilizzando il riquadro di ricerca posto a destra. Planning: Funzione Drag-and-drop A partire dalla versione 12.0 dell Hotel Gestionale, è possibile creare una nuova prenotazione e/o modificarla tramite la funzione drag-and-drop : Inserire una nuova prenotazione. Sul planning si trascina il puntatore del mouse a partire dal giorno di check-in e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, lo si rilascia sul giorno di check-out; in automatico sarà aperta la finestra di inserimento di una nuova prenotazione; inserire i dati necessari e cliccare su Salva. La prenotazione sarà registrata nel database e sarà visibile sul planning con una freccia lunga quanto la durata del pernottamento. Fare un cambio camera. È possibile spostare la prenotazione in qualsiasi altro punto del planning utilizzando la funzione di trascinamento, ossia si clicca sulla prenotazione e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, comparirà una manina che permetterà di spostare la prenotazione da una camera all altra. Modificare la durata o il periodo di una prenotazione. a) E possibile modificare la durata della prenotazione (ossia modificare il giorno di check-out) cliccando sul bordo destro della freccia, comparirà una manina ; continuando a fare pressione e trascinando verso destra o sinistra sarà cambiato il giorno di check-out. b) Oppure è possibile spostare la prenotazione in qualsiasi altro periodo utilizzando la stessa funzione di trascinamento. Avere un riepilogo veloce della prenotazione. Passando con il mouse su ogni freccia è possibile visualizzare i dettagli salienti della singola prenotazione.

17 Modificare la prenotazione. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla freccia della prenotazione sarà possibile accedere ai comandi veloci di: modifica, crea fattura, crea ricevuta, crea schedina ps.. Nota 1. La funzione drag-and-drop funziona correttamente anche per lo spostamento di prenotazioni in periodi antecedenti alla data attuale. Resta sempre possibile utilizzare la procedura classica di modifica della prenotazione. Nota 2. Per trascinare una prenotazione sul planning è necessario posizionare il mouse al centro della relativa freccia. Nota 3. Per accedere velocemente alla finestra di modifica di una prenotazione, fare clic col tasto destro sulla freccia (è stato eliminato il doppio click). Per scrollare il planning dall alto verso il basso e viceversa, utilizzare lo scrolling del mouse. 3. Back-up dati L intero software Hgestionale può essere salvato su una memoria esterna, es. un hard-disk esterno oppure una chiavetta USB. Per avere una copia di back-up del database, è necessario salvare o l intera cartella di installazione dell Hotel Gestionale oppure copiare il solo file con estensione.rsd

18 Capitolo 1 Configurazione Il buon funzionamento del software Hgestionale è preordinato alla sua corretta configurazione. Per accedere alla configurazione, selezionare la voce Configurazione dal menu principale: fig.1.1 menu configurazione La configurazione è necessaria per le sezioni: anagrafica hotel, camere, contatori ed aliquote. Le altre non sono indispensabili, ma necessarie se si vogliono utilizzare tutte le funzionalità del gestionale. Dal menu Configurazione si accede inoltre alla sezione Aggiornamento database, da utilizzare quando vengono rese disponibili nuove versioni del software Hgestionale (per maggiori dettagli si rimanda al cap. 8 - Aggiornamento database). 1.1 Anagrafica Hotel La configurazione Hotel permette di registrare i dati anagrafici e fiscali della propria struttura e quindi consente di aggiungere automaticamente l intestazione a fatture, ricevute, schedine P.S. Dal menu a tendina Configurazione, selezionare Hotel. Sarà visualizzata la seguente finestra in cui dovranno essere inseriti i dati anagrafici e fiscali della vostra struttura:

19 fig configurazione anagrafica hotel Dopo aver riempito i campi richiesti, cliccare su Salva. 1.2 Configurazione Camere Per configurare le camere, è necessario prima creare le tipologie di camere e poi inserire tutte le camere di cui la struttura dispone Configurazione tipologia di camere Dal menu a tendina Configurazione, selezionare Camere e poi Tipologia: fig menu configurazione Camere Si aprirà la seguente finestra di gestione per tipologia di camere (es. doppia, tripla, matrimoniale):

20 Fig gestione delle tipologie di camere a) Usare il tasto Nuovo per creare una nuova tipologia di camere; nella schermata visualizzata, digitare il nome della tipologia e, se non si vuole specificare altro, cliccare su Salva. Fig nuova tipologia di camera b) Qualora si voglia utilizzare la gestione automatica della lavanderia (cap. 5 Utility), la stessa maschera permette di configurare i parametri per il conteggio ed il cambio della biancheria; in questo caso è necessario:

21 tra: 1. nel box Configurazione, selezionare dal menu a tendina la voce corrispondente a scelta tipologie di configurazione camera per lavanderia 2. Nel riquadro conteggio per lavanderia, selezionare per ogni voce di interesse il tipo di Conteggio e di Cambio:! per il Conteggio le opzioni sono:! per il cambio le opzioni sono Quindi cliccare su Salva. c) La tipologia di camera così inserita sarà elencata nella maschera di gestione fig Usare i tasti Modifica o Cancella, per modificare od eliminare una tipologia di camere precedentemente inserita (si ricorda di selezionare prima la tipologia) Configurazione camere (numero e nome camere) Dopo aver inserito la tipologia di camere di cui l hotel dispone, si procede con l inserimento dettagliato delle camere (numero, nome camera, codice, tipo di tariffazione, posto letto, piano, ecc.). Dal menu a tendina Configurazione - Camere, selezionare la sottovoce Camere per aprire la finestra di gestione delle camere:

22 Fig gestione Camere 5. Per inserire una nuova camera, cliccare sul pulsante Nuovo posto in basso a sinistra; nella finestra che sarà visionata inserire i dati richiesti e cliccare su Salva: Fig inserimento nuova Camera

23 Nota. Le informazioni su numero, nome e codice sono obbligatorie, pertanto il sistema non farà creare una nuova camera se non sono state inserite almeno quelle informazioni. Nel campo tipologia si dovrà selezionare il tipo di camera; le opzioni che appariranno nella tendina sono quelle in precedenza configurate (vedi sopra par Configurazione tipologie di camere). Il campo Tipo Tariffazione consente di definire il tipo di tariffazione da applicare alla camera cioè se tariffa a persona oppure a camera. 6. Per modificare e/o eliminare una camera precedentemente inserita, selezionare la camera e usare rispettivamente i comandi Modifica e/o Cancella Configurazione preparazione camere E possibile definire le opzioni di scelta per la preparazione delle camere, utili soprattutto nell elaborazione del foglio ai piani (es. letti uniti, letti separati, ecc.; per il foglio ai piani vedi cap. 2) Dal menu a tendina Configurazione/Camere selezionare Preparazione Camere per aprire la seguente finestra: Fig preparazione camere Usare i comandi Nuovo, Modifica e Cancella rispettivamente per inserire nuova voce di preparazione camera, modificare od eliminare un opzione precedentemente inserita. 1.3 Listini E possibile configurare eventuali listini di prezzo applicati dalla struttura ricettiva, utili ad es. se si utilizzano listini differenti per gruppi o agenzie di prenotazione. La mancata configurazione dei Listini non interferisce con il funzionamento dell Hgestionale; infatti la struttura può decidere di inserire manualmente il costo per ogni singola prenotazione.

24 Si consiglia di impostare i listini dopo aver configurato le camere (vedi sopra). Fig Menu configurazione dei listini Configurazione nomi listini Dal menu a tendina Configurazione/Listini, selezionare la sottovoce Listini. Si aprirà una maschera, come quella seguente, con la quale si potranno creare nuovi listini, modificarli od eliminarli: Fig configurazione nuovi listini A titolo di esempio, abbiamo configurato due tipologie di Listini: listino generale (listino prezzi standard) e clienti convenzionati (listino prezzi con sconti). La configurazione del listino permette il calcolo automatico del saldo nel caso in cui per una prenotazione specifica si scelga l utilizzo del prezzo di listino (vedi par Nuova prenotazione)

25 a) Creare un nuovo listino Per creare un nuovo listino, cliccare sul tasto Nuovo in basso a sinistra (fig. 1.10). Nella nuova schermata visualizzata, digitare il nome che si desidera applicare al listino e selezionare l eventuale agenzia di riferimento. Fig inserimento nuovo listino Nota. Il campo agenzia può anche essere lasciato vuoto. Le opzioni di scelta del campo agenzia sono quelle come configurate nella sezione Agenzia (vedi cap. 4) b) Per modificare e/o eliminare un listino, usare i tasti Modifica e/o Cancella (fig. 1.10) Dati Listini Per inserire il dettaglio dei prezzi applicati ad un listino prima creato, dal menu a tendina Configurazione/Listini, selezionare la sottovoce Dati Listini (fig. 1.9). Sarà visualizzata la seguente maschera: Fig gestione dei dati dei Listini Con questa maschera sarà possibile inserire, per ogni listino, il dettaglio dei prezzi applicati per periodo, per camera, per occupanti e per trattamento:

26 - Nuovo dati listino: per aggiungere i prezzi applicati ad un listino, selezionare il pulsante Nuovo (fig. 1.12): Fig inserimento delle tariffe applicate per singolo listino Nella maschera visualizzata dovranno essere inserite tutte le informazioni richieste ossia: a) Listino: selezionare uno dei listini prima creati; b) Tipologia di camera: selezionare la camera cui verrà applicato il listino; c) Periodo: selezionare il periodo (formato gg/mm/aaaa) in cui sarà applicato il listino alla camera selezionata; d) Prezzi trattamenti: digitare nella tabella le tariffe applicate a seconda del trattamento e della fascia di età dell occupante. E necessario solo riportare il prezzo numerico, la valuta sarà inserita automaticamente. Cliccare su Salva, per salvare i Dati del Listino. Nota. Per avere un listino completo di prezzi per stagione, fasce di età e trattamento - è necessario ripetere più volte la procedura nuovi dati listini : infatti bisogna creare tanti mini listini quanti sono le camere e i periodi di riferimento a cui applicare il singolo listino. Qui sotto viene riportato un esempio per i dati listino del nostro Listino generale:

27 fig esempio di inserimento dati listini - Per modificare e/o eliminare i dati di un listino, usare i tasti Modifica e/o Cancella (fig. 1.13). 1.4 Configurazione dei supplementi Per configurare i servizi/prodotti aggiuntivi, dal menu a tendina Configurazione, selezionare Supplementi. Sarà visualizzata la seguente maschera per la gestione dei supplementi: Fig gestione supplementi - Nuovo supplemento: per aggiungere un nuovo supplemento, cliccare sul tasto Nuovo (in basso a sinistra fig. 1.15).

28 Inserire le informazioni richieste (codice, nome, descrizione e costo supplemento) nella successiva finestra di gestione, quindi cliccare su Salva: fig gestione nuovo supplemento - Per modificare e/o eliminare un supplemento, usare i tasti Modifica e/o Cancella (in alto a destra, fig. 1.15). 1.5 Contatore e aliquote Tassa di soggiorno E possibile configurare l aliquota IVA applicabile ai fini fiscali e modificare il numero progressivo delle fatture, delle ricevute, delle schedine P.S. Dal menu Configurazione, selezionare la voce Contatore e Aliquote per visualizzare la seguente schermata: La maschera permette di gestire: Fig gestione contatori, aliquote e tasse di soggiorno a) le numerazioni correnti per fattura, ricevuta, schedine ps. e nota di accredito ( se non diversamente specificate il contatore è automatico); b) l aliquota Iva per le fatture; c) l aliquota Iva per i servizi; d) la tassa di soggiorno.

29 La gestione separata delle aliquote permette di trattare diversamente tutti i servizi che hanno un aliquota diversa da quella standard: # nel campo Iva per fatture bisogna inserire l aliquota standard che sarà di norma utilizzata dall hgestionale; # nel campo Iva per servizi è possibile inserire un aliquota diversa da applicare a tutti i servizi che appartengono al altri regimi Iva. Nota. La selezione dell aliquota diversa dovrà essere fatta al momento della contabilizzazione della prenotazione (creazione fattura/ricevuta vedi cap. 3). Se si vuole gestire automaticamente il calcolo della tassa di soggiorno su ogni prenotazione, è necessario flaggare la casella Applica tassa di soggiorno e poi digitare l importo della tassa a persona ed il numero massimo di notti per il conteggio. Nota. Se si preferisce gestire la tassa di soggiorno manualmente, lasciare liberi i campi. La tassa di soggiorno quindi potrà essere inserita al momento della contabilizzazione (creazione fatture/ricevute vedi cap. 3). Per salvare tutte le modifiche, cliccare su Salva. 1.6 Canali di acquisto E possibile configurare la provenienza delle prenotazioni, ossia i canali di acquisto. La configurazione dei canali di acquisto permette di specificare se una prenotazione è pervenuta tramite agenzia, sistema di booking on line, dal proprio sito, per telefono, ecc.. Peraltro se prevista, è possibile impostare la commissione per ogni prenotazione e per tipologia di canale di acquisto. Selezionare la voce Canali di acquisto dal menu Configurazione per visualizzare la seguente schermata:

30 Fig gestione canali di acquisto a) Per inserire un canale di acquisto, cliccare sul tasto Nuovo: verrà mostrata la seguente schermata in cui inserire il nome provenienza (es. booking.com ) e la percentuale di commissione: fig nuovo canale di acquisto b) Per modificare e/o eliminare un canale di acquisto, usare i tasti Modifica e/o Cancella (in alto a destra, fig. 1.18). 1.7 Operatori E possibile gestire gli accessi al software Hgestionale assegnando credenziali di accesso personalizzate a nuovi amministratori e/o utenti. La seguente procedura vale altresì per il cambio password dopo il primo accesso. Dal menu Configurazione, selezionare la voce Operatori per aprire la relativa maschera di gestione: Fig gestione operatori

31 - per inserire un nuovo amministratore/operatore, cliccare su Nuovo (fig. 1.20) ed inserire le informazioni richieste nella finestra visualizzata: Fig nuovo Amministratore/Operatore - per modificare e/o eliminare un amministratore/utente, usare i tasti Modifica e/o Cancella (in alto a destra, fig. 1.20). 1.8 Segmentazione clientela ed inserimento di eventi Il software Hgestionale consente di raccogliere informazioni sul target dei clienti (vedi cap. 2, par. 2.2) e sulle motivazioni di soggiorno, specie se legate ad eventi particolari.! Per configurare i segmenti clientela: dal menu a tendina Configurazione, selezionare la voce Segmentazione clientela per aprire la seguente maschera di gestione: fig gestione segmentazione clientela! Per configurare gli eventi: dal menu a tendina Configurazione, selezionare la voce Eventi per aprire la seguente maschera:

32 fig nuovo evento per inserire una nuova categoria, cliccare su Nuovo ed inserire le informazioni richieste nella nuova finestra; per modificare e/o eliminare segmento/evento, usare i tasti Modifica e/o Cancella nelle rispettive maschere di gestione (fig e fig. 1.23). 1.9 Gestione dei colori delle prenotazioni Per monitorare al meglio lo stato delle prenotazioni, l Hgestionale usa una legenda di colori standard (e personalizzabili) nei casi in cui: # viene inserita una nuova prenotazione; # una prenotazione è settata come partito ; # una prenotazione è settata come pagato. I colori permettono di monitorare ad occhio lo stato delle prenotazione sul planning. Dal menu Configurazione, selezionare la sottovoce Colori prenotazione: Si aprirà la seguente maschera che indica i colori utilizzati di default:

33 o Rosso: quando si inserisce una nuova prenotazione; o Verde: quando la prenotazione è settata come pagato ; o Blu: quando la prenotazione è settata come partito. E possibile modificare la legenda dei colori di default cliccando sul colore Nazioni e province Per configurare una nuova nazione, modificarla od eliminarla, selezionare Nazione dal menu a tendina Configurazione. Si aprirà la seguente maschera: Fig gestione delle Nazioni Utilizzare i comandi Nuovo, Modifica e Cancella rispettivamente per inserire una nuova nazione, modificarla e cancellarla.

34 Per configurare una nuova provincia, modificarla od eliminarla, selezionare Provincia dal menu a tendina Configurazione e seguire la medesima procedura di cui sopra per inserirne una nuova, modificarla od eliminarla Aggiornamento database Periodicamente sono eseguiti aggiornamenti sul software Hgestionale e messi a disposizione dell utente. Per aggiornare il software che si sta utilizzando, selezionare Aggiornamento database dal menu Configurazione e seguire la procedura (per la procedura di aggiornamento si rimanda al cap. 8).

35 Capitolo 2 La gestione delle prenotazioni In questa sezione sarà spiegato come gestire le prenotazioni, ossia inserirne nuove, modificarle, eliminarle, visualizzare l elenco completo, visualizzare l elenco dei check-in e dei check-out, elaborare il foglio del giorno, il foglio ai piani, il foglio ristorante, il foglio delle disponibilità per tipo di camere. fig. 2.1 menu prenotazioni 2.1 Inserimento di una nuova prenotazione Dal menù a tendina Prenotazioni scegliere Nuova Prenotazione. La maschera visualizzata permetterà di registrare nel vostro database una prenotazione:

36 Fig inserimento nuova prenotazione La maschera richiede l inserimento di informazioni dettagliate; alcune di esse sono necessarie per concludere correttamente la prenotazione: 1. Data check-in e check-out*: selezionare le date di arrivo e partenza dal calendario (fare doppio click sulla data) oppure digitarle manualmente nel formato gg/mm/anno. -- Nota. Il sistema calcolerà automaticamente le notti; 2. Riferimento*: digitare nome e cognome del cliente; con il pulsante Cerca è possibile selezionare il nome del cliente qualora già presente nel database; 3. Camera: assegnare la camera al cliente. Dal pulsante è possibile scorrere l elenco delle camere (per la configurazione delle camere vedi Cap. 1) e selezionare quella di interesse. Nota. La scelta della camera non è necessaria ai fini dell inserimento di una nuova prenotazione; è possibile infatti assegnare in un secondo momento la camera in modo da meglio gestire, ad es. eventuali periodi di overbooking (vedi elenco camere non assegnate par. 2.6); 4. Trattamento: selezionare il trattamento pertinente: XX: Nessun trattamento BB: Bed and Breakfast HB: Half board Mezza pensione FB: Full Board Pensione intera

37 5. Recapito telefonico: inserire un recapito telefonico del cliente; 6. di contatto: inserire l da usare per eventuali comunicazioni scritte al cliente; Nota. Tutte le inserite in questo campo verranno raccolte in una specifica sezione dell Hgestionale per consentire l utilizzo della funzione DEM (vedi cap. 5). 7. Canale di acquisto: indica la modalità con cui il cliente ha acquistato la sua prenotazione; è possibile selezionare tra le opzioni configurate (vedi configurazione canali di acquisto cap. 1). Se selezionato, sarà automaticamente calcolata la commissione dovuta. 8. Arrivato/ Prepagato: flaggare la casella di interesse se il cliente al momento della prenotazione è arrivato e/o se la camera è prepagata; 9. Adulti, Bambini, Infanti: specificare il numero dei prenotanti; 10. Esenti tassa: inserire eventuali clienti esenti tassa. Il campo non incide su alcun calcolo. Ha la stessa funzione di un annotazione e sarà visualizzato nel file di esportazione dati Excel (vedi cap. 6) 11. Acconto: digitare un importo qualora il cliente abbia già versato un acconto; 12. Totale: digitare l ammontare della prenotazione oppure lasciare in bianco e calcolare il totale tramite la funzione Listini - se configurati (vedi sotto); 13. Commissione: sarà calcolata automaticamente in base al canale di acquisto scelto per la singola prenotazione; è altresì possibile digitare manualmente l importo in euro. Nota. Il calcolo della commissione sarà automatico solo in questa fase di inserimento della prenotazione. 14. Colore prenotazione: per facilitare la gestione delle prenotazioni, è possibile creare una legenda personalizzata assegnando un colore. Se non si seleziona alcun colore, il sistema assegnerà di default un colore (rosso). E possibile modificare l assegnazione del colore di default dal menu configurazione (vedi cap. 1 Gestione colori prenotazione). 15. Agenzia: selezionare l eventuale agenzia tramite cui il cliente ha fatto la prenotazione; nella tendina appariranno quelle configurate (per la configurazione delle Agenzie vedi cap. 4) Nota. Per tutte le prenotazioni fatte per il tramite di agenzie, le fatture al Cliente avranno importo pari a zero, salvo il caso di addebiti per supplementi extra non inclusi 16. Ditta: selezionare l eventuale ditta di riferimento per la prenotazione. Ciò permetterà di emettere eventuale fattura o ricevuta intestate alla ditta anziché all occupante; 17. Tipo di pagamento: selezionare la tipologia di pagamento scelta dal cliente; 18. Da saldare: flaggare se il cliente deve ancora saldare la prenotazione;

38 19. Listino: scegliere il listino dei prezzi da applicare alla prenotazione corrente. I listini sono precedentemente configurati (vedi configurazione dei listini, cap.1); 20. Calcola: clicca sul pulsante Calcola per visualizzare il totale della prenotazione secondo il listino prezzi prescelto; 21. Note al check-in/ check-out/ Interne: in questi campi è possibile annotare delle postille alla prenotazione. Per inserire la prenotazione nel database, clicca su Salva. *informazioni obbligatorie 2.2 Elenco e gestione delle prenotazioni. Modificare e stampare una prenotazione. Generare la schedina p.s. di una prenotazione. Creare la fattura/ricevuta/nota di accredito di una prenotazione. Dal menu a tendina Prenotazioni, selezionare Elenco prenotazioni per visualizzare l elenco di tutte le prenotazioni registrate (fig.. 2.3): Query di ricerca Comandi su singola prenotazione Fig gestione prenotazioni In questa maschera è riportato l elenco delle prenotazioni in ordine cronologico di inserimento. La maschera specifica per ogni prenotazione: ID: assegnato automaticamente dal sistema;

39 Check-in / check-out prenotazione (Dal/Al); Riferimento (nome del cliente); Agenzia/ Ditta di riferimento, se specificate nella prenotazione; Gruppo: eventuale gruppo di appartenenza della prenotazione/occupante, se diverso da agenzie e ditta; Provenienza della prenotazione, ossia il canale di acquisto se specificato nella prenotazione; Camera assegnata (se assegnata); Voucher: assegnazione automatica di un codice in base al canale di acquisto della prenotazione; Prepagata: indica se la prenotazione è stata pagata prima dell arrivo dell occupante; Le prenotazioni di colore verde indicano lo status di Arrivato dell occupante. Nota. Utilizzando la query di ricerca (fig. 1.3) è possibile filtrare la lista inserendo i termini di ricerca desiderati. I risultati saranno visualizzati automaticamente. E possibile aggiungere una nuova prenotazione usando il tasto Nuovo posto in basso a sinistra. Per facilitarne la gestione, da questa maschera è possibile eseguire diverse azioni su una singola prenotazione precedentemente inserita nel sistema, ovvero è possibile: 1. Modificare la prenotazione (prossimo paragrafo); 2. Stampare la prenotazione (par ); 3. Generare la schedina P.S della prenotazione (par ); 4. Creare la fattura/ricevuta/nota di accredito della prenotazione (par ); 5. Cancellare una prenotazione dal database: selezionarla e cliccare sul tasto Cancella ; 6. Visualizzare il conto totale di una prenotazione (inclusi i supplementi): selezionarla e cliccare sul tasto Conto; 7. Visualizzare il conto di una prenotazione senza supplementi: selezionarla e cliccare sul tasto Conto 2; 8. Visualizzare i supplementi della prenotazione: selezionarla e cliccare sul tasto Supplementi. Tutti i comandi per queste operazioni sono posti sulla maschera di gestione prenotazioni, a destra (fig. 2.3) e richiedono la selezione della prenotazione interessata.

40 Nota. Visualizzazione conto cliente. Se la prenotazione è intermediata da un agenzia, il conto della prenotazione non visualizzerà l importo relativo alla camera, per la quale appunto sarà l agenzia a pagare. Pertanto, il conto visualizzerà il totale della prenotazione da addebitare al cliente con riferimento ai soli supplementi e tassa di soggiorno. In particolare, se si clicca su conto 1, si avrà il totale della prenotazione legato ad eventuale tassa di soggiorno e supplementi (escluso importo camere); se si visualizza il conto 2, l importo totale della prenotazione è pari a zero o al max alla tassa di soggiorno Modificare la prenotazione: camere, supplementi e inserimento degli occupanti Nella maschera di gestione prenotazioni (fig. 2.3), si seleziona la prenotazione di interesse e si clicca su Modifica. Verrà visualizzata la seguente maschera: Sottofinestre Riquadro camere Riquadro supplementi Riquadro occupanti Comandi Fig modifica di una prenotazione In questa maschera è possibile modificare le informazioni precedentemente inserite ed aggiungerne altre quali: A. gruppo di appartenenza/data di opzione; B. status della prenotazione: arrivata/partito/cancellata/no-show/da saldare; C. eventuale acconto, eventuali supplementi e nominativi degli occupanti la camera;

41 D. yeld managment, note, documenti; E inoltre possibile accedere alle operazioni di Conto, Crea fattura e Creare ricevuta della prenotazione (comandi veloci). Nota. Si raccomanda di salvare qualsiasi modifica apportata (tasto Salva ). La maschera di modifica è composta dalle sotto finestre Dettaglio, Yeld management, Documenti e Note:! SOTTOFINESTRA DETTAGLIO: modifica camera, supplementi e occupanti fig. 2.5 sottofinestra dettaglio: riquadro camere, supplementi e occupanti La sottofinestra Dettaglio permette le seguenti operazioni: aggiungere camere, modificare il numero della camera assegnata, modificare i dettagli della singola camera, dare indicazioni sulla modalità di preparazione della camera (rif. riquadro camere); aggiungere i supplementi (rif. riquadro supplementi) aggiungere i nominativi degli occupanti (rif. riquadro occupanti).

42 A. Riquadro camere: preparazione delle camere e disposizione letti Per procedere con l operazione di modifica delle camere, nel Riquadro camere è necessario prima selezionare la camera e poi cliccare sul tasto Modifica (a destra nel riquadro camera). Invece, per aggiungere altre camere alla prenotazione basta cliccare sul relativo tasto Inserisci. Seguendo questa procedura, è possibile modificare/aggiungere le seguenti informazioni: $ numero di camera, $ trattamento, $ modalità di preparazione delle camere, $ numero occupanti, $ prezzo. Fig Gestione camere prenotazione - Preparazione camere Nota. Seguendo questa procedura, è possibile dare indicazioni sulle modalità di preparazione delle camere (ovvero sulla disposizione dei letti), le quali saranno poi direttamente riportate sul foglio ai piani (per l elaborazione del foglio ai piani vedi par. 2.8). Le opzioni di scelta possono essere liberamente configurate, seguendo la procedura di configurazione Preparazione camere (vedi par ) B. Riquadro supplementi Per ogni camera inserita nella prenotazione, è possibile assegnare i supplementi e i relativi prezzi/quantità. Per aggiungere e/o modificare i supplementi, è necessario prima selezionare la camera (nel riquadro camere) e poi cliccare sui tasti Inserisci o Modifica (a destra nel Riquadro supplementi) C. Riquadro occupanti: inserimento anagrafica occupanti Per inserire i nominativi degli occupanti, si segue la normale procedura di modifica della prenotazione, utilizzando però il riquadro occupanti ed i relativi tasti cerca (qualora il

43 nominativo sia già presente nel database hgestionale) o inserisci (inserimento manuale di tutte le informazioni del cliente). Importante. Per inserire un nominativo è necessario prima selezionare la camera (nel riquadro camere) e poi proseguire con l inserimento dell occupante (nel riquadro occupante). Ogni occupante inserito, può essere modificato od eliminato (rispettivi tasti Modifica e Elimina ) Fig Gestione Occupante Nota. L inserimento degli occupanti e di tutte le informazioni fiscali ed anagrafiche sono necessari per eseguire correttamente la procedura di generazione delle schedine di p.s.. Durante questo passaggio, per semplificare la procedura di elaborazione della schedina di p.s., è possibile specificare la qualità dell occupante (capofamiglia, gruppo, ospite singolo, membro familiare).! SOTTOFINESTRA YELD MANAGEMENT Utilizzando la sottofinestra Yeld management, è possibile modificare le seguenti informazioni della prenotazione: importo della commissione, di contatto e la lingua degli occupanti, l eventuale agenzia di prenotazione, il canale di acquisto, eventuale evento/occasione di prenotazione (da pre-configurare vedi cap. 1), la tipologia di clientela.

44 Tutte le informazioni qui inserite saranno raccolte in uno specifico database e potranno essere in seguito utilizzate a scopo statistico o di marketing (vedi cap. 6) fig Yeld managment di una prenotazione! SOTTOFINESTRA NOTE E possibile aggiungere delle postille alla prenotazione utilizzando le funzioni Note al check-in, Note al check-out, Note interne. Le note al check-in sono corredate di appositi campi per l inserimento dell ora di arrivo e dei relativi trattamenti di arrivo e di partenza. fig. 2.9 Inserimento note! SOTTOFINESTRA DOCUMENTI Utilizzare la sottofinestra documenti, per avere visione di tutti i documenti prodotti per la singola prenotazione. Ogni eventuale documento elencato (fatture, ricevute, note di accredito) può essere visualizzato, utilizzando il tasto Visualizza.

45 fig Visualizza documenti di una prenotazione Inserire prenotazioni multiple o di gruppo Il sistema hgestionale permette l inserimento di prenotazioni multiple o di gruppo. La procedura prevede più step: I. Inserimento di una nuova prenotazione: nel campo riferimento inserire il gruppo di riferimento o il riferimento di chi sta facendo la prenotazione; nel campo adulti digitare il numero di occupanti totali. Salvare la prenotazione. II. Modifica della prenotazione: dall elenco delle prenotazioni, selezionare e modificare la prenotazione appena inserita. Nel riquadro camere modificare/inserire tutte le camere corrispondenti alla prenotazione multipla o di gruppo (per l inserimento di nuove camere e degli occupanti Stampare una prenotazione Nella maschera di gestione prenotazioni (fig. 2.3) selezionare la prenotazione e cliccare su Stampa. Visualizzata la finestra, seguire le usuali operazioni di stampa. Fig Finestra di stampa di una prenotazione

46 Creare la schedina P.S. di una prenotazione Utilizzando il comando veloce Schedina ps, posto sul lato destro della maschera di gestione (fig. 2.3) è possibile creare la schedina ps (da inoltrare alla polizia di stato) per la prenotazione di interesse. Nota. Prima di procedere alla creazione della schedina ps, accertarsi di avere inserito correttamente tutti i nominativi e dati anagrafici degli occupanti! Le schedine di p.s possono essere elaborate in due modi: dal menu documenti per creare ex novo una schedina (vedi cap. 3) oppure utilizzando la seguente procedura veloce: 1) Sulla maschera di gestione delle prenotazioni, selezionare la prenotazione di interesse, quindi cliccare su Schedina P.S.; 2) Comparirà un messaggio che indica Schedina generata con successo! ; 3) Si aprirà automaticamente la maschera con l elenco delle schedine P.S. registrate nel database (fig. 2.12). La prima in ordine di apparizione corrisponde a quella appena generata. fig Gestione Schedine P.S. di una prenotazione La schedina ps così creata può essere modificata, eliminata, stampata (usando i rispettivi tasti posti sulla destra).

47 Cliccando il tasto file txt alloggiatiweb, è possibile produrre e salvare sul proprio pc il file da utilizzare per le comunicazioni di soggiorno alla Polizia di Stato tramite il portale Alloggiati Web. NOTA. A partire dalla versione del gestionale non è più necessario seguire la procedura qui sotto indicata. Tale procedura invece resta valida per le versioni del gestionale precedenti a quella indicata. Per le versioni antecedenti alla >>> Prima di elaborare il file txt è necessario modificare la schedina ps e assegnare la tipologia dell alloggiato (Ospite singolo, Capo famiglia, Capo gruppo, Familiare o Membro gruppo). Nella finestra di modifica della schedina p.s., nella colonna Tipologia alloggiato, per ogni rigo corrispondente al nome dell occupante, comparirà una freccetta rivolta verso il basso. Selezionandola, si aprirà una finestra a tendina da cui scegliere l opzione desiderata. (vedi par ) Creare la fattura, la ricevuta e la nota di accredito di una prenotazione E possibile creare la fattura, la ricevuta e la nota di accredito di una prenotazione inserita nel database, utilizzando i comandi veloci Crea fattura, Crea ricevuta, Crea n. accredito posti in colonna a destra sulla maschera di gestione delle prenotazioni (fig. 2.3). Nota. Si ricorda di selezionare sempre la prenotazione di interesse. Utilizzando uno dei comandi di cui sopra, si aprirà la seguente finestra:

48 fig Contabilizzare una fattura/ricevuta/nota si accredito Seguire la seguente procedura per ottenere il documento fiscale di una prenotazione: a) Scegliere l intestatario. Prima di creare il documento desiderato, il sistema hgestionale permette di scegliere a chi intestare la fattura; è peraltro possibile separare il totale tra gli occupanti oppure dividere il totale camera e il totale extra su più intestatari. Nota. Questa operazione è eseguibile se la prenotazione è stata precedentemente inserita in modo completo con riferimento alle informazioni riguardanti camera, eventuali supplementi ed occupanti. Inoltre gli eventuali intestatari che compariranno nei campi a tendina corrispondono ai nomi degli occupanti, di eventuali agenzie e/o ditte inserite in fase di prenotazione. b) Contabilizzare. Scelto l intestatario, bisogna cliccare sul pulsante Contabilizza. c) Visualizzare il documento fiscale. Il documento fiscale contabilizzato (fattura, ricevuta o nota di accredito) sarà visualizzato in elenco nell apposita maschera di gestione (che si aprirà automaticamente):

49 fig gestione elenco fatture Tutti i documenti fiscali sono riportati in ordine cronologico di creazione: il primo visualizzato corrisponde all ultimo documento creato. Nota. Qualora si sia deciso di dividere il totale della prenotazione su più intestatari, per la prenotazione in questione verranno prodotte più fatture. Il documento fiscale così creato può essere modificato, cancellato o stampato. Utilizzare i comandi Modifica, Cancella, Stampa 1 o Stampa 2 posti a destra sulla maschera di gestione. Nota. Usando il comando Modifica, è possibile modificare, cancellare o inserire nuovi servizi acquistati dal cliente, cambiare manualmente l intestatario del documento, cambiare numero/data di emissione, inserire l importo della tassa di soggiorno (se non calcolata nel prezzo), digitare eventuali note. Il totale della fattura/ricevuta/nota di accredito è compreso di Iva (secondo l aliquota assegnata nel contatore; vedi configurazione aliquote e contatori cap. 5)

50 Fig gestione di una fattura Per ulteriori approfondimenti su fatture, ricevute, note di accredito, vedi cap Elenco check in ed elenco check - out Dal menu a tendina Prenotazioni cliccare su Check-in o Check-out per ottenere rispettivamente l elenco di tutti gli arrivi e delle partenze previsti in giornata: Fig gestione Check-in

51 Dall elenco dei check-in è possibile peraltro accedere ai comandi veloci per: a) inserire, modificare e cancellare una prenotazione; b) visualizzare il conto e/o l elenco dei supplementi di una prenotazione; c) generare la schedina di p.s., creare la fattura, la ricevuta e/o la nota di accredito. 2.4 Con opzione, Da saldare Selezionando Con Opzione oppure Da saldare dal menu a tendina Prenotazioni, è possibile visualizzare l elenco di tutte le prenotazioni inserite con data di opzione oppure tutte quelle ancora da saldare. Nota. L opzione è la data comunicata dal cliente quale termine massimo per la conferma o disdetta della sua prenotazione. Anche dall elenco delle prenotazioni Con opzione e Da saldare è possibile accedere ai comandi veloci per: a) inserire, modificare e cancellare una prenotazione; b) visualizzare il conto e/o l elenco dei supplementi di una prenotazione; c) generare la schedina di p.s., creare la fattura, la ricevuta e/o la nota di accredito. 2.5 Situazione camere libere Per avere piena visione di tutte le camere libere, dal menu a tendina Prenotazioni, selezionare la voce Situazione camere libere, per aprire la seguente finestra di dialogo:

52 fig situazione camere libere Per ottenere l elenco delle camere libere, è necessario inserire il periodo di riferimento e cliccare sul comando Cerca. Verrà riportato il numero, la tipologia e la disponibilità (ossia se totalmente libera, parzialmente occupata o occupata per le date selezionate). L elenco è stampabile cliccando sul relativo pulsante Stampa posto in basso. La finestra di stampa riporta in dettaglio la disponibilità delle camere per singolo giorno del periodo di date selezionate: 2.6 Disponibilità per tipo di camera Fig finestra di stampa elenco camere libere E possibile visionare lo stato della disponibilità per tipologia di camera, cliccando sulla voce di menu Prenotazioni>Disponibilità per tipo di camera. Si aprirà la seguente maschera in cui bisognerà selezionare il periodo (mese e anno) che interessa: Cliccando su Visualizza, sarà elaborato il foglio delle disponibilità delle camere in base alle tipologie (configurate). Il foglio può essere stampato cliccando sull apposito pulsante Stampa.

53 2.7 Camere non assegnate Il planning generale riporta, in basso ed evidenziato in rosso, soltanto il numero di camere non assegnate. Selezionando Camere non assegnate dal menu a tendina Prenotazioni, è possibile visualizzare in dettaglio l elenco di tutte le prenotazioni inserite nel database e alle quali deve essere ancora assegnata la camera (il campo relativo alla camera rimane vuoto!). Il sistema hgestionale permette, infatti, di assegnare la camera in un secondo momento rispetto a quello in cui si inserisce la prenotazione, ad es. per meglio gestire i periodi di overbooking. Ogni prenotazione con camera non assegnata dovrà essere modificata e completata di camera. Selezionare la prenotazione di interesse e usare il pulsante Modifica posto a destra sulla maschera di gestione. Per assegnare la camera alla prenotazione, seguire la medesima procedura esposta al par2.2. La maschera Camere non assegnate ha lo stesso funzionamento di quelle nei paragrafi di cui sopra e permette di accedere ai comandi veloci per: - inserire, modificare e cancellare una prenotazione; - visualizzare il conto e/o l elenco dei supplementi di una prenotazione; - generare la schedina di p.s., creare la fattura, la ricevuta e/o la nota di accredito. Nota. La maschera di gestione delle Camere non assegnate, riporta altresì l eventuale elenco di nuove prenotazioni scaricate a seguito di sincronizzazione dell hgestionale con il sistema di gestione on line Php booking (per maggiori info vedi cap. 7 oppure visita il sito Tutte le prenotazioni con camere non assegnate attendono di essere modificate e completate. 2.8 Foglio del giorno E possibile elaborare il foglio del giorno, ossia il foglio di riepilogo di tutti movimenti in entrata ed in uscita dei clienti prenotati. Dal menu a tendina Prenotazioni, selezionare Foglio del giorno.

54 Nella piccola finestra che si aprirà, inserire il giorno di interesse e cliccare su OK: Fig Elaborazione foglio del giorno Verrà visualizzato l elenco delle prenotazioni del giorno con indicazione di: (A) Numero adulti, (B) Numero bambini, Camere, Cliente, Pagamento, Check-in, check-out, numero notti, Pagato/da pagare, Totale, Acconto, Note, Totali (adulti, bambini, acconti, giornaliero) 2.9 Foglio ai piani E possibile elaborare il foglio ai piani, ossia il foglio di riepilogo di tutti gli arrivi, permanenze e partenze dei clienti da consegnare al personale addetto ai piani. Dal menu a tendina Prenotazioni, selezionare Foglio ai piani. Nella piccola finestra che si aprirà, inserire il giorno di interesse e cliccare su OK per visualizzare il foglio ai piani:

55 2.10 Foglio ristorante E possibile elaborare il Foglio Ristorante, ossia il riepilogo dei trattamenti colazione, pranzo, cena per la data selezionata. Il foglio ristorante permette di avere una visione completa delle prenotazioni suddivise per in casa, in partenza ed in arrivo. Ciò permette di meglio monitorare la quantità di colazioni, pranzi e cena da organizzare giornalmente. Dal menu a tendina Prenotazioni, selezionare Foglio Ristorante. Nella finestra di elaborazione, selezionare la data di interesse e cliccare su OK: fig elaborazione foglio ristorante

56 Capitolo 3 Documenti Nella sezione Documenti potranno essere elaborati i documenti fiscali/amministrativi utili per la gestione della vostra struttura, ossia fatture, ricevute, note di accredito, modulo Istat. 3.1 Fatture fig. 3.1 Menu documenti Dal menù a tendina Documenti scegliere Fattura. Verrà visualizzata la seguente maschera con la quale potranno essere gestite le fatture. Fig. 3.2 Gestione elenco fatture Utilizzando i comandi posti a destra ed in basso a sinistra, sarà possibile creare una nuova fattura, modificarla, eliminarla, stamparla ed anche stampare l elenco delle fatture.

57 Nota. Per creare velocemente una fattura di una prenotazione già inserita nel sistema, è possibile utilizzare i comandi veloci della maschera di gestione delle prenotazioni (vedi cap. 2, par.) Creare una nuova fattura Per creare una nuova fattura, clicca sul pulsante Nuovo posto in basso a sinistra: sarà visualizzata una maschera di gestione di una nuova fattura. Riquadro prodotti Inserire le informazioni richieste: fig. 3.3 Gestione nuova fattura 1. dati fiscali del cliente/intestatario, richiesti come obbligatori; 2. prodotti/servizi acquistati dal cliente. Per l inserimento di prodotti e/o supplementi è possibile seguire due procedure: a) utilizzare il pulsante Recupera valori (è necessario conoscere l ID della prenotazione che viene visualizzato nella maschera di gestione delle prenotazioni, vedi fig. 2.3); oppure b) compilando manualmente il riquadro prodotti: utilizzare i pulsanti Inserisci, Modifica ed Elimina rispettivamente per inserire un nuovo prodotto/servizio acquistato, modificare il prodotto/servizio acquistato, eliminare il prodotto/servizio. 3. Tassa di soggiorno: digitare manualmente l importo della tassa di soggiorno;

58 4. Possibilità di usare le caselle Pagato o Sospeso": flaggando le due caselle, compaiono ulteriori campi - Pagato: possibilità di inserire la data ed il metodo di pagamento; - Sospeso: possibilità di selezionare i giorni di tempo per il pagamento. fig. 3.4 dettaglio modifica fattura La fattura sarà creata dopo aver cliccato sul pulsante Salva e sarà elencata nella maschera di gestione delle fatture (fig. 2.1). Nota. Nel calcolo del totale della fattura, l IVA sarà calcolata solo sull imponibile e non anche sulla tassa di soggiorno (che resta esclusa dal calcolo) Modificare una fattura Nella maschera di gestione fatture (fig. 3.1), selezionare la fattura da modificare e cliccare sul tasto Modifica posto in alto a destra. Si aprirà una maschera di modifica della fattura: è possibile modificare tutti i campi scrivibili, i prodotti e servizi acquistati, il totale della fattura. Il totale della fattura è dato dal calcolo automatico dalla somma dei costi descritti nel riquadro prodotti (fig. 3.3) e dalla tassa di soggiorno. Salvare le modifiche cliccando sul tasto Salva Cancellare una fattura Nella maschera di gestione fatture (fig. 3.1) selezionare la fattura da eliminare e cliccare sul tasto Cancella posto in alto a destra. La fattura verrà eliminata definitivamente.

59 3.1.4 Stampare una fattura Nella maschera di gestione fatture (fig. 3.1) selezionare la fattura da stampare e clicca sul tasto Stampa 1 oppure Stampa 2 posti in alto a destra. Si aprirà la finestra di stampa della fattura, quindi seguire la procedura di stampa indicata. Fig Finestra di stampa della fattura Stampare la lista delle fatture E possibile stampare l elenco delle fatture presenti nel database cliccando sul tasto Stampa liste posto in basso nella maschera di gestione delle fatture (fig. 3.1). Seguire la procedura di stampa indicata. Fig. 3.6 Finestra di stampa dell elenco fatture

60 3.1.6 Elenco fatture sospese E possibile avere visione delle fatture non pagate e rimaste in sospeso. Dal menu a tendina Documenti scegliere Fatture e poi ancora Sospesi. Si aprirà la finestra per la gestione delle fatture sospese: fig. 3.7 elenco fatture sospese L elenco riporta tutte le fatture che sono state flaggate come Sospeso (vedi par ). Il funzionamento di questa finestra è identico a quello sopra esposto per la maschera di gestione delle fatture: possibilità di usare i comandi Nuovo, Stampa lista, Modifica, Cancella e Stampa fattura. 3.2 Ricevute Dal menu a tendina Documenti scegliere Ricevute. Si aprirà la maschera di gestione delle ricevute: Fig gestione ricevute

61 Il funzionamento di questa maschera è il medesimo di quella di gestione delle fatture. Per capire come creare una nuova ricevuta, stamparla, modificarla, eliminarla e stampare l elenco completo delle ricevute nel database si rimanda al paragrafo precedente. Anche per le ricevute è possibile ottenere un elenco di quelle in cui i pagamenti risultano ancora in sospeso. Nota. Per creare velocemente una ricevuta di una prenotazione già inserita nel sistema, è possibile utilizzare i comandi veloci della maschera di gestione delle prenotazioni (vedi cap. 2, par. 2.2). 3.3 Schedine P.S. per Formato elettronico per l invio telematico L hgestionale supporta il gestore della struttura nella elaborazione ed invio delle schedine di p.s. online (ossia delle schedine di notifica alle autorità di Polizia di Stato). Il gestore può decidere tra due diverse procedure: - elaborare ed inviare le schedine p.s per ogni prenotazione inserita (par ); oppure - inviare le schedine p.s giornaliere (par ) Creare una schedina PS per singola prenotazione Dal menu a tendina Documenti, selezionare Schedine P.S. e poi Elenco schedine p.s.:

62 Fig. 3.9 Gestione Schedine P.S. Con la maschera visualizzata è possibile creare una nuova schedina (tasto Nuovo ), modificarla (tasto Modifica ), eliminarla (tasto Cancella ), stamparla (tasto Stampa ) ed elaborare il file txt per l invio online della schedina tramite il servizio alloggiati web (tasto file txt alloggiatiweb ) Per creare una nuova schedina P.S., cliccare sul pulsante Nuovo posto in basso a sinistra (fig. 3.9): Fig Nuova schedina P.S. Nella maschera visualizzata, è necessario inserire correttamente le informazioni richieste, ossia: 1. Numero schedina: il sistema assegna automaticamente un numero alla scheda ma è possibile sostituirlo manualmente oppure configurare un nuovo contatore (vedi Configurazione Aliquote e contatori, cap.1); 2. Numero camera: cliccare sul pulsante per selezionare la camera in cui alloggia il cliente; 3. Data di arrivo;

63 4. Giorni di permanenza; 5. Riquadro occupanti: e necessario inserire i nominativi delle persone che soggiornano nella camera selezionata. Utilizzare i comandi: - Cerca: se il cliente è già presente nel database, bisogna solo selezionarlo ed inserirlo; - Inserisci: bisogna digitare manualmente e correttamente tutti i dati anagrafici del cliente; - Modifica: se si desidera modificare i dati di un cliente già inserito come occupante (si ricorda che prima di cliccare il tasto Modifica, è necessario sempre selezionare il dato da modificare!); - Elimina: se si vuole eliminare un cliente inserito in precedenza nel riquadro occupanti. Cliccando il tasto Inserisci (occupante), si apre la seguente schermata per l inserimento dell occupante/anagrafica cliente: fig Anagrafica nuovo occupante Nota per le versioni del gestionale precedenti alla vers La tipologia di cliente selezionata durante l inserimento dell anagrafica del nuovo occupante (fig. 3.11) è un informazione parzialmente completa ai fini della notificazione di alloggio. Infatti dovrà essere meglio specificata nel passaggio qui sotto indicato. 6. Tipologia dell alloggiato: è necessario definire la tipologia dell alloggiato, cioè se è Ospite singolo, Capo famiglia, Capo gruppo, Familiare o Membro gruppo. Nella colonna Tipologia alloggiato, per ogni rigo corrispondente al nome dell occupante, comparirà una freccetta rivolta verso il basso. Selezionandola, si aprirà una finestra a tendina da cui scegliere l opzione desiderata.

64 fig Tipologia alloggiato La schedina sarà creata dopo aver cliccato sul pulsante Salva e sarà visibile nell elenco di gestione schedine ps. (fig. 3.8) Modificare e cancellare una schedina P.S. Nella maschera di gestione delle schedine, selezionare la schedina da modificare e cliccare sul tasto Modifica posto in alto a destra. Inserire le dovute modifiche nella finestra visualizzata e cliccare su Salva. Per eliminare, selezionare la schedina e cliccare sul tasto Cancella posto in alto a destra Invio online della schedina p.s. Dopo aver creato la schedina p.s, selezionarla e cliccare sul comando File txt alloggiatiweb (fig. 3.8). Comparirà un messaggio che comunica Sto generando la schedina e subito dopo si aprirà una finestra che consentirà di salvare, sul vostro pc, la schedina in formato.txt. Salvata la schedina, dal browser del vostro pc aprire la pagina: ed accedere al servizio:

65 Fig Accesso al sito Alloggiati web Seguire le istruzioni per l autenticazione e copiare il file.txt nell apposito spazio Schedine P.S. - Elaborazione del file unico giornaliero Con la versione dell hotelgestionale 12.10, è possibile elaborare un unico file di schedina ps. che registra gli arrivi del giorno. Questa procedura sostituisce l elaborazione delle schedine ps per singola prenotazione e semplifica i tempi di notifica online degli arrivi del giorno alla questura. Per ottenere il file giornaliero con gli arrivi del giorno, dal menu selezionare Documenti>Schedine ps> Genera schedine p.s. giornaliere In automatico, il gestionale aprirà una finestra per il salvataggio del file; quindi assegnare un nome e salvare sul desktop o su una cartella preferita del pc. Il file salvato è un file txt, leggibile con un editor di base per file di testo. Questo è il file che dovrà essere utilizzato per notificare alla questura, tramite portale Alloggiati web, gli arrivi del giorno.

66 3.4 Modulo Istat mensile (Mod. C 59) Dal menu a tendina Documenti selezionare Modulo Istat mensile per avere l elaborazione degli arrivi e delle partenze mensili. Si aprirà la seguente finestra: Fig Modulo Istat mensile Di default apparirà il modulo Istat del mese corrente. E possibile modificare il periodo di riferimento cliccando su Mostra dopo aver selezionato il mese e l anno di interesse nel box in alto a sinistra (fig. 3.14). Per stampare il modulo, cliccare su Stampa in alto a destra (fig. 3.14). 3.5 Elaborazione dei documenti in formato PDF Per avere una copia in formato elettronico di tutti i documenti, ad es. per poterli inviare via , è necessario installare sul proprio PC una Stampante PDF. Al seguente indirizzo è disponibile il download di un convertitore PDF gratuito (dopdf): fig.3.15 Download dopdf Cliccare sul pulsante scarica, salvare il file ed attendere il completamento del download. Per completare, aprire il file scaricato dopdf.exe ed eseguire l installazione. Il convertitore dopdf sarà configurato come una stampante PDF e comparirà nell elenco delle stampanti installate sul vostro pc.

67 Capitolo 4 Anagrafiche e costi fornitori Nella sezione Anagrafiche, è possibile gestire il database anagrafico di clienti, ditte, agenzie e fornitori: 4.1 Anagrafica Clienti fig. 4.1 menu costi Selezionare Clienti dal menu a tendina Anagrafiche per visualizzare la seguente maschera di gestione dei clienti: Fig. 4.2 Maschera di gestione clienti La maschera di gestione elenca tutti i clienti/occupanti registrati durante l utilizzo dell hgestionale. Con questa maschera è possibile eseguire i seguenti comandi: - Inserire un nuovo cliente usando il tasto Nuovo (in basso a sinistra):

68 fig Inserimento di un nuovo cliente Modificare i dati anagrafici di un cliente (tasto Modifica); Cancellare un cliente dal database (tasto Cancella); Stampare l anagrafica di un cliente (tasto Stampa) oppure stampare l elenco clienti (tastpo Stampa Lista). 4.2 Anagrafica Agenzie Dal menu a tendina Anagrafiche, seleziona Agenzie. Si aprirà la seguente maschera che permette di gestire le eventuali agenzie con cui la struttura collabora:

69 Fig gestione Agenzie Ogni nuova agenzia sarà elencata in questa maschera e sarà altresì visibile durante l inserimento di una nuova prenotazione (vedi par. 2.1). In particolare, per inserire una prenotazione eseguita per il tramite di un agenzia è necessario dapprima configurare le agenzie con cui la struttura collabora. La maschera di gestione agenzie permette di eseguire i seguenti comandi: - Inserire una nuova agenzia: cliccare sul pulsante Nuovo, posto in basso a sinistra ed inserire tutte le informazioni richieste: fig Nuova agenzia - Modificare un agenzia: selezionare l agenzia e cliccare su Modifica. Si aprirà la finestra con cui modificare le informazioni precedentemente inserite;

70 - Eliminare un agenzia: selezionare l agenzia e cliccare su Cancella ; - Stampare l anagrafica di un agenzia: selezionare l agenzia e cliccare su Stampa. Si aprirà la finestra di stampa con il riepilogo dell anagrafica dell agenzia; - Stampare l elenco delle agenzie registrate: cliccare sul pulsante Stampa lista per stampare l elenco di tutte le agenzie registrate nel database; - Stampare le prenotazioni corrispondenti ad una data agenzia: se sono state inserite prenotazioni fatte per il tramite di agenzia, è possibile stampare l elenco di tutte le prenotazioni che risultano collegate ad essa. E necessario selezionare l agenzia di interesse e cliccare sul pulsante Stampa preno. 4.3 Anagrafica Ditta Selezionare Ditte dal menu a tendina Anagrafiche per visualizzare la maschera di gestione anagrafiche ditte : fig gestione ditte L inserimento di una nuova ditta con cui la struttura collabora è gestito con la maschera sopra raffigurata. L anagrafica ditta può essere uno strumento utile per gestire prenotazioni di clienti che lavorano per una medesima ditta e soggiornano abitualmente nella propria struttura. Infatti, tutte le ditte inserite saranno visualizzate durante l inserimento delle prenotazioni nel campo ditta (vedi par. 2.1.) Per l inserimento di una nuova ditta, usare il comando Nuovo posto in basso a destra. Per la modifica o l eliminazione di una ditta precedente inserita usare rispettivamente i tasti Modifica o Cancella.

71 4.4 Anagrafica Fornitori Selezionare Fornitori dal menu a tendina Anagrafica>Fornitori. Si aprirà la maschera di gestione dei fornitori: Fig gestione fornitori Tutti i fornitori con cui la struttura collabora sono qui elencati e gestiti. Questa maschera permette di eseguire le seguenti operazioni: a) Inserire un nuovo fornitore: cliccare sul pulsante Nuovo ed inserire tutte le informazioni richieste; b) Modificare un fornitore in precedenza inserito: selezionare il fornitore e cliccare su Modifica per apportare le modifiche desiderate; c) Eliminare un fornitore: selezionare il fornitore e cliccare su Cancella ; d) Stampare i costi connessi ad un fornitore: selezionare il fornitore e cliccare su Stampa Costi per visualizzare la finestra di stampa. Questa funzione permette di stampare tutti i costi sostenuti per gli ordini fatti ad un dato fornitore (per la gestione dei costi fornitore, vedi prossimo paragrafo). 4.5 Costi fornitori Nota. Solo dopo aver configurato i fornitori (vedi sopra), è possibile gestire i relativi costi. Selezionare Costi dal menu a tendina Centro Costi per aprire la maschera di gestione dei costi per gli ordini fatti ad un dato fornitore:

72 Fig gestione costi dei fornitori Per aggiungere un nuovo costo, usare il comando Nuovo posto in basso a sinistra. Si aprirà la seguente finestra in cui inserire le informazioni: data ordine, fornitore (sole se prima configurato), provenienza costo, descrizione, importo, tipologia costo (fisso o variabile), eventuali note: fig. 4.9 Inserimento nuovo costo Ogni costo inserito può essere modificato od eliminato: 5 Per modificare un costo: selezionare il costo e cliccare sul tasto Modifica per cambiare le informazioni in precedenza inserite; 6 Per eliminare un costo: selezionare il costo e cliccare sul tasto Cancella.

73 Capitolo 5 Utility Sotto la voce di menu Utility si trova un elenco di strumenti utili alla gestione della propria struttura ricettiva. 5.1 Scadenzario fig Menu Utility E un registro su cui annotare le scadenze (anche contabili) da rispettare. fig Menu Utility/Scadenziario a) Per inserire una scadenza, selezionare la sottovoce Aggiungi dal menu a tendina Utility/ Scadenziario: Fig Aggiungere nuova scadenza Nella finestra visualizzata, inserire le informazioni richieste e salvare. Se inserite correttamente ora e data, il sistema hgestionale lancerà un avviso alla scadenza prefissata.

74 b) Per avere l elenco di tutti promemoria inseriti, selezionare la sottovoce Lista dal menu a tendina Utility/Scadenziario: Fig. 5.4 Gestione scadenziario I promemoria inseriti ed elencati nella maschera di gestione scadenziario possono essere modificati o cancellati usando rispettivamente i comandi Modifica e Cancella. Dalla stessa maschera è peraltro possibile aggiungere un nuovo promemoria (tasto Nuovo posto in basso a sinistra). 5.2 DEM Fig Menu Utility/Dem A partire dalla versione 7.6 dell Hgestionale, è possibile inviare a tutti i clienti che hanno soggiornato presso l hotel e che hanno lasciato un riferimento . Tutte le inserite durante la prenotazione come contatto vengono, infatti, archiviate dall hgestionale e rese disponibili per attività di marketing e/o cura del cliente. Infatti, inviare una comunicazione ai clienti potrebbe essere utile per: richiedere un commento su tripadvisor; ringraziarli per il soggiorno;

75 mandare un messaggio di benvenuto; metterli a conoscenza delle offerte in corso Configurazione DEM Dal menu a tendina DEM, selezionare configurazione. Sarà visualizzata la seguente schermata: In questa maschera: 1. Inserire server smtp posta in uscita; 2. Inserire Porta; 3. Inserire Username e password; Fig Configurazione DEM 4. Cliccare su Salva oppure su Test per vedere se la configurazione è stata correttamente eseguita. Nota. Per connessioni ad internet con Telecom Italia i parametri da inserire sono: Server posta in uscita: out.alice.it Porta: 25 Username: <lasciare vuoto> Password: <lasciare vuoto> Configurazione template E possibile configurare differenti template/modelli di da poter selezionare/utilizzare durante l invio delle DEM. Dal menu a tendina DEM, selezionare la sottovoce Template per visualizzare la relativa finestra di gestione; quindi cliccare sul pulsante Nuovo. Sarà visualizzata la seguente finestra:

76 fig. 5.7 Configurazione template Digitare l oggetto, inserire il testo del messaggio usando i campi standard Data arrivo, data partenza, nome cliente e cognome cliente, quindi cliccare su Salva Invio Dal menu a tendina DEM, selezionare Invio . Sarà visualizzata la seguente schermata: In questa maschera: fig Gestione invio /dem 1. Inserire nel campo Da l dell hotel; 2. Scegliere dal campo A, i destinatari; 3. Inserire Oggetto" dell 4. Selezionare eventuale template in precedenza configurato oppure inserire manualmente il Testo del messaggio ; 5. Cliccare su Invia per inviare l . Nota. I tasti data arrivo data partenza nome cliente cognome cliente se cliccati, popolano il testo del messaggio con i seguenti valori: [data_arrivo] [data_partenza] [nome_cliente] [cognome_cliente] che verranno poi sostituiti in fase di invio rispettivamente con: data di arrivo, di partenza e nome e cognome del cliente.

77 5.3 Magazzino E possibile tenere sotto controllo la gestione delle scorte in magazzino attraverso lo strumento Magazzino raggiungibile dalla voce di menu Utility/Magazzino: fig Menu Utility/Magazzino Configurazione prodotti in magazzino Selezionare la sottovoce Magazzino dal menu a tendina Utility/Magazzino, per aprire la maschera di gestione: Fig Configurazione prodotti in magazzino Per configurare una nuova categoria di prodotti, usare il comando Nuovo posto in basso a sinistra. Verrà visualizzata la seguente schermata: Fig Nuova categoria prodotto Inserire la categoria del prodotto e l unità di misura; poi cliccare su Salva.

78 Le categorie di prodotto possono essere modificate e/o eliminate usando i tasti Modifica e Cancella posti in alto a destra (fig. 5.9) Carico/scarico Selezionare la sottovoce Carico/Scarico dal menu Utility/Magazzino (fig. 5.8), per visualizzare la maschera di gestione dei prodotti acquistati/utilizzati. Fig Carico/scarico Merci La maschera permette di inserire tutti i movimenti in carico (acquisto prodotti) e scarico (utilizzo prodotti nella struttura), previa configurazione della stessa categoria prodotto (vedi paragrafo precedente). Usare il comando Nuovo, per inserire il Carico/Scarico di un prodotto: Fig Nuovo Carico/Scarico prodotto Per modificare e/o eliminare il Carico/Scarico di un prodotto, usare i tasti Modifica/Cancella posti in alto a destra (fig. 5.11) 5.4 Consolidamento dati Dal menu a tendina Utility, selezionare la voce Consolidamento dati per avere una verifica di controllo generale su prenotazioni inserite, fatture e ricevute:

79 fig consolidamento dati 1. Selezionando la sottovoce Verifica Anagrafica prenotazioni, l hgestionale elaborerà in pochi secondi un rendiconto sullo status delle anagrafiche delle prenotazioni inserite, e, se individuate, un messaggio riferirà di controllare le prenotazioni con l ID indicato: Fig es. di verifica sulle anagrafiche prenotazioni 2. Selezionando le sottovoci Fatture e Ricevute, si avrà invece un controllo sullo status delle fatture/ricevute non emesse per le elencate prenotazioni (vedi ID di riferimento): Fig es. di verifica su fatture Per chiudere le finestre di controllo, premere sulla tastiera del pc il tasto Invio. Automaticamente si sarà re-indirizzati alle maschere di gestione fatture, ricevute o prenotazioni.

80 5.5 Esporta dati Dal menu Utility, selezionare la voce Esporta dati, per esportare sul proprio pc le prenotazioni, l anagrafica clienti, le fatture. I dati verranno esportati in formato Excel: 5.6 Calcoli vari fig Menu Esporta dati Per avere una visione di insieme sul totale mensile delle notti di soggiorno oppure sul totale della tassa di soggiorno, accedere alla funzione Calcoli vari dal Menu Utility: fig Calcoli vari $ Selezionando la sottovoce Calcolo notti di soggiorno, si aprirà una schermata con il calcolo totale del numero di prenotazioni e del numero di notti riferite al mese corrente. fig calcolo notti di soggiorno

81 $ Selezionando la sottovoce Calcolo tassa di soggiorno, si aprirà una schermata con il calcolo totale della tassa di soggiorno dovuta per il mese corrente. fig calcolo tassa di soggiorno In ambedue i casi, è possibile cambiare il mese/anno di visualizzazione. 5.7 Contatore arrivi e partenze fig Menu contatore arrivi e partenze Dal menu Utility, selezionare la sotto-voce Contatore arrivi e partenze per visualizzare la seguente finestra: fig contatore arrivi e partenze

82 Selezionando il mese e l anno di interesse, sarà riportato un elenco con gli arrivi e le presenze del mese suddivisi per italiani e stranieri. 5.8 Gestione lavanderia esterna 5.23 Menu gestione lavanderia esterna E possibile gestire la lavanderia esterna e quindi visualizzare giornalmente la previsione, sulla quantità di biancheria disponibile in magazzino. Il calcolo è preordinato alla configurazione biancheria per tipologia di camera (vedi cap.1 configurazione tipologie camere) Logica di funzionamento. Per ottenere il calcolo automatico sulle disponibilità dei capi in lavanderia, seguire i seguenti passaggi: Step 1. Carica ordine lavanderia. Dal menu a tendina Gestione lavanderia esterna, selezionare carica ordine lavanderia: fig Gestione carichi ordini lavanderia

83 Cliccare sul pulsante Nuovo: 5.25 nuovo ordine lavanderia In questa nuova finestra inserire:! Data di carico! Quantità e tipologia di: lenzuolo singolo lenzuolo matrimoniale lenzuolo matrimoniale king size copriletto singolo copriletto matrimoniale copriletto matrimoniale king size federa asciugamano viso spugna telo bagno spugna ospite spugna tappetino bagno Quindi cliccare su Salva. Ripetere la procedura per ogni capo di biancheria. Step 2. Situazione lavanderia Dal menu a tendina Gestione lavanderia esterna, selezionare la sottovoce Situazione lavanderia. Si aprirà una finestra che chiederà di selezionare il giorno per cui si vuole fare la previsione sulla biancheria. Dopo avere digitato il giorno da elaborare e aver cliccato su Cerca, apparirà la lista della biancheria con indicazione delle quantità per ogni tipologia:

84 fig Situazione lavanderia Gestione e calcolo automatico lavanderia Alcune eccezioni Si è detto che il calcolo sulla biancheria è una previsione, segue la configurazione della tipologia di camera (cap. 1) ed è sempre automatico. Esistono però tre eccezioni per i quali la previsione di biancheria (solo per i capi lenzuolo e copriletto) non sarà correttamente ed automaticamente calcolata. I casi particolari, dove il conteggio lenzuolo e copriletto non rispecchia quello impostato nella configurazione della tipologia di camera, sono: Tripla (1 matrimoniale + 1 singolo) Persone Consumo 1 1 lenzuolo singolo, 1 copriletto singolo 2 1 lenzuolo matrimoniale, 1 copriletto matrimoniale 3 1 lenzuolo matrimoniale 1 lenzuolo sing.+ 1 lenzuolo matrimoniale, 1 lenzuolo singolo

85 Quadrupla (2 matrimoniali) Persone Consumo 1 1 lenzuolo matrimoniale 1 copriletto matrimoniale 2 1 lenzuolo matrimoniale, 1 copriletto matrimoniale 3 2 lenzuola matrimoniale, 2 copriletto matrimoniali 4 2 lenzuolo matrimoniali, 2 copriletto matrimoniali Quadrupla (1 matrimoniale + 2 singoli) Persone 1 consumo 1 lenzuolo singolo, 1 copriletto singolo 2 2 lenzuolo singolo, 2 copriletto singolo 3 1 lenzuolo singolo, 1 copriletto singolo 1 lenzuolo matrimoniale, 1 copriletto matrimoniale 4 2 lenzuolo singolo, 2 copriletto singolo 1 lenzuolo matrimoniale, 1 copriletto matrimoniale 5.9 Booking on line Per la sincronizzazione dell Hgestionale con il sistema di booking on line, vedi cap. 7

86 Capito 6 Yeld Management Nella sezione Yeld Management è possibile elaborare una varietà di statistiche, su base annuale o mensile, per: Inoltre, è possibile avere una panoramica dell andamento generale per il mese corrente. 6.1 Statistiche di vendita Statistiche di vendita elaborabili: Per elaborare le statistiche di vendita di interesse, dal menu selezionare Yeld management>statistiche di vendita. Sarà visualizzata la seguente finestra: 86

87 Fig finestra di gestione analisi statistica dei dati Per selezionare la tipologia di statistica di interesse, usare il menu a tendina disponibile in alto a sinistra della finestra, scegliere l anno di riferimento e cliccare su Cambia. Sarà così visualizzato il grafico per la statistica richiesta. E possibile stampare, cliccando sul tasto Stampa. 6.2 Andamento generale Dal menu Yeld management, selezionare la voce andamento generale per ottenere una panoramica generale sull andamento dei costi e dei guadagni per il mese corrente: 87

88 88

89 Capitolo 7 Booking on line Con la versione aggiornata 5.0 dell Hgestionale è possibile sincronizzare il software di booking engine Phpbookinghotel (per maggiori info, ). Chi possiede sia il PHPBooking sia l Hotel Gestionale può creare una sincronizzazione tra i due software in modo da registrare automaticamente e direttamente sull Hgestionale le prenotazioni ricevute on line. La sincronizzazione tra i due sistemi è semplice e viene operata direttamente dall Hotel Gestionale seguendo questi pochissimi passaggi: 1. Inserire il link al proprio Php Booking; 2. Importare i dati riferiti alle tipologie di trattamento, di camere e di servizi aggiuntivi configurati sul PHP Booking; 3. Associare trattamenti, camere e servizi aggiuntivi importati con le tipologie di trattamenti, di camere e servizi aggiuntivi configurati nell Hotel gestionale; 4. Scaricare le prenotazioni ricevute on line 5. Assegnare le camere. Nei prossimi paragrafi sono spiegati i singoli passaggi. fig. 7.0 Menu booking online 7.1 Sincronizzazione booking on line Dal menu a tendina Booking on line, selezionare Sincronizzazione booking. Sarà visualizzata la seguente schermata: 89

90 Fig. 7.1 Maschera per la sincronizzazione con il PHP booking hotel. La maschera sopra raffigurata serve a sincronizzare il booking con il sistema di Hgestionale; perché ciò sia possibile è necessaria la connessione ad internet. Affinché la sincronizzazione vada a buon fine, eseguire nell ordine proposto le seguenti azioni: 1. Nel riquadro Booking XML (vedi freccia rossa fig. 7.1) incollare il link al Php booking on line (ad es. il nostro è e cliccare su Salva. Il sistema in tal modo crea la connessione con il portale di booking, ma non ne ha ancora importato i dati; 2. Cliccare sul pulsante Importa nei tre riquadri Trattamenti, Servizi aggiuntivi e Tipologie di camere (vedi frecce verdi fig. 7.1). Il sistema, per ogni riquadro, riporterà i dati su trattamenti, servizi aggiuntivi e tipologie di camere così come impostati sul booking on line 90

91 Fig. 7.2 Importazione ed associazione dei dati 3. Eseguita l importazione, in ogni riquadro selezionare una per volta le voci scaricate e cliccare di volta in volta sul pulsante Associa (frecce verdi fig. 7.2). Ogni volta che si clicca su Associa, si apre una maschera più piccola in cui si chiede di associare i dati del php booking (importati) con quelli dell Hgestionale. Selezionare l associazione ideale e cliccare su Salva. A titolo esemplificativo, mostriamo la sincronizzazione dei trattamenti: nella maschera fig. 7.2 abbiamo selezionato Solo Pernottamento (dato importato dal booking on line) e cliccato su Associa; nella schermata successiva (fig. 7.3) abbiamo associato il dato Solo pernottamento (dato del php booking) con XX (dato corrispondente dell hgestionale). Infine abbiamo cliccato su Salva. 91 Fig. 7.3 Associazione dati trattamento

92 Eseguire attentamente i passaggi di associazione per ogni riquadro in modo da realizzare una corretta sincronizzazione. E possibile resettare i riquadri di sincronizzazione cliccando sui pulsanti Setta a zero (fig. 7.2): in questo modo i dati importati saranno eliminati. 7.2 Scarica prenotazioni Solo dopo aver fatto la sincronizzazione, è possibile scaricare le prenotazioni del Php booking sul database dell Hgestionale. Quindi selezionare Scarica Prenotazioni dal menu a tendina Booking on line. In tal modo sarà avviato il processo di download. Tutte le prenotazioni scaricate dal booking on line, saranno registrate nell elenco delle prenotazioni Camere non assegnate. Aprire la maschera delle Camere non assegnate, selezionare la prenotazione ed assegnare la camera (vedi cap. 2). 7.3 Vedi dispo e tariffe Dal menu a tendina Booking on line, selezionare Vedi dispo e tariffe. Si aprirà una nuova finestra che indica lo stato delle tariffe e delle disponibilità sul vostro portale di Php booking on line. 7.4 Modificare il minimum stay Dall Hgestionale, è possibile gestire il minimum stay impostato nelle camere del booking on line. Dal menu a tendina Booking on line, selezionare Modifica minimum stay per aprire la seguente finestra: Fig. 7.4 Modificare il minimum stay In questa maschera: 1. selezionare il periodo di interesse; 2. selezionare la camera; 3. inserire i giorni di minimum stay; 4. cliccare su Modifica. Il minimum stay così modificato sarà direttamente visibile sul pannello di front-office del Booking on line. 92

93 7.5 Modificare disponibilità e tariffe Dall Hgestionale, è possibile gestire tariffe e disponibilità delle camere del booking on line. Dal menu a tendina Booking on line, selezionare Modifica disponibilità e tariffe per aprire la seguente finestra: Fig. 7.5 Modificare disponibilità e tariffe In questa maschera: selezionare il periodo di interesse; selezionare la camera; inserire uno o tutti i campi (disponibilità, prezzo, prezzo bambini ); cliccare su Modifica Il tutto sarà così modificato e direttamente visibile sul pannello di front-office del Booking on line. 93

94 Capitolo 8 Procedura di aggiornamento Questa sezione contiene tutte le informazioni necessarie all aggiornamento del software Hgestionale su piattaforma Windows e Mac. 8.1 Download software aggiornato E disponibile una versione aggiornata del software sul sito web ufficiale del prodotto, ai seguenti indirizzi: Sistema operativo Windows: Sistema operativo Machintosh: Versione Mono - Applicazione degli aggiornamenti A titolo di sicurezza vi suggeriamo di fare una copia della cartella contenente l Hgestionale in uso. L aggiornamento consta di tre passaggi molto semplici ma fondamentali per evitare di perdere i vostri dati ed installare la versione aggiornata: Passaggio 1. Scaricare l ultima versione disponibile dai percorsi sopra indicati e salvare tutti i file scaricati in una nuova cartella che chiamerete ad es. hgestionale_12.0. Passaggio Con la nuova versione avrete scaricato anche un nuovo file di database chiamato hgestionale.rsd ; tale file, e solo questo file, andrà sostituito con il vecchio file di database anch esso chiamato hgestionale.rsd e contenuto nella vecchia cartella di download. 2. Per fare ciò potete semplicemente utilizzare le funzioni copia/incolla; 3. Dalla vostra cartella contenente la versione vecchia del software, copiare il file chiamato hgestionale.rsd, quindi chiudere la cartella; 4. Aprire la cartella con l ultima versione scaricata ed incollare il file. Attenzione!! Quest ultimo file dovrà sostituire quello esistente chiamato anch esso hgestionale.rsd Passaggio 3 Lanciare il file eseguibile della nuova installazione (contenuto nella nuova cartella hgestionale_5.0 ), ed inserire gli stessi dati di accesso. Quindi cliccare sulla voce di menu 94

95 Configurazione ed aprire la maschera Aggiornamento database (fig. 8.2), come qui sotto raffigurato: Fig. 8.1 Menu aggiornamento database Per completare l aggiornamento bisognerà riportare le stringhe di aggiornamento (vedi par. successivo) nella seguente maschera e cliccare su Esegui aggiornamento: Fig. 8.2 Maschera di aggiornamento database Nota. Prima di eseguire l aggiornamento, qualora non è stata ancora fatto, è possibile eseguire una copia di back-up utilizzando il comando Esegui back-up posto in basso a sinistra (fig. 8.2). 95

96 8.2.1 Stringhe di aggiornamento Le stringhe di aggiornamento sono contenute nell area riservata all indirizzo cliccando il link aggiornamenti. Per completare correttamente l aggiornamento, è necessario copiare ed incollare una per volta le stringhe nella maschera aggiornamento database e cliccare su esegui di volta in volta fin quando l aggiornamento con tutte le stringhe non è stato concluso. fig. 8.3 stringhe di aggiornamento 8.3 Versione Rete - Applicazione degli aggiornamenti Aprire dal pannello xampp, il phpmyadmin cliccando sul bottone sotto indicato. 96

97 fig. 8.4 Selezionare il database dell hotel gestionale (gest in questa guida) e cliccare sulla tab sql. fig. 8.5 Incollare le stringhe di aggiornamento che sono presenti nella nostra area riservata all indirizzo: e cliccare su Esegui. 97

98 fig. 8.6 La figura 8.6 mostra un esempio di istruzioni sql di aggiornamento. 98

99 Capitolo 9 Dem A partire dalla versione 7.6 dell Hgestionale è possibile inviare a tutti i clienti che hanno soggiornato presso l hotel. Inviare una comunicazione ai clienti potrebbe essere utile per: 1. richiedere un commento su tripadvisor 2. ringraziarli per il soggiorno 3. mandargli un messaggio di benvenuto 4. metterli a conoscenza delle offerte in corso 9.1 Configurazione DEM Dal menu Utility/DEM, selezionare la sottovoce Configurazione. Sarà visualizzata la seguente schermata: fig Menu configurazione DEM fig Configurazione DEM In questa maschera: 1. Inserire server smtp posta in uscita; 2. Inserire Porta; 3. Inserire Username e password; 4. Cliccare su Salva oppure su Test per vedere se la configurazione è corretta 99

100 Per connessioni ad internet con Telecom Italia i parametri da inserire sono: 1. Server posta in uscita: out.alice.it 2. Porta: Username: <lasciare vuoto> 4. Password: <lasciare vuoto> 9.2 Invio Dal menu Utility/DEM, selezionare la sottovoce invio . Sarà visualizzata la seguente schermata: In questa maschera: 1. Inserire nel campo Da l dell hotel; 2. Scegliere dal campo A, i destinatari; 3. Inserire Oggetto dell ; 4. Inserire Testo del messaggio 5. Cliccare su Invia per inviare l . fig Invio I tasti data arrivo data partenza nome cliente cognome cliente se cliccati, popolano il testo del messaggio con i seguenti valori: [data_arrivo] [data_partenza] [nome_cliente] [cognome_cliente] che verranno poi sostituiti in fase di invio rispettivamente con: data di arrivo, di partenza e nome e cognome del cliente. 100

101 Capitolo 10 Ultimi aggiornamenti 10.1 Aggiorna Planning online Nella versione 12.6 dell Hotel Gestionale è stata inserita la nuova funzione Aggiorna planning online per avere sempre a portata di click la visualizzazione del planning. In Utility, cliccando sulla voce Aggiorna planning online, ci sarà il re-indirizzamento su una pagina web in cui verrà visualizzato il proprio planning per tutto l anno corrente. Quindi basterà avere il link a portata di mano, per accedere, da qualsiasi postazione (fissa o mobile), al planning, nella modalità online di sola visualizzazione. Si badi che il link permette solo di visualizzare online il planning e non anche di modificarlo. Per le modifiche bisognerà utilizzare il software come di consueto. 101

102 10.2 Protocollo Turistat (Regione Sicilia) Con la versione 12.7, è stata introdotta la funzione Turistat che permette di collegare direttamente l Hgestionale al portale di rilevazione dei flussi turistici impiegato in Sicilia. Dal menu principale, selezionare Documenti e poi la voce Protocollo Turistat Login La prima operazione da fare è il Login al portale Turistat tramite Hgestionale. Cliccando su Operazioni giornaliere oppure su Allineamento dati, si aprirà una finestra che chiederà di inserire le proprie credenziali di accesso al proprio account Turistat: Esempio di Username e Password Hotel Code: TRS-IT-SIC Username: BTTCLR81S42423DE Password: unapswacaso 102

103 Allineamento Dopo aver eseguito l accesso a Turistat dal proprio gestionale, è necessario eseguire l allineamento dei dati. Cliccare sulla voce Allineamento dati e, nella finestra visualizzata, inserire la data corrispondente a ieri (rispetto alla data in cui si sta facendo l allineamento). Questa operazione consente di chiudere le prenotazioni alla data di ieri e quindi di utilizzare correttamente il gestionale per la comunicazione dei flussi turistici dalla data odierna a seguire. Attenzione! 1. L allineamento è un operazione necessaria per il corretto funzionamento del sistema di comunicazione. 2. L allineamento non deve essere fatto solo se è già stato eseguito direttamente sul portale Turistat Operazioni giornaliere Le operazioni di check-in, check-out e chiusura devono essere eseguite giornalmente e solo dopo aver generato la schedina ps. delle prenotazioni. 103

104 Selezionare l operazione da eseguire (check-in, check-out o chiusura) e il giorno da elaborare, quindi cliccare su Esegui. Le prenotazioni in check-in e le prenotazioni in check-out del giorno selezionato, saranno comunicate e registrate sul portale Turistat. Attenzione! 1. Le azioni di check-in, check-out e chiusura devono essere eseguite ogni giorno e preferibilmente a fine giornata (quando si è certi non ci saranno più movimenti turistici). 2. Il check-in ed il check-out può essere eseguito solo dopo avere generato la schedina p.s. di ogni prenotazione (altrimenti il sistema di comunicazione non funzionerà). 4. Eventuali errori di comunicazione di check-in e/o check-out devono essere risolti direttamente sul portale Turistat accedendo al proprio account. 5. La chiusura del giorno non può essere in alcun modo rimediata (nemmeno sul portale) Versione Aggiornamenti Nella versione sono stati eseguiti i seguenti aggiornamenti: 104

105 1. Semplificazione della procedura di compilazione dell anagrafica clienti (aggiunto autocompletamento delle città e degli stati); 2. Aggiunta funzionalità per l elaborazione di un unico file txt per la comunicazione alla questura degli arrivi del giorno (schedina ps. giornaliera); 3. Anagrafica ditte: inserita la ricerca delle ditte tramite P. iva; 4. Miglioramento del foglio del giorno; 5. Aggiunta statistica di vendita con elaborazione grafica per analisi dei costi per tipologia per mese (Yeld management). 105