Manuale di sistema amfori BSCI Allegato 6

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1 2018 Manuale di sistema amfori BSCI Allegato 6

2 Allegato 6: Documentazione attinente l audit amfori BSCIs Il presente allegato fornisce una lista di documenti necessari per il mantenimento di un sistema di gestione sociale (SMS) efficace. In quanto parte dell audit amfori BSCI, gli auditor eseguiranno revisioni e verificheranno altri documenti del caso. La presente lista non deve pertanto essere considerata come categorica bensì costituisce un riferimento. In particolare i piccoli produttori potrebbero riscontrare che molti dei documenti elencati non li riguardano. I produttori devono raccogliere prove documentali in merito alle informazioni sottostanti (anche in documenti diversi). Certificati e contratti 1 Descrizioni delle mansioni a cui viene applicata amfori BSCI 2 Prova delle qualifiche della persona responsabile per l applicazione amfori BSCI 3 4 Contratti di impiego, compresi quelli del personale adibito alla sicurezza, alle pulizie e ad altri servizi Contratti con tutti i fornitori di servizi, compresi i servizi di ristorazione, i trasporti, i rappresentanti e le agenzie di reclutamento 5 Contratti e accordi dei lavoratori, compresi quelli con le agenzie di reclutamento 6 Contratti di impiego e/o manifesti in cui vengono illustrati i diritti e i doveri dei lavoratori 7 Documentazione valida relativa a controlli e assicurazioni di macchinari e veicoli 8 Ricevute d acquisto dei dispositivi di protezione individuale (DPI) acquistati dal produttore 9 Licenza commerciale valida e tutte le approvazioni ufficiali necessarie per eseguire le proprie attività 10 Certificati ufficiali in materia di sicurezza e idoneità alla destinazione d uso degli immobili 11 Cerificati e licenze ambientali validi Formazione 12 Prova di un calendario di formazioni per i lavoratori e il direttivo 13 Prove documentali delle formazioni svolte dai lavoratori, dal direttivo e dalle risorse umane (es. lista dei partecipanti con firme) 14 Prove documentali delle competenze del trainer 15 Prove documentali della formazione dei lavoratori in materia di protezione dei lavoratori 16 Prove documentali delle qualifiche dei lavoratori che si occupano di macchinari pericolosi, impianti elettrici e altre attività che richiedono una formazione specifica in considerazione di rischi elevati 17 Documentazione relativa a tutte le formazioni offerte ai giovani lavoratori 18 Comunicazioni e formazioni per promuovere e ricompensare l integrità amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 6: Documentazione attinente l audit amfori BSCI - 1

3 Registri e rapporti 19 Prove documentali della pianificazione delle capacità produttive Prove che il Codice di condotta amfori BSCI e le sue relative condizioni di attuazione sono stati distribuiti ai partner commerciali di rilievo Codice di condotta amfori BSCI e relative condizioni di attuazione firmate, nel caso gli impianti siano parte dell estensione dell audit Prove della performance sociale dei partner commerciali (es. rapporti trimestrali, risultati degli audit, certificati validi) 23 Prove documentali delle policy e procedure sociali per l attuazione di amfori BSCI 24 Prove documentali delle elezioni dei rappresentanti dei lavoratori 25 Prove documentali delle riunioni regolari dei lavoratori 26 Registri degli accordi con i rappresentanti dei lavoratori 27 Regolamenti di lavoro documentati 28 Prove documentali delle lamentele presentate/accertate (es. Modello 8: Tracciamento del meccanismo di reclamo compilato) 29 Contratto collettivo (se applicabile) 30 Verbali o documenti delle riunioni preparatorie del contratto collettivo (se applicabile) 31 Registri dei processi di reclutamento e licenziamento 32 Prove documentali delle misure disciplinari 33 Prove documentali dei procedimenti disciplinari e dei provvedimenti intrapresi 34 Prove documentali delle valutazioni della performance dei lavoratori e delle relative procedure 35 Prove documentali delle detrazioni legali per beni e servizi 36 Documentazione relativa al salario minimo per il settore in questione 37 Buste paga e prove documentali dei pagamenti 38 Quick scan per un equa remunerazione compilati (Modello 5: Quick scan per un equa remunerazione) 39 Registri dei dati personali di tutti i lavoratori (compresi i lavoratori stagionali) 40 Prove documentali delle prestazioni aggiuntive (assicurazione commerciale, se applicabile) 41 Prove documentali dei contributi aggiornati versati agli enti previdenziali 42 Liste e calcoli relativi agli scaglioni salariali, compresi quelli dei lavoratori retribuiti a cottimo 43 Prove documentali dell eccezione legale permanente riguardante il settore del produttore 44 Registri degli orari di lavoro (turni) 45 Procedure di pagamento di straordinari documentate, compresi accordi con i lavoratori 46 Registri degli infortuni documentati 47 Valutazione dei rischi relativa alle condizioni di lavoro in materia di sicurezza, salute e igiene amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 6: Documentazione attinente l audit amfori BSCI - 2

4 48 Piano d azione per la creazione delle condizioni di lavoro in materia di sicurezza, salute e igiene 49 Disposizioni in materia di protezione dei lavoratori applicabili nel settore 50 Prove documentali del processo d elezione del comitato per la protezione del lavoratori 51 Verbali delle riunioni del comitato per la protezione dei lavoratori 52 Procedure per verificare l età 53 Procedure per evitare lo sfruttamento minorile 54 Procedure per migliorare in materia di lavoro infantile 55 Valutazione dei rischi e relativi piani d azione nel contesto dei provvedimenti specifici per tutelare i giovani lavoratori e le giovani lavoratrici 56 Registri generali dei giovani lavoratori 57 Panoramica del ciclo di lavoro dei giovani lavoratori 58 Panoramica dei subappaltatori 59 Panoramica dei posti da apprendista assegnati all interno dell azienda 60 Panoramica dei lavoratori stagionali 61 Valutazione dei rischi ambientali Identificazione cartografica delle sorgenti d acqua, dei fiumi e/o laghi nell area dove si trovano le attività del produttore Prove documentali dell impiego, del ritiro e dello smaltimento di sostanze chimiche (comprese le schede dati sulla sicurezza dei materiali, MSDS) Ispezioni ufficiali svolte per garantire la sicurezza dell immobile e delle attrezzature, con data di validità e azioni correttive, qualora presenti Relazioni delle ispezioni, registri delle revisioni, istruzioni d uso e di sicurezza 65 Macchinari pericolosi, compresi, tra l altro, montacarichi, attrezzature elettriche e apparecchiature ad alta pressione 66 Attrezzatura antincendio (es. tagliandi di revisione sugli estintori) 67 Acqua potabile nell impianto di produzione e nei dormitori Protezione dei lavoratori presso l impianto e i dormitori (in cui sono comprese, tra l altro, temperature, livello di rumore e illuminazione) Calcolo delle risorse umane ed economiche necessarie per soddisfare i requisiti minimi in materia sociale e ambientale 70 Policy anticorruzione 71 Valutazione dei rischi di corruzione 72 Procedura per l accertamento e l impedimento di comportamenti immorali amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 6: Documentazione attinente l audit amfori BSCI - 3

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