Guida per la gestione dei TIROCINI CURRICULARI

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1 Guida per la gestione dei TIROCINI CURRICULARI Procedura informatica ESSE3 Versione 2.0 Autore Stato Revisore Gruppo di lavoro ESSE3 Approvato P. Casalaspro Data 20/06/2019 Distribuito a: utenti ESSE3 Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 1

2 Sommario INTRODUZIONE GESTIONE TIROCINI CURRICULARI ESTERNI (BACK OFFICE) AZIENDE/ENTI CONVENZIONI Convenzione semplice Convenzione quadro Convenzione verticale OPPORTUNITA DI TIROCINIO Candidature studenti tramite area web personale GESTIONE TIROCINI STUDENTI Inserimento candidatura studente Conferma candidatura Avvio tirocinio Conclusione tirocinio Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 2

3 INTRODUZIONE L Ateneo, tramite le proprie strutture (Dipartimenti) promuove e gestisce l'offerta e l'attivazione di tirocini formativi. Esistono diverse tipologie di tirocini: Tirocini curriculari, quelli inclusi in un processo di apprendimento formale svolto all interno di piani di studio dell università. I tirocini curriculari possono a loro volta essere distinti in: Interni, quando si svolgono presso le strutture dell Ateneo (ad esempio i laboratori); Esterni, quando si svolgono presso le Aziende. Tirocini extra curriculari, rivolti a neo-laureati dell Ateneo da un certo periodo di tempo. I tirocini non riguardano solo il settore privato. Possono essere, infatti, svolti anche all interno delle pubbliche amministrazioni, in base a bandi emanati dalle singole amministrazioni che ne individuano le specifiche finalità formative. I tirocini si attivano mediante una convenzione, stipulata tra il soggetto promotore (struttura dell Ateneo) e il soggetto ospitante (Azienda/Ente). Alla Convenzione va allegato il Progetto Formativo (PF) del tirocinante dove sono indicati doveri e obblighi delle parti. Il soggetto promotore del tirocinio nomina un referente o tutor DIDATTICO per la stesura del progetto formativo e il monitoraggio delle attività; anche il soggetto ospitante nomina un tutor AZIENDALE per favorire l inserimento del tirocinante e predisporre la documentazione relativa all apprendimento. I due tutor collaborano per definire le condizioni organizzative e didattiche, monitorare lo stato di avanzamento del percorso formativo, garantire l attestazione dell attività svolta. In Ateneo sono presenti le convenzioni quadro approvate da una apposita Commissione. Una volta firmata e repertoriata, la convenzione quadro viene inviata alle strutture dipartimentali interessate per la successiva attivazione. La gestione amministrativa è di competenza degli Uffici Didattica, organi collegiali, alta formazione, carriere dei Dipartimenti, di seguito indicati come Ufficio Tirocini. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 3

4 1 GESTIONE TIROCINI CURRICULARI ESTERNI Il processo di Gestione Tirocini di ESSE3 (back office) si può riassumere in quattro FASI distinte: Anagrafica AZIENDA CONVENZIONE con Azienda Definizione OPPORTUNITA di TIROCINIO Gestione TIROCINI studenti 1.1 AZIENDE/ENTI Per procedere alla registrazione di una Convenzione è necessario verificare la presenza dell Azienda/Ente nel sistema ESSE3, completa di tutte le informazioni di interesse (sedi, contatti, tutor, ). Alcune Aziende saranno duplicate con codici differenti per permettere la gestione delle Convenzioni Quadro. In particolare le Aziende per le Convenzioni Quadro avranno un codice del tipo Q_xxxx. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 4

5 Tali Aziende saranno utilizzate solo dall Uff. Placement per le Convenzioni Quadro. I nominativi dei Tutor Aziendali si associano alle sedi dell Azienda. La richiesta deve essere inoltrata tramite ticket sulla piattaforma HELPDESK, nella categoria ESSE3_Tirocini_e_stage. Per inserire in anagrafica Soggetti Esterni i contatti aziendali è necessario il Codice Fiscale. Per rilasciare le credenziali di accesso ESSE3 ai contatti aziendali (tutor, referente amministrativo tirocini,..) è necessario anche un indirizzo di posta elettronica personale. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 5

6 1.2 CONVENZIONI Tramite la maschera Convenzioni è possibile definire tutte le convenzioni in essere in Ateneo, di qualsiasi tipo. Tra queste è possibile gestire le convenzioni di tipo: TIRO: utilizzate nella gestione di Tirocini e Stage per tracciare i rapporti tra l Ateneo e le aziende; BORSA: utilizzate nella gestione dei Dottorati di Ricerca, per tracciare i finanziatori di borse di studio; COT: utilizzate nella gestione dei Dottorati di Ricerca, per tracciare le strutture nelle quali gestire la Cotutela di Tesi. Per i Tirocini si usa sempre la tipologia TIRO. Quando si apre la maschera Convenzioni è necessario definirne la modalità di apertura: Si tratta di visualizzare le stesse informazioni, da due punti di vista differenti: Per gruppo (Ateneo): consente di recuperare l Ateneo (o la porzione di Ateneo) e di verificare quali convenzioni sono presenti. È possibile definire non solo convenzioni valide per tutto l Ateneo ma anche per dipartimenti. Questa è la modalità che deve essere utilizzata per inserire le convenzioni associate al proprio dipartimento. Per struttura (Azienda): consente di recuperare l azienda e di verificare quali convenzioni sono già presenti. In Ateneo gestiamo tre tipologie di Convenzione per Tirocinio Curriculare: Convenzione semplice a livello di Dipartimento. Convenzione quadro a livello di Ateneo; Convenzione verticale, a livello di Dipartimento, derivante da una convenzione quadro. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 6

7 1.2.1 Convenzione semplice Le convenzioni semplici sono registrate in ESSE3 dall Uff. Tirocini del Dipartimento. Sono definite per le Aziende che hanno un codice diverso da Q_xxxx. Per inserire le convenzioni si deve aprire la maschera a livello di dipartimento impostando: Livello: FAC -Facoltà. Gruppo convenzionato: indicare il Gruppo del Dipartimento. Per ogni convenzione si deve definire: Tipo: tipologia di struttura con la quale è stata stipulata la Convenzione. Per le strutture dei Tirocini si deve selezionare sempre EXT Enti esterni. SDR: ente esterno con il quale è stata stipulata la convenzione. Se l ente non è presente nel menu si deve far inserire in anagrafica Aziende effettuando una richiesta tramite ticket sulla piattaforma HELPDESK, nella categoria ESSE3_Tirocini_e_stage. Stato: stato della convezione. Inizialmente è in stato PROPOSTA, si passa ad ISTITUITA quando la Convenzione è attiva e si possono associare le Opportunità di Tirocinio. Tipologia: per i Tirocini si utilizza TIRO. Protocollo: numero di protocollo della Convenzione. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 7

8 Nella sezione Dettagli si deve riportare: Descrizione: lo standard prevede Convenzione cod_dip - nome_azienda periodo. Es. Convenzione DIPMCO- ASL SALERNO Ruolo: PROPONENTE. Durata in anni: durata della Convenzione. Tacito rinnovo: non alzare mai il flag. Non sono previsti i taciti rinnovi. Data di inizio, fine: date di inizio e fine convenzione. Data deposito: corrisponde alla data di protocollo della Convenzione. Finanziatore: consente di attivare il tab "Borse di studio". Per i Tirocini questo flag non deve essere alzato. Nella sezione Allegati si deve allegare il file PDF della Convenzione. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 8

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10 1.2.2 Convenzione quadro Le convenzioni quadro sono registrate in ESSE3 dall Uff. Placement. Sono convenzioni a livello di ATENEO, definite per le sole Aziende con codice Q_xxxx Convenzione verticale Le convenzioni verticali sono registrate in ESSE3 dall Uff. Tirocini del Dipartimento. Sono definite per Aziende che hanno un codice diverso da Q_xxxx. All inserimento ereditano automaticamente i dati della Convenzione quadro alla quale vengono associate. Nella maschera Convenzioni si compilano i cambi obbligatori e si SALVA. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 10

11 Si spunta quindi il flag Convenzione quadro che attiva la possibilità di selezionare la Convenzione Quadro nel campo Convenzione di Riferimento. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 11

12 Dopo la scelta della Convenzione di Riferimento, il sistema riporta le relative informazioni, sovrascrivendo anche il campo Descrizione. Una volta corretta la descrizione, utilizzando lo standard Convenzione Verticale cod_dip - nome_azienda periodo : si procede al salvataggio dei dati. Es. Convenzione Verticale DISES -COMUNE DI SALERNO Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 12

13 1.3 OPPORTUNITA DI TIROCINIO Per ogni Convenzione (verticale o semplice) possono essere definiti più Tirocini, detti OPPORTUNITA. Per poter definire una Opportunità di Tirocinio, la Convenzione deve essere in stato ISTITUITA. Nella maschera Opportunità e offerte di stage selezioniamo l Azienda. Inseriamo quindi l Opportunità. Titolo: nome dell opportunità. Tipo opportunità: 001 Tirocinio Curriculare. Stato proposta: il sistema di default imposta lo stato PROPOSTA. L opportunità deve essere in stato APPROVATA affinché si possano associare le domande di tirocinio. Anno: il sistema di default propone l a.a. in corso. Se l anno è valorizzato, possono fare domanda di tirocinio su questa opportunità solo gli studenti con iscrizione attiva nell a.a. indicato. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 13

14 Nella sezione Caratteristiche sono già popolati i campi di riferimento della Convenzione. Se ci sono più convenzioni sulla stessa Azienda il campo è vuoto e si procede alla scelta della Convenzione alla quale associare l Opportunità. Sede: selezionare la sede dell Azienda. Area Funzionale: GEN Generico. Contratto: 13 Tirocinio Curriculare. Descrizione: questo campo deve essere popolato perché utilizzato come descrizione del tirocinio in altre maschere. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 14

15 Nella sezione Prerequisiti è possibile indicare i vincoli che gli studenti devono soddisfare per potersi candidare. Nella gestione back office si compila il campo Liberi che riporta un testo descrittivo del vincolo Candidature studenti tramite area web personale Per permettere agli studenti di procedere dalla propria area web alla proposta di candidatura ad un opportunità, nella sezione Prerequisiti si deve valorizzare il campo Codificati. Il campo codificati permette la selezione tramite un menu a tendina dove è riportato l elenco dei filtri applicabili all opportunità, in modo da stabilire quali studenti possono procedere con la candidatura. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 15

16 I filtri sono realizzati su richiesta tramite ticket sulla piattaforma HELPDESK, nella categoria ESSE3_Tirocini_e_stage. Nella sezione Dettaglio deve essere valorizzato il periodo di iscrizione, deve essere spuntato il flag Visibile da web in area riservata e il flag Prenotabile da web. Nella sezione Candidature sarà visibile l elenco degli studenti che hanno proposto la propria candidatura e si potrà accedere al dettaglio delle singole domande per le opportune operazioni di completamento e cambio stato (come descritto nel capitolo successivo). Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 16

17 1.4 GESTIONE TIROCINI STUDENTI Inserimento candidatura studente La gestione back office delle candidature si effettua tramite la maschera Domande di Stage e Progetti Formativi. Lo scopo è quello di gestire l intero processo, partendo dalla candidatura (domanda) di tirocinio per arrivare fino al termine del processo, passando dove necessario dalla gestione del progetto formativo. La maschera riporta l elenco di tutte le candidature dello studente. Nella sezione Domande si effettua l inserimento di una nuova candidatura: Data domanda: impostata di default dal sistema. Tipo opportunità: 001 Tirocinio curriculare. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 17

18 Nella sezione Convenzione/Opportunità si indica l Azienda, la Convenzione e l Opportunità per la quale si effettua la candidatura. Nella sezione Generale si indica l a.a. di riferimento e la data di inizio. Procedendo al salvataggio si registra la candidatura dello studente al tirocinio. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 18

19 1.4.2 Conferma candidatura Quando la candidatura dello studente è confermata, si procede alla compilazione delle altre sezioni della maschera Domande di Stage e Progetti Formativi. Tramite il bottone CONFERMATA si cambia lo stato della candidatura. Al cambio di stato il sistema invia una allo studente e al tutor aziendale indicato nella domanda. Nella sezione Progetto Formativo si riportano i dati di gestione del Progetto Formativo associato alla domanda di tirocinio dello studente. Questa sezione sarà compilata in più step successivi. Stato progetto formativo: DA COMPILARE (l azienda deve ancora compilare il PF). Firmatario: soggetto firmatario del PF lato Azienda, scelto tra i soggetti (rappresentante legale, ) associati nella maschera Azienda. Nella sezione Dettagli Progetto Formativo si riportano i dati testuali previsti nel PF. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 19

20 Nella sezione Periodi di Stage si indicano i dettagli del periodo di tirocinio quali la sede, le date inizio e fine. Tutor: si seleziona dall elenco dei Tutor Aziendali associati alla Sede dell Azienda. Attività didattica di riferimento: si riporta il codice dell AD di Tirocinio del Libretto dello studente. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 20

21 1.4.3 Avvio tirocinio Quando l Uff. Tirocinio riceve il Progetto Formativo dello studente, completo delle firme dei tutor, lo inserisce nella sezione Allegati. Il tirocinio ha quindi inizio e la Domanda di tirocinio passa in stato Avviato, premendo il bottone AVVIATA. Al cambio di stato il sistema invia una allo studente, al tutor aziendale e al tutor accademico indicati nella domanda. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 21

22 1.4.4 Conclusione tirocinio Al termine del periodo di tirocinio, nella sezione Allegati si inseriscono il Diario giornaliero, i Questionari e le Relazioni finali. Nella sezione Periodi di stage si indica la data di fine del tirocinio. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 22

23 Si chiude la domanda tramite il bottone CHIUSA. Tirocini Curriculari Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 23