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1 Versione 1.7 Manuale d uso Introduzione Dance Club è un programma che nasce per soddisfare le esigenze organizzative e gestionali delle Scuole di Ballo. Per qualsiasi problema di installazione potete contattare l assistenza inviando una mail a: Impostazioni preliminari (Paragrafo 1) Dopo aver installato il software Dance Club, avviando il programma da start->programmi->dance club, verrà presentata questa schermata. Cliccare sulla freccia che apre il menù a tendina e selezionare l utente ADMIN, lasciare bianco lo spazio riservato alla password, premere OK per confermare. Si aprirà la finestra principale del software. Per poter utilizzare e sfruttare tutte le potenzialità del software è necessario personalizzarlo in modo che soddisfi le vostre esigenze, cliccare su CONFIGURAZIONE, apparirà un sotto-menu con le seguenti voci: 1

2 Dati anagrafici struttura Sedi struttura Utenti Programma Pesonalizza colori 1.1 Dati anagrafici struttura Questa schermata permette di inserire i dati anagrafici della Vostra Scuola di ballo, il campo immagine da la possibilità di inserire un immagine (ad esempio il logo della scuola) che apparirà sempre al centro della finestra principale del programma; la spunta su Dati Anagrafici nella schermata principale permette di visualizzare sempre in primo piano il nome e l indirizzo della scuola come nell esempio accanto. E possibile inserire la quota mensile che verrà presentata durante l inserimento dell iscritto e la durata dell anno di attività che servirà per il calcolo delle quote mensili. E inoltre necessario inserire le date di inizio e fine dei corsi. Queste date saranno utilizzate per il calcolo delle scadenze di ciascun socio. 2

3 1.2 Anagrafica Sedi struttura Questa schermata permette di inserire, oltre alla principale, anche le eventuali sedi secondarie della scuola in modo da poter gestire i corsi anche per luogo di svolgimento. Clicchiamo su NUOVO e inseriamo il CODICE sede (a vostro piacimento potrà essere un numero progressivo o una qualsiasi abbreviazione alfanumerica di massimo 8 caratteri); in DESCRIZIONE inseriamo il nome per esteso della sede. Con OK confermiamo e memorizziamo la sede inserita, possiamo con lo stesso procedimento passare ad un secondo inserimento. Cliccando sul pulsante visualizziamo la lista delle sedi inserite. Annulla per uscire. 1.3 Utenti programma Club Dance è un software multiutente, quindi studiato per poter essere gestito da più utenti all interno di una struttura sia attraverso uno o più clients collegati in rete. Il campo password è facoltativo ma consigliamo di inserirla in modo che nessuno possa utilizzare il software se non autorizzato 3

4 1.4 Personalizza colori Funzione che permette agli utenti di personalizzare i colori di tutte le parti del software, dallo sfondo alle schermate ai caratteri ecc.. Nota: Tali personalizzazioni sono tipiche dell utente che le apporta e non legate all intero sistema. Quindi ogni utente potrà liberamente personalizzare a piacimento il programma. In caso di due utenti l utente A lavorerà con le proprie modifiche, diverse dall utente B. Ricordiamo che le impostazioni sopra indicate vanno inserite solo all inizio quando si comincia ad utilizzare il software in modo che risponda ai vostri requisiti. Configurazione Anagrafica Attività, Insegnanti e Corsi (Paragrafo 2) A questo punto entriamo nel merito della gestione delle attività e dei corsi specifici che si svolgono all interno della scuola. 2.1 Anagrafica Attività In questa schermata inseriamo le Macro Famiglie delle Attività svolte, ad esempio: Caraibiche Liscio e Sala Standard Latino Americane ecc.. La procedura d inserimento è la medesima indicata al punto 1.2 4

5 2.2 Anagrafica Insegnanti Il software prevede la possibilità che all interno di una scuola ci siano uno o più insegnanti che seguono i vari corsi. Cliccando sul Pulsante NUOVO il programma propone in automatico il codice insegnante, non ci resta che inserire i suoi dati anagrafici. Alla voce ATTIVITA potremo inserire quelle svolte dall insegnante all interno della struttura. E inoltre possibile compilare e stampare le ricevute insegnate relative ai suoi compensi. Per fare questo è necessario premere il pulsante che attiverà la relativa schermata (par ) Gestione compensi Insegnanti In questa schermata è possibile inserire i dati relativi al compenso insegnante. Inseriremo il dettaglio delle prestazioni e i vari importi soggetti o non soggetti a ritenuta. Nel caso l importo sia soggetto a ritenuta, essa verrà calcolata automaticamente. Premeremo poi il pulsante di stampa per ottenere la stampa della ricevuta relativa. 5

6 2.3 Anagrafica Corsi Questa schermata serve per inserire tutti i corsi presenti all interno della scuola, con la possibilità di evidenziare la sede di appartenenza del corso, l insegnante che lo tiene, il giorno e l ora. Cliccare su NUOVO inserire a piacimento il codice del corso (max 8 caratteri), dopo di che continuare con la compilazione. Inserimento anagrafica Soci e Interrogazioni (Paragrafo 3) 3.1 Anagrafica Soci Dopo aver configurato il programma, in modo che risponda esattamente alle nostre esigenze, possiamo cominciare con l inserimento dei Soci iscritti e di conseguenza con tutte le interrogazioni del caso sugli stessi. La schermata a fianco è quella che si presenterà dopo aver cliccato sul pulsante SOCI quindi GESTIONE SOCI. Qui, cliccando prima su NUOVO e poi su NUOVA TESSERA, il programma propone in automatico il numero di tessera, ora possiamo inserire tutti i dati anagrafici del nuovo iscritto. E possibile abbinare il socio ad un/una compagno/a abituale con il quale frequenta i corsi. Il campo PAGAMENTO permette di inserire con quale scadenza il nuovo socio pagherà i corsi, in modo da poter avere un vero scadenziario sui pagamenti di tutti gli associati. 6

7 La gestione del CERTIFICATO MEDICO permette di sapere se ci è stato consegnato e qual è la scadenza dello stesso, lo possiamo allegare al socio, ovviamente dopo averlo digitalizzato (es. utilizzando uno scanner). La sezione in basso a destra è relativa ai dati del genitore nel caso il socio sia un minore. Nel caso sia presente un genitore, la ricevuta fiscale sarà ad esso intestata e riporterà anche i dati relativi al figlio registrato come socio. Cliccando sulla cartella CORSI in alto a destra andiamo ad assegnare al nuovo socio i corsi che frequenterà. Clicchiamo sul pulsante NUOVO e selezioniamo il corso dal menù che si presenta cliccando sul pulsante Terminata l operazione clicchiamo su OK per salvare le operazioni effettuate. Possiamo procedere ad una nuova registrazione. Tramite il pulsante indicato dalla freccia è possibile accedere alla finestra che permette la stampa della modulistica relativa alla gestione Soci ovvero : la domanda di iscrizione alla scuola, la domanda di iscrizione ai corsi, il trattamento dei dati personali e la responsabilità civile. Selezionando le opzioni di interesse, verranno stampati i relativi moduli. 7

8 E possibile collegare una webcam USB al PC che ospita il programma. Il collegamento della webcam, offre la possibilità di acquisire la foto del socio direttamente da essa. Il pulsante di attivazione si trova nella cartella Foto e premendolo apparirà la schermata relativa alla webcam che mostrerà la ripresa in tempo reale. Quando l inquadratura sarà soddisfacente, si premerà il pulsante Cattura Immagine che provvederà a salvare l immagine sul disco e a collegarla direttamente al socio. Questo collegamento deve essere memorizzato premendo il tasto OK per confermare. A questo punto l immagine relativa al socio verrà salvata nell anagrafica del socio stesso. Le immagini dei soci vengono salvate in c:\programmi\dance_club\foto\. E naturalmente possibile collegare manualmente una foto acquisita in altro modo semplicemente premendo il tasto nuovo presente in alto a sinistra e puntando al file immagine relativo. 8

9 3.2 Interrogazioni Da questa schermata, utilizzando i filtri che desideriamo ( data, sede, corso, attività, insegnante e stato) possiamo effettuare tutte le interrogazioni sui soci in modo da avere in qualsiasi momento un quadro generale sulla situazione degli associati. Premendo il tasto Elabora, si accede alla schermata successiva dove verranno mostrati i dati selezionati. In questa schermata è possibile selezionare diversi criteri di ordinamento e stampa dei dati, in particolare è possibile ordinare l elenco Soci per cognome,attività,attività specificata nel corso,per corso e per sede. L ordinamento selezionato viene automaticamente riportato nella stampa dell elenco Soci relativa. 9

10 E inoltre possibile quando è selezionato l ordinamento per Socio, ottenere la stampa delle etichette da apporre sulle tessere. E possibile selezionare i soci per i quali si desidera la stampa, agendo sulla relativa casella, il pulsante in basso a sinistra permette di selezionare tutti gli elementi visualizzati. In questa modalità è anche possibile esportare la rubrica Soci in Excel attraverso il tasto apposito. Gestione Pagamenti e Scadenziario (Paragrafo 4) Da questa funzione è possibile gestire i pagamenti, le scadenze relative ai soci iscritti, la stampa delle ricevute fiscali e la lista delle stesse. 10

11 4.1 Pagamenti Inserire il socio attivando la finestra di ricerca Premendo il tasto Elabora verranno mostrate tutte le scadenze del socio relative all anno in corso. Le scadenze vengono calcolate automaticamente sulla base del periodo di attività della Scuola specificato nei parametri struttura. Ogni scadenza può essere modificata o cancellata, è inoltre possibile inserirne delle nuove attraverso il tasto. E inoltre possibile ricalcolare le scadenze modificando il pagamento, ad esempio il socio pagava mensilmente ma desidera pagare bimestralmente, selezioneremo quindi il pagamento bimestrale e premeremo il tasto Ricalcola le Scadenze. Premeremo poi il tasto Salva per registrare le modifiche effettuate. Ogni riga presente nella griglia dei pagamenti rappresenta un pagamento effettuato o da effettuare, è consigliabile quindi inserire nella colonna Data Reg., la data dell effettivo pagamento ricevuto. In questo modo è possibile evidenziare i pagamenti effettuati in ritardo. In ogni riga è possibile registrare un acconto nell apposita colonna, il programma calcolerà automaticamente il saldo e quando l importo sarà totalmente pagato, inseriremo la spunta nella colonna Pagato. Ricalcolo Globale Scadenze: Questo tasto, presente nella parte bassa della finestra, serve a rigenerare TUTTE le scadenze relative ai soci sulla base delle date di inizio e fine corsi presenti in Configurazione->Dati Anagrafici Struttura (vedi paragrafo 1.1). Il ricalcolo deve essere effettuato ad ogni inizio di stagione corsi, diversamente lo scadenziario, non potrà essere correttamente aggiornato. *N.B. In tutte le finestre di ricerca è possibile ricercare per descrizione, ne consegue che se dovessimo cercare rossi come nell esempio di cui sopra, sarà sufficiente digitare anche solo la r nel campo descrizione della finestra di ricerca (vedi paragrafo1.3), il programma restringerà la ricerca ad ogni carattere digitato. Quando apparirà il nominativo ricercato premerò doppio click per riportare l elemento selezionato nella funzione sottostante (in questo caso la scheda socio) 11

12 4.2 Stampa Ricevuta Fiscale o Fattura Per ottenere la stampa della ricevuta, è sufficiente selezionare le righe da includere nella ricevuta (colonna St Ric/Fat. ) e premere il tasto presente nella sezione Stampa Ricevuta della Scheda Soci sopracitata, la ricevuta verrà stampata e memorizzata. Allo stesso modo è possibile stampare la fattura relativa agli stessi importi premendo i tasti presenti nella sezione Stampa Fattura. N.B. Il tasto in questo caso stampa la lista della situazione del socio così come la vediamo a video mentre i tasti permettono l anteprima di stampa a video del documento. 4.3 Lista Ricevute/Fatture Emesse Da questa funzione è possibile visualizzare e stampare la lista delle Ricevute Fiscali e delle Fatture emesse in un intervallo di data. Per ottenere la lista è sufficiente impostare le date e premere il tasto Elabora. Sul fondo della griglia è presente il totale generale relativo al periodo selezionato. La lista può essere stampata utilizzando i tasti descritti in precedenza. Inoltre è possibile eliminare una ricevuta errata selezionando la riga cliccando nella casella di selezione Canc/Stampa e premendo il tasto di cancellazione in alto a sinistra. Da questa lista è possibile ristampare le ricevute o le fatture emesse selezionandole cliccando nella casella di selezione a destra e premendo poi i tasti presenti nella sezione Ristampa Ricevuta o Ristampa Fattura 12

13 4.4 Scadenziario Da questa funzione è possibile visualizzare e stampare la lista delle scadenze relative a tutti i soci. E sufficiente selezionare il mese desiderato e premere il tasto Elabora. Nella griglia saranno presentati tutti i pagamenti relativi al mese selezionato con i totali relativi. E inoltre possibile visualizzare e stampare solo i pagamenti da ricevere o ricevuti agendo sull opzione Visualizza. Gestione Eventi (Paragrafo 5) Da questa funzione è possibile gestire i vari eventi e manifestazioni che si tengono durante l anno. Per ogni evento è possibile specificare la data, il numero di posti ed il costo per persona. Premere il tasto per inserire un Nuovo Evento. Premendo doppio click sulla riga, si accede alla lista partecipanti all evento stesso. 13

14 Da questa funzione è possibile elencare i partecipanti ad un evento e gestirne i pagamenti. Il programma permette di prenotare i posti per ciascun partecipante e di segnalare in tempo reale i posti ancora liberi. Premere il tasto per inserire un nuovo partecipante. Da questa funzione è possibile gestire i pagamenti e la stampa della Ricevuta Fiscale come indicato nei paragrafo 4.1 e 4.2. E possibile inoltre stampare la lista dei partecipanti ad un evento. 14

15 Guida alle nuove funzionalità della Versione Anagrafica Soci E stata inserita la possibilità di allegare la foto del socio nella relativa anagrafica. Per inserire la foto del socio, entrare nell anagrafica del socio stesso e selezionare la cartella Foto come evidenziato a fianco. Sono disponibili due pulsanti, il primo inserisce il collegamento al file immagine contenente la foto e l altro elimina tale collegamento. Premendo il pulsante di inserimento, verrà aperta la finestra standard di Windows relativa ad Apri File che permetterà di selezionare il file immagine voluto. L immagine selezionata apparirà nel relativo riquadro. L eventuale cancellazione del collegamento all immagine effettuata tramite l apposito tasto, non cancellarà il file immagine, ma solo il suo collegamento all interno di Dance Club. 15

16 1.1 Interrogazione Soci : possibilità di stampa etichetta socio. E stata inserita la possibilità di stampare un etichetta contenente il dati relativi a ciascun socio. Questa etichetta puo essere adesiva e quindi collocata direttamente sulla tessera del socio stesso. E inoltre possibile includere nella stampa suddetta, il codice a barre che potrà essere utilizzato per il controllo degli accessi realizzato attraverso l apposito modulo (opzionale). Nella schermata relativa all interrogazione soci, è stata aggiunta un opzione che permette la selezione delle etichette da stampare ed un pulsante che permette la selezione/deselezione globale di tutti i nominativi visualizzati che verranno stampati. Il programma utilizza per la stampa, fogli di etichette standard da 70mm x 36mm, 24 etichette per foglio. Se si devono stampare due etichette, si dovrebbe sprecare l intero foglio restante. Per questo motivo, premendo il pulsante di stampa,verrà visualizzata la finestra di selezione riportante un foglio tipo con 24 etichette che permette di decidere da quale etichetta inizierà la stampa stessa. In questo modo è possibile riutilizzare lo stesso foglio reinserendolo più volte nella stampante laser o jnkjet. Per selezionare l etichetta e sufficiente un click del mouse sopra l etichetta voluta, l avvenuta seleziona verrà segnalata con il cambiamento di colore della stessa come in figura. E inoltre possibile decidere se stampare il codice a barre oppure no, agendo sulla relativa opzione. Confermando, verrà proposta maschera di selezione standard della stampante. 16

17 1.2 Gestione degli Accessi Importante : questa funzionalità non è presente nella versione Demo Con Dance Club è possibile controllare gli accessi ad una determinata area della struttura. Nella versione con apposita licenza (ricordiamo che questo modulo è opzionale e non compreso nella versione base standard), sarà presente il relativo pulsante in basso a destra. Premendo tale pulsante apparirà il menu con le scelte pissibili. Controllo Accessi: Il controllo viene effettuato attraverso un lettore di codice a barre che legge il codice stampato sulla tessera (vedi paragrafo 1.1) e lo riporta nel campo sopra riportato, naturalmente il codice può essere anche digitato manualmente. Quando viene letto un codice, il programma controlla che il soggetto sia in regola con i pagamenti, sia periodici che annuali, viene inoltre verificata la validità del certificato medico. Se il controllo è positivo si otterrà la maschera seguente che dopo circa 2 secondi verrà chiusa automaticamente per permettere una nuova lettura : 17

18 Diversamente verrà proposta la maschera seguente che riporta il motivo del mancato accesso : Questa maschera deve essere chiusa agendo sul pulsante Chiudi. N.B. Se il soggetto risulta già presente nella struttura (è stato già registrato l ingresso), ne viene registrata l uscita. Presenze: Attraverso questa funzione, è possibile ottenere un elenco di tutti i soggetti presenti attualmente nella struttura. 18

19 Storico Presenze: Attraverso questa funzione, è possibile ottenere un elenco di tutti gli accessi effettuati nel tempo da un soggetto. Supporto Tecnico e Varie (Paragrafo 6) Le stampe prodotte da Dance Club possono riportare il logo della Vostra Scuola. Per fare questo è necessario sostituire il file c:\programmi\dance_club\immagine.jpg con il file immagine.jpg contenente il Vostro logo. Per quesiti di carattere tecnico o segnalazione di anomalie utilizzare il seguente indirizzo di posta elettronica : ** (Rocketlab è un marchio del gruppo Rocket) ** Le attività del gruppo Rocket: - Rocketlab : Elettronica di consumo e software commerciale - Rocketsoftware : Software Gestionali ERP per aziende - Bright Audio Research : Hi-FI e Audio Pro made in Italy Attivazione Prodotto Per attivare la licenza full, dopo averla acquistata, è necessario inviare il codice di attivazione generato (Start/Tutti i Programmi/Dance_Club/Attivazione Licenza Cliccare su genera) al Rivenditore dal quale si sta acquistando il programma. Vi verrà inviato un file (Licenza) da inserire nella cartella Dance Club (Risorse del Computer/C/Programmi/Dance_club), a questo punto la licenza è attivata ed il programma può essere utilizzato senza limitazioni. Grazie per aver scelto Dance Club. 19

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