PrOsp n 44/2013 CONSULENZE INTERNE TRA DIRIGENTI MEDICI SPECIALISTI DELLE UU.OO. Rev. N. Data Causale modifica Redatto Approvato Validato

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1 Pag. 1 di 10 CONSULENZE INTERNE TRA DIRIGENTI MEDICI SPECIALISTI DELLE UU.OO. Rev. N. Data Causale modifica Redatto Approvato Validato 0 27/11/2013 Prima redazione Dr. Cerquetani DSP e DSA ff Dr. Magrini Responsabile Controllo di Gestione e DA ff Dr. Festuccia Commissario Straordinario Dr. Lorenzo Sommella il 19/11/2013 il 30/11/2013 il 27/12/2013 Distribuito il 08/01/2014 da archiviare nel capitolo: DG-DSA-DA DIRETTORI/RESPONSABILI UUOO SANITARIE Destinatari DIREZIONE SANITARIA DI PRESIDIO UOC CONTROLLO DI GESTIONE.n. 44/13 archiviare nel cap Consulenze interne tra dirigenti medici specialisti delle UU.OO Rev.0

2 Pag. 2 di 10 INDICE Pag. 1. OBIETTIVO SETTORI E PERSONALE COINVOLTO TERMINOLOGIA ED ABBREVIAZIONI RESPONSABILITA ED AUTORITA DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA E DIAGRAMMA DI FLUSSO PAZIENTI PER CUI E RICHIESTA UNA CONSULENZA TIPOLOGIA DI CONSULENZA E TEMPISTICA DI EFFETTUAZIONE COMPITI DELLO SPECIALISTA CHE EFFETTUA LA CONSULENZA COMPITI DEL MEDICO DELL UO RICHIEDENTE COMPITI DEL CONTROLLO DI GESTIONE COMPITI DELLA DSP DIAGRAMMA DI FLUSSO ALLEGATI MATERIALI / DISPOSITIVI / ATTREZZATURE MODALITA E FASI DI APPLICAZIONE VERIFICA DI APPLICAZIONE: INDICATORI E TEMPISTICA DI VALUTAZIONE E REGISTRAZIONE RINTRACCIABILITA E CUSTODIA RIFERIMENTI LEGISLATIV E BIBLIOGRAFICI CRITERI E TEMPISTICA DELLE REVISIONI... 9.n. 44/13 archiviare nel cap Consulenze interne tra dirigenti medici specialisti delle UU.OO Rev.0

3 Pag. 3 di OBIETTIVO La consulenza specialistica riveste sempre maggior importanza per il corretto inquadramento diagnostico terapeutico del paziente ricoverato al fine di giungere tempestivamente alla corretta diagnosi e iniziare il più rapidamente possibile il trattamento più appropriato; la corretta gestione clinica del paziente ha inoltre risvolti positivi anche dal punto di vista organizzativo ed economico con l ottimizzazione dell utilizzo del posto letto (riduzione degenza media e incremento indice di turnover con miglioramento delle attese sia per ricoveri da PS che da lista di attesa) e la riduzione dei costi del ricovero che aumentano all aumentare delle giornate di degenza, anche in termini di disagio e complicanze del paziente da ricovero protratto. Ogni attenzione e organizzazione va perciò finalizzata a garantire la massima tempestività e qualità delle reciproche attività di consulenza tra specialisti medici aziendali. La presente procedura ospedaliera si pone l obiettivo di disciplinare le modalità con cui i sanitari delle UU.OO dell ACOSFN possono richiedere e fruire delle consulenze specialistiche da altra UO aziendale per i propri pazienti sia in ricovero ordinario, sia in ricovero diurno. Per le consulenze fornite da specialisti non dipendenti (consulenze nefrologiche, consulenze dermatologiche) e per le consulenze infettivologiche si rimanda alle specifiche procedure ospedaliere già ratificate, inviate a tutte le UU.OO. e presenti nell albero della qualità aziendale consultabili nella specifica sezione intranet Qualità organizzativa aziendale nell Albero delle procedure ospedaliere aziendali ai punti (consulenze infettivologiche), (consulenze dermatologiche) e (consulenze nefrologiche). Inoltre, la presente procedura non concerne le consulenze richieste dal medico di PS per i pazienti ivi presenti in quanto le richieste sono telefoniche, il loro soddisfacimento deve essere immediato, visto il carattere di urgenza, e la loro rendicontazione è affidata al sistema informatizzato di Pronto Soccorso (GIPSE) in cui sono regolarmente registrate. La consulenza del fisiatra viene effettuata di norma due volte a settimana per la definizione del piano riabilitativo, fatta salva la gestione riabilitativa dei pazienti ricoverati da parte dei fisioterapisti, in particolare nelle terapie intensive e in ortopedia, per le tipologie di assistenza sulle quali è stato condiviso un protocollo di trattamento riabilitativo. 2. SETTORI E PERSONALE COINVOLTO Responsabili e Dirigenti medici delle UU.OO. sanitarie aziendali UOC Bilancio e Controllo di Gestione Personale medico e amministrativo della Direzione Sanitaria di Presidio 3. TERMINOLOGIA ED ABBREVIAZIONI ACOSFN = Azienda Complesso Ospedaliero San Filippo Neri DH = Day Hospital DS = Day Surgery DSP = Direzione Sanitaria di Presidio UO = Unità Operativa UUOO = Unità Operative.n. 44/13 archiviare nel cap Consulenze interne tra dirigenti medici specialisti delle UU.OO Rev.0

4 Pag. 4 di RESPONSABILITA ED AUTORITA La responsabilità clinica del paziente assistito presso l Azienda con modalità di ricovero ordinario o diurno (DH/DS) è del medico curante dell UO interessata in quanto responsabile dell iter diagnostico-terapeutico del paziente; tale medico curante può richiedere la consulenza specialistica ed è responsabile di effettuarla in modo appropriato per i casi in cui questo sia effettivamente necessario per la diagnosi/terapia del caso e di adottare le scelte cliniche conseguenti, eventualmente suggerite dal consulente, in relazione allo stato clinico del paziente che ha in cura. La responsabilità della corretta effettuazione della consulenza specialistica è dello specialista chiamato in consulenza, che è tenuto ad effettuare la consulenza richiesta nei tempi previsti, con la massima accuratezza professionale, rilasciando per iscritto l esito della consulenza e rispettando le modalità amministrative previste per la loro effettuazione e rendicontazione. La responsabilità della individuazione giornaliera del dirigente medico della propria UO incaricato di effettuare le consulenze richieste dalle altre UU.OO aziendali è del Direttore dell UO. La responsabilità della ricezione e conservazione delle richieste di consulenza che pervengono alle UU.OO è del Direttore dell UO che effettua la consulenza. La responsabilità della corretta trasmissione al Controllo di Gestione dei riepilogativi trimestrali delle consulenze effettuate per le UUOO aziendali è del Direttore dell UO che le effettua. La responsabilità della correlata attribuzione e computo delle prestazioni reciproche prestate (sia per il numero effettuato sia per il loro valore economico eventualmente riferito alle UU.OO. che ne hanno fruito secondo Centro di costo) è del Responsabile del Controllo di Gestione. La responsabilità della verifica e della gestione delle criticità legate all effettuazione delle consulenze è della DSP. 5. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA E DIAGRAMMA DI FLUSSO 5.1 PAZIENTI PER CUI E RICHIESTA UNA CONSULENZA Le consulenze possono essere richieste per: - pazienti ricoverati sia in regime di ricovero ordinario sia in regime di ricovero diurno (day hospital o day surgery); - pazienti in dimissione protetta, entro un mese dalla dimissione 5.2 TIPOLOGIA DI CONSULENZA E TEMPISTICA DI EFFETTUAZIONE Le consulenze specialistiche possono essere ordinarie oppure urgenti sulla base della gravità clinica del paziente che ne necessita e quindi della tempestività di effettuazione: la consulenza ordinaria deve essere eseguita entro 24 ore dalla richiesta (il lunedì mattina se richiesta di sabato) per i pazienti ricoverati (salvo specifici accordi tra l UO richieste e l UO che deve effettuare la consulenza) la consulenza urgente deve essere eseguita prima possibile e tassativamente entro 6 ore al massimo dalla richiesta, con limite temporale comunque indicato dal medico richiedente sulla base della gravità delle condizioni cliniche del paziente (pertanto da immediata se quoad vitam a massimo sei ore). Rientra nella fattispecie dell urgenza la consulenza necessaria alla dimissione di un paziente in quanto è prioritaria la disponibilità di posti letto per pazienti in attesa in PS o in lista d attesa..n. 44/13 archiviare nel cap Consulenze interne tra dirigenti medici specialisti delle UU.OO Rev.0

5 Pag. 5 di 10 per i pazienti in ricovero diurno o in dimissione protetta la consulenza ordinaria deve essere concordata tra le UUOO sulla base dell accesso previsto del paziente in ospedale Le consulenze vengono prestate in orario di servizio. Le consulenze ordinarie devono essere effettuate tutti i giorni feriali mentre le consulenze urgenti devono essere garantite anche nei giorni festivi e nelle ore notturne. L organizzazione aziendale e le risorse in termini di professionalità e numero di medici disponibili (al netto del blocco del turn over in atto da alcuni anni) prevede la presenza H24 (o la reperibilità) della maggior parte delle figure di specialisti aziendali che pertanto possono e devono garantire anche consulenze urgenti richieste da altre UU.OO.: non sono al momento disponibili in orario festivo/notturno alcuni specialisti aziendali (dermatologi, oculisti, chirurghi plastici, ematologi, fisiatri); per questi ultimi casi, laddove possibile, il medico curante del reparto chiederà consulto al medico specialista disponibile in ospedale/reperibile affine per specialità, fino al giorno successivo di servizio dello specialista richiesto. Le consulenze devono essere effettuate presso tutti i Presidi aziendali che devono essere raggiunti con mezzo proprio. Di norma è lo specialista che si reca in consulenza dal paziente ricoverato presso un Presidio aziendale diverso da quello del consulente e non viceversa. A meno di necessità di effettuare esami strumentali non disponibili presso il Presidio di ricovero, non si deve far spostare il paziente creando disagio e impegno di ambulanze. 5.3 COMPITI DELLO SPECIALISTA CHE EFFETTUA LA CONSULENZA Operativamente lo specialista che presta la consulenza: ritira presso la propria UO le richieste di consulenza pervenute (tranne che per i rari casi di richiesta telefonica) effettua le consulenze richieste con la necessaria tempestività recependo le notizie cliniche sia dalla cartella clinica sia dal curante che segue il paziente o dal medico di guardia in quel momento in servizio presso l UO richiedente provvede a trascrivere il proprio atto medico sulla cartella clinica del paziente con data e firma leggibile apponendovi anche il proprio timbro personale o in assenza il numero di codice firma per avvenuta prestazione il campo di propria competenza della Sezione B del modulo di richiesta (allegato 1) I consulenti consegnano la documentazione attestante le prestazioni effettuate, compilate in ogni campo, al proprio Direttore UOC/Responsabile UOS al fine di permettergli la predisposizione di un sintetico report circa le consulenze svolte per le UU.OO. aziendali da trasmettere trimestralmente al Controllo di Gestione per il seguito amministrativo-contabile di competenza. Le attestazioni di consulenza effettuata dovranno essere conservate per circa un anno, fino a perfezionamento dell annuale rendicontazione di budget. 5.4 COMPITI DEL MEDICO DELL UO RICHIEDENTE La richiesta di consulenza specialistica deve essere effettuata dal Medico dell UO che ha in cura il paziente, con le seguenti modalità: per le richieste di consulenza ordinaria utilizzare esclusivamente il modello allegato 1, compilando in maniera leggibile tutti i campi del modulo di richiesta di consulenza specialistica relativi alla sezione A, con chiara indicazione della tipologia di consulenza specialistica richiesta: è importante che sia chiaramente indicato se il paziente è ricoverato (ricovero ordinario), se è seguito in day hospital (DH) o day surgery (DS) o se trattasi di.n. 44/13 archiviare nel cap Consulenze interne tra dirigenti medici specialisti delle UU.OO Rev.0

6 Pag. 6 di 10 paziente in dimissione protetta, concordando con il consulente richiesto l appuntamento nei casi di consulenza da effettuarsi per paziente in ricovero diurno o in dimissione protetta per definire il giorno e l ora di accesso del paziente al DH/DS al fine di consentire l effettuazione della consulenza nel giorno di accesso del paziente. Apporre data e firma leggibile sulla richiesta ed apporre il timbro personale o in assenza il numero di codice Trasmettere al fax dell UO che deve garantire la consulenza Ciascuna UO individuerà le migliori modalità operative e le figure preposte a informare delle consulenze richieste ogni medico della UO affinché ognuno possa supportare soprattutto con notizie cliniche il consulente che arriva in reparto per effettuare la prestazione. Firmare in modo leggibile e apporre il proprio timbro o in assenza il numero di codice per attestare l avvenuta prestazione, con indicazione della data e dell ora della stessa. Eccezionalmente e per le sole consulenze urgenti da effettuarsi nell immediato la consulenza può essere richiesta telefonicamente: in tal caso il medico dell UOC richiedente si recherà in consulenza direttamente col modulo di richiesta consulenza (allegato 1) che sarà compilato da entrambi i medici al termine della consulenza e quindi riportato dal Consulente presso l UO di appartenenza per la rendicontazione. La richiesta di consulenza specialistica deve rispondere ai criteri di appropriatezza e necessità al fine di non generare prestazioni incongrue. In caso di non effettuazione della consulenza specialistica entro i tempi previsti dalla presente procedura senza giustificato motivo, il Direttore dell UO (o medico dallo stesso delegato) richiedente segnala la criticità alla DSP attraverso telefonata al medico di guardia (che si attiva affinché sia garantita l effettuazione della consulenza richiesta in tempi brevissimi) seguita da segnalazione scritta del disservizio verificatosi. 5.5 COMPITI DEL CONTROLLO DI GESTIONE A cadenza trimestrale (o secondo scadenza di volta in volta negoziate in sede di budget) il Controllo di Gestione riceve dalle UUOO sanitarie dell ACOSFN il report delle consulenze specialistiche svolte da ciascuna UO secondo lo schema concordato in sede di budget e predisposto dal Controllo di Gestione, aggiornato contestualmente all eventuale modifica dell organigramma aziendale per incremento/diminuzione/accorpamento eventuale di UO e centri di responsabilità/centri di costo correlati. L elaborazione di dette informazioni esiterà in un complessivo report aziendale da inviare a tutte le UO perché ciascuno sia edotto delle prestazioni reciproche richieste/fruite da inserire nell area intranet (alla voce Prestazioni per interni ) per favorirne la conoscenza a tutte le UU.OO. secondo il principio della condivisione delle prestazioni fornite per interni e del loro eventuale costo interno imputato alle UO richiedenti, nell ambito della contabilità analitica aziendale, al fine di computare e valorizzare i carichi di lavoro e correlati costi connessi alla reciproca attività di consulenza reciproca, che per alcune UO costituiscono una importante quota parte dell impegno dell UO, altrimenti in alcun modo valorizzato in quanto non genera riscontri di produttività con remunerazione regionale. Nel caso venissero richieste/erogate prestazioni di consulenza in favore di pazienti ricoverati in ALPI l iter sarebbe il medesimo seguito per pazienti ricoverati in regime ordinario..n. 44/13 archiviare nel cap Consulenze interne tra dirigenti medici specialisti delle UU.OO Rev.0

7 Pag. 7 di COMPITI DELLA DSP A seguito di avvenuta segnalazione di non effettuazione di una consulenza pervenuta telefonicamente al medico di guardia DSP (o con nota formale alla Segreteria DSP) il medico di guardia DSP provvederà a contattare tempestivamente il medico dell UO che deve garantire la consulenza richiesta al fine di far eseguire nell immediato (o quanto prima) detta consulenza, verificando le eventuali motivazioni del ritardo nell effettuazione per i provvedimenti del caso. 5.7 DIAGRAMMA DI FLUSSO Medico UO Il paziente necessita di consulenza specialistica La consulenza è: in DH, in DS o in dimissione protetta No La consulenza è urgente? Si Si No Medico UO Programma l accesso del ricovero diurno o della dimissione e richiede la consulenza specialistica, concordane la tempistica col consulente richiesto Medico UO Compila in ogni sua parte ed invia al fax dell UO che dovrà effettuare la consulenza il modulo allegato 1 Medico UO Nel caso in cui la consulenza urgente non possa essere richiesta via fax contatta telefonicamente l UO interessata e richiede la consulenza urgente Consulente Effettuazione della prestazione presso l UO richiedente Consulente Annotazione in cartella clinica dell esito della consulenza Modulo allegato 1 Attestazione dell avvenuta prestazione a firma congiunta Medico UO e Consulente In caso di consulenza urgente Richiesta telefonicamente compilazione modulo in allegato 1 nel reparto di effettuazione consulenza Responsabile UO Consulente Registrazione dell avvenuta consulenza Responsabile UO Invia a cadenza stabilita al Controllo di Gestione il riepilogo delle consulenze effettuate. Report delle consulenze ACOSFN UOC Controllo di Gestione Report generale consulenze reciproche ACOSFN, inviato a tutte le UO e pubblicato in intranet, con ribaltamento costi interni.n. 44/13 archiviare nel cap Consulenze interne tra dirigenti medici specialisti delle UU.OO Rev.0

8 Pag. 8 di ALLEGATI - Allegato 1: Modulo di richiesta di consulenza specialistica 7. MATERIALI / DISPOSITIVI / ATTREZZATURE Oltre al modulo di richiesta è necessario il fax per l invio e la ricezione della richiesta di consulenza che deve essere presente e accessibile e funzionante in ogni UO sotto la responsabilità del Direttore della stessa. Il consulente deve poter accedere al momento della consulenza, tramite apposita password, presso il reparto di ricovero del paziente, alla documentazione clinica del malato e alla rete aziendale per poter consultare in rete referti ambulatoriali e di laboratorio relativi al paziente stesso, oltre a dover accedere alla cartella clinica del paziente. 8. MODALITA E FASI DI APPLICAZIONE La presente procedura ospedaliera entra in vigore a partire dal 1 gennaio 2014 per le correlate ricadute sul budget aziendale. 9. VERIFICA DI APPLICAZIONE: INDICATORI E TEMPISTICA DI VALUTAZIONE E REGISTRAZIONE I soggetti coinvolti nella presente procedura sono responsabili della corretta effettuazione dei compiti loro assegnati e sono tutti parimenti tenuti a segnalare alla DSP eventuali anomalie di applicazione, criticità, nonché a suggerire modifiche migliorative del servizio. Gli indicatori di valutazione presi in considerazione sono computati dal Controllo di Gestione: n. consulenze per trimestre stratificato per Unità Operativa richiedente n. consulenze richieste in urgenza per Unità Operativa richiedente Gli indicatori disponibili a cura della DSP sono le segnalazioni per casi di ritardata consulenza. Al fine di poter elaborare correttamente gli indicatori sopra detti si ritiene utile predisporre un registro, possibilmente informatizzato su foglio elettronico, presso le singole UUOO nel quale registrare in tempo reale le consulenze effettuate, il che facilita il loro computo e la rendicontazione trimestrale al Controllo di Gestione. 10. RINTRACCIABILITA E CUSTODIA La consulenza specialistica scritta in cartella clinica è parte integrante della stessa. Le attestazioni di prestazioni rese vengono conservate dal Direttore UOC per un anno. Il report delle consulenze effettuate per le UUOO aziendali viene trasmesso a cura del responsabile UO a cadenza trimestrale al Controllo di Gestione per l iter amministrativo-contabile successivo. La custodia della presente procedura è competenza del referente qualità di ogni UO, che deve mantenerla a disposizione di tutto il personale dell UO, comprensiva della relativa modulistica, nella versione più aggiornata diffusa; Direttori/Responsabili di UO e CPSE sono tenuti parimenti a informare il personale dell UO delle procedure in essere e delle modalità di effettuazione delle consulenze, rendendo disponibile il materiale cartaceo/informatico relativo..n. 44/13 archiviare nel cap Consulenze interne tra dirigenti medici specialisti delle UU.OO Rev.0

9 Pag. 9 di 10 La procedura è reperibile e scaricabile/stampabile da intranet: albero delle procedure organizzative codice , con in allegato il modulo di richiesta/attestazione di consulenza, reperibile anche nella sezione Modulistica in intranet. 11. RIFERIMENTI LEGISLATIVI E BIBLIOGRAFICI Tutta la legislazione vigente nazionale e regionale e soprattutto il codice deontologico ed etico cui ogni atto medico deve conformarsi impongono non sono l obbligo di prestare la propria assistenza secondo scienza e coscienza con prudenza, perizia e diligenza nei confronti del paziente che può giovarsi di tale contributo professionale nel suo percorso di ricovero, ma anche l obbligo che in tal senso sussiste nei confronti del collega medico che richiede il consulto del collega specialista. Comportamenti di omissione/ritardo/rifiuto all attività di reciproca consulenza sono sanzionabili con notifica all ufficio di disciplina aziendale, secondo regolamento aziendale. 12. CRITERI E TEMPISTICA DELLE REVISIONI La presente procedura verrà revisionata ogni volta che se ne ravvisi la necessità per mutate situazioni organizzative o a seguito di segnalazioni/suggerimenti pervenuti, criticità emerse, valutazioni annuali effettuate dal medico DSP che si occupa delle consulenze reciproche eventualmente in collaborazione le UUOO richiedenti la revisione..n. 44/13 archiviare nel cap Consulenze interne tra dirigenti medici specialisti delle UU.OO Rev.0

10 Pr.Osp. 44/2013 Rev. n. Data 27/12/2013 Allegato 1 MODULO PER LA RICHIESTA DI CONSULENZA SPECIALISTICA Cod. 66 Sezione A: da compilare a cura dell UO di ricovero All UO Fax n. Si richiede consulenza per il paziente nato il../../ ricoverato presso l UO di del Presidio Aziendale San Filippo Neri Presidio Cassia S. Andrea Presidio Salus Infirmorum in regime di ricovero ordinario day hospital/day surgery con accesso del pz previsto il../.../ dimissione protetta con accesso del pz previsto il../../ affetto da La richiesta riveste carattere di URGENZA (da effettuarsi massimo entro 6 ore) Barrare la casella solo quando la consulenza è URGENTE Roma../../.. Il Medico dell UO richiedente (timbro e firma) Sezione C: da compilare per avvenuta prestazione Si conferma che la consulenza richiesta è stata effettuata in data.../.../... alle ore presso l UO di Il consulente Il Medico dell UO richiedente (timbro e firma) (timbro e firma).n44/13 arch. cap Consulenze interne tra dirigenti medici specialisti delle UU.OO Allegato 1 Rev.n 1