PROCEDURA OPERATIVA BUDGETING

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1 PROCEDURA OPERATIVA BUDGETING Processi correlati in input Pianificazione Strategica INPUT Piano triennale delle performance e documento di direttive FORNITORI Direzione Strategica Scopo del processo Definire obiettivi ed attuare metodologie di monitoraggio perle singole strutture operative in linea con gli obiettivi strategici PROCESSO OUTPUT Accordi (obiettivi e risorse) di budget Report di monitoraggio Report di valutazione CLIENTI Direzione Strategica Unità Operative O.I.V. Responsabili di struttura -U.O.C. Risorse Umane Processi correlati in output Valutazione del Personale Acquisizione Risorse Acquisizione di beni e servizi LEGGI 55/ 56 del 1994 MISURE % di N Preparato da: Claudia Ferro Monia Bordignon Verificato da: Dott. Marina Ranzi Ruolo: Gruppo di lavoro Ruolo: Responsabile di Unità Operativa Data: 15/12/2014 Revisione: 3 Approvato da: Dott. Annamaria Tomasella Ruolo: Direttore Amministrativo P.O. Budgeting v doc Pagina 1 di 9

2 DIREZIONE STRATEGICA O.I.V. U.O.C. CONTROLLO DI GESTIONE RESP. DI STRUTTURA / UU.OO. ADOZIONE DELIBERA PIANO TRIENNALE DELLE PERFORMANCE E DOCUMENTO DI DIRETTIVE PREDISPOSIZIONE MATERIALE DI SUPPORTO E SCHEDA PER GLI INCONTRI SUBPROCESSO 1 ORGANIZZAZIONE ED ESECUZIONE DEGLI INCONTRI DI BUDGET DELIBERA SUBPROCESSO 2 DI BUDGET PREPARAZIONE E INVIO PERIODICO DEI REPORT SUBPROCESSO 3 VALUTAZIONE INTERMEDIA PREDISPOSIZIONE SCHEDE CON VERIFICA ANNUALE SUBPROCESSO 4 VALUTAZIONE DEGLI OBIETTIVI INVIO ALL U.O.C. RISORSE UMANE DEL REPORT DI SINTESI SUL RAGGIUNGIMEMNTO DEGLI OBIETTIVI 1. DESCRIZIONE DEL PROCESSO P.O. Budgeting v doc Pagina 2 di 9

3 DESCRIZIONE SUB PROCESSO 1 Il Piano triennale delle performance contenente il Documento delle Direttive annuale, dopo l approvazione del Collegio di Direzione, viene deliberato e inviato a tutti i Responsabili di Unità Operativa allo scopo di prendere visione degli obiettivi strategici aziendali e della metodologia di conduzione del Budget. Il invia ai Responsabili di Struttura della documentazione di supporto all identificazione degli obiettivi operativi dell anno. Lo scopo di tale documentazione è di: presentare i dati di attività e delle risorse impegnate nel periodo precedente; illustrare eventuali vincoli (es. bilancio preventivo, direttive aziendali relative a vincoli esterni di carattere Nazionale e/o Regionale, direttive regionali.); dati di dettaglio (di tipo qualitativo e/o quantitativo) per poter valutare il contesto nel quale sono stati formulati gli obiettivi strategici. DESCRIZIONE SUB PROCESSO 2 Viene organizzato un calendario degli incontri, che prevede un incontro per Unità Operativa alla presenza del Direttore di Area, del Responsabile di U.O., del Capo sala, del Responsabile di Struttura (Ospedale, Distretto, Dipartimento di prevenzione), del Direttore di Dipartimento, il responsabile dell Ufficio delle Professioni sanitarie e di una persona del gestione. Gli incontri servono per definire per ciascuna U.O.: obiettivi attrezzature del costo di almeno Euro, acquisto di prestazioni aggiuntive incentivi economici (retribuzione di risultato, incentivazione alla produttività, ) Questi elementi vengono riepilogati in una scheda sintetica sottoscritta dal responsabile di U.O. e dal Responsabile di Struttura. Il gestione sintetizza per l intera Azienda le risorse concordate in termini di personale, attrezzature e incentivi, che diventano rispettivamente: il piano di acquisizione delle risorse umane il piano di investimenti in attrezzature/tecnologie il piano di acquisizione delle prestazioni aggiuntive. Il piano di investimenti in attrezzature/tecnologie deve attestarsi sui valori ritenuti congrui dalla Direzione, l acquisizione delle prestazioni aggiuntive deve attestarsi all interno del fondo stabilito dalla Regione mentre gli incentivi devono essere contenuti nei fondi determinati a tale scopo dall U.O.C. Risorse Umane (residui degli anni precedenti + quota riservata al Direttore Generale). Alla fine del processo viene assunta dal Direttore Generale una delibera, predisposta dall U.O.C. gestione, che contiene gli accordi di tutte le UU.OO. aziendali, il piano degli investimenti in attrezzature/tecnologie, il piano di acquisizione delle prestazioni aggiuntive. P.O. Budgeting v doc Pagina 3 di 9

4 DESCRIZIONE SUB PROCESSO 3 I report inviati dall U.S. gestione alle UU.OO. che possono così verificare l andamento dei fenomeni e conseguentemente monitorare il raggiungimento degli obiettivi sono i seguenti: Titolo Report: Attività di ricovero in regime ordinario e diurno Scopo del Report: distribuire tutti i dati più significativi sull attività di ricovero UO coinvolte: Sistema Informatico UO destinatarie: tutti i reparti ospedalieri con degenza, le Direzioni Mediche di ospedale, la Direzione Generale, la Direzione Sanitaria e la Direzione Amministrativa Dati contenuti: per U.O. e per Ospedale, con confronto con lo stesso periodo dell anno precedente, come per esempio: n.ro posti letto n.ro ricoveri ordinari n.ro giornate di degenza presenza media degenza media tasso di occupazione dei posti letto n.ro cicli di day hospital n.ro cicli di day surgery Frequenza: trimestrale con invii cumulati (1 trimestre, 1 semestre, primi 9 mesi, anno) Data di invio report: entro il mese successivo la scadenza del trimestre Titolo Report: Attività di ricovero in regime ordinario e diurno e confronto con tetti autorizzati Scopo del Report: raffrontare la situazione dei ricoveri con i tetti di ricovero imposti dalla Regione UO coinvolte: Sistema Informatico UO destinatarie: tutti i reparti ospedalieri con degenza, le Direzioni Mediche di ospedale, la Direzione Generale, la Direzione Sanitaria e la Direzione Amministrativa Dati contenuti: per Ospedale e per l intera Ulss per esempio: n.ro dimessi in regime ordinario (stima annua sulla base dei dati del periodo) n.ro cicli di day hospital (stima annua sulla base dei dati del periodo) n.ro cicli di day surgery (stima annua sulla base dei dati del periodo) tetto ricoveri fissato dalla Regione e scostamento tra la proiezione annua e il tetto Frequenza: trimestrale con invii cumulati (1 trimestre, 1 semestre, primi 9 mesi, anno) Data di invio report: entro il mese successivo la scadenza del trimestre Titolo Report: Prestazioni ambulatoriali per presidio di erogazione Scopo del Report: diffondere i dati sull attività specialistica ambulatoriale UO coinvolte: Sistema Informativo, Direzione Amministrativa di ospedale, Capi sala delle sedi poliambulatoriali. UO destinatarie: tutte le UU.OO. che effettuano attività ambulatoriale, le Direzioni Mediche di ospedale, le Direzioni di Distretto, i Capo sala delle sedi poliambulatoriali, la Direzione P.O. Budgeting v doc Pagina 4 di 9

5 Amministrativa di ospedale, la Direzione Generale, la Direzione Sanitaria e la Direzione Amministrativa. Dati contenuti: per Presidio di erogazione e per ambulatorio per esempio: n.ro prestazioni del periodo, stima annua e confronto con i due anni precedenti fatturato (in Euro) del periodo, stima annua e confronto con i due anni precedenti Frequenza: trimestrale con invii cumulati (1 trimestre, 1 semestre, primi 9 mesi, anno) Data di invio report: entro il mese successivo la scadenza del trimestre precedente (tre mesi di ritardo) Titolo Report: Dati attività di ricovero Scopo del Report: diffondere i dati analitici sui ricoveri in regime ordinario e diurno UO coinvolte: Direzioni Mediche di ospedale UO destinatarie: tutti i reparti ospedalieri con degenza, le Direzioni Mediche di ospedale, la Direzione Generale, la Direzione Sanitaria e la Direzione Amministrativa Dati contenuti: per Presidio di erogazione, per U.O. e per DRG per esempio:: Per i ricoveri ordinari: n.ro dimessi in regime ordinario Importo totale Importo medio degenza media degenza media corretta (esclusi outliers) % ricoveri di 1 giorno % ricoveri di 2 3 giorni % ricoveri oltre soglia Per l attività di day hospital/day surgery: n.ro casi giorni di presenza importo Frequenza: semestrale con invii cumulati (1 semestre, anno) Data di invio report: circa 4 mesi dopo la scadenza del semestre Titolo Report: Mobilità sanitaria anno XXX Scopo del Report: diffondere i dati analitici sulla mobilità sanitaria per ricovero ordinario e diurno e per specialistica UO coinvolte: Sistema Informatico, Sistema Informativo, U.O. Convenzioni, Direzione Amministrativa di ospedale, Direzioni Mediche di ospedale UO destinatarie: tutte le UU.OO. che effettuano attività di ricovero e/o attività ambulatoriali per esterni, le Direzioni Mediche di ospedale, le Direzioni di Distretto, la Direzione Amministrativa di ospedale, la Direzione Generale, la Direzione Sanitaria e la Direzione Amministrativa. Dati contenuti:: Per ricoveri ordinari e diurni e per drg: n.ro casi e importo in attrazione distinti tra P.O. Camposampiero e Cittadella; n.ro casi e importo in fuga; saldo tra attrazione e fuga P.O. Budgeting v doc Pagina 5 di 9

6 Per attività specialistica Per branca e prestazione: n.ro prestazioni e importo in attrazione distinti tra P.O. Camposampiero, P.O. Cittadella e privati accreditati; n.ro prestazioni e importo in fuga; saldo tra attrazione e fuga Frequenza: semestrale Data di invio report: entro due mesi dalla fine del semestre Titolo Report: Tempi di attesa per le prestazioni ambulatoriali traccianti Scopo del Report: evidenziare i tempi di attesa per le prestazioni ambulatoriali traccianti UO coinvolte: direzione strategica, direzione di presidio, distretti, poliambulatori e uffici amministrativi interessati UO destinatarie: le Direzioni Mediche di ospedale, le Direzioni di Distretto, la Direzione Amministrativa di ospedale, i Capi sala dei poliambulatori, l Urp, l U.O. attività a pagamento, la Direzione Generale, la Direzione Sanitaria, la Direzione Amministrativa e le UU.OO. interessate Dati contenuti: il tempo di attesa rilevato in cinque giorni consecutivi di ogni mese, per Presidio di erogazione, per branca e per prestazione tracciante. Frequenza: mensile Data di invio report: 15 giorni dopo la chiusura del mese. Titolo Report: Tempi di attesa per le prestazioni ambulatoriali non traccianti Scopo del Report: evidenziare i tempi di attesa per le prestazioni ambulatoriali non traccianti UO coinvolte: direzione strategica, direzione di presidio, distretti, poliambulatori e uffici amministrativi interessati UO destinatarie: le Direzioni Mediche di ospedale, le Direzioni di Distretto, la Direzione Amministrativa di ospedale, i Capi sala dei poliambulatori, l Urp, l U.O. attività a pagamento, la Direzione Generale, la Direzione Sanitaria e la Direzione Amministrativa. Dati contenuti: il tempo di attesa rilevato il primo giorno del trimestre, per Presidio di erogazione, per U.O. e per prestazione non tracciante. Frequenza: trimestrale Data di invio report: 15 giorni dopo la chiusura del trimestre. Titolo Report: Budget economico per centro di responsabilità Scopo del Report: evidenziare gli scostamenti nei consumi di beni sanitari rispetto al budget assegnato UO coinvolte: tutte quelle che gestiscono procedure che alimentano la contabilità analitica UO destinatarie: unità operative che sforano il budget Dati contenuti: per tipologie di costo per esempio: costi del periodo dell anno precedente P.O. Budgeting v doc Pagina 6 di 9

7 costi del periodo dell anno in corso budget assegnato per il medesimo periodo scostamento rispetto al budget in valore assoluto e in percentuale Vengono inoltre allegate alcune stampe dalla procedura di contabilità analitica che evidenziano per tipologia di materiale sanitario: consumi del periodo consumi del periodo precedente differenze di importo e in percentuale Frequenza: ad aprile, giugno, agosto e ottobre Data di invio report: 30 giorni dopo la fine del mese Titolo Report: Report di contabilità analitica (per esempio Tabulato A Tabulato B Tabulato AS) Scopo del Report: informare, a vari livelli della struttura organizzativa, sull andamento gestionale UO coinvolte: tutte quelle che gestiscono procedure e forniscono informazioni cartacee che alimentano la contabilità analitica UO destinatarie: tutti i centri di costo/responsabilità dell Azienda Dati contenuti: per centro di costo, per centro di responsabilità e per struttura, confronto in una serie storica. Per esempio: costi classificati secondo il Piano dei conti; n.ro ore effettuate dal personale dipendente; n.ro prestazioni effettuate/ricevute da: laboratorio, radiologia, anatomia patologica e centro trasfusionale; n.ro vassoi preparati/distribuiti dalla cucina; n.ro dipendenti mediamente presenti. Frequenza: semestrale con invii cumulati (1 semestre, anno) Data di invio report: entro i due mesi successivo la scadenza del semestre DESCRIZIONE SUB PROCESSO 4 Nella seconda metà dell anno L Ufficio effettua per ciascuna U.O. una valutazione intermedia del raggiungimento degli obiettivi servendosi dei dati prodotti dalle procedure correnti e avverte le UU.OO. che presentino delle criticità. Alla fine dell anno l Ufficio procede per ciascuna U.O. alla verifica del raggiungimento degli obiettivi, servendosi dei dati prodotti dalle procedure correnti (ricoveri, prestazioni ambulatoriali, liste d attesa, costi) e integrandoli con le informazioni fornite dal responsabile di U.O.. Viene quindi predisposta una scheda per ciascuna U.O. in cui viene riportato il grado di raggiungimento di ciascun obiettivo e conseguentemente il peso complessivo totalizzato. Al raggiungimento di almeno il 90% del peso è collegata la retribuzione di risultato dell U.O.. L insieme delle schede viene poi inviato all O.I.V. (Organismo Interno di Verifica) per i provvedimenti di competenza. MODIFICHE OBIETTIVI DI BUDGET P.O. Budgeting v doc Pagina 7 di 9

8 Le modifiche degli obiettivi di budget durante il periodo di sviluppo degli stessi obiettivi possono avvenire a seguito dei cambiamenti e/o introduzione di nuove scelte operative, strategiche o da nuovi vincoli Regionali o Nazionali. In questo caso il provvede a riformulare gli accordi, con gli attori interessati, e le modifiche vengono rettificate con apposita delibera aziendale. 2. GESTIONE DEI DOCUMENTI PRODOTTI Di seguito si riporta l iter gestionale dei documenti prodotti a seguito dell applicazione delle attività previste nel processo: DOCUMENTO PREPARATO APPROVATO DISTRIBUITO A ARCHIVIATO DA Piano triennale delle performance Documento delle Direttive Direzione Strategica Direzione Generale Collegio di Direzione Resp. di Struttura e di UO TEMPO DI CONSERVAZIONE 10 anni Delibera di recepimento del Budget Responsabile del Direzione Generale Resp. di Struttura e di UO Affari Generali illimitato Documento di supporto al processo di Budget Responsabile del Resp. di Struttura e di UO 5 anni Report periodici di valutazione Responsabile del Resp. di Struttura e di UO 5 anni P.O. Budgeting v doc Pagina 8 di 9

9 3. INDICATORI Indicatore Metodo di calcolo Raccolta dati Analisi dati % di raggiungimento degli obiettivi strategici fissati dalla Regione % di raggiungimento degli obiettivi delle Unità Operative Rispetto dei tempi della metodica (Documento delle Direttive 31/12, Delibera degli obiettivi 30/4, Valutazioni finali 30/6 anno successivo) Peso degli obiettivi fissati dalla Regione raggiunti (totalmente o in parte) Totale pesi obiettivi fissati dalla Regione Somma del grado di raggiungimento degli obiettivi Totale del peso degli obiettivi Rispetto dei tempi di emissione dei documenti Responsabile: Resp. Frequenza di raccolta: Quadrimestrale Modalità di rappresentazione: Tabelle Modalità di raccolta: Tramite le schede di valutazione Responsabile: Frequenza di raccolta: Annuale Modalità di rappresentazione: Tabelle Modalità di raccolta: Manuale Responsabile: Resp. Frequenza di raccolta: Annuale Modalità di rappresentazione: Documento Responsabile analisi: Resp. Frequenza di analisi: Quadrimestrale Responsabile analisi: Resp. Frequenza di analisi: Annuale Responsabile analisi: Resp. Frequenza di analisi: Annuale P.O. Budgeting v doc Pagina 9 di 9