Pr.Osp.43/2013 RICOVERO E ISOLAMENTO DEL PAZIENTE ONCOLOGICO FEBBRILE CON GRAVE NEUTROPENIA IATROGENA. Direttore UOC Oncologia Prof. P.

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1 Pag. 1 di 10 RICOVERO E ISOLAMENTO DEL PAZIENTE ONCOLOGICO FEBBRILE CON GRAVE NEUTROPENIA IATROGENA Rev. n. Data Causale modifica 0 06/12/2013 Prima stesura Redatto da: Approvato da: Validato da: Bed Manager aziendale Dr. F. Cerquetani Direttore UOC Oncologia Prof. P. Gasparini Direttore Sanitario di Presidio e Direttore Sanitario Aziendale ff Dr. P. Magrini Commissario Straordinario Dr. L. Sommella Direttore MUPS Dr. L. Zulli il 12/11/2013 il 30/11/2013 il 06/12/2013 Distribuito il 11/12/2013 archiviare nel capitolo U.O.C. MUPS U.O.C. Oncologia Bed Manager CRP - DPS Destinatari UO Mediche aziendali SAIO Pr.Osp. 43/2013 da arch. cap Rev. n 0 del 06/12/2013

2 Pag. 2 di 10 INDICE 1. OBIETTIVO SETTORI E PERSONALE COINVOLTO TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI RESPONSABILITA E AUTORITA DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA E DIAGRAMMA DI FLUSSO Gestione del paziente con grave neutropenia iatrogena in PS Allocazione del paziente neutropenico da ricoverare Diagramma di flusso ALLEGATI MATERIALI/DISPOSITIVI/ATTREZZATURE MODALITA E FASI DI APPLICAZIONE VERIFICA DI APPLICAZIONE EINDICATORI RINTRACCIABILITA E CUSTODIA CRITERI E TEMPISTICA DELLE REVISIONI... 9 Pr.Osp. 43/2013 da arch. cap Rev. n 0 del 06/12/2013

3 Pag. 3 di OBIETTIVO Scopo della presente procedura è disciplinare il percorso di ricovero del paziente oncologico che giunge in PS con un quadro febbrile e di grave neutropenia, dovuto al trattamento chemioterapico, al quale deve essere garantito un percorso privilegiato e l allocazione in ambiente protetto (stanza singola con bagno dedicato) 2. SETTORI E PERSONALE COINVOLTO Personale medico e infermieristico UOC MUPS Personale medico e infermieristico UOC Oncologia Personale medico e infermieristico UOC Medicina Interna 1 Personale medico e infermieristico UOC Medicina Interna 2 Personale medico e infermieristico UOC Medicina Interna 3 Bed Manager, personale medico DSP, Personale del CRP 3. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI ACOSFN = Azienda Complesso Ospedaliero San Filippo Neri BM = Bed Manager CPS = Collaboratore Professionale Sanitario CPSE = Collaboratore Professionale Sanitario Esperto CRP = Coordinamento Ricoveri Programmati DSP = Direzione Sanitaria di Presidio MDG = medico di guardia MUPS = Medicina d Urgenza e di Pronto Soccorso PL = Posto letto PS = Pronto Soccorso SAIO = Servizio Assistenza Infermieristica Ostetrica UO = Unità Operativa UUOO = Unità Operative 4. RESPONSABILITA E AUTORITA Dirigenti Medici e personale Infermieristico UOC MUPS Hanno la responsabilità di Gestire secondo competenza il paziente oncologico febbrile con grave neutropenia nei locali del PS allocando il paziente da solo in una stanza del PS (ove non possibile, in una stanza con max 2 pz non infettivi) e indossando sempre i dispositivi di barriera. Il Medico di PS ha inoltre la responsabilità di allertare tempestivamente l UOC di Oncologia, le UUOO di Medicina Interna (in primis l UOC di Medicina in turno per i trasferimenti interni: 1 decade del mese UOC Medicina Interna 1 2 decade del mese UOC Medicina Interna 2 3 decade del mese: UOC Medicina Interna 3), e il Bed Manager (o in sua assenza il medico di guardia DSP) della presenza di tale tipologia di paziente in PS utilizzando l apposito modulo (allegato 1). Dirigenti Medici e personale infermieristico UOC Oncologia I Medici dell UOC Oncologia hanno la responsabilità di Pr.Osp. 43/2013 da arch. cap Rev. n 0 del 06/12/2013

4 Pag. 4 di 10 Seguire l iter del paziente durante la sua permanenza in PS Rendere tempestivamente disponibile il posto letto in reparto per il ricovero del paziente (utilizzando la stanza singola o rendendo singola una stanza di degenza a 2 pl e comunicando alla DSP la chiusura temporanea di un posto letto) Gestire il paziente fino alla dimissione I Medici e gli Infermieri dell UOC Oncologia hanno altresì l obbligo di indossare i dispositivi di barriera e di procedere all igiene delle mani con gel alcolico prima dell accesso nella stanza di degenza del paziente in questione nonché di far rispettare questa norma a chiunque accede in detta stanza Dirigenti Medici e personale infermieristico UOC Medicina Interna 1, Medicina Interna 2 e Medicina Interna 3 Hanno la responsabilità di mettere a disposizione i posti letto necessari (1 o 2) per l appoggio di 1 o 2 pazienti oncologici (quelli con la migliore condizione clinica e idonei ad essere spostati) in modo da permettere all UOC di Oncologia di liberare una stanza idonea da dedicare al paziente oncologico febbrile con grave neutropenia. Bed Manager (o in sua assenza il medico di guardia DSP) Ha l autorità di adottare provvedimenti straordinari per lo spostamento di pazienti ricoverati in Oncologia in altre UUOO aziendali al fine di consentire in tempi rapidi il ricovero in stanza idonea nell UOC Oncologia del paziente oncologico febbrile con grave neutropenia iatrogena. 5. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA E DIAGRAMMA DI FLUSSO 5.1 Gestione del paziente febbrile con grave neutropenia iatrogena in PS Il paziente oncologico febbrile giunto in PS, non appena accertata la sua neutropenia secondaria a trattamento chemioterapico, deve essere collocato in una stanza idonea alla sua condizione immunologica: per il Pronto Soccorso ciò significa allocare il paziente nella stanza di isolamento, se non occupata, oppure nella stanza per l OBI utilizzando le tende divisorie per creare una barriera con il letto vicino, oppure in altro locale del PS ove sia possibile allocare il paziente da solo o al massimo - con altro paziente sicuramente non infettivo. Il medico di PS che ha in carico il paziente oltre ad avvalersi della consulenza e della collaborazione dell oncologo, allerterà tempestivamente, utilizzando l apposito modulo (allegato 1) e tramite cercapersone, il medico di guardia UOC Oncologia, il medico di guardia UOC Medicina Interna di turno nella decade, il Bed Manager (o il medico di guardia DSP in sua assenza) circa la presenza in PS di un paziente oncologico febbrile con grave neutropenia da ricoverare in stanza singola con bagno nel più breve tempo possibile. Tutti i soggetti che sono a conoscenza del paziente critico in PS sono parimenti tenuti ciascuno nel proprio ambito ad attivare la collocazione nella stanza singola dell Oncologia nel più breve tempo possibile. Durante la permanenza in PS il personale sanitario che si avvicina al paziente neutropenico deve igienizzarsi le mani con gel alcolico e indossare i dispositivi di barriera (guanti, copricamice e mascherina). Pr.Osp. 43/2013 da arch. cap Rev. n 0 del 06/12/2013

5 Pag. 5 di Allocazione del paziente neutropenico da ricoverare Considerata la peculiarità del paziente (oncologico febbrile e con grave neutropenia da trattamento chemioterapico) l allocazione ottimale è una stanza singola a pressione positiva con bagno dedicato. Va pertanto collocato, considerata anche la competenza clinica dell oncologo, presso l UOC di Oncologia dove è infatti presente una stanza singola a pressione positiva dotata di bagno dedicato e zona filtro, dove può essere idoneamente allocato un paziente con tali caratteristiche cliniche. Nel caso tale stanza fosse già occupata da un paziente oncologico in situazione di analoga immunodepressione sarà competenza dell oncologo di guardia stabilire chi dei due pazienti immunodepressi presenta le maggiori criticità e pertanto debba essere isolato nella stanza singola. Per rendere sempre possibile al paziente oncologico febbrile con grave neutropenia iatrogena l allocazione principale presso l UOC di Oncologica vengono attivate a cascata le seguenti altre tre soluzioni in collaborazione con i medici di guardia delle altre UO di Medicina Interna e in caso di difficoltà con intervento del Bed Manager aziendale, o del medico di guardia DSP in sua assenza: Soluzione di riserva: reperimento di uno o due posti letto nelle tre UOC di Medicina Interna dove allocare come appoggio dell UOC Oncologia - uno o due pazienti oncologici spostabili necessari a liberare una stanza (o la stanza singola o la stanza a due letti) da utilizzare per il ricovero del pz oncologico febbrile e con grave neutropenia iatrogena Soluzione straordinaria: reperimento di uno o due posti letto nelle altre UU.OO.CC. afferenti al Dipartimento di Medicina dove allocare uno o due pazienti oncologici spostabili necessari a liberare una stanza (o la stanza singola o la stanza a due letti) da utilizzare per il ricovero del pz oncologico febbrile e con grave neutropenia iatrogena Soluzione di emergenza: reperimento di uno o due posti letto nelle altre UU.OO.CC. extra Dipartimento di Medicina ubicate nel Presidio San Filippo Neri dove allocare uno o due pazienti oncologici spostabili necessari a liberare una stanza (o la stanza singola o la stanza a due letti) da utilizzare per il ricovero del pz oncologico febbrile e con grave neutropenia iatrogena Stanza singola disponibile in Oncologia: paziente ricoverato in Oncologia (gold standard) Al termine dell iter in PS il paziente oncologico febbrile con neutropenia grave viene ricoverato in Oncologia dove il medico di guardia, allertato per tempo dal medico MUPS, ha predisposto quanto necessario per il ricovero del paziente in stanza singola rendendo disponibile: 1. La stanza singola dell UOC di Oncologia 2. In alternativa, una stanza da 2 pl è resa libera e disponibile come stanza singola (in tal caso va comunicata alla DSP l avvenuta chiusura di un posto letto, chiusura autorizzata per permettere il ricovero del paziente neutropenico in una stanza idonea) L accesso alla stanza di degenza ove è allocato il paziente in questione da parte del personale sanitario deve avvenire previa igienizzazione delle mani con gel alcolico e dopo aver indossato i dispositivi di barriera al fine di ridurre il rischio di contaminazione batterica del locale di degenza ed eventuali infezioni crociate Stanza singola non disponibile in Oncologia: attivazione soluzione di riserva Ove l UOC di Oncologia non sia in grado di rendere disponibile entro le prime 12 ore dalla richiesta di posto letto idoneo formulata dal medico MUPS (o la stanza singola o una stanza a due letti resa singola), il medico di guardia dell Oncologia ne dà comunicazione tramite cercapersone Pr.Osp. 43/2013 da arch. cap Rev. n 0 del 06/12/2013

6 Pag. 6 di 10 sia al medico MUPS che al medico/ai Medici di guardia delle tre UU.OO.CC. di Medicina Interna (peraltro preallertati dal medico MUPS), al fine di verificare la disponibilità di posto letto per il temporaneo riallocamento di uno o due pazienti ricoverati presso l UOC di Oncologia spostabili, al fine di rendere possibile la liberazione di una stanza idonea per il ricovero del paziente oncologico febbrile con grave neutropenia iatrogena presente in PS. Considerata l importanza e l urgenza di isolare correttamente presso l UOC di Oncologia il paziente oncologico febbrile con grave neutropenia presente in PS, l utilizzo di posti letto di Medicina per i pazienti dell UOC Oncologia è prioritario rispetto ad ogni altro trasferimento interno o riassorbimento di appoggi. Il paziente (o i pazienti) spostato temporaneamente dall UOC Oncologia in Medicina Interna è a tutti gli effetti un APPOGGIO DELL UOC DI ONCOLOGIA e pertanto resta sotto la responsabilità clinica dell UOC di Oncologia, con i medici oncologi tenuti ad assisterli e il personale infermieristico dell UO di Medicina ospitante tenuto a prestare la necessaria assistenza. Il temporaneo ricovero in appoggio di un paziente dell UOC di Oncologia presso una delle tre UOC di Medicina Interna fa automaticamente scattare: il temporaneo blocco delle accettazioni per ricovero ordinario elettivo per l UOC Oncologia fino a riassorbimento del paziente/dei pazienti in questione la comunicazione telefonica al Bed Manager (o in sua assenza al medico di guardia DSP) dell avvenuto ricovero in appoggio presso una o più UO di Medicina Interna di paziente/i dell UOC Oncologia spostabili in modo da liberare una stanza idonea in UOC Oncologia (o la stanza singola o la stanza a due letti) da utilizzare per il ricovero del pz oncologico febbrile e con grave neutropenia iatrogena Stanza singola non disponibile in Oncologia, impossibilità di spostamento di pazienti in Medicina Interna: paziente resta isolato in PS e attivazione soluzione straordinaria o di emergenza Nei rari casi in cui l UOC di Oncologia e le tre UO di Medicina Interna non siano riuscite ad attuare quanto previsto nei paragrafi precedenti e dopo 24 ore il paziente non sia ancora stato ricoverato in UOC di Oncologia il paziente resta isolato in PS seguito puntualmente e in stretta collaborazione dal medico di PS e dal medico oncologo. A questo punto, al fine di non protrarre ulteriormente la situazione di criticità presso il Pronto Soccorso, il BM aziendale (o in sua assenza il medico di guardia della DSP) adotterà le soluzioni straordinarie e di emergenza del caso: Soluzione straordinaria: il Bed Manager aziendale attiva il reperimento di uno o due posti letto nelle altre UU.OO.CC. afferenti al Dipartimento di Medicina dove allocare come APPOGGIO DELL UOC DI ONCOLOGIA uno o due pazienti oncologici spostabili necessari a liberare una stanza dell UOC di Oncologia da utilizzare per il ricovero del pz oncologico febbrile e con grave neutropenia iatrogena Soluzione di emergenza (in caso di impossibilità ad adottare la soluzione straordinaria): Il Bed Manager (o in sua assenza il medico di guardia DSP) attiva il reperimento di uno o due posti letto nelle altre UU.OO.CC. extra Dipartimento di Medicina ubicate nel Presidio San Filippo Neri dove allocare come APPOGGIO DELL UOC DI ONCOLOGIA uno o due pazienti oncologici spostabili necessari a liberare una stanza (o la stanza singola o la stanza a due letti) da utilizzare per il ricovero del pz oncologico febbrile e con grave neutropenia iatrogena Pr.Osp. 43/2013 da arch. cap Rev. n 0 del 06/12/2013

7 Pag. 7 di 10 In entrambe le fattispecie di ricovero adottate è immediatamente attivo il blocco delle accettazioni per ricovero ordinario elettivo a carico dell UOC di Oncologia fino a riassorbimento dell appoggio (o appoggi) in altre UO aziendali. Pr.Osp. 43/2013 da arch. cap Rev. n 0 del 06/12/2013

8 Pag. 8 di Diagramma di flusso Pz in PS Isolamento in PS Si Il pz è febbrile e affetto da neutropenia iatrogena? No Percorso normale Il pz necessita di ricovero? No Si Segue Iter di PS Medico PS Compila il modulo in allegato 1 Oncologia Verifica disponibilità PL in stanza singola o doppia resa singola PL disponibile? No Si Ricovero in Stanza Singola Oncologia No PL disponibili nelle UUOO di Medicina Interna? Si Continua Isolamento in PS Bed Manager attiva soluzioni straordinarie e di emergenza PL utilizzati per lo spostamento pazienti UOC Oncologia (appoggi) Soluzione straordinaria: riallocazione pz UOC Oncologia in altra UO del Dipartimento di Medicina Esito positivo? Si No Soluzione di emergenza: riallocazione pz UOC Oncologia in altra UO del Presidio SFN extra Dipartimento di Medicina Pr.Osp. 43/2013 da arch. cap Rev. n 0 del 06/12/2013

9 Pag. 9 di ALLEGATI Allegato 1: modulo di segnalazione presenza paziente oncologico febbrile con grave neutropenia iatrogena 7. MATERIALI/DISPOSITIVI/ATTREZZATURE Modulo codificato per la procedura e stampabile dal sito intranet Fax di reparto e del CRP per l invio/ricezione delle comunicazioni previste in procedura 8. MODALITA E FASI DI APPLICAZIONE La presente procedura ospedaliera è immediatamente applicabile dal momento della sua ratifica e diffusione. 9. VERIFICA DI APPLICAZIONE: INDICATORI E TEMPISTICHE DI VALUTAZIONE E REGISTRAZIONE La verifica della corretta applicazione della presente procedura all interno della propria UOC spetta ai Direttori delle UUOO interessate (MUPS, UOC Oncologia, UU.OO.CC di Medicina Interna). La verifica delle eventuali criticità occorse tra le UU.OO. interessate spetta al Bed Manager aziendale. Il computo del numero di pazienti ricoverati rientranti nella fattispecie prevista dalla presente procedura rientra tra le valutazioni gestionali poste in capo al Direttore dell UOC di Oncologia che annualmente invierà un sintetico report alla Direzione Sanitaria di Presidio inerente l analisi degli indicatori di valutazione di seguito indicati: n. ricoveri di pazienti oncologici febbrili con neutropenia iatrogena n. posti letto chiusi (e giornate di chiusura) al fine di garantire la stanza singola in UOC di Oncologia n. di casi in cui si è reso necessario effettuare appoggi di pazienti oncologici in altre UO al fine di allocare in stanza singola il paziente neutropenico Sulla base di tale report il Bed Manager aziendale effettuerà una valutazione dei casi di appoggio di cui sopra, distinto per UO, con relative giornate di mancato utilizzo del posto letto che invierà al Controllo di Gestione per quanto di competenza, verificando altresì l opportunità di modificare questa procedura e le dotazioni di posti letto aziendali. 10. RINTRACCIABILITA E CUSTODIA La custodia della presente procedura è competenza del referente qualità di ogni UO, che deve mantenerla a disposizione di tutto il personale dell UO, comprensiva della relativa modulistica, nella versione più aggiornata diffusa. I Direttori delle UUOO interessate sono invece tenuti a garantire la massima diffusione della presente procedura all interno della propria UO. La procedura è reperibile, visionabile e scaricabile/stampabile nel sito intranet aziendale: albero delle procedure organizzative codice con il relativo modulo allegato. 11. CRITERI E TEMPISTICA DELLE REVISIONI La presente procedura verrà revisionata ogni volta che se ne ravvisi la necessità per mutate situazioni organizzative o a seguito di segnalazioni/suggerimenti pervenuti, criticità emerse, valutazioni annuali effettuate dal Bed Manager in collaborazione con i Direttori di Oncologia, Medicine Interne e MUPS. Pr.Osp. 43/2013 da arch. cap Rev. n 0 del 06/12/2013

10 Allegato 1 MODULO PER LA COMUNICAZIONE DELLA PRESENZA IN PS DI PAZIENTE ONCOLOGICO FEBBRILE CON GRAVE NEUTROPENIA IATROGENA RTI_0247 AL MEDICO DI GUARDIA UOC ONCOLOGIA AI MEDICI DI GUARDIA UU.OO.CC MEDICINA INTERNA AL BED MANAGER AZIENDALE FAX 3177 (o 2584 in orario di chiusura del CRP) Si segnala la presenza in PS del sig affetto da grave neutropenia conseguente a trattamento chemioterapico e con febbre. Le condizioni cliniche del paziente rendono necessario il tempestivo ricovero in stanza singola Si invia per ricerca posto letto idoneo. Roma, / / Timbro e Firma del Medico MUPS Pr.Osp. 43/2013 da arc. cap Allegato 1 del 06/12/2013