ISTRUZIONE AzIENDALE AGGIORNAMENTO ANAGRAFICA CENTRI DI COSTO E UNITÀ DI PRELIEVO I.A. 46

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1 Az. Osp. - Univ. ISTRUZIONE AzIENDALE Pag. 1 di FASI NOME FUNZIONE DATA FIRMA REDATTA Dott. C. Francini Dott. M. Principi Responsabile PO Gestione Beni Mobili e Immobili Coli. amm. vo U. O. Patrimonio e LL.PP. 03 /to/2.0lf, 03/to/2.016 VERIFICATA Dott. M. Girateli Direttore U.0. Direzione Medica di Presidio Ò 4 /w /.42A.G APPROVATA Dott. C. Milli Direttore Amministrativo ~ I td/ :M{, <----'~~:;.---- EMESSA Dott. S. Giuliani Direttore ff U.O. Accreditamento e Qualità ;, f:!"ja 0yA1 b / C

2 Pag. 2 di 6 La presente istruzione è stata elaborata a cura di: Dott. Claudio Francini, responsabile PO Gestione Beni Mobili e Immobili Dott. Michele Principi, collaboratore amministrativo U.O. Patrimonio e LL.PP. Revisionata a cura di: Dott.ssa Annalisa Vagelli, direttore U.O. Patrimonio e LL.PP. La U.O. Accreditamento e Qualità, in ottemperanza alla P.A. 01: Gestione documentazione qualità, ha provveduto ad effettuare: la verifica di conformità (requisiti attesi, codifica, congruità con la documentazione aziendale esistente); la convalida e l emissione (responsabilità, approvazione, definizione lista di distribuzione); la distribuzione e la conservazione.

3 Pag. 3 di 6 I N D I C E 1. PREMESSA SCOPO ED OBIETTIVI CAMPO DI APPLICAZIONE RESPONSABILITÀ DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI UTILIZZATE MODALITÀ OPERATIVE Modifica /creazione /chiusura di un CDC/UDP DIAGRAMMA DI FLUSSO MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO E SUA PERIODICITÀ... 6 ALLEGATI MODULI DI REGISTRAZIONE: T. T.01/I.A.46 Richiesta di creazione/ variazione/chiusura CDC/UDP T.02/I.A.46 Richiesta di variazione di assegnazione Beni Aziendali

4 Pag. 4 di 6 1. PREMESSA La creazione e la chiusura di centri di costo (CDC) e unità di prelievo (UDP) ha una ricaduta importante anche sugli aspetti gestionali del patrimonio dei beni mobili, sia dal punto di vista della tenuta del database che per la corrispondenza tra i beni mobili presenti in reparto e la contabilizzazione sulle UDP/CDC. In passato, alla creazione o chiusura di Unità Operative o Strutture Organizzative Dipartimentali non è corrisposta una efficace comunicazione, riguardo il passaggio/spostamento di beni ad altri reparti. Ciò ha generato una serie di problemi,, come la difficile identificazione di un consegnatario, la difficoltà nell attribuzione delle spese di gestione, la difficoltà nella gestione degli elettromedicali. 2. SCOPO ED OBIETTIVI La presente istruzione ha lo scopo di definire e descrivere un percorso per ottenere l aggiornamento costante del patrimonio aziendale dei beni mobili in relazione ai centri di costo (CDC) unità di prelievo (UDP). 3. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione è da ritenersi applicabile da tutte le UO/SD aziendali ogni qualvolta si renda necessario creare o modificare un CDC o un UDP, e dalle UO Patrimonio LL.PP., Controllo di Gestione, Gestioni Economiche e Finanziarie (PO Contabilità Analitica) ciascuno per le parti di competenza. 4. RESPONSABILITÀ Responsabilità: R.A.D. Il R.A.D. ha il compito di: raccogliere le richieste, verificare la completa e corretta compilazione ed inoltrarla alla Contabilità Analitica, informare la UO/SD richiedente dell esito della richiesta. Responsabilità: PO Contabilità Analitica La Contabilità Analitica ha il compito di: verificare che la richiesta sia completa, valutare l accettabilità della stessa, tenere aggiornato il database CDC/UDP, inoltrare le comunicazioni necessarie alla corretta tenuta delle assegnazioni dei beni inventariati alla UO Patrimonio al CDG e al RAD di riferimento. Responsabilità: U.O. Patrimonio e LL.PP. Il Patrimonio ha il compito di aggiornare l assegnazione dei cespiti ai CDC/UDP in base alle comunicazioni ricevute dalla Contabilità Analitica.

5 Pag. 5 di 6 5. DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI UTILIZZATE CDC Centri di costo Cespite Bene riportato nel database patrimoniale Udp Unità di prelievo Patrimonio U.O. Patrimonio e Lavori Pubblici P.O. Gestione Beni Mobili e Immobili F.M. U.O. Facility Management C.A. U.O. Gestioni Economiche e Finanziarie P.O. Contabilità analitica C.D.G. U.O. Controllo di Gestione R.A.D. Referente amministrativo dipartimentale UDP Unità di prelievo 6. MODALITÀ OPERATIVE 6.1 Modifica /creazione /chiusura di un CDC/UDP Qualora sorga la necessità di modificare il centro di costo o una unità di prelievo, il R.A.D. raccoglie tali esigenze e compila correttamente, con il supporto della coordinatore infermieristico, il modulo di registrazione T.01/I.A.46. Qualora a tale necessità corrisponda anche un trasferimento fisico di beni inventariati, il R.A.D. procede preventivamente all attivazione della I.A.33.. Il modulo T.02/I.A.46 deve essere utilizzato solo nel caso in cui la modifica/chiusura/creazione del CDC/UDP renda necessario riassegnare beni inventariati: in caso di creazione, scrivere nella colonna CDC/UDP NUOVO, descrivere i beni già inventariati che devono esservi assegnati e la loro provenienza, in caso di chiusura/modifica, scrivere a quale CDC/UDP dovranno essere riassegnati i beni inventariati. Il R.A.D., predisposta la richiesta per la modifica/ chiusura/creazione di CDC/UDP, previo parere favorevole del Direttore di Dipartimento, inoltra la stessa alla C.A.. Qualora la richiesta inoltrata dal R.A.D. sia sprovvista dei MODULI necessari la C.A. non procederà alla valutazione fino al momento dell integrazione. Successivamente la C.A. procederà ad effettuare la valutazione comunicando l esito al R.A.D.. In caso di esito positivo la C.A. provvederà all invio della comunicazione di modifica del CDC/UDP, accompagnata dai moduli ricevuti, al Patrimonio che provvederà a modificare l assegnazione dei cespiti cosi come indicato.

6 Pag. 6 di 6 7. DIAGRAMMA DI FLUSSO LEGENDA ATTIVITA DECISIONE INIZIO/FINE DOCUMENTO DATO DATABASE PROCESSO 8. MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO E SUA PERIODICITÀ L aggiornamento della presente istruzione è consequenziale al mutamento delle norme nazionali, regionali o etico - professionali o in occasione di mutamenti di indirizzo proposti da norme, regolamenti ed indicazioni tecniche degli organismi scientifici nazionali ed internazionali o in occasione di mutamenti delle strategie, delle politiche complessive e delle esigenze organizzative aziendali. Si precisa che, ad ogni modo, la revisione va effettuata almeno ogni 3 anni.