Efficienza gestionale appropriatezza in sanità

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1 & Efficienza gestionale appropriatezza in sanità La riorganizzazione del sistema di trasporti nel territorio provinciale Dott. Lorenzo Mistri Ferrara, settembre

2 Provincia FERRARA (Az.USL Az. Ospedaliera) 26 Comuni Km 2 7 Ospedali 20 Poliambulatori e Strutture Sanitarie 34 Centri Prelievo > 5 Laboratori Analisi 5 Magazzini farmaceutici > 42 punti consegna Il Sistema di Trasporti Trasporti di cose Trasporti di pazienti 2

3 Trasferimento di I trasporti di cose reperti sanitari e biologici referti, indagini diagnostiche e strumentali presidi e materiali sanitari corrispondenza tra le varie strutture az.li presenti sul territorio provinciale Correlazione con modalità gestionali organizzative di funzione delle diverse strutture aziendali 3

4 Come nasce l esigenza di riorganizzazione Trasferimento attività analitica di laboratorio analisi da H.Copparo a H. Delta Costituzione del Laboratorio Unico Provinciale Accorpamento dei magazzini farmaceutici di Copparo e Argenta presso l Ospedale del Delta 4

5 Caratteristiche e Criticità Risorse umane e materiali interne all Azienda Personale addetto assegnato in maniera frazionata (per Macrostruttura, per U.O. ) Storicamente organizzato in un ottica di tipo territoriale/distrettuale Rispondente a bisogni locali e di struttura Mancanza di programmazione centralizzata e coordinamento unitario provinciale Scarsa flessibilità vs cambiamenti organizzativi 5

6 Obiettivi di minima Collegare le strutture ospedaliere di Copparo e Argenta con Lagosanto più ampi Migliorare l utilizzo del personale addetto Razionalizzare i percorsi evitando sovrapposizioni Razionalizzare i trasporti in termini di frequenze, tipologie e volumi dei materiali Economie di scala per attivazione/modifica di servizi aziendali (Laboratorio Analisi, Farmacia) con ottimizzazione delle risorse presenti 6

7 Azioni Coordinamento unico personale dedicato per superare frazionamento Coord.to prov.le piani di lavoro per evitare duplicazioni e sovrapposizioni di compiti e percorsi Costituzione struttura di supporto per gestione problematiche connesse a trasporti materiali sanitari Analisi e quantificazione dei costi del servizio 7

8 "TRASPORTI COSE" P.U.O COSTI ANNO 2008 AUTOMEZZI PERSONALE Ospedale Delta Modello/targa Noleggio Quote ammortamento (proprietà) Manutenzione Assicurazione RCA Tassa proprietà Carburante Fiat Ducato FE Stilo CR126MZ Panda DD376HF Ford Transit DD Doblò Cargo DK Panda Van DL Panda Van DL Fiat Punto 1.9 TD Fiat Marea CC Croma AA707YG Fiat BP160YD FIAT IVECO (furg Panda CR159MS Punto DF210VL Panda Van DL Fiat Marea CC Fiat Punto DF138V Fiat G. Punto DK Fiat Panda Van DL Fiat Punto BM Ford Transit FE Ford Transit DF Straordinario ORE TOT Parziali TOT Fattori Produttivi TOT Complessivo /Ora servizio 20,91 Pronta Disp.tà ORE Copparo Argenta Cento e Bondeno /ORA (1) 18,84 Progetto Emergenza ORE 264 /Cad 28 Reperibilità/N (2) 416 /Cad Coord.re N 1 /Cad Autista N /Cad

9 Risorse impiegate Risorse umane: nessuna unità aggiuntiva assegnazione di 1 posto di O. T. Specializzato Esperto Autista Cat.C finalizzato al Coordinamento Aziendale del sistema dei trasporti di cose Risorse strumentali: sostituzione mezzo trasporto medicinali inidoneo =

10 Risultati Maggiore qualità Informatizzazione richieste materiali sanitari Case di Riposo Rielaborazione convenzioni Case di Riposo con competenze e modalità trasporti materiali Implementazione sistema su rete provinciale Razionalizzazione piani di lavoro, frequenze, tipologie, volumi materiali 10

11 Rete provinciale di collegamenti H H H H Lagosanto H H 11

12 Piani di attività e logistica gruppo autisti Tipologie di trasporto Prelievi per prove crociate Prelievi e materiali Istologici Prelievi e materiali biologici Ferri e materiali sterili Farmaci e materiali sanitari Farmaci e materiali emergenz e Referti lastre Posta Percorsi HH. Delta Argenta Copparo HH. Delta Copparo Argenta Poliamb.ri Centri Prelievo (n 22area 2) HH. Delta Copparo Magazzino Farmacia H. Delta Magazzino Farmacia H. Delta HH. Delta Copparo Argenta Ospedali Distretti SEDE USL NUCLEO H. DELTA NUCLEO H. COPPARO GRUPPO AUTISTI NUCLEO H. ARGENTA NUCLEO DISTRETTO CENTRO NORD H. S.Anna -Centro Trasfus.le- H. S.Anna -Anatomia Patologica- H. Delta, H. S.Anna -Laboratori Analisi- Poliamb.ri HH. Copparo Comacchio Argenta Poliamb.ri Case riposo HH. Copparo Comacchio Argenta Poliamb.ri Case riposo Poliamb.ri Centri Prelievo Ospedali Distretti SEDE USL 12

13 Riorganizzazione complessiva piani di attività Tipologia Sangue prove crociate Sangue e materiali biologici HH. Delta, Argenta, Bondeno Copparo,Cento, Comacchio Centri Prelievo n 34 con trasporto- Collegamenti Ospedale S.Anna (CentroTrasfusionale) Laboratori Analisi H. Delta, H.Argenta, H.Cento, H.S.Anna Frequenze 7/7 6/7 Prelievi materiale Istologico HH. Delta, Cento, Copparo, Argenta, Poliambulatori USL Anatomia Patologica H. S.Anna 6/7 Farmaci e materiali sanitari Magazzini Farmaceutici (n.3 - Lagosanto, Cento, Argenta) Ospedali, Poliambulatori, Case Riposo, Carcere (n 42 punti consegna) 6/7 Referti, lastre HH. Delta, Cento, Copparo Poliambulatori, Centri Prelievi 6/7 Corrispondenza Ospedali/Distretti/SEDE FE Ospedali/Distretti/SEDE FE 6/7 Ferri e materiali da sterilizzare HH. Delta, Cento, Copparo Poliambulatori 2-3/7 Farmaci e materiali per emergenze Ospedali/Poliambulatori Magazzini Farmaceutici / UU.OO. Ospedali 13

14 Risultati Minori costi Sviluppo flessibilità del sistema e miglior utilizzo delle risorse Valutazioni di fattibilità nuovi servizi per modifiche organizzative Utilizzo del sistema senza esternalizzazioni 14

15 Maggiori servizi / Minori costi Nuovi servizi di trasporto (isorisorse) Trasporto farmaci e presidi da H. Delta vs. H. Argenta, H. Copparo, Case Riposo Trasporto giornaliero prelievi ematici da H. Copparo vs. H. Delta Doppio trasporto giornaliero prelievi ematici da Centri Spoke vs Hub Laboratorio Unico TOTALE Costo/anno esternalizzazione

16 Benchmarking costi Servizi esternalizzati / ora Trasporti per attività riabilitative 25,00 Servizio USL / ora Trasporti materiali biologici e sanitari Trasporti sanitari ordinari 24,50 28,36 20,91

17 I trasporti di pazienti - Trasporti Sanitari Ordinari- Trasferimento di pazienti/utenti per consulenze, visite specialistiche, indagini diagnostiche c/o HH., Case di Cura in Provincia, in Regione e fuori Regione coordinati da Centrale Operativa Az. Ospedaliera effettuati con personale ed ambulanze di Associazioni Volontariato (convenzionate USL) Coop.va Sociale tipo A (contratto Az. Osp.ra) 17

18 Come nasce l esigenza di riorganizzazione I costi Costante incremento dei costi delle Convenzioni (2005/6 da a ) Diverse condizioni economiche USL/Az. Osp.ra (2007: 26,90/ora USL vs 41,40/ora Az. Osp.) Costante incremento dei rimborsi all Az. Osp.ra per trasporti non di competenza (2006/7 da a ) 18

19 Caratteristiche e Criticità La rete Servizio storicamente organizzato in ottica territoriale per Struttura Ospedaliera Mancanza di programmazione centralizzata e coordinamento unitario L organizzazione Trasporti NON assegnati per competenza ai mezzi USL o Az. Osp.ra. Costi fattori produttivi sostenuti dall Azienda su cui NON sempre ricade la competenza del trasporto Le convenzioni Trasporti in emergenza effettuati anche con ambulanze in convenzione per trasporti ordinari Formazione professionale e dotazioni strumentali più articolate, complesse e costose L uso delle risorse Mancanza di data base su movimentazione Carenza di analisi impianto organizzativo ed appropriatezza utilizzo dei mezzi 19

20 Obiettivi di minima Analisi dell attività svolta dalle ambulanze per trasporti ordinari in termini di quantità frequenze aree cliniche tempi impiegati strutture richiedenti e di destinazione costi sostenuti più ampi Individuazione delle aree critiche Adozione di strategie finalizzate ad un migliore utilizzo dei mezzi di trasporto sanitari 20

21 Azioni - Aree d intervento AREA AREA 1 Appropriatezza di di Utilizzo AREA AREA 2 Appropriato uso delle Risorse AREA AREA 3 Appropriata Gestione Economica 21

22 Risultati -Appropriatezza di Utilizzo- 1) Adottate regole condivise con Az. Osp.ra su tipologie trasporti e competenze 2) Avviata una elaborazione di specifico utilizzo del sistema da parte dei Dip.ti Ospedalieri e delle Cure Primarie 3) Avviata una fase di valutazione su indifferibilità dei trasporti piuttosto che presenza specialisti o consulenze a distanza 4) Adottata specifica I.O. per trasporto di pazienti in trattamento dialitico 5) Attivate azioni di indirizzo dei pazienti in trattamento dialitico verso Centri Dialisi di afferenza territoriale 6) Avviate consultazioni con Ass.ni e Comune per attivare 22 sistemi alternativi di trasporto dei pazienti in seggetta

23 Risultati Appropriato uso delle Risorse- 1) Costruito data base informatico dei trasporti sanitari ordinari con Centrale Operativa 2) Analisi dei dati con: Individuazione e miglioramento delle aree critiche determinazione e miglioramento indice di utilizzo rilevazione sovradimensionamento e riduzione fasce orarie convenzioni 23

24 RSA, Case Cura, Riposo N Trasporti richiesti di cui per dialisi Analisi 2006/ % 2007 VS 2006 Ore per trasporti di cui per dialisi N Trasporti richiesti di cui per dialisi Ore per trasporti di cui per dialisi N Trasporti richiesti Ore per trasporti ,4 14,9 Distr.Centro Nord ,5 31,3 Dist.Sud Est ,5 24,5 Dist. Ovest ,0-92,0 Dip. Salute Mentale ,9-295,2 Dip. Medicina P.U.O ,5 13,1 Dip. Chirurgia P.U.O ,1-11,2 Dip. Emergenza P.U.O ,8 24,6 Dip. Mat. Infantile P.U.O ,1-315,4 Diversi ,0 100,0 TOTALE ,8 19,2 24

25 Analisi 2008/ proiezione 2009 (gen/giu) 2009 VS 2008 N Trasporti richiesti di cui per dialisi Ore per trasporti di cui per dialisi N Trasporti richiesti di cui per dialisi Ore per trasporti di cui per dialisi n Trasporti Totali n trasporti dialisi % Trasporti Totali RSA, Case Cura, Riposo ,3 Distr.Centro Nord ,1 Dist.Sud Est ,3 Dist. Ovest ,6 Dip. Salute Mentale ,5 Dip. Medicina P.U.O ,5 Dip. Chirurgia P.U.O ,9 Dip. Emergenza P.U.O. Dip. Mat. Infantile P.U.O , ,2 Diversi ,0 TOTALE ,9 32% 34% 25

26 Indice di utilizzo % utilizzo ambulanze trasporti ordinari 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Ore trasp. ordinari Ore trasp. 118 Ore attesa Ore stand bay % 58,86 5,11 10,39 25,64 26

27 Indice e correttivi 58,86 % trasp. ordinari 5,11 % trasp. 118 TOTALE 64,00 % indice di utilizzo accertato CORRETTIVI Rimodulare fasce orarie convenzioni trasporti ordinari secondo fabbisogno Limitare ai soli casi di effettiva emergenza l uso di tali ambulanze per effettuare trasporti

28 Ore convenzione/ore utilizzo 94,0 81,5 78,7 64,2 56,4 62, Indice utilizzo USL (%) Indice utilizzo USL ASA (%)

29 valori % su TEMPISTICA - Trasporti/Ambulanze per Fascia Oraria fasce orarie % n trasporti % n ambulanze 29

30 21,6 26,93 Fasce orarie di Utilizzo Pubblica Assistenza (post.ne H....) , alcuni esempi n traspor costo /h cons. TOT ore utilizzo ore conv.ne % utilizzo fasce orarie Fascia oraria di utilizzo 7/16 Riduzione orario =-3 ore/giorno; -936 ore/anno =

31 Ore e trasporti Ore convenzione Ore utilizzo USL Trasporti USL n Anno 2009: ore in convenzione < Ore di utilizzo costante aumento migliora indice N trasporti 10/12.000

32 Risultati Appropriata Gestione Economica- 1) Concordato con Az. Osp.ra rimborso costi di competenza calcolati sulla tariffa USL 2) Avviata fase di rielaborazione contratti con Case di Cura e Riposo con tipologie e competenze trasporti sanitari 3) Emesse note di addebito costi a Strutture Sanitarie terze Anno 2007 spesa di cui (8%) C.C. e Riposo Anno 2008 spesa di cui (7%) C.C. e Riposo 4) Ridotta la spesa delle convenzioni per trasporti sanitari 32

33 Anno SPESA TRASPORTI ORDINARI Recupero costi da strutture terze Convenzioni USL uro Totale uro / / / / /

34 Spesa Trasporti Sanitari uro Anni

35 Possibili sviluppi Adozione di sistemi alternativi al trasporto di pazienti in ambulanza Maggiore flessibilità nella modulazione delle fasce orarie delle convenzioni di trasporto Centrale Operativa di smistamento logistico e coord.to provinciale dei trasporti di pazienti e di cose Postazione informatica di controllo spostamenti dei mezzi con GPS 35