prestazioni di excel

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1 6 Regole per ridurre gli errori e aumentare le prestazioni di excel Una delle richieste che presto o tardi viene posta dai clienti è sintetizzabile con frasi come: excel è uno strumento molto potente, ma noi non sappiamo usarlo. Oppure: abbiamo bisogno di un corso avanzato in excel. Raramente tale esigenza risponde a verità. Spesso l esigenza è quella di imputare i dati sul foglio di calcolo in maniera corretta. Le formule sono semplici da calcolare se tale lavoro preliminare è stato ben impostato. In altri termini, prima di discutere di Excel dobbiamo chiarirci le idee sulla corretta architettura del data entry. Cos è il data entry Intendiamo con il termine data entry la fase di inserimento dati su fogli elettronici e database (DB) riepiloghiamo qui di seguito le attività da fare e quelle da non fare.

2 1. Creare una chiave primaria ID. Quando si crea un nuovo DB è bene impostare delle regole basilari di costruzione che risulteranno successivamente fondamentali per una corretta attività di data entry. Ad esempio, se ci accingiamo a creare un DB_Contatti, ovvero l elenco dove archiviare le informazioni di contatto di una rubrica quali, Nome; Cognome; Residenza; Città; Cap; etc, è opportuno assegnare ad ogni riga (o referenza, o record, etc,) un codice di identificazione univoco che possa distinguere la referenza da tutte le altre. Dunque nella prima colonna creare un campo ID_alfanumerico univoco, ad esempio ID_01 per il primo record, ID_02 per il secondo e così via in ordine crescente. esempio: ID Nome Cognome Data di Nascita ID_01 Giacomo Abate 29/07/1970 ID_02 Mario Rossi 01/05/1973 ID_03 Giacomo Abate 26/08/1977 Nell esempio sopra riportato si può notare l esistenza di due contatti che hanno lo stesso Nome e Cognome: Giacomo Abate. I due tuttavia differiscono per la data di nascita pertanto nel nostro DB devono essere considerati come 2 record differenti a cui infatti sono stati assegnati il codice ID_01 e ID_03. Il codice ID inoltre è ancora più importante per i DB rappresentanti un elenco di eventi ripetibili, delle routine ; come ad esempio il registro delle presenze in un determinato luogo di una referenza. In quei casi, al ripetersi del medesimo evento, nel Campo ID vi sarà il medesimo valore. Fissato questo principio base, è utile infine capire se la piattaforma che si sta utilizzando per la creazione del DB è in grado di Generare ID nuovi o routinari a seconda se stiamo creando una nuova referenza o registrando un evento precedentemente già presente in elenco. 2. La Corretta Formattazione del testo. La gestione della formattazione del testo non è un puro esercizio di stile. In molti casi esportare i dati di un DB popolato su un foglio di calcolo xls verso un altra piattaforma digitale può essere faticoso e frustrante. Avete creato il foglio xls e poi non riuscite ad importarlo sul vostro ERP? Il vostro gestionale magari non riconosce la formattazione Maiuscola/minuscola, oppure non riesce a distinguere tra la virgola che avete usato come delimitatore tra i campi e la virgola che separa gli interi dai decimali. Pertanto è bene osservare alcune regole basilari quali: immettere i valori in minuscolo se non si tratta di nomi di persone o città: è corretto Mario, è errato mario; è corretto pizza, è scorretto Pizza. Quando e se bisognerà automatizzare l invio di mail o la stampa di centinaia di lettere da inviare ai clienti, sarà molto piacevole scoprire che il foglio di calcolo è già in grado di prelevare dati che possono essere immediatamente utilizzati. Pur riducendo il rischio attraverso l utilizzo della chiave primaria ID (automatica o meno) nella prima colonna del DB è sempre bene fare attenzione a scrivere correttamente i valori nei rispettivi campi. Spesso accade di osservare db nei quali nel Campo Città, tra le varie referenze che hanno in comune questa informazione, questa è riportata in diverse forme.

3 esempio Paterno; Paternò; Paterno ; etc. Se dovessimo fare una ricerca per Nome Città, la maggior parte dei software non sarebbe in grado di riportare correttamente l intero elenco delle referenze, inquinando di fatto l analisi del dato ricercato. 3. La determinazione dei Campi di immissione. Qualora si crei un nuovo file xls è bene creare colonne separate per ogni variabile e per ogni parametro. Ad esempio, nel caso in cui si debba creare un elenco contenente Nome; Cognome; ; separare le informazioni in due colonne differenti 1. esempio: Nome Cognome Mail Abbonato Mario Rossi mariorossi@centocinquanta.it No Mario Verdi marioverdi@centocinquanta.it Si 4. Il corretto utilizzo dei colori. Quando si crea e si alimenta un DB, sopratutto in xls l utilizzo dei colori per descrivere una informazione è sempre un rischio. Creare un campo (o colonna) per ogni attività è sicuramente la scelta più saggia rispetto all utilizzo spesso incontrollato, dei colori. Ad esempio: mai indicare con un colore la riga di quelli che hanno già sottoscritto un abbonamento. Creare una colonna abbonamento e popolarla con un SI/NO a seconda dell esito. In tal maniera sarà agevole filtrare i campi che rispettano una determinata condizione. esempio corretto: Nome Cognome Mail Abbonato Mario Rossi mariorossi@centocinquanta.it No Mario Verdi marioverdi@centocinquanta.it Si esempio non corretto: Nome Cognome Mail Città Mario Rossi mariorossi@centocinquanta.it Catania Mario Verdi marioverdi@centocinquanta.it Catania Legenda: abbonato 1 in alcuni casi; Il campo Nome e Cognome può anche essere inserito in un unico campo, ma questo accade quando questo tipo di informazione è da considerarsi residuale rispetto alle altre informazioni che compongono il DB.

4 5. Interruzione del flusso (verticale/orizzontale) delle informazioni. Un DB costruito correttamente è un elenco strutturato su una regola fondamentale: ogni informazione è un Campo colonna; ogni referenza è una riga. Riassumere tutte le referenze che hanno in comune una informazione, ad esempio la città, creando una Campo riga di riassunto come nell esempio a seguire, è un errore grave. Mai! Catania Nome Cognome Mail Mario Rossi mariorossi@centocinquanta.it Mario Verdi marioverdi@centocinquanta.it esempio corretto: Nome Cognome Mail Città Mario Rossi mariorossi@centocinquanta.it Catania Mario Verdi marioverdi@centocinquanta.it Catania 6. Come e quando utilizzare le Cartelle/fogli di lavoro. Al punto 5 si è mostrata la corretta gestione delle informazioni utilizzando, per ognuna di esse una colonna campo. Tuttavia a margine di una ricerca per informazioni attraverso lo strumento filtro su excel, potrebbe presentarsi l esigenza di conservare questo risultato oppure un nuovo elenco popolato solo dalle referenze che hanno in comune quella determinata informazione, ad esempio l anno di iscrizione all abbonamento della rivista per cui si lavora. A questo punto è utile creare un nuovo foglio di lavoro all interno dello stesso file excel, con le stesse informazioni come campo colonna. Basta puntare il cursore sul foglio2 come riportato nella figura a seguire, creare nuovamente la struttura del DB e popolarlo.

5 Ma attenzione all uso dei diversi fogli di lavoro in Excel. La tentazione di usarli può condurre a errori e perdite di tempo: vanno utilizzati con cura. Sarebbe bene usare questo strumento per gestire tabelle contenenti informazioni diverse che magari vogliamo incrociare in una terza cartella. Ad esempio: Nome Cognome Mail Mario Rossi mariorossi@centocinquanta.it Mario Gialli mariogialli@centocinquanta.it Abbonati Spettacolo Data Prezzo Tosca 20 marzo 70,00 Programmazione teatrale Nome Cognome Spettacolo Mario Rossi Tosca Biglietti venduti