MANUALE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

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1 MANUALE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 1 di 71

2 GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 2 di 71

3 Indice Premessa... 4 Dispsizini Generali e Definizini... 6 Eliminazine dei prtclli diversi dal Prtcll Infrmatic unic Pian di Sicurezza Cnsultazine e Access Il Dcument Descrizine del Fluss di lavr dei Dcumenti Regle di Smistament e Assegnazine dei Dcumenti ricevuti Elenc dei Dcumenti esclusi dalla prtcllazine Sistema di Classificazine e Fasciclazine Alb nline e Trasparenza Mdalità di Prduzine e Cnservazine delle registrazini di prtcll Casi particlari Registr di Emergenza Pubblicazine del Manuale di Gestine Allegati GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 3 di 71

4 Premessa Intr Il presente dcument è nat per descrivere gni riferiment nrmativ ed gni relazine legislativa cn il sftware di Gestine Dcumentale Segreteria Digitale del Grupp Spaggiari Parma S.p.A. Il seguente Manuale si prefigge l biettiv di gestire e delineare sia il sistema di gestine dcumentale a partire dalla fase di prtcllazine della crrispndenza inviata e ricevuta e di quella interna, sia le funzinalità dispnibili agli addetti al servizi e ai sggetti esterni che a divers titl interagiscn cn la Pubblica Amministrazine. Il Manuale è articlat in due parti, nella prima vengn indicati l ambit di applicazine, le definizini usate e i principi generali del sistema, nella secnda sn descritta analiticamente le prcedure di gestine dei dcumenti e dei flussi dcumentali. Prefazine e Riferimenti Il decret del Presidente del Cnsigli dei Ministri 03 Dicembre 2013, pubblicat sulla Gazzetta Ufficiale in data 03 Marz 2014, di apprvazine delle Regle tecniche per il Prtcll Infrmatic di cui al decret del Presidente della Repubblica, n. 428, all art. 3, cmma 1, lettera c 1 ), prevede per tutte le amministrazini l adzine del manuale di gestine. Quest ultim, disciplinat dal successiv art. 5, cmma 1, descrive il sistema di gestine, anche ai fini della cnservazine, dei dcumenti infrmatici e frnisce le istruzini per il crrett funzinament del servizi per la tenuta del Prtcll Infrmatic, della gestine dei flussi dcumentali e degli archivi.. In quest ambit è previst che gni amministrazine pubblica individui una più aree rganizzative mgenee, all intern delle quali sia nminat un respnsabile del servizi per la tenuta del Prtcll Infrmatic, della gestine dei flussi dcumentali e degli archivi, ai sensi dell art. 50, cmma 4 del Test unic delle dispsizini legislative e reglamentari in materia di dcumentazine amministrativa emanat cn decret del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000, n. 445 (già art. 12 del citat DPR n. 428/1998). 1 Il DPR del 20/10/1998 è stat abrgat nel DPR del 20 dicembre 2000, n DOCUMENTAZIONE PER LA P.A. È UN PROGETTO GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 4 di 71

5 Obiettiv del manuale di gestine è descrivere sia il sistema di gestine dcumentale a partire dalla fase di prtcllazine della crrispndenza in ingress e in uscita e di quella interna, sia le funzinalità dispnibili agli addetti al servizi e ai sggetti esterni che a divers titl interagiscn cn l Istitut di Istruzine Superire CASSATA GATTAPONE. Il presente dcument si rivlge nn sl agli peratri di prtcll assegnatari delle funzini ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai sggetti esterni che si relazinan cn l amministrazine. Ess disciplina: La migrazine dei flussi cartacei vers quelli digitali, vver in via transitria, i flussi cartacei in rapprt al Prtcll Infrmatic; I livelli di esecuzine, le respnsabilità e i metdi di cntrll dei prcessi e delle azini amministrative; L us del Titlari di classificazine (vedi Allegat 5) e del pian di cnservazine e scart; Le mdalità di access alle infrmazini da parte di clr che ne hann titl e interesse, in attuazine del principi di trasparenza dell azine amministrativa. Il prtcll fa fede, anche cn effett giuridic, dell effettiv riceviment e spedizine di un dcument. DOCUMENTAZIONE PER LA P.A. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 5 di 71

6 Dispsizini Generali e Definizini Ambit e applicazine del Manuale di Gestine Il presente manuale di gestine del prtcll, dei dcumenti e degli archivi è adttat ai sensi dell art. 3, prim cmma, lettera d) del decret del Presidente del Cnsigli dei Ministri 03 dicembre 2013, recante le regle tecniche per il Prtcll Infrmatic. Ess descrive le attività di frmazine, registrazine, classificazine, fasciclazine e archiviazine dei dcumenti, ltre che la gestine dei flussi dcumentali e archivistici in relazine ai prcedimenti amministrativi dell Istitut di Istruzine Superire CASSATA GATTAPONE. Attravers l integrazine cn le prcedure di gestine dei prcedimenti amministrativi, di access agli atti e alle infrmazini e di archiviazine dei dcumenti, il Prtcll Infrmatic realizza le cndizini perative per una più efficiente gestine del fluss infrmativ e dcumentale intern dell amministrazine anche ai fini dell snelliment delle prcedure e della trasparenza dell azine amministrativa. Il sistema infrmativ di gestine dcumentale denminat Segreteria Digitale pggia sull architettura Clud del Grupp Spaggiari Parma S.p.A. Ne cnsegue che il presente Manuale di Gestine ha per riferiment le funzini applicative di dett sftware. DOCUMENTAZIONE PER LA P.A. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 6 di 71

7 Definizini e Nrme di Riferiment Ai fini del presente Manuale si intende: Per amministrazine, l Istitut Istruzine Superire CASSATA GATTAPONE ; Per Test Unic, il decret del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000, n. 445 Test Unic delle dispsizini legislative e reglamentari in materia di dcumentazine amministrativa ; Per Regle tecniche per la cnservazine, il decret del Presidente del Cnsigli dei Ministri 03 Dicembre 2013 recante le Regle tecniche in materia di sistema di cnservazine ai sensi degli articli 20, cmmi 3 e 5-bis, 23-ter, cmma 4, 43, cmmi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, cmma 1, del Cdice dell Amministrazine Digitale di cui al decret legislativ n. 82 del 2005 ; Per Regle tecniche per il prtcll, il decret del Presidente del Cnsigli dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante Regle tecniche per il Prtcll Infrmatic ai sensi degli articli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Cdice dell Amministrazine digitale di cui al decret legislativ n. 82; Per CAD, il decret legislativ 7 marz 2005, n. 82 Cdice dell Amministrazine Digitale e successivi aggirnamenti. Nel dcument quand ricrre la parla Prtcll (es. il persnale del Prtcll ) si intende il servizi prtcll dell Istitut Istruzine Superire CASSATA GATTAPONE, Cdice IPA IISCG. DOCUMENTAZIONE PER LA P.A. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 7 di 71

8 Si riprtan, di seguit, gli acrnimi utilizzati più frequentemente: AOO = Area Organizzativa Omgenea; RSP = Respnsabile della gestine dcumentale, vver della tenuta del Prtcll Infrmatic, della gestine dei flussi dcumentali, nnché degli archivi e della cnservazine; RPA = Respnsabile del Prcediment Amministrativ: il dipendente che ha la respnsabilità dell esecuzine degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare; UOR = Unità Organizzative Respnsabili: un insieme di uffici che, per tiplgia di mandat istituzinale e di cmpetenza, di funzine amministrativa perseguita, di biettivi e di attività svlta, presentan esigenze di gestine della dcumentazine in md unitari e crdinat; UOP = Unità Organizzative di registrazine di Prtcll, identifican gli uffici che svlgn attività di registrazine di prtcll; MDG = Manuale di Gestine del Prtcll Infrmatic e gestine dcumentale e degli archivi; DSGA = Direttre dei Servizi Generali e Amministrativi; DS = Dirigente Sclastic; MIUR = Minister dell Istruzine, dell Università e della Ricerca. Per le nrme e i reglamenti di riferiment si veda l elenc riprtat nell Allegat 1. Per le definizini si veda l Allegat 2. DOCUMENTAZIONE PER LA P.A. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 8 di 71

9 Area Organizzativa Omgenea e mdelli rganizzativi Per la gestine dei dcumenti, l amministrazine individua una più Aree Organizzative Omgenee (AOO) in base alle tiplgie di mandat istituzinale, di funzine amministrativa perseguita, di biettivi e di attività svlta (ad esempi nel cas di Istituti Agrari cn annessa Azienda Agricla si identifican due Aree Organizzative Omgenee differenti). L Istitut Istruzine Superire CASSATA GATTAPONE ha un unica AOO IISCG. Gli Istituti sclastici individuan un unica UOR all intern dell AOO. L articlazine dell UOR è riprtata nell Allegat 3. Respnsabile per la gestine infrmatica del servizi di prtcll Il Respnsabile per la tenuta del Prtcll Infrmatic, per la gestine dei flussi dcumentali e degli archivi, è funzinalmente individuat nel Direttre dei Servizi Generali e Amministrativi Stefan BICCARI. È in facltà del Respnsabile di avvalersi della delega di funzini a dipendenti della Scula in pssess dei necessari requisiti di cmpetenza e prfessinalità tecnica. È cmpit del Respnsabile e dei delegati da lui eventualmente designati: Predisprre l schema del manuale di gestine del Prtcll Infrmatic (di seguit Manuale ) e le prpste di aggirnament e di revisine del medesim; DOCUMENTAZIONE PER LA P.A. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 9 di 71

10 Vigilare sull applicazine del pian per la sicurezza infrmatica relativ alla frmazine, alla gestine, alla trasmissine, all interscambi, all access, alla cnservazine dei dcumenti infrmatici; Autrizzare l abilitazine degli addetti dell amministrazine all utilizz dell applicativ sviluppat acquisit dalla Scula per implementare il servizi di Prtcll Infrmatic e definire per ciascun di essi il tip di funzini dispnibili (ad esempi cnsultazine, mdifica, ecc.); Garantire il rispett delle dispsizini nrmative durante le perazini di registrazine e di segnatura di prtcll; Garantire la crretta prduzine e cnservazine del registr girnalier di prtcll; Verificare la leggibilità nel temp di tutti i dcumenti trasmessi ricevuti dalla Scula attravers l adzine dei frmati standard previsti dalla nrmativa vigente; Garantire il bun funzinament degli strumenti e il rispett delle prcedure cncernenti le attività di registrazine di prtcll, di gestine dei dcumenti e dei flussi dcumentali, incluse le funzinalità di access dall estern e le attività di gestine degli archivi; Autrizzare le perazini di annullament della registrazine di prtcll; Aprire e chiudere il registr di prtcllazine di emergenza; Prvvedere alla pubblicazine del manuale direttamente sul sit internet istituzinale dell Amministrazine; Curare la funzinalità del sistema affinché, in cas di guasti anmalie, sian ripristinati entr 24 re dal blcc delle attività e, cmunque, nel più breve temp pssibile. DOCUMENTAZIONE PER LA P.A. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 10 di 71

11 Unità respnsabili delle registrazini di prtcll e della gestine e assegnazine All intern della Scula il sistema di prtcllazine è unic sia a livell istituzinale che a livell perativ per la crrispndenza in entrata e in uscita. A livell rganizzativ la Scula dispne di diverse alternative di mdell perativ per la gestine dei dcumenti: Il RSP decide di ccuparsi della registrazine e relativa assegnazine della gestine della crrispndenza in entrata agli uffici/assistenti amministrativi in quant RPA, lasciand la registrazine e gestine della sla crrispndenza in uscita a questi ultimi; Il RSP decide di delegare ad un uffici/assistente amministrativ (UOP) cn specifiche cmpetenze prfessinali, la registrazine e assegnazine della crrispndenza in entrata agli uffici/assistenti amministrativi in quant RPA, lasciand la registrazine e gestine della sla crrispndenza in uscita a questi ultimi; Il RSP decide di cnsentire a tutti gli uffici/assistenti amministrativi la registrazine, assegnazine e gestine della crrispndenza sia in entrata che in uscita; Il RSP decide di delegare ad un uffici/assistente amministrativ (UOP) cn specifiche cmpetenze prfessinali, la registrazine e assegnazine sia della crrispndenza in entrata agli uffici/assistenti amministrativi in quant RPA, che la presa in caric e la relativa registrazine della crrispndenza in uscita. DOCUMENTAZIONE PER LA P.A. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 11 di 71

12 Firma Digitale e Firma Elettrnica La Scula utilizza per l espletament delle attività istituzinali la firma digitale rilasciata da un ente certificatre accreditat. Il DS e il DSGA sn dtati della firma digitale remta rilasciata dal MIUR (rilasciata per l utilizz nel sistema Ministeriale SIDI). Il DS e il DSGA si dta inltre del dispsitiv di firma digitale remta massiva abbinat al sftware Segreteria Digitale. Nell Allegat 4 viene riprtat l elenc delle persne titlari di firma digitale e delle deleghe ricevute per la sttscrizine di dcumenti digitali dell amministrazine. La Scula dta, inltre, i sui assistenti amministrativi e i facenti funzine delle credenziali di access al sistema per l espletament di tutte le attività cnnesse all attuazine delle nrme di gestine del Prtcll Infrmatic, di gestine dcumentale e di archivistica, ai sensi della nrmativa vigente in materia di amministrazine digitale. Tali credenziali di access cstituiscn la firma elettrnica dell utente che accede al sistema. Tutela dei dati persnali L amministrazine titlare dei dati di prtcll e dei dati persnali cmuni, sensibili e/ giudiziari cntenuti nella dcumentazine amministrativa di prpria pertinenza dà attuazine al dettat del decret legislativ 30 giugn 2003, n. 196, cn atti frmali aventi rilevanza interna ed esterna: Relativamente agli adempimenti interni specifici, gli addetti autrizzati ad accedere al sistema di Prtcll Infrmatic e a trattare i dati di prtcll veri e prpri, sn stati incaricati tramite appsit rdine di servizi; DOCUMENTAZIONE PER LA P.A. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 12 di 71

13 Relativamente agli adempimenti esterni, l amministrazine si è rganizzata per garantire che i dcumenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazini riprtin le sle infrmazini relative a stati, fatti e qualità persnali previste da leggi e reglamenti e strettamente necessarie per il perseguiment delle finalità per le quali vengn acquisite; inltre l amministrazine certificante, in cas di access dirett ai prpri archivi rilascia all amministrazine prcedente appsita autrizzazine in cui vengn indicati i limiti e le cndizini di access vlti ad assicurare la riservatezza dei dati persnali ai sensi della nrmativa vigente; Rilascia all amministrazine prcedente appsita autrizzazine in cui vengn indicati i limiti e le cndizini di access vlti ad assicurare la riservatezza dei dati persnali ai sensi della nrmativa vigente. Le regle e le mdalità perative stabilite dalla Scula sn riprtate nel pian di sicurezza menzinat al successiv capitl 3. In relazine alla prtezine dei dati persnali trattati al prpri intern la Scula dichiara di aver ttemperat a quant previst dal decret legislativ 30 giugn 2003, n. 196, cn particlare riferiment: Al principi di necessità nel trattament dei dati; Al diritt di access ai dati persnali da parte dell interessat; Alle mdalità del trattament e ai requisiti dei dati; All infrmativa frnita agli interessati e al relativ cnsens quand dvut; Alla nmina degli incaricati del trattament, per grupp individualmente; Alle misure minime di sicurezza. Psta Elettrnica Certificata (PEC), Psta Elettrnica Ordinaria (PEO) e accreditament all IPA La Scula si dta, ai sensi del CAD, di una casella di psta elettrnica certificata istituzinale per la crrispndenza, sia in ingress che in uscita: pgis034006@pec.istruzine.it, pubblicata sull Indice delle Pubbliche GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 13 di 71

14 Amministrazini (IPA) e frnita dal MIUR. Tale casella cstituisce l indirizz virtuale della Scula. La Scula si dta di una casella di psta elettrnica di tip tradizinale interna (PEO), di appggi, pis034006@istruzine.it destinata a raccgliere tutti messaggi di psta elettrnica cn annessi dcumenti ed eventuali allegati destinati ad essere frmalmente inviati all estern cn la casella di psta istituzinale della Scula. Entrambe le caselle sn affidate alla respnsabilità dell addett/addetti al Prtcll, che prcede alla lettura, almen una vlta al girn, della crrispndenza ivi pervenuta e adtta gli pprtuni metdi di cnservazine in relazine alle varie tiplgie di messaggi e ai tempi di cnservazine richiesti. La Scula cnfigurara la prpria PEC e la PEO su Segreteria Digitale. Cnservazine Sstitutiva La Scula, ai sensi del dell art. 5 cmma 3 delle Regle tecniche per la cnservazine, può affidarsi ad un ente cnservatre accreditat estern, pubblic privat, per la cnservazine sstitutiva dei prpri dcumenti, vver gestirla internamente alla prpria struttura. La Scula si avvale: Della sluzine di cnservazine a nrma messa a dispsizine dal Grupp Spaggiari Parma S.p.A. di Parma che si interfaccia cn un cnservatre a nrma accreditat specific, la NAMIRIAL Spa di Senigallia (PS); Di qualsiasi altra sluzine di cnservazine che sia cnfrme ai dettami di legge. Segreteria Digitale permette di interfacciarsi autmaticamente cn qualsiasi sluzine di cnservazine sstitutiva scelta dalla Scula. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 14 di 71

15 Archiviazine Ottica Sstitutiva dei dcumenti analgici Il RPS, valutati i csti ed i benefici, può prprre l perazine di cnservazine sstitutiva dei dcumenti analgici su supprti di memrizzazine sstitutivi del cartace in cnfrmità alle dispsizini vigenti. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 15 di 71

16 Eliminazine dei prtclli diversi dal Prtcll Infrmatic unic Mdalità di ablizine In cerenza cn quant previst e disciplinat, tutti i dcumenti inviati e ricevuti dalla Scula sn registrati all intern del registr di Prtcll Infrmatic. Pertant tutti i registri diversi dal Prtcll Infrmatic sn eliminati. A tal fine sn state svlte le seguenti attività: 1) Censiment preliminare dei diversi prtclli esistenti; 2) Analisi dei livelli di autmazine; 3) Definizine degli interventi rganizzativi, prcedurali e tecnici da effettuare per adttare il Prtcll Infrmatic; 4) Valutazine dei tempi di sstituzine; 5) Stima dei csti derivanti. Le infrmazini racclte ed il pian di azine che ne è derivat tengn cnt della realtà rganizzativa della Scula e della necessità di gestire la fase transitria cnnessa cn l esauriment delle pratiche in essere, prtcllate e gestite anterirmente all avvi del sistema di Prtcll Infrmatic e gestine dcumentale di cui al presente Manuale. Il RSP esegue cmunque, peridicamente, dei cntrlli a campine sulla crretta esecuzine del pian e sull utilizz reglare di un unic registr di prtcll, verificand, attravers cntrlli ed ispezini mirate, la validità dei criteri di classificazine utilizzati. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 16 di 71

17 Pian di Sicurezza Obiettivi del Pian di Sicurezza Il Pian di Sicurezza garantisce che: I dcumenti e le infrmazini trattati dalla Scula sian resi dispnibili, integri e riservati; I dati persnali cmuni, sensibili e/ giudiziari vengan custditi in md da ridurre al minim, mediante l adzine di idnee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzine perdita, anche accidentale, di access nn autrizzat di trattament nn cnsentit nn cnfrme alle finalità della racclta, in relazine alle cnscenze acquisite in base al prgress tecnic, alla lr natura e alle specifiche caratteristiche del trattament. Generalità Il RSP cllabra cn il Respnsabile del Sistema Infrmativ e il Respnsabile del trattament dei dati persnali e/ altri esperti di fiducia alla predispsizine del pian di sicurezza, ai sensi dell art. 44 del CAD. Il pian di sicurezza, che si basa sui risultati dell analisi dei rischi a cui sn espsti i dati (persnali e nn), e/ i dcumenti trattati e sulle direttive strategiche stabilite dal vertice della Scula, definisce: Le plitiche generali e particlari di sicurezza da adttare all intern della Scula; Le mdalità di access al sistema di prtcll; Gli interventi perativi adttati stt il prfil rganizzativ, prcedurale e tecnic, cn particlare riferiment alle misure minime di sicurezza, di cui al disciplinare tecnic richiamat nell allegat b) del decret legislativ 30 giugn 2003, n. 196 Cdice in materia di prtezine dei dati persnali, in cas di trattament di dati persnali; I piani specifici di frmazine degli addetti; GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 17 di 71

18 Le mdalità cn le quali deve essere effettuat il mnitraggi peridic dell efficacia e dell efficienza delle misure di sicurezza. Il pian in argment è sggett a revisine cn cadenza almen biennale. Ess può essere mdificat anticipatamente a seguit di eventi gravi. Il RSP, ha adttat le misure tecniche e rganizzative di seguit specificate, al fine di assicurare la sicurezza dell impiant tecnlgic della Scula, la riservatezza delle infrmazini registrate nelle banche dati, l univca identificazine degli utenti interni ed esterni: Prtezine periferica della Intranet della Scula; Prtezine dei sistemi di acces e cnservazine delle infrmazini; Assegnazine ad gni utente del sistema di gestine del prtcll e dei dcumenti, di una credenziale di identificazine pubblica (user ID), di una credenziale riservata di autenticazine (passwrd) e di un prfil di autrizzazine; Cambi delle passwrd cn frequenza almen trimestrale durante la fase di esercizi; Pian di cntinuità del servizi cn particlare riferiment, sia alla esecuzine e alla gestine delle cpie di riserva dei dati e dei dcumenti da effettuarsi cn frequenza girnaliera, sia alla capacità di ripristin del sistema infrmativ entr sette girni in cas di disastr; Gestine delle situazini di emergenza infrmatica attravers la cstituzine di un grupp di risrse interne qualificate ( ricrrend a strutture esterne qualificate); Impieg e manutenzine di un adeguat sistema antivirus e di gestine dei mduli (patch e service pack) crrettivi dei sistemi perativi; Cifratura us di cdici identificativi ( altre sluzini ad es. separazine della parte anagrafica da quella sensibile ) dei dati sensibili e giudiziari cntenuti in elenchi, registri banche di dati, tenuti cn l ausili di strumenti elettrnici, all scp di renderli tempraneamente inintelligibili anche a chi è autrizzat ad accedervi e permettend di identificare gli interessati sl in cas di necessità; GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 18 di 71

19 Impieg delle misure precedenti anche nel cas di supprti cartacei di banche dati idnee a rilevare l stat di salute e la vita sessuale; Archiviazine girnaliera, in md nn mdificabile, delle cpie del registr di prtcll, dei file di lg di sistema, di rete e applicativ cntenenti le infrmazini sulle perazini effettuate da ciascun utente durante l arc della girnata, cmprese le perazini di backup e manutenzine del sistema. I dati persnali registrati nel lg del sistema perativ, del sistema di cntrll degli accessi e delle perazini svlte cn il sistema di prtcllazine e gestine dei dcumenti, Segreteria Digitale, sarann cnsultati sl in cas di necessità dal RSP e dal titlare dei dati e, ve previst dalle frze dell rdine e dall autrità giudiziaria. Frmazine dei dcumenti e aspetti di sicurezza Le risrse strumentali e le prcedure utilizzate per la frmazine dei dcumenti infrmatici garantiscn: L identificabilità del sggett che ha frmat il dcument e AOO di riferiment; La sttscrizine dei dcumenti infrmatici, quand prescritta, cn firma digitale qualificata ai sensi delle vigenti nrme tecniche; L idneità dei dcumenti ad essere gestiti mediante strumenti infrmatici e ad essere registrati mediante il Prtcll Infrmatic; L access ai dcumenti infrmatici tramite sistemi infrmativi autmatizzati; La leggibilità dei dcumenti nel temp; Interscambiabilità dei dcumenti all intern della stessa Scula. I dcumenti della Scula sn prdtti cn l ausili di applicativi di ffice autmatin. Qualra tali dcumenti vengan acquisiti su Segreteria Digitale sn cnvertiti nel frmat Adbe PDF/A dall hardware ingegnerizzat dal Grupp Spaggiari Parma S.p.A. (GreenServer). Il frmat è scelt tra quelli GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 19 di 71

20 previsti dalle nuve Regle tecniche per il Prtcll Infrmatic e in materia dei sistemi di cnservazine al fine di garantire la leggibilità per altri sistemi, la nn alterabilità durante le fasi di access e cnservazine e l immutabilità nel temp del cntenut e della struttura del dcument. La Scula cncrda preliminarmente cn i frnitri del sftware l utilizz di un frmat divers dall Adbe PDF/A per i dcumenti caricati su Segreteria Digitale. La scelta del frmat è espressamente mtivata e rientra tra quelli previsti dalle nuve regle tecniche. Per attribuire in md cert la titlarità del dcument, la sua integrità e, nel cas, la riservatezza, il dcument è sttscritt cn firma digitale qualificata. Per attribuire una data certa a un dcument infrmatic prdtt all intern della Scula si applican le regle per la validazine temprale e per la prtezine dei dcumenti infrmatici di cui al DPCM del 22 febbrai 2013 (regle tecniche per la frmazine, la trasmissine, la cnservazine, la duplicazine, la riprduzine e la validazine, anche temprale, dei dcumenti infrmatici). La Scula decide se ptare per un servizi di marcatura temprale. Gestine dei dcumenti infrmatici: Segreteria Digitale La Scula per la gestine del registr di prtcll infrmatica utilizza il sftware Segreteria Digitale. La Scula che dispne di un più server di repsitry, spitante file da gestire cn il sftware di Segreteria Digitale, dvrà cnfigurarli in md da cnsentire: L access esclusivamente al server del Prtcll Infrmatic in md che qualsiasi altr utente nn autrizzat nn pssa mai accedere ai dcumenti al di furi del sistema di gestine dcumentale; La registrazine delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svlte da ciascun utente, in md tale da garantire l identificabilità dell utente stess. Tali registrazini sn prtette al fine di nn cnsentire mdifiche nn autrizzate. Il sftware Clud di gestine infrmatica dei dcumenti Segreteria Digitale: GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 20 di 71

21 Garantisce la dispnibilità, la riservatezza e l integrità dei dcumenti e del registr di prtcll; Garantisce la crretta e puntuale registrazine di prtcll dei dcumenti in entrata ed in uscita; Frnisce infrmazini sul cllegament esistente tra ciascun dcument ricevut dalla Scula e gli atti dalla stessa frmati al fine dell adzine del prvvediment finale; Cnsente il reperiment delle infrmazini riguardanti i dcumenti registrati; Cnsente, in cndizini di sicurezza, l access alle infrmazini del sistema da parte dei sggetti interessati, nel rispett delle dispsizini in materia di privacy cn particlare riferiment al trattament dei dati sensibili e giudiziari; Garantisce la crretta rganizzazine dei dcumenti nell ambit del sistema di classificazine d archivi adttat. Gestine delle Registrazini di Prtcll Le registrazini di sicurezza sn cstituite da infrmazini di qualsiasi tip (ad es. dati transazini) - presenti transitate su Segreteria Digitale - che è pprtun mantenere piché pssn essere necessarie sia in cas di cntrversie legali che abbian ad ggett le perazini effettuate sul sistema stess, sia al fine di analizzare cmpiutamente le cause di eventuali incidenti di sicurezza. Le registrazini di sicurezza sn cstituite: Dai lg di sistema generati dal sistema perativ; Dai lg dei dispsitivi di prtezine periferica del sistema infrmatic (Intrusin Detectin System (IDS), sensri di rete e firewall); Dalle registrazini di Segreteria Digitale. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 21 di 71

22 Trasmissine dei dcumenti Infrmatici Gli addetti alle perazini di trasmissine per via telematica di atti, dati e dcumenti frmati cn strumenti infrmatici nn pssn prendere cgnizine della crrispndenza telematica, duplicare cn qualsiasi mezz cedere a terzi, a qualsiasi titl, infrmazini anche in frma sintetica per estratt sull esistenza sul cntenut di crrispndenza, cmunicazini messaggi trasmessi per via telematica, salv che si tratti di infrmazini che, per lr natura per espressa indicazine del mittente, sn destinate ad essere rese pubbliche. Cme previst dalla nrmativa vigente, i dati e i dcumenti trasmessi per via telematica sn di prprietà del mittente sin a che nn sia avvenuta la cnsegna al destinatari. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati persnali, i dati, i certificati ed i dcumenti trasmessi all intern della Scula ad altre pubbliche amministrazini, cntengn sltant le infrmazini relative a stati, fatti e qualità persnali di cui è cnsentita la diffusine e che sn strettamente necessarie per il perseguiment delle finalità per le quali vengn trasmesse. Il server di psta certificata del frnitre estern (prvider) di cui si avvale la Scula ltre alle funzini di un server SMTP tradizinale, svlge anche le seguenti perazini: Access all indice dei gestri di psta elettrnica certificata all scp di verificare l integrità del messaggi e del su cntenut; Tracciament delle attività nel file di lg della psta; Gestine autmatica delle ricevute di ritrn. L scambi per via telematica di messaggi prtcllati tra AOO di amministrazini diverse presenta, in generale, esigenze specifiche in termini di sicurezza, quali quelle cnnesse cn la prtezine dei dati persnali, sensibili e/ giudiziari cme previst dal decret legislativ del 30 giugn 2003, n GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 22 di 71

23 Servizi di Cnservazine Sstitutiva La cnservazine dei dcumenti infrmatici avviene cn le mdalità e cn le tecniche specificate nelle nuve Regle tecniche in materia di cnservazine. È cmpit dell Ente cnservatre accreditat, a cui la Scula affida il servizi di cnservazine sstitutiva, l'espletament delle prcedure atte ad assicurare la crretta archiviazine, la dispnibilità e la leggibilità dei dcumenti digitali. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 23 di 71

24 Cnsultazine e Access Principi Generali di Cnsultazine e Mvimentazine La richiesta di cnsultazine, che può cmprtare la mvimentazine dei fascicli, può pervenire dall intern dell amministrazine ppure da utenti esterni all amministrazine, per scpi giuridic - amministrativi per scpi strici. Cnsultazine ai fini giuridic-amministrativi / diritt di access Il diritt di access ai dcumenti è disciplinat dall art. 24 della legge del 1990, n. 241 cme sstituit dall art. 16 della, n.15 e reglamentat dal DPR del 12 aprile 2006, n La Scula nei cui cnfrnti viene esercitat il diritt di access deve accertare, attravers l esame della dmanda mtivata di access, che esiste un rapprt di strumentalità tra la cnscenza del dcument ed il fine (nn essend ammissibili richieste meramente esplrative). Quindi il diritt di access si può esercitare per: Ottenere cpie visinare un att amministrativ; Acquisire infrmazini relative ad un prcediment amministrativ; Cnscere i presuppsti e le ragini giuridiche che hann determinat la decisine dell Amministrazine; Cnscere i criteri di gestine delle pratiche. Ess è esercitat se sussiste la cndizine di un interesse qualificat, crrispndente ad una situazine giuridicamente tutelata e cllegata al dcument al quale è chiest l access. Sn previste due tiplgie di access: Access infrmale, che si esercita mediante richiesta anche verbale; Access frmale, per cui il cittadin altra Pubblica Amministrazine può presentare una richiesta frmale cmpiland un appsit mdul, inviandl in mdalità cartacea digitale, ppure presentandla all uffici prtcll della Scula. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 24 di 71

25 L'att di accgliment della richiesta di access cntiene l'indicazine dell'uffici, cmpleta della sede, press cui rivlgersi, nnché di un cngru perid di temp, cmunque nn inferire a quindici girni, per prendere visine dei dcumenti per ttenerne cpia. Access Civic Ai sensi del d.lgs. n. 33 del 2013, gli utenti interni ed esterni alla Scula esercitan anche l access civic agli atti. Tale decret legittima chiunque a richiedere la messa a dispsizine, csì cme la pubblicazine di tutte le infrmazini. L access civic può essere esercitat da chiunque, prevede una dmanda nn mtivata ed è gratuit. La dmanda va indirizzata al respnsabile della trasparenza - DS - il quale, in cas di accettazine, pubblica entr 30 girni i dcumenti le infrmazini sul sit dell amministrazine e trasmette l inter materiale al richiedente. Il respnsabile deve altresì segnalare all uffici cmpetente all impsizine delle sanzini disciplinari l eventuale inadempiment agli bblighi di pubblicazine, rilevat dalla richiesta d access. Cnsultazine per Scpi Strici La Scula istituisce al su intern il prpri archivi stric e ne disciplina la cnsultazine per scpi stric-scientifici. La ricerca per scpi strici è: Gratuita; Libera riguard ai dcumenti nn riservati per legge, per declaratria del Minister dell intern (a nrma dell art. 125 del decret legislativ 22 gennai 2004, n. 42) per reglament emanat dalla stessa amministrazine. È pssibile l ammissine alla cnsultazine dei dcumenti riservati, previa autrizzazine rilasciata dal Minister dell intern, su cnfrme parere dell autrità archivistica cmpetente GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 25 di 71

26 (Archivi di Stat sprintendenza archivistica, a secnda che si tratti di archivi statali nn statali); Cndizinata all accettazine integrale del cdice di dentlgia e di buna cndtta per il trattament di dati persnali per scpi strici da parte del sggett cnsultatre. Chi accede agli archivi è tenut all'sservanza del "Cdice di dentlgia e di buna cndtta per i trattamenti di dati persnali per scpi strici" (Prvvediment 14 mar. 2001, n.8/p/2001 del Garante per la prtezine dei dati persnali ra allegat al "Cdice in materia di prtezine dei dati persnali" d.lgs 30 giugn 2003, n. 196). L'bblig di sservanza del Cdice di dentlgia e buna cndtta sussiste indipendentemente dal fatt che gli archivi cnsultati sian dichiarati di interesse culturale. Cntrll degli Accessi Il cntrll degli accessi è assicurat utilizzand le credenziali di access (userid e passwrd) ed un sistema di autrizzazine basat sulla prfilazine degli utenti in via preventiva che cnsente di definire le abilitazini/autrizzazini che pssn essere effettuate/rilasciate ad un utente del servizi di prtcll e gestine dcumentale. Il sftware Segreteria Digitale: Cnsente il cntrll differenziat dell access alle risrse del sistema per ciascun utente gruppi di utenti; Assicura il tracciament di qualsiasi event di mdifica delle infrmazini trattate e l individuazine del su autre. Tali registrazini sn prtette al fine di nn cnsentire mdifiche nn autrizzate. Ciascun RSP definisce a priri il livell di visibilità per ciascun utente intern alla Scula. Il sistema cnsente altresì di assciare un livell differente di riservatezza per gni tip di dcument trattat dall amministrazine. Livelli di autrizzazine e prfili di access Il RSP-DSGA attribuisce anche i livelli di autrizzazine per l access alle funzini del sistema di gestine infrmatica dei dcumenti. Tali livelli si distingun in: abilitazine alla cnsultazine, abilitazine all inseriment, GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 26 di 71

27 abilitazine alla cancellazine e alla mdifica delle infrmazini. I prfili di access sn suddivisi secnd le seguenti categrie: Amministratre: che ha la visibilità cmpleta di tutti gli ggetti dcumentali del sistema, quali: schede, dcumenti, allegati, fascicli, registri, etc., identificat cn il RSP-DSGA. Utente generic: che ha la visibilità per cmpetenza per cnscenza delle schede dcumentali secnd i prfili di assegnazine. Utenti Interni La visibilità cmpleta sul registr di prtcll è cnsentita al RSP della Scula. Il RSP su delegat decide i livelli di autrizzazine per l access alle funzini del sistema di gestine infrmatica dei dcumenti. Ciascun utente intern di Segreteria Digitale può accedere slamente ai dcumenti e alle relative schede dcumentali a lui assegnati, vver assegnati al grupp di appartenenza. I dcumenti nn vengn mai visualizzati dagli utenti privi di diritti di access, neanche a frnte di una ricerca generale nell archivi. Nel cas in cui sia effettuata la registrazine di un dcument riservat, la visibilità cmpleta sul dcument stess è pssibile sl al DS. Per quel che riguarda gli altri dipendenti delle Scula, essi richiedn, relativamente ai dcumenti e alle infrmazini presenti nell archivi della Scula, la cnsultazine di dcumenti relativi a prcedimenti e attività di prpria cmpetenza vver di carattere generale (delibere, dispsizini, etc.) anche singli dati e infrmazini ricavabili dai dcumenti da banche dati, necessari in funzine del prcediment amministrativ dell attività svlta. Utenti Esterni Per l esercizi del diritt di access ai dcumenti, sn pssibili due alternative: l access dirett a Segreteria Digitale e la cnsultazine in sede. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 27 di 71

28 Gli utenti esterni pssn accedere a Segreteria Digitale attravers l assegnazine di credenziali user-id e passwrd e di un prfil di access che permetta di avere una visibilità limitata ai dcumenti di prpri interesse. Se la cnsultazine avviene in sede, di frnte all interessat, l assistente amministrativ incaricat ha cura della tutela della riservatezza dei dati presenti nel sistema. Nei lughi in cui è previst l access al pubblic e durante l rari di riceviment sn resi visibili, di vlta in vlta, sltant dati ntizie che riguardin il sggett interessat. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 28 di 71

29 Il Dcument Il Dcument Amministrativ Ai sensi dell'articl 22 cmma 1, lettera d, della legge n. 241 del 1990, per dcument amministrativ si intende gni rappresentazine grafica, ftcinematgrafica, elettrmagnetica, infrmatica di qualunque altra specie del cntenut di atti, anche interni nn relativi ad un specific prcediment, detenuti da una pubblica amministrazine e cncernenti attività di pubblic interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica privatistica della lr disciplina sstanziale. Nell ambit del prcess di gestine dcumentale, il dcument amministrativ, in termini perativi, è classificabile in: In arriv; In uscita; Intern; Il dcument amministrativ, in termini tecnlgici, è classificabile in: Infrmatic; Analgic. Secnd quant previst dall art. 40 del decret legislativ n. 82/2005 e successivi aggirnamenti, 1. Le pubbliche amministrazini frman gli riginali dei prpri dcumenti cn mezzi infrmatici secnd le dispsizini di cui al presente cdice e le regle tecniche di cui all articl 71. Il Dcument in Arriv Per dcumenti in arriv si intendn i dcumenti acquisiti dalla Scula nell esercizi delle prprie funzini e prvenienti da un divers sggett pubblic e privat. La crrispndenza in arriv può essere acquisita dalla Scula cn diversi mezzi e mdalità in base alla tecnlgia di trasprt utilizzata dal mittente. Un dcument infrmatic può essere recapitat: GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 29 di 71

30 A mezz psta elettrnica rdinaria certificata; Fax server; Supprt remvibile - quale, ad esempi, CD, DVD, pendrive, hard disk - cnsegnat direttamente inviat per psta cnvenzinale crriere; Un dcument analgic può essere recapitat: A mezz psta cnvenzinale crriere; A mezz psta raccmandata; Telegramma; Brevi Manu. Dcumenti in Uscita Per dcumenti in uscita si intendn i dcumenti di rilevanza infrmativa e/ giuridic-prbatria prdtti dalla Scula nell esercizi delle prprie funzini e indirizzati ad un divers sggett pubblic e privat. Dcumenti Interni Per dcumenti interni si intendn i dcumenti scambiati tra il persnale all intern dell Area Organizzativa Omgenea (AOO). Essi si distingun in: Dcumenti di preminente carattere infrmale; Dcumenti di preminente carattere frmale. I dcumenti interni infrmali sn memrie infrmali, appunti, brevi cmunicazini di rilevanza meramente infrmativa e nn vann prtcllati. I dcumenti frmali sn quelli redatti dal persnale nell esercizi delle prprie funzini e al fine di dcumentare fatti inerenti all attività svlta e alla reglarità delle azini amministrative qualsiasi altr dcument dal quale pssan nascere diritti, dveri legittime aspettative di terzi, e, cme tali, devn essere prtcllati secnd le dispsizini previste nelle sezini seguenti. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 30 di 71

31 Dcument Infrmatic Il dcument infrmatic è definit cme la rappresentazine infrmatica di atti, fatti dati giuridicamente rilevanti. Si rinvia alla definizine di cui all art. 20 del CAD. Dcument Analgic Il dcument analgic è definit dall art. 1 cmma p-bis) del CAD cme la rappresentazine nn infrmatica di atti, fatti dati giuridicamente rilevanti. Un dcument analgic può essere cnvertit in dcument infrmatic tramite pprtune prcedure di scansine descritte nel seguit del Manuale. In quest ultim cas si definisce riginale il dcument cartace, nella sua redazine definitiva, perfetta ed autentica negli elementi sstanziali e frmali cmprendente tutti gli elementi di garanzia e di infrmazine del mittente e destinatari, stampat su carta intestata e dtat di firma autgrafa. Frmazine dei Dcumenti I dcumenti della Scula sn prdtti cn mezzi infrmatici cme previst dalla vigente nrmativa. Ogni dcument frmat per essere inltrat all estern all intern in md frmale: Tratta un unic argment indicat in maniera sintetica, ma esaustiva a cura dell autre nell spazi riservat all ggett; E riferit ad una sla registrazine di prtcll; Può far riferiment a più fascicli. Le firme necessarie alla redazine e perfezine giuridica del dcument in partenza devn essere appste prima della sua prtcllazine. Le regle per la determinazine dei cntenuti e della struttura dei dcumenti infrmatici sn definite dal RSP. Il dcument deve cntenere almen tali infrmazini minime: GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 31 di 71

32 La denminazine e il lg della Scula (se presente); L indicazine cmpleta della Scula e del RPA che ha prdtt il dcument; L indirizz cmplet (via, numer, CAP, città, prvincia); Il numer di telefn della Scula; Indirizz di psta elettrnica certificata istituzinale; Il cdice fiscale dell amministrazine; Lug di redazine del dcument; La data (girn, mese, ann) nell allegat file Segnatura.xml ; Il numer di prtcll nell allegat file Segnatura.xml ; Il numer degli allegati, se presenti; L ggett del dcument; Se trattasi di dcument digitale, firma elettrnica avanzata qualificata da parte dell istruttre del dcument e sttscrizine digitale del RPA e/ del respnsabile del prvvediment finale. Per agevlare il prcess di frmazine dei dcumenti infrmatici e cnsentire, al temp stess, la trattazine autmatica dei dati in essi cntenuti, la Scula rende dispnibili sul prpri sit mduli e frmulari elettrnici validi ad gni effett di legge. Sttscrizine dei Dcumenti Infrmatici La sttscrizine dei dcumenti infrmatici, quand prescritta, è ttenuta cn un prcess di firma digitale, cnfrme alla nrmativa vigente. Il DS e il DSGA sn dtati della firma digitale remta rilasciata dal MIUR. Inltre Segreteria Digitale si aggancia ad un sistema di firma digitale massiva cnfrme alle dispsizini dettate dalla nrmativa vigente - per il Dirigente Sclastic e per tutti clr che devn firmare un dcument - rilasciat da un Ente Certificatre accreditat e basat sulla tecnlgia HSM ASB. Su questi dispsitivi vengn create le cppie di chiavi di sttscrizine dei titlari che apprrann in mdalità autmatica massiva da Segreteria Digitale nella sezine Libr Firma la firma digitale ai dcumenti. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 32 di 71

33 Frmati di redazine dei Dcumenti Infrmatici I dcumenti infrmatici prdtti dalla Scula, indipendentemente dal sftware utilizzat per la lr redazine, prima della sttscrizine cn firma digitale, sn cnvertiti nel frmat Adbe PDF/A cme previst dalla nrmativa vigente in materia di archiviazine, e precedentemente cncrdati cn i gestri dell applicativ Segreteria Digitale, al fine di garantirne l immdificabilità e la cnservazine (vedi Allegat 2 delle nuve Regle tecniche per il Prtcll Infrmatic e Allegat 2 delle Regle tecniche in materia di cnservazine). Verifica delle Firme La sequenza delle perazini previste per la verifica di integrità del dcument firmat digitalmente, è la seguente: Apertura della busta virtuale cntenente il dcument firmat; Verifica della validità del certificat. Questa attività è realizzata mediante un applicazine sftware in grad di elabrare file firmati in md cnfrme alla Deliberazine CNIPA 21 maggi 2009, n. 45 di cui la Scula si dta (si rinvia alla seguente pagina dve si può trvare una lista di sftware che pssn essere usati per la verifica della firma). In cas di firma digitale in frmat PDF/A il lettre gratuit frnit dal prduttre Adbe Reader permette di identificare la bntà e la validità della firma ad una prima lettura del file. Us della Psta Elettrnica Certificata PEC L scambi dei dcumenti sggetti alla registrazine di prtcll è effettuat mediante messaggi, cdificati in frmat XML, cnfrmi ai sistemi di psta elettrnica cmpatibili cn il prtcll SMTP/MIME definit nelle specifiche GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 33 di 71

34 pubbliche RFC , RFC e successive mdificazini integrazini. Il rispett degli standard di prtcllazine, di cntrll dei medesimi e di scambi dei messaggi garantisce l intercnnessine e l interperabilità dei sistemi di prtcll. All scp di effettuare la trasmissine di un dcument dalla Scula ad un altra amministrazine utilizzand l interperabilità dei sistemi di prtcll, è necessari eseguire le seguenti perazini cme prescritt dalla Circlare del 7 maggi 2001, n. 28: Redigere il dcument utilizzand gli applicativi di ffice autmatin e/ altri cmpnenti del sistema infrmativ dell rganizzazine; Inserire i dati del destinatari (almen denminazine, indirizz, casella di psta elettrnica); Firmare il dcument (e eventualmente assciare il riferiment temprale al dcument firmat) se richiest la firma può essere appsta anche successivamente al caricament sul sistema di gestine del dcument; Caricare il dcument su Segreteria Digitale di gestine di prtcll tramite driver di stampa intelligente; Prtcllare il dcument in partenza e classificarl sul sistema; Inviare il messaggi cntenente il dcument firmat e prtcllat in uscita alla casella di psta istituzinale del destinatari. Il dcument infrmatic trasmess per via telematica si intende inviat e pervenut al destinatari se trasmess all indirizz elettrnic da questi dichiarat cme dmicili digitale. La data e l ra di frmazine, di trasmissine di ricezine di un dcument infrmatic, redatt in cnfrmità alla nrmativa vigente e alle relative regle tecniche sn ppnibili a terzi. La trasmissine del dcument infrmatic per via telematica, cn una mdalità che assicuri l avvenuta cnsegna, equivale alla ntificazine per mezz della psta nei casi cnsentiti dalla legge. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 34 di 71

35 GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 35 di 71

36 Descrizine del Fluss di lavr dei Dcumenti Fluss di lavr dei Dcumenti ricevuti dalla Scula GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 36 di 71

37 GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 37 di 71

38 Prvenienza dei Dcumenti Esterni I canali dei dcumenti che sn trasmessi da sggetti esterni alla Scula sn quelli richiamati nel capitl precedente. I dcumenti che transitan attravers il servizi pstale sn ritirati qutidianamente secnd le regle stabilite dal RSP. Ricezine Dcumenti Infrmatici sulla PEC Di nrma la ricezine dei dcumenti infrmatici è assicurata tramite la casella di psta elettrnica certificata istituzinale. L addett/gli addetti al Prtcll cntrlla qutidianamente i messaggi pervenuti nella casella di psta istituzinale e verifica se sn da prtcllare. Quand i dcumenti infrmatici pervengn nella casella PEC della Scula, l addett/i autrizzat/i, previa verifica della validità della firma appsta e della leggibilità del dcument, prcede alla registrazine di prtcll su Segreteria Digitale e all assegnazine interna. L perazine di ricezine dei dcumenti infrmatici avviene cn le mdalità previste dalle regle tecniche vigenti recanti standard del frmat dei dcumenti, mdalità di trasmissine, definizini dei tipi di infrmazini minime ed accessrie cmunemente scambiate tra le AOO e assciate ai dcumenti prtcllati. L addett/addetti al Prtcll verifica l autenticità, la prvenienza e l integrità dei dcumenti stessi. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 38 di 71

39 Ricezine Dcumenti Infrmatici sulla PEO Nel cas di ricezine di messaggi inviati da casella di psta elettrnica nn certificata - cnsiderat che l attuale sistema di psta elettrnica nn certificata nn cnsente una sicura individuazine del mittente - questa tiplgia di crrispndenza è trattata nei seguenti mdi: In cas di ricezine di un messaggi cn allegat un dcument scansinat e munit di firma autgrafa, quest ultim è trattat cme un dcument inviat via fax server qualra sia allegat al messaggi anche una scansine di un dcument di identità, ferm restand che il RPA deve verificare la prvenienza certa del dcument. In cas di mittente nn verificabile, il RPA valuta infatti cas per cas l pprtunità di trattare il dcument inviat via ; In cas di invi, in allegat, di un dcument munit di firma digitale, di invi di un messaggi firmat cn firma digitale, il dcument e/ il messaggi sn cnsiderati cme un dcument infrmatic inviat cn qualunque mezz di psta; In cas di invi di una cntenente un test nn sttscritt quest ultima sarà cnsiderata cme missiva annima. Superata questa fase il dcument viene inserit nel fluss di lavrazine e sttpst a tutti i cntrlli e gli adempimenti del cas spettanti agli uffici. Ricezine dei messaggi pervenuti per errre sulla casella PEC PEO Nel cas in cui pervengan sulla casella di psta istituzinale della Scula PEO messaggi dal cui cntenut si rileva che sn stati errneamente ricevuti, l peratre di prtcll rispedisce il messaggi al mittente cn la dicitura Messaggi pervenut per errre - nn di cmpetenza di questa Scula. Ricezine dei messaggi tramite Fax Server Nel cas di dcumenti ricevuti tramite fax server, tali dcumenti nel mment in cui pervengn sn autmaticamente caricati su Segreteria Digitale, e sn trattati al pari di dcumenti infrmatici ricevuti a mezz di psta elettrnica. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 39 di 71

40 Ricezine di Dcumenti Analgici per mezz di Psta rdinaria e Brevi manu I canali di ricezine della crrispndenza analgica in entrata sn: Psta rdinaria Telegrammi Raccmandate Brevi manu La crrispndenza in arriv è aperta il girn lavrativ in cui è pervenuta e cntestualmente prtcllata su Segreteria Digitale, prtcllata in differita a secnda dei carichi di lavr. La prtcllazine in differita avviene entr la fine del girn lavrativ successiv. La busta si allega al dcument per la parte relativa ai timbri pstali. Il persnale prepst alla apertura della crrispndenza è stat reglarmente autrizzat al trattament dei dati persnali. Le buste cntenitri sn inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell indirizz e del destinatari sugli stessi appsti. La crrispndenza persnale se cntiene la dicitura persnale, riservata altr nn deve essere aperta, né prtcllata, ma deve essere cnsegnata al destinatari che ne valuterà il cntenut ed eventualmente, nel cas dvesse riguardare la Scula, prvvederà a inltrarla all addett/addetti al Prtcll per la registrazine. In cas cntrari, si prcede nrmalmente all apertura e registrazine. La crrispndenza ricevuta via telegramma le ricevute di ritrn della psta raccmandata, per ciò che cncerne la registrazine di prtcll, sn trattate cme un dcument. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 40 di 71

41 Quand la crrispndenza nn rientra nelle categrie da ultim indicate, si prcede all apertura delle buste e si esegun gli ulteriri cntrlli preliminari alla registrazine. Classificazine e Fasciclazine Nella scheda di prtcllazine di Segreteria Digitale, l addett autrizzat alla registrazine assegna al dcument digitale/cartace anche un numer di classificazine in base al Titlari adttat (vedi Allegat 5) e alle pratiche aperte. Il dcument può essere assegnat ad un fascicl relativ ad una pratica già aperta vver cstituirne un nuv, ppure chiuderl. Archiviazine dei Dcumenti Infrmatici Una vlta prtcllati, classificati e fasciclati i dcumenti vengn archiviati autmaticamente nel Clud del Grupp Spaggiari Parma S.p.A. mess a dispsizine per il sftware di Segreteria Digitale. Cnservazine delle rappresentazini digitali dei Dcumenti Cartacei I dcumenti ricevuti su supprt cartace, cntestualmente alle perazini di registrazine, segnatura e classificazine, sn acquisiti in frmat immagine attravers un prcess di scansine interattiva nei frmati previsti dalla nrmativa vigente. Il tip di scansine utilizzata prevede la cdifica in frmat Adbe PDF (PDF/A), tale scelta è stata dettata dalla cmpleta prtabilità del frmat, dalle dimensini cntenute e dal facile inltr al sistema di Cnservazine. Il prcess di scansine avviene in diverse fasi: 1) Acquisizine delle immagini in md tale che ad gni dcument, anche se cmpst da più pagine, crrispnda un unic file (a cmpleta discrezine dell'peratre); 2) Verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite; GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 41 di 71

42 3) Cllegament delle immagini alle rispettive registrazini di prtcll in md nn mdificabile; 4) Archiviazine delle immagini insieme alla registrazine e classificazine, in md nn mdificabile. In gni cas nn vengn riprdtti in frmat immagine i seguenti dcumenti: I certificati medici cntenenti la diagnsi, Le cmunicazini delle autrità giudiziarie, Le cmunicazini del MIUR delle PA in genere, Raccmandate ferm psta, Lettere autgrafe, Fasciclazine Fisica dei Dcumenti Cartacei I dcumenti cartacei, che la Scula per legge è bbligata a cnservare, dp l perazine di riprduzine in frmat immagine Adbe PDF e cnservazine ai sensi delle nuve Regle tecniche in materia di cnservazine, vengn sttpsti all perazine di fasciclazine fisica, all intern di appsiti camice frnite, che vann a cstituire i fascicli fisici. Al fine di assicurare la prvenienza, sui dcumenti analgici prtcllati, classificati e fasciclati all intern del sistema, e sulle camice dei fascicli fisici, è appst a stampa, sulla base dei criteri definiti cn linee guida emanate dall Agid cn la Circlare n. 62 del 30 Aprile 2013, un cntrassegn generat elettrnicamente, frmat nel rispett delle regle tecniche stabilite ai sensi dell articl 71 e tale da cnsentire la verifica autmatica della cnfrmità del dcument analgic e del fascicl fisic a quell infrmatic. Tale cntrassegn, appst sul dcument analgic e sul fascicl fisic stt frma di etichetta cn cdice a barre, cntiene gli elementi identificativi indispensabili ad individuare la cpia infrmatica almen la sua registrazine di prtcll attravers l inseriment del cdice all intern di Segreteria Digitale. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 42 di 71

43 Il cntrassegn appst al dcument cartace equivale alla segnatura di prtcll. Rilasci di ricevute attestanti la ricezine di Dcumenti Infrmatici Nel cas di ricezine di dcumenti infrmatici per via telematica, la ntifica al mittente dell avvenut recapit del messaggi è assicurata dal servizi di psta elettrnica certificata utilizzat dalla Scula cn gli standard specifici. Rilasci di ricevute attestanti la ricezine di Dcumenti Cartacei Gli addetti autrizzati alla registrazine di prtcll nn pssn rilasciare ricevute per i dcumenti che nn sn sggetti a reglare prtcllazine. La semplice appsizine del timbr datari sulla cpia, nn ha alcun valre giuridic e nn cmprta alcuna respnsabilità del persnale amministrativ della Scula in merit alla ricezine ed all assegnazine del dcument. Quand il dcument cartace è cnsegnat direttamente dal mittente da altra persna incaricata al Prtcll ed è richiest il rilasci di una ricevuta attestante l avvenuta cnsegna, l addett amministrativ che l riceve è autrizzat a ftcpiare gratuitamente la prima pagina del dcument e: Apprre gli estremi della segnatura se cntestualmente alla ricezine avviene anche la prtcllazine. Oppure apprre sulla cpia csì realizzata il timbr dell amministrazine cn la data e l ra d arriv e la sigla dell peratre. Oppure apprre sulla cpia csì realizzata, cn una prcedura infrmatica, il timbr dell AOO cn la data e l ra d arriv e la sigla dell peratre. Oppure apprre su un mdul specific, cn una prcedura infrmatica, la data e l ra d arriv e la sigla dell peratre. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 43 di 71

44 Fluss di lavr dei Dcumenti in Uscita Srgente interna dei Dcumenti Ogni dipendente della Scula trasmette la crrispndenza nelle mdalità pprtune ad altra amministrazine, ad altr privat ad altr dipendente della Scula. Il dcument è di nrma frmat digitalmente secnd gli standard illustrati nei precedenti capitli tramite gli applicativi di ffice autmatin e/ altri cmpnenti del sistema del sistema infrmativ della Scula. La Scula è dtata di un driver di stampa intern che invia il dcument in uscita, verificat frmalmente, direttamente a Segreteria Digitale. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 44 di 71

45 Sttscrizine dei Dcumenti Caricati su Segreteria Digitale, i dcumenti, prima della prtcllazine, se richiest, sn firmati digitalmente dal DS DSGA, tramite il dispsitiv di firma massiva agganciat all applicativ. La firma può essere appsta anche prima dell invi del dcument a Segreteria Digitale tramite la firma remta rilasciata dal MIUR. Il dcument csì firmat viene inviat all applicativ per la prtcllazine. 2 Verifica frmale dei Dcumenti e registrazine di prtcll Il persnale autrizzat alla registrazine di prtcll dei dcumenti in uscita prvvede a verificarne la cnfrmità dal punt di vista frmale. Se la verifica da esit psitiv il dcument viene prtcllat in uscita su Segreteria Digitale e gli viene assciata una segnatura di prtcll. Classificazine e Fasciclazine La classificazine e fasciclazine dei dcumenti trasmessi avviene cn le stesse mdalità descritte precedentemente per i dcumenti in entrata cntestualmente alla registrazine nell appsita scheda su Segreteria Digitale. Trasmissine dei Dcumenti Infrmatici Le mdalità di cmpsizine e di scambi dei messaggi, il frmat della cdifica e le misure di sicurezza sn cnfrmi alla circlare AIPA 7 maggi 2001, n. 28. Una vlta caricat su Segreteria Digitale, registrat, classificat e fasciclat, la spedizine del dcument infrmatic si effettua direttamente da Segreteria Digitale a cui è agganciat la PEC di cui la Sula si avvale. 2 La firma remta rilasciata dal MIUR prta attualmente ad una situazine anmala, per cui al dcument va assegnat un numer di prtcll prima di essere firmat. Segreteria Digitale permette di assegnare un numer di prtcll al dcument nn ancra firmat, a cui pi, una vlta firmat, verrà effettivamente agganciat il suddett dcument. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 45 di 71

46 Se la Scula nn ha agganciat la prpria PEC all applicativ, trasmetterà il dcument, registrat, classificat e fasciclat su Segreteria Digitale direttamente da quest ultima. I dcumenti infrmatici sn trasmessi all indirizz elettrnic dichiarat dai destinatari, vver abilitat alla ricezine della psta per via telematica. Ricevute di ritrn Le ricevute di ritrn relative all avvenut recapit dei dcumenti rilasciate dal servizi di psta certificata del destinatari e i messaggi di ritrn generati autmaticamente di seguit all invi sn identificati e archiviati in Segreteria Digitale in crrispndenza della registrazine di prtcll del dcument inviat a cui si riferiscn. Fluss dei Dcumenti Interni frmali Il fluss di dcumenti frmali intern avviene attravers la registrazine degli stessi su Segreteria Digitale e la lr cnseguente archiviazine. Nn viene utilizzata per le cmunicazini frmali interne la psta elettrnica (sia PEC che PEO). Il dcument è frmat secnd gli standard definiti precedentemente. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 46 di 71

47 Una vlta frmat, il dcument è caricat su Segreteria Digitale e successivamente registrat, classificat, fasciclat ed infine res accessibile all addett/uffici agli addetti/uffici interessati. Cnservazine dei Dcumenti e dei Fascicli nella fase crrente In riferiment ai fascicli analgici e ai fascicli ibridi nella fase crrente, nell UOR della Scula sn stati individuati e frmalmente incaricati gli addetti all rganizzazine e tenuta dei fascicli attivi (e chiusi in attesa di riversament nell archivi di depsit) e alla cnservazine dei dcumenti al lr intern. I respnsabili della cnservazine dei dcumenti e dei fascicli nella fase crrente sn gli stessi RSP. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 47 di 71

48 Regle di Smistament e Assegnazine dei Dcumenti ricevuti Smistament e Assegnazine L attività di smistament cnsiste nell inviare un dcument prtcllat e segnat all uffici cmpetente. Cn l assegnazine si cnferisce la respnsabilità del prcediment amministrativ ad un sggett fisic. Effettuat l smistament e l assegnazine, il RPA, nella sezine I mei Dcumenti, prende in caric il dcument a lui assegnat. L assegnazine può essere effettuata per cnscenza per cmpetenza. L uffici cmpetente l assistente amministrativ è incaricat della gestine del prcediment a cui il dcument si riferisce e prende in caric il dcument. I termini per la definizine del prcediment amministrativ che prende avvi dal dcument decrrn dalla data di prtcllazine. Tutta la crrispndenza prtcllata nell arc della girnata viene inviata in visine al DS e/ al DSGA. Nel cas di assegnazine errata il RPA che riceve il dcument dalla sezine Scrivania riassegna direttamente il dcument all RPA cmpetente, ppure all UOP che a sua vlta riassegnerà il dcument al RPA cmpetente in base all assett rganizzativ della scula. Il sistema di gestine infrmatica del prtcll tiene traccia di tutti i passaggi memrizzand l identificativ dell utente che effettua l perazine cn la data e l ra di esecuzine. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 48 di 71

49 Elenc dei Dcumenti esclusi dalla prtcllazine Dcumenti esclusi Sn esclusi dalla registrazine di prtcll le seguenti tiplgie di dcumenti: Atti preparatri interni Mandati di pagament e reversali di incass (e sggetta a prtcllazine la Distinta di trasmissine) Riviste, Gazzette Ufficiali Materiali pubblicitari. Sn inltre esclusi tutti i dcumenti di cui all art. 53 cmma 5 del D.P.R. 20 dicembre 2000 n GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 49 di 71

50 Sistema di Classificazine e Fasciclazine Titlari di Classificazine Il pian di classificazine Titlari è l schema lgic utilizzat per rganizzare i dcumenti d archivi in base alle funzini e alle materie di cmpetenza dell ente. Il pian di classificazine si suddivide in titli, classi e sttclassi. Il titl ( la vce di I livell) individua per l più funzini primarie e di rganizzazine dell ente (macrfunzini); mentre le classi e le sttclassi crrispndn a specifiche cmpetenze che rientran cncettualmente nella macrfunzine descritta dal titl. Il Titlari è un strument suscettibile di aggirnament: ess deve infatti descrivere le funzini e le cmpetenze dell ente, sggette a mdifiche in frza delle leggi e dei reglamenti statali e/ reginali. La predispsizine del Titlari su Segreteria Digitale e il su aggirnament cmpete esclusivamente al RSP, anche su prpsta degli addetti amministrativi. Dp gni mdifica del Titlari, il RSP prvvede a infrmare tutti i sggetti abilitati all perazine di classificazine dei dcumenti e a dare lr le istruzini per il crrett utilizz delle nuve classifiche. Segreteria Digitale garantisce la stricizzazine delle variazini di Titlari per ann e la pssibilità di ricstruire le diverse vci nel temp mantenend stabili i legami dei fascicli e dei dcumenti cn la struttura del Titlari vigente al mment della prduzine degli stessi. Il Titlari nn è retrattiv: nn si applica, ciè, ai dcumenti prtcllati prima della sua intrduzine. Il Titlari vigente è allegat al Manuale (vedi Allegat 5). GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 50 di 71

51 Classificazine La classificazine è l perazine finalizzata alla rganizzazine dei dcumenti, secnd un rdinament lgic, in relazine alle funzini e alle cmpetenze della Scula. Essa è eseguita a partire dal Titlari di classificazine (vedi Allegat 5). Tutti i dcumenti ricevuti e prdtti dalla Scula, indipendentemente dal supprt sul quale vengn frmati, sn classificati in base al spra citat Titlari. Mediante la classificazine si assegna al dcument, ltre al cdice cmplet dell indice di classificazine (titl, classe, sttclasse), il numer della pratica/fascicl ed eventualmente del sttfascicl. La classificazine è effettuata cntestualmente alla registrazine. Fasciclazine Quand un nuv dcument viene recapitat alla Scula, il sggett abilitat all perazine di fasciclazine stabilisce, cn l ausili delle funzini di ricerca del sistema di prtcll infrmatizzat, se il dcument stess debba essere ricllegat ad una pratica prcediment in crs, e pertant debba essere inserit in un fascicl già esistente, ppure se il dcument si riferisce a un nuv affare prcediment. Qualra un dcument dia lug all avvi di un nuv prcediment di un nuv affare, il sggett prepst prvvede all apertura di un nuv fascicl. Tutti i dcumenti, indipendentemente dal lr supprt, debbn essere riuniti in fascicli. Nel fascicl devn essere cnservati i dcumenti relativi ad un medesim prcediment affare, classificati in maniera mgenea; ad gni fascicl crrispnde, di nrma, un sl prcediment affare riferit ad un attività in crs già espletata. Un fascicl può essere distint in sttfascicli, i quali a lr vlta pssn essere articlati in inserti. I dcumenti devn essere cnservati nel fascicl, sttfascicl, insert, secnd l rdine prgressiv di registrazine, secnd il numer di prtcll ad essi attribuit. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 51 di 71

52 Il fascicl analgic cartace cntiene tutti i dcumenti su supprt cartace pervenuti alla Scula in frmat cartace pertinenti al medesim prcediment affare. Il Grupp Spaggiari Parma S.p.A. all intern del servizi di Segreteria Digitale mette a dispsizine gli strumenti necessari all archiviazine fisica dei dcumenti pervenuti su supprt cartace, di cui viene cnservat sia l riginale cartace che eventualmente la cpia infrmatica per immagine, il cui legame è esplicitat attravers il cntrassegn elettrnic già citat nei precedenti capitli. Il fascicl infrmatic cntiene tutti i dcumenti infrmatici pertinenti il medesim prcediment affare, cmpresi quelli crrispndenti alla rappresentazine infrmatica di dcumenti analgici cartacei (file risultante dalla scansine del dcument cartace riginale). L perazine di apertura cmprende la registrazine di alcune infrmazini essenziali: Indice di classificazine, (ciè titl, classe, sttclasse, etc.); Numer del fascicl; Oggett del fascicl, individuat sulla base degli standard definiti dall amministrazine/aoo; Data di apertura del fascicl; AOO e UOR; Cllcazine fisica, di eventuali dcumenti cartacei; Cllcazine lgica, dei dcumenti infrmatici; Livell di riservatezza, se divers da quell standard applicat dal sistema. Il fascicl di nrma viene apert all ultim livell della struttura gerarchica del titlari. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 52 di 71

53 Sttfascicli Il fascicl può essere suddivis in sttfascicli. Queste suddivisini sn identificate cn un ulterire catena numerica, che si riferisce gerarchicamente al numer di fascicl dal quale è separata da un punt. Il sttfascicl eredita le seguenti infrmazini dal fascicl in cui è apert: L ann di apertura; L indice di classificazine; Il numer prgressiv nell ambit della classificazine. Valgn per il sttfascicl le medesime regle indicate per il fascicl (apertura e chiusura, ggett, etc.). Tiplgia dei Fascicli trattati Le principali tiplgie di fascicli trattati sn: Fascicli di prcedimenti amministrativi: cntengn i dcumenti relativi ad un prcediment amministrativ. Se ess si articla in più subprcedimenti a questi si pssn far crrispndere più sttfascicli. Nel cas ulterire in cui ess sia particlarmente cmpless, si pssn frmare catene di fascicli autnmi, ciascun dei quali a sua vlta può cntenere sttfascicli. Fascicli Persnali: cntengn tutti i fascicli relativi ai rapprti che intercrrn cn una persna fisica giuridica; Chiusura dei Fascicli Il fascicl viene chius al termine del prcediment amministrativ al termine dei rapprti cn una persna fisica giuridica nel cas di fascicli persnali. La data di chiusura si riferisce alla data dell ultim dcument prdtt. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 53 di 71

54 Ess viene archiviat rispettand l rdine di classificazine e la data della sua chiusura. Gestine dei Fascicli Ibridi Il fascicl è cmpst da dcumenti frmati su due supprti, quell cartace e quell infrmatic, afferenti ad un affare prcediment amministrativ che dà rigine a due unità archivistiche di cnservazine differenti; l unitarietà del fascicl è garantita dal sistema mediante l indice di classificazine e il numer di repertri. I fascicli relativi ad attività istruttrie già avviate alla data del 30 giugn 2015, vversia prima dell avvi dell peratività di Segreteria Digitale, hann una cmpsizine ibrida, vale a dire sn cstituiti da dcumenti in parte cartacei ed in parte digitali.. Repertri dei Fascicli La Scula predispne il Repertri dei fascicli su Segreteria Digitale. Il repertri dei fascicli, ripartit per ciascun titl del Titlari, è l strument di gestine e di reperiment dei fascicli. La struttura del repertri rispecchia quella del Titlari di classificazine e quindi varia in cncmitanza cn l aggirnament di quest ultim. Aggregazini Dcumentali I dcumenti infrmatici pssn essere cnservati, ltre che in fascicli, anche in aggregazini dcumentali csì cme previst dalle nuve Regle tecniche per la cnservazine. Per aggregazine dcumentale si intende una racclta di dcumenti infrmatici di fascicli infrmatici, riuniti per caratteristiche mgenee, in relazine alla GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 54 di 71

55 natura e alla frma dei dcumenti in relazine all ggett e alla materia, in relazine alle funzini della Scula. Nell allegat 6 i Tipi dcument adttati dal RSP. Pian di Cnservazine e Scart Un dcument si definisce scartabile quand ha pers ttalmente la sua rilevanza amministrativa e nn ha assunt alcuna rilevanza strica. Le dispsizini di massima, i criteri di selezine, le serie archivistiche prese in cnsiderazine ed i casi particlari ai fini di una crretta individuazine dei dcumenti da cnservare sn cntenuti nel pian di cnservazine e scart dei dcumenti agganciat direttamente al Titlari di classificazine. Il pian di cnservazine e scart è redatt in base alle dispsizini della circlare n. 44 del 2005 emanata dalla Direzine Generale degli Archivi per gli Archivi delle Istituzini Sclastiche, che riprta i termini di cnservazine delle tiplgie dcumentarie prdtte dalle Istituzini Sclastiche. La Scula, preliminarmente, predispne il Pian di cnservazine e scart su Segreteria Digitale a partire dal Titlari. Il Pian viene prpst dal RSP alla Sprintendenza archivistica di cmpetenza e viene apprvat cn att frmale dalla Cmmissine. I termini di cnservazine si calclan dalla data di chiusura della trattazine dell'affare, e nn dalla data dei singli dcumenti. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 55 di 71

56 Prcedura di Scart Ai sensi del Cdice dei beni culturali e del paesaggi (D.Lgs 42/2004, art. 21, cmma 1, lettera d), il prvvediment di scart è subrdinat alla preventiva autrizzazine del Minister per i beni e le attività culturali Sprintendenza archivistica. Per le perazini di scart, la prcedura si svlge in quattr fasi: 1) Il dirigente dell'istituzine sclastica trasmette alla Sprintendenza archivistica, cn lettera prtcllata, l'elenc in due cpie, entrambe da lui firmate, delle tiplgie archivistiche che si ritiene nn abbian più utilità amministrativa. L'elenc, in testa al quale è indicat il numer di pagine di cui si cmpne, cmprende: 1) la descrizine delle tiplgie dei dcumenti (es. cmpiti in classe, richieste di certificati, ecc); 2) le annate di riferiment; 3) la quantità del materiale (in numer di faldni, scatle, pacchi e in pes apprssimativ vver in cas di dcumenti digitali il valre in gigabyte in terabyte); 4) i mtivi della prpsta di eliminazine. 2) La Sprintendenza archivistica restituisce una cpia dell'elenc, vistat cn apprvazine ttale parziale. 3) L'Istituzine sclastica prvvede a cedere i dcumenti da scartare alla Crce Rssa Italiana,, in cas di indispnibilità della medesima, a rganizzazini, anche di vlntariat (ex DPR 8/1/2001 n.37, art. 8), che ne garantiscan la distruzine (tramite triturazine, inceneriment, macerazine alfine di riciclare il materiale). Infine l'istituzine sclastica trasmette alla Sprintendenza archivistica cpia del verbale attestante le mdalità dell'avvenuta distruzine. Le prcedure spra descritte pssn essere applicate anche per la selezine e l scart della dcumentazine digitale. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 56 di 71

57 Alb nline e Trasparenza Alb nline Ai sensi dell'art. 32 della L. 69 del 2009, è istituit l'alb ufficiale nline della Scula, accessibile su appsita pagina del sit web della Scula. All'Alb ufficiale nline sn pubblicati gli atti per i quali leggi, reglamenti prvvedimenti prevedan la pubblicazine cn funzine dichiarativa, cstitutiva di pubblicità ntizia. L Alb nline si cstituisce di diverse sezini crrispndenti alle diverse tiplgie di atti pubblicati: avvisi, rgani cllegiali, esami, libri di test, graduatrie, atti di nmina i.t.d., bilanci, cntratti nazinali, cntratti integrativi, cnvenzini, incarichi e cnsulenze, bandi di gara, assicurazini, privacy, beni patrimniali, rsu e alb pubbliche amministrazini. Il DS, il DSGA e il persnale di segreteria cnsultan direttamente tutti i dcumenti pubblicati, cntrllan e mdifican i dati di pubblicazine in cas di errri da Segreteria Digitale nella sezine Alb nline. Una vlta prtcllat sul sistema, il dcument, se richiest dalla tiplgia dcumentaria, è autmaticamente pubblicat nline grazie al plug-in dirett cn la sezine Alb nline del sit della Scula. I girni di pubblicazine, la sezine dell Alb a cui appartiene il dcument e la durata della sua cnservazine nell stric del sit si definiscn a priri per gni tiplgia dcumentaria nell appsita sezine. I dcumenti restan pubblicati per il temp stabilit dalle single dispsizini di legge di reglament. Salv casi specifici la durata è di quindici girni. La pubblicazine avviene per girni interi, naturali e cnsecutivi, cmprese le festività civili. Alla scadenza dei termini di cui spra, gli atti già pubblicati nn sn più visinabili all Alb nline, ma sn cnsultabili, per il cmplet esercizi del diritt di access, press l uffici che li detiene, vver press l ente che ne ha richiest la pubblicazine. Sn eventualmente cnsultabili anche in altre sezini del sit web istituzinale dell Amministrazine. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 57 di 71

58 Durante il perid di pubblicazine sn vietate la sstituzine e/ mdificazine dei cntenuti dei dcumenti. In cas di errri materiali di missini, la pubblicazine del dcument, cn att mtivat del respnsabile del prvvediment, deve essere annullata e ciò deve essere evidenziat sia sul dcument sia nell appsita sezine dell Alb nline. Qualra tale dcument sia sstituit cn il dcument crrett, il cmput dei girni di pubblicazine ricmincia a decrrere ex nv. L Alb nline deve essere accessibile in tutti i girni dell ann, salv interruzini determinate da cause di frza maggire. La pubblicazine sul web deve garantire il diritt all'bli dei sggetti cinvlti e cnclus il perid di affissine i dati devn scmparire cn l'istruzine indicante la richiesta ai mtri di ricerca di nn indicizzare il cntenut del dcument. Trasparenza La Scula istituisce sul prpri sit internet un appsita sezine denminata Amministrazine trasparente nella quale sn pubblicate tutte le infrmazini riguardanti la trasparenza, buna amministrazine e prevenzine dei fenmeni della crruzine ai sensi della D. Lgs. n. 33 del La sezine Amministrazine Trasparente deve essere rganizzata in sttsezini all intern delle quali devn essere inseriti i dcumenti, le infrmazini e i dati previsti dal decret (art. 48 e allegat al D. Lgs.). Le infrmazini pubblicate nn devn cntenere dati nn pertinenti e, se sensibili giudiziari, nn indispensabili rispett alle specifiche finalità di trasparenza della pubblicazine ai sensi degli articli 3 cmma 1 e 11 cmma 1 del D. Lgs. n. 196 del 2003 e art. 4 cmma 4 del D. Lgs. 33 del E inltre sempre vietata diffusine di dati idnei a rivelare: L stat di salute (art. 22, cmma 8 del D. Lgs. n. 196 del 2003) La vita sessuale (art. 4, cmma 6 del D. Lgs. 33 del 2013) I dati sensibili (rigine razziale etnica, cnvinzini religise, filsfiche, pinini plitiche, adesine a partiti e sindacati, ecc.) I dati giudiziari (carichi pendenti, la qualità di imputat indagat) GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 58 di 71

59 Segreteria Digitale ha una sezine Trasparenza le cui funzinalità di utilizz sn le medesime descritte per la sezine Alb nline del paragraf precedente. I dcumenti rimangn pubblicati in Amministrazine trasparente per almen 5 anni e sn successivamente trasferiti autmaticamente nell stric del sit. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 59 di 71

60 Mdalità di Prduzine e Cnservazine delle registrazini di prtcll Unicità del Prtcll Infrmatic Nell ambit della Scula il registr di prtcll è unic e la numerazine prgressiva delle registrazini di prtcll è unica. La numerazine si chiude al 31 dicembre di gni ann e ricmincia dal prim gennai dell ann successiv. Il numer di prtcll individua un unic dcument e, di cnseguenza, gni dcument reca un sl numer di prtcll. Il numer di prtcll è cstituit da almen sette cifre numeriche. Nn è cnsentita l identificazine dei dcumenti mediante l assegnazine manuale di numeri di prtcll che il sistema infrmatic ha già attribuit ad altri dcumenti, anche se questi dcumenti sn strettamente crrelati tra lr. La dcumentazine che nn è stata registrata press l UOR viene cnsiderata giuridicamente inesistente press l amministrazine. Il registr di prtcll è un att pubblic riginari che fa fede della tempestività e dell effettiv riceviment e spedizine di un dcument, indipendentemente dalla reglarità del dcument stess, ed è idne a prdurre effetti giuridici. Il registr di prtcll è sggett alle frme di pubblicità e di tutela di situazini giuridicamente rilevanti previste dalla nrmativa vigente. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 60 di 71

61 Registr girnalier di prtcll Il RSP, vver un su delegat, prvvede tramite Segreteria Digitale alla prduzine del registr girnalier di prtcll tramite la stampa in frmat Adbe PDF. Ess è cstituit dall elenc delle infrmazini inserite cn l perazine di registrazine di prtcll nell arc di un stess girn gestite su due clnne per i dcumenti in entrata e in uscita. Le infrmazini riprtate sn: Numer di prtcll; Stat (inserit, annullat); Data di prtcll; Mittente destinatari; Dcumenti allegati; Oggett; Classifica d archivi. Segreteria Digitale invia autmaticamente in Cnservazine il registr girnalier di prtcll alla fine della girnata lavrativa, cme previst dalle Regle tecniche per il Prtcll Infrmatic, art. 7 cmma 5. Registr di prtcll Su gni dcument ricevut spedit dalla Scula è effettuata una registrazine di prtcll cn il sistema di gestine del Prtcll Infrmatic Segreteria Digitale, che cnsiste nella memrizzazine dei dati bbligatri. Ciascuna registrazine di prtcll cntiene, almen, i seguenti dati bbligatri: Il numer di prtcll, generat autmaticamente dal sistema e registrat in frma nn mdificabile; La data di registrazine di prtcll, assegnata autmaticamente dal sistema e registrata in frma nn mdificabile; Il mittente che ha prdtt il dcument, registrat in frma nn mdificabile; GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 61 di 71

62 Il destinatari del dcument, registrat in frma nn mdificabile; L ggett del dcument, registrat in frma nn mdificabile; La classificazine. Le registrazini di prtcll, in accrd cn la nrmativa vigente, prevedn elementi accessri (facltativi), rilevanti sul pian amministrativ, rganizzativ e gestinale. Tali dati facltativi sn descritti nei paragrafi seguenti (vedi 8.4). Il fluss di lavr è stat già descritt al precedente capitl Descrizine del fluss di Dcumenti. La registrazine deve avvenire di nrma entr la girnata lavrativa. Eventuali rilevanti differimenti di data devn essere mtivati espressamente nel camp Anntazini che è pssibile assciare al dcument. È data la pssibilità di mdificare alcuni dati bbligatri senza annullare la registrazine di prtcll, quali: Il mittente che ha prdtt il dcument; Il destinatari del dcument; L ggett del dcument; La classificazine. Tali mdifiche vengn registrate nell stric del sistema. Elementi facltativi della registrazine di prtcll Di seguit vengn riprtati i dati facltativi di registrazine messi a dispsizine nella scheda di registrazine e finalizzati alla cnservazine e gestine della dcumentazine: Data di arriv; Mezz di trasmissine; Tip di dcument; Numer prtcll mittente; Data prtcll mittente; Numer pratica; Descrizine pratica; Respnsabile/assistente amministrativ respnsabile della pratica; Chiusura del fascicl; GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 62 di 71

63 Eventuali dati relativi all archiviazine fisica se si tratta di un dcument cartace quali Unità di Archiviazine e Cntenitre di Archiviazine; Eventuali legami cn prtclli già esistenti. I dati facltativi sn mdificabili senza necessità di annullare la registrazine di prtcll, anche se il sistema registra cmunque tali mdifiche. Segnatura di prtcll La segnatura di prtcll è l appsizine l assciazine all riginale del dcument, in frma permanente nn mdificabile, delle infrmazini riguardanti il dcument stess. Essa cnsente di individuare ciascun dcument in md inequivcabile. L perazine di segnatura di prtcll è effettuata cntempraneamente all perazine di registrazine di prtcll. I dati della segnatura di prtcll di un dcument infrmatic, csì cme previst dalle nuve Regle tecniche per il Prtcll Infrmatic, devn essere: Il cdice identificativ dell Istitut; Cdice identificativ dell area rganizzativa mgenea; Il cdice identificativ del registr; La data di prtcll secnd il frmat individuat in base alle previsini di cui all art. 20, cmma 2 delle spraccitate Regle tecniche; Il prgressiv di prtcll secnd il frmat specificat all art. 57 del Test Unic. La segnatura di prtcll appsta al dcument al mment della registrazine in Segreteria Digitale include le ulteriri infrmazini dispnibili al mment della registrazine cme previst dall art. 55 cmma 4 del Test Unic, e già descritte nei paragrafi precedenti. Per i dcumenti infrmatici la segnatura si applica sl per i dcumenti in uscita. Nel cas di registrazine di un dcument nativ analgic, ltre alla segnatura di prtcll infrmatica generata durante la prtcllazine su Segreteria GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 63 di 71

64 Digitale, al dcument è appsta fisicamente un etichetta grafica, il già richiamat cntrassegn elettrnic a stampa. Tale etichetta grafica è la segnatura di prtcll del dcument analgic. Annullament delle registrazini di prtcll La mdifica di un camp bbligatri della registrazine di prtcll cmprta l bblig di annullare l intera registrazine di prtcll. L annullament di una registrazine di prtcll può essere autrizzata, previa valutazine, unicamente dal RSP, e da lui effettuata effettuata da un su delegat assistente amministrativ abilitat a seguit di richiesta indicante il numer di prtcll da annullare e i mtivi dell annullament. L perazine di annullament può essere richiesta anche dagli peratri del servizi prtcll in cas di errri materiali nn sanabili. Le infrmazini annullate rimangn memrizzate nella base di dati e nel recrd di prtcll appain inltre, in frma ben visibile, anche data e ra dell annullament, nnché il sggett che ha prcedut all stess. Mdalità di Cnservazine delle Registrazini I dcumenti infrmatici, una vlta archiviati nel Registr di prtcll Ufficiale della Scula, sn trasferiti in maniera autmatica al sistema di cnservazine cn cui si interfaccia Segreteria Digitale. I dcumenti infrmatici trasferiti sn: I dcumenti prtcllati fin alla data dierna e nn ancra psti in cnservazine che sian crrettamente classificati, fasciclati e che cntengan il dcument principale; Il registr girnalier di prtcll, generat a cadenza girnaliera e firmat dal RSP, dai sui delegati. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 64 di 71

65 Casi particlari Dcumenti riservati La Pubblica Amministrazine è tenuta alla gestine di dcumenti riservati ed alla lr prtcllazine. Tale dcumentazine nn può essere accessibile a tutt il persnale di Segreteria, ma dvrà seguire un iter frmale che cnti della sensibilità e della privacy dei dati in essi cntenuti. Ogni Assistente Amministrativ sttscrive perciò una lettera di Incaric cn la P.A. di appartenenza, in md da definire gli bblighi relativi alla gestine della dcumentazine riservata. Il fluss dcumentale è gestibile nel sftware di Segreteria Digitale grazie ad pprtuni prcessi integrati che cnsentn la cmpleta gestine annima di tale dcumentazine, i dati pssn, infatti, essere registrati e prtcllati mantenend il lr cntenut cmpletamente riservat sl agli utenti abilitati. Circlari, Dispsizini Generali e Crrispndenza cn più destinatari Le circlari, le dispsizini generali e tutte le altre cmunicazini/crrispndenza che abbian più destinatari si registran cn un sl numer di prtcll generale. I destinatari sn indicati in appsiti elenchi da assciare al dcument e alla registrazine di prtcll secnd le mdalità previste dalla gestine anagrafica del sistema. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 65 di 71

66 Dmande di partecipazine a Cncrsi, Avvisi, Selezini, Crsi e Brse di Studi La crrispndenza ricevuta cn rimessa diretta dall interessat da persna da questi delegata, viene prtcllata al mment della presentazine, dand ricevuta dell avvenuta cnsegna cn gli estremi della segnatura di prtcll. Cn la medesima prcedura deve essere trattata la crrispndenza ricevuta in frmat digitale per psta. Nell eventualità che nn sia pssibile prcedere immediatamente alla registrazine dei dcumenti ricevuti cn rimessa diretta, essi sarann accantnati e prtcllati successivamente (cme di seguit descritt). In quest cas al mittente, al su delegat, viene rilasciata ugualmente ricevuta senza gli estremi del prtcll. Prtcllazine di Dcumenti inerenti a Gare di Appalt cnfezinati su supprti Cartacei Le fferte di gare d appalt altra dcumentazine da cnsegnarsi alla Scula in busta chiusa sn registrate al prtcll in busta chiusa. Per la dcumentazine delle gare telematiche, per ragini di sicurezza, si riceve di nrma per via telematica sl la registrazine del partecipante alla gara e la dcumentazine che nn faccia esplicit riferiment all fferta ecnmica, che invece dvrà essere inviata in cartace tramite sistemi di infrmatici di criptazine dell fferta. Dp l apertura delle buste la Scula che gestisce la gara d appalt asscia al numer di prtcll precedentemente registrat la cpia infrmatica dei dcumenti in essa cntenuti e li fascicla elettrnicamente. Ad gni dcument è appst il cntrassegn elettrnic che crrispnde ad un'unica registrazine e viene fasciclat fisicamente. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 66 di 71

67 Lettere annime e dcumenti nn firmati su supprt cartace L peratre di prtcll, cnfrmandsi alle regle stabilite dal RSP attesta la data, la frma e la prvenienza per gni dcument. Le lettere annime, pertant, devn essere prtcllate e identificate cme tali, cn la dicitura Mittente scnsciut annim e Dcument nn sttscritt. Per le stesse ragini le lettere cn mittente, prive di firma, vann prtcllate e vengn identificate cme tali. È pi cmpit del RPA valutare, se il dcument priv di firma debba ritenersi valid e cme tale trattat dall uffici assegnatari. Oggetti plurimi - relazini multiple Qualra un dcument in entrata presenti più ggetti, relativi a prcedimenti diversi, nella scheda di registrazine, al mment della classificazine, si assegna il dcument ai rispettivi fascicli di riferiment (relazini multiple). Mdelli cmpilati nline Tutti i mdelli di dcumenti prdtti dall Ente e pubblicati sul sit internet istituzinale sulla rete intranet dell Ente sn classificati secnd il pian di classificazine in us. Nn pssn essere pubblicati mdelli, frmulari ecc. che nn sian classificati. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 67 di 71

68 Registr di Emergenza Mdalità di utilizz Il RSP autrizza l svlgiment delle perazini di registrazine di prtcll su registri di emergenza cartacei gni qualvlta per cause tecniche nn sia pssibile utilizzare Segreteria Digitale. In taluni casi si cmpilan in gni lr parte e si firman digitalmente i mduli di registrazine di emergenza sul sistema lcale (vedi allegat 7). Si applican le mdalità di registrazine dei dcumenti su registr di emergenza e di recuper delle stesse in Segreteria Digitale, in ttemperanza all art. 63 del Test Unic. Una vlta ripristinat il sistema, le registrazini effettuate in emergenza sarann immesse in Segreteria Digitale. Il registr si rinnva gni ann slare, e pertant, inizia il prim gennai e termina il 31 dicembre di gni ann. In fase di ripristin ad gni dcument registrat in emergenza viene attribuit un nuv numer di prtcll generale, cntinuand la numerazine del prtcll generale raggiunta al mment dell interruzine del servizi. Le perazini di recuper sul registr di prtcll generale devn essere effettuate entr e nn ltre 5 girni dalla data di ripristin del sistema. A tale registrazine è assciat anche il numer di prtcll e la data di registrazine riprtati sul prtcll di emergenza. Pertant ltre al numer di registr di prtcll generale è visibile anche il numer del registr di emergenza. La data in cui è stata effettuata la prtcllazine sul registr di emergenza è quella a cui si fa riferiment per la decrrenza dei termini del prcediment amministrativ. In tal md è assicurata la crretta sequenza dei dcumenti che fann parte di un determinat prcediment amministrativ. Qualra l impssibilità di utilizzare la prcedura infrmatica si prlunghi ltre ventiquattr re, per cause di eccezinale gravità, il respnsabile per la tenuta del prtcll può autrizzare l us del registr di emergenza per peridi successivi di nn più di una settimana. Sul registr di emergenza vann riprtati gli estremi del prvvediment di autrizzazine. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 68 di 71

69 Per gni girnata di registrazine di emergenza è riprtat sul registr di emergenza il numer ttale di perazini di registrazini effettuate manualmente. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 69 di 71

70 Pubblicazine del Manuale di Gestine Apprvazine e aggirnament del Manuale, nrme transitrie e finali La Scula adtta il presente Manuale di Gestine su prpsta del Respnsabile del Prtcll. Il presente Manuale ptrà essere aggirnat a seguit di: Nrmativa spravvenuta; Intrduzine di nuve pratiche tendenti a miglirare l azine amministrativa in termini di efficacia, efficienza e trasparenza; Inadeguatezza delle prcedure rilevate nell svlgiment delle attività crrenti; Mdifiche apprtate negli allegati dal Respnsabile del Prtcll. GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 70 di 71

71 Allegati 1) Nrme e reglamenti di riferiment 2) Definizini 3) Articlazine UOR 4) Elenc delle persne titlari di firma digitale 5) Titlari di classificazine 6) Tipi dcument 7) Mdul Registr di emergenza Il Dirigente Sclastic (Prf. David NADERY) GRUPPO SPAGGIARI PARMA Stampat il 20/10/2015 alle re Pag 71 di 71

72 1 (Allegat 1) Nrme e reglamenti di riferiment DPR 445/2000 Test unic dcumentazine amministrativa D. Lgs. 82/2005 (CAD) Il Cdice dell Amministrazine digitale D. Lgs. 235/2010 (Mdifiche ed integrazini nuv CAD) D. L. 179/2012 cnvertit cn L. 221/2012 (Decret crescita 2.0) DPCM 3/12/2013 (prtcll infrmatic) DPCM 3/12/2013 (cnservazine a lung termine) D.L. 24 giugn 2014, n 90 (Decret Pubblica Amministrazine) DPCM 13/11/2014 (dcument infrmatic) (Regle tecniche in materia di frmazine, trasmissine, cpia, duplicazine, riprduzine e validazine temprale dei dcumenti infrmatici nnche' di frmazine e cnservazine dei dcumenti infrmatici delle pubbliche amministrazini ai sensi degli articli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, cmma 1, 41, e 71, cmma 1, del CAD.) Istruzini per il registr girnalier di prtcll

73 Supplement rdinari n. 20 alla GAZZETTA UFFICIALE Serie generale - n. 59 ALLEGATO 1 GLOSSARIO/DEFINIZIONI Indice 1 2 INTRODUZIONE DEFINIZIONI Allegat alle Regle tecniche in materia di dcument infrmatic e gestine dcumentale, prtcll infrmatic e cnservazine di dcumenti infrmatici 51

74 Supplement rdinari n. 20 alla GAZZETTA UFFICIALE Serie generale - n INTRODUZIONE Di seguit si riprta il glssari dei termini cntenuti nelle regle tecniche di cui all articl 71 del decret legislativ 7 marz 2005, n. 82 e successive mdificazini e integrazini in materia di dcument infrmatic e sistema di cnservazine dei dcumenti infrmatici che si aggiungn alle definizine del citat decret ed a quelle del decret del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445 e successive mdificazini e integrazini. 2 DEFINIZIONI access TERMINE accreditament affidabilità aggregazine dcumentale infrmatica archivi archivi infrmatic area rganizzativa mgenea attestazine di cnfrmità delle cpie per immagine su supprt infrmatic di un dcument analgic autenticità base di dati DEFINIZIONE perazine che cnsente a chi ne ha diritt di prendere visine ed estrarre cpia dei dcumenti infrmatici ricnsciment, da parte dell Agenzia per l Italia digitale, del pssess dei requisiti del livell più elevat, in termini di qualità e sicurezza ad un sggett pubblic privat, che svlge attività di cnservazine di certificazine del prcess di cnservazine caratteristica che esprime il livell di fiducia che l utente ripne nel dcument infrmatic aggregazine di dcumenti infrmatici di fascicli infrmatici, riuniti per caratteristiche mgenee, in relazine alla natura e alla frma dei dcumenti in relazine all ggett e alla materia in relazine alle funzini dell ente cmpless rganic di dcumenti, di fascicli e di aggregazini dcumentali di qualunque natura e frmat, prdtti cmunque acquisiti da un sggett prduttre durante l svlgiment dell attività archivi cstituit da dcumenti infrmatici, fascicli infrmatici nnché aggregazini dcumentali infrmatiche gestiti e cnservati in ambiente infrmatic un insieme di funzini e di strutture, individuate dalla amministrazine, che pera su tematiche mgenee e che presenta esigenze di gestine della dcumentazine in md unitari e crdinat ai sensi dell articl 50, cmma 4, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 dichiarazine rilasciata da ntai altr pubblic ufficiale a ciò autrizzat allegata asseverata al dcument infrmatic caratteristica di un dcument infrmatic che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subit alterazini mdifiche. L autenticità può essere valutata analizzand l'identità del sttscrittre e l'integrità del dcument infrmatic cllezine di dati registrati e crrelati tra lr 52

75 Supplement rdinari n. 20 alla GAZZETTA UFFICIALE Serie generale - n. 59 TERMINE certificatre accreditat cicl di gestine classificazine Cdice cdice eseguibile cnservatre accreditat cnservazine Crdinatre della Gestine Dcumentale cpia analgica del dcument infrmatic cpia di sicurezza destinatari duplicazine dei dcumenti infrmatici esibizine estratt per riassunt evidenza infrmatica fascicl infrmatic DEFINIZIONE sggett, pubblic privat, che svlge attività di certificazine del prcess di cnservazine al quale sia stat ricnsciut, dall Agenzia per l Italia digitale, il pssess dei requisiti del livell più elevat, in termini di qualità e di sicurezza arc temprale di esistenza del dcument infrmatic, del fascicl infrmatic, dell aggregazine dcumentale infrmatica dell archivi infrmatic dalla sua frmazine alla sua eliminazine cnservazine nel temp attività di rganizzazine lgica di tutti i dcumenti secnd un schema articlat in vci individuate attravers specifici metadati decret legislativ 7 marz 2005, n. 82 e successive mdificazini e integrazini insieme di istruzini cmandi sftware direttamente elabrabili dai sistemi infrmatici sggett, pubblic privat, che svlge attività di cnservazine al quale sia stat ricnsciut, dall Agenzia per l Italia digitale, il pssess dei requisiti del livell più elevat, in termini di qualità e di sicurezza, dall Agenzia per l Italia digitale insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le plitiche cmplessive del sistema di cnservazine e a gvernarne la gestine in relazine al mdell rganizzativ adttat e descritt nel manuale di cnservazine respnsabile della definizine di criteri unifrmi di classificazine ed archiviazine nnché di cmunicazine interna tra le AOO ai sensi di quant dispst dall articl 50 cmma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazini che abbian istituit più Aree Organizzative Omgenee dcument analgic avente cntenut identic a quell del dcument infrmatic da cui è tratt cpia di backup degli archivi del sistema di cnservazine prdtta ai sensi dell articl 12 delle presenti regle tecniche per il sistema di cnservazine identifica il sggett/sistema al quale il dcument infrmatic è indirizzat prduzine di duplicati infrmatici perazine che cnsente di visualizzare un dcument cnservat e di ttenerne cpia dcument nel quale si attestan in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati qualità desunti da dati dcumenti in pssess di sggetti pubblici una sequenza di simbli binari (bit) che può essere elabrata da una prcedura infrmatica Aggregazine strutturata e univcamente identificata di atti, dcumenti dati infrmatici, prdtti e funzinali all esercizi di una specifica attività di un specific prcediment. Nella pubblica amministrazine il fascicl infrmatic cllegat al prcediment amministrativ è creat e gestit secnd le dispsizini stabilite dall articl 41 del Cdice. 53

76 Supplement rdinari n. 20 alla GAZZETTA UFFICIALE Serie generale - n. 59 frmat TERMINE funzinalità aggiuntive funzinalità interperative funzinalità minima funzine di hash generazine autmatica di dcument infrmatic identificativ univc immdificabilità imprnta insieme minim di metadati del dcument infrmatic integrità interperabilità leggibilità lg di sistema manuale di cnservazine DEFINIZIONE mdalità di rappresentazine della sequenza di bit che cstituiscn il dcument infrmatic; cmunemente è identificat attravers l estensine del file le ulteriri cmpnenti del sistema di prtcll infrmatic necessarie alla gestine dei flussi dcumentali, alla cnservazine dei dcumenti nnché alla accessibilità delle infrmazini le cmpnenti del sistema di prtcll infrmatic finalizzate a rispndere almen ai requisiti di intercnnessine di cui all articl 60 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 la cmpnente del sistema di prtcll infrmatic che rispetta i requisiti di perazini ed infrmazini minime di cui all articl 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 una funzine matematica che genera, a partire da una evidenza infrmatica, una imprnta in md tale che risulti di fatt impssibile, a partire da questa, ricstruire l evidenza infrmatica riginaria e generare imprnte uguali a partire da evidenze infrmatiche differenti frmazine di dcumenti infrmatici effettuata direttamente dal sistema infrmatic al verificarsi di determinate cndizini sequenza di caratteri alfanumerici assciata in md univc e persistente al dcument infrmatic, al fascicl infrmatic, all aggregazine dcumentale infrmatica, in md da cnsentirne l individuazine caratteristica che rende il cntenut del dcument infrmatic nn alterabile nella frma e nel cntenut durante l inter cicl di gestine e ne garantisce la staticità nella cnservazine del dcument stess la sequenza di simbli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazine alla prima di una pprtuna funzine di hash cmpless dei metadati, la cui struttura è descritta nell allegat 5 del presente decret, da assciare al dcument infrmatic per identificarne prvenienza e natura e per garantirne la tenuta insieme delle caratteristiche di un dcument infrmatic che ne dichiaran la qualità di essere cmplet ed inalterat capacità di un sistema infrmatic di interagire cn altri sistemi infrmatici analghi sulla base di requisiti minimi cndivisi insieme delle caratteristiche in base alle quali le infrmazini cntenute nei dcumenti infrmatici sn fruibili durante l inter cicl di gestine dei dcumenti registrazine crnlgica delle perazini eseguite su di un sistema infrmatic per finalità di cntrll e verifica degli accessi, ppure di registr e tracciatura dei cambiamenti che le transazini intrducn in una base di dati strument che descrive il sistema di cnservazine dei dcumenti infrmatici ai sensi dell articl 9 delle regle tecniche del sistema di cnservazine 54

77 Supplement rdinari n. 20 alla GAZZETTA UFFICIALE Serie generale - n. 59 TERMINE manuale di gestine memrizzazine metadati pacchett di archiviazine pacchett di distribuzine pacchett di versament pacchett infrmativ pian della sicurezza del sistema di cnservazine pian della sicurezza del sistema di gestine infrmatica dei dcumenti pian di cnservazine pian generale della sicurezza presa in caric prcess di cnservazine DEFINIZIONE strument che descrive il sistema di gestine infrmatica dei dcumenti di cui all articl 5 delle regle tecniche del prtcll infrmatic ai sensi delle regle tecniche per il prtcll infrmatic D.P.C.M. 31 ttbre 2000 e successive mdificazini e integrazini prcess di traspsizine su un qualsiasi idne supprt, attravers un prcess di elabrazine, di dcumenti analgici infrmatici insieme di dati assciati a un dcument infrmatic, a un fascicl infrmatic, ad un'aggregazine dcumentale infrmatica per identificarl e descriverne il cntest, il cntenut e la struttura, nnché per permetterne la gestine nel temp nel sistema di cnservazine; tale insieme è descritt nell allegat 5 del presente decret pacchett infrmativ cmpst dalla trasfrmazine di un più pacchetti di versament secnd le specifiche cntenute nell allegat 4 del presente decret e secnd le mdalità riprtate nel manuale di cnservazine pacchett infrmativ inviat dal sistema di cnservazine all utente in rispsta ad una sua richiesta pacchett infrmativ inviat dal prduttre al sistema di cnservazine secnd un frmat predefinit e cncrdat descritt nel manuale di cnservazine cntenitre che racchiude un più ggetti da cnservare (dcumenti infrmatici, fascicli infrmatici, aggregazini dcumentali infrmatiche), ppure anche i sli metadati riferiti agli ggetti da cnservare dcument che, nel cntest del pian generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività vlte a prteggere il sistema di cnservazine dei dcumenti infrmatici da pssibili rischi nell ambit dell rganizzazine di appartenenza dcument, che, nel cntest del pian generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività vlte a prteggere il sistema di gestine infrmatica dei dcumenti da pssibili rischi nell ambit dell rganizzazine di appartenenza strument, integrat cn il sistema di classificazine per la definizine dei criteri di rganizzazine dell'archivi, di selezine peridica e di cnservazine ai sensi dell articl 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 dcument per la pianificazine delle attività vlte alla realizzazine del sistema di prtezine e di tutte le pssibili azini indicate dalla gestine del rischi nell ambit dell rganizzazine di appartenenza accettazine da parte del sistema di cnservazine di un pacchett di versament in quant cnfrme alle mdalità previste dal manuale di cnservazine insieme delle attività finalizzate alla cnservazine dei dcumenti infrmatici di cui all articl 10 delle regle tecniche del sistema di cnservazine 55

78 Supplement rdinari n. 20 alla GAZZETTA UFFICIALE Serie generale - n. 59 prduttre TERMINE rapprt di versament registrazine infrmatica registr particlare registr di prtcll repertri infrmatic respnsabile della gestine dcumentale respnsabile del servizi per la tenuta del prtcll infrmatic, della gestine dei flussi dcumentali e degli archivi respnsabile della cnservazine respnsabile del trattament dei dati respnsabile della sicurezza riferiment temprale scart sistema di classificazine DEFINIZIONE persna fisica giuridica, di nrma diversa dal sggett che ha frmat il dcument, che prduce il pacchett di versament ed è respnsabile del trasferiment del su cntenut nel sistema di cnservazine. Nelle pubbliche amministrazini, tale figura si identifica cn respnsabile della gestine dcumentale. dcument infrmatic che attesta l'avvenuta presa in caric da parte del sistema di cnservazine dei pacchetti di versament inviati dal prduttre insieme delle infrmazini risultanti da transazini infrmatiche dalla presentazine in via telematica di dati attravers mduli frmulari resi dispnibili in vari md all utente registr infrmatic di particlari tiplgie di atti dcumenti; nell ambit della pubblica amministrazine è previst ai sensi dell articl 53, cmma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 registr infrmatic di atti e dcumenti in ingress e in uscita che permette la registrazine e l identificazine univca del dcument infrmatic all att della sua immissine crnlgica nel sistema di gestine infrmatica dei dcumenti registr infrmatic che raccglie i dati registrati direttamente dalle prcedure infrmatiche cn cui si frman altri atti e dcumenti indici di atti e dcumenti secnd un criteri che garantisce l identificazine univca del dat all att della sua immissine crnlgica dirigente funzinari, cmunque in pssess di idnei requisiti prfessinali di prfessinalità tecnic archivistica, prepst al servizi per la tenuta del prtcll infrmatic, della gestine dei flussi dcumentali e degli archivi, ai sensi dell articl 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che prduce il pacchett di versament ed effettua il trasferiment del su cntenut nel sistema di cnservazine. sggett respnsabile dell insieme delle attività elencate nell articl 8, cmma 1 delle regle tecniche del sistema di cnservazine la persna fisica, la persna giuridica, la pubblica amministrazine e qualsiasi altr ente, assciazine d rganism prepsti dal titlare al trattament di dati persnali sggett al quale cmpete la definizine delle sluzini tecniche ed rganizzative in attuazine delle dispsizini in materia di sicurezza infrmazine cntenente la data e l ra cn riferiment al Temp Universale Crdinat (UTC), della cui appsizine è respnsabile il sggett che frma il dcument perazine cn cui si eliminan, secnd quant previst dalla nrmativa vigente, i dcumenti ritenuti privi di valre amministrativ e di interesse stric culturale strument che permette di rganizzare tutti i dcumenti secnd un rdinament lgic cn riferiment alle funzini e alle attività dell'amministrazine interessata 56

79 Supplement rdinari n. 20 alla GAZZETTA UFFICIALE Serie generale - n. 59 TERMINE sistema di cnservazine sistema di gestine infrmatica dei dcumenti staticità transazine infrmatica Test unic uffici utente utente versament agli archivi di stat DEFINIZIONE sistema di cnservazine dei dcumenti infrmatici di cui all articl 44 del Cdice nell ambit della pubblica amministrazine è il sistema di cui all'articl 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; per i privati è il sistema che cnsente la tenuta di un dcument infrmatic Caratteristica che garantisce l assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macristruzini, riferimenti esterni cdici eseguibili, e l assenza delle infrmazini di ausili alla redazine, quali anntazini, revisini, segnalibri, gestite dal prdtt sftware utilizzat per la redazine particlare event caratterizzat dall atmicità, cnsistenza, integrità e persistenza delle mdifiche della base di dati decret del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive mdificazini riferit ad un area rganizzativa mgenea, un uffici dell area stessa che utilizza i servizi messi a dispsizine dal sistema di prtcll infrmatic persna, ente sistema che interagisce cn i servizi di un sistema di gestine infrmatica dei dcumenti e/ di un sistema per la cnservazine dei dcumenti infrmatici, al fine di fruire delle infrmazini di interesse perazine cn cui il respnsabile della cnservazine di un rgan giudiziari amministrativ dell Stat effettua l'invi agli Archivi di Stat all Archivi Centrale dell Stat della dcumentazine destinata ad essere ivi cnservata ai sensi della nrmativa vigente in materia di beni culturali 57

80 1 (Allegat 3) UOR = Unità Organizzative Respnsabili DIRIGENTE SCOLASTICO David NADERY DIRETTORE DEI SERVIZI GG. ed AA. Stefan BICCARI ADDETTI Servizi 1 Servizi per la carriera sclastica, rapprti cn gli alunni e cn le famiglie Addetti: Argenia Marisa BOSSI, Barbara MENICHETTI, Patrizia MOSCETTI ATTRIBUZIONI Prcedure iscrizine, trasferiment e ritir alunni, tenuta del fascicl persnale; Gestine anagrafica degli alunni prpria, press il gestre dei registri elettrnici, reginale e nazinale SIDI; Attività di sprtell per infrmazini, presentazine e richiesta dcumenti e istanze; Prcedure per la gestine della valutazine degli studenti, supprt ai Dcenti per prve INVALSI; Prcedure per l espletament di: Esami di maturità, Esami di qualifica, Esami integrativi, Esami idneità, cn supprt alle cmmissini; Gestine titli di studi, tenuta del registr dei diplmi, reginale e nazinale del registr dei vti, del registr di caric e scaric stampati; Gestine e supprt al persnale Dcente nella tenuta dei registri elettrnici, distribuzine e cnservazine registri dei Cnsigli di classe; Prcedure relative al pagament delle Tasse sclastiche e dei Cntributi di labratri; Rilevazini dati e statistiche area didattica; Certificazini e cmunicazini agli alunni e alle famiglie; Rapprti cn le scule di prvenienza degli alunni;

81 2 Rapprti cn Enti e Istituzini per l area di cmpetenza; Supprt agli OO.CC., alla Cmmissine elettrale; Gestine adzine libri di test; Gestine web Amministrazine trasparente per l area di cmpetenza. Servizi 2 Servizi per la gestine delle risrse finanziarie, della cntabilità e della gestine del patrimni. Addetti: Gabriela RAMACCI ATTRIBUZIONI Prgrammazine finanziaria iniziale e variazini peridiche; Cntabilità generale, rdinativi di riscssine e pagament, OIL, tenuta registri bbligatri e partitari; Fatturazine elettrnica e registr fatture; Rendicntazine finanziaria finale; Rapprti cn i Revisri dei cnti; Gestine dati PCC Piattafrma certificazine crediti; Liquidazine emlumenti fissi e cmpetenze accessrie al persnale cn gestine ritenute erariali, previdenziali e assistenziali, cnguagli, tenuta dei registri bbligatri; Tenuta del registr del cnt crrente pstale; Gestine del magazzin e tenuta del registr di magazzin; Gestine del Patrimni, degli inventari, carichi e scarichi; Gestine delle frniture di beni e servizi, rapprti cn i frnitri, stipula cntratti, gestine rdinativi in cllabrazine cn l U.T.; Rapprti cn i gestri dell Edilizia sclastica, rapprti cn l Amministrazine prvinciale di Perugia in cllabrazine cn l U.T.; Gestine web Amministrazine trasparente per l area di cmpetenza. Servizi 3 Servizi per la gestine dell stat giuridic del persnale Addetti: Giuseppina ALLEGRUCCI, Renata CECCHINI, Fabrizia FILIPPETTI, Snia PETRINI, ATTRIBUZIONI Assunzini persnale, cntratti individuali di lavr, situazini sclastiche, psizini di stat, anagrafe e fascicl persnale; Pratiche persnale ne-immess in rul, mdificazini ed estinzini del rapprt di lavr, pensinamenti; Astensini dal lavr del persnale, assenze, decretazine, prcedure per la richiesta di visita fiscale; Dichiarazine dei servizi, inquadramenti e ricstruzine della carriera; Prcedure per la cstituzine di psizini cntributive, previdenziali e assistenziali; Mbilità del persnale; Prcedure relative alla denuncia degli infrtuni subiti dal persnale; Prcedimenti disciplinari; Organic persnale Dcente e ATA;

82 3 Gestine del reclutament e graduatrie interne; Attività di sprtell per infrmazini e richiesta dcumenti, cmunicazini al persnale; Autrizzazini al persnale, certificazini e dichiarazini; Gestine, distribuzine e cnservazine registri dei dcenti; Tenuta del registr dei cntratti; Rilevazini e statistiche per l area di cmpetenza; Gestine web Amministrazine trasparente per l area di cmpetenza. Servizi 4 Servizi per la gestine ecnmica del persnale Addetti: Magda MIGLIARINI, Daniela VISPI ATTRIBUZIONI Calcl emlumenti fissi e cmpetenze accessrie al persnale cn gestine ritenute erariali, previdenziali e assistenziali, cnguagli, tenuta dei registri bbligatri; Liquidazini emlumenti e cmpensi cn NiPa-cedlin unic; Certificazini fiscali e previdenziali al persnale e agli enti prepsti: CU, 770, UniEmens cn ListaPOS PA, dichiarazine Irap IQ; Incarichi e rendicntazine attività aggiuntiva al persnale; Cmunicazine dati cmpensi accessri a NiPA-MEF-SPT per cnguagli fiscale e previdenziale; Gestine dei rapprti cn gli enti liquidatri, tra i quali MEF-SPT, previdenziali, tra i quali INPS, INAIL e di cntrll; Assegn per il nucle familiare; Fnd di previdenza cmplementare Esper; Incarichi al persnale in rgani e cmmissini; Anagrafe delle prestazini rese dal persnale (VISPI); Gestine crsi di recuper debiti frmativi; Prcedure credit; Gestine TFR (VISPI); Certificazini per indennità di disccupazine; Registrazine presenze persnale ATA; Prcedure del Centr Sprtiv Sclastic; Prcedure per incarichi prfessinali e di prestazine d pera per le attività di cmpetenza e per l ampliament dell fferta frmativa; Gestine web Amministrazine trasparente per l area di cmpetenza. Servizi 5 Servizi per la gestine degli affari generali e del prtcll infrmatic Addetti: Clara SPIGARELLI, ATTRIBUZIONI Gestine EDMS (Electrnic Dcument Management System); Prtcllazine, smistament, catalgazine e archiviazine della crrispndenza;

83 4 Ricezine psta rdinaria, psta elettrnica PEO e PEC; Digitalizzazine dcumentazine cartacea; Tenuta del Prtcll infrmatic; Gestine dell archivi crrente e stric in cnservazine sstitui; Cmunicazini all utenza; Gestine visite didattiche e gite d istruzine; Prcedure girnaliere per la gestine delle assenze degli alunni, dei permessi di entrata psticipata e uscita anticipata degli alunni; Prcedure relative alla denuncia degli infrtuni subiti da studenti; Gestine web Amministrazine trasparente per l area di cmpetenza. Servizi 6 Servizi per la gestine dell ampliament dell fferta frmativa Addetti: Annabella CAMBIOTTI, Maria Laura MIGATTI ATTRIBUZIONI Gestine accreditament Agenzia Frmativa Reginale e cllabrazine al presidi dei prcessi ecnmic-amministrativi nell svlgiment delle attività finanziate; Prcedure per le attività dell ampliament dell fferta frmativa; Prcedure per iniziative cmunitarie; Prcedure per incarichi prfessinali e di prestazine d pera per le attività di cmpetenza; Gestine crsi di frmazine del persnale; Prcedure per l alternanza scula lavr; Prcedure per stages aziendali; Prcedure per le certificazini linguistiche (KET, PET, DElf, ecc.) ed infrmatiche (ECDL, EIPASS ecc.); Gestine autrizzazini al trattament dei dati; Supprt al Servizi di prevenzine e prtezine per la sicurezza nei lughi di lavr; Gestine web Amministrazine trasparente per l area di cmpetenza.