MODULISTICA PRIVACY PAGINA 2 20 GIUGNO 2006

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1 LA PRIVACY MODULISTICA

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3 PREMESSA Il Cdice della Privacy prevede che, per effettuare legittimamente il trattament dei dati persnali, si attuin una serie di incmbenti frmali quali l infrmativa, la racclta del cnsens, la frmalizzazine delle nmine di respnsabile e di incaric al trattament in frma scritta attravers l ausili di mdulistica predefinita. ELENCO MODULISTICA Infrmativa del trattament e racclta del cnsens che dvrà essere visinata e sttscritta per ricevuta ed espressine del cnsens dall interessat al trattament stess: Mdell infrmativa e cnsens per Dnatri; Mdell infrmativa e cnsens per frnitri; Mdell infrmativa e cnsens per dipendenti; Mdelli infrmativa e cnsens ai cllabratri dell Assciazine nn retribuiti; Nmina del respnsabile che dvrà essere sttscritta dal titlare, visinata e sttscritta per ricevuta ed espressine dell accettazine dal nminat: Mdell nmina respnsabile intern alla struttura; Mdell nmina respnsabile estern alla struttura Incaric al trattament che dvrà essere visinat e sttscritt per ricevuta ed espressine dell accettazine dall incaricat: Mdell incaric al trattament per i dipendenti e cllabratri dell Assciazine; I mduli standard, in versine cartacea e/ infrmatica, devn essere cnservati unitamente al DPS e resi dispnibili per i respnsabili. I mduli di nmina e di incaric, sttscritti dai destinatari, sn cnservati in appsita cartellina archiviata nell stess faldne in cui viene archiviat il DPS. Ogni incaricat deve accertare e garantire la reglarità frmale degli adempimenti necessari in relazine alle perazini di trattament dei dati dal medesim cmpiute, secnd le istruzini ricevute e cn l utilizz della mdulistica dispnibile. PAGINA 3 20 GIUGNO 2006

4 Nmina a respnsabile del trattament dei dati persnali II sttscritt, nat a il, in qualità di rappresentante legale pr tempre dell'assciazine, Titlare del trattament dei dati persnali ai sensi dell'articl 4 cmma 1 lettera f) D.Lgs. 196/2003, NOMINA respnsabile del trattament dei dati persnali ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 29 del D.Lgs. 196/2003: il sig., nat a il, cd. fisc., limitatamente alle schede ed altri dcumenti cartacei riferiti ai dnatri e assciazini; Il respnsabile del trattament dei dati persnali, ha il ptere di cmpiere tutt quant sia necessari per il rispett delle vigenti dispsizini in materia, ciascun per la parte di cmpetenza. Al riguard, gli sn affidati i cmpiti previsti dalla legge che sn qui elencati in frma descrittiva nn tassativa: rganizzare, gestire e supervisinare tutte le perazini di trattament dei dati persnali affinché esse vengan effettuate nel rispett delle dispsizini di legge; rganizzare, gestire e supervisinare tutte le perazini di trattament dei dati persnali che si riferiscn a terzi; adttare e rispettare le misure di sicurezza indicate dagli art. da 33 a 36 e nell'allegat B del D.Lgs 196/2003; individuare gli incaricati al trattament dei dati dand lr istruzini scritte sulle nrme e prcedure da adttare; vigilare sul rispett delle istruzini impartite agli incaricati; prvvedere alla frmazine degli incaricati; interagire cn il Garante in cas di richiesta di infrmazini effettuazine di cntrlli ed accessi da parte dell'autrità; infrmare prntamente il titlare di gni questine rilevante ai fini del rispett della nrmativa privacy; vigilare sul rispett delle misure di sicurezza da parte dei sggetti nminati incaricati; verificare semestralmente l stat di applicazine del D.Lgs. n. 196/2003, nnché il bun funzinament, la crretta applicazine e la cnfrmità alle indicazini dell'autrità Garante dei sistemi e delle misure di sicurezza adttate; interagire cn i sggetti incaricati di eventuali verifiche e cntrlli; attuare gli bblighi di infrmazine ad acquisizine, quand richiest, nei cnfrnti degli interessati, utilizzand i mduli a tal fine predispsti; garantire all'interessat che ne faccia richiesta l'effettiv esercizi dei diritti previsti dall'art. 7 del D.Lgs. n. 196/2003, riprtat nei mduli di infrmativa; distruggere i dati persnali alla fine del trattament degli stessi, secnd le prcedure atte a garantire la sicurezza degli stessi e prvvedend alle frmalità di legge, prvvedend agli adempimenti necessari anche mediante cmunicazine al Garante, se PAGINA 4 20 GIUGNO 2006

5 dvuta; predisprre e sttprre al titlare un prgramma annuale degli interventi ritenuti necessari per miglirare gli aspetti legati alla sicurezza dei dati, al lr trattament, alla cnservazine e alla distruzine; cmunicare immediatamente al titlare, e cmunque nn ltre le 24 re successive al lr riceviment, di gni richiesta, rdine attività di cntrll da parte del Garante dell'autrità Giudiziaria, ai sensi degli articli 152 e da 157 a 160 D. Lgs n. 196/2003; autrizzare gli Incaricati ad accedere ai lcali della Assciazine. In tale ambit, sarà Su cmpit fare in md che i dati persnali ggett di trattament vengan: trattati in md lecit e secnd crrettezza racclti e registrati per scpi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre perazini del trattament in termini cmpatibili cn tali scpi, ed in gni cas nei limiti in cui il trattament sia necessari per il funzinament della nstra rganizzazine: a tale riguard, l'utilizzazine di dati persnali e di dati identificativi dvrà essere ridtta al minim, in md da escludere il trattament quand le finalità perseguite nei singli casi pssn essere realizzate mediante dati annimi, vver adttand mdalità che permettan di identificare gli interessati sl in cas di necessità esatti e, se necessari, aggirnati pertinenti, cmpleti e nn eccedenti rispett alle finalità per le quali sn racclti e successivamente trattati cnservati in una frma che cnsenta l'identificazine dell'interessat per un perid di temp nn superire a quell necessari agli scpi per i quali essi sn stati racclti e successivamente trattati. Per l svlgiment dei Sui cmpiti, nnché per la frmazine ed istruzine degli incaricati del trattament che a Lei fann cap, viene previst sl il rimbrs di spese a pie di lista dcumentate, trattandsi di attività di vlntariat nn retribuita. La preghiam di restituirci la presente, firmata per accettazine in gni sua pagina. Il respnsabile (per accettazine) Il respnsabile (per accettazine) Il Titlare PAGINA 5 20 GIUGNO 2006

6 Nmina incaricat del trattament dei dati persnali II sttscritt, nat a il, in qualità di rappresentante legale pr tempre dell'assciazine, Titlare del trattament dei dati persnali ai sensi dell'articl 4 cmma 1 lettera f) D.Lgs. 196/2003, NOMINA il sig., nat a il, cd. fisc. incaricat del trattament dei dati persnali necessari nell ambit dell svlgiment della prpria attività di vlntariat a favre della Assciazine cmunicand che: a) l'incaricat ai sensi dell'articl 11 dvrà seguire le indicazini frnite dal Titlare indicate nel presente punt d); b) l'incaricat attesta di avere ricevut materiale infrmativ inerente la tutela dei dati persnali; c) l'incaricat attesta di essere stat infrmat relativamente agli bblighi di trattament di dati persnali, cn la sttscrizine della presente lettera; d) Mdalità perative da sservare per il trattament dei dati La infrmiam che ai sensi dell'art. 11 del D.Lgs. 196/2003 i dati persnali ggett di trattament devn essere: trattati in md lecit e secnd crrettezza; racclti e registrati per scpi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre perazini del trattament in termini cmpatibili cn tali scpi; esatti e, se necessari, aggirnati; pertinenti, cmpleti e nn eccedenti rispett alle finalità per le quali sn racclti e successivamente trattati; cnservati in una frma che cnsenta l'identificazine dell'interessat per un perid di temp nn superire a quell necessari agli scpi per i quali essi sn stati racclti successivamente trattati. A tale riguard, si richiede la Sua particlare attenzine ai seguenti punti aventi specifica attinenza cn la sicurezza dei dati trattati: prcedure da seguire per la classificazine dei dati persnali, al fine di distinguere quelli sensibili, sservand le maggiri cautele di trattament che quest tip di dati richiedn; mdalità di reperiment dei dcumenti cntenenti dati persnali e mdalità da sservare per la custdia e l'archiviazine degli stessi; mdalità per elabrare e custdire le passwrd necessarie per accedere agli elabratri elettrnici e ai dati in essi cntenuti, nnché per frnire cpia al prepst alla custdia della parla chiave; prescrizine di nn lasciare incustditi e accessibili gli strumenti elettrnici, mentre è in crs una sessine di lavr; prcedure e mdalità di utilizz degli strumenti e dei prgrammi atti a prteggere i sistemi infrmativi, nnché prcedure per il salvataggi dei dati; mdalità di utilizz, custdia ed archiviazine dei supprti rimuvibili cntenenti dati persnali. PAGINA 6 20 GIUGNO 2006

7 Al fine della crretta gestine dei dati persnali ggett di trattament, La invitiam ad attenersi alle seguenti indicazini: 1. Utilizzare le seguenti banche dati: 2. Utilizzare i seguenti strumenti: 3. Osservare le seguenti istruzini: 3.1. visinare/mdificare sl i dati necessari alla nrmale attività lavrativa; 3.2. nn lasciare incustdit il cmputer prima di aver prvvedut alla messa in sicurezza dei dati; 3.3. limitare l'access ai dati all'espletament delle necessità assciative; 3.4. nn lasciare incustditi ed accessibili a terzi gli strumenti elettrnici mentre è in crs una sessine di lavr; cmunicare e/ diffndere sl i dati persnali preventivamente autrizzati dal Titlare e/ dal Respnsabile; 3.5. custdire e nn divulgare il cdice di identificazine persnale (username) e la passwrd di access agli strumenti elettrnici; 3.6. cnservare e custdire la chiave di access all'archivi cartace cn la massima cura e nn lasciarla incustdita al fine di garantire che l'access all'archivi sia pssibile sl ai sggetti autrizzati. Gli bblighi relativi alla riservatezza, alla cmunicazine ed alla diffusine dvrann essere sservati anche in seguit a mdifica dell'incaric e/ cessazine del rapprt di vlntariat. Qualsiasi altra infrmazine può esserle frnita dal Titlare e/ dai Respnsabili che prvvedn anche alla frmazine. Per gni altra misura ed istruzine qui nn prevista si rinvia al Dcument Prgrammatic sulla Sicurezza. B) il sig., nat a il, residente a in Via, cd. fisc. incaricat del trattament dei dati persnali necessari nell ambit dell svlgiment della prpria attività di vlntariat a favre della Assciazine limitatamente alle schede ed altri dcumenti cartacei riferiti ai dnatri e assciazini. All stess si applican tutti i dveri e le prescrizini spraelencate, sempre per la parte riferibile alla sla gestine cartacea delle schede e altri dcumenti relativi alla gestine assciativa. La preghiam di sttscrivere la presente per presa visine di quant riprtat. Cpia della presente viene cnsegnata all'incaricat. L incaricat (per accettazine) Il respnsabile (per accettazine) Il Titlare PAGINA 7 20 GIUGNO 2006