Comunicazione Organizzativa

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1 N : 01/2013 Alert apprfndimenti cntrparti e beni (annulla e sstituisce la Oggett: Cmunicazine Organizzativa n. 22/2011) Firma: Amministratre Delegat Data di pubblicazine: 24/01/ 2013 Data di validità: 28/01/ 2013 Parle chiave: Riferimenti: Principali strutture impattate: Frde, intercettazine frdi Business\Market Italy; CRO\Credit Risk Mdels & Tls; Internal Cntrls & Mnitring\Internal Cntrls & Mnitring; Legal & Cmpliance\Legal & Cmpliance; Operatins\ Team Strumentale; PREMESSA Al fine di cntrastare eventi fraudlenti, in data 14 ttbre 2010, UniCredit Leasing ha intrdtt nei prpri sistemi un mdell di intercettazine di ptenziali frdi. Il mdell, attualmente in fase di affinament, permetterà di intercettare e prevenire le richieste di credit fraudlent. Cn la presente si frniscn le indicazini perative per la gestine delle verride e per la segnalazini di frdi. Si segnala che è stata abbassata a eur la sglia ltre la quale, per le perazini cn alert, deve essere verificata la cnsegna fisica l effettiva registrazine del bene in pubblici registri. Inltre, le attività di verifica della cnsegna fisica e dell effettiva registrazine del bene in pubblici registri, di cui al punt precedente, nn sarann più in cap alla Filiale ma verrann affidate ad una scietà esterna Delta Credit. Si precisa che, al fine di cnsentire il crrett svlgiment delle attività di verifica, è necessari prestare particlare attenzine alla crretta cmpilazine del camp in LM400 LUOGO DI INSTALLAZIONE DEI BENI, avend cura di raccgliere infrmazini sulle mdalità di spedizine del bene in cas quest venga cnsegnat all ester. Maggiri dettagli sn descritti nelle Mdalità perative di seguit riprtate. Crdiali saluti. L AMMINISTRATORE DELEGATO CO 01/2013 Alert apprfndimenti cntrparti e beni Pag. 1 di 6

2 CONTATTI Prblema Assistenza Operativa Cntatt Albert Ceresa, U.O. Internal Cntrls & Mnitring Tel U.O. Credit Risk Mdels & Tls Chiarimenti inerenti il prcess Alessandra Rssett, U.O. Prcesses Tel CO 01/2013 Alert apprfndimenti cntrparti e beni Pag. 2 di 6

3 MODALITA OPERATIVE 1) Gestine nuve perazini Il mdell di intercettazine di ptenziali frdi, integrat nella Pratica Elettrnica in LM400, sulla base del patrimni infrmativ dispnibile, determina un punteggi su ciascuna singla perazine. Nel cas in cui il punteggi sia ritenut rilevante, il sistema LM400 allerta l utente cn un verride, il cui test è il seguente: L perazine presenta una serie di caratteristiche che necessitan apprfndimenti accurati da parte dell peratre UCL (Alert apprfndimenti cntrparti e beni) La suddetta verride blcca la delibera elettrnica (Organ deliberante = DEL) e inibisce l elabrazine dei mtri della PE. In questi casi, fatte salve le necessarie verifiche e decisini sul merit creditizi delle cntrparti, sulla cerenza del pian finanziari e su infrmazini negative da banche dati e black list e fatti salvi tutti i cntrlli già previsti dalla nrmativa di UCL, la Filiale 1, U.O. Bank Service 1, Agente, effettua gli ulteriri apprfndimenti di seguit descritti: APPROFONDIMENTI SULLE CONTROPARTI: Esistenza delle cntrparti, in particlare per scietà ne-cstituite e/ per cntratti ttenuti da presentatri ccasinali; Ricerca titlari effettivi di cliente, frnitre e garante, di pssibili relazini tra di essi, cn i presentatri e cn i titlari effettivi di cntratti irreglari precedenti; Analisi della mtivazine della presentazine di cntratti furi zna (frnitre, cliente, prpnente/agente/filiale); Eventuale presenza in anagrafe delle cntrparti, senza perazini reglarmente decrse; Verifica firme autrizzate (bene firma). APPROFONDIMENTI SUI BENI: Raginevlezza della mtivazine industriale sttstante alla richiesta di leasing; Raginevlezza del bene rispett alle cndizini sggettive del cnduttre; Cerenza tra bene da lcare e catalg prdtti del frnitre; Cerenza tra bene da lcare ed attività del cliente; Raginevlezza del prezz. Inltre, nel cas l perazine presenti la cmpensazine dell anticip, si ricrda di attenersi a quant previst da Strategie e Plitiche di Rischi 04/2012 Disciplina delle cmpensazini dell anticip (dispnibile sul Prtale Aziendale al seguente percrs: Strumenti Operativi > Cmunicazini Interne UniCredit Leasing e Materiale Infrmativ > Cmunicazini Strategie e Plitiche di Rischi). Le verifiche di cui spra devn essere registrate nell appsit mdul Apprfndimenti cntrparti e beni (cfr. Allegat 1). Se le verifiche di apprfndiment nn evidenzian sspetti di ptenziale frde, la Filiale, U.O. Bank Service, Agente, prvvede a: 1 Crdinandsi cn il Gestre della Banca per la racclta di eventuali infrmazini/dcumenti CO 01/2013 Alert apprfndimenti cntrparti e beni Pag. 3 di 6

4 - sttscrivere il mdul Apprfndimenti cntrparti e beni ; - acquisire l autrizzazine scritta 2 a prcedere da parte del Respnsabile di Filiale 3 / Respnsabile U.O. Bank Service, per le pratiche di lr cmpetenza; - archiviare il mdul Apprfndimenti cntrparti e beni nella cartellina della pratica per successive verifiche; - prcedere cn le attività rdinarie. Si ricrda che per le perazini cn alert il cui Valre Bene è uguale superire a eur, deve essere verificata la cnsegna fisica l effettiva registrazine del bene in pubblici registri. Per garantire tale cntrll sul leasing strumentale, il prcess sarà il seguente: - U.O. Internal Cntrls & Mnitring: invia la segnalazine delle pratiche per le quali deve essere verificata la cnsegna fisica l effettiva registrazine del bene in pubblici registri a: Team Strumentale, tramite a [email protected] e per cnscenza infrma il Respnsabile di Filiale di cmpetenza la U.O. Bank Service (sempre tramite ). Si precisa che tutte le strutture che entran in cntatt cn il frnitre nn devn in alcun md frnire infrmazini in merit alle verifiche in att, al fine di nn intralciare le rilevazini di ptenziali frdi. - Team Strumentale: al riceviment della segnalazine da parte della U.O. Internal Cntrls & Mnitring delle pratiche per le quali deve essere verificata la cnsegna fisica l effettiva registrazine del bene in pubblici registri, blcca il pagament al Frnitre in attesa di ricevere l esit delle verifiche; al riceviment del verbale di cnsegna e cllaud da parte del frnitre, cmunica alla U.O. Internal Cntrls & Mnitring, tramite a [email protected] che pssn essere attivate le suddette verifiche. - U.O. Internal Cntrls & Mnitring: Al riceviment della segnalazine da parte del Team Strumentale delle pratiche per le quali è avvenuta la ricezine del verbale di cnsegna e cllaud, attiva Delta Credit per effettuare le suddette verifiche; rimane in attesa di ricevere da parte di Delta Credit l esit delle verifiche e la dcumentazine che attesta l avvenuta cnsegna del bene press il cliente; In cas le verifiche effettuate da parte di Delta Credit dian esit psitiv, cmunica l esit della verifica sempre tramite al Team Strumentale a [email protected] che può prcedere cn il pagament e per cnscenza infrma il Respnsabile di Filiale di cmpetenza la U.O. Bank Service (sempre tramite ). - Team Strumentale: Al riceviment dell esit delle verifiche da parte della U.O. Internal Cntrls & Mnitring, registra il verbale di cnsegna e cllaud e prcede cn le attività rdinarie. 2 Sn previste delle implementazini in AS400 per permettere la registrazine della dppia firma, l sblcc autmatic dell verride e la relativa reprtistica. 3 Si ritiene valida anche l autrizzazine a prcedere frnita tramite . CO 01/2013 Alert apprfndimenti cntrparti e beni Pag. 4 di 6

5 Se le verifiche effettuate da parte di Delta Credit evidenzian una ptenziale frde, la U.O. Internal Cntrls & Mnitring, segnala tempestivamente la frde sventata (vedi paragraf successiv). 2) Segnalazine Frdi I casi sspetti (relativi a frdi certe presunte, subite sventate qualsiasi cmprtament che integri il reat di truffa) devn essere segnalati tempestivamente da chiunque riscntri, nel crs dell attività di cmpetenza, un evidenza un anmalia capace di determinare un rischi di fraudlenza. In particlare, l bblig di segnalazine grava su tutti i clleghi sprattutt delle strutture cmmerciali prepste alla valutazine ed analisi cme indicat nel paragraf precedente di recuper del credit/bene, ma nn è esclus che altri pssan venire a cnscenza di ntizie eventi utili ai fini della prevenzine di rischi di frde Frde sventata (l perazine nn è ancra stata perfezinata) U.O. Internal Cntrls & Mnitring che ha evidenza di un tentativ di frde: - analizza la segnalazine e le infrmazini frnite; - inserisce il nminativ/nminativi in Black List 995; - cmunica tempestivamente al Team Strumentale di blccare il pagament; - cmunica alla Filiale e alla U.O. Bank Service il nminativ dell intestatari del cntratt e il numer della pratica ggett di frde, che dvrà prvvedere a respingere la richiesta di leasing; - cmunica alla U.O. Legal & Cmpliance che valuta la necessità men di sprgere denuncia press le autrità cmpetenti; - frnisce mensilmente l elenc delle segnalazini ricevute al Team Operatinal and Reputatinal Risk Cntrl. Filiale, U.O. Bank Service al riceviment della segnalazine: - respinge la richiesta di leasing. U.O. Legal & Cmpliance, al riceviment della segnalazine: - valuta la necessità men di sprgere denuncia press le cmpetenti autrità Frde subita (l perazine è già stata perfezinata) Qualsiasi struttura aziendale che, nel crs delle attività di prpria cmpetenza, dvesse rilevare la frde deve eseguire le seguenti attività: - cmunica tempestivamente, tramite all indirizz [email protected], quant riscntrat, inviand il mdul Segnalazine Frde (cfr. Allegat 2), avend cura di indicare il nminativ dell intestatari del cntratt, il numer della pratica e la descrizine dettagliata della frde riscntrata. L U.O. Internal Cntrls & Mnitring, al riceviment della segnalazine: - analizza la segnalazine e le infrmazini frnite; - inserisce il nminativ/nminativi in Black List 995; - infrma la Direzine Special Credit & Wrkut, se la pratica è in lr gestine; CO 01/2013 Alert apprfndimenti cntrparti e beni Pag. 5 di 6

6 - richiede all U.O. Credit Risk Mdels & Tls l inseriment del nminativ/nminativi in Black List 610 (Cntrll Intern), infrmandla sulla segnalazine e le infrmazini frnite; - frnisce mensilmente l elenc delle segnalazini ricevute al Team Operatinal and Reputatinal Risk Cntrl. L U.O. Legal & Cmpliance, al riceviment della segnalazine: - valuta la necessità men di sprgere denuncia press le cmpetenti autrità. ALLEGATI Allegat 1 Apprfndimenti cntrparti e beni Allegat 2 Segnalazine Frde CO 01/2013 Alert apprfndimenti cntrparti e beni Pag. 6 di 6