FATTURA ELETTRONICA PA

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1 Sistema Infrmativ PA FATTURA ELETTRONICA PA IL QUADRO DI RIFERIMENTO L intrduzine della fattura elettrnica è stata avviata cn la Legge n. 244 del 2007, che ne ha intrdtt l bblig, rinviand le mdalità di cncreta realizzazine a successivi prvvedimenti attuativi che trvan applicazine cn il Decret Ministeriale n.55 del 3 aprile 2013 che definisce regle e mdalità in materia di emissine, trasmissine e riceviment della fattura elettrnica da applicarsi alle amministrazini pubbliche individuand la prima scadenza bbligatria in giugn da parte dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli Enti previdenziali. Per tutte le altre amministrazini il recente decret legge n. 66 del 2014, cnvertit nella legge 23 giugn 2014, n. 89 ha fissat, nell articl 25, l avvi bbligatri della fatturazine elettrnica alla data del 31 marz Si tratta di una innvazine destinata a incidere in maniera rilevante sui rapprti tra il mnd degli peratri ecnmici e la Pubblica Amministrazine, cn imprtanti impatti sull rganizzazine e i prcessi della Pubblica Amministrazine e nn da ultim sul sistema infrmativ della PA. Il mdell lgic e i flussi di fattura elettrnica definiti dal Legislatre sn illustrati nell schema seguente che rappresenta anche le relazini cn i sistemi gestinali in us dalla PA e che nella immagine vengn racchiusi e definiti cn il generic termine Sistema Infrmativ PA. MAGGIOLI INFORMATICA Via Brnaccin Santarcangel di Rmagna (RN) Tel Fax e.mail: [email protected]

2 In quest cntest Maggili Infrmatica ha prgettat e sviluppat appsite sluzini studiate per sddisfare al megli le nuve esigenze intrdtte dall avvi della fatturazine elettrnica, che integran e innvan le prcedure infrmatiche direttamente interessate dal prcess, cn l biettiv di supprtare e autmatizzare le fasi di gestine della Fattura Elettrnica (FE). DESCRIZIONE DELLA SOLUZIONE Maggili ha ideat le prprie sluzini pnend massima attenzine agli elementi di maggir vantaggi per le pubbliche amministrazini destinatarie e che sn di seguit sintetizzati: sluzine per una cmpleta gestine della FE gestine della FE innestata sui sistemi gestinali di base sviluppati da Maggili Infrmatica sluzine cnfigurabile in più cntesti applicativi già esistenti. La sluzine può essere vista cme una piattafrma che sfrutta funzinalità già esistenti dei sistemi di back-ffice interessati al prcess della FE, integrate cn nuve funzinalità e autmatismi sviluppati ad-hc per semplificare le attività cnnesse alla lavrazine dei dcumenti elettrnici della FE. Il sistema realizzat prevede un dialg dirett cn il Sistema di Interscambi (SdI), ffrend all Ente cmpleta autnmia nella gestine del prcess della FE e senza rendere necessaria la presenza di Intermediari della PA. Il canale di trasmissine che il sistema adtta per l invi/ricezine dei file cntenenti le FE e messaggi di ricevuta/ntifica sfrutta il servizi PEC, in quant è canale di cmunicazine più diffus nelle PA fra quelli previsti dal SdI, nn prevede accreditament preventiv vers il SdI, facilità d us, ecc. Le funzinalità del sistema prpst supprtan in md cmplet le seguenti fasi del prcess della FE: gestine del canale PEC cme canale di cmunicazine cn il Sistema di Interscambi ricezine fatture di acquist creazine XML fatture di vendita, firma digitale e invi al SdI gestine ntifiche da e vers il Sistema di Interscambi invi dcumenti alla cnservazine sstitutiva. Il sistema rchestra le varie fasi del prcess di gestine della Fattura Elettrnica PA incaricandsi di instradare le richieste in md bidirezinale tra il Sistema di Interscambi e il Sistema di Cntabilità Maggili in us (Libra, E-serfin, Sicra, J-Serfin) sfruttand le cmpnenti dei Sistemi Maggili di Prtcll, Wrkflw e Gestine Dcumentale (Iride, J- Iride) che ffrn la pssibilità di interfacciare il Sistema di Cnservazine Sstitutiva prpst dal Grupp Maggili. MAGGIOLI INFORMATICA Via Brnaccin Santarcangel di Rmagna (RN) Tel Fax e.mail: [email protected]

3 In figura l schema dell architettura del sistema dal quale si evince cme la sluzine per la gestine della Fattura Elettrnica sia innestata sui sistemi gestinali Maggili. Tali scelte implementative hann cnsentit di integrare il prcess della FE all intern dei prcessi e dei relativi sistemi gestinali amministrativ/cntabili già in us, cn particlare riferiment al sistema di Prtcll Infrmatic, Wrkflw, Gestine Dcumentale e al sistema di Cntabilità. Più esattamente qualsiasi element cinvlt nella gestine della Fattura Elettrnica viene gestit cme "element dcumentale", vver cme ggett che afferisce al sistema di Gestine Dcumentale. Quest tip di elementi estendn il semplice file XML gestit dal Sistema di Interscambi, aggiungend un cmprtament "dcumentale". In quest md l'element acquisisce un valre aggiunt che gli permette di essere: classificat utilizzat in un più iter previsti nel sistema di Wrkflw firmat digitalmente e prtcllat assegnat a Uffici fasciclat cllegat ad altri elementi dcumentali cnservat a nrma. Il Sistema di FE trasfrma in elementi dcumentali i dcumenti ricevuti ed inviati tramite Sistema di Interscambi: fatture elettrniche di acquist e/ di vendita e le ntifiche/esiti inviate e/ ricevute dal SdI (accettazini, scarti, ecc..). Il fatt che un element dcumentale pssa essere utilizzat in un iter di Wrkflw significa che è pssibile cinvlgere in qualsiasi fase della sua gestine un più Uffici dell'organigramma in md che ciascun di essi pssa cncrrere alla sua visualizzazine ed essere parte attiva del prcess della FE. MAGGIOLI INFORMATICA Via Brnaccin Santarcangel di Rmagna (RN) Tel Fax e.mail: [email protected]

4 Il Sistema FE prgettat e prpst da Maggili Infrmatica pera in lgica integrata cn le cmpnenti applicative dei sistemi gestinali Maggili direttamente cinvlti nella gestine della FE, in md da garantire all Ente una gestine ttimale dell inter prcess della FE. Cicl di Fattura Passiva L arriv di una FE passiva viene ntificata dal SdI sulla casella di PEC cnfigurata sul Sistema e assciata al Cdice Uffici destinatari indicat dall Operatre Ecnmic che ha emess fattura. L acquisizine della PEC da parte del Sistema avvia un prcess di analisi del su cntenut (file allegati di fattura elettrnica e file dei metadati generat dal SdI) che cnsente di identificare il messaggi relativ all arriv di un dcument fattura elettrnica. Sfruttand le funzinalità per la gestine del prtcll infrmatic, il Sistema Maggili permette di prcedere agevlmente alla fase di prtcllazine assistita della FE acquisita in quant vengn prpste in autmatic alcune delle infrmazini presenti nel messaggi di PEC e utili al prtcll. L azine di prtcll eseguita sulla FE acquisita dall Ente è in grad di avviare il prcess di gestine della FE in md del tutt naturale e trasparente per l peratre, trasfrmand il dcument acquisit in element dcumentale che cnserva la fattura elettrnica e i metadati generati dal SdI. La trasfrmazine in element dcumentale permette al Sistema FE di dare all'ente il pien cntrll sulla ricezine del ltt di fatture, avviand un iter di wrkflw dedicat alla fase di "ricezine". L iter prpst per la ricezine della FE prevede l analisi del fluss XML della FE, la individuazine delle fatture cntenute nel ltt (fattura singla ltt di fatture), la suddivisine dell eventuale ltt in single fatture e la ntifica al sistema cntabile delle single fatture. Quest iter minimale ha inizi dividend il ltt FE in dcumenti singli, ciascun dei quali cmplet di metadati, e prsegue cn la ntifica al Sistema Cntabile delle single fatture cntenute nel fluss XML. L'acquisizine delle fatture da parte del Sistema Cntabile genera la registrazine autmatica del dcument in cntabilità, a seguit di una fase di validazine dei dati acquisiti, e da rigine all inseriment dei crrispndenti elementi dcumentali, nn prtcllati, un per ciascuna fattura inclusa nel ltt. In Cntabilità viene quindi cnservat nn sl il singl XML e i sui metadati ma anche i riferimenti all' element dcumentale assciat. Cn questi elementi gli peratri del MAGGIOLI INFORMATICA Via Brnaccin Santarcangel di Rmagna (RN) Tel Fax e.mail: [email protected]

5 Servizi Finanziari, dispnend delle funzini per la visualizzazine in frmat leggibile del cntenut del file XML della singla FE, sn in grad di pter verificare il dcument elettrnic e prcedere cn il prcess di lavrazine della fattura all eventuale scart del dcument. La sluzine è cnfigurabile in base al numer di Uffici abilitati alla FE che ciascun Ente ha decis di censire in IPA (Indice Pubbliche Amministrazini). Attravers appsite tabelle di mappatura il Sistema FE cnsente di creare, sui singli Sistemi gestinali, le pprtune crrispndenze fra gli uffici della struttura rganizzativa e il relativ Cdice Univc Uffici assegnat dall IPA. Tale assciazine cnsente al Sistema FE di assegnare la fattura all Uffici cmpetente, cinvlt nel prcess di lavr mediante un autmatic instradament del dcument guidat da un specific iter definit sul Sistema di Wrkflw. Cme descritt in precedenza il dcument FE, una vlta registrat sul Sistema Cntabile, è sggett ad una esplicita fase di verifica che ptrebbe prevedere il rifiut del dcument che tecnicamente viene eseguit generand il file XML di Ntifica di Esit Cmmittente che il Sistema nn invia immediatamente al SdI ma prvvede a creare un specific element dcumentale cllegat alla fattura ggett di scart e ad avviare un specific iter di wrkflw per acquisire la cnferma di scart del dcument. Qualra l scart venga apprvat, il Sistema prcede all'invi della ntifica al Sistema di Interscambi, previa prtcllazine ed eventuale firma digitale. Cicl di Fattura Attiva Il Sistema cnsente la gestine delle FE emesse dall Ente vers altre Pubbliche Amministrazini. Il cicl della fattura attiva viene avviat dal Sistema Cntabile che si incarica della creazine di un element dcumentale crrispndente alla fattura elettrnica emessa e che allega il relativ file XML nel frmat fattura elettrnica. Ciascuna FE emessa dal Sistema Cntabile avvia un iter definit sul Sistema di Wrkflw che prevede la firma digitale e la fase di prtcllazine del dcument e che cmpleta il prcess cn l invi al SdI a mezz PEC. Cnservazine sstitutiva La sluzine prpsta dal Grupp Maggili per la gestine della FE viene cmpletata, qualra richiest, dal servizi di Cnservazine a nrma dei dcumenti infrmatici. Il Sistema FE trasmette in autmatic e in md integrat al Sistema di cnservazine Maggili i dcumenti elettrnici su un archivi dedicat all Ente. Tramite un interfaccia web l Ente può effettuare in md sicur ricerche multiple sui dcumenti archiviati in cnservazine in base alle chiavi di ricerca definite per la classe di dcumenti FE. MAGGIOLI INFORMATICA Via Brnaccin Santarcangel di Rmagna (RN) Tel Fax e.mail: [email protected]