Le procedure di revisione

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1 Le procedure di revisione Corso di revisione aziendale anno accademico Università degli Studi di Bergamo Prof.ssa Stefania Servalli Il giudizio professionale si fonda su elementi probativi ELEMENTI PROBATIVI GIUDIZIO PROFESSIONALE Page 1

2 Le procedure di revisione svolte per ottenere elementi probativi PROCEDURE DI REVISIONE ELEMENTI PROBATIVI GIUDIZIO PROFESSIONALE Le procedure di revisione: tipologia PROCEDURE DI REVISIONE PROCEDURE DI CONFORMITÀ (Test of control) RICHIESTA DI INFORMAZIONI OSSERVAZIONI ISPEZIONI ACCERTAMENTO EFFETTIVA APPLICAZIONE DEI CONTROLLI (re-performance, simulazione) PROCEDURE DI VALIDITÀ (Substantive procedures) VERIFICHE DI DETTAGLIO (Test of detail) RICHIESTA DI CONFERME (OSSERVAZIONI) ISPEZIONI documentali e fisiche TEST DI SIMULAZIONE o REPERFOMANCE PROCEDURE DI ANALISI COMPARATIVA (Analitical procedures) REASONABLENESS TEST (test di ragionevolezza) TREND ANALYSIS RATIO ANALYSIS Page 2

3 Le procedure di revisione: PROCEDURE DI CONFORMITÀ (tests of controls) Procedure di conformità: procedura applicata per ottenere elementi probativi sull esistenza e sull efficacia dei controlli aziendali. Sono svolte durante tutto l anno Necessità di selezionare un campione della numerosità delle procedure da applicare (quanti?) PROCEDURE DI CONFORMITÀ (tests of controls) Le procedure di conformità possono consistere in: A. Richiesta di informazioni - Esempio: colloqui con il Consiglio di Amministrazione della società - Esempio: colloqui con i Responsabili delle varie funzioni per la descrizione delle procedure interne dei controlli effettuati B. Osservazione - Esempio: osservazione e affiancamento ai responsabili delle diverse aree durante i controlli da loro effettuati. Page 3

4 PROCEDURE DI CONFORMITÀ (tests of controls) C. Analisi documentale - Esempio: verifica dell esistenza delle riconciliazioni bancarie clienti e fornitori predisposte dalla società - Esempio: verifica della quadratura ordine-bolla-fattura svolto da parte della contabilità fornitori o clienti D. Accertamento dell effettiva applicazione dei controlli (reperformance e simulazione) - Esempio: per un acquisto effettuato, verifica dei controlli svolti dalla società revisionata dal momento dell entrata merce fino alla registrazione della fattura in contabilità. PROCEDURE DI CONFORMITÀ (tests of controls) E. Accertamento dell effettiva applicazione dei controlli (reperformance e simulazione) - Esempio: tentativo di immettere nel sistema informativo la registrazione di una fattura di merce senza ordine di acquisto ad essa collegata e verifica dell effettiva conseguente segnalazione dell anomalia da parte del sistema Page 4

5 PROCEDURE DI CONFORMITÀ A. Richiesta di informazioni Chiedere informazioni al personale della Società o a persone esterne. Ascoltare e valutare le loro risposte. Fare un appropriato follow-up se necessario. Cercare altre evidenze probatorie. La richiesta di informazioni è qualcosa in più che chiedere allo staff del cliente di confermare che un controllo specifico venga effettuato. A. Richiesta di informazioni Pianificare (quale area coprire, quale persona, informare sull obiettivo dell incontro ecc.) Porre le domande Se disponibile,è bene prendere visione del manuale delle procedure della società, in modo da farsi un idea dei punti di attenzione e poter concentrare le proprie domande sfruttando al meglio il tempo e le risorse a disposizione. Ascoltare le risposte Valutare le risposte Page 5

6 A. Richiesta di informazioni Porre domande di follow-up: - ci confermano di avere capito - ci danno la possibilità di approfondire qualche aspetto - mostrano alla controparte che abbiamo ascoltato direttamente Corroborare i punti chiave, ove possibile, con altri dati ed informazioni Prendere nota delle domande poste e delle risposte ricevute. B. Osservazione Punti da considerare: Capire e valutare bene il controllo da verificare. Osservare e valutare i risultati del controllo. Domandare cosa succede quando il controllo rileva delle inesattezze nelle informazioni o nei dati e cercare degli esempi. Osservare l effettuazione di un processo o di una procedura. Esempio: verificare che il magazziniere controlli la merce in entrata nel magazzino mediante conta fisica e confronto con le quantità scritte sulla bolla di trasporto. Limite: l evidenza di revisione è limitata al momento in cui è ottenuta. Page 6

7 A. e B. Richiesta di informazioni e osservazioni Le conclusioni che si possono trarre da una procedura di richiesta di informazioni e da osservazioni dipendono: - dall esperienza della persona che ha effettuato la verifica e dalla conoscenza che ha del cliente - dal nostro giudizio sull esperienza, indipendenza, competenza ed integrità della persona intervistata - dalla natura ed estensione di ulteriori elementi ottenuti a supporto della procedura. C. Ispezione dei documenti Leggere e analizzare documenti o registrazioni sia cartacei che elettronici. Page 7

8 C. Ispezione dei documenti Nel caso ad esempio delle riconciliazioni bancarie predisposte dal responsabile amministrativo della società, è importante raccogliere tutta la documentazione necessaria ( estratto conto bancario, mastrino contabilità) e verificare che siano state effettuate le spunte di controllo. Quando necessario, prendere visione del prospetto di riconciliazione. D. Re-performance Combinazione di osservazione ed ispezione di documenti, calcoli, confronti, ecc. Ha il fine di accertare l avvenuta corretta effettuazione del controllo da parte del personale aziendale. Page 8

9 D. Esempio di Re-performance Al momento della registrazione di una fattura in contabilità, verificare che non sia possibile inserirla nel sistema informativo contabile se non è stata precedentemente registrata la bolla con il conseguente carico a magazzino, o se non è stato registrato nessun ordine di acquisto Verifica del fatto che non sia possibile registrare un ordine a un fornitore non presente nell anagrafica dal sistema informativo contabile, se non previa autorizzazione del Direttore Acquisti Quale scegliere tra le procedure di conformità? Dipende dal tipo di controllo specifico che stiamo verificando. Una combinazione di queste procedure normalmente dà più evidenze di revisione. di revisione Page 9

10 e in che estensione? Dipende dal tipo di controllo specifico che stiamo verificando e dal tipo di procedura che utilizziamo. E un giudizio professionale. E comunque importante coprire tutto il periodo soggetto a revisione. Le procedure di revisione: PROCEDURE DI VALIDITÀ (substantive procedures) Le procedure di validità: esami svolti al fine di acquisire elementi probativi per individuare significativi errori nel bilancio Tipologia: 1. Procedure di analisi comparativa (procedure analitiche) 2. Verifiche di dettaglio (test di dettaglio) Page 10

11 PROCEDURE DI VALIDITÀ (substantive procedures) 1. Procedure di analisi comparativa Comparazione di ciò che ragionevolmente ci si aspetta con ciò che viene effettivamente riscontrato con l utilizzo di plausibili relazioni fra due o più elementi. Si usa: - in fase di pianificazione della revisione - in fase di verifica dei saldi di bilancio 2. Verifiche di dettaglio Applicazione di una o più tecniche di revisione a singole operazioni aziendali che formano un saldo di bilancio o una classe di transazioni. PROCEDURE DI VALIDITÀ (substantive procedures) PROCEDURE DI ANALISI COMPARATIVA (Analytical procedures) Normalmente utilizzate per la verifica di transazioni ricorrenti o di saldi di bilancio che non variano significativamente da un esercizio all altro e quando non è efficiente un test di dettaglio. Tipologie: A. Reasonableness test (test di ragionevolezza) - Esempio: ricalcolo overall del TFR - Esempio: mensilizzazione di costi del personale Page 11

12 PROCEDURE DI VALIDITÀ (substantive procedures) PROCEDURE DI ANALISI COMPARATIVA (Analitical procedures) B. Trend analysis Esempio: analytical review con confronto dei saldi attuali rispetto a quelli di un periodo precedente o rispetto ai dati di budget, approfondimenti su eventuali scostamenti. C. Ratio analysis Esempio: analisi per indici: raffronti tra dati di uno stesso bilancio in diversi periodi o di bilanci di aziende del medesimo settore. 1. PROCEDURE DI ANALISI COMPARATIVA A. Test di ragionevolezza Tecnica che richiede un elevata capacità professionale Essa implica: - identificazione delle variabili; - identificazione dell appropriata relazione fra le variabili; - combinazione delle variabili per effettuare la previsione del risultato. Page 12

13 A. Test di ragionevolezza Previsione del risultato Effettuare assunzioni. Definire un modello. Valutare l impatto di ogni semplificazione. Effettuare la previsione. A. Test di ragionevolezza Comparazione della nostra previsione con i dati effettivi Cosa dobbiamo fare se rileviamo una differenza? - Accertare che non vi siano errori nelle nostre assunzioni. (Riperformare il calcolo prima di procedere alla segnalazione dell errore) - Chiedere spiegazioni al cliente. (Chiarimenti sull uso dei dati utilizzati, sulle procedure di calcolo) - Effettuare altre procedure di revisione se ritenuto necessario. Page 13

14 A. Test di ragionevolezza Esempio: mensilizzazione costi del personale Possiamo verificare che l incidenza dei contributi sui salari possa considerarsi ragionevolmente corretta e quindi anche la loro registrazione contabile. Se un mese tale percentuale cambia, indagherò sulle motivazioni. A. Test di ragionevolezza Valutazione dei risultati del test Riteniamo sufficienti le evidenze di revisione ottenute con procedure di analisi comparativa? - SI stop - NO fare test di dettaglio (test of details) Page 14

15 B. Trend analysis Analisi dei cambiamenti fra un periodo ed un altro. Esempio: andamento dei costi per manutenzione impianti rispetto all anno precedente, in base anche ai cambiamenti avvenuti nel corso dell esercizio (nuove acquisizioni, dismissioni, nuovi metodi di produzione che comportano un diverso utilizzo degli stessi) Esempi: - Quale dovrebbe essere l ammontare quest anno? - L ammontare di quest anno è in linea con gli anni precedenti? C. Ratio analysis Rapporti fra due o più voci di bilancio o fra dati del bilancio con altri dati prodotti all interno dell azienda o provenienti dall esterno. Esempio: incidenza dei premi su clienti o delle provvigioni ad agenti sul totale fatturato. Page 15

16 Ratio Analysis In questo modo l azienda riesce a monitorare l incidenza di ogni cliente sul fatturato totale e quanto i premi liquidati ai clienti incidono sul fatturato in base anche ai diversi accordi per tipologia di cliente 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO (Test of detail) PROCEDURE DI VALIDITÀ (substantive procedures) Applicazione di una o più tecniche di revisione a singole operazioni aziendali che formano un saldo di bilancio o una classe di transazioni. PERCHE? Perché con le procedure di analisi comparativa non sempre si posso ottenere sufficienti ed appropriate evidenze di revisione. Page 16

17 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO Selezione del campione: Su quale campione effettuo i test di dettaglio? 100% Solo se il numero degli Items non è significativo Campione rappresentativo (anche statistico) Selezione di alcuni items a campione in base a soglie mimime calcolate in modo statistico Saldi significativi (Key Items) Key items Che cosa sono? Sono quelli che, in base al nostro giudizio professionale, esperienza e conoscenza del cliente sono inusuali, inaspettati o che possono contenere errori, anche considerando la loro significatività Da considerare: - importo - esperienza passata - volume di transazioni - ecc. Page 17

18 Key items Le conclusioni sulla popolazione analizzata non possono essere estese al resto della popolazione. 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO (Test of detail) Applicazione di una o più procedure di revisione a singoli item o transazioni che formano un saldo di bilancio. I test di dettaglio possono consistere in: A. Test di simulazione o ri-performance B. Richieste di conferma C. Ispezioni documentali e fisiche D. Osservazioni Page 18

19 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO A. Rielaborazione calcoli matematici e rielaborazione contabile delle operazioni (ri-performance e test di simulazione) Fornisce un valido elemento probativo sulla correttezza aritmetica del calcolo verificato o sulla accuratezza dell elaborazione Esempio: ricalcolo puntuale a campione dell am-mortamento di alcuni cespiti. 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO B. Richieste di conferma c.d. circolarizzazione Strumento di revisione molto valido poiché l elemento probativo proveniente da una fonte esterna. Applicabile a: - crediti, debiti NB: è obbligatoria la circolarizzazione sul 100% dei rapporti bancari in essere durante l esercizio - giacenze di magazzino o cespiti presso terzi - ecc. (ad esempio ad avvocati) Esistono modelli standard utilizzati dalla società di revisione. Page 19

20 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO B. Richieste di conferma Formulate dall azienda revisionata. Inviate dal revisore con mittente la società di revisione. Risposta indirizzata direttamente alla società di revisione. 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO B. Richieste di conferma Richieste di informazioni: si richiedono informazioni senza fornire i dati della società (esempio saldo fornitori). Conferma positiva: si richiede una conferma specifica di dati indicati dalla società (esempio: saldo clienti). Page 20

21 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO B. Richieste di conferma Scelta del metodo di conferma e base per il campionamento. Scelta del metodo di campionamento. Scelta nominativi da circolarizzare. (Solitamente si selezionano i saldi significativi più qualche nominativo non significativo diversificato, ad esempio per tipologia di fornitura) Predisposizione delle lettere da parte del cliente. Controllo delle lettere prima dell invio. Spedizione delle lettere con indirizzo della società di revisione e con allegata busta per la risposta indirizzata alla società di revisione. 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO B. Richieste di conferma Indagine su lettere non recapitate. Invio eventuale seconda (terza) richiesta. Effettuazione di procedure alternative su risposte non ricevute. Per i clienti che non hanno risposto, ad esempio, verificare se sono stati effettuati pagamenti di fatture recenti o se sono stati ricevuti nuovi ordini Esame dei rilievi emersi. Analisi delle eventuali poste in riconciliazione Riepilogo risultati. Page 21

22 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO C. Ispezioni fisiche Ispezioni fisiche di attività: - cassa - titoli - merci in giacenza - cespiti Tale procedura fornisce elementi probativi sull esistenza delle attività. 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO C. Ispezioni fisiche - Normalmente effettuate alla data di bilancio - Possibilità di effettuarle ad una data diversa se il sistema di controllo interno della società è affidabile (Nel caso in cui siano state effettuate a date diverse da quella del bilancio, predisporre procedure di roll-forward per ricostruire il dato di bilancio attraverso le movimentazioni intervenute nel periodo tra la data della nostra ispezione e quella di chiusura del bilancio) Page 22

23 2. VERIFICHE DI DETTAGLIO C. Ispezioni fisiche Ispezioni fisiche di documenti. Effettuate al fine di ottenere validi elementi probativi circa l accuratezza della registrazione contabile di un operazione con riferimento a: - data - oggetto - prezzo - controparte Page 23