CORSO DI REVISIONE AZIENDALE LA REVISIONE DELL AREA VENDITE - CREDITI. L Analisi del ciclo

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1 CORSO DI REVISIONE AZIENDALE LA REVISIONE DELL AREA VENDITE - CREDITI ALESSIO SILVESTRI Università di Pisa L Analisi del ciclo 1) Ricevimento dell ordine; 2) Controllo ed approvazione ordine; 3) Consegna della merce; 4) Emissione della fattura di vendita; 5) Rilevazione contabile del ricavo, del credito verso il cliente, di eventuali poste rettificative. 1

2 Controllo ed approvazione ordine 1) Controllo della disponibilità della merce Disponibilità attuale del magazzino + Carichi di magazzino fino alla data di consegna Evasione ordini da oggi fino alla consegna = Disponibilità prevista Controllo ed approvazione ordine 2) Controllo della solvibilità del cliente Definizione del limite di fido Verificare costantemente il superamento (o meno) del limite di fido dello specifico cliente 2

3 Consegna della merce I rischi principali: Spedizione diversa da quella richiesta; Ritardo nella spedizione. Emissione della fattura di vendita I rischi principali: Fatture attive false; Ritardo nella spedizione. 3

4 Rilevazione contabile Dove prestare maggiore attenzione: Ricevimento anticipi dal cliente; Eventuali operazioni che rettificano gli importi già registrati in contabilità. Il revisore però dovrà guardare oltre.. dovrà infatti controllare il pagamento da parte del cliente Cliente Commerciale Responsabile Finanziario Finanziario Magazzino Contabilità Richiesta del cliente Verifica disponibilità di magazzino Ordine Ricevimento ordine Ordini ricevuti NO Accett a? Ordine respinto ON SI Limite di fido Valutazione: -accordato; -Utilizzato. Ordine rientr a? SI Conferma ordine Ordini non accettati Approvazione ordine 4

5 Cliente Commerciale Responsabile Finanziario Finanziario Magazzino Contabilità Conferma ordine Approvazione ordine Ordini da evadere Copia Ordine accettato Copia Ordine accetato Merci da inviare Registrazione extracontabile Invio merce Confronto DDT/ordine scarico materiale DDT DDT Ricevimento merce Invio merce e scarico contabile Fatture da emettere Cliente Commerciale Responsabile Finanziario Finanziario Magazzino Contabilità Emissione fattura Registrazione contabile/fiscal e fattura CO.GE Scaden ziario IVA deb. Partit clienti 5

6 Articolazione dell intervento di Audit Preliminary: Valutazione del Sistema di Controllo Interno Pianificazione dell intervento di Audit durante le fase final Final: Accertamento dell effettiva esistenza dei crediti; Verifica della corretta valutazione dei crediti; Accertamento della competenza dei crediti; Verifica della corretta esposizione in bilancio; Verifica dell uniformità dell applicazione dei principi contabili rispetto all esercizio precedente. Normativa di riferimento Principio contabile n. 15 I crediti rappresentano il diritto ad esigere, ad una data scadenza, determinati ammontari da clienti e da altri soggetti e si distinguono in base a: Origine (gestione caratteristica, finanziamenti concessi ed altre tipologie) Natura del debitore (clienti, consociate ed altri) Scadenza (scadenza a breve e medio-lungo termine) Vecchio principio di revisione n. 7 Nuovi principi di revisione: n. 400 (la valutazione del rischio e il S.C.I.) n. 500 (gli elementi probativi della revisione) n. 501 (richiesta informazioni ai legali) n. 505 (le conferme esterne) 6

7 La valutazione del S.C.I.: il rischio di revisione Il documento n. 400 dei principi pone l accento sull importanza della comprensione del S.C.I. per la valutazione del rischio di revisione e le sue principali componenti: rischio inerente, rischio di controllo e rischio di individuazione. Rischio di revisione Rischio di errore materiale Rischio di individuazione Rischio inerente Rischio di controllo Lo studio e la valutazione del S.C.I. Acquisire informazioni sugli assetti delle procedure per poi accertarne la qualità del disegno procedurale Accertare la conformità del comportamento degli operatori Verificare la corretta separazione dei ruoli e delle responsabilità all interno della direzione amministrativa. 7

8 I passaggi per giungere alla valutazione del S.C.I. A) RILEVAZIONE DELLE PROCEDURE ADOTTATE DALLA SOCIETA' A.1. Osservazione diretta del funzionamento delle procedure; A.2. Questionari ed interviste al personale dipendente; A.3. Lettura dei manuali di procedure. B) RAPPRESENTAZIONE DELLE INFORMAZIONI RACCOLTE La rappresentazione delle procedure mediante FLOW-CHARTS fornisce una descrizione analitica e sistematica del loro effettivo funzionamento. C) EFFETTUAZIONE DEI TEST DI CONFORMITA' Accertamento della corrispondenza tra quanto rilevato dal revisore e l'effettivo funzionamento delle procedure aziendali. D) VALUTAZIONE DEL S.C.I. Il revisore rivisita analiticamente i singoli passaggi della procedura individuandone i punti di forza e di debolezza. Pianificazione dell intervento di audit Analytical Review: Consentono di rilevare scostamenti anomali tra valori riscontrati ed attesi Alcuni esempi: 1) Analisi comparativa degli ammontari dell esercizio corrente, dell anno precedente e del budget per: - ricavi per prodotto (o unità produttive); - margine lordo per prodotto (o unità produttive); - ricavi del mese precedente e successivo alla chiusura dell esercizio; - resi, sconti ed abbuoni. 8

9 Pianificazione dell intervento di audit 2) Indice di turnover dei crediti verso clienti Vendite nette / crediti medi netti 3) Indice del credito medio concesso ai clienti Credito verso clienti a fine anno/(vendite totali / 365) Successivamente i programmi di lavoro dovranno essere formalizzati (conclusione della fese preliminary). Analisi mensile delle vendite e dei resi e sconti 9

10 Accertamento dell esistenza dei crediti INTERIM FINAL RICHIESTA DI CONFERMA SCRITTA DA PARTE DEI CLIENTI (Esistenza) Determinazione della popolazione dei crediti Scelta della data di riferimento della conferma Esistenza dei crediti passati al legale Scelta dei saldi da confermare Preparazione delle lettere di richiesta di conferma Invio delle lettere Analisi delle risposte ottenute Indagini sulle lettere non recapitate Invio seconda richiesta e solleciti Riepilogo dei risultati ottenuti Accertamento dell esistenza dei crediti Circolarizzazione: metodologia operativa 1) Chi predispone materialmente le lettere? La società 2) Chi invia materialmente la lettera? Il revisore su carta intestata della società cliente 3) Chi riceve le lettere? Il revisore 4) Chi sollecita la risposta? La società N.B. dopo giorni dalla prima richiesta, il revisore spedisce una seconda richiesta ai clienti che non hanno ancora inviato una risposta. Seguiranno ulteriori solleciti telefonici effettuati dalla società revisionata su richiesta del revisore stesso. 10

11 Accertamento dell esistenza dei crediti Analizzare le risposte ricevute e controllare le differenze in riconciliazione sulla base della relativa documentazione di supporto, chiarendo le motivazioni. Indagare sulle lettere non recapitate o respinte. Effettuare le Procedure Alternative per le risposte non pervenute. Cliente circolarizzato Risposta non pervenuta Risposta pervenuta In Accordo Da Riconciliare Procedure Alternative LA RICONCILIAZIONE DELLE RISPOSTE NON CONCORDANTI Possibili cause degli importi in riconciliazione sono: 1) Voci registrate dal cliente ma non dalla società: a) pagamenti fatti dal cliente, di cui non è ancora pervenuta notizia dell'accredito b) note debito emesse dal cliente 2) Voci registrate dalla Società ma non dal cliente: a) fatture emesse b) note credito 3) Errori 11

12 Accertamento dell esistenza: le procedure alternative Il revisore in sostituzione della mancata conferma, ricostruisce la composizione del saldo alla chiusura dell esercizio, rilevando le fatture ancora scoperte. Veridica quali pagamenti sono intervenuti nel nuovo esercizio a copertura di dette fatture Nel caso di fatture ancora scoperte, il revisore verifica la sussistenza di un operazione commerciale sottostante (non solo controlla la fattura emessa, ma si accerta dell avvenuta spedizione della merce tramite la bolla e verifica se nell ordine o nella conferma d ordine è presente del cliente. 12

13 Accertamento corretta valutazione dei crediti Il revisore dovrà considerare la congruità del fondo svalutazione crediti, rispetto all entità dei crediti commerciali, degli effetti attivi ancora in portafoglio. Il revisore dovrà: -esaminare i contratti più significativi; -considerare la situazione finanziaria dei clienti con saldi più significativi; -ottenere l elenco dei crediti di dubbia esigibilità; -ottenere l analisi dello scaduto clienti ed effettuare un controllo a campione per verificarne l attendibilità; -verificare i cambi utilizzati per la conversione dei saldi in valuta estera. Accertamento corretta valutazione dei crediti Sono estremamente utili le c.d. ageing list (in cui sono riportati per cliente e per anzianità i crediti non ancora onorati). 13

14 Accertamento della corretta competenza Valutare la competenza delle operazioni commerciali che hanno originato il credito (controllo di cut - off). Il revisore dovrà prendere le ultime fatture emesse ed abbinarle con i relativi documenti di trasporto controllandone gli scarichi da magazzino. Successivamente lo stesso controllo viene effettuato partendo dai documenti di trasporto. Verifica della corretta esposizione in bilancio Esaminare la corretta classificazione dei crediti nello stato patrimoniale considerando la natura del debitore; Verificare che non siano operate compensazioni tra debiti e crediti; Verificare che non siano compresi saldi con società del gruppo; Esaminare la completezza dell informativa di bilancio fornita in nota integrativa, in particolare l indicazione di eventuali crediti esigibili oltre 5 esercizi. 14

15 Verifica dell uniformità dell applicazione dei principi contabili Lo scopo: accertamento dell uniformità dei principi contabili rispetto all esercizio precedente. In caso di variazione di tali principi, verificare la presenza in Nota Integrativa, di un esauriente spiegazione. Casi particolari: crediti verso entità correlate Procedure di conferma scritta; Analisi della natura delle transazioni; Verifica dell esigibilità dei crediti; Corretto trattamento contabile in sede di bilancio consolidato. 15

16 Approfondimenti: errori maggiormente ricorrenti con riferimento alle Note di Credito Assenza di una documentazione standard a supporto delle note di credito emesse; Carenze nelle procedure di emissione di note di credito (casistica prevista, procedura di approvazione, ecc.); Assenza di analisi statistiche sulle tipologie di Note di Credito emesse. Approfondimenti: errori maggiormente ricorrenti con riferimento al Fondo rischi su crediti Assenza di formalizzazione delle politiche di stanziamento rischi su crediti; Insufficienza del fondo svalutazione crediti calcolate sulla base di criteri fiscali; Assenza di analisi statistiche sulle serie storiche di perdite su crediti; Carenze nella procedura di passaggio dei crediti a contenzioso. 16

17 Approfondimenti: errori maggiormente ricorrenti. Altri casi Assenza o carenza della procedura di elaborazione dell ageing clienti; Registrazione delle ricevute bancarie presentate presso banche per l incasso nei crediti verso banche anziché nei clienti; Carenze procedurali in ordine al controllo delle modifiche apportate a listino prezzi, sconti, commissioni agenti, ecc. Approfondimenti: errori maggiormente ricorrenti. Altri casi Carenze procedurali nell archiviazione degli accordi con la clientela; Separazione delle funzioni aziendali; Carenze nella procedura di fatturazione (assenza autorizzazione vendite, ecc.). 17