Sistema di Knowledge Management Magellano. Manuale d uso. Pagina 1 di 33

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1 Sistema di Knowledge Management Magellano Manuale d uso Pagina 1 di 33

2 Indice 1 PREMESSA OBIETTIVO DEL DOCUMENTO AMBITO DI RIFERIMENTO PRE-REQUISITI DEL SISTEMA (ACCESSIBILITÀ) MAGELLANO PA PRESENTAZIONE GENERALE DEL SISTEMA UTENTI DEL SISTEMA REGISTRAZIONE RUOLI UTENTE PROFILAZIONE ACCESSO SISTEMA MAGELLANO CONTENUTI DELLA HOME PAGE COMUNICAZIONI ULTIMI DOCUMENTI PUBBLICATI NELLE CATEGORIE PREFERITE ULTIMI DOCUMENTI INSERITI NELLE PROPRIE AREE DI LAVORO/ATTIVITÀ PROGETTUALE ULTIMI DOCUMENTI INSERITI NELLA PROPRIA AREA PERSONALE GESTIONE DELLE AREE DI LAVORO/ATTIVITÀ PROGETTUALE CREAZIONE DI AREA DI LAVORO GESTIONE DELLO STAFF GESTIONE DELLE ATTIVITÀ ALIMENTAZIONE DELL AREA DI LAVORO GESTIONE DEI DOCUMENTI VERSIONE DEI DOCUMENTI PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI IN AREA PUBBLICA FUNZIONALITÀ DI RICERCA NELL AREA DI LAVORO GESTIONE DELL AREA PERSONALE CONDIVISIONE DI UNA CARTELLA ALIMENTAZIONE DELL AREA PERSONALE GESTIONE DEI DOCUMENTI VERSIONE DEI DOCUMENTI GESTIONE DELL AREA PUBBLICA LA TASSONOMIA ALIMENTAZIONE DELL AREA PUBBLICA CONSULTAZIONE DELL AREA PUBBLICA FUNZIONALITÀ DI RICERCA IN AREA PUBBLICA Pagina 2 di 33

3 1 PREMESSA 1.1 Obiettivo del documento L obiettivo del documento è descrivere le funzionalità del sistema Magellano, sviluppato per il Dipartimento della Funzione Pubblica. 1.2 Ambito di riferimento Il sistema è fruibile da tutti gli utenti della Pubblica Amministrazione italiana, dai consulenti, rappresentanti del mondo accademico, studenti universitari, ecc. L utilizzo ed il grado di accesso al sistema è subordinato alla tipologia di utente, il quale si distingue in fruitore e contributore (vedi paragrafo utenti). 1.3 Pre-requisiti del sistema (Accessibilità) Il sistema Magellano rispetta tutti i requisiti previsti in materia di accessibilità. Tutte le componenti software, CMS e KMS, prima di essere rilasciate, sono state certificate XHTML 1.0 Strict, passate al vaglio dei 22 punti della DDL 4 del 2004 legge Stanca e testate su tutti i browser, con particolare riferimento alle versioni di Internet Explorer (versioni dalla 5.5 alla 7), Opera, Safari, Firefox, Jaws e Links. Pagina 3 di 33

4 2 MAGELLANO PA 2.1 Presentazione generale del sistema Il sistema si presenta come un "portale" pubblico nel quale vengono presentate informazioni relative alla natura del progetto, la aree tematiche che compongono la base documentale di Magellano e la metodologia adottata per lo sviluppo del progetto. Sono inoltre illustrate le funzionalità di ricerca, di collaborazione presenti nel sistema e le modalità previste per l accesso. Magellano è composto da un sistema di gestione della conoscenza e da moduli di Collaborazione. Il sistema di gestione della conoscenza consente agli utenti di Magellano sia di poter condividere, scambiare e ricercare documenti relativi alle tematiche trattate dal progetto, che di poter partecipare attivamente alla redazione di quest ultimi. I moduli di Collaborazione consentono agli utenti di avere una maggiore interazione tra loro, usufruendo di strumenti come il Forum, il Wiki, la mass mail, ecc. Figura 1 Home page di Magellano Pagina 4 di 33

5 3 UTENTI DEL SISTEMA 3.1 Registrazione La possibilità di registrarsi è garantita a tutti gli utenti ed è possibile farlo mediante collegamento diretto (link), presente tra le pagine introduttive del sistema. La registrazione degli utenti avviene mediante la compilazione di un apposito form nel quale, oltre a dati socio-demografici, è necessario specificare le proprie aree di interesse relativamente alle categorie definite nell albero della conoscenza. L utente quindi, accedendo alla home page di Magellano, e selezionando il bottone Registrati viene indirizzato al form di registrazione. I campi da compilare sono i seguenti: - Nome - Cognome - E mail - Nome utente - Password - Conferma password - Indirizzo - Cap - Città - Nazione - Professione - Data di nascita - Candidatura a Contributore - Selezione delle aree di interesse - Consenso al trattamento dei dati personali Pagina 5 di 33

6 - Figura 2 Form di registrazione Al termine della procedura di registrazione, l utente non risulta ancora operativo all interno del sistema finché non riceve un codice di attivazione inviatogli via e mail da parte dell amministrazione del sistema. Nel caso in cui l utente non selezioni la casella relativa alla Candidatura a Contributore, viene inserito nel sistema come utente fruitore. Nel caso contrario verrà avviata la procedura di verifica e validazione dagli uffici competenti del Dipartimento della Funzione Pubblica, che provvederanno ad assegnare all utente un ruolo all interno del KMS ed inviagli una mail di conferma. Ogni utente registrato ha inoltre facoltà di modificare i dati inseriti in qualsiasi momento, accedendo al sistema e selezionando la voce Dati personali. In questa pagina viene visualizzata la scheda modificabile con i dati dell utente forniti al momento della registrazione. I dipendenti del Dipartimento della Funzione Pubblica sono automaticamente inseriti nel sistema, ad ognuno di essi è stato attribuito un nome utente e password. Quest ultima potrà essere modificata solo dopo il primo accesso al sistema. Per avere un quadro più chiaro della procedura di registrazione, viene di seguito riportato il flusso. Pagina 6 di 33

7 INPUT OUTPUT Invio Form compilato Utente KMS Form di registrazione Documentazione completa? SI Utente Contributore? NO NO Utente fruitore registrato SI Utente contributore registrato Invio per validazione UIPA Validato? NO Assegnazione del ruolo nel KMS SI Figura 3 Flusso di registrazione 3.2 Ruoli Utente Il sistema Magellano è aperto a tutti gli utenti, sia interni che esterni al dipartimento. Ad ogni utente, dopo aver effettuato la registrazione, viene assegnato un ruolo, con cui può accedere alle funzionalità previste nel sistema. Di seguito vengono riportati i ruoli che sono stati individuati: - Centro servizi: ha facoltà di interazione diretta con tutte le tipologie di utenza. Riceve comunicazioni anche dagli utenti con profilo pubblico nel momento in cui questi accedano alla registrazione. - Utente DFP: comunica in modalità attiva con i pari livello, interagendo nell ambito delle aree personali e progettuali avendo anche facoltà di condivisione dei documenti. Nei confronti dei profili di livello inferiore, questi può pubblicare contenuti che verranno successivamente consultati, mentre l interazione diretta è limitata alle sole funzionalità di chat e forum. - Utente KMS Contributore: comunica in modalità attiva con i pari livello, interagendo nell ambito delle aree progettuali avendo anche facoltà di condivisione di documenti. Nei confronti dei profili di livello inferiore, questi può pubblicare contenuti che verranno successivamente consultati, mentre l interazione diretta è limitata alle sole funzionalità di chat e forum. - Utente KMS Fruitore: può accedere, in sola lettura, ai documenti presenti nell area pubblica del KMS. Pagina 7 di 33

8 - Utente Esterno: che accede al sito ma che non effettua la registrazione. L accesso alle funzionalità del sistema sono subordinate al tipo di ruolo che l utente ricopre, sia che esso sia interno che esterno del Dipartimento. Di seguito vengono riportati i ruoli che gli utenti possono ricoprire all interno di Magellano: Utente Site Admin: questo ruolo è ricoperto da alcuni utenti interni al Dipartimento e dal personale del RTI in forza al Dipartimento. Tale figura accede alle seguenti funzionalità: Area Personale Area di progetto Area pubblica Gestione conoscenza Amministrazione KMS COLLABORAZIONE Pubblicazione e comunicazione Gestione newsletter e calendario eventi Utenti collegati Gestione links Gestione News Feed Gestione contatti e task manager Gestione forum chat - wiki Utente KM: questo ruolo è ricoperto da alcuni utenti interni al Dipartimento e dal Centro Servizi del personale del RTI in forza al Dipartimento. Tale figura accede alle seguenti funzionalità: Area personale Area di progetto Area pubblica Gestione conoscenza KMS COLLABORAZIONE Consultazione e comunicazione Questionario e consultazione sondaggi Newsletter e calendario eventi News feed e utenti collegati FAQ e gestione contatti Task manager e links Forum chat -wiki Utente DFP: questo ruolo è ricoperto da tutti gli utenti del Dipartimento. Tale figura accede alle seguenti funzionalità: Area personale Area di progetto Area pubblica KMS COLLABORAZIONE Consultazione e comunicazione Questionario e consultazione sondaggi Newsletter e calendario eventi News feed e utenti collegati FAQ e gestione contatti Task manager e links Pagina 8 di 33

9 Forum chat wiki filo diretto Utente Contributore: questo ruolo è ricoperto da tutti gli utenti che esprimono la volontà di alimentare il KMS e dagli Innovatori. Tale figura accede alle seguenti funzionalità: Area di progetto Area pubblica KMS COLLABORAZIONE Consultazione e comunicazione Questionario e consultazione sondaggi Newsletter e calendario eventi News feed e utenti collegati FAQ e gestione contatti Task manager e links Forum chat wiki filo diretto Utente Fruitore: questo ruolo è ricoperto da tutti gli utenti che vogliono accedere a Magellano in sola lettura. Tale figura accede alle seguenti funzionalità: Area pubblica KMS COLLABORAZIONE Newsletter e links Utenti collegati Forum chat - wiki Utente Esterno: tutti coloro che navigano su internet e che accedono al portale : KMS COLLABORAZIONE Forum e wiki (solo consultazione) Newsletter Sondaggi (solo consultazione) 3.3 Profilazione Il profilo di un utente identifica la sua mansione e i relativi diritti all interno di un Area di progetto (AP) ed è valido solo in tale contesto. Questo implica che un utente possa avere profili differenti in aree di progetto differenti. In ogni AP viene definita una scala gerarchica ognuna corrispondente ad un profilo cui sono assegnati diritti e privilegi: gli utenti hanno quindi la possibilità di assumere ruoli e svolgere azioni differenti nell AP a seconda della posizione che questi ricoprirono all interno del progetto. I profili previsti all interno delle Aree di progetto sono i seguenti: - Project Manager (PM): ha diritti di amministrazione sia sui documenti che sugli utenti dell area di progetto. Tale figura è ricoperta dai vertici dei vari Uffici del Dipartimento e da chi il Dipartimento ritenga opportuno delegare. Pagina 9 di 33

10 - Power User (PU): ha diritti di amministrazione sui documenti ma non sugli utenti dell area di progetto. - Standard User: ha diritti di pubblicazione e gestione solo sui propri documenti, per gli altri ha i soli diritti di lettura. Non può accedere alla gestione degli utenti. - Guest: ha i soli diritti di lettura dei documenti. Non può accedere alla gestione degli utenti. Il Knowledge Manager è una figura trasversale rispetto ai profili sopra descritti, si occupa di verificare i documenti che vengono pubblicati in area pubblica e accede alla funzionalità amministrativa relativa alla gestione dei contenuti. Viene di seguito riportata una tabella illustrativa dei profili che possono ricoprire gli utenti al momento dell accesso nel KMS. Profili utenti KMS Ruoli Knowledge Project Manager Manager Power User Standard User Centro servizi ü ü ü Utente DFP ü ü ü ü Innovatori ü ü ü Utenti contributori ü Utenti fruitori Guest ü 3.4 Accesso L accesso alle pagine esterne è di dominio pubblico e fruibile dalla totalità degli utenti web, mentre le funzionalità previste dal sistema sono riservate ai soli utenti registrati. Per accedere alle funzionalità del KMS è necessario autenticarsi, inserendo nome utente e password nell apposito box posto nella parte superiore della home page pubblica. La pubblicazione dei moduli Forum e Wiki, in sola consultazione, viene resa fruibile anche da utenti non registrati (esterni al sistema), direttamente da appositi collegamenti inseriti nella home page (Magellano-Pa). Pagina 10 di 33

11 4 SISTEMA MAGELLANO Il sistema Magellano racchiude al suo interno sia i moduli di collaborazione che le funzionalità di KMS. Al momento dell accesso l utente visualizza la Home Page personale: nella parte centrale sono contenuti i documenti inseriti nel KMS secondo l ordine regolato dal ruolo ricoperto dall utente, ai lati di essa sono accessibili i moduli di collaboration, le aree di lavoro previste nel KMS e la sezione relativa ai dati personali. Figura 4 Home page del sistema 4.1 Contenuti della Home Page La Home Page personale è l area che consente all utente di avere una percezione immediata dello stato di aggiornamento del KMS, in quanto presenta e rende accessibili le informazioni inserite all interno del sistema secondo le preferenze espresse, relativamente alle aree tematiche, in fase di registrazione. A seconda del ruolo ricoperto dall utente, accedendo alla Home Page personale del sistema, vengono visualizzati i contenuti delle seguenti sezioni: Comunicazioni Area di lavoro privata Pagina 11 di 33

12 Ultimi documenti in Area di lavoro/attività progettuale Ultimi documenti in categorie preferite Viene di seguito riportata una tabella illustrativa delle informazioni che vengono visualizzate agli utenti, a seconda del ruolo ricoperto all interno del sistema. Contenuti della Home Page Ruoli Ultimi documenti in Area di lavoro Comunicazioni Area di progetto categorie preferite privata Centro servizi ü ü ü Utente DFP ü ü ü ü Innovatori ü ü ü Utenti contributori ü ü ü Utenti fruitori ü ü Comunicazioni In questa sezione, accessibile a tutti gli utenti registrati al KMS, viene pubblicata una lista di semplici comunicazioni testuali (stile news) con titolo e breve descrizione. Tale funzionalità permette agli utenti amministratori e al personale interno al Dipartimento, di pubblicare notizie ed informazioni. Per leggere le singole comunicazioni, basta cliccare su una comunicazione per visualizzare la scheda di dettaglio. Cliccando sul bottone Torna alla Home l utente viene reindirizzato alla propria Home Page Ultimi documenti pubblicati nelle categorie preferite All interno di questa sezione, è presente l elenco degli ultimi documenti caricati all interno delle categorie dell area pubblica, selezionate dall utente come preferite. Tali informazioni sono fruibili da tutti gli utenti del sistema che, al momento della registrazione, hanno selezionato le categorie di interesse relative alla aree tematiche presenti nel sistema. Per consultare un documento l utente può cliccare sul titolo corrispondente e, qualora desiderasse visualizzarne la scheda di dettaglio, può selezionare l icona ( documento. ) posta accanto al nome del Ultimi documenti inseriti nelle proprie aree di lavoro/attività progettuale All interno di questa sezione è pubblicato l elenco degli ultimi documenti caricati all interno dell area di progetto nel quale l utente è coinvolto. Tali informazioni sono riservate agli utenti del Dipartimento e agli utenti Contributori. Per consultare un documento l utente può cliccare sul titolo corrispondente e, qualora desiderasse visualizzarne la scheda di dettaglio, può selezionare l icona ( ) posta accanto al nome del documento Ultimi documenti inseriti nella propria area personale Questa sezione è riservata ai soli utenti interni al Dipartimento della Funzione Pubblica e viene pubblicato l elenco degli ultimi documenti caricati all interno della propria area personale. Tali informazioni saranno riservate solo ed esclusivamente ai dipendenti del Dipartimento. Per consultare un documento l utente può cliccare sul titolo corrispondente e, qualora desiderasse visualizzarne la scheda di dettaglio, può selezionare l icona ( ) posta accanto al nome del documento. Pagina 12 di 33

13 Figura 5 Area personale 4.2 Gestione delle aree di lavoro/attività progettuale L area di lavoro/attività progettuale (AL) è uno spazio virtuale legato a un determinato progetto/attività che viene creato dal suo responsabile (Project Manager) di riferimento, nominato dagli Uffici del Dipartimento. Pagina 13 di 33

14 Figura 6 Creazione area di lavoro Per navigare all interno delle AL è sufficiente cliccare su una delle voci presenti nell elenco, per tornare al livello superiore, basta cliccare sulla medesima voce ( ), oppure sul nome antecedente quello prescelto, nel percorso posto nella parte superiore della pagina Creazione di Area di Lavoro Il KMS prevede aree di lavoro corrispondenti agli Uffici e Servizi del Dipartimento. Possono quindi, essere create nuove aree di lavoro, solamente all interno di quelle già esistenti. Questo compito è delegato al Project manager che, accedendo all area di lavoro di un Servizio, può cliccare sul bottone CREA ( ) per inserire una nuova cartella. Dopo aver compilato i campi Titolo e Descrizione, selezionando il bottone Salva si conferma l operazione. Qualora si volesse annullare l operazione è sufficiente cliccare sul bottone Annulla. Pagina 14 di 33

15 Figura 7 Area di lavoro Ai lati del titolo di ogni cartella vengono visualizzate alcune icone che corrispondono a specifiche funzionalità che il Project manager può utilizzare: - Modifica: ( ) icona posta alla sinistra del Titolo della cartella, che consente di modificarne le impostazioni. Per effettuare questa operazione il Project manager deve: Cliccare sugli elementi del Dipartimento fino a raggiungere un Servizio Cliccare sull'icona di Modifica a sinistra dell'area di lavoro Modificare i campi Titolo e Descrizione e cliccare sul bottone Salva per confermare l'operazione, Annulla - Copia: ( ) icona posta alla destra del Titolo della cartella. Consente di copiare la cartella corrente in un'altra area di lavoro. Per effettuare questa operazione il Project manager deve: Cliccare sugli elementi del Dipartimento fino a raggiungere un' Area di lavoro Qualora non fosse già selezionata, cliccare sulla voce Gestione del menù in alto a destra Cliccare sull'icona di Copia. La cartella viene aggiunta nella clipboard (tabella sulla destra con operazioni di taglia/copia effettuate dall'utente) Scegliere una cartella in cui effettuare la copia Cliccare sul bottone ( ) di incolla nella clipboard - Taglia: ( ) icona posta alla destra del Titolo della cartella. Consente di trasferire la cartella da un area di lavoro ad un altra. Per effettuare questa operazione il Project manager deve: Cliccare sugli elementi del Dipartimento fino a raggiungere un' Area di lavoro Qualora non fosse già selezionata, cliccare sulla voce Gestione del menù in alto a destra Cliccare sull'icona di Taglia posta a destra della cartella da spostare. La cartella verrà aggiunta nella clipboard (tabella sulla destra con operazioni di taglia/copia effettuate dall'utente) Pagina 15 di 33

16 Scegliere una cartella in cui incollare la cartella Cliccare sul bottone ( ) di incolla nella clipboard - Elimina: ( ) icona posta alla destra del Titolo della cartella. Consente di eliminare la cartella da un area di lavoro. Per effettuare questa operazione il Project manager deve: Cliccare sugli elementi del Dipartimento fino a raggiungere un' Area di lavoro Qualora non fosse già selezionata, cliccare sulla voce Gestione del menù in alto a destra Cliccare sull'icona di Elimina posta a destra della cartella da eliminare Eseguita questa operazione, la cartella viene spostata nel Cestino ( ) dell'area di lavoro corrente. A questo punto, il Project manager può: Cliccare sul bottone Ripristina per annullare l operazione di rimozione della cartella Cliccare sul bottone Elimina per cancellare definitivamente la cartella dal cestino Gestione dello staff Il Project Manager ha la facoltà di assegnare un profilo ad ogni utente, relativamente alla mansione che svolge in un progetto o attività: - Cliccare sul bottone Staff per assegnare i permessi di accesso degli utenti all'area di lavoro - Aggiungere un nuovo utente: dalla lista di destra selezionare un utente cliccando sulla casella posta a sinistra del nome - Cliccare sul bottone Aggiungi. A questo punto l'utente viene spostato nella lista di sinistra: scegliere un profilo tra quelli disponibili e cliccare sul bottone Salva per confermare l'operazione, Annulla altrimenti - Modificare il profilo di un utente: selezionare un profilo dalla lista accanto al nome dell'utente - Cliccare sul bottone Salva per confermare l'operazione, Annulla altrimenti. - Eliminare un utente: dalla lista di sinistra selezionare un utente cliccando sulla casella posta a sinistra del nome - Cliccare sul bottone Rimuovi - Cliccare sul bottone Salva per confermare l'operazione, Annulla altrimenti Pagina 16 di 33

17 Figura 8 Gestione dello staff Gestione delle Attività La Gestione delle Attività è una funzionalità della quale possono usufruire i responsabili di ogni area progettuale. Con tale funzionalità, il Project manager può gestire e schedulare le attività, ricordare compiti, impostare assegnazioni e/o scadenze specifiche. Dall interno delle aree di lavoro relative alle attività di progetto è possibile (selezionando un apposito link), accedere alla visualizzazione delle attività. Sono presentate in formato elenco: le attività schedulate, l utente a cui sono state assegnate ed il loro stato di avanzamento. La possibilità di fruizione di tale modulo è pertanto possibile agli utenti contributori con i rispettivi ruoli in ambito progettuale (PM, PU, SU, ecc..) che trovino corrispondenza relativamente alle azioni consentite. Il responsabile di progetto può pertanto assegnare le attività e modificare lo status delle assegnazioni stesse, mentre i membri del gruppo di lavoro hanno la facoltà di modificare la percentuale di completamento delle attività e di inserire eventuali commenti. Pagina 17 di 33

18 Figura 9 Gestione delle attività Per assegnare agli utenti un Task, il Project manager deve: - Cliccare sugli elementi del Dipartimento fino a raggiungere un'area di Lavoro - Cliccare sul bottone Crea per inserire un nuovo Task - Compilare i campi disponibili e cliccare sul bottone Salva per confermare l'operazione, Annulla altrimenti Alimentazione dell area di lavoro Le aree di lavoro possono essere alimentate da tutti gli utenti coinvolti nel progetto/attività che hanno un profilo corrispondente al Project manager, Power user e Standard user. Gli utenti che sono staffati come Guest hanno la facoltà di accedere ai documenti in sola lettura. Per inserire i documenti all interno dell area di lavoro, gli utenti devono: - Cliccare sugli elementi del Dipartimento fino a raggiungere la cartella in un'area di lavoro - Qualora non fosse già selezionata, cliccare sulla voce Consultazione del menù in alto a destra - Cliccare sulla voce Caricamento del menù posta in alto a sinistra - Selezionare un documento utilizzando il bottone Sfoglia e completare le informazioni relative al documento compilando i campi disponibili - Cliccare sul bottone Salva Pagina 18 di 33

19 Figura 10 Alimentazione area di lavoro Durante il caricamento dei documenti, viene visualizzata una scheda dove inserire informazioni a corredo del file. I campi contrassegnati dall asterisco * sono obbligatori: - Documento da caricare: campo dedicato alla ricerca all interno del proprio file system del documento da inserire - Blocca documento: funzionalità che consente di non far modificare il documento caricato, se non dal proprietario - Titolo: campo testuale per titolo del documento - Descrizione: campo testuale per inserire informazioni a corredo del documento - Autore: campo testuale per inserire l autore del documento - Ambito: menù a tendina per selezionare il genere di documento che viene caricato - Tipologia documento: menù a tendina per selezionare la tipologia di documento da associare al file - Livello di riservatezza: possibilità di segnalare il livello di riservatezza per la consultazione del documento I documenti che possono essere caricati a sistema singolarmente e devono rispettare i formati riconosciuti, che sono: - doc Pagina 19 di 33

20 - ppt - pdf - rtf - xls - txt Qualora vengano inseriti documenti con estensioni differenti, viene visualizzato un messaggio di errore Gestione dei documenti I documenti caricati nel sistema sono ordinati cronologicamente dal più recente al più vecchio. Per aprire un documento basta cliccare sul titolo. La data consente di verificare il momento in cui il documento è stato caricato nel sistema. Le icone poste ai lati del titolo indicano informazioni e funzionalità eseguibili sul documento stesso: - Il pulsante : consente di visualizzare le informazioni a corredo del documento - L icona : livello di consultazione del documento - L icona : indica il formato del documento - Il pulsante : consente di applicare la funzionalità di versioning al documento - Il pulsante : consente di pubblicare il documento in area pubblica - Il pulsante : consente di copiare il documento in un altra cartella - Il pulsante : consente di rimuovere dalla cartella corrente e di copiarlo in un altra cartella - Il pulsante : consente di eliminare il documento Versione dei documenti Lo scopo dei sistemi di gestione della conoscenza è quello di consentire agli utenti di poter usufruire di un raccoglitore virtuale di tutti i documenti che vengono redatti in un ambiente lavorativo. Nel momento in cui gli utenti lavorano su un progetto, capita spesso che il documento, prima di arrivare alla sua stesura finale, venga modificato più volte. Il sistema di versioning consente di tenere traccia di tutte versioni di un documento, dallo stato bozza alla versione definitiva. Nel caso dei documenti caricati nel sistema, gli utenti possono utilizzare questa funzionalità, selezionando il pulsante Modifica ( ) posto alla sinistra del titolo di ogni documento. L utente può quindi: - Cliccare sugli elementi del Dipartimento fino a raggiungere una cartella in un'area di lavoro - Qualora non fosse già selezionata, cliccare sulla voce Consultazione del menù in alto a destra - Cliccare sull'icona Modifica posta a sinistra del documento da modificare La schermata visualizzata dall utente, consente di: - Caricare un novo documento a sistema - Mantenere la versione corrente o pubblicare una nuova versione Pagina 20 di 33

21 - Bloccare il documento evitando che altri utenti possano modificarlo - Inserire informazioni aggiuntive a corredo del documento - Selezionare l ambito di riferimento del documento - Selezionare la tipologia del documento - Inserire il livello di consultazione Figura 11 Versione dei documenti Terminato l inserimento di tutte le informazioni a corredo del documento, cliccando sul pulsante Salva si rende effettiva l operazione. Viceversa, selezionando il tasto Annulla, viene annullata l operazione Pubblicazione dei documenti in Area Pubblica All interno delle aree di progetto sono salvati molti documenti, alcuni dei quali, potrebbero risultare di interesse comune a tutti gli utenti del sistema, non solo quelli coinvolti nell area progettuale. A tal fine tutti gli utenti Project Manager, Power user e Standard user possono trasferire i documenti dall area di lavoro all area pubblica. Selezionando il pulsante Pubblica ( ), posto alla sinistra del titolo del documento, viene visualizzata una pagina dove l utente può: - Selezionare Pubblica documento - Selezionare la Categoria dove pubblicare il documento Pagina 21 di 33

22 Figura 12 Pubblicazione del documento in area pubblica Dopo aver selezionato la categoria, l utente cliccando sul pulsante Salva rende effettiva l operazione. Viceversa, selezionando il tasto Annulla, elimina l operazione Funzionalità di ricerca nell area di lavoro All interno del sistema è disponibile una sezione dedicata alla ricerca dei documenti. Selezionando la voce Ricerca dal menù principale, posto alla sinistra della pagina, l utente ha la possibilità di effettuare ricerche sia nell area di lavoro sia nell area pubblica. Pagina 22 di 33

23 Figura 13 Ricerca Accedendo alla sezione di ricerca, nella parte sinistra della pagina l utente può: - Selezionare l Area su cui effettuare la ricerca (Pubblica o di Lavoro) - Inserire il testo da ricercare nella casella Chiave di ricerca - Definire se effettuare la ricerca del testo inserito al punto precedente, in linguaggio naturale, all interno del titolo o all interno del documento - Definire il formato dei documenti da ricercare - Impostare uno spazio temporale nel quale i documenti possono essere stati inseriti nel sistema Nella parte destra della pagina, invece, l utente può decidere in quale area progettuale o sottocartella effettuare la ricerca. Pagina 23 di 33

24 Figura 14 Risultato della ricerca Dopo aver premuto il pulsante Ricerca, viene visualizzata una terza sezione dedicata ai risultati della ricerca. Nella parte inferiore della pagina, utilizzando gli appositi pulsanti di Nuova ricerca e Visualizza i parametri di ricerca, l utente può inoltre decidere se effettuare una nuova ricerca oppure visualizzare i parametri della ricerca effettuata. Pagina 24 di 33

25 4.3 GESTIONE DELL AREA PERSONALE L area personale (AP) è uno spazio virtuale legato solamente ai dipendenti degli Uffici del Dipartimento. Figura 15 Area personale Il Menù dell Area personale è composto da una sezione dedicata alle Cartelle personali e dalla sezione relativa alla Condivisione. All interno delle Cartelle personali, cliccando sul bottone CREA ( ), l utente può creare una o più cartelle. Dopo aver compilato i campi Titolo e Descrizione, selezionando il bottone Salva conferma l operazione. Qualora volesse annullare l operazione può cliccare sul bottone Annulla. Pagina 25 di 33

26 Figura 16 Gestione dell area personale Ai lati del titolo di ogni cartella vengono visualizzate alcune icone che corrispondono a specifiche funzionalità che l utente può utilizzare: - Modifica: ( ) icona posta alla sinistra del Titolo della cartella che consente di modificarne le impostazioni. Per effettuare questa operazione l utente deve: Cliccare sugli elementi del Dipartimento fino a raggiungere un Servizio Cliccare sull'icona di Modifica a sinistra dell'area di lavoro Modificare i campi Titolo e Descrizione e cliccare sul bottone Salva per confermare l'operazione, Annulla altrimenti - Copia: ( ) icona posta alla destra del Titolo della cartella. Consente di copiare la cartella corrente in un'altra area di lavoro. Per effettuare questa operazione l utente deve: Cliccare sugli elementi del Dipartimento fino a raggiungere un' Area di lavoro Qualora non fosse già selezionata, cliccare sulla voce Gestione dal menù in alto a destra Cliccare sull'icona di Copia. La cartella viene aggiunta nella clipboard (tabella sulla destra con operazioni di taglia/copia effettuate dall'utente) Scegliere una cartella in cui effettuare la copia Cliccare sul bottone ( ) di incolla nella clipboard - Taglia: ( ) icona posta alla destra del Titolo della cartella. Consente di trasferire la cartella da un area di lavoro ad un altra. Per effettuare questa operazione l utente deve: Cliccare sugli elementi del Dipartimento fino a raggiungere un' Area di lavoro Se non è già selezionata, cliccare sulla voce Gestione del menù in alto a destra Cliccare sull'icona di Taglia posta a destra della cartella da spostare. La cartella viene aggiunta nella clipboard (tabella sulla destra con operazioni di taglia/copia effettuate dall'utente) Pagina 26 di 33