I SISTEMI DI PERFORMANCE MANAGEMENT

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1 ARTICOLO 8 GENNAIO 2007 I SISTEMI DI PERFORMANCE MANAGEMENT In uno scenario caratterizzato da una crescente competitività internazionale si avverte sempre di più la necessità di una gestione attenta e lungimirante. I Sistemi di Performance Management rappresentano un evoluzione degli strumenti a supporto delle attività di pianificazione, controllo e reporting; costituiscono dunque un asset di valenza strategica per le imprese che sono chiamate ad affrontare mercati caratterizzati da continui cambiamenti e da dinamiche sempre più globali. Questi strumenti si pongono a supporto del quotidiano monitoraggio dei risultati aziendali, per sostenere l ottimizzazione dei processi decisionali ed il controllo della progressiva realizzazione del budget e della strategia. Gli strumenti di performance management rappresentano inoltre delle garanzie per gli stakeholders dell azienda: azionisti, investitori, banche, agenzie di rating, analisti finanziari. L applicazione delle regole di Basilea 2 imporrà, ad esempio, alle imprese un informativa ancora più strutturata e trasparente, per ottenere valutazioni positive in termini di rating da parte delle banche. Ma come devono essere sviluppati gli Strumenti di Performance Management affinché siano di concreto supporto alla gestione dell azienda? Gli elementi principali di un Sistema di Performance Management possono essere sintetizzati nei seguenti:

2 derivare da un sistema informativo gestionale che gestisca in modo integrato dati contabili e gestionali, in modo da fornire con tempestività informazioni attendibili; consentire la gestione, la misurazione, il monitoraggio e la storicizzazione di tutte le categorie di indicatori di performance rilevanti (i cosiddetti KPI Key Performance Indicators) e dei relativi risultati, da classificare in base alla dimensione di analisi scelta; gestire la misurazione delle performance attraverso un unica metrica di riferimento; monitorare costantemente, in tempo reale, gli andamenti di alcuni indicatori di mercato rilevanti per l azienda; consentire elaborazioni statistiche, rilevazioni immediate, approfondimenti con approccio interattivo, a seconda delle esigenze del vertice aziendale; essere flessibile ed avere una naturale predisposizione ad integrarsi con altre applicazioni complementari, garantendo adeguata personalizzazione delle funzionalità in base alle caratteristiche dell azienda; permettere la visualizzazione delle informazioni sfruttando gli strumenti tecnologicamente più avanzati. Il Sistema di Performance Management si configura dunque come un vero supporto decisionale di rilevanza strategica per l azienda; esso permette di valutare il posizionamento competitivo raggiunto e le prospettive di sviluppo. E importante quindi che sia lo stesso Consiglio di Amministrazione della società a collaborare nella definizione delle linee guida dell architettura del Sistema di Performance Management. METRICA DI MISURAZIONE La presenza di un unica metrica di misurazione permette di monitorare la performance complessiva conseguita dall azienda in termini di creazione di valore. Al contrario, non disporre di un unica metrica di misurazione, permetterebbe di misurare e monitorare solamente i risultati espressi dai singoli KPI. 2/16

3 KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) Gli indicatori di performance sono dei parametri che l azienda seleziona per misurare e monitorare nel tempo le performance più significative e determinanti per sostenere la competitività dell impresa. Il confronto degli indicatori di performance con le medie del settore in cui opera l azienda ed il benchmark di riferimento permette la valutazione comparativa dei risultati della singola società. Gli indicatori si distinguono in: 1. indicatori gestionali: si riferiscono a parametri correlati a performance che caratterizzano il modello di business dell azienda; 2. indicatori economico-finanziari: si riferiscono a parametri che rappresentano i risultati delle performance gestionali attraverso una serie di indicatori relativi al volume d affari sviluppato, alla marginalità e redditività ottenuta (fatturato, margine operativo lordo, reddito operativo, cash flow, ecc.) QUOTAZIONI E RILEVAZIONI DI MERCATO Oltre agli indicatori relativi alle performance aziendali interne, i Sistemi di Performance Management dovrebbero comprendere anche una serie di indicatori di mercato che hanno impatto sui risultati economico-finanziari dell azienda. Alcuni esempi possono essere il tasso di cambio euro/dollaro, il prezzo del petrolio o di altre materie prime che entrano nei processi produttivi dell azienda. E importante, inoltre, monitorare i tassi medi di crescita del settore di riferimento, i tassi di sviluppo atteso e valutare il posizionamento dell impresa e le opportunità di evoluzione futura. LA GESTIONE INTERATTIVA Costruito il Sistema di Performance Management è necessario definire le modalità con cui i decisori aziendali possono relazionarsi con esso, per monitorare i risultati gestionali ed economico-finanziari ed incidere sulla realizzazione delle strategia. 3/16

4 La reattività decisionale, in contesti di forte competitività, rappresenta certamente una condizione essenziale per rispondere alle problematiche aziendali ed ai cambiamenti del contesto competitivo. Un Sistema di Business Management dovrebbe dunque garantire le seguenti funzionalità: - rilevazione in tempo reale che garantisca, attraverso reports, cruscotti e statistiche realizzabili con sistemi di Business Intelligence, il monitoraggio continuo dei principali indicatori di performance scelti; - simulazione che consenta alla direzione amministrazione, finanza e controllo di formulare valutazioni di redditività e sensitività in funzione della variazione di alcuni parametri. L utilizzo dei Sistemi di Performance Management deve quindi essere interattivo da parte degli utilizzatori all interno dell azienda. L interattività, infatti, può determinare un miglioramento del contatto fra le diverse funzioni aziendali, creando un contesto più adatto alla rapida soluzione dei problemi che emergono, grazie all utilizzo di informazioni tempestive e condivise. CONCLUSIONI Concludendo, i Sistemi di Performance Management costituiscono un opportunità per le aziende, per supportare i processi decisionali in un contesto di continuo confronto con i concorrenti ed i cambiamenti del mercato. E importante però che l attenzione dei Sistemi sia focalizzata non sulla generalità degli indicatori, ma su KPI selezionati che misurino e monitorino risultati chiave per le società. Questo permette di concentrare attenzione e sforzi dei decision maker su quelle che sono le priorità strategiche dell impresa. 4/16

5 UN CASO DI SUCCESSO Square ( è una soluzione di Business Intelligence studiata appositamente per l area strategica del Controllo di gestione. Square aggiunge potenzialità e facilità d analisi in un area come il Controllo di Gestione, che attinge dal reporting tradizionale il necessario supporto in termini informativi per l azienda. I dati aziendali presenti nei sistemi gestionali, o in altri sistemi esterni (fogli Excel, database Access, ), vengono estratti, rielaborati in ottica di business, certificati da un punto di vista qualitativo e resi disponibili all utente attraverso un interfaccia intuitiva che ne permette la navigazione in modo semplice ed efficace, anche in modalità web, con tempi di risposta notevoli. Il punto di forza di Square sta nel fornire una soluzione completa, calata nella realtà aziendale, evitando il puro approccio consulenziale, distante dalla quotidianità dell impresa, e tecnologico, legato al prodotto e non all esigenza del management. Square, utilizzando soluzioni avanzate di Business Intelligence, può offrire una serie di funzionalità avanzate quali: 5/16

6 1) Redditività per divisione aziendale 6/16

7 2) Redditività per Area Strategica d Affari (ASA) 7/16

8 3) Redditività per filiale / cliente 8/16

9 4) Analisi del costo del prodotto e delle sue varianze rispetto al budget 9/16

10 5) Conto Economico riclassificato in ottica gestionale 10/16

11 6) Analisi degli scostamenti budget consuntivo anni precedenti 11/16

12 7) Stato Patrimoniale gestionale 12/16

13 8) Analisi del cash flow 13/16

14 9) Indicatori di redditività 14/16

15 10) Indicatori di solidità 15/16

16 PER APPROFONDIRE Pistoni A., Sondini L., 2002, Reporting e Valore. Misurazione delle performance aziendali, EGEA, Milano. Amadio A., 2005, Performance Analysis Management. Sistemi di analisi, misurazione e gestione delle prestazioni aziendali, Franco Angeli, Milano. Ginelli F., 2006, I sistemi di performance management: un espressione della cultura del valore, Amministrazione & Finanza, inserto al n. 21, novembre /16