Lyra CRM WebAccess. Pag. 1 di 16

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1 Lyra CRM WebAccess L applicativo Lyra CRM, Offer & Service Management opera normalmente in architettura client/server: il database di Lyra risiede su un Server aziendale a cui il PC client si connette attraverso la rete interna (LAN). I dati contenuti nel database sono univoci e condivisibili in tempo reale tra tutti gli utilizzatori del sistema: il tipo di operazioni consentite e di informazioni disponibili sono poi determinate dal profilo di ogni singolo utente, definito dall amministratore del sistema (Superuser). Il modulo CRM WebAccess è un componente opzionale di Lyra: il suo utilizzo è pensato per consentire all utente di Lyra, attraverso una connessione internet, di accedere a un sottoinsieme di funzioni: Inserimento, modifica e consultazione anagrafiche Clienti/Referenti; Inserimento, modifica e consultazione di Attività; Consultazione Offerte e aggiornamento di alcuni parametri statistici delle stesse; L installazione del modulo CRM WebAccess presuppone un adeguata configurazione del Server aziendale su cui è installato il database Lyra, per consentirne l accessibilità via internet, garantendone comunque un adeguata protezione. Pag. 1 di 16

2 Licensing e prerequisiti Per l utilizzo di Lyra in modalità CRM WebAccess è innanzi tutto necessario acquistare le licenze relative ai moduli software opzionali (per info: commerciale@softeam-tsa.it). Il modulo CRM WebAccess prevede l acquisto di una licenza server, da installare sul server Lyra, e di n licenze client, che consentono l accesso via web a quegli utenti di Lyra nel cui profilo utente sarà preventivamente configurato questo tipo di accesso. I prerequisiti per l utilizzo del modulo opzionale CRM WebAccess : N.B.: Essendo possibili diverse modalità di utilizzo (webserver in DMZ, webserver sullo stesso server su cui è installato il database Lyra ) è opportuno consultare il Servizio Tecnico Softeam per verificare la soluzione più adeguata in base alle esigenze e alla configurazione della propria infrastruttura di rete. Processore e RAM Server Classe Xeon/Opteron RAM 2GB Sist. Operativo Windows Server 2003 (IIS 6.0) o Windows Server 2008 (IIS 7.0) Database MS SQL Server 2005 Software Rete.NET Framework 3.5 SP1 (gratuito, scaricabile da sito Microsoft) Dal server su cui è installato Lyra CRM WebAccess deve essere possibile: Accedere al database (SQL Server o Oracle) di Lyra Accedere alle cartelle contenenti i file condivisi di Lyra Sul client è necessario uno dei browser supportati: Internet Explorer versione 7 o superiore Firefox versione 3 o superiore Chrome versione 3 o superiore Per un utilizzo ottimale di Lyra CRM WebAccess si suggerisce di configurare il browser in maniera da sfruttare al massimo l area dello schermo visualizzabile, eliminando eventuali barre strumenti inutili e lavorando in modalità visualizzazione a schermo intero. Può essere utile anche attivare la funzione Nascondi automaticamente sulla barra delle applicazioni del desktop. Pag. 2 di 16

3 Modalità di utilizzo Lyra prevede diverse modalità di utilizzo: 1. Utilizzo in LAN in modalità online Quando l utente è in sede, e quindi connesso alla LAN aziendale, utilizza Lyra in modalità online: i dati sono completi e aggiornati in tempo reale; le prestazioni, assicurate dalla connessione al server aziendale, sono normalmente migliori. 2. Utilizzo in WAN in modalità online Quando l utente è fuori sede può utilizzare una connessione attraverso MS Windows Terminal Services o Citrix: i dati sono completi e aggiornati in tempo reale; le prestazioni sono di norma accettabili se supportate da una buona connessione a banda larga. 3. Utilizzo via Web (Modulo opzionale Lyra CRM WebAccess ) Permette all utente fuori sede, attraverso una connessione internet, di accedere a un sottoinsieme di funzioni di Lyra, prevalentemente tipiche dell area CRM: i dati sono aggiornati in tempo reale ma limitati alla gestione di anagrafiche e attività, oltre ad alcuni attributi dell offerta commerciale; le prestazioni sono in larga parte dipendenti dalla velocità di connessione al server web che eroga il servizio Lyra. Questa modalità è accessibile in maniera molto semplice ed è fruibile anche da postazioni pubbliche (alberghi, hotspot...) senza necessità di installare nulla sul PC dell utente. 4. Utilizzo in modalità offline (Modulo opzionale Lyra offline ) Permette all utente fuori sede di operare, senza alcuna necessità di connessione remota. Prima di lasciare la sede si effettua una Sincronizzazione database, in download, che riporta sul PC locale tutte le informazioni contenute nel Server, filtrate attraverso i filtri di visibilità e operatività previsti per lo specifico utente che effettua il download. È altresì possibile definire parametri di filtro aggiuntivi a quelli predefiniti dal proprio profilo utente, per limitare ulteriormente la quantità di dati che deve essere trasferita dal Server in locale, limitando per esempio il download ai clienti di una determinata zona, e conseguentemente limitare il download di attività, offerte, progetti. Quando si è fuori sede si utilizza Lyra in modalità offline (sono di fatto assicurate quasi tutte le funzionalità disponibili in modalità online, ad esclusione di alcuni menu di configurazione) Al rientro in sede si effettua una Sincronizzazione database, in upload, che và ad aggiornare il Server con i nuovi dati e le modifiche effettuate offline. Lavorando in locale le prestazioni in modalità offline sono assolutamente buone, mentre la fase di sincronizzazione via LAN può richiedere tempi considerevoli in relazione alla quantità di dati da allineare (attività, offerte, progetti, aggiornamenti di anagrafiche, listini, componenti...). È tecnicamente possibile anche la sincronizzazione attraverso una connessione remota; in questo caso, oltre che dalla quantità di dati da allineare, c è una forte dipendenza dalla velocità della connessione remota. Se ne consiglia l uso solo in presenza di un ottima qualità di connessione. Pag. 3 di 16

4 Quella che segue è una possibile rappresentazione grafica di un Server Lyra, con utenti connessi direttamente in LAN al Server Lyra, utenti remoti connessi attraverso MS Windows Terminal Services o Citrix, utenti connessi via web (modulo Lyra CRM WebAccess ) e utenti con un PC su cui è presente il modulo offline di Lyra (modulo Lyra offline ), che lavorano su un database locale, del quale è prevista una periodica sincronizzazione con il database primario: Router Utente abilitato alla connessione via Web (Modulo Lyra CRM WebAccess ). Accesso ai dati in tempo reale. Firewall Server Lyra db Lyra primario Sincronizzazione periodica Utenti Lyra connessi in LAN al db primario. Accesso ai dati in tempo reale. db Lyra locale Utente remoto connesso al db primario con MS Windows Terminal Services o Citrix. Accesso ai dati in tempo reale. Utente connesso al db primario, quando in sede, e al db locale, quando fuori sede, (Modulo Lyra offline ). Aggiornamento dei dati differito. Pag. 4 di 16

5 La videata di accesso La connessione avviene attraverso un normale browser. Nome utente e Password sono gli stessi definiti per l utilizzo in modalità online (ricordiamo che l accesso è consentito soltanto a quegli utenti di Lyra nel cui profilo utente sarà preventivamente configurato questo tipo di accesso). Al corretto inserimento di Login e Password, compare la schermata principale: Pag. 5 di 16

6 Funzioni comuni Sulle form di Lyra CRM WebAccess le funzioni devono sempre essere attivate attraverso le specifiche icone disponibili: Modifica: Salvataggio: oppure (al piede delle form) Form precedente: Inserimento Nuova attività: Memo I campi Data possono essere compilati facendo click sul relativo campo o sull icona alla destra del campo data. Si apre in questo modo un calendario da cui selezionare la data: In modalità MODIFICA i campi modificabili sono evidenziati dallo sfondo bianco (in grigio invece quelli non modificabili). Al termine delle modifiche è necessario cliccare sull icona di salvataggio, oppure sull icona per uscire senza salvare. Per passare da un menu all altro è sufficiente selezionare la corrispondente voce di menu. Pag. 6 di 16

7 Al piede delle griglie di ricerca di Lyra CRM WebAccess è presente una barra orizzontale di paginazione, in cui possono essere presenti alcune icone: Creazione (Cliente, Attività, Referente... in base alla griglia visualizzata); Cancellazione del record selezionato (Cliente, Attività, Referente... in base alla griglia visualizzata); Aggiorna griglia; Modifica configurazione colonne, che consente di scegliere quali colonne visualizzare in griglia (con il mouse è anche possibile adattare la larghezza delle colonne secondo le proprie preferenze); Salvataggio configurazione colonne; Pag. 7 di 16

8 Il Menù Configurazione ATTENZIONE: Per modificare i parametri di configurazione è necessario cliccare sull icona di modifica. A questo punto è possibile configurare i seguenti valori: Indicatori: con la checkbox è possibile scegliere se visualizzare i gruppi di indicatori chiusi o già aperti ; N righe griglie: in dipendenza delle dimensioni del proprio schermo e del browser, definisce il numero massimo di righe visualizzate nelle griglie, prima di dover scorrere alla pagina successiva; N caratteri title: evidenzia i caratteri di preview sulle note della Scheda Riepilogo, sulle note associate al Referente, sulle note delle Attività... (suggerito ) Lingua: definisce la lingua in cui visualizzare i testi associati agli indicatori cliente e offerta Valori di default per creazione attività da offerta: indica i valori che saranno associati per i campi CATEGORIA e TITOLO alla Attività creata in fase aggiornamento di un offerta; Lingua LyraWeb: per la versione multilanguage è possibile scegliere la lingua di interfaccia (IT/UK/F/D), personalizzabile dall utente. Al termine delle modifiche è necessario cliccare sull icona di salvataggio. Pag. 8 di 16

9 Il Menù Clienti È possibile creare nuove anagrafiche (i campi obbligatori sono quelli definiti in configurazione di Lyra e sono evidenziati con testo etichetta in colore rosso). Le funzioni di ricerca sono previste per Codice o per stringa di Rag. Sociale. I clienti ANNULLATI sono evidenziati con sfondo grigio e icona. È possibile ordinare i risultati per colonna, cliccando sull intestazione della colonna, o entrare nel dettaglio dell anagrafica con doppio click sulla riga corrispondente. Pag. 9 di 16

10 Entrando sull anagrafica del singolo cliente sono attivi gli eventuali alert creati da Lyra: Pag. 10 di 16

11 Sui singoli tab sono disponibili diverse funzioni, e più precisamente: TAB Anagrafica memo - nuove anagrafiche - modifica; TAB Indicatori modifica (presente sulla singola riga dell indicatore); TAB Referenti memo - nuova attività (entrambi associati al referente); Sulla griglia Referenti possono essere evidenziati: il Referente di default, definito in Lyra ed evidenziato con fondo arancio; eventuali referenti annullati, evidenziati con l icona ; eventuali note associate al referente, definite in Lyra ed evidenziate con l icona : Posizionandosi con il mouse sull icona vengono visualizzate le note associate; Al piede della griglia Referenti è presente la barra orizzontale che consente di aggiungere un Referente, oppure modificare o eliminare il Referente selezionato, o di personalizzare la griglia: TAB Note modifica Pag. 11 di 16

12 TAB Allegati Il TAB Allegati è di sola visualizzazione. Al piede della griglia è presente la barra orizzontale che consente di aggiungere un allegato, oppure modificare o eliminare l allegato selezionato, o di aggiornare la griglia: TAB Riepilogo nuova attività TAB Sedi Alternative Il TAB Sedi Alternative è di sola visualizzazione. Al piede della griglia Sedi Alternative è presente la barra orizzontale che consente di personalizzare la griglia: I campi modificabili sono evidenziati dallo sfondo bianco (in grigio invece quelli non modificabili). Al termine delle modifiche è necessario cliccare sull icona di salvataggio, oppure sull icona per uscire senza salvare. Pag. 12 di 16

13 Il Menù Attività È possibile inserire nuove attività (i campi obbligatori sono quelli definiti in configurazione di Lyra e sono evidenziati con testo etichetta in colore rosso). Le funzioni di ricerca sono previste per Categoria, per stringa di Titolo/Note, per intervallo di date o per Utente (campi combinabili tra di loro). È possibile ordinare i risultati per colonna (Categoria-Titolo-Data), cliccando sull intestazione della colonna, o entrare nel dettaglio dell attività con doppio click sulla riga corrispondente. Dall interno della singola attività, attraverso un click sul pulsante modalità modifica. è possibile passare alla I campi modificabili sono evidenziati dallo sfondo bianco (in grigio invece quelli non modificabili). Al termine delle modifiche è necessario cliccare sull icona di salvataggio, oppure sull icona per uscire senza salvare. Pag. 13 di 16

14 Sempre dal Menu Attività è possibile visualizzare i memo in scadenza, con possibilità di scegliere se visualizzare solo i memo non completati e/o solo i memo dell utente. Pag. 14 di 16

15 Il Menù Offerte Le funzioni di ricerca sono previste per Codice e Stato Offerta, per Cliente, per intervallo di date o per Utente (campi combinabili tra di loro). Sempre dal Menù Offerte è anche possibile visualizzare soltanto le Offerte da aggiornare : si tratta di offerte per le quali è stato specificatamente richiesto, da un Utente di Lyra, un aggiornamento del relativo stato. Tipico è il caso in cui la Sede Aziendale chiede a un utente di Lyra CRM WebAccess l aggiornamento sullo stato di avanzamento dell offerta/trattativa... La richiesta da parte della Sede permette all Utente di Lyra di: inviare una mail che segnala all Utente di Lyra CRM WebAccess gli estremi delle offerte di cui è richiesto un aggiornamento; N.B.: La presenza di eventuali offerte da aggiornare è sempre evidenziata con l icona l indicazione del numero di offerte da aggiornare, riportate nell area sottostante il menù. ricevere una mail che informa dell avvenuto aggiornamento, una volta che questo sia stato effettuato; e Dalla griglia offerte risultante, cliccando sulla singola riga, è possibile entrare nel dettaglio offerta e aggiornare i seguenti campi sui singoli TAB: Anagrafica offerta Stato offerta; Data Sollecito, Scadenza, Prevista Def., Consegna Rich.; Possibilità d Acquisto (1) e (2); Consegna Eff., Data Collaudo, Note (Ordine); Attività; N.B.: Questo campo compare sotto le Note solo in modalità di modifica : il testo inserito rappresenta il testo di una attività di Lyra che assume l ID dell utente che la genera, la data dell inserimento, la Categoria e il Titolo come definiti nel Menù Configurazione; Pag. 15 di 16

16 Indicatori Creazione/Modifica di tutti gli indicatori presenti in Offerta; Note Creazione/Modifica delle Note associate all Offerta; Allegati Consultazione Documenti Offerta; Creazione/Modifica/Cancellazione Allegati; Pag. 16 di 16