DOSSIER - ANORC 38 AZIENDABANCA - ottobre 2014

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1 DOSSIER - ANORC 38 AZIENDABANCA - ottobre 2014

2 Il paperless volano per l identità digitale LA BANCA PAPERLESS NON È UNA RIVOLUZIONE, MA L EVOLUZIONE DI UN NATURALE PERCORSO VERSO LA DIGITALIZZAZIONE CHE LE BANCHE STANNO COMPIENDO GIÀ DA TEMPO, FIN DALLA INTRODUZIONE DELL INTERNET BANKING, COME AFFERMA ANDREA LISI, PRESIDENTE DI ANORC. UN AMMODERNAMENTO CHE SI LEGA A UN PROGETTO MOLTO PIÙ AMPIO E CHE INTERESSA TUTTO IL PAESE: LO SVILUPPO DI UN SISTEMA PUBBLICO DI IDENTITÀ DIGITALE. Anche se ancora lontano, il progetto della banca paperless è un obiettivo verso cui tutte le banche, grandi o piccole, si stanno muovendo. Attraverso percorsi diversi e articolati, ma che riguardano sempre due importanti sfere dell attività bancaria: l efficientamento interno, cui si collega un minore rischio operativo, e il rapporto con la clientela, oggi sempre più digitalizzata e aperta a una relazione 2.0. Due strade complementari cui le banche si approcciano con priorità differenti. «Spesso sono le dimensioni della banca a fare la differenza racconta Luigi Foglia, Delegato territoriale per la sede di Lecce e Responsabile della conservazione digitale di ANORC. Le realtà più piccole, infatti, hanno mediamente preferito partire dalla digitalizzazione delle procedure interne con la produzione di documenti nativamente informatici, meno numerosi rispetto a quelli presenti nei grandi istituti, che hanno portato a un risparmio di costi in termini di economia della carta ma soprattutto un miglioramento dell efficienza interna e dei processi di gestione documentale. Il risultato è un minore rischio operativo, un alto livello di correttezza dei documenti e una interoperabilità tra le varie funzioni della banca molto più estesa, grazie alla condivisione dei documenti in formato elettronico». Dalla carta al digitale: i rischi Sicuramente le banche che hanno deciso di partire dalla dematerializzazione dei documenti hanno dovuto ridefinire i processi e le responsabilità sul controllo del ciclo di vita del documento. «I rischi non mancano prosegue Foglia ad esempio acquisendo la copia per immagine di un documento cartaceo si perdono tutti quegli elementi che si possono riscontrare solo sulla carta, come la profondità del solco di una firma, la pressione esercitata, etc. che possono essere utili nei casi di disconoscimento di una sottoscrizione». ottobre AZIENDABANCA 39

3 PER GARANTIRE UNA MAGGIORE SICUREZZA E VALIDITÀ AI DOCUMENTI DIGITALI IL PERCORSO MIGLIORE SAREBBE QUELLO DELLA DEMATERIALIZZAZIONE AB ORIGINE USO DELLA MARCA TEMPORALE La garanzia della conservazione digitale a norma Ed è qui che entra in gioco la conservazione digitale, già adottata dal 55,6% delle 18 banche intervistate nel 2013 da ABI Lab in occasione della survey sul tema dematerializzazione, i cui principali risultati sono riportati all interno delle Linee Guida per la conservazione digitale in banca cui ha contribuito anche ANORC. «Le nuove regole tecniche ormai non pongono più barriere alla validità dei documenti cartacei acquisiti elettronicamente e, naturalmente, convalidano quelli dematerializzati ab origine conferma Andrea Lisi, Presidente di ANORC. L equivalente documento in formato digitale, infatti, è immodificabile e, grazie alla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto». Solitamente, la conservazione sostitutiva è un processo dato in outsourcing (44,4% del campione) e i principali documenti conservati sono quelli interni alla banca, anche se si iniziano a vedere archiviazioni di documenti relativi all iter di conto corrente, deposito titoli, incassi e pagamenti. Firma digitale: una autenticazione forte anche per i processi interni Naturalmente, per garantire una maggiore sicurezza e validità ai documenti digitali il percorso migliore sarebbe quello della dematerializzazione ab origine, strada percorsa attraverso l adozione della firma digitale: sempre secondo la survey ABI Lab, quasi la totalità delle banche, d altronde, si è già dotata di strumenti adeguati alla sottoscrizione forte dei documenti (94,4%,), spesso dedicata agli stessi dipendenti della banca (nel 72,2% dei casi) per la gestione e la conservazione dei documenti interni (libro inventari, giornale bollato e documenti societari), ma anche per offrire ai clienti (nel 33,3% dei casi) la possibilità di ap- Andrea Lisi, Presidente di ANORC DATA CERTA PER I DOCUMENTI INFORMATICI, O CHE DIVENTANO TALI La marca temporale rappresenta una garanzia normativa che le banche non hanno esitato a utilizzare: secondo i dati ABI Lab 2013, infatti, il 66,7% delle banche intervistate già utilizza la marca temporale, mentre l 11,1% prevede di introdurla a breve. Inoltre, per il 73% delle 18 banche campione la marca temporale è usata per documenti relativi a garanzie reali e personali e alla cessione del credito, mentre nel 27% dei casi è estesa anche alle pratiche di mutuo, moratorie, anticipo fatture e ordini di derivati OTC. 40 AZIENDABANCA - ottobre 2014

4 UTILIZZO DELLA FIRMA GRAFOMETRICA Fonte: ABI LAB, Tavolo di Lavoro Documento Elettronico, 2013 I NUMERI DELLA FIRMA GRAFOMETRICA Cresce il numero di banche che utilizza la firma grafometrica nelle proprie filiali, grazie ai tanti progetti pilota avviati nel 2012 che negli anni successivi hanno trovato applicazione concreta: in base ai dati ABI Lab, il 35,3% degli istituti, infatti, la utilizza grazie alla installazione di un numero variabile di tablet allo sportello, analoga percentuale di banche ha in corso progetti pilota, mentre la restante quota del campione non ha introdotto lo strumento sia per vincoli di carattere normativo sia per motivi di costo e fattori interni organizzativi. Chi l ha predisposta, inoltre, la utilizza principalmente per sottoscrivere i documenti contabili e per la documentazione di cassa, mentre la sottoscrizione di contratti per servizi di conto corrente, di banca multicanale per privati e di gestione di carte di debito e prepagate rimangono ambiti di applicazione marginali, probabilmente per i possibili impatti derivanti da eventuali controversie giudiziarie. LE BANCHE MAGGIORI HANNO PUNTATO MOLTO SULL ADOZIONE DI SOLUZIONI DI FIRMA AVANZATA GRAFOMETRICA, UN PROCESSO COSTOSO,MA CHE HA TROVATO UNA POSITIVA ACCOGLIENZA DEI CLIENTI porre la loro firma su RID, documentazione di cassa, contratti di deposito titoli o mutuo. Le big scelgono la firma grafometrica Ma alla firma digitale si affianca una seconda tipologia di firma: quella grafometrica. «Le banche maggiori, ad esempio, hanno puntato molto sull adozione di soluzioni di firma avanzata grafometrica precisa Foglia. Sicuramente è un processo costoso, in quanto richiede un supporto informatico, un dispositivo per l acquisizione dei dati grafometrici, sistemi informativi aggiornati e nuova tecnologia di sportello. Ma l esperienza di utilizzo di tali sistemi, molto vicina alla classica sottoscrizione su carta, ha generato una positiva accoglienza dei clienti, in particolare nei casi di grandi banche retail». Il paradosso: la carta non scompare All interno di questo percorso virtuoso verso la banca paperless, tuttavia, la firma grafometrica mostra ancora un fianco scoperto, costringendo gli istituti bancari a non eliminare totalmente la carta. «Le nuove regole tecniche sono molto stringenti riguardo all utilizzo della firma grafometrica e della Firma Elettronica Avanzata anche dal punto di vista organizzativo commenta Foglia. La banca, infatti, prima di poter rendere valida la firma deve identificare il soggetto, acquisire copia della sua car- Luigi Foglia, Delegato territoriale per la sede di Lecce e Responsabile della conservazione digitale di ANORC ottobre AZIENDABANCA 41

5 FIRMA GRAFOMETRICA: COSA SI FIRMA OGGI LA FIRMA GRAFOMETRICA, GRAZIE ALLA SOLIDITÀ DI QUESTO PROCESSO DI FIRMA DAL PUNTO DI VISTA GIURIDICO, PUÒ APRIRE LE PORTE ALLA FIRMA DIGITALE IN REMOTO ANCHE PER LA SOTTOSCRIZIONE ONLINE DEI CONTRATTI ta di identità e conservarla per almeno 20 anni, deve rendere pubbliche e trasparenti le condizioni d uso della firma e ottenere la approvazione da parte del cliente tramite la sottoscrizione di un documento che spesso resta cartaceo». Una forte validità giuridica Questo iter può essere visto dalle banche come un rallentamento alla adozione della firma grafometrica, ma necessario alla tutela della clientela. «Tuttavia, oggi questa nuova tecnologia di firma è più robusta, dal punto di vista probatorio, rispetto a quella applicata su un documento cartaceo, in quanto garantisce la appartenenza della firma e riduce i rischi di contenzioso prosegue Lisi. Ecco perché, nonostante qualche indugio iniziale relativo alla validità giuridica ottenibile con la firma digitale, oggi, la firma grafometrica, grazie alla solidità di questo processo di firma dal punto di vista giuridico, può aprire le porte alla firma digitale in remoto anche per la sottoscrizione online dei contratti, in linea con quanto predisposto anche dal regolamento eidas sull identificazione elettronica, già in vigore e verso cui deve tendere tutta l Unione Europea». I contratti si sottoscrivono online L utilizzo remoto della firma digitale è e sarà quindi la vera evoluzione di questi ultimi anni. Secondo i dati della survey ABI Lab, già quasi la metà delle banche l ha attivata I DOCUMENTI DELLA FIRMA DIGITALE ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti) dal 2007 mette in comunicazione e canalizza le conoscenze e i bisogni di aziende, enti pubblici, professionisti ed esperti che operano, con diversi ruoli, nella Dematerializzazione e Conservazione digitale dei documenti: con quasi 400 soci e 22 sedi territoriali ANORC opera affinché questo processo - che è alla base di qualunque progetto efficace di innovazione - sia gestito correttamente e in sicurezza AZIENDABANCA - ottobre 2014

6 FIRMA DIGITALE PER DIPENDENTI E CLIENTI FIRMA GRAFOMETRICA, F.E.A. E FIRMA DIGITALE REMOTA Una volta posta la firma del cliente sul tablet, la tecnologia di firma grafometrica permette alle banche di ottenere diversi scopi: il più comune, secondo i dati della survey ABI Lab, è applicarla a un processo di creazione di Firma Elettronica Avanzata (71,4%), segue la semplice sottoscrizione di contabili (35,7%), mentre solo nel 14,3% delle banche è impiegata come mezzo di autenticazione all interno di un processo di firma digitale. sia per i dipendenti (44,4% dei casi), sia per i clienti (38,9%). «Sono tanti i clienti che richiedono processi di firma digitale anche per i servizi avanzati di home banking aggiunge Foglia ed è sorprendente che la fascia di clientela under 30 e over 60 (spesso aiutati dai più giovani), sia quella che ricerca maggiormente questa nuova tecnologia di firma remota». Aumentare la sicurezza per consolidare gli obiettivi Intanto bisogna aspettare che il Garante della Privacy esprima il suo giudizio sull utilizzabilità, senza verifica preliminare, di una soluzione di firma biometrica (tramite un provvedimento generale posto in consultazione pubblica il 21 maggio 2014) ma, sicuramente, queste tecnologie di firma potranno essere ulteriormente validate grazie alla attuazione del progetto nazionale SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e diventare volano per la realizzazione della identità digitale. «Ma bisogna investire per rendere solidi questi binari conclude Lisi. Anche solo un caso di firma grafometrica mal utilizzata potrebbe creare un eco negativa tale da rivelarsi deleteria, ecco perché è necessario che le banche si impegnino a rafforzare i sistemi di sicurezza, così da rendere non aggredibili i dati, e investire sulla usabilità della tecnologia: servono persone qualificate, formate e che pongano forte attenzione alla sicurezza informatica». G.C. AIFAG (Associazione Italiana Firma elettronica Avanzata, Biometrica e Grafometrica) si pone l obiettivo di promuovere e sostenere nel mercato delle firme l adozione di standard sicuri e interoperabili e di stilare e fornire delle linee guida e delle best practice sull utilizzo corretto della firma elettronica avanzata, biometrica e grafometrica, coinvolgendo sia le aziende della domanda che dell offerta. ottobre AZIENDABANCA 43