Microsoft Excel I parte

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1 Laboratorio di Informatica 2003/ 2004 Corso di laurea in biotecnologie - Novara Viviana Patti [email protected] Microsoft Excel I parte Scarica in locale il materiale di oggi Nell'agenda delle lezioni cerca la voce relativa alla lezione di oggi e scarica il file compresso studexcel1.zip salvalo dentro una cartella col tuo nome sul disco D (etichetta dati) e estraine il contenuto nella stessa cartella (unzip) 1

2 Cos è M Excel E un foglio elettronico, ovvero un programma applicativo che consente di effettuare elaborazioni matematiche e statistiche su un insieme di dati, e di realizzare grafici a partire dai dati o dai risultati di tali elaborazioni. Si tratta di un programma applicativo potente e complesso, molto usato in ambito aziendale e gestionale; Cos è un foglio elettronico Definizione: I fogli elettronici sono programmi applicativi per la gestione dei dati sotto forma di tabelle A cosa servono? Offrono un insieme di comandi e funzioni di cui è possibile avvalersi per risolvere problemi inerenti la gestione, l'analisi e l'elaborazione dei dati. In particolare offrono funzioni per: 1. organizzare dati in tabelle 2. eseguire calcoli sui dati inseriti 3. visualizzare dati numerici in forma grafica 4. verificare che una serie di possibili risultati consegue al cambiamento di alcuni parametri Cos è un foglio elettronico Che aspetto hanno? Da un punto di vista astratto un foglio elettronico fornisce all'utente una matrice bidimensionale di celle che possono essere riempite con informazioni di vario tipo; fondamentalmente tutti i fogli elettronici si presentano come una griglia di righe e colonne che appare sullo schermo quando caricate il programma -> Apriamo il programma M Excel, ci troviamo davanti a un nuovo foglio di lavoro 2

3 Righe e colonne I fogli elettronici gestiscono i dati sotto forma di tabelle utilizzando una griglia predisposta, data dall intersezione di linee orizzontali e verticali. cella l intersezione fra una riga e una colonna; UNITA FONDAMENTALE indirizzo B9 colonna: l insieme delle caselle ordinate una sull altra formanti un unità verticale; contrassegnate da LETTERE: le prime V. Patti 26: A-Z; in seguito dalla Esercitazione 3 combinazione di 2 lettere: AA AB AC etc... riga: le caselle disposte una accanto all altra sulla stessa linea orizzontale formano una riga; sono differenziate da numeri che procedono in ordine crescente a partire ad 1. Cos è un foglio elettronico In ogni cella è possibile inserire dati (informazioni numeriche o alfanumeriche=testuali) oppure funzioni che permettono di calcolare valori a partire dal contenuto di altre celle. Un aspetto importante dei fogli elettronici è che essi propagano il cambiamento dei dati contenuti in una cella a tutte le celle che dipendono in modo diretto o indiretto da questa In un foglio elettronico è possibile inserire grafici realizzati a partire dai dati contenuti nelle celle o dai risultati di elaborazioni sui dati. Sommario delle esercitazioni su Excel Inserimento manuale dei dati Tipi di dati, serie Come inserire dati in un foglio elettronico in modo automatico: import di dati sperimentali da un file esterno Come si analizzano/elaborano i dati con un foglio elettronico, attraverso formule di elaborazione e attraverso grafici Interazione fra Excel e World Stampa 3

4 Per cominciare... Aprire l'applicativo, cartelle e fogli di lavoro, creare nuovi fogli Inserimento manuale dei dati Tipi di dati e formati Serie Come inserire dati in un foglio elettronico in modo automatico: import di dati sperimentali da un file esterno Ordinamento dei dati di una tabella Formattazione di celle/righe/colonne/tabelle Excel: l ambiente di lavoro All apertura di Excel ci troviamo di fronte ad un documento vuoto, la cartella di lavoro, composto da tre fogli che possono essere o non essere collegati fra loro. L ambiente di lavoro presenta tre barre principali oltre a quella dei menu: Barra standard: contiene gli strumenti comuni per lavorare con ogni tipo di documento (Salva, Stampa, Taglia, Copia, Incolla, Elimina, ecc.) e quelli più utilizzati per lavorare con un foglio elettronico (Somma, Incolla funzione, Ordinamento, ecc.). Barra di formattazione: consente di modificare il formato dei dati inseriti nelle celle. Barra della formule: visualizza la formula contenuta in una cella (se non vi sono formule i dati stessi) nonché l indirizzo della cella stessa. Cartelle e fogli La cartella di lavoro è il file di Excel col quale lavoriamo ed è composta da un numero variabile di fogli i cui nomi compaiono in fondo alla finestra di lavoro. Per cambiare foglio basta cliccare sul nome, che automaticamente apparirà in grassetto. Per inserire nuovi fogli scegliamo il comando Inserisci Foglio di lavoro e automaticamente avremo aggiunto un elemento che verrà denominato Foglio n (i fogli vengono numerati progressivamente). Se vogliamo eliminare un foglio dobbiamo prima renderlo attivo e poi dare il comando Elimina foglio dal menu Modifica; da qui è anche possibile cambiarne la posizione o farne una copia con il comando Sposta o copia foglio. 4

5 Muoversi e selezionare Per muoverci nel foglio di lavoro possiamo utilizzare le barre di scorrimento poste sul lato destro e inferiormente al foglio. Per spostarsi da una cella all altra possiamo utilizzare il mouse o la tastiera: mouse: basta cliccare sulla cella nella quale vogliamo posizionarci; se utilizziamo la tastiera, useremo i tasti di direzione per muoverci tra le celle: le frecce direzionali spostano il cursore di una cella, i tasti PagSu e PagGiù lo spostano di una finestra, le combinazioni Ctrl+Home o Ctrl+Fine portano il cursore rispettivamente alla prima e all ultima cella correntemente utilizzata. Muoversi e selezionare Regole di selezione (mouse): cursore selezione Immettere dati: valori numerici e alfanumerici I dati in un foglio elettronico possono essere inseriti esclusivamente nelle celle e possono essere di due tipi: numerici e alfanumerici Dati numerici: su di essi è possibile realizzare operazioni aritmetiche; I dati numerici vengono chiamati numeri o valori e consistono in una combinazione di cifre non precedute da un prefisso di testo. Nei fogli elettronici è possibile visualizzare i numeri con formati diversi secondo il lavoro che si intende svolgere (valuta, percentuale, scientifico, ) Dati alfanumerici: hanno uno scopo esclusivamente descrittivo. I dati alfanumerici vengono definiti etichette o testo e sono rappresentati da testi che cominciano con una lettera o un carattere di punteggiatura (tranne caratteri speciali quali /, +, V. Patti -, $, o il punto). Esercitazione 3 5

6 Immissione dei dati Per immettere dati nelle celle è sufficiente selezionarle e iniziare a digitare i dati dentro la cella selezionata (cella corrente). Per modificarne il contenuto: facciamo doppio clic, inseriamo i cambiamenti e diamo Invio (se intendiamo non effettuare più la correzione sarà sufficiente premere Esc); Per cancellare l intero contenuto di una cella (o di più celle) selezioniamo l area interessata e premiamo il tasto Canc. Immissione dei dati: testo In fase di immissione, il testo viene allineato a sinistra nella cella e si estende anche sulle celle adiacenti, se la sua lunghezza va oltre la cella attiva, fin quando nelle celle adiacenti non verrà inserito del testo a sua volta. In questo caso il contenuto delle celle verrà troncato, è possibile aumentare la larghezza delle celle per visualizzarlo per intero: es. Formato -> Colonna -> Adatta (per adattamento automatico della larghezza della colonna al dato contenuto) o Formato -> Colonna -> Larghezza (specificare la larghezza desiderata) Immissione dei dati: numeri e formati numerici Excel prevede l'utilizzo di diversi formati per i dati numerici. Eccone alcuni: Passi logici: 1)Formatto la cella assegnando un certo formato, 2) inserisco il numero -> il numero viene formattato secondo quel formato A formati differenti corrisponde una diversa visualizzazione A una stessa digitazione in celle con formati numerici diversi V. Patti può corrispondere Esercitazione una diversa 3 visualizzazione 6

7 Immissione dei dati: formati numerici Excel interpreta automaticamente come numeri le celle che contengono unicamente numeri e assegna ad essi un formato predefinito I numeri immessi nella cella vengono allineati a destra se sono più lunghi di questa al loro posto verranno visualizzati dei simboli di cancelletto (###); Le date per essere riconosciute come tali devono essere separate dal carattere barra (/) dal trattino (-) o da uno spazio (es. 1/4/03 o ) I valori riconosciuti come date vengono automaticamente visualizzati in modo differente da come sono stati scritti, a seconda del formato data predefinito Le date vengono allineate a destra Immissione dei dati: formati numerici In genere per determinare il formato di una cella, o cambiare il formato predefinito: seleziono la cella scelgo uno dei formati disponibili da Formato -> Celle -> Numero Esempio: seleziono per una cella il formato frazione Immetto il dato Enter -> visualizzazione: Immissione dei dati: formati numerici Se avessi scelto uno dei formati "data": Esempio: seleziono per una cella il formato data Immetto il dato Enter -> visualizzazione 7

8 Immissione di serie Excel consente di creare una serie di elementi predefiniti (giorni della settimana, mesi ) semplicemente digitandone il primo. attivare la cella contenente il dato generatore della serie, posizionarsi sull angolo inferiore destro e, quando il puntatore assume la forma di una croce nera (riempimento automatico), cliccare e trascinare il riquadro che si formerà fino alla cella in cui si desidera completare la serie. Se trasciniamo a sinistra o in alto dalla casella di origine otteniamo il risultato di immettere i valori antecedenti il primo, se ci portiamo a destra o in basso, invece, otteniamo dei valori successivi nella serie. Immissione di serie E possibile anche ottenere serie di numeri: è sufficiente in questo caso inserire i primi due numeri in due celle adiacenti e, dopo averle selezionate ENTRAMBE, compiere l operazione di riempimento automatico Esercizio: Immissione di serie Generare tutta la settimana a partire da Lunedì in B2 Generare la colonna di numeri da 1 a 10 a partire da 1 in A2 e 2 in A3 8

9 Import di dati da file esterno Supponete che i dati che volete elaborare siano memorizzati su un file esterno. In Excel è possibile importare dei dati in un foglio di lavoro a partire da un documento esistente. Salvate sul vostro calcolatore il file di testo che contiene le temperature rilevate in alcune città italiane temperature.txt Dati -> Carica dati esterni -> Importa file di testo V. Patti -> Seleziona il file Esercitazione nella 3 cartella di oggi Wizard di importazione di testo Si avvia automaticamente il wizard di importazione di testo Cos è un Wizard?? il maghetto del programma che mi aiuta/guida nell esecuzione di operazioni complesse in vari modi: propone varie scelte sotto forma di domande/opzioni -> così non mi dimentico un pezzo; propone per ogni scelta un default (valore predefinito che va bene nella maggior parte dei casi) -> così non devo pensare a tutto io! Tipicamente le domande vengono presentate per passi successivi Wizard di importazione di testo La prima finestra: si può specificare se importare i dati a partire dalla prima riga del file di testo oppure da righe successive e se i dati sono delimitati da un carattere speciale o a larghezza fissa. Es. I dati sono separati da una virgola e quindi si deve scegliere la voce Delimitati (Excel lo rileva automaticamente). Poi Avanti Codifica dati 9

10 Wizard di importazione di testo Se i dati sono scritti a larghezza fissa (p.es. la colonna 1 occupa 20 caratteri) scegliere larghezza fissa Wizard di importazione di testo La la seconda finestra: Dove vanno considerate finite le varie colonne (il wizard "ci prova", ma se non va bene io posso intervenire) Es.: Nel ns file di txt i dati sono separati da Virgola Nell'Anteprima dati vengono visualizzate le colonne che verranno create nel foglio di lavoro, una per le città, le altre per le temperature. V. Patti Poi Avanti Esercitazione 3 Wizard di importazione di testo La terza Finestra: tipi di dato di ogni colonna si può decidere il tipo di dati da associare alle colonne, Il wizard propone una soluzione ma selezionando 1 colonna e scegliendo una voce nei pulsanti di tipo radio posso intervenire(in questo caso alla prima colonna associa il tipo testo). Poi Fine 10

11 Posizionamento I dati vengono finalmente inseriti nelle celle del foglio di lavoro, a partire dalla cella indicata nel campo di testo della finestra di dialogo La notazione $A$1 indica la prima cella del foglio di lavoro; MA scrivendo $B$2 i V. dati Patti verranno inseriti Esercitazione a partire 3 dalla cella B2 Ordinare i dati I dati del foglio di lavoro possono essere ordinati facilmente: non dobbiamo prestare attenzione alla sequenza in cui inseriamo i dati Nell esempio: le città non sono scritte in ordine alfabetico. È possibile riordinare gli elementi nelle colonne, usando il menu Dati e scegliendo la voce Ordina e ordinando in base ai nomi delle città... Ordinare i dati Nella finestra di dialogo che si apre dal menu Dati, scegliendo la voce Ordina è possibile scegliere quale delle colonne della tabella usare per l ordinamento; Se l ordinamento deve essere crescente o descrescente; In più è possibile indicare altre due colonne sulla base di cui effettuare un ordine in caso di dati uguali in alcune celle 11

12 Formattazione Formattazione automatica seleziona le celle della tabella che vuoi formattare - Formato -> Formattazione automatica - seleziona il formato che preferisci Formattazione personalizzata usando la finestra Formato -> Celle o la barra strumenti 12