Obbligo di emissione della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione dal 31 marzo 2015

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1 A tutti i clienti Circolare Bolzano, 06 marzo 2015 Nr. 16/2015 vj Oggetto: Obbligo di emissione della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione dal 31 marzo 2015 Come annunciato nella nostra circolare nr. 20/2014, una delle finalità perseguite dal Legislatore comunitario nell introduzione della Direttiva 2010/45/UE risiede nella volontà di favorire l utilizzo della fattura elettronica, riducendo lo spreco di carta e i costi di archiviazione. La Commissione Europea desidera che entro il 2020 la fatturazione elettronica diventi il principale metodo di fatturazione in Europa. La Pubblica Amministrazione Italiana si sta apprestando a modernizzarsi recependo le indicazioni dell Unione Europea e seguendo l esempio di altri Paesi (Danimarca, Norvegia e Svezia) dove la fattura elettronica è prassi normale. In concreto: - dal 6 giugno 2014 non è più possibile inviare fatture cartacee a Ministeri, Agenzie Entrate e Istituti di Previdenza, quali INPS, INARCASSA, CNPADC, ENPAM, CIPAG e ENPACL. - dal 31 marzo 2015 varranno gli stessi obblighi di cui sopra nei confronti di tutti gli altri enti pubblici, comprese le amministrazioni locali (ad es. Provincie e Comuni). Il termine era originariamente fissato al 6 giugno 2015 ma è stato anticipato al 31 marzo Sul sito il fornitore può verificare se un cliente rientra nella categoria di ente pubblico, il quale può accettare soltanto fatture elettroniche e la data a partire dalla quale il servizio di - 1 -

2 fatturazione elettronica è attivo. La norma, oltre ad imporre l obbligo della fatturazione elettronica, ha previsto, sostanzialmente, il divieto di pagamento delle fatture cartacee. Anche se non è stato confermato ufficialmente, si può partire dal presupposto che sarà introdotto un periodo transitorio di 3 mesi, successivo al 31 marzo 2015, durante il quale le PA possono pagare le fatture in formato cartaceo emesse prima del 31 marzo. Raccomandazione: Nel caso voleste ancora emettere fatture in formato cartaceo, allora dovete emetterle con una data anteriore al 31 marzo In tale caso per il periodo transitorio di tre mesi, la Pubblica Amministrazione dovrebbe accettare e pertanto pagare le fatture cartacee e consegnate fino alla fine di giugno La disciplina sulla fattura elettronica è entrata in vigore a giugno dell anno scorso. I fornitori di software si sono adeguati e hanno lanciato sul mercato diversi prodotti. Da giugno ad oggi non vi sono state novità particolarmente rilevanti, ad eccezione dell introduzione dello split payment, contrassegnato dalla lettera S. La disciplina sulla fatturazione elettronica riguarda: 1. l emissione, 2. la trasmissione e 3. la conservazione della fattura. L obbligo di fatturazione elettronica è riferito sia agli operatori economici (imprese e lavoratori autonomi) che forniscono beni o servizi alle Amministrazioni pubbliche, sia alle Amministrazioni stesse qualora abbiano il ruolo di fornitore verso altre Pubbliche Amministrazioni. I soggetti non residenti in Italia che agiscono da fornitori della Pubblica Amministrazione sono al momento esclusi dall obbligo di fatturazione elettronica. Tuttavia, si attende un decreto che regoli la definizione delle modalità applicative dell obbligo in esame anche per questi soggetti. 1. Emissione della fattura elettronica: La fattura elettronica emessa nel formato XML, va sottoscritta con firma elettronica e viene poi inviata al destinatario tramite mezzi elettronici. Una volta emessa, la fattura elettronica va conservata in modalità elettronica. Raccomandazione: Se la vs. impresa fornisce beni o servizi alla Pubblica Amministrazione ed è quindi soggetta alle nuove regole Vi invitiamo a contattare il vs. consulente/fornitore software per adottare tempestivamente le misure necessarie ad adempiere ai nuovi obblighi. Nel caso in cui la - 2 -

3 creazione della fattura elettronica venga affidata a terzi, la firma digitale a sua volta dovrà essere posta dal terzo. La fattura deve contenere, in aggiunta al contenuto standard, le seguenti indicazioni: - I destinatari delle fatture elettroniche dal prossimo 31 marzo avrebbero dovuto accreditarsi presso l'ipa (una piattaforma digitale creata ad hoc per tale scopo) entro lo scorso 31 dicembre 2014 e procedere a comunicare ai loro fornitori i codici univoci ufficio da utilizzare per la trasmissione delle fatture. Se non avete ricevuto alcuna comunicazione da parte dell'amministrazione committente e rilevate l'assenza nell'ipa (consultabile all indirizzo dell'amministrazione, il codice ufficio da inserire nella fattura elettronica può assumere il valore di default «999999». - Inoltre nella fattura va riportato, quale dato obbligatorio, il codice dell Ufficio destinatario della fattura elettronica e, salvo eccezioni, il codice Cup (Codice Unitario Progetto) o il codice Cig (Codice Identificativo Gara) attribuiti all operazione, pena il mancato pagamento del corrispettivo da parte della PA. Il Cup deve essere riportato in caso di fatture relative a interventi di manutenzione straordinaria. I codici Cup e Cig non vanno indicati solo nei casi previsti dalla legge. Nota bene: le semplificazioni introdotte con la fattura semplificata trovano applicazione anche per la fattura elettronica. Nelle fatture di ammontare non superiore ad Euro 100,00, il cedente o prestatore può omettere di indicare la denominazione e l indirizzo del cessionario o committente, indicando soltanto la partita IVA o il codice fiscale del destinatario. Raccomandazione: La normativa che regola l'emissione delle fatture elettroniche richiede che vengano istituiti registri IVA sezionali differenti, che hanno ciascuno la propria serie di numerazione. Pertanto le fatture elettroniche emesse devono seguire una numerazione a parte (ad es. 1PA, 1E, ecc.). Il versamento dell'imposta di bollo virtuale su fatture elettroniche, se dovuta, deve essere effettuata con mod. F24 entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio. Per cui entro il 30 aprile successivo a quello della sua applicazione, il contribuente deve versare l'imposta di bollo su tutte le fatture elettroniche emesse, per esempio se le fatture si riferiscono al 2014, l'imposta di bollo complessiva si versa in un'unica soluzione entro il 30 aprile Breve ripasso: per quanto riguarda le fatture, è obbligatorio corrispondere l imposta di bollo, nella misura di Euro 2,00, per importi superiori ad Euro 77,47 non assoggettati ad IVA. Le fatture elettroniche soggette all imposta di bollo devono riportare l annotazione imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi del D.M. 17 giugno Trasmissione della fattura elettronica: La trasmissione della fattura può avvenire attraverso i seguenti canali: - 3 -

4 - PEC (per i soggetti forniti di una casella di posta elettronica certificata); - SDICoop (sistema di trasmissione per coloro che utilizzano servizi di cooperazione applicativa web services), SPCoop (sistema di trasmissione basato sul trasferimento dati tramite il Sistema Pubblico di Connettività) o SDIFTP (sistema di trasmissione basato sul trasferimento dati tramite protocollo FTP), in base ad apposite convenzioni; - Internet (tramite il sito per i soggetti abilitati a Entratel, Fisconline o Carta nazionale dei servizi). Il formato e il processo di trasmissione devono assicurare: - l identificazione certa: del soggetto che ha formato il documento; dell amministrazione o dell area organizzativa omogenea di riferimento; - l integrità del documento; - la leggibilità e l agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative. Nota bene: una fattura in PDF non è considerata una fattura elettronica, per fattura elettronica s intende un flusso di dati strutturati in formato XML! Importante: È stato inoltre chiarito che la fattura elettronica è considerata emessa soltanto quando è disponibile la ricevuta di consegna da parte del destinatario. Ciò comporta la necessità di estrema attenzione nell emissione delle fatture stesse, in quanto la prassi di emettere fatture all inizio del mese successivo con data fine mese precedente non sarà più ammessa e/o potrebbe rappresentare un caso di fatturazione ritardata. I fornitori possono gestire tutto il processo della fatturazione elettronica per conto proprio oppure si possono avvalere di un intermediario. Ai fini del pagamento, la fattura elettronica è considerata emessa e trasmessa soltanto quando è disponibile la ricevuta di trasmissione e la ricevuta di consegna da parte del destinatario. La ricevuta di consegna viene inviata al fornitore di solito entro qualche giorno. Nel caso in cui la PA, decorso il termine di 15 giorni dalla data di trasmissione della fattura, non abbia inviato al fornitore alcuna notifica di accettazione o di disconoscimento della fattura, il SdI (Sistema di Interscambio) invia automaticamente un messaggio di «decorrenza termini» alla PA e al fornitore. In questi casi il sistema considera comunque inviata la fattura. Per ottenere il pagamento, Vi consigliamo di mettervi in contatto con la Pubblica Amministrazione e di chiedere spiegazione in merito

5 3. Conservazione della fattura elettronica: L archiviazione delle fatture elettroniche (in forma elettronica) deve essere effettuata entro tre mesi dal termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi per l anno di riferimento. In linea generale, quindi, per i soggetti con periodo d imposta coincidente con l anno solare il termine ultimo per conservare elettronicamente i documenti è il 30 dicembre dell anno successivo a quello di riferimento. Come noto, infatti, il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi è il 30 settembre, a cui si sommano i tre mesi previsti dalla citata norma. La conservazione sostitutiva può avvenire secondo un modello in house o full outsourcing, ovvero il cedente/prestatore, avvendone i mezzi, può decidere di conservare le fatture creandosi una struttura interna o affidare la conservazione ad un soggetto terzo. N.B.: Il fornitore della PA deve indicare in dichiarazione dei redditi (quadro RS) che detiene dei dati contabili in formato elettronico. L Amministrazione Pubblica destinataria della fattura elettronica non è obbligata a conservare le fatture in modo elettronico (!). Riflessione: Scontati le inevitabili difficoltà ed i disagi iniziali, il passaggio dalla fattura cartacea a quella elettronica costituisce un percorso irreversibile che, a regime, porterà vantaggi per tutti, anche per le imprese e i professionisti in quanto va nella direzione della semplificazione degli adempimenti amministrativi. La Comunità Europea mira ad espandere, nel medio lungo periodo, l obbligo di emissione della fattura elettronica anche tra soggetti privati. Raccomandazione: Come accennato in precedenza, il processo di fatturazione elettronica può essere gestito in proprio dal fornitore oppure ci si può avvalere di un intermediario. Ad esempio: il fornitore potrebbe generare autonomamente la fattura elettronica nel formato richiesto, per poi affidare l invio e la conservazione ad un terzo. Nel caso in cui i rapporti con la Pubblica Amministrazione siano sistematici, si consiglia di gestire internamente il processo di emissione, trasmissione e conservazione della fattura elettronica. Viceversa, se le operazioni con la Pubblica Amministrazione sono occasionali, Vi consigliamo di affidarvi ad un esterno. I costi sono compresi tra 1 e 20 Euro per ciascuna fattura e variano in base al servizio richiesto (generazione oppure soltanto invio e conservazione). Le Camere di Commercio mettono a disposizione gratuitamente il servizio base di fatturazione elettronica espressamente dedicato alle piccole e medie imprese che hanno rapporti di fornitura con le Pubbliche amministrazioni. Tale servizio consente di compilare, trasmettere e conservare a norma le fatture elettroniche verso la PA fino a un massimo di 24 fatture l'anno. L accesso al servizio avviene previo riconoscimento del titolare dell impresa tramite la Carta Nazionale dei Servizi (CNS); il - 5 -

6 servizio permette la compilazione del documento contabile da parte del fornitore stesso, l individuazione della PA destinataria, la firma digitale, l invio e la relativa conservazione a norma. Per appore la firma digitale è necessario richiedere alla Camera di Commercio il rilascio della chiavetta USB. Per ulteriori informazioni in merito Vi rimandiamo alla pagina web della Camera di Commercio. Naturalmente il nostro ufficio Vi può assistere nella compilazione, trasmissione e conservazione della fattura elettronica su vs. richiesta. Restiamo naturalmente a Vostra disposizione per qualsiasi informazione. Cordiali saluti, Dr. Josef Vieider - 6 -