Wakala S.A.R.A. Soluzione di amministrazione delle risorse aziendali. Cell. 349/

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1 S.A.R.A. Soluzione di amministrazione delle risorse aziendali 1

2 Sommario Introduzione:... 3 Funzionalità:... 4 Gestione delle Anagrafiche:... 4 Anagrafica Utenti... 4 Anagrafica Clienti... 5 Anagrafica Dipendenti... 6 Anagrafica servizi... 7 Anagrafica listini... 7 Amministrazione HR:... 8 Gestione assenze... 8 Quadro sinottico... 8 Assenze anno solare... 8 Programma giornaliero (WFM):... 9 Gestione forza lavoro... 9 Chiusura programmi Storica inviate Invio SMS istantaneo Comunicazioni aziendali Pannello di controllo SMS Export dati statistici Dati economici aziendali Export dati per dipendente Export dati per cliente Fatturazione Riconciliazione contabile Emissione nuova fattura Archivio fatture

3 Introduzione: S.A.R.A. è un Worforce Management (WFM) nato per soddisfare la necessità delle aziende che devono schedulare il lavoro dei propri dipendenti giorno per giorno, con l obiettivo di impiegare i dipendenti giusti con le qualifiche giuste, nel posto giusto al momento giusto. Ogni giorno sarà comunicato ai propri dipendenti le attività (sede, orario e mansione) da svolgere il giorno seguente via SMS, e sarà inviata ai propri clienti una riepilogativa dei servizi da svolgere il giorno seguente. La fornitura del servizio prevede l utilizzo di S.A.R.A. in maniera completa a fronte di un canone di noleggio annuale, il servizio in modalità ASP è erogato attraverso infrastrutture remote con garanzia di sicurezza logica e fisica dei dati e comprensivo di manutenzione e configurazione. 3

4 Funzionalità: L applicativo è composto da 6 moduli (macro funzioni): Gestione delle Anagrafiche Amministrazione HR Programma giornaliero (WFM) Modulo gestione/invio SMS Export dati statistici Fatturazione Gestione delle Anagrafiche: Anagrafica Utenti Gestione delle utenze di accesso all applicativo e del profilo utente. Sono previsti 3 tipi di profili utente: Amministratore S.A.R.A. Amministrazione/Fatturazione Operatore 4

5 Anagrafica Clienti Nella anagrafica clienti è fondamentale indicare l di riferimento alla quale saranno inviati i riepiloghi dei servizi da svolgere : Nome e Cognome del Dipendente, servizio e orario. 5

6 Anagrafica Dipendenti Nella Anagrafica dei dipendenti oltre ai dati personali ed amministrativi, è presente la possibilità di gestire un insieme di dati utili per le regole del WFMS: Data scadenza permesso di soggiorno Data fine contratto Giorni della settimana lavorabili Giorni della settimana di riposo fisso Costo orario interno risorsa Clienti graditi Clienti non graditi 6

7 Anagrafica servizi I servizi in S.A.R.A. sono le attività che il dipendente svolge presso i clienti. I servizi sono raggruppati in Tipo di servizio e sono comuni e visibili a tutti i clienti. Anagrafica listini Scelto un cliente è possibile associare un prezzo di listino ad ogni servizio, il prezzo si intende orario ed ha una determinata validità temporale. 7

8 Amministrazione HR: Gestione assenze Inserimento, modifica o cancellazione di una o più giornate di assenza del dipendente. La corretta e tempestiva comunicazione delle assenze del personale è una regola di base del WFMS. Quadro sinottico Riepilogo dell attività svolta da ogni dipendente ogni giorno del mese, selezionando mese/anno. Dettaglio attività giornaliera di ogni dipendente. Assenze anno solare Sommatoria di tutte le giornate di assenza di ogni dipendente all interno di un anno solare. E previsto l export dei dati in Excel e la stampa. 8

9 Programma giornaliero (WFM): Gestione forza lavoro Gestione delle corrispondenze tra le richieste del cliente ed uno o più dipendenti potenzialmente disponibili ad erogare i servizi in base alle seguenti regole interne dell applicativo: Risorsa gradita al cliente Disponibilità risorse in base alla fascia oraria selezionata Presenza (nessuna assenza comunicata all HR di S.A.R.A.) Risorsa non oltre il sesto giorno consecutivo di lavoro Risorsa con contratto di lavoro valido (non scaduto) Risorsa con permesso di lavoro valido (non scaduto) Risorsa con il giorno della settimana lavorabile (non di riposo se specificato) 9

10 Chiusura programmi Una volta che tutti i servizi/turni del giorno successivo o successivi sono stati correttamente configurati e quindi coperti da dipendenti, è necessario chiudere la giornata lavorativa al fine di: inviare un SMS ad ogni dipendente per informarlo dell attività a lui assegnata, specificando: cliente, sede di lavoro, orario e mansione Inviare una ad ogni cliente specificando quali risorse saranno inviate, per quale servizio e in che fascia oraria Cambiare stato alla giornata lavorativa per poter essere poi riconciliata contabilmente Storica inviate Archivio delle inviate ai clienti post chiusura giornata e di ogni richiesta di invio SMS. Modulo gestione/invio SMS Invio SMS istantaneo Attraverso questa funzione è possibile inviare un SMS ad un dipendente selezionato, digitando un testo libero. Comunicazioni aziendali Attraverso questa funzione viene inviato un SMS in broadcast (ad ogni dipendente aziendale), digitando un testo libero. 10

11 Pannello di controllo SMS Dettaglio degli SMS disponibili e richiesta d acquisto di un ulteriore pacchetto SMS. Export dati statistici Dati economici aziendali Selezionando il cliente, il mese e l anno di riferimento sarà possibile visionare la lista dei servizi svolti, le ore lavorate per ogni servizio, il fatturato di ogni ogni servizio e i totali. E previsto l export dei dati in Excel e la stampa. Export dati per dipendente Selezionando un dipendente e un periodo temporale, sarà possibile avere la lista di tutte le giornate lavorate,le ore di servizio erogate e le giornate di assenza comunicate. E previsto l export dei dati in Excel e la stampa. Export dati per cliente Selezionando un cliente e un periodo temporale, sarà possibile avere la lista di tutte le giornate con servizi erogati, le ore di servizio ed il dipendente che ha erogato il servizio. E previsto l export dei dati in Excel e la stampa. Fatturazione Riconciliazione contabile Al fine di una corretta fatturazione, è necessario riconciliare contabilmente le ore di servizio realmente svolte presso i clienti. Di default saranno presentati i dati inseriti al momento della chiusura della giornata del WFM (provvisori), è possibile qualora sia necessario, modificare i servizi oppure gli orari realmente svolti presso il cliente il giorno successivo. Il salvataggio della giornata lavorativa passerà in stato Riconciliata contabilmente. Solo i dati riconciliati contabilmente saranno presi in considerazione dalla fatturazione. 11

12 Emissione nuova fattura Selezionando un cliente e mese di riferimento è possibile visionare la fattura. La fattura verrà salvata effettivamente solo al momento della validazione. E prevista la funzione di stampa. Archivio fatture Selezionando un cliente e mese di riferimento è possibile visionare le sole fatture già validate. E prevista la funzione di stampa. Accesso alla DEMO: byclick.wakala.it LogIn : Admin Password:Admin 12