PROCEDURA AZIENDALE. PA SQ - 33 Rev 0 del

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1 PROCEDURA AZIENDALE Rev 0 del Data applicazione Redazione Verifica Approvazione Ing. C. Amadio Dr.ssa G. Saporetti Dr. Pasquale Cannatelli

2 Pag. 2 / 15 STATO DELLE REVIONI Rev Data Descrizione modifica Prima emissione 15 Ing. C. Amadio pag Redazione Verifica Approvazione RAQ Dr.ssa G. Saporetti DG Dr Pasquale Cannatelli INDICE 1. Oggetto e scopo 2. Campo di applicazione 3. Riferimenti Normativi 4. Definizioni 5. Responsabilità 6. Il processo 6.1. Flow Chart 6.2. Descrizione Processo 6.3. Criteri di valutazione delle richieste 6.4. Priorità d acquisto 6.5. Indicazioni per la compilazione dei moduli 7. Indicatori 8. Moduli collegati

3 Pag. 3 / Oggetto e scopo Gli obiettivi generali che si vogliono perseguire istituendo tale procedura sono di: assicurare una gestione delle richieste di acquisto in modo da permettere l uso appropriato, sicuro ed economico dei beni all interno dell Azienda; garantire una adeguata programmazione delle attività di potenziamento, rinnovo-sostituzione e manutenzione; permette l acquisizione dei beni, nel rispetto della programmazione, in conformità a requisiti di qualità e di sicurezza del prodotto; gestire correttamente tutti i beni di proprietà dell A.O. o di proprietà dell Università, che vengano ad essere utilizzati all interno dell A.O.. 2. Campo di applicazione La seguente procedura è indirizzata alla gestione dei beni di seguito elencati: beni di pertinenza sanitaria: 1. Biomediche 2. Mobili e arredi ad uso sanitario 3. Strumentario chirurgico beni di pertinenza non sanitaria: 1. Arredi e attrezzature per ufficio 2. Attrezzature per il settore manutenzione 3. Attrezzature informatiche per ufficio La procedura viene applica a tutti i beni indicati, indipendentemente dalla forma di acquisto/finanziamento. Pertanto la procedura dovrà essere applicata anche in caso di acquisti finanziati con fondi di ricerca. Tale procedura non contempla la gestione dei materiali consumabili e monouso 3. Riferimenti normativi Direttiva 93/42CEE e s.m.s. Direttiva 98/79CEE D.lgs. 81/09 Accreditamento istituzionale Joint Commission D.lgs. 163/ Definizioni Apparecchiatura biomedica elettromedicali, apparecchiature di laboratorio e dispositivi medici diagnostici in vitro

4 Pag. 4 / Responsabilità Il Direttore e il Referente Qualità di ciascuna struttura organizzativa sono responsabili del recepimento e della applicazione della presente procedura all interno del proprio Sistema di Gestione per la Qualità La matrice delle responsabilità sotto riportata può essere utilizzata da ciascuna struttura organizzativa per: individuare le funzioni coinvolte nelle fasi del processo di richiesta d acquisto precisare eventuali modalità operative adottate al proprio interno Acronimi C S.S.D. Ingegneria Clinica DirS Direzione Strategica R.U.O. Direttore U.O. U.O. Unità Operativa DIR DIP. Direttore di Dipartimento DG Direzione Generale UOTP U.O. Tecnico Patrimoniale PROV. U.O. Provveditorato RAG U.O. Economico Finanziaria DA Direzione Amministrativa DS Direzione Sanitaria DMP Direzione Medica di Presidio SO U.O. Sistemi Informativi e supporto organizzativo DIP Dipartimento BUDG Budget FARMA Farmacia E responsabile del recepimento, della diffusione ed applicazione della procedura all interno dell U.O. R.U.O. E responsabile della stesura di istruzioni operative specifiche E responsabile della richiesta di acquisto DIR DIP E responsabile della richiesta di acquisto E responsabile della redazione dell istruttoria per beni di competenza C E responsabile della risposta da inviare all U.O./DIP richiedente E responsabile della redazione dell istruttoria per beni di competenza SO E responsabile della risposta da inviare all U.O./DIP richiedente E responsabile della redazione dell istruttoria per beni di competenza PROV E responsabile della risposta da inviare all U.O./DIP richiedente E responsabile della redazione dell istruttoria per beni di competenza DMP E responsabile della risposta da inviare all U.O./DIP richiedente

5 Pag. 5 / IL PROCESSO 6.1. Richiesta di acquisizione di beni finanziati con Budget Aziendale Flow Chart UO - DIP Invia richiesta con modulo Ingegneria Clinica Biomediche Provveditorato non sanitarie - Arredi Sistemi Informativi Informatiche DMP Strumentario Chirurgico Avvio pratica di acquisto C/PROV/SO/DMP Istruttoria necessaria Sostituzione FU con valore inferiore a C/PROV/SO/DMP Comunica la valutazione all U.O. richiedente DirS. C. SO. PROV. BUDG. FARMA. UOTP. RAG. DMP. Valutazione e approvazione

6 Pag. 6 / Descrizione U.O. inoltra la richiesta di acquisizione tramite il modulo allegato a questa procedura, che dovrà essere compilato dal Direttore dell U.O. informaticamente e inviato via , unitamente agli allegati necessari, al Direttore del Dipartimento. Il Direttore del Dipartimento invierà via il modulo all U.O. competente: o Ingegneria Clinica (C): biomediche o Provveditorato (Prov): Arredi e attrezzature non sanitarie o Sistemi Informativi e di Supporto Organizzativo (SO): Attrezzature informatiche o Direzione Medica di Presidio (DMP): Strumentario Chirurgico Le richieste pervenute da personale differente dal Direttore di Dipartimento, non verranno processate, ma rinviate al mittente. Nel caso in cui la richiesta venisse inviata all ufficio competente sbagliato, quest ultimo ha il compito di comunicare all U.O. richiedente la giusta procedura, indicando l ufficio corretto cui inviare nuovamente la richiesta. Le richieste inviate in modo incompleto o non corretto non saranno valutate, ma rinviate al mittente. Ogni ufficio competente prepara l istruttoria necessaria per la valutazione della richiesta da sottoporre alla Direzione Strategica. Se la richiesta di acquisto è per la sostituzione dei un bene dichiarato Fuori Uso o Non riparabile e il valore di acquisto del bene è inferiore a iva esclusa, in caso di effettiva necessità del bene, l ufficio competente potrà procedere l attivazione delle pratiche di acquisizione, senza il parere preventivo della Direzione Strategica, a cui verrà comunicato l acquisto durante la prima riunione successiva all evento. La Direzione Stratgegica, in base all istruttoria preparata dagli uffici competenti, esprime parere all autorizzazione. Gli uffici competenti comunicano il parere espresso dalla Direzione Strategica all U.O. richiedente entro e non oltre quindi giorni.

7 Pag. 7 / Richiesta di acquisizione di beni finanziati con fondi di Ricerca Flow Chart UO - DIP Invia richiesta con modulo RAG. Ingegneria Clinica Biomediche Provveditorato non sanitarie - Arredi Sistemi Informativi Informatiche DMP Strumentario Chirurgico COSTI AGGIUNTIVI DirS. C. SO. PROV. BUDG. FARMA. UOTP. RAG. DMP. Valutazione e approvazione Avvio pratica di acquisto necessaria C/PROV/SO/DMP Comunica la valutazione all U.O. richiedente e alla RAG.

8 Pag. 8 / Descrizione U.O. verifica la disponibilità dei fondi con l U.O. Economico Finanziaria e ne acquisisce il parere U.O. inoltra la richiesta di acquisizione tramite il modulo allegato a questa procedura, che dovrà essere compilato dal Direttore dell U.O. informaticamente e inviato via , unitamente al benestare dell U.O. Economico Finanziaria e agli allegati necessari, al Direttore del Dipartimento. Il Direttore del Dipartimento invierà via il modulo all U.O. competente: o Ingegneria Clinica (C): biomediche o Provveditorato (Prov): Arredi e attrezzature non sanitarie o Sistemi Informativi e di Supporto Organizzativo (SO): Attrezzature informatiche o Direzione Medica di Presidio (DMP): Strumentario Chirurgico Le richieste pervenute da personale differente dal Direttore di Dipartimento, non verranno processate, ma rinviate al mittente. Nel caso in cui la richiesta venisse inviata all ufficio competente sbagliato, quest ultimo ha il compito di comunicare all U.O. richiedente la giusta procedura, indicando l ufficio corretto cui inviare nuovamente la richiesta. Le richieste inviate in modo incompleto o non corretto non saranno valutate, ma rinviate al mittente. Ogni ufficio competente valuta la compatibilità del bene con quanto presente in Azienda e verifica che non ci siano ulteriori spese a carico dell A.O. da effettuarsi a seguito dell acquisto del bene (es. materiale di consumo, monouso, ecc..). Se l acquisizione non comporta ulteriori spese, entro 15 giorni dal ricevimento della richiesta, U.O. competente invia all U.O. richiedente e all U.O. Economico Finanziario il parere in merito. Se l acquisizione comporta ulteriori spese, l U.O. competente sottopone la richiesta al Direzione Strategica e si procede con quanto previsto al punto 6.1.1

9 Pag. 9 / Richiesta di acquisizione di beni donati Flow Chart UO - DIP Invia richiesta con modulo Donatore Ingegneria Clinica Biomediche Provveditorato non sanitarie - Arredi Sistemi Informativi Informatiche DMP Strumentario Chirurgico COSTI AGGIUNTIVI DirS. C. SO. PROV. BUDG. FARMA. RAG. UOTP. DMP. Valutazione e approvazione necessaria Avvio pratica di acquisto C/PROV/SO/DMP Comunica la valutazione all U.O. richiedente e a DG. DG delibera accettazione del bene e lo comunica a Dontaore, U.O. richiedente e U.O. competente

10 Pag. 10 / Descrizione U.O. acquisisce la lettera di disponibilità da parte del soggetto donatore a donare il bene all A.O. con riportati almeno i seguenti dati: o Dati del donatore o Descrizione del bene donato (tipologia, marca e modello) o Valore economico del bene o U.O. di destinazione U.O. inoltra la richiesta di acquisizione tramite il modulo allegato a questa procedura, che dovrà essere compilato dal Direttore dell U.O. informaticamente e inviato via , unitamente alla lettera del Donatore di disponibilità di donazione del bene intestata al Direttore Generale e agli allegati necessari, al Direttore del Dipartimento. Il Direttore del Dipartimento invierà via il modulo all U.O. competente: o Ingegneria Clinica (C): biomediche o Provveditorato (Prov): Arredi e attrezzature non sanitarie o Sistemi Informativi e di Supporto Organizzativo (SO): Attrezzature informatiche o Direzione Medica di Presidio (DMP): Strumentario Chirurgico Le richieste pervenute da personale differente dal Direttore di Dipartimento, non verranno processate, ma rinviate al mittente. Nel caso in cui la richiesta venisse inviata all ufficio competente sbagliato, quest ultimo ha il compito di comunicare all U.O. richiedente la giusta procedura, indicando l ufficio corretto cui inviare nuovamente la richiesta. Le richieste inviate in modo incompleto o non corretto non saranno valutate, ma rinviate al mittente. Ogni ufficio competente valuta la compatibilità del bene con quanto presente in Azienda e verifica che non ci siano delle spese a carico dell A.O. da effettuarsi a seguito dell acquisto del bene. Se l acquisizione non comporta ulteriori spese, entro 15 giorni dal ricevimento della richiesta, l U.O. competente invia all U.O. richiedente e alla Direzione Generale il parere in merito Se l acquisizione comporta ulteriori spese (es. materiale di consumo, monouso, ecc..), l U.O. competente sottopone la richiesta alla Direzione Strategica e si procede con quanto previsto al punto La Direzione Generale formalizza l accettazione della donazione tramite lettera inviata al Donatore e per conoscenza all U.O. destinataria del bene e all U.O. di competenza dell istruttoria.

11 Pag. 11 / Richiesta di acquisizione di beni di Proprietà dell Università Flow Chart UO - DIP Invia richiesta con modulo Università Ingegneria Clinica Biomediche Provveditorato non sanitarie - Arredi Sistemi Informativi Informatiche DMP Strumentario Chirurgico COSTI AGGIUNTIVI DirS. C. SO. PROV. BUDG. FARMA. UOTP. RAG. DMP. Valutazione e approvazione Avvio pratica di acquisto necessaria C/PROV/SO/DMP Comunica la valutazione all U.O. richiedente

12 Pag. 12 / Descrizione Per tutti i beni di proprietà dell Università che vengono usati all interno dell A.O. deve essere fatto riferimento alla Convenzione tra l Università degli Studi di Milano e l A.O. relativa all utilizzo delle strutture sanitarie a fini didattici e di ricerca. Tali beni, se utilizzati per fini diagnostici, saranno gestiti come se fossero di proprietà dell A.O. e pertanto essere collaudati e inseriti nei piani di manutenzione a carico dell A.O.. U.O. acquisisce la lettera di disponibilità da parte dell Università a dare in uso il bene all A.O. con riportati almeno i seguenti dati: o Descrizione del bene (tipologia, marca e modello) o Valore economico del bene o U.O. di destinazione o Fini di utilizzo: ricerca o diagnosi U.O. inoltra la richiesta di acquisizione tramite il modulo allegato a questa procedura, che dovrà essere compilato dal Direttore dell U.O. informaticamente e inviato via , unitamente alla lettera dell Università e agli allegati necessari, al Direttore del Dipartimento. Il Direttore del Dipartimento invierà via il modulo all U.O. competente: o Ingegneria Clinica (C): biomediche o Provveditorato (Prov): Arredi e attrezzature non sanitarie o Sistemi Informativi e di Supporto Organizzativo (SO): Attrezzature informatiche o Direzione Medica di Presidio (DMP): Strumentario Chirurgico Le richieste pervenute da personale differente dal Direttore di Dipartimento, non verranno processate, ma rinviate al mittente. Nel caso in cui la richiesta venisse inviata all ufficio competente sbagliato, quest ultimo ha il compito di comunicare all U.O. richiedente la giusta procedura, indicando l ufficio corretto cui inviare nuovamente la richiesta. Le richieste inviate in modo incompleto o non corretto non saranno valutate, ma rinviate al mittente. Ogni ufficio competente valuta la compatibilità del bene con quanto presente in Azienda e verifica che non ci siano delle spese a carico dell A.O. da effettuarsi a seguito dell acquisto del bene. Se l acquisizione non comporta ulteriori spese, entro 15 giorni dal ricevimento della richiesta, l U.O. competente invia all U.O. richiedente l autorizzazione all ingresso dell apparecchiatura Se l acquisizione comporta ulteriori spese (es. materiale di consumo, monouso, ecc..), l U.O. competente sottopone la richiesta alla Direzione Strategica e si procede con quanto previsto al punto Tutti i beni di proprietà dell Università che verranno autorizzati per l uso diagnostico saranno inseriti nei piani di manutenzione dell A.O. e le attività saranno a carico della stessa. E responsabilità dell U.O. richiedente interfacciarsi con l Università per l attivazione delle pratiche di acquisto del bene.

13 Pag. 13 / Criteri di valutazione delle richieste Acquisti per introduzione di nuove procedure diagnostiche e/o terapeutiche Analisi della letteratura Tipologia di utenza a cui si è rivolti Numero di prestazioni/anno previste Giorni/ore di utilizzo della strumentazione a settimana Possibilità di utilizzo dipartimentale Personale necessario DRG appropriato Costo apparecchiatura Costo monouso Costo manutenzione strumentazione Costo di adeguamento del locale Acquisti per sostituzione di fuori uso Analisi utilizzo storico Numero di apparecchiature della stessa tipologia presenti in reparto/dipartimento Possibilità di utilizzo dipartimentale Costo apparecchiatura Costo monouso Costo manutenzione strumentazione Acquisti per implementazione della dotazione Numero di prestazioni/anno previste Giorni/ore di utilizzo della strumentazione a settimana Numero di apparecchiature della stessa tipologia presenti in reparto/dipartimento Possibilità di utilizzo dipartimentale Personale necessario Costo apparecchiatura Costo monouso Costo manutenzione strumentazione Costo di adeguamento del locale Comodati Numero di prestazioni/anno previste Giorni/ore di utilizzo della strumentazione a settimana Numero di apparecchiature della stessa tipologia presenti in reparto/dipartimento Possibilità di utilizzo dipartimentale Personale necessario Costo monouso Costo manutenzione strumentazione Costo di adeguamento del locale Donazioni Costo monouso Costo manutenzione

14 Pag. 14 / 15 Costo di adeguamento del locale 6.6. Priorità d acquisto Sostituzione apparecchiature dichiarate Fuori Uso perché non a norma Sostituzione apparecchiature dichiarate Fuori Uso Valutazione degli investimenti pregressi per l U.O. (tipologia di spesa e quantità) 6.7. Indicazioni per la compilazione del modulo e della relazione Il modulo deve essere compilato in ogni sua parte in quanto moduli incompleti non saranno oggetto di valutazione Analisi delle voci significative indicate nel modulo: 1. Richiesta n. : è un numero progressivo deciso da ogni U.O. che permette di identificare la singola richiesta 2. Tipologia: indicare la tipologia del bene; ad esempio: elettrocardiografo, pulsossimetro, letto, armadio, ecc 3. Prestazioni svolte: attività clinica per le quali viene utilizzato il bene 4. Benefici derivanti dall acquisizione del bene: quantificare il beneficio in termini di indicatore misurabile, ad esempio in % 5. Caratteristiche tecniche e funzioni particolari: funzionalità che deve possedere il bene; ad esempio: 12 canali, rilevazione frequenza, sponde laterali, due ante, ecc Modalità di compilazione della relazione: quanto riportato nella relazione verrà utilizzato dalla Direzione Strategica come documento di base per l analisi e valutazione della richiesta di acquisizione. Di seguito si riportano alcuni esempi di informazioni che potrebbero essere inserite nella relazione, lasciando comunque al Direttore dell U.O. la possibilità di inserire altri dati o diversi, per poter meglio illustrare le necessità cliniche. STATO ATTUALE: con la Tecnologia presente DATI CLINICI 1. quale tipologia di analisi/diagnosi/intervento viene eseguita 2. per quante ore e per quanti giorni alla settimana viene utilizzata 3. per ogni tipologia di analisi/diagnosi/intervento indicare: a. quanto tempo dura la singola attività b. quante ne vengono eseguite all anno c. quante e quali in ambito di day hospital/day surgery/ricovero d. quanto e quale personale viene impiegato e. quanto e quale materiale di consumo viene utilizzato f. DRG STATO FUTURO: con la Tecnologia richiesta DATI CLINICI 1. quale tipologia di analisi/diagnosi/intervento può essere eseguita 2. quale tipologia di analisi/diagnosi/intervento non dovrà più essere eseguita a seguito dell introduzione della nuova tecnologia

15 Pag. 15 / per quante ore e per quanti giorni alla settimana verrebbe utilizzata 4. per ogni tipologia di analisi/diagnosi/intervento indicare: a. quanto tempo dura la singola attività b. quante ne saranno eseguite all anno c. quante e quali in ambito di day hospital/day surgery/ricovero d. quanto e quale personale verrebbe impiegato e. quanto e quale materiale di consumo verrebbe utilizzato f. DRG 5. quali vantaggi/svantaggi apporta per il paziente 6. quali vantaggi/svantaggi apporta per l operatore 7. quale tipologia di paziente può essere sottoposto a tale metodica 8. il personale preposto ha le conoscenze appropriate per l esecuzione di tali metodiche o richiede dei corsi di formazione? (quantificare le necessità) 9. quante apparecchiature analoghe sono già installate in Italia e in Europa Allegare studi clinici inerenti l efficienza ed efficacia di tale tecnologia DATI TECNICI 1. Indicare gli eventuali adeguamenti necessari: a. impiantistici: i. elettrico ii. distribuzione gas iii. condizionamento iv. idrico v. dati b. Infrastrutturali 2. Costi di manutenzione 7. Indicatori Quantità di richieste pervenute compilate correttamente/totale richieste Quantità di richieste pervenute su modulistica corretta/totale richieste Quantità di richieste pervenute all ufficio corretto/totale 8. Moduli Collegati MA SQ-01 / PA SQ-33 RICHIESTA ACQUISTI BENI DI PERTINENZA SANITARIA