PROCEDURA AZIENDALE. PA SQ - 34 Rev 0 del

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1 PROCEDURA AZIENLE Rev 0 del Data applicazione Redazione Verifica Approvazione Ing. C. Amadio Dr.ssa G. Saporetti Dr. Pasquale Cannatelli

2 Pag. 2 / 7 STATO DELLE REVISIONI Rev Data Descrizione modifica Prima emissione 7 Ing. C. Amadio pag Redazione Verifica Approvazione RAQ Dr.ssa G. Saporetti DG Dr. Pasquale Cannatelli 1. Oggetto e scopo 2. Campo di applicazione 3. Riferimenti Normativi 4. Definizioni 5. Responsabilità 6. Il processo 6.1. Flow Chart 6.2. Descrizione Processo 6.3. Criteri di valutazione 7. Indicatori 8. Procedure Collegate INDICE

3 Pag. 3 / 7 1. Oggetto e scopo Gli obiettivi generali che si vogliono perseguire istituendo tale procedura sono di: Redigere un Piano di Investimenti pluriennale che possa garantire l acquisizione di Apparecchiature Biomediche, Dispositivi Medici, Apparecchiature Informatiche e arredo sanitario secondo i principi di economicità e sicurezza Garantire una adeguata programmazione delle attività di potenziamento, rinnovo-sostituzione e manutenzione; Permette l acquisizione dei beni, nel rispetto della programmazione, in conformità a requisiti di qualità e di sicurezza del prodotto; 2. Campo di applicazione La seguente procedura è indirizzata alla gestione dei beni di seguito elencati: beni di pertinenza sanitaria: 1. Apparecchiature Biomediche 2. Mobili e arredi ad uso sanitario 3. Strumentario chirurgico beni di pertinenza non sanitaria: 1. Arredi e attrezzature per ufficio 2. Attrezzature per il settore manutenzione 3. Attrezzature informatiche per ufficio La procedura viene applica a tutti i beni indicati, indipendentemente dalla forma di acquisizione. Pertanto la procedura dovrà essere applicata in caso di acquisti, noleggi, service, ecc 3. Riferimenti normativi Direttiva 93/42CEE e s.m.s. Direttiva 98/79CEE D.lgs. 81/09 Accreditamento istituzionale Joint Commission D.lgs. 163/ Definizioni Apparecchiatura biomedica Apparecchiature elettromedicali, apparecchiature di laboratorio e dispositivi medici diagnostici in vitro

4 Pag. 4 / 7 5. Responsabilità Il Direttore e il Referente Qualità di ciascuna struttura organizzativa sono responsabili del recepimento e della applicazione della presente procedura all interno del proprio Sistema di Gestione per la Qualità La matrice delle responsabilità sotto riportata può essere utilizzata da ciascuna struttura organizzativa per: individuare le funzioni coinvolte nelle fasi del processo di richiesta d acquisto precisare eventuali modalità operative adottate al proprio interno Acronimi SIC S.S.A. Ingegneria Clinica FARMA Farmacia R.U.O. Direttore U.O. U.O. Unità Operativa DIR DIP. Direttore di Dipartimento DG Direzione Generale UOTP U.O. Tecnico Patrimoniale PROV. U.O. Provveditorato RAG U.O. Economico Finanziaria Direzione Amministrativa DS Direzione Sanitaria DMP Direzione Medica di Presidio SISO U.O. Sistemi Informativi e supporto organizzativo DIP Dipartimento BUDG Budget DirS Direzione Strategica DirS E responsabile della stesura del Piano di Investimenti E responsabile del recepimento, della diffusione ed applicazione della procedura all interno R.U.O. dell U.O. E responsabile della stesura di istruzioni operative specifiche E responsabile della richiesta di acquisto DIR DIP E responsabile dell inoltro delle richieste di acquisto SIC SISO PROV DMP

5 Pag. 5 / 7 6. IL PROCESSO 6.1. Piano di Investimenti Pluriennale PIP Flow Chart Analisi delle priorità Stesura del PIP Comunicazione del PIP SIC/PROV/SISO/DMP Avvio pratiche di acquisto SIC/PROV/SISO/DMP Completamento pratiche di acquisto NO E necessario modificarlo SI Rivalutazione e aggiornamento PIP

6 Pag. 6 / Descrizione Processo Il Piano di Investimento Pluriennale (PIP) viene redatto dalla Direzione Strategica (DirS) entro la fine del primo trimestre basandosi su: Richieste di acquisizioni pervenute dalle UU.OO. secondo la procedura PA SQ XX per la sostituzione di apparecchiature dichiarate Fuori Uso a carico del DIR DIP Richieste di acquisizioni pervenute dalle UU.OO. secondo la procedura PA SQ XX per introduzione di nuove apparecchiature a carico del DIR DIP Stato di obsolescenza delle apparecchiature, dei sistemi informatici, degli arredi, dello strumentario chirurgico a carico rispettivamente del SIC, del SISO, del PROV, della DMP basato su: o vetustà delle apparecchiature; o mancanza di parti di ricambio sul mercato; o frequenti guasti che comportino un ritardo nell esecuzione dell attività clinica Il PIP viene rivisto all inizio di ogni anno e periodicamente in funzione delle necessità che possono presentarsi durante l anno. Il PIP viene redatto secondo le priorità di acquisizione che tengono conto, in ordine di importanza: sostituzione di beni che vengono dichiarati Fuori Uso il cui utilizzo è necessario per garantire la continuità assistenziale; sostituzione di beni il cui utilizzo potrebbe comportare un rischio per i pazienti o per gli utilizzatori; sostituzione di beni con analoghe caratteristiche il cui utilizzo permetterebbe un risparmio in termini di costi; acquisizione di beni per ampliamento della dotazione acquisizione di nuovi beni per permettere uno sviluppo continuo dell innovazione; e la valutazione delle richieste viene eseguita secondo i criteri sotto specificati. Il PIP viene comunicato ai DIR DIP e inoltrato agli uffici competenti per l attivazione delle procedure di acquisizione. Periodicamente viene verificato lo stato di avanzamento delle procedure e rimodulato il piano int termini di tempistiche, se necessario Criteri di valutazione Acquisti per sostituzione di fuori uso Analisi utilizzo storico Numero di apparecchiature della stessa tipologia presenti in reparto/dipartimento Costo apparecchiatura

7 Pag. 7 / 7 Acquisti per implementazione della dotazione Numero di prestazioni/anno previste Giorni/ore di utilizzo della strumentazione a settimana Numero di apparecchiature della stessa tipologia presenti in reparto/dipartimento Personale necessario Costo apparecchiatura Acquisti per introduzione di nuove procedure diagnostiche e/o terapeutiche Analisi della letteratura Tipologia di utenza a cui si è rivolti Numero di prestazioni/anno previste Giorni/ore di utilizzo della strumentazione a settimana Personale necessario DRG appropriato Costo apparecchiatura Comodati Numero di prestazioni/anno previste Giorni/ore di utilizzo della strumentazione a settimana Numero di apparecchiature della stessa tipologia presenti in reparto/dipartimento Personale necessario Donazioni Costo manutenzione 7. Indicatori Stesura del PIP entro i tempi stabiliti 8. Procedure Collegate PA SQ-33 RICHIESTA ACQUISTI BENI DI PERTINENZA SANITARIA