RACCOLTA E CONDIVISIONE TRA I SOGGETTI INTERESSATI DEI RILIEVI/SUGGERIMENTI DA PARTE DELLA REGIONE, DEL COLLEGIO SINDACALE E INTERNAL AUDIT

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Geronimo Costantino
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ISTRUZIONE OPERATIVA ASP CL RACCOLTA E CONDIVISIONE TRA I SOGGETTI INTERESSATI DEI RILIEVI/SUGGERIMENTI DA PARTE DELLA REGIONE, DEL COLLEGIO SINDACALE E INTERNAL AUDIT IO-PAC A5.1 Pag.

1 ISTRUZIONE OPERATIVA ASP CL RACCOLTA E CONDIVISIONE TRA I SOGGETTI INTERESSATI DEI RILIEVI/SUGGERIMENTI DA PARTE DELLA REGIONE, DEL COLLEGIO SINDACALE E INTERNAL AUDIT IO-PAC A5.1 Pag. 1-1 di 6 ORIGINALE COPIA CONTROLLATA N. (per eventuale distribuzione interna a cura del RQ) COPIA NON CONTROLLATA BOZZA DATA ED. REV. MOTIVO DELLA REVISIONE 17 /10 / Prima emissione REDAZIONE VERIFICA RPAC APPROVAZIONE Direzione Strategica U.O. STAFF RPAC DG DA DS

2 ISTRUZIONI PER LA RACCOLTA E CONDIVISIONE TRA I SOGGETTI INTERESSATI DEI RILIEVI/SUGGERIMENTI DA PARTE DELLA REGIONE, DEL COLLEGIO SINDACALE E DELLA FUNZIONE DI INTERNAL AUDIT, IN MERITO AD: AMMINISTRAZIONE DELL'AZIENDA SOTTO IL PROFILO ECONOMICO; VIGILANZA SULL'OSSERVANZA DELLA LEGGE; REGOLARE TENUTA DELLA CONTABILITÀ 1-2

3 Sommario 1 Introduzione Distribuzione Acronimi PREMESSA FLUSSO Flow Chart III

4 1 INTRODUZIONE Il presente documento ha l obiettivo di esporre al personale dell Azienda la Istruzione operativa di raccolta e condivisione tra i soggetti interessati dei rilievi/suggerimenti da parte della Regione, del Collegio Sindacale e della funzione di Internal Audit, in merito ad: amministrazione dell'azienda sotto il profilo economico; vigilanza sull'osservanza della legge; regolare tenuta della contabilità. 1.1 Distribuzione La lettura del documento è destinata a tutto il personale che a vario titolo opera nell ambito della attività che hanno impatto sulla redazione del Bilancio di Esercizio Acronimi Il seguente elenco riporta gli acronimi utilizzati nel documento: SIGLA DEFINIZIONE 1.3 PREMESSA Gli atti dell amministrazione sono sottoposti al controllo di diversi Organi, per lo più esterni all Azienda. Da tale attività di controllo, scaturiscono, di norma, una serie di rilievi/suggerimenti, cui l Azienda è tenuta a dare riscontro, disponendo, poi la propria azione alle direttive che ne derivano. Il sistema dei controlli aziendali necessita, pertanto, dell implementazione di una procedura che garantisca sia il riscontro ai rilievi e suggerimenti degli Organi istituzionali esterni, nonché dell Internal Auditor, sia l attuazione delle prescrizioni derivanti dall eventuale fondatezza dei rilievi o dal recepimento dei suggerimenti. 1.4 FLUSSO 1) I rilievi e le segnalazioni Regionali, del Collegio Sindacale e dell'organo di Internal Audit vengono acquisiti al protocollo generale ed assegnati

5 dall'uo STAFF a seguito di analisi della corrispondenza, alla segreteria del Collegio Sindacale che predispone gli stralci dei documenti e li sottopone alla firma della direzione strategica al fine di riscontrarli alle UU.OO. coinvolte. 2) Ricevuta la comunicazione il Responsabile del Procedimento: - nel caso di RILIEVI deve porre in essere le azioni per rimuovere le irregolarità riscontrate - nel caso di SEGNALAZIONI deve verificarne la praticabilità e, se del caso, porre in essere le azioni necessarie per conformarsi alle indicazioni ricevute. Il Responsabile del Procedimento deve, quindi, elaborare: - nel caso di RILIEVI: una risposta - nel caso di SEGNALAZIONI: una relazione da inviare all'uoc Staff. Tale adempimento deve essere tempestivo, vale a dire entro 7 giorni dalla notifica e comunque entro 2 giorni lavorativi antecedenti all'eventuale termine fissato da Regione/Collegio sindacale/internal Audit. Tutte le comunicazioni attinenti questa sfera vengono effettuate via mail e sono archiviate con modalità che ne consentano una facile ricerca. 3) Il Direttore UOC Staff condivide con la Direzione Generale le comunicazioni di cui al precedente punto e dispone la trasmissione, a cura della Segreteria di Direzione, a Regione/Collegio sindacale/internal Audit, nei termini fissati dagli Organi richiedenti. Ove il riscontro sia trasmesso alla Regione, l' inviata dovrà essere inoltrata all'uo Responsabile del Procedimento. 4) In caso di mancato inoltro, nei termini stabiliti, delle comunicazioni richieste da parte del Responsabile del Procedimento, il Direttore UOC Staff relaziona alla Direzione Generale affinchè quest'ultima possa attivare ove ne sussistano i presupposti - le procedure sanzionatorie in termini di responsabilità disciplinare ed in sede di valutazione della performance. 5) Nel caso di procedimenti non conclusi, l'uo Staff monitora il crono programma delle attività per il superamento delle criticità riscontrate ovvero per l adeguamento ai suggerimenti impartiti, chiedendo specifiche relazioni in proposito al Responsabile del Procedimento. Tali relazioni dovranno indicare le azioni intraprese, identificare gli eventuali fattori ostativi, le

6 responsabilità ed i possibili rimedi per la mancata o parziale risoluzione. Degli esiti dei controlli svolti la UO Staff relaziona alla Direzione Generale. 6) La UO STAFF predispone una relazione annuale di sintesi sull attività svolta in base alla presente procedura e la trasmette alla Direzione Generale. 1.5 Flow Chart

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