V. RISORSE PER IL PROGETTO

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1 V. RISORSE PER IL PROGETTO 1. Introduzione ai concetti di economicità ed efficacia Economicità = Validità economica L Economicità si scompone in : Efficacia Efficienza Con il termine EFFICACIA si intende la misura del grado di raggiungimento degli obiettivi definiti nella stesura iniziale del progetto. Risultati EFFICACIA = Obiettivi di risultato Con il termine EFFICIENZA si intende la misura del grado di assorbimento delle risorse impiegate per raggiungere gli obiettivi definitivi EFFICIENZA = Risultati Risorse consumate Il concetto di economicità si basa sul paradigma: costi tempi qualità La pianificazione e il controllo dell economicità di un progetto devono avere come riferimento congiunto le dimensioni di costo, tempo e qualità della prestazione. Dato che i progetti, come si è detto nelle lezioni precedenti, hanno alcune caratteristiche quali: Non ripetitività dell attività Non ripetitività degli output si differenziano di molto dalle normali attività aziendali, soprattutto per quanto riguarda le attività e gli strumenti di controllo. Proprio per questo motivo è importante presidiare il progetto in corso d opera. Se si volesse parlare per metafore, per descrivere la disponibilità economica di un progetto, si potrebbe affermare che: La coperta del progetto è sempre corta! 36

2 1.1 Analisi del progetto sulla base dell economicità Il semplice rilevamento di eventuali scostamenti dei costi di progetto rispetto alle previsioni evidenzia problemi sulle performance, ma non fornisce soluzioni a tali problemi. La pianificazione economica di un progetto è fondamentale e, in alcuni casi, gli effetti della pianificazione economica hanno ripercussioni anche sullo scheduling di progetto (vd. seguito) La curva di costo tipica, o lineare, non rispecchia quella reale. Costi Reale Lineare Tempo Vediamo come procedere: 1. Definire i costi revisionali per ogni attività e la durata delle stesse: cost slope costo attività durata attività 2. definire il PCS ( Project Cost Schedule) = suddividere i costi previsionali sulla base dello scheduling di progetto. 3. definire il GANTT Cost Schedule. 4. Visualizzare il Bar Chart Cost Schedule definendo un unità minima in tempo: 1 settimana 5 settimane 3 mesi etc Quando si giunge alla visualizzazione del Bar Chart Cost Schedule si può iniziare l attività di tuning sui costi, sempre che non sia in contrasto con i CPM di progetto. Ad esempio: 37

3 Tempo Il Bar Chart Cost Schedule evidenzia una distribuzione dei costi non ottimale, Scheduling e CPM permettendo, sarebbe meglio la distribuzione seguente: Tempo 1.2 La tentazione di comprimere i tempi Spesso il Project Manager è soggetto a pressioni per la riduzione dei tempi. Le fonti e in motivi di tali pressioni possono essere diverse: Il commerciale vuole fare bella figura con il cliente; Un altro progetto deve partire; Il project manager stesso vuole fare bella figura e quindi consegnare il progetto in anticipo sulla scadenza. ATTENZIONE: Il tempo non è una variabile ininfluente, agire riducendo la variabile tempo spesso produce: Più costi Meno qualità 38

4 In generale, l effetto che più spesso si verifica è l aumento dei costi a causa di: Straordinari ai lavoratori Onorari di consulenti esterni etc Definite le grandezze di riferimento la formula di costo è la seguente: Normal cost = costo in situazione standard Crash cost = costo in situazione di rottura Normal timing = tempi standard Crash timing = tempi di rottura cost slope Crash cost - normal cost Normal timing - crash timing Crash Cost Normal Cost Crash Timing Normal Timing cost slope (normale) = 6.000/9 = 666,66 cost slope (media) = 1.333,33 Naturalmente ciò che si è detto non significa che i tempi di un progetto non si possono mai ridurre, i tempi si possono comprimere, prestando particolare attenzione a: Ridurre solo le attività critiche Ridurre prima le attività con cost slope basso. 39

5 Esercitazioni 1) Costituire due Team 2) Eleggere due Project Manager 3) Eleggere due Segretari 1 BRAINSTORMING Tempo a disposizione: 30 minuti I. Chiarirsi le idee II. Comporre un set di domande da presentare al committente in fase di Problem Setting. 2 PROBLEM SETTING Tempo a disposizione: 30 minuti I. Risposte alle domande II. Nuove informazioni aggiuntive 3 POP_cap.1 : OBIETTIVI DEL PROGETTO Tempo a disposizione: I. Elenco Obiettivi 15 minuti 4 POP_cap.2: ATTIVITA DA SVOLGERE Tempo a disposizione: 15 minuti I. Elenco delle macro-attività da svolgere 5 POP_cap.6 : DEFINIZIONE RISORSE ECONOMICHE Tempo a disposizione: 15 minuti I. Preventivo committente 40

6 Argomento del Progetto: creazione del software per una pizzeria SCENARIO: La pizzeria Acme ci ha contattati per avere la quotazione di un Software di gestione. Hanno fretta, siamo entrati a giochi fatti e, quindi, entro domani dobbiamo fornire loro la nostra quotazione! PROBLEMA: 1) La Acme passa da una situazione di 40 coperti su 10 tavoli a una situazione di 200 coperti su 50 tavoli. 2) Le ordinazioni non si possono più gestire a vista 3) Must! Velocità alla cassa. 4) Evitare le piccole truffe. IL RIGATINO 41