Aggiornamenti Wingesfar

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1 Aggiornamenti Wingesfar Febbraio 2009 Nel presente documento riepiloghiamo le principali novità introdotte nella versione Wingesfar Consegna medicinali senza ricetta Invio dati a Federfarma Nazionale Tariffazione delle ricette Tariffazione Centro tariffazione: invio dei codici fiscali al centro Tariffazione delle ricette con e-t@r: colori parametrici per gli avvisi ed i formalismi Tariffazione delle ricette con e-t@r o manuale: Storico distinta Banca Dati Scheda Prodotto Interrogazione A.T.C/G.M.P Interrogazioni Listini e Costi Interrogazione Prezzi Futuri e storico variazione prezzi Ordine al grossista - Finestra dei Costi Ordine diretto Azzeramento in blocco delle quantità Visualizzazione Altri dati Interattivi - Prodotti della Farmacia Noleggi: Contabilizzazione della cauzione Novità gestione amministrativa Prima Nota: Riconciliazione bancaria Scadenzario dei pagamenti: inserimento di un nuovo pagamento DTIF072_ Pagina 1 di 12

2 1. Consegna medicinali senza ricetta Invio dati a Federfarma Nazionale L introduzione del Dm 31 Marzo 2008 consiste nella registrazione da parte delle farmacie dei dati relativi alla numerosità e alla tipologia dei medicinali consegnati nei casi di urgenza in assenza della prevista ricetta medica, per semplificare tale procedura, il gestionale Wingesfar è stato dotato di una funzione che consente la creazione di registro elettronico relativo alle consegne dei medicinali in questione. A seguito dell articolo 8 del citato Dm, Federfarma Nazionale è stata tenuta a trasmettere al Ministero della Salute e all Aifa, i dati raccolti nelle farmacie sino a tutto il mese di Novembre Le farmacie a loro volta sono state invitate a comunicare a Federfarma Nazionale, a mezzo telefax n o [email protected], il numero e le tipologie dei medicinali consegnati nei casi di urgenza in assenza della prevista ricetta medica. Per la produzione del modulo da inviare a Federfarma è possibile accedere alla nuova funzione, disponibile in Utilità Farmaci urgenti pulsante Totalizza e stampa riepilogo, selezionando tale opzione viene visualizzata la seguente finestra. Il programma propone automaticamente le date fino al 30/11/2008 ed effettua il conteggio e la stampa del riepilogo dei dati relativi alle consegne di farmaci effettuate senza la prevista ricetta per tipologia cliccando sull opzione stampa. Alla funzione di gestione del registro dei farmaci urgenti, sono state aggiunte le seguenti funzionalità: - Creazione archivio per invio ad associazione, questa funzione permette di creare l archivio con tracciato rilasciato da Federfarma, ed effettuarne l invio tramite . L indirizzo di al quale bisogna inviare l archivio verrà comunicato da Federfarma, tale indirizzo potrà essere digitato direttamente nell apposito campo - Eliminazione farmaco, questa funzione permette l eliminazione dell ultima registrazione presente. Essendo i moduli numerati, da consegnare e conservare, non è possibile eliminare registrazioni con numerazione intermedia. DTIF072_ Pagina 2 di 12

3 2. Tariffazione delle ricette 2.1 Tariffazione Centro tariffazione: invio dei codici fiscali al centro Nella versione a alla funzione di invio dei codici fiscali sono state effettuate le seguenti modifiche: - al termine della creazione dell archivio, nella videata di conferma per procedere all invio, viene ora riportato il numero di nuovi codici fiscali che sono stati estratti e che verranno inviati; - in caso di errore nel comando di trasmissione dell archivio, i codici fiscali estratti verranno riattivati in modo da poter essere inviati con la successiva elaborazione. 2.2 Tariffazione delle ricette con e-t@r: colori parametrici per gli avvisi ed i formalismi È stata revisionata la funzionalità di correzione delle ricette, per gli utenti che dispongono di e-t@r. Visto che le segnalazioni relative agli avvisi per prodotto ed ai formalismi della ricetta possono essere varie e di importanza differente, per agevolare il controllo ed evitare che alcune informazioni importanti possano sfuggire, è stata introdotta la possibilità di attribuire ad ogni singolo controllo un colore personalizzato, sia al carattere che allo sfondo. L attribuzione del colore personalizzato si può definire nell opzione impostazioni generali di E-TAR - linguetta Avvisi prodotti e Formalismi, tramite l apposito pulsante presente in fondo alla videata. È possibile rivolgersi all Assistenza Tecnica per l abilitazione di tali opzioni. 2.3 Tariffazione delle ricette con e-t@r o manuale: Storico distinta Nello storico distinta vengono ora calcolati anche il numero dei pezzi tariffati. Inoltre è stata aggiunta una nuova funzione denominata Stampa prospetto statistico che produce una statistica riassuntiva dell anno corrente con i dati principali ed i relativi confronti con l anno ed il mese precedente. Nella stampa vengono riportati anche i seguenti dati: - Media fustelli per ricetta - Media lorda ricette - Incidenza ticket - Media netta ricette 3. Banca Dati 3.1 Scheda Prodotto Nel campo Costo veniva solitamente riportato il costo Ultimo costo acquisto farmacia, è possibile ora invece riportare il costo del grossista in base alle priorità inserite nella tabella Opzioni utente - Offerte speciali e listini. Nell esempio sotto riportato viene indicato il costo del grossista B, definito come prioritario nella tabella. DTIF072_ Pagina 3 di 12

4 Per visualizzare tale costo è necessario abilitare il parametro che si trova in Opzioni Utente - Opzioni Varie - Generiche, come indicato nell immagine sottostante o richiedere l abilitazione all Assistenza Tecnica. 3.2 Interrogazione A.T.C/G.M.P La consultazione del campo di Banca Dati A.t.c/G.m.p accessibile direttamente da Menù Principale - Interrogazioni - A.T.C./G.M.P e l utilizzo delle funzionalità di interrogazione dei prodotti secondo tale criterio sono stati revisionati graficamente. In particolare la nuova versione utilizza una struttura ad albero, proponendo in ingresso l anagrafica A.t.c. (classificazione Anatomica Terapeutica Chimica dei farmaci) ordinata per codice. Per procedere alla consultazione della classificazione G.m.p (Gruppo Mercelogico Parafarmaco dei prodotti parafarmaceutici) è necessario selezionare la voce del menù G.m.p., oppure selezionare l immagine corrispondente. DTIF072_ Pagina 4 di 12

5 In entrambe le ricerche (ATC farmaco o GMP parafarmaco), il sistema visualizza i raggruppamenti in una struttura ad albero ordinata per descrizione, che può essere consultata cliccando sul simbolo +. I livelli consultabili della classificazione ATC sono 5, mentre quelli del GMP sono 2. Se la consultazione degli A.t.c./G.m.p. è richiamata dalle funzionalità di Interrogazione Banca Dati, il programma richiede, una volta individuata la classe di interesse con il click del mouse, di selezionare l elemento, attraverso l opzione Seleziona elemento o la corrispondente icona. 4. Interrogazioni Listini e Costi La consultazione dei listini accessibile direttamente da Menù Principale - Interrogazioni - Listini e Costi è stata revisionata graficamente. DTIF072_ Pagina 5 di 12

6 Il programma propone inizialmente la griglia dei risultati vuota, è necessario selezionare dei filtri per identificare i prodotti sui quali la farmacia vuole visualizzare i corrispondenti costi. I filtri e i criteri di selezione possibili sono: - Costo Ultimo, Medio, Massimo dei listini farmacia, grossista, fornitore o FIFO (selezionabile tramite il check box) - Descrizione del prodotto (tramite l entry field) - Classe di appartenenza (tramite il bottone Sfoglia ) Ad esempio, selezionando il check box Ultimo del Costo Farmacia e digitando nel campo descrizione A e cliccando sul pulsante Applica Filtri, otterremo tutti i prodotti del listino Costo farmacia che iniziano con la lettera A. Nella parte inferiore della finestra vengono evidenziate le Offerte Speciali, ed i dati del magazzino del prodotto selezionato. E possibile stringere la ricerca per parola digitando il nome del prodotto nel quadretto Parola da ricercare e selezionando Cerca, in tal modo viene evidenziato in giallo il prodotto desiderato, come viene illustrato nella finestra sottostante. DTIF072_ Pagina 6 di 12

7 Per estrarre i dati consultati in formato.csv, elaborabile con Microsoft Excel, è necessario selezionare l opzione Esporta dati o la corrispondente icona. 5. Interrogazione Prezzi Futuri e storico variazione prezzi Nella versione a è stata aggiunta la possibilità di analizzare i prodotti con variazione del prezzo futuro tramite il Monitor dei costi per definire un eventuale nuovo prezzo di farmacia. Tale funzionalità è accessibile da menù principale di Wingesfar Interrogazioni Interrogazione Prezzi Futuri e storico variazione prezzi e successiva selezione del bottone Verifica prezzo farmacia con monitor dei costi. Una volta avviata la procedura verranno caricate tutte le referenze che presentano una variazione di prezzo futuro, all interno del quale l utente potrà selezionare le referenze sulle quali vuole procedere ad una analisi attraverso il Monitor dei Costi. Per selezionare tutte le referenze di interesse utilizzare l opzione Seleziona tutti i prodotti o cliccare sull apposita icona, per deselezionare tutte le referenze utilizzare l opzione Deseleziona tutti i prodotti o cliccare sull icona corrispondente, per selezionare le singole referenze utilizzare il check box presente nella colonna Sel oppure cliccare sull icona Inverti selezione. Per eseguire il Monitor dei Costi e verificare l eventuale necessità di applicare delle revisioni cliccare sul bottone Analizza prodotti selezionati. 6. Ordine al grossista - Finestra dei Costi I dati relativi alle righe dei tipi di costo #, g, d, f, possono essere visualizzati ora alla fine della finestra anziché in testa, DTIF072_ Pagina 7 di 12

8 Per applicare tale modifica accedere al menù Opzioni utente - Opzioni Varie Ordine e spuntare l opzione Posiziona le righe relative ai tipi di costo in fondo all elenco oppure rivolgersi all Assistenza Tecnica. 7. Ordine diretto 7.1 Azzeramento in blocco delle quantità Nella gestione dell Ordine diretto è stata aggiunta una funzione che permette di azzerare in blocco tutte le quantità ordinate, proposte ed in omaggio, tale funzione può essere utile se, per eseguire un nuovo ordine, viene duplicato un ordine già esistente, come viene illustrato nell immagine sottostante. DTIF072_ Pagina 8 di 12

9 7.2 Visualizzazione Altri dati Nella schermata di dettaglio di un Ordine diretto è stata aggiunta l informazione legata al costo dell ultima bolla caricata, tale informazione appare nella linguetta Altri dati presente nell elenco dei prodotti in ordine. Tale informazione viene visualizzata nel caso in cui il costo è diverso dall ultimo ordine fatto al fornitore (se è stato attivato il parametro Applica condizioni precedenti). 8. Interattivi - Prodotti della Farmacia Per velocizzare l'inserimento dei prodotti della farmacia, ogni volta che viene salvato (inserito o variato) un prodotto, il programma memorizza i valori inseriti nei campi Ditta Produttrice, Aliquota Iva, Tipo Prodotto, Regime S.S.N, codice A.T.C/G.M.P e Codice Degrassi per riproporli al successivo inserimento DTIF072_ Pagina 9 di 12

10 9. Noleggi: Contabilizzazione della cauzione Nella versione b è stata aggiunta la possibilità di non considerare la cauzione ricevuta al momento dell attivazione del noleggio ai fini contabili, cioè fiscalmente, con emissione di scontrino fiscale, l uso di tale cauzione sarà puramente di promemoria poiché, quanto ricevuto, sarà riportato esclusivamente nelle note aggiuntive (stampabili sullo scontrino di cortesia) e per il calcolo dell importo a carico del cliente sarà considerato solamente l importo generato dalla quota giornaliera/mensile sommato all eventuale quota fissa da esigere. Per chiarire meglio la procedura viene riportato di seguito un esempio: Il prodotto ABC ha una quota giornaliera di 1,00 ed una cauzione, da richiedere al cliente, di 100,00. Con il nuovo check NON attivo (situazione attuale) si avrà la seguente realtà: - In fase di attivazione del noleggio dalla Vendita al Banco sarà generata una vendita varia il cui importo coincide con la cauzione ricevuta (100,00 ) ed il tutto sarà memorizzato nello storico vendite - In fase di reso del noleggio (es. dopo 10 giorni) sarà calcolata la somma che il cliente deve con la seguente formula: (quota giornaliera * numero giorni) cauzione es. (1,00 * 10 ) 100,00 = -90,00 Il valore sarà riportato come vendita varia e memorizzato nello storico vendite. Con il nuovo check attivo, invece si avrà la seguente realtà: - In fase di attivazione del noleggio dalla Vendita al Banco sarà generata una vendita varia il cui importo sarà pari a zero ed il tutto sarà memorizzato nello storico vendite - In fase di reso del noleggio (es. dopo 10 giorni) sarà calcolata la somma che il cliente deve con la seguente formula: (quota giornaliera * numero giorni) es. (1,00 * 10 ) = 10,00 Il valore sarà riportato come vendita varia, emesso lo scontrino fiscale di 10,00 e memorizzato nello storico vendite. L opzione è attivabile in tabella Opzioni Utente Opzioni Varie Noleggi - Non contabilizzare la cauzione o richiedendo l intervento dell Assistenza Tecnica. DTIF072_ Pagina 10 di 12

11 10. Novità gestione amministrativa 10.1 Prima Nota: Riconciliazione bancaria Per agevolare il controllo dei movimenti della Prima Nota, accessibile dal menù Pagamenti Prima Nota Prima Nota con l estratto conto Bancario, è stata aggiunta nella versione b una nuova colonna nell elenco dei movimenti, tramite la quale si esegue una sorta di spunta del movimento che risulta coincidere con quello presente sull estratto conto. Questa nuova opzione consente di selezionare un movimento attraverso un flag sulla casella associata nell apposita colonna, come viene indicato nella finestra sottostante. Conseguentemente attraverso l utilizzo di tale opzione aggiuntiva, l utente sarà in grado di verificare i movimenti che non hanno alcuna riconciliazione bancaria, attraverso la finestra dei filtri e limiti dove è presente l opzione Visualizza soltanto i movimenti senza Riconciliazione Bancaria. Si sottolinea che la finestra è stata unificata a partire dalla versione b, rendendo ora possibile anche selezionare: - un solo tipo di conto - dei limiti di data DTIF072_ Pagina 11 di 12

12 10.2 Scadenzario dei pagamenti: inserimento di un nuovo pagamento La finestra di inserimento delle rate è stata rivista in modo da fornire qualche informazione utile in più all utente. Sotto l elenco delle rate, sono ora visualizzati, oltre al totale del documento già presente in precedenza, la somma delle rate inserite e la differenza mancante al raggiungimento del totale documento. Al successivo inserimento di un nuovo documento, l ultimo pagamento verrà, come sempre, visualizzato nella lista nella parte bassa della finestra, dove sono state aggiunte due colonne contenenti il numero di rate per il documento inserito e la scadenza della prima rata. Supporto Per chiarimenti relativi alle novità introdotte è possibile contattare l Assistenza tecnica di Vega SpA sezione Informatica e Farmacia inviando una mail all indirizzo [email protected]. DTIF072_ Pagina 12 di 12