La metodologia contabile INEA per la gestione aziendale delle imprese agricole Le caratteristiche del software GAIA

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1 La metodologia contabile INEA per la gestione aziendale delle imprese agricole Le caratteristiche del software GAIA Facoltà di Bioscienze e tecnologie agro-alimentari e ambientali mercoledì 5 novembre 2014 Antonio Giampaolo Istituto Nazionale di Economia Agraria Sede regionale per l Abruzzo

2 Sommario Le origini e le scelte Le caratteristiche della procedura La logica delle registrazioni La gestione contabile Controllo qualitativo dei dati

3 Le premesse Dinamica evolutiva delle imprese agricole, e crescente diffusione delle attività multifunzionali Maggiori esigenze in termini di capacità gestionali degli imprenditori agricoli Domanda di prodotti software per la Gestione Aziendale delle Imprese Agricole Carenza sul mercato di prodotti software indirizzati alla gestione complessiva delle aziende agricole

4 Le esigenze Assolvere efficacemente e con tempestività i compiti istituzionali di rilevazioni microeconomiche Progettare uno strumento software in grado di soddisfare le esigenze di semplicità di impiego richieste dagli abituali utilizzatori Adeguamento della metodologia alle norme del bilancio civilistico e IV Direttiva CEE e dello IASB (es. IAS 41) Adottare un sistema contabile compiuto di partita doppia integrato con la tradizionale impostazione del Bilancio Economico Soddisfare le esigenze conoscitive del mondo della ricerca economicaagraria Rispondere alla domanda di conoscenze in materia di politica agricola da pare delle amministrazioni pubbliche nazionali e regionali Realizzare un DataWareHouse finalizzato all estrazione veloce ed efficiente delle informazioni raccolte

5 Gli Obiettivi Integrare le esigenze conoscitive del mondo agricolo con quelle delle statistiche agricole Rendere confrontabili i risultati economici delle imprese agricole con quelli delle altre imprese Promuovere la diffusione della contabilità presso le aziende agricole, favorendo la crescita professionale degli imprenditori Coniugare al meglio i requisiti di semplicità richiesti dagli utenti con quelli di precisione imposti dalle norme contabili Ampliare il quadro informativo della Rica Italiana Rendere efficiente il sistema di raccolta dei dati Realizzare uno strumento utile per la gestione delle imprese agricole

6 Destinatari 1. Rilevatori della rete RICA-REA, per acquisire razionalmente le informazioni richieste presso aziende statisticamente rappresentative 2. Imprenditori agricoli aderenti o meno all indagine per il controllo gestionale dell azienda 3. Servizi di sviluppo per la fornitura di strumenti per la consulenza alla gestione aziendale 4. Mondo dell istruzione agricola per la formazione e l accrescimento professionale degli agricoltori

7 Le caratteristiche Struttura fortemente guidata utilizzando al meglio le potenzialità dell ambiente Windows (user friendly) Piena integrazione dei dati contabili con le informazioni tecno-economiche dell azienda Rilevazione degli eventi gestionali utilizzando i fatti amministrativi come fonte di informazione primaria Redazione del Bilancio aziendale sia secondo lo schema civilistico che riclassificato INEA Massima flessibilità e semplicità di utilizzo con la possibilità di personalizzare alcune funzioni Database compatibile con le principali banche dati del comparto agricolo (statistiche e amministrative )

8 Alcuni numeri 30 tipi di registrazioni contabili, suddivise in 80 tipologie di operazioni di prima nota 280 conti movimentabili direttamente dall utente 300 tipologie di macchine ed impianti agricoli 70 tipi di fabbricati e manufatti 380 specie vegetali e 6800 varietà colturali 60 specie di animali terrestri e acquatici suddivise in 100 categorie e 290 razze 54 tipi di prodotti vegetali (principali e trasformati) 35 tipi di prodotti animali (principali e trasformati) 110 categorie di mezzi tecnici extraziendali 400 tipologie di contributi pubblici ripartiti tra aiuti agli investimenti e aiuti alla gestione

9 La sequenza logica di input 1. Definizione del contesto aziendale (impresa azienda centri aziendali) 2. Creazione e aggiornamento delle anagrafiche (diretta e/o derivata dalla gestione tecnica o contabile) 3. Gestione tecnica a. delle superfici aziendali (piantagioni e seminativi) b. della manodopera (nucleo familiare, dipendente, occasionale) c. dei magazzini (impieghi interni di prodotti agricoli aziendali ed extraziendali) d. degli animali (nascite, morti, macellazioni, affidamenti, consistenze bimestrali) 4. Gestione contabile a. Entrate e uscite (con o senza IVA, economico-finanziarie, per settore) b. Contributi pubblici (aiuti alla gestione e agli investimenti) c. Autoconsumi, rimonta interna e altre operazioni finanziarie 5. Operazioni di chiusura a. Margini Lordi (processi produttivi vegetali ed animali, agriturismo) b. Costruzioni in economia e manutenzioni straordinarie c. Operazioni contabili di fine esercizio (accantonamenti, ratei e risconti, ecc.)

10 Sequenza delle fasi di immissione Accesso Contesto aziendale Anagrafiche Gestione tecnica Movimentazione contabile Ripartizione costi (margini lordi, ecc.)

11 La metodologia Gaia /1 Contesto aziendale: anagrafiche dell impresa, del rappresentante legale e dell azienda. Per coerenza logica con il fascicolo aziendale (dlgs 173/98), Ogni azienda può essere ulteriormente articolata in centri aziendali, a cui vengono riferiti terreni, fabbricati e piantagioni, indipendentemente che siano o meno di proprietà della stessa azienda agricola. Beni immobili: relazione diretta degli appezzamenti, dei fabbricati e delle piantagioni al/i centro/i aziendale/i (centro produttivo). Georeferenziazione dei centri produttivi dell azienda (n. del foglio di mappa catastale, distanza dal centro abitato) Terreni: la superficie disponibile definita in appezzamenti, distinti a loro volta in funzione della qualità catastale, delle caratteristiche fisiche del terreno, dell altitudine, se irrigabile, ecc. L utilizzazione dei terreni è distinta in colture erbacee e piantagioni. Le p. sono a loro volta distinte in legnose agricole e p. forestali. Ogni coltura è identificata in base alla specie, la varietà, le modalità di coltivazione, la forma di allevamento, la densità di impianto, il sistema di irrigazione, con la posizione nella rotazione, se utilizzata a fini energetici, ecc. Allevamenti: vengono distinti in animali da vita e animali da ingrasso, in proprietà o a contratto, terrestri o acquatici. Ammortamento degli animali da vita. Rilevazione delle razze (l attitudine produttiva è legata alla razza). Magazzini: dettaglio analitico dei prodotti agricoli sia di origine aziendale che extraziendale. Dettaglio tipologico per concimi, prodotti di difesa, materiali per la trasformazione, prodotti farmaceutici per la cura degli animali, ecc.

12 La metodologia Gaia /2 Certificazioni: di processo sia per le colture sia per gli allevamenti (biologico, Igp, Dop, Doc, Emas, ecc.). C. di qualità per dei prodotti agricoli sia di origine aziendale che extraziendale (marchi, biologico, ecc.). Certificazioni globali a livello di azienda per le attività di produzione, trasformazione, pratiche agronomiche, attività connesse, vendita diretta dei prodotti, BPA, CGO, BCAA, Ridotto impatto, Biologico in conversione e a regime. Nucleo familiare: rilevazione di tutto il nucleo familiare (anche i componenti che non prestano attività lavorativa in azienda). Informazioni dettagliate: grado di parentela con il conduttore, titolo di studio, condizione professionale, occupazione e classi di reddito extraziendale, ruolo che occupa in azienda e settori dove presta il proprio lavoro. Dipendenti: nominativi distinti per sesso, tipo di rapporto lavorativo (t.i., t.d., coll.) tipo di qualifica (operaio, impiegato, dirigente, ecc.). Dati dettagliati: anno di nascita, responsabilità di gestione, anno di assunzione, attività per periodi e tipo (coltivazioni, allevamenti, trasformazione, commercializzazione, agriturismo, ecc.) Avventizi: informazioni dettagliate sul Paese di provenienza, tipo di qualifica (operaio comune, qualificato, specializzato, ecc.), attività aziendali (coltivazioni, allevamenti, trasformazioni, attività connesse, ecc.), periodo d impiego, incidenza delle donne sul nr totale degli avventizi

13 La metodologia Gaia /3 Attività connesse: per ogni tipo di servizio offerto con l attività agrituristica (locazione, ristorazione, campeggio, visite guidate, fattorie didattiche, ecc.) vengono rilevate le caratteristiche degli stessi (n. di camere, coperti, superficie a maneggio, ecc.). Dettagli anche per i servizi offerti con le altre attività connesse (contoterzismo, attività artigianali e ricreative, fattorie didattiche e sociali, altri servizi, ecc.). Gestione finanziaria: dettaglio sui crediti (tipologia e oggetto) e sui debiti (funzionamento e finanziamento), suddivisi per destinazione aziendale (es. debiti per la gestione, e debiti per le immobilizzazione, ecc.) Diritti di produzione: quote latte, reimpianto vigneti, titoli pagamento unico (t. storici standard, da ritiro, speciali, riserva, ecc) distinti in base al titolo di possesso, le modalità di acquisizione e la fonte. Altri diritti immateriali (licenze, marchi, ecc.) Contributi pubblici: distinti in aiuti alla gestione in c/esercizio e aiuti agli investimenti. I primi suddivisi in a. all azienda nel complesso (nuova pac, agroambiente, indennità, ecc.), per le colture (qualità, bio, ecc.), gli allevamenti (biologico, commercializzazione, certificazione, tutela, ecc.)

14 La metodologia Gaia /4 Analisi dei processi aziendali: margini lordi per specie vegetale e modalità di coltivazione, specie animale, attività connesse. Contribuiti diretti distinti dai ricavi totali. Attribuzione del costo del lavoro aziendale (manodopera e macchine) per il calcolo del Margine Operativo Analisi dei risultati di gestione: Bilancio Inea, Bilancio civilistico, Indici di bilancio. Analisi economica (Roe, Roi, Ros, ecc.), analisi patrimoniale (indice di dipendenza, ecc.), analisi finanziaria (indice di liquidità, margine strutturale, ecc.), analisi della produttività (VA/UL, VA/Ha, RO/UL, ecc)

15 Alcune fonti informative Fascicolo aziendale (cartaceo o elettronico) Domanda unica di pagamento della PAC (AGEA e Organismi Pagatori regionali); Domanda di Adesione al PSR Registro contabilità IVA (commercialisti o CAA); Registri dei corrispettivi per vendita diretta Registro di stalla Quaderno di campagna P.A.P. (piano annuale delle produzioni delle aziende biologiche) DMAG (dichiarazione manodopera agricola dell Inps)

16 La gestione contabile Le rilevazioni in Prima nota: Entrate e Ricavi Uscite e Costi Autoconsumi e rimonta interna Operazioni finanziarie Operazioni contabili finali Le registrazioni possono far riferimento a specifici documenti contabili (fatture, ricevute, contratti, ecc.) oppure ad altri documenti (buste paga, ricevute bancarie, domande per i contributi pubblici, quaderno di campagna, libro stalla, ecc.)

17 La logica di rilevazione GAIA utilizza il metodo della partita doppia per la verifica costante delle rilevazioni (dare = avere), ma l utente non ha bisogno di conoscerne le regole, basta seguire la sequenza di immissione dei dati proposta dal programma Per rilevare correttamente un fatto gestionale occorre avere a disposizione le seguenti informazioni di base: Data Settore di attività (agricoltura o attività connesse) Tipo di operazione (es. vendita, acquisto, ) Oggetto generico (es. prodotti agricoli, spese colture) Oggetto specifico (es. fieno, granella, vino, formaggio, ) Tipo di variazione finanziaria (es. cassa, banca, )

18 La sequenza di rilevazione Le movimentazioni in Prima nota si articolano in quattro fasi: 1. Tipo di attività, data e riferimenti (intestazione) 2. Tipo di oggetto, importo e quantità (prima sezione) 3. Modalità finanziaria e importo (seconda sezione) 4. Verifica e chiusura (controllo finale) La finestra di immissione segue questa sequenza e consente all utente di passare da una fase all altra premendo un pulsante di conferma (o aggiungi) fino a completare la movimentazione.

19 Le operazioni contabili Le operazioni contabili possono essere gestite in modo simultaneo e congiunto sono unità elementari dell attività operativa sono caratterizzate da livelli diversi di complessità, quindi classificabili e registrabili in modo differente devono essere interpretate non singolarmente ma all interno del sistema di cui fanno parte Le operazioni contabili possono essere di due tipi Operazioni di interna gestione (autoconsumo, rimonta interna, ) Operazioni di esterna gestione (vendite, acquisti, )

20 L analisi delle operazioni contabili Ogni operazione di esterna gestione contabile alimenta un flusso finanziario L acquisizione di fattori produttivi rappresenta un investimento che viene misurato (costo) dalla quantità dei mezzi monetari che escono dall azienda (uscite) La cessione dei prodotti e servizi rappresenta un disinvestimento che viene misurato (ricavo) dalla quantità di mezzi monetari che entrano in azienda (entrate) Aspetto economico: formazioni di costi e ricavi quantificabili solo con l uscita e l entrata di numerari che li misurano Aspetto numerario (finanziario): derivato da quello economico e che ne misura la dinamica monetaria

21 ASPETTO ECONOMICO ASPETTO FINANZIARIO Aspetto economico e finanziario della gestione ENTRATE di denaro e aumento dei crediti di funzionamento USCITE di denaro e aumento dei debiti di funzionamento accensione debiti finanziamento restituzione debiti finanziamento Vendita prodotti e servizi Acquisti fattori produttivi Processo produttivo RICAVI COSTI

22 Controlli di Qualità GaiaTest Catalogo dei controlli Report Base dati GAIA

23 Sito web ed assistenza tecnica