Modulo 5: Creare un Booking File

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1 I campi obbligatori richiesti per completare un Booking File sono cinque. Se almeno uno se non tutti e cinque i campi non è/sono presenti risultera impossibile chiudere il Booking File. I campi obbligatori sono: Itinerario Nome del passeggero Numero di telefono dell agenzia Informazione sul biglietto Ricevuto da (chi ti sta dando le istruzioni per poter fare la prenotazione) Usa la parola PRINT per ricordarteli: Phone (Telefono dell agenzia) Received (Ricevuto da o Firma) Itinerary (Itinerario) Name (Nome del passeggero) Ticket (Informazione sul biglietto) Quando inserisci tutti i campi obbligatori (ad eccezione dell itinerario) nel Booking File, Galileo controlla che tutti i dati siano stati inseriti in mamiera corretta. Il sistema risponde con un (asterisco) quando l input e stato inserito in maniera corretta. Obiettivi del modulo Alla fine di questo modulo sarai in grado di: Lavorare con i seguenti campi del Booking File Nome Telefono Informazione sul biglietto Ricevuto da Forma di pagamento Chiudere una prenotazione Ignorare una prenotazione Riprendere un Booking File Galileo Professional Course 5.1

2 Inserimento del campo Name - Nomi Il booking file deve contenere il nome di tutti i passeggeri per i quali stai facendo la prenotazione. Devi includere il nome dell infant ma non devi prenotargli nessun posto. All interno di un booking file possono essere inseriti al massimo 99 nomi di passeggero. Nota: Se devi prenotare per piu di 9 passeggeri che viaggiano insieme, questi devono essere considerati come un gruppo. In questo caso, devi fare una richiesta alla compagnia aerea per fare la prenotazione. Altrimenti puoi dividere il numero in più booking file salvo richiesta diversa del cliente. Quando fai la prenotazione o emetti un biglietto, il nome del passeggero deve essere inserito in un modo ben preciso: Cognome, nome, titolo Per esempio, MR GIORGIO BARONI deve essere inserito come BARONI/GIORGIOMR. Usa uno slash (barra) per separare il cognome dal nome e titolo. Nota: Usa dei titoli riconosciuti, come Mr, Mrs, Ms, ecc. Gli apostrofi o gli spazi non devono essere inclusi. Quando non conosci il nome del passeggero, puoi usare l iniziale. Eccetto che non sia un frequent flyer. Il nome del passeggero che inserisci nella prenotazione deve essere identico a quello indicato sul documento del passeggero. L inserimento dei nomi dei passeggeri (PAX) può avvenire inserendoli con singoli comandi, comandi multipli o combinati in caso di cognomi uguali. Il campo nomi ha come chiave d accesso N. Gli input che seguono sono solo alcuni esempi d inserimento del campo nomi: N.CASATI/GIORGIOMR N.3ROLANDI/PAOLOMR/MARIAM S/ ANNAMISS N.KNIGHT/MARKMR+N.SCHMIDT /JOANNEMRS N.I/COOPER/LAURENMISS Inserimento nome di un PAX, Mr Giorgio Casati Inserimento di piu nomi PAX facenti parte della stessa famiglia, Mr Paolo Rolandi, Mrs Maria Rolandi e Miss Anna Rolandi Nota: devi specificare il numero totale dei PAX che stai inserendo se hanno lo stesso cognome Inserimento di PAX con cognomi diversi, Mr Mark Knight and Mrs Joanne Schmidt Nota: Per separare i campi nomi deve essere inserito un + come simbolo di separazione Inserimento del nome dell infant, Miss Lauren Cooper 5.2 Galileo Professional Course

3 Numerazione del campo nome I nomi all interno del Booking File sono visualizzati in base all inserimento degli stessi. Ogni passeggero sara identificato da un numero necessario per fare particolari richieste, come ad esempio, un pasto speciale o una quotazione tariffaria. Per esempio, presupponi che i seguenti passeggeri vogliano fare un viaggio: Mr James Brown e Mrs Emily Brown Mr Malcolm Jones, Mrs Christine Jones e Miss Amy Jones Mr Bruce Somerset Questi nome possono essere inseriti come segue: N.2BROWN/JAMESMR/EMILYMRS N.3JONES/MALCOLMMR/CHRISTINEMRS/AMYMISS N.SOMERSET/BRUCEMR Il sistema Galileo riconosce ogni campo inserito con un asterisco. Puoi rivedere il tuo Booking File in qualsiasi momento, facendo: R Risposta: Name Remarks (Note del nome) Descrizione della maschera: Campo 1 Mr e Mrs Brown sono i passeggeri numero 1 e 2. Il primo numero del campo nomi (1.2) equivale al passeggero numero 1 (James Brown). 2 Mr e Ms e Miss Jones sono i passeggeri numero 3, 4 e 5. Il primo numero del campo nomi (3.3) equivale al passeggero numero 3 (Malcom Jones). 3 Mr Somerset e il passeggero numero 6. Il primo numero del campo nomi (6.1) equivale al passeggero numero 6. Puoi aggiungere delle note al nome del passeggero cosi questa informazione verra stampata sul biglietto in questo modo il personale del check-in ne viene a conoscenza. Galileo Professional Course 5.3

4 Bambini e neonati Il bambino (child) e definito come una persona che va dai 2 anni compiuti ai 12 anni non compiuti. Quando inserisci il nome di un child devi inserire il titolo Mstr per un maschio e Miss per una femmina. Il neonato o più in generale l Infant è una persona che non ha ancora compiuto i 2 anni e che di conseguenza non ha diritto al posto a sedere. Il child o l infant devono obbligatoriamente avere una nota dopo il nome, in modo che venga stampata sul biglietto. N.I/BROWN/LAURENMISS INF 16AUG 2002 N.LARKINS/MABELMISS CHIL D AGED 5 YEARS Inserimento nota per un infant, Miss Lauren Brown, nata il 16 Augosto 2002 Inserimento nota per un child di 5 anni,miss Mabel Larkins Attenzione: Cambiamenti del campo Nome Cancellare un Nome La name remarks (nota) dopo il nome deve essere inserita dopo l asterisco e questa verra stampata sul biglietto in questo modo potrà essere effettuato agevolmente il controllo tariffa al check-in. Quando si aggiunge un infant nel BF un messaggio di sevizio viene spedito automaticamente alle compagnie aeree in itinerario. Una name remarks (nota) puo essere associata a qualsiasi nome presente nella prenotazione. Un esempio potrebbe essere la data di nascita del passeggero piu giovane, DOB 10JUN85 o COUR per identificare un corriere commerciale. Le maggior parte dei vettori non permettono il cambio nome dopo la chiusura del BF. Qui di seguito sono indicati alcuni possibili esempi di cambio nome prima di aver chiuso la prenotazione. N.P2@MASON/OLIVERMR N.P3-4@2BRADLEY/ALISTAIRMR/KATEMRS Cambia il nome del PAX 2 in Mr Oliver Mason Cambia il nome dei PAX 3 e 4 in Mr Alistair e Mrs Kate Bradley N.P2@ CHILD AGED 5 YEARS Cambia la nota del passeggero 2 Cambio Nome su un Booking File chiuso N.P4@ Cancella il nome del passeggero numero 4 N.P3-4@ Cancella i nomi dei passeggeri 3e 4 N.P3@ Cancella le note del nome del PAX numero 3 Le maggior parte dei vettori non permettono il cambio nome dopo aver chiuso il Booking File. Per le procedure del cambio nome consulta l Help Galileo GC 200/3, o l Help di compagnia GC AZ e poi GP numpag. 5.4 Galileo Professional Course

5 Inserimento del campo Phone Il numero di telefono della tua agenzia deve essere inserito nel BF perche sarà automaticamente trasmesso ai vettori in itinerario così che potranno informarti su eventuali variazioni inerenti al volo. In piu puoi includere il numero di telefono di casa, dell ufficio o altro recapito del tuo cliente. Nota: Questi possono essere trasmessi ai vettori in itinerario se quest ultimi hanno un accordo specifico con Galileo. Il campo Phone ha come chiave d acccesso P. e ogni campo inserito viene numerato. Qui di seguito alcuni esempi: InputFormat: P.T WORLD TRAVEL -GIORGIO Nota: dopo l asterisco è testo libero Come codice di citta prende la citta rappresentante Galileo nello stato di appartenenza (NDC city) P.H GIORGIO P.FRAB GALAXY Nota: puoi inserie il codice di qualsiasi citta o dell aereoporto più vicino P.LONE GEORGE.SMITH//GALILEO.C OM Nota: Il codice della citta deve essere incluso. Il viene sostituito da due / (barre). Per inserire il numero dell agenzia e il tuo nome Per inserire il numero di casa del tuo cliente Per inserire il numero dell ufficio del tuo cliente ubicato in un altra citta Per inserire l indirizzo del tuo cliente Codici del campo Phone La lettera posizionata prima dell asterisco identifica il tipo di numero di telefono. I seguenti tipi sono permessi: Codice: T H B E A N Tipologia: Telefono dell agenzia Telefono di casa del cliente Telefono dell ufficio del cliente Indirizzo del cliente Telefono dell albergo/residence del cliente Nessun contatto telefonico Galileo Professional Course 5.5

6 Modifiche del campo Phone Tutti i numeri di telefono possono essere corretti. Qui di seguito alcuni esempi: P.1@T WORLD TRAVEL JORGE P.3@B ROSSI Per cambiare il primo campo phone (agenzia) in e il riferimento in Per cambiare il terzo campo phone (ufficio) in Cancellare il campo Phone I numeri di telefono, se non più necessari, possono essere cancellati. Digita l input: Received From (Ricevuto da) P.4@ Per cancellare il campo phone numero 4 Per chiudere la prenotazione sia in creazione che in modifica e richiesto l inserimento del campo received from. Questo campo deve contenere almeno il nome dell addetto o della persona di riferimento che ti sta dando istruzioni nel creare o modificare la prenotazione. Nota: Il campo received from si puo inserire una sola volta nella prenotazione, per questo motivo e conosciuto come single item field. R.SIGNORINA-ALBANI R.PSGR R.LM-SIGNORINAROSSI Per inserire il campo received from con il nome di Miss Bridges Se il tuo cliente ti sta chiedo di fare la prenotazione e viaggia da solo posso inserirlo anche in questo modo Per inserire sia la sigla operatore che il nome del richiedente Modifica del campo Received From Il campo received from puo essere modificato secondo l esempio: R.@SM-BARONI Per cambiare il campo received from con SM-BARONI Cancellazione del campo Received From Capita che pur avendolo correttamente inserito sia necessario cancellarlo e poi reinserirlo. La cancellazione si effettua col seguente input: R.@ Per cancellare il campo received from 5.6 Galileo Professional Course

7 Inserimento del campo Ticketing Il campo ticketing (l informazione sul biglietto) è obbligatorio se il BF contiene un segmento aereo. Ci sono 2 tipi principali di ticketing: Input base Ticket review (TAU) Input base Se il booking file e da considerare gia bigliettato, devi inserire l informazione base indicata qui di seguito: T.T Campo ticketing base Ticket Review Se il tuo cliente ritornerà tra qualche giorno per ritirare il biglietto, puoi inserire l informazione del biglietto con la data in cui lo dovrai emettere T.TAU/10MAY Campo ticketing con data futura Nota: Il booking file sara inviato nella coda 10 nel giorno indicato nel campo ticketing. Modifiche del campo Ticketing Attenzione: è permesso l inserimento di una sola tipologia di campo tickenting. Questo e conosciuto come un single item field, cioe se ne può inserire solo un tipo. Il campo ticketing all interno del booking file puo essere modificato. Qui di seguito i modi per variarlo: T.@T T.@TAU/5APR Descrizione Cambia il T.TAU/data in T.T Cambia il T.T in TAU/data (5 aprile) Cancellazione del campo Ticketing Il campo ticketing puo essere cancellato del tutto ma solo se all interno della prenotazione non c e un segmento aereo. T.@ Per cancellare il campo ticketing Galileo Professional Course 5.7

8 Inserimento della Forma di Pagamento Il campo Forma di pagamento FOP identifica come il mio passeggero ha intenzione di pagare il suo biglietto aereo. Non e un campo obbligatorio ma e indispensabile per la stampa del biglietto. Per questo motivo e molto comodo considerarlo come un campo obbligatorio. Qui di seguito le FOP più comuni: F.S F.CK F.AX /D1205 Contanti Assegno Carta di Credito AX data di scadenza 12/05 Nota: Cambiamenti del campo Form of Payment E un campo che si inserisce una sola volta. Inserito con questo comando NON può essere associato al passeggero. Puo essere aggiunto nella prenotazione come ticketing modifier (vedi Document Production) sia per il singolo passeggero che per più passeggeri (selezione PAX), prima di emettere il biglietto aereo. Il campo form of payment puo essere modificato col seguente input: F.@S Per cambiare il campo form of payment in contanti Cancellazione del campo Form of Payment Il campo form of payment puo essere cancellato. F.@ Per cancellare il campo form of payment 5.8 Galileo Professional Course

9 Chiudere la prenotazione Quando hai completato il Booking File devi chiudere la prenotazione per salvare le informazioni e per poterla ritrovare nel sistema Galileo.. Quando chiudi la prenotazione il sistema Galileo informazioni siano corrette: Tutti i campi obbligatori sono inclusi L itinerario sia logico ed in ordine cronologico di data controlla che le Il numero dei passeggeri sia uguali al numero dei posti prenotati Se le informazioni sono sbagliate, il sistema ti inviera un messaggio di errore con la relativa azione da fare per chiudere il Booking File in modo soddisfacente. Per chiudere la prenotazione, l input e : Risposta: EOK - MM599Q VIAGGI FELICI > E Nota: Ignorare la prenotazione Quando chiudi il Booking File per la prima volta il sistema Galileo assegnera automaticamente un codice di 6 caratteri alfa numerici chiamato record locator. Se vuoi chiudere e rivedere la prenotazione l input e ER, verrà riaperta immediatamente. Quando stai creando o correggendo un Booking File, tutte le prenotazioni e le modifiche possono essere ignorate in qualsiasi momento prima di chiuderlo. Nota Importante: Se tu stai costruendo un Booking File tutte le informazioni verranno perse. Per ignorare la prenotazione, l input e : Risposta >I IGNORED Nota: Se stai lavorando su un BF puoi ignorare i cambiamenti e rivedere la prenotazione nello stato originale. L input e : IR La tabella riassume schematicamente le operazioni descritte. Received Primo contatto: creazione Secondo contatto Modifica E R.LM Salvo, chiudo e ottengo il record locator ER R.LM Salvo, chiudo, ottengo il record locator e riapro il BF I Non serve Perdo tutte le informazioni inserite IR Non serve Perdo tutte le informazioni inserite e non rivedo nulla Salvo le modifiche e chiudo Salvo le modifiche, chiudo e riapro il BF Perdo solo le modifche inserite Perdo solo le modifiche e rivedo il BF come era prima. I Galileo Professional Course 5.9

10 Richiamare un Booking File Il BF una volta chiuso rimane memorizzato nel database di Galileo. Successivamente, per controllarlo o per apportarvi delle modifiche disponi di vari modi per richiamarlo. Galileo protegge i BF della tua agenzia tramite la tua pseudo city code cosi che altre agenzie non possano accedere alle tue prenotazioni. Le agenzie che hanno piu di un ufficio hanno ognuno una loro pseudo city code ma sono legate tra di loro grazie ad un codice chiamato group code dal sistema Galileo. Queste agenzie possono rivedere e modificare sia i propri Booking Files che quelli delle altre agenzie del gruppo. Possiamo richiamare un Booking Files tramite: Cognome Data di partenza e cognome Numero di volo e cognome Record locator Qui di seguito sono riportati degli esempi: 2VP45T BERETTA BER B BARNARD TG887/12JUL KNOWLES 15DEC MASON Richiama tramite: Record locator Cognome dalla propria pseudo city code primi due o tre caratteri (lista in risposta) Per richiamare un Booking File creato da un agenzia del mio gruppo Numero di volo e cognome Data di partenza e cognome Lista di cognomi simili Se richiami un Booking File per nome e ci sono piu passeggeri con lo stesso cognome oppure inserisci solo i primi due o tre caratteri, Galileo visualizzera un elenco di nomi simili tra cui scegliere. Per esempio: Descrizione della risposta: Campo: 1 Numero della lista dei Booking File 2 Nome del passeggero 3 X indica che il Booking File e stato cancellato Nota: Per scegliere il secondo BF della lista digita : Galileo Professional Course