K-4Sales. Kelyan specializzata in soluzioni che migliorano l efficienza e il costo dei processi aziendali

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1 Kelyan specializzata in soluzioni che migliorano l efficienza e il costo dei processi aziendali presenta K-4Sales Soluzione Cloud per l automazione del processo di vendita.

2 Soluzione Cloud per l automazione del processo di vendita. Il processo di vendita riveste un ruolo fondamentale nell organizzazione di una azienda. Sistemi di acquisizione degli ordini e di profilazione delle visite e delle trattative diventano sempre più indispensabili in un mercato così competitivo, anche al fine di creare efficienza in processi che, per loro natura, vivono su informazioni destrutturate e sono soggetti a condizionamenti dovuti agli aspetti più legati alla relazione col cliente. Kelyan ha ideato e messo a punto i servizi specifici basati sulla propria piattaforma Cloud che permettono alle aziende di innovare, migliorare e agevolare il proprio processo di vendita senza effettuare investimenti infrastrutturali IT con costi proporzionali all uso effettivo dei servizi e in linea con il beneficio acquisito. Nel Cloud di Kelyan, esiste un insieme di servizi che, combinati tra di loro, consentono di risolvere al meglio le esigenze di automazione di processo con strumenti di: acquisizione dati o documenti workflow approvazione e notifica firme elettroniche on demand o massive firme mobili o grafometriche marche temporali portali web database di dati e documenti repliche protocolli di scambio dati con i principali sistemi ERP gestionali K-4Sales è stato ideato per semplificare e velocizzare al massimo l operatività dei commerciali Non si utilizza quasi mai la tastiera ma solo funzioni touch Dall accesso immediato e ovunque alle informazioni commerciali, all invio, accettazione e conferma dell ordine, Kelyan propone l automazione completa e sicura del processo di vendita con consistenti vantaggi: Zero Costi Infrastruttura: essendo un insieme di servizi Cloud, non richiede acquisti di hardware o software Semplicità: configurazione e utilizzo in produzione in tempi ridotti e con minimi sforzi di formazione Mobilità al Processo di Vendita: l uso dell App per tablet rende la Forza Vendita operativa ovunque Efficienza: l automazione velocizza il processo, aumenta la tracciabilità e il controllo delle informazioni Scalabilità: anche all evolvere delle esigenze, sono garantite le prestazioni del sistema e gli SLA di servizio Ritorno dell investimento: consente da subito una riduzione dei costi di invio degli ordini Investimento proporzionale ai vantaggi: la modalità di tariffazione on demand permette di sostenere bassi costi iniziali e sempre proporzionali ai vantaggi ottenuti

3 Gestione della Gerarchia commerciale K-4sales è stato pensato per gestire correttamente e completamente la gestione delle informazioni rispettando la gerarchia commerciale, là dove esiste. E quindi possibile configurare il sistema per dare la possibilità ai Capi Area di ricevere e visionare i dati dei commerciali a sua dipendenza ed alla direzione commerciale di avere a disposizione i dati di tutti i commerciali. La gerarchia è rispettata in tutte le funzioni previste: il capo area/direzione commerciale riceve e visualizza le anagrafiche dei clienti dei suoi commerciali il capo area/direzione commerciale riceve e visualizza le informazioni sullo scaduto e sugli incassi percepiti relative ai clienti dei suoi commerciali il capo area/direzione commerciale riceve e visualizza le informazioni inserite sulle visite effettuate dai suoi commerciali il capo area/direzione commerciale riceve una copia via mail degli ordini inseriti dai suoi commerciali il commerciale riceve una copia via mail dell ordine eventualmente inserito dal capo area per un cliente a lui assegnato App Raccolta Ordini Con K-4Sales, attraverso una App per tablet è possibile dotare i propri commerciali di un sistema innovativo che sostituisce l uso della tradizionale copia commissione. In modalità Offline o Online, con una velocità ed una efficienza difficilmente raggiungibili dai vecchi sistemi, è possibile acquisire l ordine sfogliando il catalogo o selezionando i prodotti che normalmente il cliente compra, avendo a disposizione in tempo reale tutte le informazioni utili a migliorare la performance di vendita. Il menu posto nell ultima riga in basso permette una efficace navigazione. K-4Sales è stato pensato per essere uno strumento completo, anche per i commerciali di aziende in cui, per complessità e specifiche problematiche, non risulta possibile utilizzare la procedura per inserire gli ordini. Sono state così previste tutta una serie di funzionalità per ottimizzare la trasmissione di informazioni dall azienda ai suoi commerciali. Al costo di un caffè al giorno ogni commerciale ha sempre a disposizione tutte le informazioni dei suoi clienti. Può inserire, gestire ed inviare gli ordini alla sede, visualizzare la situazione dello scaduto e gestire gli incassi, inserire note ed informazioni relative alle visite fatte. Il costo del prodotto è sempre in funzione dell effettivo utilizzo, senza costi iniziali per l acquisto delle licenze!

4 Clienti In modo intuitivo, l App propone al commerciale la lista dei clienti a lui assegnati, ricercabili in modalità Full Text. Se consentito, è anche possibile inserire un nuovo prospect e tutti i dati a lui relativi. Selezionato il cliente, vengono visualizzati: i dati anagrafici che lo riguardano le condizioni di pagamento il listino riservato la situazione di Fido eventuali annotazioni Sono a disposizione una serie di funzionalità configurabili in base al profilo utente. Informazioni: Per accedere alla scheda contabile, alle fatture e altre informazioni del cliente. Incassi: Per registrare l incasso. La comunicazione all ufficio crediti diventa ordinata e puntuale. Visite: Per annotare le informazioni salienti. Nuovo prospect: Per comunicare all amministrazione i dati del nuovo contatto. Ordine: Per acquisire l ordine vero e proprio. Una particolare attenzione è posta alla gestione del fido commerciale assegnato al cliente ed ai controlli che vengono effettuati in fase di inserimento di un nuovo ordine. La procedura K-4Sales non permette di inserire un ordine nuovo ad un cliente fuori Fido, semplicemente non viene attivata la funzione di nuovo ordine. Laddove il sistema gestionale/erp con cui si interfaccia la procedura K-4Sales lo permette mettendo a disposizione un apposito Web Services è possibile attivare una funzione di verifica del fido interattiva che, in presenza di copertura di rete, permette di effettuare una verifica in tempo reale della situazione di Fido.

5 Catalogo prodotti Per molte tipologie di organizzazioni commerciali, il catalogo prodotti è un supporto fondamentale alla vendita. K-4Sales permette di riprodurlo gestendo una organizzazione multilivello. Partendo dalla macrocategoria si scende fino ad individuare il prodotto senza dover ricordare alcun codice. Dall ultimo raggruppamento è possibile visualizzare le foto dei prodotti semplicemente sfogliandole e accedere agli elementi di dettaglio, come schede tecniche, video o altri elementi multimediali. Modulo ordini La funzione di inserimento di un nuovo ordine è stata sviluppata partendo dal concetto che il commerciale deve avere a disposizione in modo semplice ed efficace tutte le informazioni per poter inserire un nuovo ordine con pochissime selezioni. Inserire un nuovo ordine è estremamente semplice e pratico. Prodotti in evidenza Sulla sinistra del modulo raccolta ordini si trova l elenco dei prodotti, che permette di visualizzare: i prodotti in evidenza: i prodotti che sono soggetti a particolari campagne o promozioni i prodotti frequenti: in primo piano gli articoli che il cliente acquista abitualmente. Oltre al codice e alla descrizione dell articolo, sono indicati la data e il prezzo dell ultimo acquisto. Questo permette al commerciale di avere in un colpo d occhio le informazioni necessarie a rendere più efficace l eventuale negoziazione con il cliente.

6 Storico Nell area dedicata allo Storico, si ha la possibilità di analizzare tutti gli ordini gestiti dal commerciale o filtrarli in base ai vari stati. Nell icona della funzione Storico viene indicato il numero ordini ancora da inviare alla sede centrale e il numero di ordini sospesi. Il commerciale può riprendere un ordine sospeso e modificarne il contenuto, mentre se l ordine è stato inviato non ha più la possibilità di cambiarne il contenuto; K-4Sales può funzionare anche in assenza di connettività, ma in questo caso l invio dell ordine è condizionato dalla copertura di rete. Il commerciale non deve fare alcuna azione per inviare l ordine, nella sezione Storico può controllare lo stato degli ordini che cambia automaticamente e passa dallo stato da inviare allo stato inviato nel momento in cui il sistema accede alla rete spedendo così l ordine. Nella sezione storico si possono anche vedere le visite e gli incassi registrati. Il sistema, qualora il sistema gestionale/erp lo notifichi permette di tracciare il cambiamento degli stati ordine facilitando la comunicazione tra la sede centrale e i commerciali. Gli stati ordini identificati sono i seguenti: da inviare alla sede inviato ricevuto dalla sede accettato in preparazione spedito annullato Statistiche Nella sezione statistiche è possibile accedere a tutta una serie di report che possono essere utili al commerciale. Normalmente l azienda comunica al commerciale svariate tipologie di informazioni attraverso l invio di report specifici. Un esempio ne sono la lista crediti scaduti o a scadere o l andamento delle vendite rispetto ai budget etc. Con l utilizzo di K-4Sales queste attività vengono rese semplici e automatiche riducendo l onere in capo all ufficio ordini e aumentando l efficienza del processo.

7 Bacheca marketing Accedendo a questa sezione gli utenti possono ricevere tutte le promozioni commerciali pensate e create dal marketing aziendale permettendo di ottimizzare le modalità di comunicazione tra l azienda e i suoi commerciali. L utilizzo di questa sezione crea benefici ed efficienza all ufficio marketing, che quando ha finito il lavoro di definizione delle promozioni e delle campagne deve semplicemente copiare la documentazione per la comunicazione in una cartella predefinita. K-4Sales li elabora automaticamente e li invia ai dispositivi mobili dei commerciali che possono così visionarli accedendo alla bacheca. La tipologia di informazioni è strettamente legata al sistema gestionale/erp interfacciato che definisce e governa i report che vengono messi a disposizione. Per questa sezione K-4Sales non è altro che uno strumento di presentazione dei dati che sono presenti sul gestionale. Incassi La sezione incassi permette al commerciale di registrare sulle singole partite dei clienti gli incassi effettuati e al termine comporre la distinta degli incassi riscossi da inviare in amministrazione. La distinta degli incassi separa automaticamente i totali del contante e degli assegni, permette eventualmente di associare la fotografia degli assegni incassati e quindi viene inviata automaticamente generando una indirizzata all ufficio amministrazione. Qualora il sistema gestionale/erp lo preveda gli stessi dati possono essere inviati al sistema per essere elaborati generando le scritture di incasso e chiusura delle partite con una notevole ottimizzazione del processo.

8 Configurazione Questa sezione viene usata soltanto per scaricare le immagini del catalogo e per l inserimento del codice di attivazione al primo utilizzo della procedura. Il codice di attivazione permette d identificare in modo univoco l utente e assegnare eventuali personalizzazioni specifiche. Sincronizzazione dei dati Lo scambio dei dati tra il sistema gestionale/erp e l applicazione K-4Sales si basa su una piattaforma cloud che sincronizza a orari stabiliti il ricevimento e l invio dei dati tra i due sistemi. Normalmente la sincronizzazione viene schedulata due volte al giorno: durante la notte e in pausa pranzo per garantire al commerciale di avere sempre una situazione aggiornata. L invio degli ordini acquisiti, in presenza di copertura di rete è invece istantaneo. Sono poi previste particolari funzioni interattive tra l applicazione e il sistema gestionale al fine di rendere disponibili in tempo reale alcune informazioni particolarmente critiche quali la situazione del fido clienti o la disponibilità dei prodotti per la consegna. L abilitazione di queste particolari funzioni richiede lo sviluppo di web services lato sistema gestionale/erp in grado di fornire le corrette informazioni. Servizi per l Accettazione dell Ordine Gli ordini acquisiti con il sistema di raccolta su ipad possono essere indirizzati ad un sistema di verifica e accettazione/firma degli stessi in modo da gestire automaticamente un processo di approvazione prima dell inserimento dei dati nel sistema ERP. Tale modalità garantisce la sicurezza necessaria e il rispetto delle policy aziendali per l accettazione degli ordini, velocizzando notevolmente il processo di inserimento degli stessi. In base alle regole definite, è possibile fare in modo che l ordine transiti verso specifiche applicazioni pensate allo scopo e normalmente integrate come sistemi gestionali.

9 Servizio di Mobile Device Management: K-Mobile Smartphone e tablet sono diventati indispensabili strumenti di business ed è fondamentale sviluppare strategie di controllo e gestione multi-piattaforma, in grado di supportare tutti i dispositivi su cui transitano i dati aziendali, sia quelli corporate che quelli personali dei collaboratori. K-Mobile consente di gestire in modo semplice ed efficace tutti gli smartphone e i tablet, sia che si tratti di dispositivi aziendali o di proprietà dei dipendenti. La nostra soluzione totalmente integrata con K-4Sales vi segue dalle fasi iniziali di impostazione e registrazione dei dispositivi, fino al loro decommissioning. La console, completamente basata sul Web, abilita l amministrazione indipendentemente da dove vi troviate o dal dispositivo che desiderate utilizzare. K-4Sales viene distribuito centralmente attraverso la funzionalità Enterprise App Store di K-Mobile che vi consente di fornire agli utenti tutti gli strumenti necessari per svolgere le consuete mansioni lavorative in maniera intelligente, oltre a fornire elenchi di applicazioni non autorizzate e potenzialmente rischiose. Allo stesso modo, attraverso questa funzionalità, K-4Sales può essere disinstallato remotamente. Possibilità di attivare le funzioni di sicurezza incorporate di ios (iphone/ipad), Android e dispositivi Windows Phone 8; è inclusa qualsiasi funzione di cifratura o protezione delle password fornita dal sistema operativo. Opzione di blocco remoto over-the-air dei dispositivi. Capacità di individuare o formattare i dispositivi in caso di smarrimento; tutto dalla console Web centrale. Controlli a intervalli regolari per consentire l individuazione dei dispositivi che non soddisfano i requisiti di compliance e, se necessario, il ritiro dei diritti di accesso alle risorse aziendali. Monitoraggio e reportistica per tutti i dispositivi registrati, con un accesso approfondito a: impostazioni di configurazione, numeri di serie, numeri di modello, dati dell hardware, e molto altro ancora. La capacità di impostare lo stato del dispositivo, lo stato di compliance e il permesso di ricevere . Sistemi mobili supportati da K-Mobile Apple ios4 o superiore per iphone e ipad Google Android o superiore per smartphone Google Android 3.0 o superiore per tablet Google Android 4.0 o superiore per smartphone e tablet Windows Phone 8 o superiore Windows Mobile 6.1 o superiore

10 K-4Sales è disponibile negli ambenti Apple i-os e Android I loghi sono di proprietà rispettivamente di Apple e di Google Kelyan opera da oltre trent anni nel settore dell Information Technology. Da più di 10, si è specializzata sui servizi in modalità Cloud e su soluzioni innovative che aiutano le aziende a creare efficienza di processo, liberandole per dedicare tutta l energia alle loro attività strategiche, senza impegnare pesanti risorse per i tradizionali investimenti IT a questo ci pensa Kelyan. Con sedi operative in Emilia Romagna, Piemonte, Lombardia e Veneto e copertura commerciale in tutta Italia, Kelyan conta sulla partnership con le migliori aziende di tecnologia informatica a livello mondiale. Dalla combinazione dei loro punti di forza con la visione e le competenze certificate di Kelyan nella gestione dei sistemi informativi aziendali, nascono soluzioni puntuali, indipendenti ed integrabili, pronte per portare consistenti vantaggi in termini di business. Questo è l obiettivo di Kelyan, un azienda il cui il valore aggiunto è apportato dall esperienza, dal know-how e dalle capacità delle sue persone: specialisti nel rendere l innovazione... semplice.