S.I.S.I.P. Sistema Informativo Scuole Infanzia Paritarie. B. Fontanella, Progettinrete 02/10/2014

Transcript

1 S.I.S.I.P. Sistema Informativo Scuole Infanzia Paritarie B. Fontanella, Progettinrete 02/10/2014 Powered by Progettinrete, Firenze

2 GENERALITA S.I.S.I.P (Sistema Informativo Scuole Infanzia Paritarie) nasce come programma di gestione dei dati delle scuole dell infanzia paritarie della Regione, sia pubbliche che private, e dei loro enti gestori. Sono previsti vari profili utenti, che saranno diversi a seconda del tipo di soggetto a cui corrispondono; in particolare ci saranno utenti di tipo Scuola e utenti di tipo Ente gestore (o più brevemente Ente); col termine Ente gestore si intende una struttura che gestisce una o più scuole (può essere ad esempio un Comune, una cooperativa o un associazione). Ogni utente di tipo scuola ha accesso solo ai suoi dati, ogni utente di tipo ente ha accesso ai suoi dati come ente e ai dati delle scuole che gestisce. I Comuni (o le Unioni di Comuni) oltre ad avere accesso alle scuole da loro gestite, hanno accesso anche alle scuole paritarie private del territorio e hanno il compito di validare i dati di TUTTE le scuole (private e comunali) presenti sul loro territorio. E possibile accedere al sistema anche come zona; l utente zona in questo caso può accedere in lettura alle schede di tutte le scuole presenti sui comuni di appartenenza. L accesso come utente zona è possibile richiedendo la password di accesso a sisip@regione.toscana.it. Tra i dati trattati dal programma alcuni dipendono dall anno scolastico (numero sezioni, numero bambini, referenti della scuola, personale) e sono da immettere nel sistema ogni nuovo anno, mentre altri (anagrafica della scuola, anagrafica dell ente gestore) che non dipendono dall anno scolastico, sono riportati dalla rilevazione precedente ma modificabili (il sistema terrà traccia delle modifiche effettuate). L inserimento dati è suddiviso in 2 fasi: la scuola o l ente gestore inseriscono i dati il comune li valida I dati validati sono quelli definitivi che saranno utilizzati dalla Regione per l eventuale ripartizione dei finanziamenti. Più in particolare: 1. All inizio di una nuova rilevazione le schede sono nello stato creato ; in questa fase la scuola (o l ente gestore) inserisce i dati relativi al nuovo anno scolastico. 2. Quando la scuola (o l ente gestore) ha terminato l inserimento, passa la scheda allo stato terminato, rendendo in questo modo noto al comune che la scheda è pronta per essere controllata; in ogni caso il sistema effettua automaticamente un controllo che tutti i campi siano stati inseriti correttamente; in caso contrario dà un messaggio di errore e non permette il passaggio allo stato successivo. Fino a quando il comune non ha validato è comunque possibile tornare indietro allo stato creato, eseguire le modifiche e poi rimettere i dati nello stato terminato in modo che il Comune possa validarli. S.I.S.I.P. Pag. 1

3 3. Il soggetto che ha in carico la validazione dei dati (cioè il Comune dove si trova la scuola) deve verificare quanto inserito e passarli allo stato validati. Con la validazione i dati sono definitivi e ufficiali per l anno scolastico; è ancora possibile per il comune (se necessario) riportare la scheda allo stato creato per correzioni e modifiche ma solo fino a quando la rilevazione non sarà chiusa (scadenza dei termini); 4. Alla scadenza dei termini, con la chiusura della rilevazione, nessuno può più modificarli, né cambiarne lo stato. Login Il programma si trova online; per accedere è quindi necessario disporre di una connessione Internet e di un browser (preferibilmente Firefox o Chrome). L indirizzo internet dell applicazione è Nella finestra di login che appare l utente dovrà immettere i suoi dati di accesso (username e password) e selezionare l anno scolastico su cui vuole operare. A ogni ente o scuola saranno forniti i suoi parametri di accesso; in particolare per le scuole lo username coincide col codice meccanografico. L anno scolastico può essere modificato anche dopo il login utilizzando l apposito menù a tendina che si trova a destra della schermata principale (indicato nella figura dalla freccia verde). S.I.S.I.P. Pag. 2

4 IMMISSIONE E VISUALIZZAZIONE DEI DATI Scuole Per visualizzare la lista delle scuole utilizzare il tasto Scuole che compare a sinistra della schermata principale (indicato nella figura dalla freccia gialla). Saranno mostrate le scuole su cui l utente ha i permessi di operare; per ogni utente di tipo scuola solo se stessa. Per ogni scuola sono visibili i seguenti campi: Codice meccanografico Denominazione Referente (per le scuole infanzia è il coordinatore didattico) Comune Zona territoriale Provincia Convenzione comunale per l anno in esame Ordine (sempre scuola infanzia in questa banca dati) Tipo di scuola (comunale o privata) Totale sezioni Stato dei dati immessi (creato, da validare, validato) E possibile effettuare una ricerca sulle scuole visibili utilizzando i filtri che si trovano nella barra in alto; è possibile ricercare una scuola per codice meccanografico, denominazione, comune o referente immettendo la stringa da ricercare nel campo parola; le selezioni per provincia, zona, tipo e stato dei dati si effettuano con gli appositi menù a tendina. S.I.S.I.P. Pag. 3

5 Una volta impostati i filtri desiderati, col bottone Cerca (freccia rossa) vengono visualizzate solo le scuole che soddisfano i requisiti impostati. Per annullare un filtro, è sufficiente svuotare il campo corrispondente e ripetere la ricerca. Accanto al tasto cerca c è un tasto Esporta (freccia gialla) che permette di esportare i dati delle scuole su un file di Excel; ogni utente potrà esportare tutti i dati delle scuole a cui ha accesso (quindi l utente di tipo scuola esporterà solo i suoi dati, l utente di tipo ente esporterà i dati di tutte le sue scuole, l amministratore tutte le scuole) per l anno scolastico in esame. Per vedere o modificare i dati di una scuola, occorre fare doppio click con il mouse sulla riga della scuola e in tal modo si accede alla gestione della singola scuola. I dati della scuola sono suddivisi in varie aree: Dati anagrafici Sezioni Bambini NUOVA AREA: Sistema Tariffario Personale Referenti Convenzioni comunali (solo per le scuole private paritarie) S.I.S.I.P. Pag. 4

6 Ente Riepilogo e conferma I dati presenti nella sezione riepilogo e conferma sono in sola lettura; per modificarli occorre entrare nelle singole aree, utilizzando il menù che appare nella colonna di sinistra. In ogni area è presente il tasto per il salvataggio dei dati inseriti. Salvare ogni volta che si modificano le informazioni presenti nell area e prima di passare all area successiva. Attenzione: il tasto salva si attiva solo dopo che sono stati riempiti tutti i campi obbligatori presenti nell area. Area Dati anagrafici L area Dati anagrafici contiene le informazioni generali della scuola, che NON dipendono dall anno scolastico: Codice Meccanografico (in sola lettura) Denominazione (in sola lettura) Indirizzo Provincia Comune S.I.S.I.P. Pag. 5

7 Diocesi (questo può essere un dato significativo per le scuole cattoliche) Telefono Fax Classificatore (sola lettura); indica il tipo di scuola (paritaria pubblica, paritaria privata, non paritaria) Più sedi: è un check per definire le scuole che hanno più sedi corrispondenti allo stesso codice meccanografico; nel caso di scuola con più sedi, i dati da inserire in quest area sono quelli della sede principale, mentre i dati relativi a sezioni, iscrizioni, personale sono dell intera scuola, non suddivisi per sedi. Eventuali informazioni sulle succursali possono essere inserite nei campi note, di quest area o delle successive NUOVO CAMPO: Tot. m.quadri aule: MQ complessivi degli spazi adibiti alle attività a tavolino Note: questo è un campo di testo libero per notazioni di qualunque tipo L utente può modificare queste informazioni e salvarle con l apposito tasto; essendo informazioni che non dipendono dall anno scolastico, il sistema ripropone quelle già inserite alla rilevazione precedente ma possono essere cambiate in qualunque momento. Il sistema terrà traccia dei cambiamenti. Area Sezioni L area Sezioni contiene i dati relativi al numero di sezioni della scuola nell anno scolastico in esame, suddivise per fasce di età (3 anni, 4 anni, 5 anni, miste); il totale è calcolato automaticamente dal sistema quando l utente salva le modifiche con l apposito tasto. Per ogni fascia di età è possibile indicare se ci sono sezioni Pegaso a 25 o 40 ore. E inoltre disponibile un campo note per notazioni di qualunque tipo. E possibile confrontare i dati con quelli di altri anni scolastici (se presenti nel sistema) utilizzando il tasto << che si trova a destra dello schermo; questi dati sono in sola lettura. Per nasconderli utilizzare il tasto >>. S.I.S.I.P. Pag. 6

8 I dati di quest area, poiché dipendono dall anno scolastico, possono essere modificati solo se sono in stato creato. Area Bambini L area Bambini contiene i dati relativi al numero di bambini iscritti nell anno scolastico in esame, suddivisi per età (anticipatari, 3 anni, 4 anni, 5 anni); per ogni fascia di età occorre immettere il numero di iscritti suddivisi tra maschi e femmine ed inoltre specificare se vi sono bambini certificati, con sostegno, e stranieri (sempre divisi tra maschi e femmine). Per immettere/modificare un numero occorre fare doppio click col mouse sulla casella che si vuole modificare; il numero è salvato (e i totali ricalcolati) appena si passa alla casella successiva col tasto Tab o col mouse. Anche se non vi sono bambini per una classe di età va comunque inserito il valore 0. E inoltre disponibile un campo note per notazioni di qualunque tipo, e il numero di bambini in lista d attesa. Questi due campi sono memorizzati dal sistema solo digitando il tasto salva. S.I.S.I.P. Pag. 7

9 E possibile confrontare i dati con quelli di altri anni scolastici (se presenti nel sistema) utilizzando il tasto << che si trova a destra dello schermo; questi dati sono in sola lettura. Per nasconderli utilizzare il tasto >>. I dati di quest area, poiché dipendono dall anno scolastico, possono essere modificati solo se sono in stato creato. Area Sistema Tariffario In questa sezione sono richieste, per puri fini statistici, alcune informazioni sul sistema tariffario della scuola (retta massima, esenzioni, pasti ). Sono tutti dati obbligatori, è quindi necessario immetterli anche nel caso siano nulli. Vanno indicati il numero totale di bambini esenti (che non pagano rette) e il numero di bambini a tempo ridotto (cioè che frequentano per un massimo di 25 ore settimanali). S.I.S.I.P. Pag. 8

10 Nel caso di servizi dove non è previsto il pagamento di tariffe o rette deve comunque essere specificato l importo massimo del pasto in euro se somministrato. Area Personale Nell area Personale sono invece presenti le informazioni relative al personale della scuola (coordinatori, insegnanti, ausiliari, cuochi, personale amministrativo); per ogni tipologia è possibile inserire, oltre al numero totale, se ci sono dipendenti part- time e/o religiosi. E inoltre necessario indicare nell apposita tabella il tipo di contratti attivi (tempo determinato, tempo indeterminato o altro) sia per insegnanti che per il totale addetti. Il totale dei contratti (a tempo determinato, indeterminato e altro) deve coincidere col totale degli insegnanti (o del personale) specificato nella tabella precedente. Per immettere/modificare un numero occorre fare doppio click col mouse sulla casella che si vuole modificare; il numero è salvato (e i totali ricalcolati) appena si passa alla casella successiva col tasto Tab o col mouse. E inoltre disponibile un campo note per notazioni di qualunque tipo. Le note sono salvate solo dal tasto salva. E possibile confrontare i dati con quelli di altri anni scolastici (se presenti nel sistema) utilizzando il tasto << che si trova a destra dello schermo; questi dati sono in sola lettura. Per nasconderli utilizzare il tasto >>. S.I.S.I.P. Pag. 9

11 I dati di quest area, poiché dipendono dall anno scolastico, possono essere modificati solo se sono in stato creato. Area Referenti Nell area Referenti si immettono i dati relativi al referente (o ai referenti) della scuola; i referenti sono legati all anno scolastico, ma quando si inizia un nuovo anno vengono copiati i dati dell anno precedente (in modo che se non ci sono modifiche l utente non sia costretto e reinserire i dati). Per modificare i dati del referente fare doppio click col mouse sulla riga del referente che si vuole modificare; si apre un dialoghino per la modifica dei dati E possibile aggiungere nuove persone di riferimento o rimuoverle, utilizzando gli appositi tasti. Per evitare che siano eliminati tutti e la scuola resti senza i dati del referente, il tasto elimina è presente solo se ci sono almeno due nominativi; quindi se si deve sostituire un nome con un altro occorre prima inserire il nuovo nominativo e poi togliere quello vecchio. Poiché il referente è legato all anno scolastico, le operazioni aggiungi e togli sono permesse all utente scuola solo se sono in stato creato. E però possibile in ogni momento modificare i dati del referente. Area convenzioni comunali S.I.S.I.P. Pag. 10

12 In quest area (disponbile solo per le scuole private paritarie), la scuola o il suo ente gestore deve inserire l anno in corso, se per tale anno la scuola risulta convenzionata col comune; ogni singolo anno della convenzione deve essere aggiunto con l apposito tasto; in questo modo in ogni anno scolastico il sistema può sapere se la scuola risulta convenzionata o no. Per ogni anno scolastico inserito è disponibile un campo testo per notazioni. Area Ente gestore In questa area sono mostrati in sola lettura i dati relativi all ente che gestisce la scuola (denominazione, sede legale, mail, telefono). S.I.S.I.P. Pag. 11

13 Area Riepilogo e conferma Questa è una sezione di riepilogo: qui sono mostrati in sola lettura tutti i dati relativi alla scuola e visti nelle singole aree; per modificare i dati occorre entrare nelle singole aree, utilizzando il menù che appare nella colonna di sinistra. Quando l ente o la scuola hanno terminato l immissione dei dati, possono controllarli qui e cambiare lo stato con l apposito tasto avanza stato ; a questo punto la scheda passa in stato terminato per segnalare al Comune che i dati sono completi e pronti per essere validati; in questo stato non sono più modificabili, ma fino a quando il comune non li ha validati è sempre possibile tornare indietro allo stato creato col tasto Torna indietro. Anche le schede validate possono ancora essere cambiate ma in questo caso è necessario che il comune (non più la scuola) riporti la scheda allo stato creato sempre con l apposito tasto S.I.S.I.P. Pag. 12

14 Torna indietro per consentire le eventuali correzioni. Fatte le modifiche i dati dovranno essere rimessi nello stato terminato per permettere al Comune di validarli. In quest area inoltre troverete il tasto stampa (per stampare tutti i dati della scuola selezionata) e il tasto per modificare lo stato della scheda (sia Avanza stato che Torna indietro ) oltre all indicazione dello stato attuale della scheda. Quando sono stati inseriti tutti i dati e si desidera cambiare lo stato della scheda e passarla da stato creato a stato terminato, il sistema effettuerà in automatico un controllo sui tutti i dati inseriti e manderà dei messaggi nel caso di errori o di mancati inserimenti. Non sarà possibile passare allo stato successivo senza prima correggere gli errori rilevati. Qui termina la parte di manuale necessaria a tutti gli utenti (scuole, comuni e enti gestori). Le funzionalità spiegate di seguito NON SONO ACCESSIBILI AGLI UTENTI DI TIPO SCUOLA, MA SOLO AI COMUNI E AGLI ENTI GESTORI Ente gestore Per visualizzare la lista degli enti utilizzare il tasto enti che compare a sinistra della schermata principale accanto al tasto Scuole. Saranno mostrati gli enti su cui l utente ha i permessi di operare; per ogni utente di tipo ente sarà visibile solo l ente stesso. Per ogni ente saranno visibili: Codice identificativo univoco (assegnato dalla banca dati) Denominazione Codice Fiscale e Partita IVA Sede legale PEC (posta elettronica certificata) Telefono Fax S.I.S.I.P. Pag. 13

15 Classificatore (indica il tipo di ente: comune, cooperativa, ente morale ) E possibile effettuare una ricerca sugli enti utilizzando i filtri che si trovano nella barra in alto; è possibile ricercare un ente per denominazione immettendo la stringa da ricercare nel campo nome, oppure per classificazione (Associazione, comune, cooperativa ) selezionando la tipologia nell apposito menù a tendina. Una volta impostati i filtri desiderati, col bottone Cerca sono visualizzati solo gli enti che soddisfano i requisiti impostati. Se si vuole annullare un filtro, è sufficiente svuotare il campo corrispondente e ripetere la ricerca. Accanto al tasto Cerca c è il tasto Esporta che permette di esportare i dati degli enti su un file di Excel; ogni utente esporterà tutti e soli i dati degli enti a cui ha accesso (l utente di tipo ente esporterà solo i suoi dati, l utente amministratore e l utente regione tutti gli enti). Per vedere o modificare i dati dell ente, occorre cliccare col mouse sulla riga corrispondente. Si apre la scheda con tutti i dati dell ente, suddivisi in vari Tab: Dati generali Referenti Scuole Accesso Classificatori Riepilogo Tab Dati S.I.S.I.P. Pag. 14

16 Il tab Dati contiene i dati generali dell ente: Denominazione Codice Fiscale P. IVA Sede legale PEC Telefono Fax Note Classificazione (in sola lettura) L utente può modificarli e poi salvarli con l apposito tasto Salva. Le modifiche saranno storicizzate tenendo traccia della data e dell operatore. Tab Referenti In questo tab si immettono i dati relativi al referente (o ai referenti) dell ente gestore. A differenza di quanto avviene per le scuole, nei referenti per gli enti gestori si vuole riconoscere le persone, cioè sapere se la stessa persona è referente per più enti. Nel database è quindi presente una lista di persone, ciascuna identificata da Nominativo, codice fiscale e dati anagrafici. Ognuna di queste persone può essere referente di uno o più enti. Quando si desidera aggiungere un referente a un ente, nel box che si apre col tasto aggiungi sono presenti 3 campi: nominativo ruolo note S.I.S.I.P. Pag. 15

17 Il nominativo deve agganciarsi a una persona già presente nella lista. Il ruolo e note invece si riferiscono solo al suo rapporto con questo ente gestore. Quando l utente inizia a scrivere il nome, il sistema propone le persone già esistenti il cui nome contiene la stringa immessa; se la persona desiderata è già presente, è sufficiente selezionarla tra i nominativi proposti, assegnarle il ruolo e salvare (volendo dopo aver immesso un testo nelle note); se invece la persona non c è, allora si può utilizzare il tasto accanto alla casella del nominativo per crearne una nuova; si apre un nuovo box in cui inserire nominativo, codice fiscale e eventuali dati anagrafici conosciuti (come luogo e data di nascita, indirizzo, o altro). Col tasto Salva il nuovo nominativo viene inserito nel sistema, e nel box di assegnazione del referente si avrà nella casella del nominativo il codice identificativo del nuovo riferimento immesso; a questo punto, come nel caso precedente è sufficiente selezionare il ruolo e salvare. E anche possibile modificare i dati di un referente: facendo doppio click sulla riga si apre il primo box in cui è possibile modificare l associazione referente ente, cioè il ruolo e le note; se invece si vogliono modificare proprio i dati della persona, allora col tasto accanto alla casella nominativo si apre il box con i suoi dati; da questo box si modificano i dati della persona. Si può eliminare un referente utilizzando l apposito tasto Elimina ; per evitare che vengano eliminati tutti e l ente resti senza i dati del referente, il tasto Elimina è presente solo se ci sono almeno due nominativi; quindi se si deve sostituire un nome con un altro occorre prima inserire il nuovo nominativo e poi togliere quello vecchio. Il tasto Elimina cancella solo l associazione ente-persona; la persona rimane nel database e può essere associata a altri enti. Tab Scuole Mostra tutte le scuole gestite dall ente; non è prevista da qui l aggiunta o l eliminazione di una scuola. Nel caso fosse necessaria una modifica di questo tipo è necessario inoltrare una segnalazione all amministratore del sistema (vedi capitolo seguente Segnalazioni ). Tab Accesso (solo per utente amministratore ) S.I.S.I.P. Pag. 16

18 In quest area l utente amministratore può vedere lo username associato alla scuola; la password non è visibile nel programma per ragioni di sicurezza; se la password assegnata viene smarrita, l amministratore può da questa pagina crearne un altra col comando ripristina password. Inoltre può, se necessario, bloccare l utente ente, in modo che non possa più accedere al programma. Tab Classificatori (solo per utente amministratore ) In quest area l utente amministratore può modificare la classificazione dell ente Tab Riepilogo Anche per gli enti è disponibile una pagina di riepilogo in cui si vedono tutti i dati dell ente in sola lettura. Questo è l unico Tab visibile dall utente Regione. Segnalazioni Questa sezione, accessibile dall apposito tasto sul menù principale, permette agli utenti di tipo ente o comune di inviare segnalazioni all amministratore del sistema per quelle modifiche che, per motivi di sicurezza non possono essere fatte dagli utilizzatori del programma ma solo dall amministratore, come la creazione o l eliminazione di una scuola, o il cambio di ente gestore. La pagina mostra tutte le segnalazioni che l utente ha già inviato; per ogni segnalazione sono visibili i seguenti dati: mittente, testo della segnalazione, data creazione, data invio, stato (creata, presa in carico, evasa). Per creare una nuova segnalazione utilizzare il tasto Invia nuova ; si apre il box per la creazione/modifica di una segnalazione; i campi necessari per creare la segnalazione sono il tipo (se riguarda le scuole, gli enti o altro) e il testo della segnalazione che indica all amministratore l operazione da fare (per esempio modificare l ente gestore di una scuola, o inserire una nuova scuola); utilizzando il tasto Salva la segnalazione viene salvata ma non inviata e resta in stato creata ; fino a che rimane in questo stato l utente può modificarla o cancellarla (entrando nella finestra di modifica facendo doppio click col mouse sulla riga); col tasto Salva e invia invece viene salvata e inviata; a questo punto diventa visibile all amministratore (a cui arriverà anche una mail di notifica) e passa nello stato presa in carico ; l utente non può più modificarla né cancellarla; quando poi l amministratore l avrà evasa, la segnalazione passerà nello stato evasa. S.I.S.I.P. Pag. 17

19 Riepilogo dati (SOLO PER UTENTI COMUNE) Sono presenti due pagine di riepilogo, una per il riepilogo delle scuole presenti sul territorio, l altra per il riepilogo dei dati necessari per i contributi regionali. Nella pagina Riepilogo scuole saranno visibili, per ogni comune, i seguenti dati: Numero scuole, numero sezioni, numero bambini, numero bambini certificati, numero bambini stranieri, numero personale, numero insegnanti, tutti suddivisi per tipo di scuola (Paritarie pubbliche, Paritarie private convenzionate, paritarie private NON convenzionate, non paritarie) Nella pagina Riepilogo contributi invece si avranno, sempre per ogni comune, il totale scuole, il totale sezioni, il totale bambini di tutte le scuole che hanno diritto ai contributi, cioè le scuole comunali e le private convenzionate. E possibile non i filtri avere i totale parziali, in base al tipo di scuola o in base allo stato dei dati (creato, terminato, validato) Entrambe le pagine permettono di filtrare la tabella per comune, provincia e zona, e di esportare i dati filtrati in excel S.I.S.I.P. Pag. 18