PROGETTO ALI Alleanze Locali per l Innovazione ALBO FORNITORI Manuale Utente. Rel. 1.1(Comune) CSAmed Prima emissione

Transcript

1 MANUALE UTENTE Rel. 1.1(Comune) REVISIONI Rev. Data Redattore Descrizione CSAmed Prima emissione Commenti al documento Indice Pagina 1 di 15

2 1. INTRODUZIONE LA PROCEDURA DI ACCESSO ACCESSO ALL ALBO PER UTENTE COMUNE ACCESSO ALL ALBO PER UTENTE FORNITORE IL MENU GESTIONE FORNITORI ELENCO ISCRITTI Anagrafica Certificazioni Merceologica Linee ELENCO SOSPESI ELENCO STORICI LA PROCEDURA DI ISCRIZIONE DEL FORNITORE COMPILAZIONE DATI CONFERMA ISCRIZIONE ACCETTAZIONE MODIFICA DEI DATI DEL FORNITORE AGGIORNAMENTO SCHEDA ANAGRAFICA FORNITORE Lato ente Lato Fornitore Notifica da sistema LA RICERCA DI MERCATO Pagina 2 di 15

3 1. INTRODUZIONE All interno di AlboFornitori il modulo FORNITORI comprende la possibilità di: 1. Ricerca di Mercato: attraverso questo strumento l Ente può effettuare analisi di mercato visualizzando le schede delle ditte d interesse, impostando la ricerca attraverso le linee, le categorie e le sottocategorie e da queste generare delle statistiche con grafici di riferimento. Nelle successive pagine vengono illustrate nel dettaglio le funzionalità del modulo FORNITORI. Pagina 3 di 15

4 2. La procedura di accesso 2.1. ACCESSO ALL ALBO PER UTENTE COMUNE Si accede all albofornitori del Consorzio tramite il menu dedicato, inserendo login (username) e password: 2.2. ACCESSO ALL ALBO PER UTENTE FORNITORE Il fornitore accede all albofornitori del consorzio tramite il menu a lui dedicato: Documenti: in questa sezione è riportato l eventuale regolamento, a disposizione per il download. Accesso: se il fornitore si è registrato in precedenza, cliccando su Accesso si apre una pagina nella quale inserire l indirizzo del referente e il PIN. In caso sia stato dimenticato il PIN d accesso, cliccando sulla procedura Dimenticato PIN il programma provvederà, dopo aver accertato la correttezza dell indirizzo , ad inviare il PIN corrispondente con un messaggio di posta elettronica. Manuale: il manuale d uso per le ditte. Scarica classi merci: consente di scaricare (in versione html o pdf) sul proprio computer l intera classificazione merceologica definita nell albofornitori. Iscrizione: per iniziare la procedura di registrazione all albo. Pagina 4 di 15

5 3. Il menu Gestione Fornitori Una volta entrato nell albofornitori, il primo modulo disponibile sulla sinistra è quello per la Gestione dei Fornitori, che si compone delle seguenti voci: a) Elenco iscritti: per visualizzare i fornitori iscritti all albo; b) Elenco sospesi: per visualizzare l elenco dei fornitori che sono stati sospesi e che quindi non rientrano più tra i fornitori attivi; c) Elenco storici: per visualizzare i fornitori che sono stati archiviati; d) Ricerca di mercato: per cercare i fornitori iscritti filtrando per le voci merceologiche ELENCO ISCRITTI L elenco iscritti riporta l elenco dei fornitori iscritti all albo. Per ciascuno di essi il sistema visualizza in tabella: ragione sociale nominativo referente albofornitori telefono referente data di ultimo aggiornamento dell iscrizione Un modulo riepilogativo dei dati del fornitore è posto accanto alla ragione sociale (in formato html o pdf ). Inoltre se, a fianco della ragione sociale del fornitore appare l icona raffigurante un foglio giallo, significa che la ditta ha subito delle segnalazioni (movimenti): queste sono visualizzabili (vedi Manuale Setup) cliccando sull icona gialla. Pagina 5 di 15

6 Sono inoltre a disposizione numerosi filtri per facilitare la ricerca degli iscritti: filtro per iniziale filtro per ragione sociale filtro per partita IVA filtro per marche distribuite filtro per visualizzare solo i fornitori che hanno ricevuto segnalazioni filtro per visualizzare solo i fornitori che non hanno confermato/aggiornato i propri dati da più di un anno filtro per visualizzare solo i fornitori che hanno inserito a sistema dei documenti certificati (DCF) filtro per visualizzare solo i fornitori che hanno inserito a sistema la dichiarazione di uno o più Istituti di Credito che attestino la Capacità Economica Finanziaria dell impresa. È possibile per l operatore dell Ente visualizzare e scaricare eventuali documenti certificati caricati sul sistema da parte di un fornitore. L upload dei documenti del fornitore è accettato dal sistema esclusivamente per due formati di file: PDF.P7M documento firmato digitalmente PDF documento pdf non firmato digitalmente Si rammenta che, come previsto dal D.Lgs. 4 aprile 2006 n. 159, un documento informatico, sottoscritto con firma digitale, ha efficacia legale come prevista dall'articolo 2702 del codice civile. Il sistema permette all Ente di verificare quali sono i fornitori che hanno documenti certificati, distinguendo chi ha certificati in regola e/o scaduti. Selezionando l apposita icona il sistema permette di visualizzare il/i documenti relativi alla dichiarazione di uno o più Istituti di Credito che attestino la Capacità Economica Finanziaria dell impresa. Selezionando l apposita icona il sistema provvede a riportare le informazioni dettagliate (v. sotto) dei documenti uplodati dal Fornitore con possibilità per l Ente di scaricarlo. Pagina 6 di 15

7 Il comando Invia mail a tutti i fornitori consente di inviare un messaggio a tutti gli iscritti, con possibilità di allegare documenti. Il comando Esporta tutti i fornitori consente invece di salvare in un file di testo (compatibile con un normale editor di testo come il blocco note di Windows o anche con un foglio di calcolo come Microsoft Excel) i dati principali di tutti gli iscritti. Dall elenco iscritti, se si clicca sulla ragione sociale di un fornitore si entra nella sua scheda anagrafica. Il menu di gestione fornitori cambia voci, presentando adesso i link per accedere ai dati di registrazione della ditta, suddivisi nelle cinque pagine previste (scheda anagrafica, certificazioni, merceologica, linee, enti). L ultima voce è la scheda movimenti, tramite la quale è possibile applicare alla ditta selezionata uno dei tre movimenti predefiniti: Archiviazione, Sospensione o Riammissione (v. modulo Setup). Pagina 7 di 15

8 La scheda dati del Fornitore si divide in cinque parti: - Anagrafica - Certificazioni - Merceologica - Linee - Enti ANAGRAFICA Contiene tutti i dati anagrafici del Fornitore, divisi in sezioni. I dati obbligatori sono contrassegnati con l asterisco (*) e sono: la ragione sociale (non possono esistere duplicati) l oggetto sociale anno di costituzione indirizzo (sede legale) località provincia CAP telefono fax il nominativo del Referente dell Albo per il Fornitore: è la persona della Ditta Fornitore incaricata di seguire tutte le pratiche relative all Albo; è la persona della Ditta che verrà contattata per qualsiasi informazione riguardante l Albo l indirizzo di posta elettronica del Referente dell Albo per il Fornitore: è l indirizzo a cui verranno mandate le comunicazioni relative all Albo, compresa quella basilare contenente il PIN di accesso nominativo del rappresentante legale codice fiscale del rappresentante legale luogo di nascita del rappresentante legale data di nascita del rappresentante legale partita Iva sede iscrizione all INPS numero matricola iscrizione INPS sede iscrizione INAIL numero matricola iscrizione INAIL numero iscrizione registro imprese Pagina 8 di 15

9 data iscrizione Registro Imprese il fatturato degli ultimi 3 anni indirizzo sede operativa località sede operativa provincia sede operativa CAP sede operativa telefono sede operativa fax sede operativa Le sezioni definite sono: Sezione principale: contiene tutti i dati di tipo generale della Ditta e i dati dei Referenti e dei Responsabili della Ditta Sezione Amministrativa: contiene tutti i dati di tipo amministrativo e fiscale, i dati del Referente Amministrativo, l iscrizione alla CCIAA, i dati dei fatturati degli ultimi tre anni Sezione Operativa: contiene i dati del deposito principale e dell eventuale deposito farmaci, con i riferimenti ai relativi Referenti CERTIFICAZIONI La pagina Certificazioni riporta un elenco di certificazioni di sistema tra le più diffuse (non obbligatorie) e una serie di autocertificazioni che devono invece essere selezionate in quanto costituiscono i requisiti minimi di ammissione. A discrezione di alcuni Consorzi (vedi AVR) il Fornitore, per potersi iscrivere, deve obbligatoriamente provvedere ad inserire la dichiarazione di uno o più Istituti di Credito che attestino la Capacità Economica Finanziaria dell impresa MERCEOLOGICA Pagina 9 di 15

10 Esiste per ogni Albo una classificazione merceologica, distinta su tre livelli di cui solo due obbligatori. La struttura di tali livelli è così definita: Linea (obbligatoria) Categoria (obbligatoria) Sottocategoria (facoltativa) L Ente può definire e aggiornare una propria classificazione merceologica dal modulo Setup. Il Fornitore sceglie, dall elenco presentato, a quale linea o linee e, in cascata, a quale categoria/e e sottocategoria/e iscriversi LINEE Per ogni linea selezionata nella scheda merceologica viene creata una sezione relativa nella cosiddetta scheda Linee. Per ciascuna linea sono previste delle informazioni che possono essere differenziate rispetto a quelle generali, tra le quali obbligatorie sono: indirizzo di posta elettronica cui recapitare i documenti di gara per quella linea nominativo e telefono dell Agente di zona A discrezione dell Ente sono disponibili anche ulteriori informazioni che servono a qualificare il fornitore per una determinata linea o per tutte le linee. Queste informazioni, richieste al Fornitore all atto dell iscrizione, prevedono domande a risposta multipla, con un punteggio di prequalifica associato alle risposte. I parametri relativi a (domande/risposte possibili/punteggio), sono definibili dall Ente nell apposito modulo di Setup (vedi anche il documento Modulo Setup ) ELENCO SOSPESI Contiene l elenco dei fornitori che sono attualmente sospesi attraverso l associazione di un movimento sospensivo. La presenza in questo elenco di una ditta comporta la sua assenza nell elenco iscritti. Questo stato può essere temporaneo, cioè una ditta sospesa può essere successivamente riammessa attraverso l applicazione dell apposito movimento. Pagina 10 di 15

11 PROGETTO ALI 3.3. ELENCO STORICI L elenco storici visualizza l elenco delle iscrizioni che sono state archiviate (ad es. per cessata attività della ditta, per fusione con un altra, per cambio partita IVA, ecc). Questo stato non è più modificabile, cioè una volta che una ditta è stata storicizzata non può più essere riportata tra gli iscritti. Pagina 11 di 15

12 PROGETTO ALI 4. La procedura di iscrizione del Fornitore La procedura di iscrizione del Fornitore avviene attraverso 3 fasi: Compilazione dati Conferma Iscrizione Accettazione Iscrizione 4.1. COMPILAZIONE DATI La compilazione dei dati della scheda viene fatta dal Fornitore stesso e può essere completata anche in tempi diversi; importante è che vengano inserite le informazioni obbligatorie, senza le quali non si può procedere. Una volta inseriti i dati, si procede al loro salvataggio, in conseguenza del quale viene inviata una mail all indirizzo del Referente, contenente il PIN di accesso e le istruzioni per ricollegarsi CONFERMA ISCRIZIONE Dopo aver inserito tutti i dati obbligatori il fornitore può procedere con la conferma: questa operazione equivale a rendere definitivi i dati immessi. La conferma di iscrizione rende disponibile la scheda del Fornitore agli operatori dell Albo incaricati all accettazione, ma non introduce direttamente il Fornitore nell Albo. Da questo momento fino all accettazione la scheda del Fornitore sarà disponibile solo in lettura e, quindi, al Fornitore non saranno consentite modifiche. Per confermare l iscrizione basta che il fornitore clicchi sull apposito link che viene visualizzato nella homepage della sua area riservata ACCETTAZIONE Una volta confermata l iscrizione, la scheda del Fornitore è a disposizione dell Ente nell elenco in attesa. L Ente non ha alcun obbligo ad accettare la richiesta di iscrizione e tanto meno ha obblighi per quanto riguarda i tempi di accettazione. Il programma si limita a indicare la data di richiesta per segnalare il tempo di attesa delle domande. L accettazione avviene in modo semplice: un click sulla ragione sociale del Fornitore lancia una procedura automatica che sposta il Fornitore nell elenco dei Fornitori dell Ente e comunica via l avvenuta accettazione all indirizzo di posta elettronica del Fornitore. L accettazione di un Fornitore all interno dell Albo non obbliga l Ente in alcun modo nei confronti del Fornitore, ma i rapporti saranno comunque regolati secondo regole interne dell Ente (vedi anche il capitolo Elenco in attesa MODIFICA DEI DATI DEL FORNITORE Il Fornitore potrà avere accesso alla propria scheda per apportare modifiche utilizzando la mail del referente Albo ed il proprio PIN. L unico periodo in cui ciò non è possibile è nell intervallo tra la Conferma Iscrizione e l Accettazione da parte dell Ente. Pagina 12 di 15

13 PROGETTO ALI 4.5. AGGIORNAMENTO SCHEDA ANAGRAFICA FORNITORE In riferimento all art.125 c.12 D.Lgs. 163/2006 è necessario che le ditte iscritte presso l Albofornitori di una Pubblica Amministrazione aggiornino o confermino i propri dati con cadenza almeno annuale. In ottemperanza a tale disposizione è stato introdotto uno strumento di utilità, sia per l Ente che per i Fornitori, per consentire il monitoraggio delle iscrizioni LATO ENTE L Ente visualizza (in rosso) nell elenco iscritti, i fornitori che non hanno aggiornato i propri dati da oltre un anno; è inoltre presente un filtro Filtra le conferme non rinnovate (in rosso) D.Lgs.163/2006 art.125 c.12 che consente la selezione di tali fornitori. Se questi fornitori vengono invitati a partecipare ad una gara, compaiono in rosso anche nell elenco partecipanti della scheda trattativa LATO FORNITORE I fornitori visualizzano sempre, nella scheda anagrafica, la data di ultimo aggiornamento. Trascorso un anno dall ultimo aggiornamento, nella scheda anagrafica compare il bottone Conferma dati iscrizione, che consente di confermare i dati inseriti nel caso in cui questi siano ancora validi e non necessitino di modifiche. Un salvataggio della scheda anagrafica, della scheda merceologica, della scheda linee e l invio della conferma di iscrizione portano comunque alla modifica della data di riferimento NOTIFICA DA SISTEMA Una procedura automatica provvede quotidianamente a controllare la data ultimo aggiornamento di tutti i fornitori iscritti. Ai fornitori per i quali l iscrizione è scaduta viene spedito un messaggio che li informa della necessità di aggiornare i propri dati. Il programma comunque non effettua alcuna limitazione od esclusione automatica sui fornitori che non hanno aggiornato la propria iscrizione da oltre un anno: sarà cura dell Ente procedere con i dovuti provvedimenti (es. contattare le ditte, piuttosto che sospenderle temporaneamente, ecc.). Pagina 13 di 15

14 PROGETTO ALI 5. La ricerca di mercato Attraverso questo strumento l Ente può effettuare analisi di mercato visualizzando le schede delle ditte d interesse, impostando la ricerca attraverso le linee, le categorie e le sottocategorie e da lì generare delle statistiche con grafici di riferimento. Cliccando sul link Ricerca di mercato sarà visualizzato l elenco delle linee merceologiche per le quali esiste almeno un fornitore iscritto. Nella colonna frequenza è riportato il numero di ditte associate a quella linea, a quella categoria o a quella sottocategoria. Da qui è possibile accedere direttamente all elenco fornitori (cliccando sul foglio con la lente ) oppure restringere la ricerca selezionando la categoria ed eventualmente, se previste, le sottocategorie (cliccando sulla semplice lente ). Con i comandi torna a ricerca per linea e torna a ricerca per categoria posti immediatamente sopra l elenco visualizzato si può tornare indietro di un livello rispetto a quello raggiunto. Con i comandi indietro e avanti si può retrocedere o avanzare all interno dell elenco in cui ci si trova. Pagina 14 di 15

15 PROGETTO ALI Una volta ristretto il campo della ricerca e giunti a visualizzare i nomi delle ditte, a fianco di ciascun nome, oltre il nome del referente albo fornitori, il suo numero di telefono, e la data di ultimo aggiornamento compariranno due icone ed una casella di selezione. Le icone permettono di visualizzare la scheda di ogni singola Ditta in formato html ed in formato PDF; cliccando sul nome della Ditta, inoltre, si può accedere direttamente alla scheda anagrafica del Fornitore. La casella di scelta consente di selezionare le ditte singolarmente oppure in blocco (cliccando sulla casella Seleziona) e di applicare loro la funzione necessaria (invio o esportazione dati in un file di testo). Pagina 15 di 15