Mexal Palm Solution TARGET DEL MODULO

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2 TARGET DEL MODULO Palm Solution è uno strumento software innovativo, integrato con il gestionale, studiato per le aziende che hanno esigenze di mobile business, per le attività di vendita, distribuzione dei prodotti e/o consegna predefinita, raccolta ordini. Il personale commerciale, gli agenti o i distributori, vengono gestiti dalla soluzione alla stessa stregua di un magazzino mobile, consentendo di la tentata vendita, la consegna di merce ordinata in precedenza, la raccolta di nuovi ordini. Sono previste tutte le funzioni di emissione e stampa DDT, l emissione di fatture accompagnatorie, l acquisizione di nuovi preventivi ed ordini, la gestione di eventuali resi, la gestione di documenti in fase di consegna. Tutte le attività gestite nel ciclo attivo da parte dell addetto dell azienda possono essere acquisititi dal Gestionale Mexal in tempo reale (Web Service) o al termine del giro visite (tramite Active Sync). I software gestionali Passepartout sono distribuiti esclusivamente da una rete altamente selezionata e qualificata di rivenditori autorizzati. Per maggiori informazioni è attivo il numero verde: o rivolgiti al tuo Rivenditore Autorizzato. Il marchio Passepartout è registrato e di esclusiva proprietà di Passepartout s.a. Tutti i testi riportati sono di esclusiva proprietà di Passepartout s.a.. E vietata qualsiasi riproduzione degli stessi, anche parziale, con qualsiasi mezzo senza preventiva autorizzazione scritta. Tutti gli altri marchi citati sono registrati e di esclusiva proprietà dei rispettivi autori e/o delle rispettive aziende. Le specifiche possono subire variazioni in qualsiasi momento senza preavviso.

3 PREMESSA La realizzazione del modulo Mexal Palm Solution è stata possibile grazie ai nuovi strumenti di produttività software progettati da Passepartout, compresi nella suite MDS. Da oltre 15 anni il prodotto si distingue da altri gestionali per la presenza di due strumenti integrati (Sprix & Collage), progettati per realizzare verticalizzazioni. Le verticalizzazioni che i partner e gli utenti finali, dotati di sistema informativo interno, riescono a realizzare, hanno un serie di caratteristiche uniche: i tool prevedono una serie di primitive che consentono di realizzare verticalizzazioni del tutto identiche al prodotto base, gestione del video, gestione degli errori di accesso al data base, gestione del manuale in linea; le verticalizzazioni ed eventualmente le nuove tabelle contenenti informazioni aggiuntive richieste dall utente nell ambito della sua attività, possono essere trasportate indifferentemente da Windows a Linux; il data base è protetto, le primitive che si utilizzano per leggere e scrivere i dati, sono garantite e salvaguardano gli utenti da eventuali errori di programmazione (se l istruzione non possiede tutti i requisiti, la registrazione non viene effettuata) le verticalizzazioni non necessitano di ricompilazione al variare della versione che di volta in volta viene rilasciata dalla casa madre; MDS infatti, oltre al set di istruzioni previsto per l accesso remoto, caratteristica del gestionale Mexal, prevede lo stesso set di istruzioni per la lettura scrittura di tutte le tabelle del gestionale, in maniera protetta e nel pieno rispetto dell integrità referenziale. Il set completo di queste istruzioni è stato realizzato per gli strumenti di produttività software più diffusi, infatti il modulo denominato Shaker, prevede: Il componente.net, per realizzare verticalizzazioni con C#, VB.net, il componente.ocx, per l ambiente di Office (Access ed Excel) nonché per Visual Basic, il componente Java, per applicazioni in linux e Windows, il componente Web Service, per la connessione remota. Palm solution, è stato realizzato interamente in.net e consente la connessione remota, in tempo reale utilizzando il componente Web Service di MDS.

4 PERCHE WEB SERVICE La motivazione principale è legata alla sicurezza dei dati aziendali. Avere tanti accessi simultanei (agenti e/o distributori) potrebbe favorire intrusioni indesiderate. Il server IIS con Web Service, riceve continuamente i dati dai Palmari, se è presente la connessione con il server Mexal, il data base viene aggiornato immediatamente. Altrimenti i dati vengono parcheggiati e gestiti da funzioni opportunamente predisposte che consentono di selezionare le transazioni oppure di riversarle simultaneamente. FUNZIONAMENTO GARANTITO ANCHE SENZA COLLEGAMENTO CONTINUO O CON INTERRUZIONI DELLA CONNESSIONE Grazie alla possibilità di avere sia il funzionamento con Active Sync (off-line) sia con Web Service (on-line), essendo dotato di data base autonomo, nel caso in cui la linea non sia disponibile, si possono archiviare temporaneamente le attività sul palmare. L applicazione, utilizzando un data base locale gestito da MsSqlCE, è in grado di gestire l attività di aggiornamento del server remoto. Nel caso di mancanza di segnale o di interruzione durante la trasmissione, gli archivi vengono ripristinati alla stato da trasmettere. Questa base dati locale è stata ottimizzata per contenere un volume di dati notevole: ci sono clienti che trasferiscono le informazioni relative al listino, per prodotti La RAM consigliata per i dispositivi è di 128 Mb. TECNOLOGIA PER LE CONNESSIONI Il modulo non necessita di tecnologie specifiche per le connessioni, può funzionare con UMTS, GPRS, GSM, Wi-Fi, ecc.. Dipende unicamente dal sistema operativo installato sul palmare. CONFIGURAZIONE DEL WEB SERVICE La configurazione del Web Service è stata integrata direttamente nel modulo, in questo modo l utente e/o l installatore è completamente guidato e l operazione risulta molto semplice. Inoltre è stata realizzata una funzione che gestisce le connessioni effettuate ed il loro stato, con l elenco delle transazioni ancora da effettuare.

5 REQUISITI Requisiti Hardware Palmare: CPU Intel Strong Arm 1110 o processori binariamente compatibili come i processori della Intel X-Scale PXA 250 e PXA255; RAM di sistema minima: 32 MB; RAM di sistema consigliata: 128 MB; Display size minimo: 240 x 320 pixels. Stampanti Certificate1: Hewlett-Packard: DeskJet 350, DeskJet 450, DeskJet 81x/83x/84x Series, DeskJet 825/845 Series, DeskJet 88x/895 Series, DeskJet 920/93x/94x Series, DeskJet 95x/970 Series, DeskJet 960/980/990C Series, DeskJet 995C, DeskJet 112x Series, DeskJet 1220C Series, DeskJet 38xx Series, DeskJet 5100 Series, DeskJet 55xx/5600/5800 Series, DeskJet 61xx Series, DeskJet 9300, DeskJet 9600, PhotoSmart 111x/12xx Series, PhotoSmart 13xx Series, PhotoSmart 7xxx Series, CP 1160/1700 Series, Business Inkjet 1100, Business Inkjet 22xx Series, Business Inkjet 2600, Business Inkjet 3000, LaserJet Monochrome Series, Color LaserJet Series, OfficeJet 5100, OfficeJet 6100, OfficeJet 7100, OfficeJet D Series, OfficeJet G/KV Series, OfficeJet R/T Series, PSC 500 Series, PSC 7xx/9xx Series, PSC 2xxx Series, PostScript Printer. Epson: Epson LQ Compatible, Epson Stylus Color Requisiti Software Palmare: Sistema Operativo Windows Pocket PC 2002, Windows Pocket PC 2003, Windows CE.NET; Microsoft Compact Framework.Net versione 1.0 SP3; Microsoft ActiveSync versione 3.5; Microsoft SQL Server CE versione 2.0; Microsoft SQL CE Client versione 2.0. Requisiti Web Service: Sistema Operativo: Windows 2000 Professional con sp3, Windows XP Professional con sp1, Windows 2000 Server con sp3, Windows 2003 Server; IIS 5.0 o superiore; Microsoft.Net Framework versione (della lingua del sistema operativo ospitante). Requisiti per la trasmissione dei dati da e al Palmare con: Funzionamento completamente off-line: In questa modalità la sincronizzazione avviene tramite il programma ActiveSync 3.5 o superiore, ed è necessario attivare la sincronizzazione dei file di default che risulta non attiva. Funzionamento in tempo semireale : Tramite Internet: Connessione Internet con relativa scheda di rete, GSM, GPRS, UMTS, Wi-FI, ecc, sul palmare; Web Server IIS pubblicato su Internet in cui è installato il Web Service di Palm Solution. Canon: Canon BJC 50/80, Canon BJC 250, Canon BJC Le stampanti non in elenco possono essere comunque utilizzate impostando la stampa su file (che genera un file in formato rtf) e stampando con un opportuno programma di stampa. Vedi configurazione stampanti di Palm Solution. Tramite Accesso Remoto: Modem (GSM); Server accesso remoto; Web Server IIS pubblicato nella rete aziendale in cui è installato il Web Service di Palm Solution.

6 LOGICA DI FUNZIONAMENTO Su ogni palmare periodicamente (giornalmente, settimanalmente, ) vengono caricati tutti i dati necessari per eseguire le visite nel periodo prefissato. L agente può decidere di aggiornare i dati sul server aziendale di Mexal durante la propria attività (in giro visite e quindi in collegamento remoto) oppure successivamente al proprio rientro in sede. Il lavoro con Palm Solution si basa sul concetto di ITINERARIO, cioè sull insieme dei Clienti da visitare a cura dell agente ed eventualmente anche in relazione, sull ordine di visita prestabilito. Esistono tre stati logici in cui vengono gestiti i dati nell itinerario: D in via di Definizione. Questo è lo stato iniziale dell itinerario ed è la fase in cui si impostano i dati; ad esempio i nominativi dei Clienti da visitare oppure quali ordini consegnare, quale merce caricare sul mezzo viaggiante ai fini della tentata vendita, quali documenti potranno essere emessi dal programma sul palmare. Questo stato si protrae fino a quando i dati non sono trasmessi al palmare. E in Esecuzione. Lo stato esecutivo del Palm Solution parte dal momento in cui i dati dell itinerario sono trasmessi al palmare ed è possibile operarci. In questa fase dell itinerario vengono emessi, elaborati ed eventualmente trasmessi a Mexal i vari tipi di documenti impostati nella fase precedente. Lo stato permane fino a quando il palmare non effettua la chiusura dell itinerario e vengono quindi aggiornati i dati nella sede aziendale dove è presente il Server Mexal. In questa fase, oltre alla gestione dei dati, viene, quindi, utilizzato il programma Palm Solution installato sul palmare per aggiornare i dati sul server, in aggiunta anche alla possibilità di utilizzare il Web Service per l invio a Mexal dei documenti in modalità remota. C itinerario Chiuso. Quando l ultimo dato è stato inviato dal palmare al gestionale, l itinerario è impostato in questo stato. Gli itinerari e l attività eseguita con Palm Solution è comunque visibile nei suoi diversi stati nella relativa gestione creata in Mexal.

7 IL LAVORO CON PALM SOLUTION IMPOSTAZIONE DEL GIRO VISITE Inizialmente, i dati delle visite che l agente dovrà eseguire nel periodo prestabilito vengono caricati sul palmare. Cliccando il pulsante Importa Documenti (Fig.1), si sceglie uno dei due metodi di comunicazione Server-Palmare, ActiveSync o Web Service (Fig.1). Una funzione, opportunamente predisposta, lato gestionale Mexal, crea l elenco delle attività e delle visite eseguibili dall agente. A video su palmare vengono visualizzati i giri eseguibili (Fig.2) e, selezionando un giro, il database locale sul palmare viene caricato con i dati dei file importati. Fig.2: Elenco dei giri importati sul palmare da selezionare. Fig 1: Selezione Importa Documenti, scelta del tipo di trasferimento.

8 OPERAZIONI SUL GIRO VISITE Selezionato un giro e caricato con successo il database locale sul palmare, dalla Home con il pulsante Giro Visite (Fig.3), viene caricato l elenco dei Clienti da visitare e, scegliendoli singolarmente, vengono visualizzate le rispettive informazioni (Fig.3). GESTIONE DOCUMENTI Per il Cliente selezionato (Fig.4), ad esempio, viene aperto il documento Bolla preimpostato con i prodotti precedentemente ordinati, attraverso il pulsante documento (Fig.4). Fig. 3: Selezione di Giro Visite e caricamento della videata con l elenco dei clienti. NOTE: clienti con situazione contabili a rischio sono segnalati all agente tramite un asterisco a fianco della ragione sociale. Fig. 4: Selezione del comando in Giro Visite e apertura della Bolla.

9 Si possono comunque gestire documenti di altro tipo, quali Ordine, Preventivo, Reso, Fattura. Inoltre è consentito definire documenti di tipo schema che funzionano come matrici per velocizzare l inserimento. DOCUMENTI PER TENTATA VENDITA L agente può caricare documenti di ogni tipo, purché autorizzato dall azienda, lasciare l intestazione del documento in bianco con la funzione Non Intestato e inserire nel campo note i dati informativi del nuovo Cliente. Quando si effettua la replica dei dati, Mexal richiede i dati mancanti e genera automaticamente la nuova anagrafica. Fig.5: Selezione comando in GiroVisite e apertura della Form per la gestione dei documenti.

10 GESTIONE PRODOTTI E ARTICOLI DI MAGAZZINO Un apposito pulsante consente la ricerca degli articoli di magazzino sia per codice che per descrizione. Fig.10: Operazione di modifica della quantità, visualizzazione dei dettagli dell articolo Per quanto riguarda le righe dei documenti, si possono effettuare operazioni di modifica della quantità dell articolo selezionato (Fig.10); di eliminazione dell articolo selezionato; di visualizzazione dei dettagli dell articolo selezionato (unità di misura, Iva, prezzo (Fig.10);

11 ricerca e inserimento di nuovi articoli; visualizzazione dei dettagli della riga selezionata (data ordine, colli, prezzo, sconti.10(c)); inserimento di descrizioni (note descrittive aggiuntive) (Fig.10(d)). (c) Fig.10: Operazione di modifica dei dettali della riga (c) e inserimento descrizioni (d). (d)

12 GESTIONE DEL PAGAMENTO La gestione dei pagamenti può essere condotta in due modalità differenti, a seconda di quanto impostato su Mexal Server delle necessità ed esigenze dell azienda: TIPO A: può essere gestito il pagamento dei documenti emessi dal palmare durante le visite oppure pagamenti generici senza documento di riferimento; TIPO B: può essere gestito lo scadenzario a partite con la situazione economica di ciascun Cliente e la possibilità di richiamare una determinata rata per effettuarne il pagamento, totale o parziale. Per ogni documento confermato su palmare si può, inoltre, eseguire il calcolo e il pagamento della prima rata (immediata e solo su documenti di tipo Fattura). GESTIONE PAGAMENTO (tipo a) L agente può accettare dai Clienti dei versamenti relativi a pagamenti di Bolle, Ordini o Fatture gestite durante le visite (pagamento specifico) oppure versamenti relativi a pagamenti di documenti non inclusi nello specifico giro (pagamento generico) per cui sono richieste delle note per specificare la motivazione del pagamento. I pagamenti vanno annotati per inviarne al Server tutte le informazioni relative (importo versato, eventuale riferimento ad un documento, note, modalità di pagamento). Dopo aver confermato un documento e scelto il tipo di pagamento, generico o specifico, sia dalla finestra GiroVisite sia da Documenti con un apposito pulsante (Fig.29) si apre la videata Pagamento per tale gestione (Fig.29). Fig.29: Comando e apertura della scelta del tipo di pagamento.

13 Pagamento specifico: sono riportati tutti i dati di riferimento del documento; l agente deve inserire l importo versato dal cliente e la modalità di pagamento (Fig.30). Pagamento generico: non essendoci i dati di riferimento del documento, l agente deve inserire necessariamente, oltre all importo e alla modalità di pagamento, anche informazioni generali all interno del campo Note (Fig.30). Da Giro Visite oppure da Documento, si può visualizzare il riepilogo dei versamenti del cliente selezionato. Il versamento selezionato può essere modificato nell importo, nella modalità, nelle note, oppure può essere eliminato definitivamente (Fig.31). Fig.30: Pagamento specifico e pagamento generico. Fig. 31: Selezione del cliente, comando e visualizzazione del riepilogo dei versamenti con le informazioni specifiche e le variazioni possibili.

14 GESTIONE PAGAMENTO (tipo B) Calcolo Prima Rata Per un documento di tipo Fattura confermato durante il giro, è possibile eseguire il calcolo e il pagamento della prima rata immediata. Fattura, l indice Id della Fattura su cui eseguire il calcolo e impostare la modalità di pagamento con cui eseguire il pagamento e da cui dipende il calcolo di tale importo (Fig.33). Fig. 33: Selezione dell Id della fattura e della modalità di pagamento per il calcolo della prima rata. Premendo il pulsante Dettagli per il Calcolo Rata, si apre il pannello con le informazioni tecniche del tipo di pagamento selezionato, informazioni che saranno prese in considerazione per il calcolo della prima rata immediata (giorni scadenza, proroga, spese banca e bolli, sconti, particolare gestione Iva, rate a percentuali, scadenza rate, numero rate, ecc ) (Fig. 34). Premendo il pulsante Dettagli Importi Documento, si apre il pannello con le informazioni relative agli importi del documento selezionato; dopo il calcolo della prima rata vengono visualizzati anche gli importi derivanti dalla rata stessa (eventuali sconti, spese banca, spese bolli) (Fig. 34). Fig. 32: Comando e apertura della finestra per la scelta d operazione. In tal modo, si apre la finestra Calcolo prima rata dove si deve selezionare la voce

15 Premendo il pulsante Calcolo Rata (Fig. 35), viene calcolato l importo della Prima Rata, visualizzato nel pannello centrale della finestra (Fig. 35). Fig. 34: Visualizzazione dei dettagli per il calcolo della prima rata e dettagli degli importi del documento con eventuali spese associate. Il calcolo della prima rata avviene solo se è immediata, ossia selezionando tipi di pagamento con scadenza a giorni 0 (zero); ad essa sono applicabili eventuali sconti (di tipo Abbuono o Merce), spese banca, spese bolli tratta oppure applicare una gestione particolare dell Iva (prima rata di solo Iva, Iva assegnata alla prima rata, solo Iva a rata superiore, assegnazione Iva a rata superiore). Fig. 35: Pulsante per il calcolo della prima rata e visualizzazione. La prima rata calcolata può essere nuovamente calcolata scegliendo un altra modalità con cui eseguire il pagamento, oppure può essere definitivamente pagata premendo il pulsante Paga Rata (Fig. 36).

16 Fig. 36: Pulsante per eseguire il pagamento della prima rata calcolata. Fig. 37: Comando e riepilogo dei versamenti del cliente. Il versamento relativo al pagamento della prima rata è visualizzabile nel riepilogo di tutti i versamenti eseguiti dal cliente durante il giro.

17 GESTIONE INVENTARIO L inventario visualizza tutti gli articoli che la ditta tratta durante le operazioni di vendita. Dalla Home, con il pulsante Inventario (Fig.40), si carica la Form Inventario contenente l elenco degli articoli con le relative quantità iniziali caricate sul furgone e le quantità finali, variabili a seconda delle modifiche di quantità di prodotto richieste dai clienti durante il giro. Selezionando i singoli articoli si rendono visibili le relative informazioni aggiuntive (Fig. 40). Fig.40: Selezione di Inventario ed elenco totale degli articoli. Il pulsante Riassortimento Articoli permette di rifornire l automezzo ogni volta che l agente lo ritiene necessario.