RELAZIONE INTERMEDIA PROGETTO ASTER PER LA CONCILIAZIONE

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1 RELAZIONE INTERMEDIA PROGETTO ASTER PER LA CONCILIAZIONE SETTEMBRE 2009

2 PREMESSA Il progetto ASTER PER LA CONCILIAZIONE è realizzato da Aster S.c.p.a. (di seguito ASTER) a seguito dell ammissione a parziale finanziamento ai sensi dell Art 9 della Legge 8 marzo 2000, n. 53 azioni positive per la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro (scadenza 10 ottobre 2007). Il progetto approvato si articola in 4 fasi operative: MACROFASE PREPARAZIONE: durata 3 mesi Sviluppata al momento della preparazione della richiesta di finanziamento la fase si compone: - dell analisi dei fabbisogni di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro del personale ASTER e della successiva individuazione dei destinatari delle azioni sperimentali proposte; - dell ideazione dell intervento attraverso l identificazione delle azioni sperimentali da realizzare; - della redazione del progetto di massima e del progetto esecutivo sulla base dei quali procedere nella sperimentazione. MACROFASE REALIZZAZIONE: durata 24 mesi La fase prevede l attivazione e la sperimentazione delle azioni identificate nei progetti di massima ed esecutivo, in particolare: - sperimentazione strumento del Telelavoro; - sperimentazione di un servizio di Baby-sitteraggio articolato in un centro estivo ricreativo ed in un servizio di baby sitteraggio a domicilio a chiamata; - sperimentazione del part-time per dipendenti al rientro da congedi parentali e correlata sostituzione del personale attraverso l individuazione di una risorsa dedicata; - sperimentazione di percorsi di accompagnamento per dipendenti che rientrano da periodi prolungati di assenza per motivi di conciliazione. MACROFASE DIFFUSIONE DEI RISULTATI: durata 4 mesi Nell ambito di questa fase si prevede lo sviluppo di azioni che permettano la massima diffusione e pubblicizzazione delle azioni sperimentali attivati e dei risultati emersi. Il canale principale attraverso il quale si gestirà l azione di comunicazione corrisponde alla newsletter F1RST redatta settimanalmente da ASTER per un bacino di oltre utenti. Tra i documenti prodotti si segnalano i rapporti intermedi e finali di progetto. MACROFASE DIREZIONE E COORDINAMENTO: durata 24 mesi La fase comprende tutte le azioni necessarie al miglior coordinamento e monitoraggio delle azioni sperimentali condotte. Il suo svolgimento verrà gestito dall azienda in stretta accordo con le rappresentanze sindacali interne. Il presente documento relaziona circa le attività realizzate nel corso della prima annualità di progetto (settembre 2008-settembre 2009) fornendo dettagli sulle modalità di svolgimento delle stesse e sull attuale stato di avanzamento. 2

3 ATTIVITÀ REALIZZATE E MATERIALI PRODOTTI NELLA PRIMA ANNUALITÀ ANALISI DEI FABBISOGNI, INDIVIDUAZIONE DESTINATARI E IDEAZIONE DELLA PROPOSTA DI PROGETTO L attività è stata realizzata nei mesi precedenti alla presentazione della candidatura al fine di pervenire all identificazione della proposta progettuale avanzata. Operativamente, l azienda in accordo con le organizzazioni sindacali, ha realizzato una rilevazione puntuale delle esigenze di conciliazione dei dipendenti cercando di rilevare le esigenze cui la struttura organizzativa al momento vigente non permetteva di dare risposta. Lo strumento attraverso il quale è stata effettuata la rilevazione corrisponde ad uno specifico questionario qualitativo somministrato al personale dipendente e composto di una sezione più generale sui dati del compilatore (sesso, età, titolo di studio, inquadramento contrattuale, mansione, anzianità di servizio, numero ed età dei figli, stato civile, orario di lavoro, uso della flessibilità oraria) ed una sezione più specifica sulle sue esigenze di conciliazione (attività di cura attuali e potenziali, difficoltà nel loro svolgimento, conseguenti esigenze di conciliazione, coerenza dell attuale sistema organizzativo con esigenze di conciliazione evidenziate, proposta di modalità alternative, scelta tra possibili azioni positive, disponibilità a partecipare alla sperimentazione). In totale sono stati inviati 36 questionari e ne sono stati raccolti 29 compilati. Le informazioni così ottenute sono state rielaborate focalizzando l attenzione da un lato sulle esigenze di conciliazione dei tempi avanzate dai dipendenti (individuandone le cause e la non conciliabilità con il sistema organizzativo aziendale vigente) e dall altro lato sul ventaglio di azioni positive potenzialmente introducibili nell organizzazione al fine di rendere meno complessa la gestione di tali esigenze da parte dei dipendenti. Sulla base dei risultati emersi e dell analisi degli stessi è stata anche stilata la lista dei beneficiari diretti e potenziali che sono stati indicati nella proposta di progetto, accertandone, per i beneficiari diretti, la disponibilità a partecipare alla sperimentazione. Si sottolinea che tale lista è stata nel corso del progetto, oggetto di modifiche ognuna delle quali è stata richiesta ed autorizzata dall ente finanziatore. L analisi delle informazioni emerse dalla rilevazione, ha permesso di identificare possibili azioni per le quali procedere nella richiesta di finanziamento. Incrociando le esigenze organizzative aziendali e le disponibilità espresse dal personale dipendente è stata redatta un ipotesi di intervento complesso articolata in specifiche macrofasi e scansioni temporali. A partire da tale lavoro si è proceduti nella successiva progettazione di massima e compilazione del modulo di domanda per accedere al finanziamento. Successivamente all approvazione della richiesta e al fine di gestire l avvio delle attività, lo staff di progetto è proceduto nella redazione di una progettazione di dettaglio volta ad identificare in modo più puntuale per ciascuna azione sperimentale prevista le azioni, gli attori, i tempi e gli strumenti. Sulla base della progettazione di dettaglio sviluppato si è potuti procedere alla realizzazione dell intervento. 3

4 AZIONE SPERIMENTALE TELELAVORO: La preparazione dell attività è stata avviata a partire dal mese di dicembre del 2008 e dal mese di marzo 2009 è stata attivata la sperimentazione con l obiettivo di mantenerla in atto sino al termine del progetto. Una specifica regolamentazione della sperimentazione è stata definita al fine di stabilire regole condivise e trasparenti circa il funzionamento della stessa. In particolare, la direzione aziendale e le rappresentanze sindacali hanno condiviso uno specifico Disciplinare di svolgimento all interno del quale è stata stabilita la definizione di Telelavoro oggetto di sperimentazione nell ambito del progetto, è stata specificata la postazione, sono state definite le regole di utilizzo dello strumento ed i diritti e doveri dei beneficiari e dell azienda. Il documento è stato condiviso anche con il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione aziendale (RSPP) per gli aspetti afferenti la salute e la sicurezza sul lavoro. A seguito della selezione, secondo principi di trasparenza e correttezza economica, dei fornitori per la messa a disposizione della strumentazione informatica necessaria (pc portatile, stampante portatile, cellulare aziendale e chiavetta Internet), si è proceduti nella consegna di tali strumenti ai beneficiari coinvolti nella sperimentazione. Un momento formativo dedicato è stato organizzato in occasione dell avvio della sperimentazione per presentare il disciplinare di svolgimento della stessa e fornire tutte le indicazioni utili al corretto svolgimento dell azione. Il personale tecnico dell azienda è stato disponibile nel corso della sperimentazione per qualsiasi necessità di assistenza avanzata dai beneficiari. Tutti gli interventi di assistenza, realizzati in orario lavorativo, sono stati monitorati e oggetto di valutazione da parte dei beneficiari stessi. Uno specifico sistema di monitoraggio è stato attivato al fine di permettere una corretta valutazione dell efficacia della sperimentazione. Il monitoraggio, svolto su base bimestrale, prevede l analisi della corrispondenza tra il foglio presenze e il sistema di rilevazione del collegamento alla rete aziendale nel corso delle ore di lavoro svolte in modalità telelavoro. Parallelamente viene sottoposto ai beneficiari così come a tutti i colleghi un questionario di valutazione per raccogliere giudizi sull andamento della sperimentazione e la segnalazione di eventuali richieste di revisione delle modalità di funzionamento della stessa. I risultati del monitoraggio sono oggetto di confronto nell ambito dell Unità di Monitoraggio di progetto. Le stesse strumentazioni informatiche sono oggetto di monitoraggio al fine di valutarne la funzionalità rispetto agli obiettivi perseguiti. Al momento della redazione della presente relazione intermedia tutti i 6 beneficiari coinvolti stanno partecipando alla sperimentazione. 4

5 AZIONE SPERIMENTALE BABY-SITTERAGGIO: Tale azione sperimentale si compone, come da proposta progettuale approvata, di due attività specifiche al fine di fornire un servizio composito e flessibile in grado di rispondere alle esigenze di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro del personale. La prima attività corrisponde all apertura presso l edificio in cui ha sede l azienda di un centro estivo ricreativo; la seconda consiste in un servizio di baby sitteraggio a domicilio a richiesta. L attività relativa al centro estivo ricreativo prevederà la messa a disposizione dei beneficiari individuati di uno spazio giochi presso la sede dell azienda (sulla base della disponibilità di spazi offerta dal responsabile dal CNR - Area della Ricerca di Bologna). Il servizio, gestito da una cooperativa con personale specializzato opportunamente individuata sul territorio e convenzionata con l azienda, verrà aperto in corrispondenza dei mesi di chiusura dei servizi territoriali scolastici e pre-scolastici allo scopo di permettere ai dipendenti con figli tra 1 e 14 anni di disporre di uno spazio protetto senza dover assentarsi dal luogo di lavoro o ridurre l orario lavorativo (con conseguente impatto sul livello retributivo e di sviluppo di carriera). Al momento di redazione della presente relazione sono in corso contatti con l ente ospitante e gli enti locali di riferimento per procedere nell organizzazione del centro. Relativamente, invece, al servizio di baby sitteraggio a domicilio a chiamata, la sua attivazione ha preso avvio dalla selezione del fornitore del servizio, sulla base di informazioni utili raccolte direttamente dai beneficiari dell azione stessa (in totale 12). Per la selezione del fornitore, secondo i criteri di trasparenza e correttezza economica, sono state richieste proposte progettuali e relativi preventivi ad alcune cooperative del territorio. Sulla base delle risposte pervenute è stata selezionata la proposta progettuale della Cooperativa Sociale Società Aperta. Si è così proceduti nella formalizzazione del contratto di fornitura che è stato siglato tra ASTER e Cooperativa Sociale Società Aperta nel mese di luglio In base a quanto stabilito dal contratto, il servizio, posto a disposizione dei beneficiari in orario di lavoro per dare risposta a esigenze emergenziali impreviste o necessità di conciliazione dei tempi ricorrenti, verrà fornito da Società Aperta nella forma di un attività di custodia, vigilanza e assistenza di bambini con la diligenza del buon padre di famiglia. Il servizio è così articolato: operativo da lunedì a venerdì non festivi dalle 7.00 alle i beneficiari forniscono i loro recapiti al fornitore il quale a sua volta fornisce loro i riferimenti attraverso i quali poter procedere alla richiesta del servizio (via telefono; via mail) il fornitore garantisce il servizio entro 24 ore dalla richiesta fornendo il nominativo della baby sitter che verrà inviata le baby sitter saranno conosciute dai beneficiari nell ambito di uno specifico incontro preliminare. Per l utilizzo del servizio ad ogni beneficiario è consegnato uno specifico carnet di ore ed una scheda di rilevazione del servizio con un coupon staccabile da rilasciare alla baby sitter. Per permettere il maggior successo della sperimentazione, è stato organizzato un primo incontro conoscitivo tra la Cooperativa individuata ed i beneficiari ed un secondo tra i beneficiari e il personale specializzato messo a disposizione dalla Cooperativa per il servizio. L avvio del servizio è stato dato nel mese di settembre Al momento della redazione della presente relazione il servizio è in corso di sperimentazione. 5

6 AZIONE SPERIMENTALE PART TIME E SOSTITUZIONE PERSONALE: In fase di candidatura della proposta erano state individuate due beneficiarie al rientro da maternità interessate alla richiesta di un part time orizzontale al 50%. Al momento dell avvio del progetto nel mese di settembre 2008 non potendo le due beneficiarie iniziale essere confermate, sono state individuate, in accordo con le rappresentante sindacali interne, due nuove beneficiarie rientrate in quel momento da maternità o in previsione di un rientro a breve. Le nuove beneficiarie hanno da subito espresso un interesse a sperimentare un part time di una durata più ridotta rispetto a quella prevista in fase di progetto. Più in dettaglio, entrambe le dipendenti hanno valutato come fattibile un part time non al 50% ma al 75%. Sono state quindi attivate le due posizioni di part time e parallelamente si è proceduti nella selezione della persona che avrebbe sostituito le colleghe per le ore restanti. Si evidenzia che, essendo le quote di part time concesse più basse rispetto a quelle originariamente previste ed essendo le due beneficiarie individuate impegnate in mansioni omogenee con medesime competenze, si è valutato e richiesta autorizzazione all ente finanziatore di procedere nella sostituzione delle due beneficiarie attraverso l individuazione di una sola unità di personale in grado di sostituire i fabbisogni di entrambe. Una volta pervenuta l autorizzazione si è proceduti nella ricerca della persona per la sostituzione delle due colleghe. Tale ricerca è attualmente in corso. AZIONE SPERIMENTALE PERCORSI DI ACCOMPAGNAMENTO: L azione in oggetto prevede l organizzazione di due percorsi di aggiornamento a favore di lavoratori/trici al rientro da periodi prolungati di assenza dal lavoro per motivi di conciliazione. In linea con quanto accaduto per l azione precedente, anche in questo caso le beneficiarie individuate in fase di presentazione della candidatura non erano più coinvolgibili nella sperimentazione e sono state sostituite, in accordo con le rappresentanze sindacali, da altre due beneficiarie che stavano rientrando da congedi parentali. Al momento della redazione della presente relazione, si è già proceduti nell organizzazione ed erogazione di un percorso di aggiornamento che è stato curato da risorse interne all azienda competenti rispetto ai temi di interesse della beneficiaria. I temi sono stati scelti avendo presente la necessità di riallineamento delle competenze della beneficiaria rispetto alle modifiche nel frattempo intercorse con riferimento alla mansione da questa svolta. Attualmente sono in fase di definizione i contenuti del percorso e i docenti da coinvolgere per la seconda beneficiaria. A differenza di quanto prospettato in fase di candidatura e considerando che i temi oggetti di approfondimento erano di stretta conoscenza e competenza da parte del personale interno all azienda, si è valutato opportuno sviluppare un percorso di accompagnamento che prevedesse il coinvolgimento in qualità di docenti direttamente del personale aziendale. In particolare sono stati individuati: 6

7 DIREZIONE, MONITORAGGIO E DIFFUSIONE DEI RISULTATI: L intero svolgimento del progetto è diretto dall azienda al fine di garantire una gestione efficiente ed efficace dell intervento nel suo complesso. Operativamente tale direzione è stata condotta attraverso l attivazione di uno specifico organo denominato Staff di Coordinamento composto da: Responsabile di Progetto Rappresentante della Direzione Aziendale Rappresentante sindacale aziendale Lo Staff, come da proposta progettuale, si è incontrato a scadenze trimestrali e nel corso di tali incontri ha analizzato lo stato di avanzamento delle attività coordinandone gli sviluppi. A supporto del lavoro dello Staff è stata individuata una risorsa operativa dedicata individuata tra il personale interno dell azienda. Lo Staff ha gestito, nella persona del responsabile di progetto, anche i contatti con l ente finanziatore per quanto riguarda in specifico la richiesta di autorizzazioni a variazioni nello svolgimento delle attività. Incontri collegiali con l intero personale dell azienda sono stati, inoltre, organizzati dallo Staff di coordinamento al fine di rendere al massimo compartecipato il funzionamento delle sperimentazioni. A fianco dello Staff di Coordinamento è stato attivato un secondo organo denominato Unità di Monitoraggio. L Unità si compone dei seguenti membri, scelti in modo differenziato rispetto allo Staff di coordinamento: Responsabile di Progetto Rappresentante della Direzione Aziendale Rappresentante sindacale aziendale Obiettivo della struttura è il monitoraggio costante dell intervento anche al fine di garantire un controllo costante dello stato di avanzamento del progetto avendo a riferimento tempistiche e costi sostenuti, evidenziare eventuali problematiche o ritardi dovessero svilupparsi nel suo svolgimento, valutarne la trasferibilità e la sostenibilità in altri contesti simili per dimensioni, settore ed esigenze di conciliazione. Operativamente l Unità si è occupata di: elaborare una griglia comparativa volta a individuare la coerenza tra le azioni positive proposte e quelle effettivamente sperimentate; individuare specifici indicatori quantitativi e qualitativi per valutare l impatto ottenuto dalle sperimentazioni attivate e l incisività delle stesse rispetto agli obiettivi perseguiti, nonché, infine, il valore aggiunto ottenuto; predisporre specifici strumenti di rilevazione (si veda al riguardo ALLEGATO 6 Questionari di rilevazione telelavoro). Le indicazioni raccolte attraverso gli strumenti predisposti sono oggetto di specifica presentazione nell ambito di relazioni di monitoraggio prodotte a cadenza semestrale. Lo Staff si è relazionato con l Unità di Monitoraggio del progetto raccogliendo da questa indicazioni per l eventuale introduzione di azioni correttive alle sperimentazioni in corso. 7